Aktuel driftsstatus for IndFak

Transkript

1 Aktuel driftsstatus for IndFak Side 1 af 5 Der er på nuværende tidspunkt 72 institutioner, som anvender IndFak. Der er fortsat forskellige driftsmæssige problemer samt uhensigtsmæssigheder i systemet. Disse omfatter bl.a., at fakturaer forsvinder eller bliver forsinkede, lav brugervenlighed fx i forbindelse med angivelse af posteringstekster, samt for lange svartider og fejl i systemet. Indgående fakturaer forsvinder på vej til IndFak Flere institutioner oplever problemer med, at fakturaer forsvinder eller bliver forsinket fra leverandør til IndFak. Dette skyldes ofte, at fakturaerne fra leverandører indeholder fejl, fx hvis enhedsmomsen er angivet forkert. I IndFak bliver alle fakturaer behandlet i et nyt fakturaformat (OIOUBL), som ikke tillader sådanne fejl. 1. maj 2011 blev det nye format lovpligtigt, og vi forventer derfor, at problemet bliver væsentligt reduceret i den kommende tid, i takt med at fakturaerne leveres i det nye format, men der må dog stadig forventes en vis fejlprocent i overgangsfasen. Andelen af fakturaer, der fejler ved indlæsning til IndFak, har været stærkt faldende i fra 12,6 pct. i januar til 4,4 pct. i april. Årsagen skyldes primært, at leverandørerne er begyndt at sende fakturaer i det nye format. Aktiviteter: I uge 13 gennemførte vi en ændring, så der fremover også sendes besked til modtageren af den fejlende faktura, så I har mulighed for at reagere herpå. I uge 18 implementerer vi desuden en rettelse, der betyder, at dokumenter med op til 1 kr. i afrundingsdifference på momsbeløbet kan indlæses i IndFak. Vi vurderer, at dette også vil bidrage væsentligt til at reducere antallet af indgående fejl. Udgående fakturaer fra IndFak forsvinder på vej til Navision Vi oplever problemer med, at fakturaer, som er godkendt i IndFak, ikke altid overføres til Navision. Dette kan skyldes flere årsager: 1. At godkendelse i IndFak ikke nødvendigvis resulterer i en afsendelse herfra. 2. At Navision Stat brugere ikke er opmærksomme på, at E-bilag kan strande i NS udvekslingstabellen, under den efterfølgende skrivning til indbakkerne. Dette afhjælper den nye version af Navision (NS ). 3. At der er en begrænsning på ca. 4 mb. for størrelsen af filer, der kan overføres fra IndFak til Navision.

2 Side 2 af 5 Vi har sammen med leverandøren nedsat en arbejdsgruppe, der har gennemført en afstemning af fakturaer én-til-én mellem Navision og IndFak. Leverandøren har desuden indført en bedre overvågning, hvilket mindsker antallet af filer, der skal gensendes på grund af time-out fejl. Aktiviteter: Vi arbejder lige nu sammen med leverandøren og Statens Administration med løbende manuel afstemning. På kort sigt forventer vi, at afstemningen gennemføres 2 gange ugentligt fra uge 20. Leverandøren arbejder dog på at udarbejde værktøjer til automatisering af afstemningen, således at den fremover vil kunne foretages dagligt. Manglende hukommelse på nogle af Navision serverne kan være årsagen til, at filer strander i udvekslingstabellen. KMD har nu fordelt belastningen af serverne anderledes, hvilket ser ud til at have afhjulpet problemet med fakturaer, der strander i udvekslingstabellen. Selvom filer ikke kan indlæses i Navision grundet manglende hukommelse, sendes der i den nuværende version af Navision alligevel en kvittering til IndFak om, at filen er modtaget. I næste version af Navision (2. halvår 2011) implementeres en ændring, så Navision ikke sender denne kvittering, når fakturaen ikke er indlæst korrekt. Med Navision Stat får brugeren ved åbning af indbakken i Navision en besked, som viser hvor mange filer, der er strandet i udvekslingstabellen. På den måde kan I sikre, at I får behandlet de fakturaer, der havner her, indtil problemet er endelig løst. Vi arbejder lige nu med en løsning, der automatisk vil mindske størrelsen på filer, så færre fakturaer fejler pga. filstørrelse. Vi tager desuden kontakt til de leverandører, der fremsender fakturaer med filer, der er større end maksimumgrænsen. Brugervenlighed På en række workshopper med IndFak-brugere identificerede vi nogle konkrete tiltag, der skal gøre det lettere at behandle fakturaer (primært for fakturamanagere). Disse tiltag bliver implementeret i IndFak 30. juni 2011: Ændring af posteringstekst: Der vil blive foretaget en række ændringer i systemet i forhold til at ændre i posteringstekster. Vi er dog opmærksomme på, at dette ikke løser udfordringen endeligt, og vi arbejder videre med løsningen frem mod 2. halvår af Vi håber dog, at følgende rettelser i første omgang vil lette arbejdet: - Man skal ikke længere trykke rediger for at rette i en faktura, man lige har konverteret til manuel. - Der oprettes ikke længere en ekstra linje, når man konverterer en faktura til manuel.

3 - Der vil fremover være et link til den elektroniske original både på den originale faktura og på den manuelle kopi. - Afvis knappen flyttes ned i rækken under de mest benyttede knapper, så risikoen for at ramme knappen ved en fejl mindskes. Side 3 af 5 Overblik over alle åbne dokumenter: Det er i dag ikke muligt at trække en rapport fra statistikmodulet med oversigt over alle åbne dokumenter. Det vil med buildet (pakke med rettelser) i juni 2011 blive muligt via søgning at få vist alle institutionens åbne dokumenter, så det fremover bliver det lettere at være fakturamanager i IndFak. Sammenlægning af fakturalinjer: Sammenlægning af linjer er i dag begrænset til, at man kan sammenlægge flere linjer til én og kun én linje. Det er ikke muligt at vælge hvilke linjer, der skal sammenlægges. Ved buildet vil det blive muligt: - At markere hvilke linjer, der skal sammenlægges. - At alle linjer kan markeres ved et klik, så man efterfølgende kan fravælge de linjer, som ikke skal indgå i sammenlægningen. Advisering ved manglende gem: Det er i dag muligt at forlade en faktura uden at gemme de ændringer, man har foretaget. Ved buildet indføres en ændring, så: - En bruger får et advarselsprompt, hvis brugeren forsøger at forlade et dokument med ikke-gemte ændringer. - At pop-up boksen, der bekræfter, at et dokument er gemt, fjernes. Dublering af funktionsknapper: I dag skal man scrolle for at kunne tilgå funktionsknapperne, fordi de er placeret i bunden af forretningsdokumentet. Ved buildet ændres dette ved at funktionsknapperne i bunden dubleres til toppen af dokumentet, så behovet for at scrolle mindskes. Vi arbejder videre med flere forbedringer af brugervenliggheden i 2. halvår af Dimensionsmodeller og forskellige former for konteringshjælp Flere brugere oplever, at håndteringen af dimensionsmodeller i IndFak ikke er hensigtsmæssig. Dette omfatter alias-kontering, standardværdier og ugyldighedstabeller, som overføres fra Navision til IndFak samt dimensionsgrupper, afhængigheder og defaultværdier, som oprettes og vedligeholdes i Navision. På en workshop afholdt 13/04/2011 blev der identificeret enkeltstående fejl, som er sat til udbedring i buildet uge 18. Herefter bør dimensionsgrupper og gyldige dimensionskombinationer kunne anvendes.

4 På samme workshop kunne det konstateres, at anvendelse af standardværdier er en meget kompleks funktionalitet. En løsning vedrørende standardværdier kræver et kortlægningsarbejde i forhold til anvendelse af de øvrige former for konteringshjælp. Økonomistyrelsen udarbejder guidelines for anvendelse af konteringshjælp. Side 4 af 5 Håndtering af afvigende moms Enkelte institutioner oplever problemer med, at fakturaer behandlet i IndFak giver manuelt arbejde ved godkendelse i Navision, når kun en del af momsbeløbet kan fradrages. Aktivitet: Økonomistyrelsen udarbejder en tilpasning til Navision Stat, som tilbyder en alternativ acceptfunktion, der automatisk kan håndtere afvigende moms. Acceptfunktionen inddrager overført linjetotal inklusiv moms i beregningen af momsbeløbet og beregnet dokumenttotal. Tilpasningen bliver rullet ud til berørte institutioner før sommerferien. En forudsætning for at afvigende moms automatisk kan håndteres af Navision, er, at momsgruppen entydigt afledes af enten konto eller alias. Performance Brugerne er generelt ikke tilfredse med svartiderne i IndFak. Vores leverandør har foretaget målinger af en række hyppige transaktioner på en testorganisation i IndFak resultatet af målingerne var, at svartiderne generelt var lange. Enkelte institutioner har dog særlige udfordringer med svartiderne grundet forbrugsmønstret. Aktion: Vores leverandør arbejder løbende med at forbedre performance. Senest blev der med buildet (pakke med rettelser) i uge 13 implementeret en række tiltag, som desværre ikke havde den ønskede effekt. Vi har desuden besøgt særligt berørte institutioner i håb om at kunne identificere årsagen til de lange svartider. Her blev der identificeret et konkret problem, som udbedres ved buildet i uge 21. Øvrige fejl Vi har i Økonomistyrelsen stor fokus på fejlrettelserne i IndFak. Situationen lige nu er, at erkendte fejl rettes relativt hurtigt af vores leverandør, men sagsbehandlingstiden inden, at den indmeldte fejl erkendes som en fejl, er relativ lang. Derudover er der for mange fejlrettelser med tilbageløb, fordi rettelsen ikke løser (hele) fejlen. Aktion: Både Økonomistyrelsen og leverandøren har tilført flere ressourcer til support, så processen ved fejlindmelding forløber mere effektivt.

5 Indkøbsmodulet Kun få institutioner har taget indkøbsmodulet i brug. En del institutioner udtrykker interesse for indkøbsmodulet, men Økonomistyrelsen har ikke den fornødne erfaring med modulet endnu, og har indtil videre valgt ikke at afsætte ressourcer til arbejdet endnu. Side 5 af 5 Vi anbefaler, at I kontakter os, før I påbegynder arbejdet med at tage indkøbsmodulet i brug. Dispositionsregnskaber Den 21. december 2011 afholdt vi sammen med leverandøren en workshop med to brugerinstitutioner om anvendelse af dispositionsregnskaber i IndFak. En hovedkonklusion på workshoppen var, at systemudvikling til understøttelse af retvisende dispositionsregnskaber ved anvendelse af stående ordrer, ikke kan isoleres til IndFak, men også må formodes at kræve ændringer i Navision Stat. En anden hovedkonklusion var, at brug af dispositionsregnskaber bør følge en Best Practice, så anvendelsen følger ét sæt fælles retningslinjer. Økonomistyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe, der vil analysere problemstillingen med henblik på det videre arbejde.