Vejledning til at danne PDF-dokumenter

Vejledning til at danne PDF-dokumenter Indhold PDF-knappen... 2 Hvordan bruger man PDF-knappen?... 2 Udfordringer med PDF-filer... 4 Når nogle bilag ikke kan konverteres til PDF... 5 PDF-dokumentet kan ikke dannes... 5 Håndtering af PDF-dokumentet... 5 Hvordan indsætter man sidetal i PDF-dokumentet?... 5 Hvordan laver man bookmarks i PDF-dokumentet?... 6 Hvordan reducerer man størrelsen på et PDF-dokument?... 8 Gem PDF-filen så den er synlig på managementportalen... 9 PDF til programudvalg... 9 PDF til skoleudvalg... 11 Samling af PDF-filer... 11 Page 1 of 13

PDF-knappen PDF-knappen bruges til at danne et samlet PDF-dokument Data, som ansøgere har skrevet i ansøgningsformularen, hentes ud til PDF-dokumentet, det hentes ud i ett med de vedhæftninger, som ansøgere har uploadet via ansøgningsformularen. excel-ark. Det er valgfrit, hvilke vedhæftningerr man ønskerr at medtage i PDF-filen.. til et opslag kan IKKE PDF-knappen findes på Ansøgninger-fanebladett på stillinger. Man finderr den ved at klikke på en stilling i oversigten over ledige stillinger, så går man ind på Ansøgninger-fanebladet. Knappenn sidder i den højre side over alle ansøgningerne. Knappen hedder Udskrive alle (se figur1). Figur 1 Når man vælger nogle ansøgere, skifter knappenn navn til enten: eller Teksten på knappen afhænger af antallet af valgte ansøgere. Antallet i parenteserne er det antal ansøgere, man har valgt. Ved mange ansøgere forventes størrelsen på filen at blive meget stor, og derfor fårr man tilsendt et link, hvorfra man kan hente PDF-filen. Ved mindre PDF-filer dannes dokumentet, så man kan gemme eller åbne dokumentet med det samme. Hvordan bruger man PDF-knappen? Gennemgangen af, hvordan man bruger PDF-knappen, tager udgangspunkt i en stilling, hvor der er kommet 2 ansøgninger. Proceduren er den samme ved mange eller få ansøgninger. Vælg de ansøgere, som man ønsker at lave et samlet PDF-dokument for. I dette tilfælde vil man udskrive alle ansøgeres vedhæftninger. Man trykker derfor påå Alle(2) (se figur 2). Derr dukker et flueben op ud for alle ansøgerne, og Udskrive ansøgninger-knappen skifter navn til Print selected applications now (2). Herefter trykker man på PDF-knappen: knappen hedde: Email ansøgninger til t at udskrive.. Ved mange ansøgninger, vil Page 2 of 13

Figur 2 I popup-vinduet (se figur 3), skal man vælge, hvilke vedhæftninger man ønsker at medtage i PDF- dokumentet. Forside, som står øverst på listen, er en side, som indeholder ansøgers personlige data (navn, adresse, email, telefonnr. og fødselsdato). For hver ansøger kommer forsiden først ogg herefter ansøgerens vedhæftninger. Det er en god idé at medtage forsiden for efterfølgende nemmere at navigere i PDF- kan man sætte flueben ved dem, man ønsker. Till sidst trykkes på Print selected applications now dokumentet. Som default er alle typer af vedhæftninger valgt (se figur 3). Hvis man kun ønsker udvalgte dokument-typer, (2). Figur 3 Efter tryk på Print selected applications now (2) kan der være ventetid. Det D skyldes, at det tager tid at danne PDF-dokumentet. Jo flere ansøgere, jo længere tid tager det. Når systemet er færdig med at danne PDFdokumentet, dukker vindue i figur 4 op: Page 3 of 13

Figur 4 Systemet navngiver altid PDF-filen til printall.pdf. For at gemme filen, trykker man n OK til Save File. Det vil i nogle browsere se ud som om, at der ikke sker noget, selvom dokumentet faktiskk gemmes. Hvis det er tilfældet, dvs., der kommer ikke et vindue frem, hvor man kan vælge, hvor man vil gemme PDF-dokumentet, er dokumentet automatisk blevet gemt i Downloads-folderen. Hvis man ikke ved, hvordan man finder Downloads-folderen, kan man vælge at åbnee PDF-dokumentet og i stedet gemme dokumentet fra Adobe Pro, Adobee Reader-en eller en anden PDF-viewer (se figur 5), hvor man selv kan vælge, hvor man vil gemme dokumentet. Omdøb dokumentet, når det gemmes, til et mere sigende navn end printall. Figur 5 Udfordringer med PDF-filer Nogle gange er der problemer med et eller flere af de bilag, som skal medd i PDF-dokumentet, og så kan der også være problemer med at få dannet det samlede PDF-dokument. Èt scenarie er, at man får man dannet det samlede PDF-dokument, men ikke alle ansøgeres bilag er med i dokumentet. Et andet scenarie er, at man slet ikke kan danne PDF-dokumentet, og PhD Plannerenn melder tilbage med en fejl. Page 4 of 13

Når nogle bilag ikke kan konverteres til PDF Hvis det ikke lykkes at konvertere alle bilag til PDF, og nogle af bilagenee derfor ikkee er med i PDF- med. I figur 6 ses et eksempel på en PDF-fil, hvor der er problemer med to ansøgeress ansøgninger. dokumentet, vil man kunne se det på den første side i PDF-dokumentet. I toppen af første side vil det være beskrevet, hvilke ansøgeres/kandidaters dokumenter, der er problemer Figur 6 For at få disse to ansøgninger inkluderet i PDF-dokumentet, må man finde ansøgningerne i PhD Planneren og undersøge, hvorfor der er problemer med at få dem omdannet til PDF. Typisk vil det afhjælpe problemet, hvis man selv printer dokumenterne til PDF og uploader dem på ansøgerne igen. Nogle gange er dokumenterne dog helt ødelagte, og det kan være nødvendigt at bede ansøgerne indsende nye dokumenter. Når man har omdannet dokumenterne til PDF, skal man starte forfra medd at danne den samlede PDF-fil, eller man kan manuelt tilføje dokumenterne til den samlede fil. PDF-dokumentet kan ikke dannes I nogle tilfælde kan systemet slet ikke danne PDF-filen og melder fejl, i stedet s for at man bliver spurgt om, om man vil åbne eller gemme dokumentet. Hvis det sker, så er det sandsynligvis fordi, at en eller flere af bilagene er beskadiget på en måde, der gør, at det ikke er muligt at dannee PDF-dokumentet. I sådan et tilfælde, er man nødt til att finde ud af, hvilken eller hvilke filerr der skaber problemer. Det kan man gøre ved at bruge divide and conquer-metoden. Dvs. at man opdeler ansøgerne i to o grupper. For hver gruppe prøver man at danne en PDF-fil. Lykkes det, ved man, at alle filerne i den gruppe er ok. Lykkes det ikke, ved man, at der er problemer i den gruppe af ansøgere. Gruppen opdeles igen i to grupper, og man forsøger at danne en PDF for hver af de grupper osv. Man fortsætter, indtil man har fundet frem til, t hvilke filer der giver problemer. Note: Ofte giver dokumenter med digital signatur problemer. Håndtering af PDF-dokumentet Her beskrives, hvordan man gør PDF-dokumentet nemmere at navigere i ved at indsætte sidetal og bookmarks (markeringer af bestemtee sider i dokumentet). Det beskrives også, o hvordan man kan reducere r størrelsen på PDF-dokumentet og sende det via email. Hvordan indsætter man sidetal i PDF-dokumentet? Start med at åbne PDF-dokumentet i Adobe Acrobat Pro. Klik på Document menuen n og vælg Header & Footer og så Add (se figur7). Page 5 of 13

Figur 7 I vinduet i figur 8 skal man klikke på Insert Pagee Number-knappen for att indsætte sidetal, hvorefter man forneden kan se, hvordan det kommer til at se udd i dokumentet. Ved klik på Page Number and Date Format eller Page Range Options får man flere muligheder for at formatere sidetallene. Når man er tilfreds trykkes OK. Figur 8 Hvordan laver man bookmarks i PDF-dokumentet? Bookmarks er markeringer af bestemte sider. Det kan være nyttigt at indsætte bookmarks i PDF-dokumentet med ansøgernes vedhæftninger. Eksempelvis kann man lave et bookmark til forsiden for hver kandidat og navngive bookmarket med kandidatens navn. Påå den måde kan man via bookmarks b nemt navigere rundt i dokumentet. Man skal bruge Adobe Acrobat Pro til at lave bookmarks: 1. Man åbner dokumentet i Adobe Acrobatt Pro Page 6 of 13

2. Man folder bookmarks-sidebaren ud vedd at trykke på ikonet til venstre v i den venstre røde cirkel (se figur 9): Figur 9 3. Markerer alle de bookmarkss (Ctrl + a), som automatisk er blevet generet, men som ikke skal s bruges og trykker herefter på skraldespanden (se figur 9). 4. Lav bookmarks for hver ansøger: a. Gå op i toppen af dokumentet ogg skriv Forside (eller cover page hviss sproget i PhD Planneren er sat til engelsk) i søge-feltet (se figur 10) og tryk på pilenn ved siden af, der peger mod højre. Så kommer man til den første forside. Figur 10 b. Sørg for at Select tool-et er aktiveret (pilen), se figur 11. Figur 11 c. Marker ansøgerens navn og trykk Ctrl + b for at danne et bookmark med navnet (se figur 12). Page 7 of 13

Figur 12 d. Tryk igen på pilen ved siden af søgefeltet for at komme til t den næstee forside. e. Marker næste ansøgeres navn ogg tryk Ctrl + b for at lavee bookmarket f. Fortsætt indtil der err lavet et bookmark for alle ansøgere. g. Gem dokumentet. Hvordan reducererr man størrelsen på et PDF-dokument? PDF-dokumenterne kan blive megett store og således umulige at sende med m email, hvorfor det kan være en fordel at reducere størrelsen på filen. 1. Åbn filen i Adobe Acrobat Pro 2. Vælg Reduce File Size fra Document-m menuen (se figur 13): Figur 13 3. I næste vindue (figur 14) kan man vælge, hvilken Acrobat Reader-version, der er nødvendig for at kunne åbne filen. Page 8 of 13

Figur 14 4. I dette tilfælde vælges bare den version, som programmet foreslår (Acrobat 8.0 and later) ), og der trykkes OK. 5. Når programmet er færdigt med at reducere størrelsen på filen, kan k man lukke filen, højreklikke på den og vælge Properties/Egenskaber for r at se størrelsen på filen. Gem PDF-filen så den er synlig på managementportalen Her gennemgås, hvordan man gemmer pdf-filer,, så de er synlige på managementportalen, så henholdvis program- og skoleudvalg kan downloade filerne. PDF-filen til programudvalgene gemmes på hvert enkelt program, mens PDF-filen til skoleudvalget gemmes på hovedopslaget. PDF til programudvalg Når et programs PDF-dokument er dannet, skal det uploades på opslaget for programmet. I eksemplet herunder skal PDF-dokumentet uploades på opslaget Test programme 3. 1. Klik på opslagets Dokumenter-faneblad og tryk på Upload dokument-knappen (se figur 15). Figur 15 2. Find dokumentet på computeren, vælg derefter kategori for dokumentet og tryk Gem (se figur 16). Kategorierne Application Attachments s 1, Application Attachments 2 og Application Data bliver tilgængelige for programmet via managementportalen. Nogle gange kan PDF-dokumenterne blive meget store, og det err derfor nødvendigt at dele dem i to. Derfor er der to Applications Attachements-felter. Hver PDF-fil må max være 100mb. Application Data bruges til at uploade Excel-ark med alle ansøgernes data fraa ansøgningsformularen. Page 9 of 13

Figur 16 3. Tryk på Dokumenter-fanebladet og tjek,, at pdf-filen ligger der (se figur 17). Figur 17 4. På managementportalen kan man nu på stillingen se, at der ligger et dokument af typen Application Attachments 1 (se figur 18).. Page 10 of 13

Figur 18 PDF til skoleudvalg Efter programmerne er færdige med at lave bedømmelser, skal skoleudvalget have énn PDF-fil, som gemmes på hovedopslaget, dvs. opslaget med fed skrift, som har opslagsteksten og links til ansøgningsskemaer for hvert program på sit Portal-faneblad. Man laver for hvert program en PDF-fil indeholdende vedhæftningerne fra f de kvalificerede ansøgere. Når hvert programs PDF med kvalificerede ansøgeree er klar, skal PDF-filernee samles til en enkelt fil, som skal uploades på hovedopslaget. Hvis dett samlede dokument bliver større endd 100mb er det nødvendigt at dele dokumetet i to. 1. Klik på hovedopslagets (i dette tilfælde hedder hovedopslaget 2011 Autumnn Call within Graduate Test School) Dokumenter-faneblad og tryk på Upload dokument-knappen (se figur 19) Figur 19 2. Upload dokumentet til kategorien Application Attachments 1 eller Application Attachments 2. Samling af PDF-filer Man skal bruge Adobe Acrobat Pro til at samle flere PDF-filer til én. 1. Marker de filer, som skal være med i denn samlede fil, højreklik og o vælg Combine supported files in Acrobat Page 11 of 13

Alternativt kan man åbne én af de filer, som skal være med i denn samlede fil i Adobe Acrobat Pro. Tryk på File, og vælg så Combine og derefter Mergee Files into a Single PDF (se figur 20). Figur 20 2. Hvis man højreklikkede og valgte Combine supported files in Acrobat ville alle filerne være listet i vinduet i figur 21. Ellers kan man trække de andre PDF-filer ind,, som også skal være med i det samlede dokument. Filerne der skal være med i det samlede dokument trækkes ind i området markeret med den grønne boks. Når der er flere end én fil, bliver Move Up- og Move Down-pilene tilgængelige, så man kan bestemme rækkefølgen af filerne i den samlede fil. Tryk på Combine files-knappen. Page 12 of 13

Figur 21 3. Det kan tage lidt tid at danne det samlede dokument. Navngiv og gem dokumentet. Reducér størrelsen, indsæt bookmarks og sidetal. Page 13 of 13