HVAD BETYDER DEN NYE UDBUDSLOV FOR TCO? Jakob Scharff, markedschef, dansk erhverv 3. November 2015 TCO i praksis Grøn Indkøbsuge arrangement
indkøbspris versus totalomkostninger
Flere trin i værdikæden Trin Består bl.a. af Beskrivelse / eksempler Trin 1: Anskaffelse Udbud En TCO-tilgang kræver en bredere tilgang i udbudsmaterialet end simpelt prisfokus. Anskaffelse / indkøb Selve indkøbsprisen Trin 2: Drift Teknisk drift Menneskelig drift Forudseelige udgifter til energi, vedligehold af fysiske rammer, f.eks. opdateringer af software, patroner til printeren eller løbende vedligehold af bygninger F.eks. løbende rådgivning eller uddannelse af personale Vedligehold F.eks. reparationer eller andre uforudsete omkostninger Trin 3: Afskaffelse Afskaffelse F.eks. fysisk bortskaffelse af materiel
En effektiv offentlig sektor Oktober 2013: Regeringens strategi for intelligent offentlig indkøb Syv strategiske principper for, hvordan der opnås intelligent indkøb, samt en række konkrete initiativer. Initiativerne bidrager alle til at opfylde mål om effektivitet, innovation og kvalitetsudvikling samt bæredygtighed. Princip 5: Overvej altid at inddrage totalomkostninger ved indkøb for at sikre lave totaløkonomiske omkostninger i brugsperioden.
Konkrete værktøjer I forlængelses af regeringens strategi udviklede Miljøstyrelsen værktøjer, der kan bruges til at beregne, hvad et produkts samlede omkostninger vil blive i hele dets brugsfase. Der findes TCO-værktøjer på følgende områder: Kontor IT (skærme, bærbare computere, TV, projektorer, servere, tynde klienter, kopi og print, tablets og stationære computere) Selvbetjeningsmaskiner (herunder kaffemaskiner) Belysning (der er udviklet to værktøjer inden for belysning. Ét værktøj til lyskilder og ét til belysningssystemer) Skylletoiletter (toiletbræt til montering på eksisterende toilet med indbygget skylle og tørrefunktion) Køle/fryseskabe (til storkøkkener / professionel brug)
Vi har allerede konkrete erfaringer PC ere Multifunktionsmaskiner Biler Lyskilder Bleer
TCO I LYSET AF DEN NYE UDBUDSLOV
Overblik Lovens betegnelse TCO (Total-cost-of-ownership) à livscyklusomkostninger Livscyklusomkostninger i lovteksten Beregningen af livscyklusomkostninger behandles i 166-168 Lovteksten er et udtryk for et politisk ambitionsniveau
Livscyklusomkostninger: 166-168 166 En ordregiver kan ved anvendelse af tildelingskriterierne omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet jf. 162 stk. 1, nr. 2 og 3, inddrage livscyklusomkostninger. à Lovteksten stiller ikke krav om inddragelse af livscyklusomkostninger, men er et udtryk for et politisk ambitionsniveau. à Kommende vejleding fra KFST samt EU-Kommissionen
bedre adgang til livscyklusomkostninger (og total cost of ownership) Livscyklusomkostninger kan omfatte omkostninger til erhvervelse, brug, vedligeholdelse og bortskaffelse/ genindvinding Udbyder fastlægger metoden Objektivt og verificerbar Tilgængelig for alle og må ikke favorisere bestemte Rimelighedsbetragtning ift. leverandørens data
Vejen frem til en ny dansk udbudslov Tid Milepæl Juli 2013 Oktober 2013 November 2014 Marts-juni 2015 EU-forhandlinger afsluttet Udbudslovsudvalg igangsat. Kommissorium: Proceslov!!! Udbudslov i høring Folketingsbehandling. Lovforslaget faldt pga. valg Oktober 2015 Oktober november 2015 7/10: Lovforslag (Gen)fremsat Folketingsbehandling 1. Januar 2016 Ikrafttrædelse
Den interessante cocktail 1. Bedre adgang til livscyklusomkostninger (og TCO) 2. Øget adgang til fleksible udbudsformer 3. Øget fleksibilitet ved ændringer af kontrakter 4. Markedsdialog - førdialog 5. Ny formålsbestemmelse: Effektive indkøb!
HVOR ER DER PERSPEKTIVER?
Hvor er der perspektiver to eksempler Alle tunge varegrupper med et efterfølgende driftsperspektiv Medico: Produktets behandlingseffekt, produktets levetid, driftsomkostninger, antal kontrolbesøg, risiko faktorer, patientens direkte omkostninger, uddannelse mv. Sundhedsbehandling: Komplekse patientforløb, flere kasser betaler, afledte sociale omkostninger
Hvordan kommer vi videre? Udpegning af de områder hvor der er efterspørgsel (interesser og potentialer) Ny udviklingsdynamo for TCO Konkret handlingsplan Ny OPS-enhed til at koordinere og forankre indsatsen
Team Udbud og Indkøb Linda Steengaard, udbudskonsulent Totaløkonomi i praksis Frederikshavn Kommunes indkøb af voksenbleer
Generelt Vi skal købe ind med omtanke, bruge vores penge og ressourcer rigtigt. TCO betragtninger i udbud både på Hjemmeplejebiler og Voksenbleer. Side 2 november 2015
Hjemmeplejebiler TCO i udbud på hjemmeplejebiler er beregnet på følgende måde: - Bilens økonomi er vurderet på b.a. af de årlige totalomkostninger ved 3 års dri@. Følgende omkostninger er medregnet: - Bilens anskaffelsespris (inkl. moms og registreringsafgi@) - Brændstofforbrug (forventet antal kørte km årligt * brændstofpris) - Grøn ejerafgi@ - Servicea@ale (alle udgi@er Jl vedligeholdelse, lovlige kvalitetsdæk inkl. montering og opbevaring) - Rengøring (hver 14. dag) - Pris for over- /underkørte km - Garanteret Jlbagekøbspris Side 3 november 2015
Voksenbleer - vejvalg i vores proces Metode A En totaløkonomisk opgørelse, som bruges som det økonomiske kriterium i tilbudsevaluering. Følgende omkostninger indgår i beregning af TCO i udbud på Bleer: - omkostninger til produktet - udgift til plejetid herunder håndtering af lækager og vasketøj - sortiment - emballering - miljø - leveringssikkerhed - økonomisk opfølgning - kvalitetssikring Side 4 november 2015
Voksenbleer - vejvalg i processen Metode B Totaløkonomiske parametre inddrages som en del af de kvalitative kriterier i tilbudsevalueringen Kravspecifikation - definition af mål, vi vil nå - overvejende funktionskrav - få mindstekrav Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier - prisen - kvalitet - tilbudt løsning Evaluering Side 5 november 2015
Vi valgte metode B i stedet for A - hvorfor! Metode A - Opgjorte besparelser er svære at efterprøve/kontrollere - Rationalisering effektueres ikke - i hvert fald hos os Metode B - Plejetid koster penge, men det er patient/plejesituationen, der afgør plejetiden og ikke produkterne - Tid knyttet direkte til produkterne udgør kun en meget lille del af den samlede plejetid Hvor vi tidligere har set TCO i forhold til produktet, vælger vi nu at se TCO på det organisatoriske niveau. Side 6 - november 2015
Fremgangsmåde 1. Forarbejde/opstart 2. Forandringsteori/processer 3. Baseline 4. Overordnede effektmål med løsningen 5. Underkriterier/værdiindikatorer, som understøtter evaluering 6. Kontraktopfølgning, som sikrer totaløkonomi Side 7 november 2015
Status Kontraktstart 1. april 2015 2 styregruppemøder Her og nu Side 8 november 2015
Optimering af totalomkostninger som konkurrenceparameter
OK kort fortalt Hele Danmarks totalleverandør Dansk og kundeejet energiselskab med mere end 100 års erfaring Hovedkontor i Viby J Nettoomsætning 6.894 mio. kr. Egenkapital (soliditet) 61,2 % Totalleverandør af energiløsninger Kombinerer ekspertise og høj kvalitet med konkurrencedygtige priser
TCO Formler udarbejdes TCO- beregning 2 x 12 x 50 = 1200, 1200 /4 = 300, 79 kr - 35 kr = 44 kr, 300 x 44 kr = 13.200 kr Miljøhensyn 300 kr x (37,5 x 4 = 150) = 45.000 kr 10, 75-0,99 = 9, 76 mod 10,75-0,43 = 10,32. Forskel(10,32-9,76) = 0,56 x antal liter tanket pr. måned eller år(0,56 x 40 liter = 22,4 kr x 2 pr. uge x 4 = 179, 2 kr. pr. måned pr. bruger(179,2 x 200 brugere=35.840 kr pr. måned eller 430.080 kr. pr år) 10, 75-0,99 = 9, 76 mod 10,75-0,43 = 10,32. Forskel(10,32-9,76) = 0,56 x antal liter tanket pr. måned eller år(0,56 x 40 liter = 22,4 kr x 2 pr. uge x 4 = 179, 2 kr. pr. måned pr. bruger(179,2 x 200 brugere=35.840 kr pr. måned eller 430.080 kr. pr år) 0,30 minut x 2 tankninger pr. uge x 4 gange pr. måned = 2,4 minut pr. måned, 300 kr. pr. time/ 60 minutter = 5 kr. pr. minut, 5 kr x 2,4 minut = 12 kr. pr. bruger, 12 kr. x 200 brugere = 2.400 pr. måned eller 28.800 kr. pr. år 2 minutter x 50 x 4 x 12 =4800 minutter, 4800 minutter = 80 timer x 300 kr = 24.000 kr. pr. år
Eksempel på beregningsmodel En sand historie total tankomkostning km til tankstation ( medarb. omkostning pr. km. brændstofforbrug pr. km ved kørsel til tank ) ledig tankkapacitet ( gennemsnitlig pris/liter leverandørens rabatsats )
TCO Rådgivning Rapportering: Rapportering for overblik til controller, hvilket bidrager til reducering af timer brugt på leverandør Rapportering for overblik indkøbsafdeling, hvilket bidrager til reducering af timer brugt på leverandør Gennemsnitstimeløn for controller gange med x antal timer samlet pr. uge gange med x antal uger pr år = omkostning i kr. pr. år. Gennemsnitstimeløn for indkøber gange med x antal timer samlet pr. måned = omkostning i kr. pr. år
TCO Laveste pris/økonomisk mest fordelagtige Tilbudsevaluering A. Laveste pris TCO-opgørelse som et økonomisk kriterium i tilbudsevalueringen. B. Økonomisk mest fordelagtige tilbud TCO som en del af de kvalitative kriterier i tilbudsevalueringen (point efter hvor godt et tilbudt produkt kan nedbringe ordregivers udgifter i brugsperioden).
TCO laveste pris Eksempel på prisopgørelse Total opgørelse: Rabat pr. 1000 liter diesel: Rabat pr. 1000 liter fyringsolie: Rabat pr. 1000 liter marinegasolie: Samlet besparelse ren pris: Samlet besparelse driftsøkonomi: Samlet laveste pris: Gennemsnitspris - rabat pr. 1000 liter = besparelse ren rabat Driftsmæssige besparelser ligges sammen, hvorefter disse divideres med x antal volumen for besparelse pr. 1000 liter(disse kommer af beregninger af omkostninger) Slutteligt vurderes ovenstående tal mod hinanden for at finde økonomisk bedste leverandør for kontraktperioden.
TCO - Dokumentation
TCO Økonomisk mest fordelagtige Forslag til tildelingskriterier Pointmodel: Økonomisk mest fordelagtige tilbud vægtet efter Pris 30 % Kontaktperson og service 5 % Bestilling og levering 20 % Fakturering og rapportering 20 % Øvrige omkostninger 5 % Overtagelse og overdragelse af forretning 10 % Miljø 10 %
Tak for i dag!
Indkøbssektionen Praktiske erfaringer med at inddrage TCO i forbindelse med udbud Rammeaftale på Ultra Low Temperature frysere Peter Lintrup Indkøbschef Koncern-økonomi Nørregade 10 Postboks 2177 1017 København K 26/11/15
Bestyrelse Rektorsekretariatet Forskning & Innovation Rektor D i r e k t i o n HR & Organisation Koncern-økonomi Uddannelsesservice Kommunikation Prorektor Prorektor Universitetsdirektør Campus Service Koncern-it HUM JURA SAMF SCIENCE SUND TEOL BRIC Det Humanistiske Fakultet Det Juridiske Fakultet Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Det Teologiske Fakultet Biotech Research & Innovation Center 8 institutter 5 institutter 12 institutter 13 institutter
Indkøbssektionen Rammeaftale på ULT frysere Formål At opnå bedre priser ved at samle Københavns Universitets behov i én aftale At guide brugeren til en anskaffelse, på grundlag af Københavns Universitets betingelser Alm. handelsbetingelser Mulighed for optionelle tilvalg At ind tænke bæredygtighed i aftalen
Indkøbssektionen Rammeaftale på ULT frysere Udførelse Afløftning af udbudspligten Bæredygtighedsovervejelser Flere overvejelser om hvorledes det skulle indtænkes i det offentlige udbud Det endte med at det økonomisk mest fordelagtige bud Blev identificeret ud fra en TCO betragtning
Indkøbssektionen Rammeaftale på ULT frysere TCO beregning Σ TCO = 15 t=1 Energiforbrug (1+0,05) t + Enhedspris + Pris på optionelle tilvalg TCO = Total Cost of Ownership t = tiden, målt i år 15 = løbetiden Energiforbrug = enhedens forbrug i kwh/døgn i løbetiden 0,05 = kapitalomkostningen (renten).
Har vi fået det vi gik efter? Indkøbssektionen
Indkøbssektionen Pris besparelse Stor Lille Lille Stor Kummefryser Skabsfryser 38% 52% 52% 55% 45% 62% 48% 48% Tilbudspris Tilbudspris Besparelse Besparelse
Indkøbssektionen Fryser energiforbrug kwh/døgn Stor Lille Kummefryser Skabsfryser 17% 31% 29% 45% 55% 71% 69% Energiforbrug Energibesparelse 83%
Indkøbssektionen Akkumuleret besparelse TCO mio. kr. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Indkøbssektionen Muligheden for at overføre til andre anskaffelser I laboratorieverdenen: Der er meget energitungt udstyr i laboratorieverdenen Oplagt er at lave rammeaftale for -20 graders frysere Men kun få andre ting at adressere Tiltag til ændring af adfærd Bygge- og anlægsarbejder Nagel fast udstyr Laf bænke, stinkskabe, autoklaver Detailprojektering i forbindelse med nybyggerier ventilationssystemer, klimaanlæg, isolering og vinduer
TCO- værktøjer i offentlige indkøb Iben Kinch Sohn, Miljøstyrelsen November 2015
TCO værktøjer Belysning Belysningskilder og systemer Kontor IT Bærbare, computere, printere, AV udstyr, mul<funk<onsmaskiner mv. Skylletoiletsæder Brusere og luatørrerer <l toilecer Køle- og fryseskabe Til professionelt brug Selvbetjeningsmaskiner Kaffemaskiner mv.
Valg af produktområder et sted at starte! Produktområder er udvalgt ud fra ü Økonomisk og miljømæssigt besparelsespoten<ale ü Anerkendte standarder ü Eksisterende erfaringer Lavt hængende frugter Indsamling af erfaringer - som der kan bygges videre på
TCO værktøjer Hvad skal vi bruge det Nl? Vælg det produkt, der samlet set i gennem hele produkts leve<d er det billigste. Summen af de synlige omkostninger (prisen) + de mindre synlige omkostninger (driaen)
Baggrund og forankring Strategi for intelligent offentligt indkøb Nyt udbudsdirek<v hvor LCC/ TCO indgår Erfaringer fra SKI Erfaringer fra Sverige Forum for Bæredyg<ge Indkøb
Inddrag TCO i tre trin PDF vejledning Excel værktøj
Inddrag TCO i tre trin Vejledningens tre trin Trin 1 Brug TCO- overvejelser i foranalysen Trin 2 EWerspørg TCO- oplysninger i udbudsmaterialet Trin 3 Evaluér Nlbud ewer laveste TCO- pris
TCO <lbudsgiveroplysninger
TCO ordregivers oplysninger
TCO baggrundsdata
TCO - resultat
Hvordan? Involvering af relevante aktører Test Accept/ enighed
Hvor? Den Ansvarlige Indkøber www.csr- indkob.dk Værktøjer Vejledninger Film Cases
Film om TCO- værktøjer Sådan vælger du det produkt, der samlet set er det billigste! Brug TCO i tre trin! Begge film kan findes på www.csr- indkøb.dk
Hvad så nu? Udbredelse af TCO- værktøjer Evaluering af værktøjsbrug Ø Indsamling af erfaringer Ø Udarbejdelse af cases TCO- værktøjer for 2 nye produktområder (2016) Servere (små og store servere, serverrum, datacentre, UPS- anlæg) Netværksudstyr (switche og trådløse access points)
Spørgsmål?
Kommunernes udfordringer og erfaringer med TCO-beregninger TCO i praksis Grøn indkøbsuge Rikke Thorlund Haahr 1
Agenda 1. Udfordringer ved at tænke totaløkonomisk 2. Forskellige modeller for TCO i udbud 2
men først lige en definition Anskaffelsesprisen udgør ofte kun en mindre del af de samlede omkostninger ved at eje et produkt TCO-beregninger omfatter de direkte økonomiske udgifter for ejeren af et produkt TCO kan defineres som summen af: Anskaffelsespris Transaktionsomkostninger Driftsomkostninger Service og vedlighed Bortskaffelse 3
Generelle udfordringer ved at arbejde med totaløkonomi i kommunerne Udgifterne til anskaffelse og vedligehold er ofte placeret forskellige steder i organisationen Et-årige budgetter og fire-årige valgperioder Vedligeholdelse, drift eller anvendelse varetages ofte af egne medarbejdere. Hvordan realiseres totaløkonomien, når den omfatter arbejdskraft? 4
Udbudsdirektivet om TCO (LCC) To metoder til at få totaløkonomi ind i udbuddet Mindstekrav (direktivets art. 23) Evaluering (direktivets art. 53) Metoderne kan kombineres - dvs. der stilles mindstekrav til visse aspekter og evalueres på andre aspekter Fx mindstekrav vedrørende strømforbrug, evaluering på forbrugsstoffer 5
Udbudsdirektivet om TCO (LCC) Krav, kriterier m.v. skal have tilknytning til det der udbydes Krav, kriterier m.v. skal være verificerbare Det skal være gennemsigtigt hvordan TCO indgår i udbuddet Det skal være muligt for alle tilbudsgivere at få adgang til materialet, hvor oplysningerne fremgår 6
TCO som mindstekrav Mindstekrav De tekniske specifikationer dvs. krav til det specifikke produkt kan f.eks. være særlige miljøkrav til produktet. Særlige kontraktretlige forpligtelser den ordregivende myndighed kan medtage særlige kontraktretlige forpligtelser, der ikke nødvendigvis er knyttet til produktets/ydelsens karakteristika. Udfordring: Kræver et godt kendskab til markedet, for at vide hvilke mindstekrav der er de rigtige (hvor er de reelle cost-drivere?) 7
Udfordringer ved at anvende TCO/ LCC som tildelingskriterium Tildelingskriterium, betingelser der skal være opfyldt Være baseret på objektivt verificerbare og ikkediskriminerende kriterier Metoden må ikke uberettiget favorisere eller forringe vilkårene for visse virksomheder, herunder særligt hvis metoden endnu ikke er godkendt til gentagen eller vedvarende anvendelse. Udfordring: De TCO-parametre, der konkurreres på, konkurrerer også med de øvrige tildelingskriterier. Større usikkerhed om, hvad man får. 8
Andre metoder til at tænke totaløkonomisk Køb vedligeholdelsesfrit/ lad leverandøren stå for vedligeholdelsen: Konkurrencen omfatter også vedligeholdelsesomkostninger Leverandøren (som måske har bedst kendskab til costdriverne) foretager TCO-vurderingen. Leasing Indarbejd bløde TCO-kriterier i underkriterierne vedr. kvalitet. 9
Generelle udfordringer ved TCO/LCC Identifikation af de rigtige omkostningsparametre? Hvordan estimerer man omkostningerne? På mange parametre findes der ikke standarder (endnu). Omkostninger til anskaffelse er ofte organisatorisk adskilt fra vedligeholdelsesomkostninger mv. Et-årige budgetter inviterer ikke til langsigtede omkostningsbegreber. En besparelse er først en besparelse, når den er realiseret. 10
En TCO-orienteret udbudsproces TCO handler også om behov tidlig behovsafdækning Foranalyse hvilke løsninger skal der fokuseres på? Tal med branchen de ved hvor costdriverne er (men ofte er det der, avancen ligger)! Overvej, hvem gevinsten skal tilfalde (og aftal det tidligt) Realisering af TCO-gevinsten Følg op holdt vurderingerne stik? Synliggør resultaterne 11
Hjælp til totaløkonomi? www.udbudsportalen.dk
TCO i praksis Grøn Indkøbsuge Rasmus Nielsen Projektleder FORCE Technology, Afdeling for Anvendt Miljøvurdering Mail: rmn@force.dk tlf.: 22 69 78 34 Mine erfaringer med udvikling af TCO-værktøjer Ny guide fra Forum for Bæredygtige Indkøbs temagruppe om TCO
TCO i praksis Grøn Indkøbsuge Oplevede og praktiske barrierer ved brug af TCO i offentlige udbud Stramme tidsplaner Ingen viden om fordelen ved TCO TCO-beregninger er farlig komplekse Opdelt drifts -og indkøbsbudget Jura og frygt for at udbud må gå om Valg af TCO-parametre Fair måling af TCO-parametre Begrænser innovative eller anderledes produkter Effektuering af besparelserne Opfølgning
TCO i praksis Grøn Indkøbsuge Overkomme barrierer Kast dig ud i det! Forum for Bæredygtige Indkøbs temagruppe om TCO (evt. Partnerskab for offentlig grønne indkøb) Miljøstyrelsens TCO-værktøjer (csr-indkob.dk) IKA Nationalt Rejsehold for Grønne Indkøb (kommende projekt med gratis rådgivning til offentlige indkøbere) Ny guide fra Forum for Bæredygtige Indkøbs temagruppe om TCO