Fase 2: Forretningsanalyse Marts 2009
COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kongens Lyngby Telefon 45 97 22 11 Telefax 45 97 22 12 wwwcowidk Fase 2: Forretningsanalyse Marts 2009
1 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 2 2 Anbefalinger 3 3 Væsentlige faktorer 4 31 Teknologi 5 32 Kompetence 6 33 Marked 6 34 Anvendelse 7 35 Gevinster 8 4 GIS hovedkomponenter 9 41 Nationale geodata 10 42 Kommunale geodata 10 43 Fagsystemer 10 44 GIS desktop applikationer 11 45 WebGIS 11 5 Resultater 12 51 Brug af WebGIS 13 52 Fjerne de lokale spatial databaser 14 53 Fælles datamodeller/formater 15 54 Kommunalt samarbejde 16 55 Øvrige resultater 19 6 Bilag 20 61 GIS setup 20 62 WebGIS 24 63 Fjerne Spatial database 26 64 Fælles datamodeller/formater 28
2 1 Indledning KL har i sommeren 2008 igangsat et projekt om standardisering af den kommunale infrastruktur på geodataområdet Det er målet med standardiseringsprojektet at bidrage til skabe et mere effektiv, mindre arbejdskrævende og mindre leverandørafhængigt teknisk fundament under de kommunale geodata funktioner I projektets første fase er der udarbejdet en rapport med anbefalinger til en række standardiseringstiltag som formodes at effektivisere den kommunale administration af geodata I denne rapport præsenteres resultater af fase 2, som har været en forretningsanalyse af mulige scenarier for standardisering af GIS anvendelsen i kommunerne Da målet for projektet er at analysere mulige effektiviseringer, er der primært fokuseret på kvantitative gevinster i kommunerne som eks omkostninger og arbejdstid At der samtidigt kan være kvalitative gevinster for både kommunerne og borgere anerkendes fuldt ud men overlades til hver enkelt kommune at vurdere i forhold til evt omkostninger Analysen er gennemført i samarbejde med fire kommuner; Brøndby, Herning, Hjørring og Næstved, og har fokuseret på gevinster og omkostninger i den kommunale administration ved anvendelse og administration af geodata Datagrundlaget er frembragt gennem workshops med sagsbehandlere der anvender GIS, interviews med GIS medarbejdere, opgørelser af tidsforbruget på udvalgte opgaver i GIS funktionen/afdelingen og analyse/beregning af økonomiske nøgletal fra de kommunale GIS budgetter Derudover er der brugt tal og konklusioner fra fase 1, litteraturstudier og GIS leverandørernes årsregnskaber
3 2 Anbefalinger De lavthængende frugter ved standardisering af geodata er udbredelsen af WebGIS som erstatning for desktop applikationer Alle de deltagende kommuner er allerede i gang med at implementere dette scenario, og uanset om kommunerne allerede anvender desktop applikationer eller først er ved at implementere GIS, virker det fornuftigt at udnytte mulighederne i WebGIS til at effektivisere eller fremme GIS anvendelsen Der kan dog være en risiko for at fremme et nyt monopolmarked, da der endnu kun er enkelte leverandører af WebGIS med mulighed for at ajourføre geodata Det anbefales, at kommunerne med fordel kan forfølge flere scenarier og forslag fra fase 1 samtidigt Det er i flere tilfælde således at realiseringen af en anbefaling som eks WebGIS vil gøre det lettere at realisere andre anbefalinger som eks kommunalt samarbejde Fælles data modeller/formater vurderes at være nødvendige for at skabe et teknologisk grundlag som gør det lettere at udvikle GIS anvendelsen Det anbefales at fremme dette arbejde gennem koordination omkring FOT og evt udvikling af centrale komponenter som Vis Planer Flere centrale komponenter og evt flere nationale geodata vil også fremme et setup, hvor der arbejdes direkte på centrale data og i mindre grad behøves lokale spatial databaser, ligesom grundlaget for samarbejde bliver styrket Omvendt vil samarbejde skabe større enheder og dermed øge de gevinster, der kan opnås ved brug af spatiale databaser i forbindelse med eks brugeradministration, datakonvertering, versionsstyring og mulighederne for at integrere med andre systemer Kommunalt samarbejde er uden tvivl det scenario med de største gevinster, men også det mest udfordrende at realisere Et samarbejde omkring teknisk drift som alternativ til den eksterne hosting der allerede anvendes, kunne være indledningen til et større samarbejde Tilsvarende findes der allerede uformelle samarbejder mellem flere kommuner omkring udvikling af nye løsninger Det anbefales at afprøve mulighederne for et større samarbejde i en evt fase 3 af dette projekt Afprøvningen kunne med fordel foregå i eksisterende kommunale fællesskaber som eks de københavnske vestegnskommuner
4 3 Væsentlige faktorer I dette afsnit beskrives nogle af de interne og eksterne faktorer, der har betydning for en forretningsmæssig vurdering af gevinster og omkostninger ved anvendelsen af Geografiske Informations Systemer (GIS) i kommunerne Disse faktorer er her opdelt i fem kategorier: 1 Teknologi 2 Kompetence 3 Marked 4 Anvendelse 5 Gevinster De fem kategorier er skrevet til denne rapport og kan utvivlsomt suppleres og/eller reformuleres afhængigt af formålet Alle de faktorer, der beskrives kan i et vist omfang tilskrives at GIS er en relativ ny teknologi og derfor er der endnu ikke etableret standarder eller Best practice i større omfang Andre forhold som eks kommunens karakteristika og opgavevaretagelse har naturligvis også en betydning, således er der tydelige forskelle på Brøndby Kommune og Herning Kommune der kan forklares i forskellen på by vs landkommune og antallet af medarbejdere Disse faktorer har stor betydning for, hvordan standardiseringstiltag vil påvirke den enkelte kommune, således kan et tiltag betyde effektiviseringer og besparelser i nogle kommuner, mens det for andre kommuner giver nye muligheder men også nye investeringer og omkostninger
5 31 Teknologi GIS teknologien udvikler sig hastigt, og således er GIS applikationer til PC udviklet i 90 erne, spatial databaser er kommet til indenfor de sidste 10 år GIS løsninger på web teknologi med mulighed for at ajourføre geodata er stadigt helt nye med enkelte produkter tilgængelige og flere under udvikling Dermed er det i høj grad de teknologiske muligheder og begrænsninger frem for brugernes behov der påvirker GIS anvendelsen i kommunerne Den teknologiske udvikling er samtidigt drevet af store internationale virksomheder med årlige omsætninger på flere milliarder DKR, størstedelen på det amerikanske marked De danske kommuner vurderes i dette marked at udgøre under 1 % af disse leverandørers omsætning Konsekvensen heraf er en udvikling af nye produkter, som ikke er målrettet kommunernes opgaver, størrelse og behov, og derfor kun delvist kan omsættes til gevinst i den kommunale administration Software og hardware løsninger forældes som følge af den hastige udvikling i løbet af ganske få år og medfører et behov for konstante tilpasninger og investeringer som i sammenligning med andre mere modne informations teknologier, gør GIS til et dyrere værktøj Den teknologisk unge alder betyder også, at der endnu ikke findes standarder og fælles komponenter i større omfang hvilket betyder at udviklingsprojekter bliver mere tidskrævende Properitære formater gør det sværere at genbruge udvikling ligesom det bliver vanskeligere for kommunerne at skifte leverandør eller kombinere produkter fra flere leverandører Der er dog ved at ske en standardisering eksempelvis findes der nu åbne standarder for databaser til lagring af Geodata Udviklingen af stadigt bedre web løsninger er også positiv, da det begrænser den afhængighed der har været mellem klient og server systemer
6 32 Kompetence Da GIS endnu ikke har nået et udviklingsstadie, hvor det er blevet alle mands eje er det stadigt begrænset hvor mange GIS kompetencer der er blevet opbygget i Danmark Kommuner, private virksomheder og leverandører af GIS løsninger efterspørger både medarbejdere og teknikere/udviklere med GIS kompetence Samtidigt er mange af de nuværende ansatte i kommunerne ikke vant til at bruge GIS i deres arbejde Det betyder at selv om teknologien giver nye muligheder, kan det være svært at skaffe de nødvendige kompetencer til at implementere, anvende og udnytte mulighederne Arbejdsgangene er flere steder udviklet i en tid, hvor GIS ikke fandtes og må derfor tilpasses de nye muligheder, hvis implementeringen af GIS skal give gevinster Den hastige teknologiske udvikling vil også fremover kræve løbende tilpasning af arbejdsgange, i takt med at nye muligheder kan omsættes til bedre arbejdsgange Dette er ifølge tilbagemeldinger fra alle de deltagende kommuner den største udfordring i forhold til at realisere de gevinster, som GIS anvendelse kan medføre og kræver en tæt kontakt mellem brugere og GIS funktionen/afdelingen Udfordringen med at skaffe den nødvendige kompetence betyder også, at nogle kommuner bliver meget afhængige af den rådgivning, som de får fra deres leverandør Dette er uanset leverandørens gode intentioner aldrig en god situation, og der har også været eksempler på rådgivning og salg af produkter som ikke umiddelbart syntes passende i forhold til kommunernes behov 33 Marked Der findes stadigt kun et begrænset antal leverandører af GIS løsninger De danske kommuner anvender således GIS desktop applikationer fra blot tre leverandører og WebGIS løsninger fra yderligere ca en håndfuld leverandører Analysen har vist markante prisforskelle på leverandørernes løsninger Således er observeret et prisspænd fra ca 10000 til ca 200000 pr desktop licens, samt prismodeller hvor det ikke er muligt at op-/nedgradere en licens til en større/mindre version, og køb af flere licenser ikke automatisk medfører lavere pris pr licens Det kan betragtes som eksempler på prisstrukturer, som normalt ikke findes i et marked med fri konkurrence og resultatet er, at der utvivlsomt betales en overpris som følge af, at det er svært at gennemskue og sammenligne de tilbudte løsninger Analysen har også vist, at det er dyrt for kommunerne at få udviklet nye eller tilpassede løsninger hos leverandørerne Der er samtidigt en opfattelse af at selv om en kommune allerede har betalt for udviklingen af en ny komponent, skal de næste kommuner betale samme pris for en kopi af løsningen Der er også flere eksempler på at løsninger som er udviklet til en kommune, ikke kan bruges når der opgraderes til en nyere version af GIS og dermed skal der igen betales for tilpasninger/udvikling for blot at videreføre de tidligere købte løsninger
7 34 Anvendelse Analysen har vist at der er stor forskel på kommunernes anvendelse af GIS bare blandt de fire deltagende kommuner Det tekniske fundament for GIS anvendelsen i kommunerne er forskelligt Forskellene er ikke kun valget af leverandør men også: Brug af spatial databaser vs Filservere Brug af desktop applikation vs WebGIS Arbejde på lokale geodata vs Arbejde direkte på nationale databaser Brug af flere GIS applikationer Intern drift eller hosting af GIS servere Integration til andre fagsystemer i kommunen Der er væsentlige forskelle på kommunerne udbredelse af GIS som værktøj I nogle kommuner står sagsbehandlerne for løbende sags ajourføring via GIS, mens andre kommuner har samlet ajourføring og editering af geodata i GIS funktionen Antallet af medarbejdere, der bruger GIS er meget forskelligt, nogle steder bruges GIS kun af et begrænset antal brugere, mens andre kommuner har det udbredt til stort set alle medarbejdere på det tekniske område Fælles er at GIS anvendes primært på det tekniske område og at udbredelsen til andre områder som feks skole, institution og pleje, endnu er meget begrænset Alle kommuner i undersøgelsen har brugt GIS til at forbedre og effektivisere arbejdet og i mindre omfang til analyser En større anvendelse af GIS til planlægning og ledelsesinformation er kun observeret i en enkelt kommune Som eksempel på den stigende anvendelse er der i Næstved Kommune på en nyligt afholdt GIS workshop opsamlet mere end 200 konkrete forslag til nye anvendelsesmuligheder for kommunens GIS GIS anvendelsen i de danske kommuner vokser markant i disse år Derfor er det tydeligt, at hvis denne analyse gentages om et år, vil både gevinsterne og omkostningerne være noget større end i dag Det betyder i forhold til en forretningsanalyse af standardiseringstiltag, at de mulige besparelser også bliver større så de tiltag der ikke umiddelbart viser det store overskud i dag kan være god forretning om et år Spørgsmålet bliver, om det er bedst at vente til alle kommuner har fået udbredt GIS og udviklet deres egne løsninger, for så at realisere store besparelser ved standardisering, eller i stedet fremme en standardisering så den udvikling og erfaring der er skabt i de førende kommuner kan bruges til hurtigere og billigere at skabe værdifulde GIS værktøjer i flere kommuner
8 35 Gevinster Kommunernes gevinster ved GIS anvendelsen kan ikke opgøres eksakt, da det ville kræve bla tidsstudier før og efter implementeringen af GIS I de senere år er der samtidigt sket væsentlige ændringer i kommunernes opgaver der kunne påvirkes af GIS anvendelse, som eksempler er der kommet en række nye opgaver på miljøområdet, og senest er sagsbehandlingen af simple byggesager ændret som følge af ny lovgivning Eventuelle gevinster i tidsforbruget kan dermed ikke nødvendigvis tilskrives GIS anvendelsen I stedet er der afholdt workshops med sagsbehandlere fra det tekniske område, hvor formålet har været at beskrive arbejdsgange hvor GIS anvendes, samt kommentere og komme med forslag til evt forbedringer af GIS anvendelsen På basis af de afholdte workshops og kommentarer til analyse resultaterne er vurderingen at: Sagsbehandlerne er glade for GIS værktøjet og mener o De sparer tid o De får bedre data til sagsbehandlingen o De inddrager flere data i sagsbehandlingen Der efterspørges flere oplysninger som kan tilgås via GIS Der er flere konkrete eksempler på nuværende arbejdsgange som kunne forbedres ved hjælp af GIS GIS analyser forventes at få stor værdi i forbindelse med bla o Byudvikling o Rute og distriktsoptimering o Udbud af eks Kørsel De arbejdsgangsbeskrivelser som blev udarbejdet viste, at GIS i kommunerne blev anvendt som et vigtigt værktøj i sagsbehandlinger, særligt til konfliktsøgning og ved nabo-/partshøringer til at finde navne og adresser Samlet vurderes det derfor, at GIS anvendelsen kan medføre store gevinster i den kommunale administration På basis af sagsbehandlernes vurdering af konkrete GIS løsninger og interviews med GIS medarbejdere, må det konkluderes at der forudsættes et vist minimum af GIS funktionalitet før disse gevinster kan realiseres De kommuner der pt ikke bruger disse ressourcer på GIS går derfor sandsynligvis glip af de potentielle gevinster, som GIS anvendelsen kan give Da basis investeringerne og de årlige minimumsomkostninger i mindre grad er afhængig af anvendelsen følger det naturligt, at nettogevinsterne vokser i takt med anvendelsen Det betyder dog også at nogle kommuner kan være for små til at opnå gevinster, der modsvarer omkostningerne til større GIS investeringer I alle kommunerne efterspørges mere GIS udvikling så evt effektiviseringer vil ikke nødvendigvis blive omsat til besparelser men i stedet frigøre ressourcer til udvikling
9 4 GIS hovedkomponenter Principperne for det tekniske GIS setup i kommunerne er illustreret i nedenstående tegning Eksternt WebGIS Internt Borgere Ekstern Intern Brugere Nationale geodata Kommunale geodata Fagsystemer PlansystemDK DAI, FOT mfl Spatial database Filserver Bygge- og miljøsag E&M, ESDH mfl GIS desktop applikationer Brugere Det generaliserede setup består af fem hovedkomponenter, tre datakilder og to brugerplatforme: Nationale databaser med geodata Kommunale databaser og/eller filservere med geodata Fagsystemer med data der kan integreres i GIS anvendelsen GIS desktop applikationer WebGIS servere som kan bruges til interne og/eller eksterne
10 41 Nationale geodata De nationale databaser indeholder en væsentlig del af de geodata, som er relevante i den kommunale administration Disse data er typisk lagret i centrale databaser og tilgås via WFS og/eller WMS services Disse data anvendes i kommuner via flere forskellige systemer: Via en kommunal spatial database (anbefaling fra fase 1) Via en WebGIS server (som typisk er både database og webserver) Direkte fra en GIS desktop applikation 42 Kommunale geodata De kommunale geodata lagres typisk i en lokal spatial database og/eller en filserver Selv i de kommuner, der anvender en spatial database, er der ofte mange private/lokale geodata som lagres på filserveren i properitære formater Store dele af de geodata, som opbevares i de kommunale spatial databaser er kopier af data fra de nationale databaser Kopieringen sker ofte, fordi de nuværende WFS/WMS services ikke kan levere den ønskede funktionalitet og svartid En række andre applikationer kan med fordel anvende geodata, det er bla 3D modellerings- og konstruktionsapplikationer som Microstation og Autocad Disse applikationer anvender deres egne properitære formater og det kan være en selvstændig udfordring at dele/udveksle geodata mellem kommunens GIS applikation og evt modellerings- og konstruktionsapplikationer I dette tilfælde kan åbne standarder bruges som neutralt format, hvilket dog kræver at der findes mulighed for at konvertere og udveksle dette format med de nødvendige properitære formater 43 Fagsystemer En række fagsystemer kan integreres i kommunens GIS anvendelse, da de indeholder data som med fordel kan præsenteres geografisk Det er eksempelvis digitale byggesagsarkiver, miljøsagssystemer og KMD E&M der samler og præsenterer data fra flere andre nationale registre som feks BBR og CPR Integrationen mellem GIS og fagsystemer er ofte tovejs således at GIS løsningerne ikke kun kan modtage data, men også kan bruges til eks At geokode sager i fagsystemer
11 44 GIS desktop applikationer De danske kommuner anvender i dag hovedsagligt tre forskellige GIS desktop applikationer; Mapinfo (ca 55 %), ArcGIS (ca 35 %) og Geomedia (ca 10 %) Hvert af disse produkter fås i flere versioner med flere eller færre muligheder afhængig af behovet Alle applikationerne kan konfigureres til at anvende data fra de nationale databaser, de kommunale GIS servere og evt fagsystemer Det anbefales i fase 1, at alle geodata samles og tilgås via den kommunale spatial database I praksis er der ingen af de analyserede kommuner der har opnået dette Selv om der findes en spatial database i kommunen, er der stadig mange geodata i properitære formater på filservere 45 WebGIS De anvendte WebGIS løsninger består typisk af en database med webadgang, hvilket betyder at WebGIS løsningen ofte kan udveksle og behandle geodata fra de tre nævnte data kilder og dermed fungere selvstændigt uden behov for øvrige kommunale GIS servere og desktop applikationer WebGIS anvendes allerede i stor udstrækning til at vise geodata og foretage simple analyser WebGIS anvendes også til at ajourføre geodata i bla national databaser men opleves i kommunerne som meget lidt brugervenligt, primært pga funktionalitet og svartid Der begynder dog at komme nye løsninger på markedet, som vurderes at ville ændre på denne situation således at WebGIS kan anvendes til løbende sags ajourføring
12 5 Resultater Forretningsanalysen er gennemført med udgangspunkt i arbejdsgangsbeskrivelser som blev udarbejdet på workshops af sagsbehandlere fra kommunerne Beskrivelserne viste at geodata anvendelsen i de analyserede kommuner er tæt integreret i mange opgaver på det tekniske område og at arbejdsgangene i stor udstrækning allerede er optimeret bla som følge af de muligheder GIS har givet Beskrivelserne og sagsbehandlernes tilbagemeldinger viste også, at der ikke umiddelbart var forskel på arbejdsgange og gevinster uanset valg af GIS platform Det konkluderes derfor, at et flertal af sagsbehandlerne fint kan anvende WebGIS i stedet for de noget dyrere desktop applikationer, med respekt for at der kan være enkelte medarbejdere med særlige behov I det følgende afsnit beskrives fire scenarier og de overordnede resultater af forretningsanalysen for de deltagende kommuner To af scenarierne er anbefalinger fra fase 1, mens de to andre scenarier er fremkommet i den dialog, der har været med kommunerne De fire scenarier er: 1 Brug af WebGIS 2 Fjerne den lokale spatial database 3 Fælles datamodeller/formater i nationale databaser 4 Kommunalt samarbejde For hvert scenario er der en kort beskrivelse af scenariet, de væsentlige forudsætninger og de typiske gevinster herunder økonomi for de fire kommuner og en vurdering af potentialet på landsplan En mere detaljeret præsentation af resultaterne for hver af de fire kommuner kan findes i bilagene
13 51 Brug af WebGIS 511 Overordnet beskrivelse De nuværende GIS desktop licenser kan i noget omfang erstattes af WebGIS løsninger med mulighed for at ajourføre geodata Det antages at et mindre antal brugere stadigt skal anvende en desktop applikation, det er bla til avancerede analyse opgaver og i GIS funktionen/afdelingen 512 Væsentlige forudsætninger Omkostninger til oplæring af brugerne er ikke medtaget, det vurderes dog, at oplæringen i WebGIS løsninger vil være markant mindre end den tilsvarende oplæring i desktop løsninger Da de analyserede kommuner allerede anvender WebGIS til at vise geodata, er omkostninger til et ajourføringsmodul relativt begrænsede 513 Typiske gevinster og omkostninger WebGIS er generelt lettere at anvende for brugerne, fordi de præsenteres for en afgrænset mængde geodata og funktionalitet som er tilpasset deres opgaver Da kommunens gevinster ved GIS som værktøj primært er baseret på sagsbehandlernes anvendelse, vil et simplere værktøj med stor sandsynlighed øge anvendelsen og dermed forøge de realiserede gevinster i form af sparet arbejdstid og højere kvalitet i sagsbehandlingen De primære økonomiske gevinster er sparede licenser til desktop applikationer Da alle de analyserede kommuner allerede anvendte WebGIS til at vise geodata, er den primære investering et tilkøbsmodul der giver mulighed for at ajourføre geodata Anskaffelsesåret Årligt fremover Brøndby 1 25000-9000 Herning -6000-312000 Hjørring 2-110000 -110000 Næstved -98000-95000 Landsplan 3 Ca 10 millioner 1 I Brøndby Kommune er det kun GIS funktionen der ajourfører geodata, derfor er antallet af nuværende desktop licenser meget begrænset Samtidigt er det valgt at anvende WebGIS når sagsbehandlerne på sigt skal stå for ajourføring af geodata 2 I Hjørring Kommune anvendes en ældre version af desktop applikationen på site licens derfor er gevinsten begrænset Samtidigt er valgt at skifte til WebGIS hvilket betyder at en udgift på 1 mio kr til anskaffelse af 100 nye licenser og 280000 kr om året i vedligeholdelse kan undgås 3 De konkrete kommuners tal er omregnet til landsplan som et afrundet gennemsnit af 3 beregninger på basis af; indbyggertal, areal og som 4/98
14 52 Fjerne de lokale spatial databaser 521 Overordnet beskrivelse En stor del af de geodata som lagres og administreres på de lokale spatial databaser i dag, er kopier af geodata fra nationale databaser Alle de interviewede GIS medarbejdere har været enige om, at et teknisk setup hvor det var muligt kun at lagre geodata et sted og arbejde direkte på disse databaser ville være at foretrække frem for de nuværende lokale kopiløsninger Forslag om at standardisere og samle flere kommunale geodata i nationale databaser gør også behovet for lokale geodata mindre Ligeledes er udbredelsen af WebGIS med til at reducere den afhængighed der ofte er mellem desktop applikationer og behovet for en spatial database fra samme leverandør 522 Væsentlige forudsætninger Det vurderes, at det på nuværende tidspunkt vil medføre væsentlige forringelser for især analysearbejdet at afskaffe den lokale spatial database i de kommuner der allerede har samlet deres geodata i en database Hastigheden, fleksibiliteten og især funktionaliteten i de nationale databaser er på nuværende tidspunkt en alvorlig begrænsning for kommunernes anvendelse af disse geodata og ofte den primære årsag til at arbejde med kopidata lokalt De angivne tal er derfor baseret på en forudsætning, om at funktionaliteten i de nationale databaser om måske 3-5 år er markant forbedret 523 Typiske gevinster og omkostninger En lokal spatial database medfører en række omkostninger til server, licenser og teknisk drift (backup, virusbeskyttelse mm) Derudover kræves der enten specialist kompetence i GIS funktionen til administration af serveren eller alternativt eksterne konsulenter Tilsvarende må forventes et merarbejde til overførsel og evt konvertering af data til den lokale database Anskaffelsesåret Årligt fremover Brøndby -126000-299000 Herning -135000-270000 Hjørring 4-30000 -60000 Næstved 5-325000 -132000 Landsplan Ca 20 millioner 4 Hjørring Kommune indgår i et udviklingsprojekt omkring GIS anvendelsen og har derfor meget begrænsede udgifter til deres spatial database indtil projektet afsluttes På sigt ville scenariet dog give gevinster for ca 280000 kr årligt 5 Næstved Kommune har pt ingen spatial database men fordi de allerede havde planlagt denne anskaffelse, er gevinsterne ved dette scenario medtaget
15 53 Fælles datamodeller/formater 531 Overordnet beskrivelse Der anvendes i dag forskellige datamodeller og data formater i de nationale databaser som eks PlansystemDK, DAI og det fremtidige FOT Det betyder, at kommuner som ønsker at hente og konvertere geodata til lokale servere, skal kunne håndtere flere forskellige overførselsformater og løbende tilpasse overførslen til nye ændringer i nationale modeller/formater Scenariet antager, at der koordineres mellem de nationale databaser således, at data bliver tilgængelige for kommunerne i en fælles datamodel og et fælles dataformat eller alternativt, at der tilføjes en funktionalitet mellem kommunerne og de nationale databaser som stiller data til rådighed for kommunerne i et fælles format Denne funktionalitet kan være et neutralt format som foreslået i fase 1 eller evt et konverterings/integrationsmodul som udvikles og vedligeholdes centralt 532 Væsentlige forudsætninger: Det forudsættes, at den fælles datamodel og dataformatet kan håndteres med de nuværende systemer og er rimeligt stabile i forhold til kommunernes snitflade 533 Typiske gevinster og omkostninger De typiske gevinster for kommuner er sparet arbejdstid eller konsulent udgifter som følge af et mindre behov for jævnlige tilpasninger i de snitflader der anvendes til at udveksle data Anskaffelsesåret Årligt fremover Brøndby 6 0 0 Herning -170000-170000 Hjørring 7 0 0 Næstved 8 0 0 Landsplan Ca 5 millioner Det vurderes at det vil medføre betydelige større omkostninger end de angivne kommunale gevinster, at standardisere datamodeller og/eller formater Det vurderes dog samtidigt at denne standardisering er nødvendig for at fremme geodata samarbejdet mellem kommune og stat 6 Brøndby kommune arbejder via WebGIS i stort omfang direkte på de nationale databaser og sagsbehandlerne tilgår nogle data direkte udenom kommunens GIS, eksempelvis PlansystemDK 7 Hjørring Kommune kopierer data og gemmer lokale kopier i uændrede formater, dermed anvendes kun begrænset tid på denne opgave 8 Næstved har pt ingen spatial database at kopiere data til og arbejder i stort omfang direkte på de nationale databaser
16 54 Kommunalt samarbejde 541 Overordnet beskrivelse GIS funktionens arbejde og omkostninger er kun i begrænset omfang påvirket af hvor stort et geografisk område der dækkes og flere af de væsentlige data/systemer er nationale Derfor er der gode muligheder for at udvikle, vedligeholde og levere GIS værktøjer på tværs af kommunale grænser GIS funktionens arbejde opdeles i dette scenario i tre dele: Det IT tekniske arbejde, drift og udvikling (programmering) Brugerkontakten, udviklingsønsker og brugertilpasning GIS analyser, som helt holdes udenfor beregningerne Det vurderes af flere årsager, bla nærheden til brugerne, ikke realistisk, at skabe et landsdækkende samarbejde men i stedet mindre kommunale samarbejder med 5-10 kommuner 542 Væsentlige forudsætninger Det forudsættes, at der skal være en GIS medarbejder i hver kommune, da den tætte kontakt til brugerne er afgørende for anvendelsen og dermed realisering af gevinsterne Det forudsættes at der er et IT netværk mellem kommunerne som tillader at servere mm kan samles fysisk Det er ikke en forudsætning at kommunerne i samarbejdet anvender samme GIS eller fagsystemer Gevinsterne vil dog være større hvis der findes standardiserede snitflader mellem de systemer der skal integreres
17 543 Typiske gevinster Gevinsterne for dette scenario er afhængig af tre faktorer: Primært antallet af kommuner der kan samarbejde Hvilken grad af standardisering der kan aftales Det nuværende niveau af GIS anvendelse i kommuner For et driftssamarbejde vurderes det, at der kan opnås gevinster i form af: Færre GIS medarbejdere til den tekniske drift Mindre samlet behovet for servere, licenser mm via sammenlægning servere Fællesindkøb af licenser vil medføre besparelser i form af site licenser eller mængderabat Udgifter til konsulenter og support vil reduceres som følge af et stærkere fagligt miljø Udgifter til udvikling vil reduceres da nye løsninger kan genbruges For nogle kommuner vil disse gevinster kunne omsættes direkte til besparelser og/eller frigørelse af ressourcer til andre opgaver, mens gevinsten for andre kommuner i første omgang vil være nye muligheder for at anvende GIS Disse muligheder vil så senere kunne omsættes til bla sparet arbejdstid og bedre kvalitet i sagsbehandlingen På basis af drøftelse med GIS funktionerne er det nuværende skøn, at der kan opnås effektiviseringer for 1-2 mio årligt i hver af de deltagende kommuner svarende til 100-200 mio kr på landsplan, primært afhængigt af hvor mange kommuner der deltager i hvert driftssamarbejde I dette potentiale er ikke medtaget evt etablerings- eller driftsomkostninger som følge af den konkrete organisering, eksempelvis 60 selskaber Effektiviseringer vil i kommuner med en udviklet anvendelse af GIS være besparelser eller frigørelse af ressourcer og i kommuner med mindre GIS anvendelse vil gevinsterne være et mere værdifuldt GIS værktøj som bør medføre sparet tid og højere kvalitet i sagsbehandlingen
18 544 Eksempel med konkrete kommuner Som eksempel på dette scenario er her præsenteret de overordnede tal for 6 kommuner i et potentielt kommunalt samarbejde Kommunerne samarbejder allerede på andre områder i Vestegnssamarbejdet Opgørelsen af nuværende udgifter er baseret på 2008 tal I flere af kommunerne er der afholdt ekstraordinære udgifter til GIS i 2008 Erfaringen viser at selv ekstraordinære udgifter har en tendens til komme igen efter 3-5 år og derfor medregnes med 25 % som årligt gennemsnit Kommunerne er holdt anonyme men vurderes ikke at være særligt afvigende eller førende mht GIS omkostninger Gevinsterne er forsøgt estimeret konservativt og er baseret på flg forudsætninger: Kommunerne bevarer deres nuværende GIS applikationer Der skal være en fuldtids GIS medarbejder i hver kommune til brugersupport/tilpasninger Blandt de 12 fælles medarbejdere kan de 6 frigøres til andre opgaver 1 årsværk er sat til ca 32000 om måneden + pension og 50 % overhead 9 samlet 680000 kr om året Antallet af servere reduceres fra 6 til 2 Udviklingsbudgettet fordobles i forhold til gennemsnittet og løsninger genbruges i alle 6 kommuner Konsulentbudgettet fordobles i forhold til gennemsnittet men er fælles Ekstraordinære udgifter/anskaffelser (typisk har været server relaterede og/eller konsulentydelser) fordobles i forhold til gennemsnittet 1000 kr Gennemsnit pr Samlet for 6 Fælles drift kommune kommuner GIS medarbejdere (18) 2040 12240 8160 Servere og licenser 265 1600 1000 Køb af data 210 1250 1000 Udvikling 210 1240 400 Teknisk drift af servere 50 300 100 Konsulenter 100 600 200 Ekstraordinære udgifter 100 600 200 Total 2975 17830 10960 I dette eksempel på fælles drift som er baseret på generelle vurderinger fra GIS medarbejdere/ledere og konsulenter, kan der opnås en besparelse på godt 35 % af de nuværende budgetter Da de konkrete kommuner i dette potentielle samarbejde stadigt bruger mange ressourcer på udvikling, vil en evt gevinst sandsynligvis blive omsat til øget udvikling med deraf følgende afledte gevinster for sagsbehandlere og planlæggere i kommunerne 9 Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor, KPMG for Finansministeriet, 2003
19 55 Øvrige resultater E-arkiv En række kommuner har modtaget geodata om deres sager i e-arkivet fra det gamle amt Dette er en stor hjælp for sagsbehandlerne, da det ofte er besværligt og tidskrævende at checke for evt gamle amtssager i de kommuner, der ikke har modtaget en geokoding af sagerne PlansystemDK PlansystemDK bliver nævnt af alle sagsbehandlere og GIS medarbejdere som værende besværligt at arbejde med Det skyldes bla at kommunerne har meget svært ved at udveksle data mellem deres GIS løsninger og PlansystemDK, og derfor kan sagsbehandlerne ikke anvende det kommunale GIS men skal arbejde direkte på PlansystemDK Her opleves et system med lange svartider, begrænset funktionalitet og meget lidt brugervenligt Tingbogsoplysninger Tingbogsoplysninger står højt på sagsbehandlernes ønskeseddel over data, der kunne præsenteres i GIS løsninger Det skyldes bla at sagsbehandlerne i GIS værktøjet kan arbejde med områder, mens de i tingbogen skal finde en ejendom ad gangen Den udsatte e-tingbog kan måske tilbyde denne integration Adresser I flere kommuner opleves det, at arbejdet med oprettelse, ajourføring og distribution/anvendelse af adresser er besværligt Det skyldes dels de nuværende IT løsninger og dels at arbejdet går på tværs af flere registre, eks CPR og BBR I Næstved er der foreslået en ny model for dette arbejde, og gevinsterne er beregnet til 390000 kr årligt ved bedre arbejdsgange og distribution af adresser Google Earth / Microsoft Virtual Earth GIS udviklingen udenfor det offentlige går på nogle områder endnu hurtigere end den udvikling der er beskrevet i denne rapport Særligt er Google Earth / Microsoft Virtual Earth eksempler på gratis løsninger som har vundet stor udbredelse Et flertal af de interviewede GIS medarbejdere er enige om, at disse muligheder inden for overskuelig fremtid i stort omfang vil kunne erstatte de nuværende borger GIS løsninger og det vil være interessant at holde øje med om udviklingen også gør det fordelagtigt at anvende disse løsninger internt som et alternativ eller supplement til WebGIS Geokodning af bygninger og sager Geokodning er en nødvendig forudsætning for at få fuldt udbytte af GIS mulighederne Flere tilbagemeldinger har vist at geokodning af eks eks bygge- og miljøsager sker løbende men at der nogle steder mangler en geokodning og evt digitalisering af gamle sager Tilsvarende ønskes en geokodning af bygninger som er mere detaljeret end adresseniveau
20 6 Bilag 61 GIS setup 611 Brøndby
21 612 Herning Konvertering Oracle Filserver Access data DAI PlanDK Mfl KMD E&M Notes Mfl
22 613 Hjørring
23 614 Næstved Næstved Kommune Firewall Ugentligt udtræk fra eksterne registre ArealInfo + Kortforsyning Planlagt 2009 ESDH (edoc) Fagsystemer (GeoEnviron)) Byggesag Modul Miljø Moduler Næstved Kommune Firewall WMS/WFS webservices KMS Kortforsyning GIS Desktop Planlagt 2009 ArealInfo Mapinfo Pro Mapinfo Viewer E&M (KMD) Planlagt 2009 GEUS Næstved Kommune CAD Desktop MicroStation AutoCad CPR-data CVR-data WEBGIS Intranet PostGressDB Næstved Kommune Internt hosted GIS WEB Klient Administrations- Værktøj Næstved Kommune Andre WEB services WEB GIS Spatial Edit Oversættes efter behov til CAD system-format Planlagt 2009 Daglig upload WEBGIS Intranet TEST Sandkassen Planlagt Planlagt 2009 evt 2009 udskudt 2010 Erstatter Filserver geodb Filserver geodb WEBGIS Internet Carl Bro Eksternt Hosted GIS WEB Klient Signaturforklaring Originaldata i Mapinfo-format Daglig upload PostGressDB Administrations- Værktøj Ekstern hosting scenarie Oracle Spatial geodb Næstved Kommune Firewall Firewall Integration