Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Personalepolitiske principper... 2 3. Kommunikation... 2 4. Kriterier for uansøgt afsked... 3 5. Møder i MED-organisationen... 3 5.1 Gennemgang af konsekvenser... 4 5.2 Gennemgang af oplæg til tids- og handleplaner... 4 5.3 Drøftelse af lokale kriterier... 5 6. Tryghedsskabende tiltag... 5 6.1 Omplacering baseret på frivillighed... 6 6.2 Alternativer til uansøgt afsked... 6 6.3 Kontrolleret ansættelsesstop den interne Jobbank... 7 6.4 Omplacering via Jobbank - saglighedsvurdering... 7 7. Gode råd til den personlige samtale... 8 8. Tilbud til afskedigede medarbejdere... 9 9. Arbejdsmiljø... 9 10. Lov om varsling... 9 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Overordnet procesplan Bilag 2: Kontaktpersoner i HR/Personalecentret Bilag 3: Personalepolitiske retningslinjer for håndtering af omlægninger/rationaliseringer Bilag 4: Referat fra HU drøftelse af kriterier Bilag 5: Vejl. til centerchefer Tjekliste til dagsorden til sektorudvalg Bilag 6: Vejl. til virksomhedsledere Tjekliste til dagsorden til øvrige MED-udvalg Bilag 7: Vejl. til virksomhedsledere Skabelon for tids- og handleplan Bilag 8: Invitation fra HR/Personalecentret til tilbud om fortrolig rådgivning Bilag 9: Administrativ procedure intern Jobbank Bilag 10: Skabelon til indkaldelse til samtale Bilag 11: Vejledning til personlig samtale Bilag 12: Invitation til temamøde om arbejdsmiljø fra HR/Personalecentret Bilag 13: Hvornår gælder varslingsloven? Bilag 14: Vejledning til centerchefer håndtering af varslingsloven Side 1
1. Indledning Slagelse Kommune skal løbende tilpasse sin organisation i takt med, at opgaver og økonomi udvikler og ændrer sig. I en organisation af Slagelse Kommunes størrelse er det ikke usædvanligt, at ændringer i opgavesammensætningen og arbejdets udførelse berører store grupper af medarbejdere. I en forandringsproces og/eller organisationstilpasning er der nødvendigvis mange valg der skal tages. Den enkelte medarbejder vil uvægerligt opleve det som indgribende at blive varslet væsentlige ændringer, og måske endda afsked, uanset om pågældende er den eneste eller blandt flere, der er omfattet af ændringerne. Slagelse Kommune ønsker derfor, at der er gennemskuelige principper for forandringsprocesser og organisationstilpasninger for alle medarbejdere, og at tydeliggøre, hvad der gælder i forandringsprocesser og organisationstilpasninger, uanset om der er tale om store eller mindre forandringsprocesser. De personalepolitiske principper sætter endvidere fokus på et godt samarbejde mellem lederne og medarbejderne, herunder at samarbejdet i MED-organisationen er bærende for forandringsprocessen, ligesom at relevante interessenter, f.eks. tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og de faglige organisationer inddrages i processerne på rette tid og sted, med det formål, at forandringer gennemføres ordentligt og med omtanke. Inddragelsen synliggøres i tids og handleplaner, og Bilag 1 beskriver udkast til den overordnede procesplan, som Hovedudvalget drøfter den 12. oktober 2010. Processen vedrører specifikt konsekvenser af budget 2011. Kontaktpersoner i HR/Personalecentret fremgår af Bilag 2. 2. Personalepolitiske principper Hovedudvalget i Slagelse Kommune har ved møder 3. marts 2010/1. sept. 2010 godkendt personalepolitiske retningslinjer for håndtering af omlægninger/rationaliseringer. Retningslinjerne beskriver de overordnede processer, med særligt fokus på MED organisationens og den enkelte leders ansvar. Retningslinjerne kan ses i Bilag 3. Retningslinjerne er gældende ved alle forandringsprocesser, men i denne guide er de koblet til budget 2011. Principperne dækker medarbejdere, der bliver omfattet af ændringer på grund af kommunens forhold som arbejdsgiver, uanset størrelse eller anledning, og som på grund af processen oplever en væsentlig ændring af de ansættelsesvilkår (herunder afsked), som pågældende er omfattet af forud for ændringen. Denne guide skal understøtte lederne i brug af retningslinjerne og indeholder uddybning af områder, der skal have særligt fokus, samt tjeklister og skabeloner til brug for processerne. 3. Kommunikation Det er ledernes ansvar at sørge for, at alle relevante medarbejdergrupper inddrages i ændringen. Det er derfor ledelsen, der har det overordnede ansvar for at sørge for rammerne for god kommunikation samt videregivelse af relevant information. Men medarbejderne har også et ansvar for at være aktivt deltagende og for at søge information og videregive relevant information. Den direkte dialog mellem leder og medarbejder er vigtig for en god proces og vægtes højt. Andre eksempler på tiltag, der kan bidrage til god kommunikation og et højt informationsniveau er dialogmøder, referater, nyhedsbreve, fælles intranet mv. Det er næsten umuligt at overvurdere behovet for intern kommunikation. Grundig information sender et vigtigt signal om, at man værdsætter og anerkender medarbejderne og medvirker til at undgå utryghed og rygter. Side 2
En god regel er, at medarbejderne i videst muligt omfang skal vide, hvad lederen ved. Information kan også være, at der ikke er ny information, beslutninger mv. Et fælles vidensniveau er med til at skabe tryghed i forhold til den forestående proces. Tidspunktet for og omfanget af informationen skal opfylde MED-aftalens bestemmelser. Informationerne gives rettidigt, samtidigt, og differentieres i forhold til, hvor man er i processen og i forhold til de forskellige grupper, afhængigt af i hvor høj grad grupperne bliver berørt af forandringerne. Det skal også sikres, at medarbejdere på orlov, medarbejdere på barsel og langtidssygdom mv. modtager den fornødne information. I nogle overenskomster og love er der bestemmelser om information, drøftelse mellem parterne og forhandling. Om de finder anvendelse afklares i den konkrete situation. 4. Kriterier for uansøgt afsked Kriterier for uansøgt afsked skal drøftes i MED organisationen. Hovedudvalget drøfter kriterier den 12. okt. 2010. Bilag 4 er referat fra Hovedudvalgets drøftelse. Kriterier for afsked skal drøftes på alle niveauer og tage afsæt i Hovedudvalgets drøftelse, men tilpasses så lokalt som muligt. Lederen træffer beslutning om hvem der skal udpeges til afskedigelse, med udgangspunkt i de kriterier som drøftes i MED-udvalgene. Kriterierne skal være saglige og relevante og leve op til gældende lovgivning og aftaler. Der er alene tale om en drøftelse af kriterier og ikke af konkrete medarbejdere. Saglige kriterier vil være forhold omkring: Faglige kvalifikationer Bortfald af opgaver Personlige kvalifikationer og sociale kvalifikationer Opgavevaretagelse Samt andre relevante forhold Den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning forbyder, at man forskelsbehandler på grund af fx køn, etnisk oprindelse og lignende, hvilket der skal være opmærksomhed på ved udvælgelse af medarbejdere til afsked. Der må ikke lægges vægt på alder eller på sociale forhold, såsom at en medarbejder efter ledelsens vurdering bedre kan tåle en afsked end en anden, idet vedkommende har alternativt forsørgelsesgrundlag (mulighed for efterløn, etc.) En række medarbejdere er beskyttet, således at de alene kan afskediges såfremt der foreligger tvingende årsager det drejer sig om tillidsrepræsentanter og suppleanter, medarbejderrepræsentanter og suppleanter samt arbejdsmiljørepræsentanter (men ikke deres suppleanter). Herudover er gravide eller medarbejdere på barsel beskyttet frem til det tidspunkt, de vender tilbage fra orlov. For medarbejdere med udskudt orlov gælder beskyttelsen fra det tidspunkt, hvor de varsler at de vil udnytte orloven (varslingsfristen er 16 uger) og frem til den udskudte orlov er afviklet. 5. Møder i MED-organisationen Dette afsnit indeholder gode råd for forberedelse af møder i MED-organisationen. Der er endvidere følgende bilag: Vejledning til centerchefer Tjekliste til dagsorden til sektorudvalg Bilag 5 Vejledning til virksomhedsledere Tjekliste til dagsorden til øvrige MED-udvalg Bilag 6 Vejledning for virksomhedsledere Skabelon for tids- og handleplan Bilag 7 Side 3
Følgende punkter drøftes i Sektorudvalg og Lokalt MED-udvalg/Personalemøder med MEDstatus: 1. Gennemgang af konsekvenser (se pkt. 5.1) 2. Gennemgang af oplæg til tids- og handleplaner (se pkt. 5.2) 3. Drøftelse af lokale kriterier (se pkt. 5.3) På øvrige personalemøder skal gennemgås: 1. Baggrund 2. Tids- og handleplaner 3. Kriterier for udvælgelse 4. Afsøgningsfasen 5.1 Gennemgang af konsekvenser Det fremgår af MED-aftalens 5 stk. 5, at det påhviler ledelsen, at a. informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i virksomhedens aktiviteter og økonomiske situation, b. informere og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i virksomheden/centret/staben samt om alle planlagte, forventede foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet, c. informere og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. Endvidere fremgår det af Lov om varsling 6 stk., at arbejdsgiver skal meddele lønmodtagere om årsagerne til påtænkte afskedigelser: Antallet af lønmodtager, som påtænkes afskediget samt stillingskategorier og tidsrum Antallet af lønmodtagere og kategorier, som normalt beskæftiges Hvilke kriterier der påtænkes anvendt ved udvælgelse af lønmodtagere Hvorvidt der blandt de lønmodtagere, som påtænkes afskediget er lønmodtagere, som har adgang til fratrædelsesgodtgørelse Selvom Lov om varsling.. ikke er aktuelt, kan det være hensigtsmæssigt at redegøre skriftligt for nogle af de nævnte punkter og for alle, hvis det vurderes, at det vil være aktuelt for det enkelte sektorudvalg. Punktet bør derfor indeholde en skriftlig gennemgang af konsekvenserne for det enkelte sektorområde/med-område: Årsagerne budgettet for det kommende år Hvad det betyder i forhold til beskæftigelsen fremover Hvis lov om varsling træder i kraft hvad betyder det? Håndtering af processen 5.2 Gennemgang af oplæg til tids- og handleplaner Nedenstående fremhæver de enkelte niveauers opgave i forhold til tids og handleplan. SEKTORUDVALGENE: Sikrer koordinering ved personalereduktioner af et sådan omfang, at varslingsreglerne træder i kraft. I disse tilfælde skal tids- og handleplan forelægges sektorudvalget til drøftelse. For sektorudvalgenes vedkommende afhænger drøftelsen af, hvorvidt det vurderes, at Lov om varsling træder i kraft Hvis Lov om varsling træder i kraft, skal sektorudvalget: Drøfte den overordnede tids- og handleplan for hele sektorområdet omkring varsling, forhandling mv. Side 4
Hvis Lov om varsling ikke træder i kraft, skal sektorudvalget formelt set ikke drøfte tids- og handleplanen, men det er hensigtsmæssigt, at formanden forelægger en overordnet tids- og handleplan for hele området. PERSONALEMØDER MED MED-STATUS/LOKALUDVALG MED MED-STATUS/KOORDINATIONS- UDVALG: Når der forventes personalemæssige konsekvenser, skal Personalemøde med MEDstatus/lokal-udvalg med MED-status/koordinationsudvalg involveres i processen for udmøntning/implementering forud for udarbejdelse af tids- og handleplan. Punktet bør derfor indeholde: Aktører og opgaver i en tids- og handleplan herunder tidshorisont bundne vilkår evt. et oplæg med markering af, hvor der er mulighed for indflydelse afklaringsfasen Det fremgår specifikt af Personalepolitisk retningslinje for håndtering af omlægninger/rationaliseringer at disse udvalg skal involveres i processen for udmøntning/- implementering forud for udarbejdelse af tids- og handleplan. PERSONALEANSVARLIG LEDERS OPGAVER/ANSVAR: umiddelbart efter at beslutningen er taget, tager den personaleansvarlige leder initiativ til at tids- og handleplanen drøftes ved Personalemøde med MED-status/Lokaludvalg med MED-status/Koordinationsudvalg 5.3 Drøftelse af lokale kriterier Punktet bør beskrive rammerne for drøftelse af lokale kriterier. Ved evt. kriterier drøftet af et overordnet udvalg skal disse medinddrages. Forslag til dagsordenstekst: - se endvidere Bilag 5 og Bilag 6 Som følge af budgettet for 2011 er der behov for at afskedige medarbejdere. MED-udvalget skal i den forbindelse drøfte lokale kriterier. De lokale kriterier tager udgangspunkt i Hovedudvalgets beslutning om kriterier. Kriterierne skal være saglige og relevante og leve op til gældende lovgivning og aftaler. Der er alene tale om en drøftelse af kriterier og ikke af konkrete medarbejdere. Saglige kriterier vil være forhold omkring: Faglige kvalifikationer Bortfald af opgaver Personlige kvalifikationer og sociale kvalifikationer Opgavevaretagelse Samt andre relevante forhold 6. Tryghedsskabende tiltag De personalepolitiske principper indeholder flere elementer, der skal medvirke til at skabe så tryg en forandringsproces som vel muligt. Omfanget af forandringen vil bestemme hvilken lovgivning og overenskomstbestemmelser der finder anvendelse, hvor der kan være tale om egentlige rettigheder, og nogle muligheder der kan anvendes efter konkret vurdering. Det er meget vigtigt, at lederne umiddelbart efter budgettets konsekvenser er kendt, vurderer muligheder for omplacering af medarbejdere for at reducere omfanget af uansøgte afskedigelser. Side 5
I dette afsnit uddybes nogle af de tiltag og regelsæt, der er aktuelle for den personalepolitiske proces, der er affødt af budget 2011. 6.1 Omplacering baseret på frivillighed Slagelse Kommune har besluttet, at omplacering som følge af personalereduktioner baseres på frivillighed igennem hele forløbet. Det ligger som en naturlig følge af Hovedudvalgets drøftelser, at medarbejdere der berøres af personalereduktioner behandles ens uanset om de er i partshøringsperiode eller der er givet endelig meddelelse om afsked. Dette betyder i praksis at opsagte overenskomstansatte medarbejdere skal tilbydes tilslutning til den interne Jobbank, men at de ikke er forpligtet til at acceptere mulige omplaceringer heller ikke i partshøringsperioden. De bibeholder således deres løn i opsigelsesperioden, selvom de afslår en mulig omplacering. Det følger af tjenestemandsregulativet, at tjenestemænd er forpligtet til at tåle omplacering til anden stilling så længe denne vurderes som passende. Såfremt en tjenestemand afskediges som følge af stillingsnedlæggelse, hvor der ikke er mulighed for omplacering til passende stilling udløser dette 3 års rådighedsløn. 6.2 Alternativer til uansøgt afsked Såfremt en virksomhed står overfor mulige personalereduktioner indgår afsøgningen af mulige omplaceringer som en integreret del af processen for personalereduktioner. En sådan omplacering kan være indenfor overenskomstområdet, hvor det allerede er kendt, at der vil blive vakante stillinger eller en medarbejders ønske om at indgå en fratrædelsesaftale indenfor seniorpolitikkens rammer, m.v. HR/Personalecentret skal involveres i alle konkrete aftaler. I forbindelse med forandringsprocesser og/eller reduktioner, kan der blive stillet spørgsmål til mulighed for at indgå fratrædelsesaftaler. Det vil normalt ske, som en del af en evt. forhandling, efter at der er indledt en konkret afskedssag. Lederne skal være opmærksomme på, at medarbejderne også kan henvende sig med henblik på indgåelse af frivillig fratrædelsesaftale, før der er prikket. Vedrørende frivillige fratrædelsesordninger er det vigtigt, at disse alene iværksættes på medarbejderens initiativ. I Slagelse Kommune er der ikke indgået kollektive aftaler om gunstigere fratrædelsesvilkår end de almindelige opsigelsesvarsler. Inden for aftalesystemets rammer kan den personaleansvarlige leder indgå individuelle fratrædelsesaftaler med medarbejderne. Den enkelte virksomhed/arbejdsplads skal selv afholde udgifter til fratrædelsesaftaler inden for det eksisterende budget. Driftsmæssige forhold kan i særlige tilfælde begrunde en individuel fratrædelsesaftale. HR/Personalecentret kan vejlede i de konkrete sager. Senioraftaler Der kan inden for "Rammeaftale om seniorpolitik" indgås individuelle aftaler om særlige vilkår primært vedrørende nedsat arbejdstid og fratrædelse for ældre medarbejdere. Der er ikke tale om en rettighed eller et tilbud til alle medarbejdere. Men det kan være en mulighed for ledelsen at tilbyde en medarbejder en senioraftale som alternativ til afskedigelse. Senioraftaler forudsætter at medarbejderen opfylder nogle alders- og anciennitetskrav, der varierer i forhold til de økonomiske vilkår i ordningen. Endvidere er der forskellige muligheder for tjenestemænd, tjenestemandsansatte lærere i lukket gruppe og overenskomstansatte. Den enkelte virksomhed/arbejdsplads skal selv afholde alle udgifter til senioraftaler inden for det eksisterende budget. Afklaringsperioden Aktuelle omplaceringsmuligheder skal indgå som en del af MED-udvalgets drøftelser under punktet om alternativer til uansøgt afsked. Det kan være en viden om en medarbejder, der Side 6
allerede har meddelt ønske om at gå på efterløn, nye opgaver, der betyder behov for en medarbejder mere indenfor et område eller lignende. Der indarbejdes derfor en afklaringsperiode efter MED-udvalgets drøftelse og efter afholdelse af informationsmøde til medarbejderne. I disse dage kan medarbejderne dels afsøge omplaceringsmuligheder via den interne Jobbank ligesom de kan blive rådgivet individuelt af HR/Personalecentret og af deres faglige organisation om, hvilke individuelle muligheder der måtte være til stede. Her tænkes på overgang til efterløn, timetals reduktioner mv. Se invitation fra HR/Personalecentret i Bilag 8 Hvis en medarbejder er interesseret i at indgå en frivillig aftale, skal pågældende give besked til egen leder, inden den 28. oktober 2010 kl. 12.00. Hvis en medarbejder er interesseret i omplacering, er virksomhedsledere med ledige stillinger forpligtet til at tage omplaceringssamtaler så hurtigt som muligt. MED-udvalget og medarbejderne orienteres efterfølgende om resultatet af afsøgningen af frivillige omplaceringsmuligheder samt om status for eventuelt tilbageværende reduktionsbehov. Denne orientering kan være skriftlig. Herefter sættes evt. personalereduktionsproces i gang i henhold til aftalte retningslinjer og MED-udvalgets drøftelser. 6.3 Kontrolleret ansættelsesstop den interne Jobbank Alle ledige stillinger søges som udgangspunkt besat via omplacering baseret på intern Jobbank. Dog kan Direktionen beslutte at undtage konkrete stillingskategorier; dette omfatter særlige specialiststillinger, hvor der ikke vurderes at være medarbejdere med de rette kompetencer i Jobbank eller lederstillinger. Såfremt omplacering via Jobbank ikke er mulig indenfor 7 interne opslagsdage, kan stillingen tillige opslås eksternt. Såfremt der efter det eksterne stillingsopslag kommer ansøgninger fra medarbejdere, der er blevet omfattet af intern Jobbank efter udløbet af de 7 interne opslagsdage, skal mulig omplacering for disse afsøges forinden der afholdes ansøgningssamtaler med øvrige ansøgere. Medarbejdere, der er opsagt, har tjenestefri med løn til at søge andet arbejde herunder deltage i Jobbank-samtaler. Jobbank administreres af Jura & Forhandling i HR/Personalecentret. Den administrative procedure er beskrevet i Bilag 9. 6.4 Omplacering via Jobbank - saglighedsvurdering Når en medarbejder søger om omplacering til en ledig stilling via Jobbank, skal der ske en vurdering af, hvorvidt omplacering er mulig. Dette gøres ved en omplaceringssamtale mellem medarbejderen og den personaleansvarlige leder i den virksomhed, der har ledige stillinger. Udgangspunktet er, at omplacering skal ske, med mindre der er saglige årsager, der taler herimod. Det er HR/Personalecentret, der foretager saglighedsvurderingen på baggrund af materiale fra den personaleansvarlige leder på den virksomhed, der har ledige stillinger. Vurderingen foretages på baggrund af referat fra omplaceringssamtalen, samt indstilling fra lederen. Såfremt der er en saglig årsag til at omplacering ikke er mulig, meddeler HR/Personalecentret dette til medarbejderen. Lederen må først indkalde øvrige ansøgere uden for Jobbank til ansættelsessamtaler efter at saglighedsvurdering foreligger fra HR/Personalecentret, og HR/Personalecentret har meddelt afslag til medarbejdere, der har ansøgt om omplacering til stillingen. Side 7
Hvis der aftales omplacering, kan der blive rejst spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, hvor der vil være en individuel vurdering, men som udgangspunkt så vil der ikke blive etableret prøvetid ved overflytning til det nye område. Tilsvarende vil opsigelses- og jubilæumsanciennitet blive bevaret ved overflytning, ligesom feriepenge følger medarbejderen. Der kan være forhold, særligt omkring løn og pension, hvor der kræves særlig aftale mellem Slagelse Kommune og de faglige organisationer. Eller der kan være mere individuelle aftalte rettigheder, der skal tages højde for i forhold til processen. Hvis der er mulighed for en omplacering af en medarbejder via Jobbank f.eks. fra 37 timer i en virksomhed til 30 timer i en anden, vil der være en løndifference i medarbejderens varslede opsigelsesperiode. Direktionen har besluttet, at det er den modtagende virksomhed, der betaler de 30 timer, medens den afgivende virksomhed betaler 7 timer. Denne aftale løber i medarbejderens opsigelsesperiode. 7. Gode råd til den personlige samtale Det er svært at gennemføre den personlige samtale, hvor du skal fortælle din medarbejder, at det altså er ham/hende du påtænker at indlede afskedigelse af. Det er meget vigtigt at holde fast i, at begrundelsen er budgettilpasninger, og at der er tilfredshed med medarbejderen. Skabelon til indkaldelse til samtale findes i Bilag 10. Skabelon til referat fra samtale findes i Bilag 11. Nedenfor er der en række gode råd, der kan hjælpe ved forberedelsen af samtalen. Før samtalen Hovedbegrundelsen er besparelser men hvis medarbejderen ønsker det, skal nærmere begrundelse gives forbered derfor også: - Individuel begrundelse skrevet ned og tjekket af med din personalekonsulent - Den begrundelse du giver må IKKE være en kritik af medarbejderens arbejdsindsats eller andet. - Læg vægt på de væsentligste, formelle begrundelser - Gennemgå disse, punkt for punkt - Forberedelse af indledning (de første 10 sekunder...) Selve samtalen - Meget kort indledning - Meddel beslutningen og begrundelsen præcist og grundigt - hovedbegrundelsen er besparelser - Gennemgå argumenterne for hvorfor det netop er vedkommende hvis det ønskes - og husk at der ikke er tale om kritik af medarbejderen - Hvis medarbejderen argumenterer: Lyt! - Medarbejderens bemærkninger tilføres referat - Gentag om nødvendigt beslutningen og begrundelsen uden selv at komme i affekt - Husk der er alene tale om en orienteringssamtale, og der må ikke indledes forhandlinger - Afslut samtalen med at understrege at der ikke er tale om utilfredshed med medarbejderen, men at det alene er økonomiske årsager der ligger bag beslutningen om at indlede afskedigelse. Afslutning - Underskriv referat - Tilbud om hjælpefunktioner - Information til andre kollegerne vil få besked når endelig meddelelse om afsked er sendt Side 8
- Sikre sig at der er nogen der kan tage sig af vedkommende - Tilbud om uddybning af samtalen 8. Tilbud til afskedigede medarbejdere Hovedudvalget har besluttet en række personalepolitiske tilbud til de medarbejdere, der afskediges. HR/Personalecentret indbyder afskedigede medarbejdere, til tre temamøder. Temamøderne omhandler blandt andet: De reaktionsmønstre man oplever, når man bliver afskediget Hjælp og redskaber til at afklare egne kompetencer og ønsker til fremtidigt job Gode råd til jobsøgning mv. Der indbydes løbende til temamøderne. 9. Arbejdsmiljø Når en arbejdsplads rammes af nødvendigheden af at måtte afskedige medarbejdere, har det stor indflydelse på arbejdsmiljøet. Det er svært at vide, at kolleger er afskediget. Det rammer følelsesmæssigt, og kan også give utryghed i forhold til eget fremtidige opgavesæt. Den personaleansvarlige leder har sammen med tillids og arbejdsmiljørepræsentanten et særligt ansvar for at have fokus på dette. Fokus skal være på arbejdsmiljøet i såvel selve afskedigelsesprocessen i forhold til de afskedigede medarbejdere og de tilbageværende medarbejdere, som på den tid, der følger efter afskedigelserne. Der kan være behov for støtte og hjælp individuelt i forhold til medarbejdere og der kan også være brug for støtte til den samlede personalegruppe. Arbejdsmiljøkonsulenterne kan kontaktes, hvis der er behov for hjælp til at afklare, hvordan der kan støttes op om arbejdsmiljøet på den enkelte arbejdsplads. Dette kan foregå telefonisk eller ved et møde. Ved behov for individuel psykolog-hjælp til ledere eller medarbejdere, er der mulighed for at benytte Falck Healthcare aftalen. Ledere med personaleansvar kan opstarte forløb for deres medarbejdere ved at kontakte Falck Healthcare på tlf. 70 10 20 12. Hvis der er spørgsmål til aftalen kan trivsels- og arbejdsmiljøkonsulent Vibeke Andersen kontaktes. Torsdag den 4. november 2010, kl. 13-15.30 afholdes der temamøde for ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter på Slagelse Bibliotek. Her sætter organisationspsykolog Peter Stokholm fokus på det psykiske arbejdsmiljø ved afskedigelser. Emnerne vil bl.a. være respektfulde afskedigelser, reaktioner hos de afskedigede, reaktioner hos de tilbageværende, udfordringer og dilemmaer i afskedigelsesprocesser, samt roller og opgaver i forhold til det psykiske arbejdsmiljø. Se invitation fra HR/Personalecentret i Bilag 12. Tilmelding kan ske til Lena Weber Larsen, HR/Personalecentret, lenal@slagelse.dk 10. Lov om varsling I henhold til varslingsloven træder nogle særlige procedureregler i kraft såfremt en virksomhed af en vis størrelse påtænker at afskedige et givet antal ansatte indenfor 30 rullende dage. I så fald skal der dels forhandles med medarbejderne, ligesom der skal ske varsling af det regionale beskæftigelsesråd. Side 9
Slagelse Kommune opgør virksomhedsbegrebet således, at administrationen (konto 6) udgør én virksomhed. De øvrige centerområder med underliggende virksomheder udgør hver for sig én virksomhed. For administrationsområdet er det Direktionen der er ansvarlig for at varslingslovens regler overholdes, ligesom centercheferne er ansvarlige for deres respektive centerområder. Det er Direktionen/centercheferne der afgør hvorvidt der skal ske varsling. HR/Personalecentret varetager kontakten til det regionale beskæftigelsesråd. Af vedlagte Bilag 13 fremgår en oversigt, hvornår varslingsloven træder i kraft indenfor de enkelte virksomheder = centrene. Hvis varslingsloven træder i kraft beskrives processen nærmere i Bilag 14. For at sikre overholdelse af varslingslovens regler, er der behov for overordnet koordinering indenfor henholdsvis administrationen og de enkelte centerområder med underliggende virksomheder. Koordineringsansvaret omfatter bl.a.: Klarlæggelse af det præcise omfang af eventuelle personalereduktioner indenfor centrets område, herunder også mulige omplaceringer, således at der er overblik over, hvorvidt varslingsloven vil være relevant. Koordinering og godkendelse af igangsættelse af personalereduktionsprocesser på de enkelte underliggende virksomheder Beslutning om iværksættelse af varsling mv. For at sikre koordineringen har Direktionen besluttet, at hvert center er ansvarligt for at koordinere personalereduktioner indenfor eget centerområde. Dette betyder, at centerchefen er ansvarlig for at klarlægge omfanget af eventuelle personalereduktioner indenfor centrets område, således at der er overblik over hvorvidt varslingsloven vil være relevant. Centerchefen vil således også koordinere og godkende igangsættelse af personalereduktionsprocesser på de enkelte underliggende virksomheder og beslutte, hvorvidt der skal ske varsling. For administrationens område, vil Direktionen træffe disse beslutninger. HR/Personalecentret bistår med vejledning og sparring igennem hele processen. Endvidere bistår HR/Personalecentret konkret med optælling af centres medarbejdere samt udformning af meddelelser og kontakt til det regionale beskæftigelsesråd. Såfremt der sker varsling, vil de forhandlinger der skal føres i henhold til varslingsloven blive placeret i de enkelte sektorudvalg for centerområderne. Der er ikke etableret et MED-organ for den samlede administration. Forhandlingen her vil derfor blive ført med de respektive tillidsrepræsentanter og/eller fællestillidsrepræsentanter. For at sikre, at alle faggrupper er ligestillede, vil de relevante faglige organisationer blive inviteret til at deltage i forhandlingerne og bistå deres tillidsrepræsentanter/fællestillidsrepræsentanter. Side 10