-118- VARDE BOLIG ADMINISTRATION REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE Torsdag, den 20. august 2015, kl. 16.30 på Ortenvej 53, 6800 Varde. Varde, den 20. august 2015 Indkaldt til mødet: Bestyrelsen: Formand Aage Meldgaard, næstformand Irma Sørensen, Mogens Dam, Hans Vermehren, Anders Linde, Alice Christensen og Henrik Bendtson samt teknisk chef Jan Brix og direktør Heidi Nielsen. Afbud fra: Irma Sørensen. Formanden bød velkommen til første møde efter sommerferien. 1. Godkendelse af referater fra den 22.04.2015. Begge referater blev godkendt. 2. Orientering fra formanden. Orientering fra Borgmestermøde og formands-/forretningsførermøde i Esbjerg Kommune. 3. Orientering fra direktøren. Selskabets økonomi. Pendleraftale og hensigtserklæring fra Kolding kommune er underskrevet. Advokat Vogel og Gammelby orienterer om opsplitning af ejerskab. Prioriteringsliste over nybyggeri ønsker fra Varde Kommune (har været udsendt pr. mail). Danske Bank orienterer om negativ rentesats for beløb over kr. 10 mio. på kassekredit. Vurderinger for BSF foretaget 18.06.2015. Omlægning af lån i administrationsbygning blev 3% lån, da kursen her var noget bedre. Der er nye regler om digitale afdelingsmøder på vej. Orientering fra strategimøde mellem Esbjerg Kommune og boligforeningerne samt høringssvar på Esbjerg Byplan 100 udviklingsprojekter. Scandic i Kolding er bestilt til årets arbejds-weekend. Renovering administrationsbygning (mail udsendt 7. maj). Heidi Nielsen oplyste saldo på k.k. samt gav en kort orientering om obligationsbeholdningen.
Ny server, elektronisk syns program m.m. (mail udsendt 7. maj). Møde afholdt på Campus Varde ang. ungdomsboliger. LBF har godkendt skema C for 91 renovering Møllegården, Outrup. -119- Varde Kommune har også godkendt skema C. Lister over afdelingsmøder er udsendt. Orientering om personalesituationen. Orientering blev givet og det blev oplyst, at 2 af lokalinspektørerne begynder at tage afdelingsmøder selv. Vi stopper med at udlevere vin ved fraflytninger, da det mange gange virker akavet. 4. Dispositionsfond. Oversigt vedhæftet. Korrektion til godkendelse af lån til sammenbyggede/ ombyggede boliger. Det er alene, når der er negativ mellemregning. Bestyrelsen godkendte. 5. Egen trækningsret. Oversigt vedhæftet. Bestyrelsen godkendte. 6. Renoveringsopgaver i Varde Bolig Administration. Følgende sager til godkendelse der er enten søgt om egen trækningsret eller huslejestigning i disse sager: Afdeling: 0127, Seminarievej, Ribe - kloakseparering pålæg fra Esbjerg Kommune. 0406, Ringkøbingvej, Varde - udskiftning gavlvinduer. Kontrakter til underskrift: Kontrakter, der er underskrevet siden sidste møde: 1. Adm.bygning udskiftning vinduer, kr. 108.375. 2. 0127, Seminarievej, Ribe udskiftning af sokkelpuds m.m., kr. 110.356,25. 3. 0169, Uranusvej, Alslev - udskiftning af tag, kr. 1.421.875 samt rådgiveraftale kr. 154.308,98. 4. 0401, Ortenvej 55, Varde udskiftning af vinduer, kr. 123.263. 5. 0415, Østergade, Varde om muring af restende gamle bygninger, kr. 146.750. 6. 0416, Ortenvej 53 A-I, Varde udskiftning terrassedøre, kr. 90.000. Bestyrelsen godkendte de nævnte renoveringsopgaver, og dermed også evt. huslejestigninger. Entreprisekontrakt 0127 blev underskrevet. Blev underskrevet: 0139, Bolkærvej, Nr. Nebel - belægning indkørsler og indgange. 0601, Hornelund brugsvandsinstallation. 7. Huslejereguleringer i tomme lejemål. Nedsættelser til en del af boligerne i afdeling 0108, 0111, 0112, 0128 (dækkes af dispositionsfond) til godkendelse. Bestyrelsen godkendte nedsættelser i de nævnte afdelinger. 8. Opførelse af 2 boliger på Kongeåvej 3 og 5 Vamdrup. Afventer Kolding Kommune.
9. Afd. 0128, Allégade, Agerbæk Skema C er godkendt af Varde Kommune og LBF med en merudgift på ca. kr. 393.700 i forhold til skema B. Bestyrelsen godkende. -120- Bestyrelsen godkendte skema C. 10. Afd. 0156, Storegade 3 og 10, Krogager - Billund Kommune og LBF har godkendt skema A og sagen er sendt til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter 25.06.2015. Afventer svar der fra. Bestyrelsen og afdelingsmødet skal godkende skema A Bestyrelsen godkendte skema A. 11. Afd. 0426, Waldemarsgade, Ølgod Indflytning skete pr. 01.06.2015. 4 boliger mangler stadig, at blive lejet ud. Skema C er sendt til revision med en overskridelse pt. på ca. kr. 1.488.900. Overskridelse skyldes stort set merudgifter på genhusning, som udgør ca. kr. 1.437.000. Der er stadig 4 boliger, der ikke p.t. er udlejet. Jan Brix orienterer. 12. Afd. 0601, Kirkebyvej, Billum, Mågevej, Janderup og Rolighedsvej, Horne ansøgning om støtte fra LBF til fremtidssikring/ Kirkebyvej, Billum: Mågevej, Janderup: Rolighedsvej, Horne: Sammenbyggede er: 5 og 7 samt 9 og 11. Ombygning/sammenbygning af 2 boliger i Bredgade 50, Alslev (bag Thueslund) til godkendelse. 13. Afd. 0603, Bredgade, Alslev (Thueslund) Jan Brix orienterer. 14. Afd. 0106, Storegade 1, Hotel Tistrup. Sagen er nu klar til afdelingsmøde. Bestyrelsen godkende skema A tal. 15. Afd. 0406, Ringkøbingvej 4-10, Varde. Økonomi afventer LBF. Bestyrelsen godkendte, at vi sammenbygger 2 boliger til en og at vi sammenbygger de øvrige, når lejelighed byder sig. Der var rigtig mange til åbent hus arrangement og der var generel stor positiv interesse for de nye boliger. Bestyrelsen godkendte skema A tal og kommende huslejer. Afventer afdelingsmøde og evt. kommunens godkendelse. 16. Afd. 0415, Vestervold 1, Varde. Økonomi afventer LBF. 17. Afd. 0120, Buen (blokkene), Vamdrup. Der er fremsendt ansøgning til LBF om 91 renovering.
18. Afd. 0401, Gl. Kongsgaard, Varde. Der arbejdes på en ansøgning til LBF om 91 renovering. Orientering om svar fra Varde Kommune. -121-19. Opførelse af boliger i Storegade 44+46, Varde. Ingeniørgruppen Varde er valgt til totalrådgiver, og der arbejdes på beskrivelser m.m. så der bliver klar til licitation i efteråret. Plantegninger fremvises. Heidi Nielsen orienterede fra sagen og vi afventer udbudsmateriale og licitation. Der laves indbudt licitation i fagentreprise. 20. Tilbud om køb af jord i Tjæreborg. Intet nyt afventer svar fra Esbjerg Kommune. 21. Orientering fra tekniske chef. Orientering fra afdelingerne. Orientering om rammeudbud på totalrådgiver. Orientering fra møde med Willis om forlængelse af periode med Alka. Orientering fra eftersynsrapport fra BSF på 91 renovering for Møllegården, Outrup samt udskiftning af tage på Bolkærvej, Nr. Nebel. Orientering om oplysning til Sikkerhedsstyrelsen om, hvor vi har trinette køkkener. Orientering om drift og vedligeholdelsesplaner/ afdelingsgennemgange. 22. Orientering fra Boulevard Bebyggelserne og Trivselshuset. Fredags information er løbende udsendt til bestyrelsen. Orientering om beboerråd i den kommende helhedsplan. 23. Efterretninger. Afskrevne sager: Følgende sager er afskrevet (under kr. 3.000 og dødsboer): 99 0112 0109 05, kr. 24.232,88, boudlæg. 99 0112 8805 01, kr. 89.657,37, boudlæg. 99 0176 0102 02, kr. 71.440,86, boudlæg. 99 0406 7137 10, kr. 40.588,19, boudlæg. 99 0410 0239 01, kr. 24.856,78, boudlæg. 99 0417 0530 02, kr. 20.162,35, boudlæg. 99 0602 1803 02, kr. 26.352,28, boudlæg. Bestyrelsen godkendte samtlige de nævnte sager samt denne: 99 0105 0102 17, kr. 63.307,69. Følgende afskrivninger til godkendelse (over kr. 3.000): 99 0104 8004 12, kr. 8.979,84, ingen ny adresse i Ukraine. 99 0412 0406 06, kr. 45.108,71, flyttet til Tyrkiet og død dernede. 99 0415 0461 11, kr. 18.688,75. Der er indgået penge på følgende tidligere afskrevne: Der har p.t. i 2015 været 2 udsættelser mod 1 i 2014.
Ledige boliger: 01.12.2014: 6 familie, 0 ældre og 0 ungdoms = 6 boliger. 01.01.2015: 3 familie, 0 ældre og 0 ungdoms = 3 boliger. 01.02.2015: 4 familie, 0 ældre og 1 ungdoms = 5 boliger. 01.03.2015: 5 familie, 0 ældre og 1 ungdoms = 6 boliger. 01.04.2015: 7 familie, 0 ældre og 2 ungdoms = 9 boliger. 01.05.2015: 6 familie, 0 ældre og 2 ungdoms = 8 boliger. 01.06.2015: 13 familie, 0 ældre og 3 ungdoms = 16 boliger. (7 familie er 0426) 01.07.2015: 9 familie, 0 ældre og 3 ungdoms = 12 boliger. (4 heraf er 0426) -122-01.08.2015: 9 familie, 0 ældre og 2 ungdoms = 11 boliger (4 heraf er 0426). 24. Lukket punkt. Intet. Intet at berette. 25. Efterretninger. Forslag til lokalplan nr. 12-010-003, Tjæreborg By vedtaget. Kolding Kommune orienterer om planer for Kongeå-stien. Kommuneplantillæg 17 og lokalplan 25.10L03 er endeligt vedtaget i Varde Kommune. 26. Eventuelt. Fastsættelse af mødedato for næste møde. Henrik Bendtson omtalte skrivelse, som afdelingsbestyrelsen påtænker at sende til Byrådet i Varde, omkring medlemsskab af grundejerforeningen. Skrivelsen sendes fra Varde Bolig Administration på vegne af afdelingsbestyrelsen. Arbejds weekend er aftalt til den 23.+24.10.2015 på Scandic i Kolding. Næste mødedato er aftalt til onsdag den 9. december 2015 kl. 16.00 med efterfølgende repræsentantskabsmøde kl. 18.00. Begge møder afholdes på Hotel Arnbjerg. Formand Aage Meldgaard Referent Heidi Nielsen