Side 1 af 12 Denne dokumentation er særligt henvendt til den eller de personer i Jeres virksomhed, der står for udarbejdelse af data grundlaget til Jeres E-katalog der skal behandles af Licitio BizIsland. Indholdet drejer sig først og fremmest om teknik og formater (syntaks), dog kan enkelte svar komme ind på indholdet af E-katalogerne (semantik). Som udgangspunkt er E-katalogets indhold (semantik) en sag mellem afsender og modtager og er Comcare og Udbudsvagten uvedkommende. Hvis dette dokument ikke har givet dig svar på hvad du søgte er du meget velkommen til at kontakte Comcare support. Comcare kan hjælpe dig med spørgsmål af teknisk karakter. Hvis din henvendelse drejer sig om andet, eller mere end hvad man kan kalde småting, kan Comcare support (efter forudgående aftale herom) fremsende en faktura der dækker den tid som henvendelsen tager at løse. Priser og estimat oplyses ved henvendelsen. STAMDATA er de oplysninger om varen som er fælles for alle kunder. Det vil sige oplysninger som beskriver varen, dens egenskaber, link til bilag, billeder med mere. Dine stamdata bør som minimum repræsentere de fakta som jeres traditionelle papirkatalog indeholder. Se dit elektroniske E-katalog som en mulighed for at skabe endnu større opmærksomhed omkring dit sortiment og brug det aktivt til at promovere din virksomhed som en innovativ og moderne partner som ikke lader sig skræmme af kravet om at sætte strøm på Jeres E-katalog. Jeres virksomhed har måske allerede en hjemmeside med en webshop? Den indeholder måske allerede mange af de data som Jeres kunder efterspørger til deres egen e-handels løsning. Der er knap 80 felter som er den samlede mængde af felter som Licitio BizIsland kan mappe E-kataloger til. Det enkelte system som kunden bruger benytter en delmængde af disse felter, hvorfor det ikke er alle felter som mappes til alle kunder. På Licitio BizIsland kan du med et klik på hvert enkelt feltnavn se, hvilke systemer som enten benytter, eller måske ligefrem har som krav at feltet er udfyldt, selvom det hos andre systemer er frivilligt. På Licitio BizIsland er det muligt at vælge netop de felter som er aktuelle for den enkelte virksomhed. Da der er knap 80 felter at vælge imellem så er det muligt at sortere de felter fra som ikke er relevante for Jeres virksomhed. Felterne er samlet i grupper så rækkefølgen af dem kan være anderledes end den rækkefølge de har format specifikationen. Dette er på baggrund af feedback fra de mange brugere af systemet. Herunder kan du se de mange muligheder som du har med Licitio BizIsland. For at skabe et brugervenligt og overskueligt katalog værktøj har vi lyttet til vores brugere, og gjort det nemt at skabe et virksomhedstilpasset E-katalog værktøj.
Side 2 af 12 Basis felter er dem der som minimum bør være i et hvert E-katalog. Basis felterne alene er, som udgangspunkt, ikke nok for Jeres kunder. Der stilles ikke krav om at de alle er udfyldt, men gør til gengæld at disponenten får nemmere ved at overskue hvilke mængder som de reelt bestiller. Varenummer (Felt 2.1) Obligatorisk Varenummeret skal være unikt og må altså kun optræde én gang i Jeres stamdata. Varenummeret kan bestå af både bogstaver og tal, men bør ikke indeholde specialtegn. Varenummeret er varens nøgle i systemet. Varenavn (Felt 2.2) Obligatorisk Varenavnet bør være kort og sigende for varen. Benyt varenavnet som en teaser for den vare som skal sælges. Undgå brugen af indforståede forkortelser som måske giver god mening i Jeres system, men som kan give disponenten et uklart billede af hvad varenavnet dækker over. Minimum antal enheder ved bestilling (Felt 2.4) Obligatorisk Her angives, i heltal, hvilket antal som salgsenheden sælges i. Det er altså muligt at tvinge disponenten til at foretage et minimums køb, f.eks. 10 enheder af den salgsenhed der er angivet i næste felt. Feltet udfyldes dog oftest med værdien 1. Enhed (Felt 2.3) Obligatorisk Enheden skal udfyldes med den enhedsbetegnelse som varen sælges i. Enhedsbetegnelsen er ikke fritekst og skal derfor være den samme som er angivet i specifikationen for E- kataloget. Enhedsbetegnelsen der anvendes skal være af den godkendte liste over enheds betegnelser. Hvis du alligevel anvender en ikke-godkendt enhedsbetegnelse vil den enten blive afvist af modtager, eller automatisk blive indlæst som standard enhedsbetegnelsen Stk. Det er derfor vigtigt at benytte valide enhedsbetegnelser. Licitio BizIsland har værktøjer til at vise dig hvilke enhedsbetegnelser som ikke er valide. Brug værktøjet til at sikre brugen af valide enhedsbetegnelser. Bestillings interval (Felt 2.5) Det er muligt i nogle systemer at angive et fast interval. Det vil sige at disponenten kan tvinges til at købe et bestemt antal varer af gangen. Hvis værdien angives til 3, så er det ikke muligt at købe f.eks. 5 enheder, men næste step er 6, 9, 12 enheder osv. Logistik bestillingsenhed (Felt 2.7) For at hjælpe disponenten med at bestille varer, så bør indholdet af salgsenheden specificeres. Brugen af feltet er med til at give disponenten tryghed for at de ikke bestiller forkert antal varer og bliver overrasket over at modtage en hel palle varer, når de blot ønskede en kasse med 5 pakker. Feltet skal bruges i sammenhæng med næste felt. Eksempel: Enhedsbetegnelse (felt 2.3): Æske Minimum antal enheder ved bestilling (felt 2.4): 1 Hvis kun obligatoriske felter udfyldes, så vil disponenten kunne se at de minimum skal bestille 1 Æske men kan være i tvivl om hvor meget de modtager hvis de bestiller 12 æsker. Logistik enhedsbetegnelse (felt 2.6): Stk Logistik bestillingsenhed (felt 2.7): 125 Hvis logistik felterne parvis (2.6 + 2.7) udfyldes kan disponenten se at de at de ved køb af 12 Æsker får 1500 Stk af det indhold som salgsenheden indeholder. Logistik enhedsbetegnelse (Felt 2.6) Hvis Logistik bestillingsenhed herover udfyldes, så skal Logistik enhedsbetegnelsen også udfyldes. Enhedsbetegnelsen der anvendes skal være af den godkendte liste over enheds betegnelser.
Side 3 af 12 Anbruds regler er felter der kan anvendes til at fortælle disponentens system at det er tilladt at bryde et kolli der består af flere logistik enheder. Det betyder derfor at både enhedsbetegnelsen og de 2 logistik felter skal udfyldes for at det er muligt at angive tilladte anbrud af kolli. Her har vi tænkt lidt længere frem end der pt. er systemer der understøtter. Tanken er den at det skal være muligt at angive et minimum og maksimum køb for at det er tilladt at bryde et kolli. Dertil også en mulighed for at angive en afgift der tillægges købet hvis kolli brydes. Nytænkning, som på sigt kunne blive interessant at angive. Der er derfor pt. ingen modtagere som afløfter dette felt. Dog er det muligt hos KMD WebBestilling og OPUS, at angive i hvor mange dele en salgsenhed kan brydes. Minimum før anbrud tillades (Felt 2.37 QUARRY_FROM) Her kan angives det minimum antal logistik bestillingsenheder (felt 2.7) som der skal købes før det er tilladt at bryde salgsenheden. Maksimum anbrud tilladt (Felt 2.37 QUARRY_TO) Her kan angives det maksimum antal logistik bestillingsenheder (felt 2.7) som der må købes for at det er tilladt at bryde salgsenheden. Hvis denne udelades, så er der ikke nogen begrænsning for brud på kolli. Anbrudsafgift (Felt 2.37 QUARRY_AD) Her kan angives den pris som det skal koste disponenten at bryde de kolli som varen normalt sælges i som salgsenhed. Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 4 decimaler. Minimum anbruds mængde (Felt 2.37 QUARRY_MIN_QUANTITY) Dette felt kan benyttes i KMD WebBestilling og OPUS til at give disponenten lov til at bryde de kolli som salgsenheden er angivet i. Må kolli ikke brydes, så kan feltet undlades. Eksempel: Minimum anbruds mængden angives til det antal dele som Logistik bestillingsenheden må deles i. Må en pakke med 100 styk deles som disponenten ønsker angives 1 (100 / 1 = 100) Må en pakke med 100 styk kun sælges 25 af gangen angives 4 (100 / 4 = 25)
Side 4 af 12 Varegruppering kan gøres på 2 måder. Virksomhedens egen varegruppe angivelse og den internationale UNSPSC varegruppe nummer inddeling. Disse felter er med til at give din disponent et godt overblik over dit E-katalog og det bør derfor struktureres som det kendes fra Jeres hjemmeside og papirkatalog. Varegruppe (Felt 2.18) Obligatorisk Varegruppen udfyldes med et sigende varegruppe navn der dækker over det varegruppe område som varen befinder sig indenfor. Indeholder kataloget mange varegrupper kan disse med fordel lægges ind som undervaregrupper. For at lave en undervaregruppe så benyttes varegruppe deleren skråstreg. Eksempel: Varenummer 1001 tilføjes varegruppe navnet: Varegruppe niveau 1 Varenummer 1002 tilføjes varegruppe navnet: Varegruppe niveau 1/Varegruppe niveau 2 Varenummer 1003 tilføjes varegruppe navnet: Varegruppe niveau 1/Varegruppe niveau 2/Varegruppe niveau 3 Det er vigtigt at der ved brug af niveau i varegruppenavnene ikke anvendes mellemrum før og efter skråstreg for at bevare korrekt træstruktur i varegruppen. Ligeledes må varegruppe navnet ikke slutte med en skråstreg (hvilket ville betyde en undervaregruppe uden navn) Der kan anvendes op til 5 niveau. Det enkelte niveau navn bør begrænses til 30 karakterer og bør ikke indeholde specialtegn. UNSPSC (Felt 2.19) UNSPSC koder er en international varegruppe kategorisering som flere portaler stiller som et krav at du har udfyldt. Du kan læse mere om UNSPSC på den danske hjemmeside http://www.gs1.dk/unspscdk3 UNSPSC-koden er 8-cifret, opdelt med 2 cifre til segment, 2 cifre til familie, 2 cifre til klasse og 2 cifre til kategori. På den måde får hver varegruppe en unik klassifikationskode. For eksempel er koden for kaffeerstatning 50 20 17 07 kaffedrikke 50 20 17 08 Pulverkaffe 50 20 17 09 osv. Hele ideen med UNSPSC er at gøre det nemt at varegruppe kategorisere sine varer på tværs af landegrænserne. Hvis du benytter 50201709 som UNSPSC ved man med det samme at der er tale om pulverkaffe. I Engelsktalende lande vil man vide at der er tale om Instant coffee. Én og samme side af sagen. På nuværende tidspunkt er den officielle version af UNSPSC v7.0401 den som IT og Telestyrelsen har bekendtgjort skal benyttes til elektroniske E-kataloger. Denne version er delvist oversat til dansk. Selve oversættelses arbejdet foregår på frivillig basis som du kan læse mere om på ovenstående link. Evenex (tidligere gatetrade) har tidligere lavet deres egen oversættelse af UNSPSC og benytter v8.5 (denne version er, trods versionen, ikke nyere end den officielle v7.0401) Licitio BizIsland har et værktøj der kan hjælpe dig med at finde og sætte UNSPSC numre på alle dine varer.
Side 5 af 12 Billeder og links er med til at forbedre dit E-katalog visuelt. Forestil dig at du sidder og handler på en webshop efter nyt digitalt udstyr. Du forventer både at der er billeder af varen, og meget gerne link til producenten og måske et produktark du kan downloade. Det samme forventer disponenterne når de skal sidde og handle på Jeres elektroniske E-katalog. Kataloger uden billeder og links er svære at handle på, da disponenten ikke er sikker på hvad de bestiller. Derfor er gode billeder og links vigtige parametre i indkøbsprocessen. Billedenavn (Felt 2.13) For at gøre billeder tilgængelige for KMD WebBestilling og OPUS, så skal billederne sendes enten per mail, eller brevpost til KMD. Adresse og formater kan du finde under Support af E-katalog til KMD. Hvis du skal levere billeder til Evenex DOIP (det tidligere gatetrade) så skal billedet hostes på en https server. Hvis dette ikke er muligt, så skal billeder også sendes til Evenex. Feltet udfyldes med navnet på billedfilen. Vi anbefaler at navnet på billedet er det samme som varenummeret på varen. Billedet bør ikke fylde mere en 30-40 Kb og være max 280 pixel i bredden. Eksempel: Varenummer 1004 angives med billednavnet 1004.jpg eller 1004.gif Billedelink (Felt 2.14) Udover KMD tillader de andre E-katalog portaler at der linkes til billedet på varen. Benyt med fordel det samme navn på billedet i linket som der benyttes til KMD (og Evenex hvis der ikke hostes fra https server) Der skal linkes til en billedefil. Der må ikke linkes til pdf filer, eller f.eks. til en hjemmeside der indeholder billede og tekst. Det skal være selve billedet der linkes til. Hvis det er et problem at lægge Jeres billeder online på Jeres egen hjemmeside, kan Licitio BizIsland tilbyde en billedbank hvor Jeres billeder kan ligge online. I får Jeres egen mappe hvori Jeres billeder bliver lagt. Jeres billeder bliver hostet på en certificeret (https) web server. Eksempel: https://billedbank.comcare.dk/4522222xxx/billednavnet.jpg Beskrivelses link (Felt 2.15) Beskrivelses linket benyttes til at linke til yderligere oplysninger om varen. Det kan være at producenten af varen har et link med nyttige oplysninger om varen som ikke findes i dit E- katalog. Pas dog på med at linke til fremmede hjemmesider som du ikke har kontrol over, da linkene kan ændres uden din viden og derfor vil fremstå som døde link for disponenten. Linket benyttes til at linke dybt det vil sige, ikke blot til virksomhedens forside. Det forvirrer mere end det gavner, da disponenten forventer vareinformation når der klikkes på linket. Hvis man blot møder forsiden, ved man ikke hvor man skal finde varen. Benyt derfor kun relevante link eller undlad disse ved manglende relevans. Vedhæftnings link (Felt 2.16) Hvis I som supplement til ovenstående link har et Word dokument eller en PDF med oplysninger om den aktuelle vare, så kan der med fordel linkes til dokumentet. Filen skal ligesom billede linket pege direkte til dokumentet. Hvis der er mange dokumenter kan der enten linkes til en zippet fil, eller også kan ovenstående beskrivelses link med fordel anvendes. Web siden kan indeholde det nødvendige antal link der skal til.
Side 6 af 12 Vareinformation feltet skal bruges til at berige informationer om varen. Der er ingen krav om at felterne i denne kategori er udfyldt, men jo flere oplysninger der er om varen jo bedre. Det er naturligvis kun relevant information som disponenten ønsker i det E-katalog de handler på. Så hold informationsniveauet sagligt og informativt. Lagerstatus (Felt 2.8) Den aktuelle lagerstatus kan være svær for nogen at styre i et E-katalog der ikke sendes frem dagligt. Brug derfor feltet til at oplyse disponenten om der er tale om en lagervare eller en bestillingsvare så disponenten har en ide om det er en vare som kan forventes leveret indenfor få dage eller om der kan gå længere tid. Feltet kan benyttes til systemer som ikke benytter Leveringsdage. Da feltet er fritekst kan det samtidig oplyses cirka antal dage som disponenten kan forvente. Leveringsdage (Felt 2.9) Antallet af leveringsdage angives i heltal. Er der 2 ugers levering skrives 14 i feltet. Feltet kan benyttes til de systemer som ikke benytter feltet Lagerstatus. Pakning (Felt 2.10) Til de systemer som ikke benytter Logistik felterne, så kan dette felt benyttes til at beskrive for disponenten at varen består af et givent antal logistik enheder. Dette er samtidig med til at begrænse unødig brug af karakterer i varenavnet da dette er begrænset i nogle systemer. Varemærkning (Felt 2.11) Varen kan have et eller flere miljø- eller kategorimærker tilknyttet. Disse mærker angives med faste koder som Licitio BizIsland kan mappe til den mærke angivelse som modtagerens system benytter. En samlet oversigt over godkendte mærker findes i E-katalog specifikationen under Support. Producent certificering (Felt 2.12) Her kan relevante oplysninger om producentens certificeringer angives. Det kan være oplysning om ISO certificering eller lignende. Lang varebeskrivelse (Felt 2.17) Den lange varebeskrivelse er feltet der skal opsummere og beskrive varen bedst muligt. Dette felt kan indeholde op til 4000 karakterer og der er derfor god mulighed for at gå i dybden med beskrivelsen af varen som skal skabe interessen hos den grundige disponent som er på jagt efter den helt rigtige vare. Beskrivelsen bør ikke blot være en gentagelse af et andet felt i stamdata. Hvis varen er beskrevet uden at man har en værdi til den lange beskrivelse, så undlad hellere at udfylde feltet. Dette skal dog helst være undtagelsen, da en god beskrivelse af varen er et must da varenavn feltet er stærkt begrænset i antallet af karakterer. Med hensyn til formatering af teksten, så skal du tænke på at kunden ikke ønsker at du fremhæver tekst med <b>fed</b> eller <i>kursiv</b> eller selv indsætter <br> for at skabe linjeskift. De fleste systemer som modtager elektroniske kataloger kan ikke tolke disse html koder og derfor gengiver de blot de samme ting som er angivet i E-kataloget. E-katalog systemerne har deres helt egen måde at formatere E-katalogerne på så de fremstår ens, uanset hvilken virksomhed der har sendt E-kataloget. Der hvor den enkelte virksomhed skiller sig ud er i kvaliteten af E-katalog indholdet. Der er stor sammenhæng mellem den tid der bliver brugt på at udfærdige et E-katalog, og den brugervenlighed som E- kataloget tilbyder disponenten.
Side 7 af 12 Producent (Felt 2.20) Producenten af varen er ofte et brand i sig selv, og det er derfor en god ide at skrive navnet på producenten af varen, uanset om der er tale om egenproduktion eller om det er en vare som er produceret af en anden virksomhed. Disponenten bliver tryg ved sit indkøb hvis de er sikker på at varen kommer fra den producent de kender. Søgeord (Felt 2.21) Når disponenten skal finde en vare benytter de ofte søgefunktionalitet i deres system. Systemerne søger ikke på alle felter, men ofte kun på varenummer, varenavn, varegreuppe og UNSPSC. Det er f.eks. de færreste systemer der som standard søger nede i den lange beskrivelse. Derfor kan alias og buzz ord med fordel angives i feltet Søgeord. Indsæt kun ord i feltet hvis de ikke findes i de ovenstående felter. Oprindelsesland (Felt 2.30) Oprindelseslandet skal angives med den korrekte ISO kode. Danmark angives for eksempel med DK. Den komplette liste findes under generelle oplysninger under Support. Vejledende pris (Felt 2.31) Den vejledende pris for varen er salgsenhedens pris eksklusive moms og rabatter. Denne pris er blot en oplysning, hvorfor den ikke påvirker den pris som kunden skal betale. Denne pris skal angives i Katalog (Pris per enhed - felt 3.2) Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 4 decimaler. Bemærkninger til varen (Felt 2.32) Hvis der er noget som disponenten skal være opmærksom på ved køb af denne vare, så kan dette eventuelt oplyses i dette felt, hvis det ikke er en del af f.eks. den lange beskrivelse. Garanti information (Felt 2.33) Information om garanti eller holdbarhed kan oplyses i dette fritekst felt. Start dato (Felt 2.35) Det kan i nogle systemer på forhånd angives hvornår E-kataloget skal indlæses. Aftal brugen af dette felt med modtager af E-kataloget. Skrives ingen dato gælder E-kataloget fra indlæsningstidspunktet hos modtager. Denne start dato (fra og med) angives i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ med enten bindesteg, skråstreg eller punktum. Slut dato (Felt 2.36) Det kan i nogle systemer på forhånd angives hvor længe E-kataloget skal være aktivt. Aftal brugen af dette felt med modtager af E-kataloget. Skrives ingen dato er der ingen tidsbegrænsning på E-kataloget. Denne slut dato (til og med) angives i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ med enten bindesteg, skråstreg eller punktum. Branche type/kode (Felt 2.34) Det er muligt at angive branchespecifikke koder. De koder der pt. kan anvendes på varen er HMI eller CAS nummer. Aftal brugen af dette felt med modtager af E-kataloget. Til de systemer som ikke aflæser denne kode, kan koden med fordel indsættes i feltet Søgeord (felt 2.21) Varemærke (Felt 2.37 BRAND_NAME) Varens varemærke er varens brand. Det navn som varemærket sælges under. Varemærket er brands som HTC, Sony-Ericsson, Nokia, Apple m.m. Modelnavn (Felt 2.37 MODEL_NAME) Model navnet kan tilføjes i dette felt hvis det ikke er en del af varenavnet. Det være sig hvis varen i folkemunde har et navn, så bruges det ofte i varenavnet (felt 2.2) hvorimod et teknisk modelnavn så angives i dette felt. Afgift på varen (Felt 2.37 ITEM_TOLL) Hvis Pris per enhed (felt 3.2) indeholder en afgift, så kan den oplyses i dette felt. Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 4 decimaler.
Side 8 af 12 Mål og vægt kan angives på varen for at give disponenten en ide om varens volumen hvis det er relevant for indkøbet af denne vare. Netto højde (Felt 2.22) Højden angives som heltal i centimeter. Brutto højde (Felt 2.23) Højden angives som heltal i centimeter. Netto længde (Felt 2.24) Længden angives som heltal i centimeter. Brutto længde (Felt 2.25) Længden angives som heltal i centimeter. Netto bredde (Felt 2.26) Bredden angives som heltal i centimeter. Brutto bredde (Felt 2.27) Bredden angives som heltal i centimeter. Nettovægt (Felt 2.28) Vægten angives i kilogram uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 2 decimaler. Bruttovægt (Felt 2.29) Vægten angives i kilogram uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 2 decimaler.
Side 9 af 12 Varenumre udover det unikke stamdata varenummer (felt 2.1) kan tilføjes på varen. Måske er det ikke nok med et enkelt varenummer, da kunden ønsker sit eget varenummer, EAN varenummeret eller lign. tilføjet. Sælgers varenummer (Felt 2.37 SELLERSID) Sælgers varenummer er som udgangspunkt ikke nødvendigt at udfylde da det allerede er angivet i felt 2.1 Dog kan man angive varenummeret i felt 2.1 som en variant. På denne måde kan man bevare det oprindelige varenummer selvom man har lavet flere unikke varianter. I det tilfælde skal Sælgers varenummer bruges i kombinationen med Variant varenummer. Varenummeret i felt 2.1 udfyldes med Sælgers varenummer + et punktum + Variant varenummeret. Eksempel: Varenummer: 1003.Pakke eller 1003.Blå Sælgers varenummer: 1003 Variant varenummer: Pakke eller Blå Variant varenummer (Felt 2.37 EXTID) Se beskrivelsen at variant varenummeret i beskrivelsen af Sælgers varenummer Købers varenummer (Felt 2.37 BUYERSID) Hvis køberen har et internt varenummer som de ønsker benyttes i Jeres E-katalog kan dette udfyldes i feltet Købers varenummer. Producents varenummer (Felt 2.37 MANID) Nogle disponenter kender producentens varenummer som måske ikke er det samme varenummer som der anvendes i Jeres virksomhed. Derfor kan producentens varenummer med fordel angives hvis denne kendes. Standard varenummer (Felt 2.37 STDID) Ekstra varenummer som kan udfyldes efter behov. Katalog varenummer (Felt 2.37 CATID) Ekstra varenummer som kan udfyldes efter behov. Supplerende varenummer (Felt 2.37 SUPID) Ekstra varenummer som kan udfyldes efter behov. EAN varenummer (Felt 2.37 EAN) Det 13 cifrede European Article Number (EAN) kan tilføjes i dette felt. GTIN varenummer (Felt 2.37 GTIN) Det 14 cifrede Global Trade Identification Number (GTIN) kan tilføjes i dette felt. Varerelation mellem varer kan angives i disse felter. Felterne fungerer ved at man peger på en relation ved at angive den relaterede vares varenummer (felt 2.1) i respektive felt. Aftal brugen af felterne med kunden før de tages i brug. Komponent (Felt 2.37 COMPONENT) Hvis relateret vare er en komponent til denne aktuelle vare Frivillig (Felt 2.37 ACCESSORY) Hvis relateret vare er frivilligt tilbehør til denne aktuelle vare Obligatorisk (Felt 2.37 REQUIRED) Hvis relateret vare er obligatorisk tilbehør til denne aktuelle vare Erstatning (Felt 2.37 REPLACEMENT) Hvis relateret vare er en erstatningsvare til denne aktuelle vare Komplementær (Felt 2.37 COMPLEMENTARY) Hvis relateret vare er en komplementærvare til denne aktuelle vare
Side 10 af 12 System specifikke felter er med for at sikre at E-katalog portaler med specielle felter som ikke har relevans for andre E-katalog portaler kan udfyldes. Aftal nærmere med E-katalog modtager om disse felter er relevante. De 3 E-katalog systemer med specifikke felter er KMD, Evenex (tidl. gatetrade) og IBX. Bonus berettiget (Felt 2.37 BONUS_QUALIFIED) KMD Specifik oplysning - Her angives om varen indgår i en årsbonusordning. Feltet udfyldes med Ja eller Nej. Hvis feltet ikke er udfyldt er der ingen årsbonusordning. Rabat berettiget (Felt 2.37 DISCOUNT_QUALIFIED) KMD Specifik oplysning - Her angives om varen indgår i en fakturarabat. Feltet udfyldes med Ja eller Nej. Hvis feltet ikke er udfyldt er der ingen fakturarabat. Produktservice (Felt 2.37 PRODUCT_SERVICE) Evenex Specifik oplysning - Her angives en eventuel særlig service på produktet. Holdbarhedsdage (Felt 2.37 SHELF_LIFE) Evenex Specifik oplysning - Her angives holdbarhedsdage med heltal som er garanteret efter levering. Håndteringsinformation (Felt 2.37 HANDLING_INFORMATION) Evenex Specifik oplysning - Her angives fareklasser, temperaturkrav, kemikalieopbevaring eller andre håndteringsinformationer adskilt af komma. Emballage (Felt 2.37 PACKING) Evenex Specifik oplysning - Her angives emballagetypen (f.eks. genbrugsemballage eller returemballage) Volumen (Felt 2.37 VOLUME) Evenex Specifik oplysning - Her angives samlet volumen for salgsbart kvantum i kubikmeter. Summen angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Summen må indeholde 2 decimaler. Toldpositionsnummer (Felt 2.37 TARIFF_HEADING) Evenex Specifik oplysning - Her angives nummer i EU s kombinerede Nomenklartur og Toldtariffen ifølge EØF 2658/87 af 23. juli 1987 Kodeliste fra SKAT anvendes. I EU udbud for (Felt 2.37 EU_TENDER) Evenex Specifik oplysning - Her angives hvilke købere varen har været i EU udbud for. Den offentlige indkøber kan herved sikre at udbudsdirektiverne ikke overtrædes. Intrastat vægt (Felt 2.37 INTRASTAT_WEIGHT) IBX Specifik oplysning - Nettovægten er vægten i hele kg uden nogen form for emballage. Nettovægt angives uden decimaler. Vareposter med vægt under 1 kg angives med tallet 1. Angivelse af nettovægt i kg er frivillig for visse varer (se www.dst.dk/intrastat eller http://www.ku.dk/pers/instituthaandbog/regnskab_og_budget/eu-moms_intrastat.html). Kun obligatorisk hvis levering og faktura kommer fra et andet land. Intrastat enhed (Felt 2.37 INTRASTAT_UOM) IBX Specifik oplysning - Mængden i supplerende enheder angives i f.eks. stk., liter, par, m², MWh. Det fremgår af KN, for hvilke varer der kræves supplerende enhed og hvilken enhed der skal benyttes. Supplerende enheder angives uden decimaler. Kun obligatorisk hvis levering og faktura kommer fra et andet land. Intrastat kode (Felt 2.37 INTRASTAT_CODE) IBX Specifik oplysning - Her anføres den 8-cifrede varekode i følge EU s Kombinerede Nomenklatur (KN). Kun obligatorisk hvis levering og faktura kommer fra et andet land.
Side 11 af 12 PRISER er de oplysninger om varen som kan differentieres fra kunde til kunde. Måske en kunde skal have en mere fordelagtig pris kontra en anden fordi de har forhandlet sig frem til en god rabat da en stor del af din omsætning ligger hos netop denne kunde. Prisfelterne indlæses i kataloger på Licitio BizIsland. Et katalog er en kasse hvori det er muligt at koble katalog varer sammen med stamdata og på den måde danne et unikt E-katalog til din kunde. Bemærk forskellen på katalog og E-katalog. De varenumre som ligger i det aktuelle katalog er dem der bestemmer hvilke oplysninger fra dine stamdata som skal med i det aktuelle E-katalog. Et katalog kan altså være en delmængde af det totale sortiment som er indlæst i dine stamdata. Varenummer (Felt 2.1) Obligatorisk Varenummeret skal matche det varenummer som er angivet i. Angiv varenummeret på samme måde som det er angivet i stamdata. Det vil sige at STORE og små bogstaver skal gengives på samme måde i katalog som i stamdata. Til forskel fra stamdata, så må Katalog med priser gerne indeholde samme varenummer flere gange forudsat at Antal enheder og Pris per enhed er forskellig. Antal enheder (Felt 3.1) Obligatorisk Antallet af enheder udfyldes, i heltal, med det antal enheder (felt 2.3 fra stamdata) som prisen dækker. Det er muligt at angive mængderabatter ved at gentage varenummeret som beskrevet ovenfor med en ny værdi i antal. Antallet angives oftest som 1, og en eventuel kvantum rabat kan angives ved i en ny prislinje at angive f.eks. 10 for at angive en mængderabat ved køb af over 10 salgsenheder. Pris per enhed (Felt 3.2) Obligatorisk Prisen skal angives inklusive eventuelle rabatter, afgifter og eksklusive moms per salgsenhed. Hvis en mængderabat skal angives, så skal prisen angives per salgsenhed og ikke den samlede pris. Eksempel: 1 enhed koster 10.00 kroner per styk. 10 enheder koster 7.00 kroner per styk. Så hvis disponenten køber 9 enheder skal de af med 90.00 kroner. Med mængderabatten kan disponenten opfordres til at købe større ind og med 10 enheder få varen til 70.00 kroner. Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 4 decimaler. Momssats (Felt 3.3) Momssatsen er en frivillig oplysning. De systemer som forventer at modtage en momssats i kataloget får automatisk angivet 25.00 hvis momssats ikke er oplyst. Det er ligeledes muligt at angive en momsfri vare med værdien 0.00 i momssats feltet. Så længe der ikke er differentieret moms i Danmark, og varen ikke er momsfri, kan feltet udelades. Valuta (Felt 3.4) Valutafeltet kan udfyldes med den valuta som prisen er angivet i. Valuta koden skal angives med en valid valuta kode. Dansk valuta angives med koden DKK. Pris periode start (Felt 3.5) Det er muligt til nogle systemer at angive en start dato for prisen. Derfor kan prisen sendes frem inden den skal effektueres. Aftal brugen af dette felt med modtager af E-kataloget. Denne start dato (fra og med) angives i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ med enten bindesteg, skråstreg eller punktum. Pris periode slut (Felt 3.6) Det er også muligt til nogle systemer at angive en slut dato for prisen. Derfor kan det på forhånd angives hvor længe prisen gælder. Aftal brugen af dette felt med modtager af E-kataloget. Denne slut dato (til og med) angives i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ med enten bindesteg, skråstreg eller punktum.
Side 12 af 12 Pris per enhed udenfor perioden (Felt 3.7) Her har vi tænkt lidt længere frem end der pt. er systemer der understøtter. Tanken er den at det skal være muligt at angive en normalpris, og med de ovenstående periode-felter angive en tilbudspris der er periode afgrænset. Der er derfor pt. ingen modtagere som afløfter dette felt. Sammenlignings enheds betegnelse (Felt 3.8 COMPARE_UOM) Nogle modtagere vil gerne have en udspecificeret pris på varen. Derfor kan de forlange at prisen på en salgsenhed defineres med en sammenlignings enheds betegnelse i f.eks. Stk, Kilogram eller Liter. Dette aftales nærmere med den enkelte kunde. Dette bruges til f.eks. at sammenligne 2 varer med forskelligt indhold for at sikre det mest fordelagtige indkøb. Enhedsbetegnelsen der anvendes skal være af den godkendte liste over enheds betegnelser. Feltet bruges i sammenhæng med næste felt. Sammenlignings pris (Felt 3.8 COMPARE_PRICE) Hvis sammenlignings enheds betegnelsen herover udfyldes, så skal sammenlignings prisen også udfyldes. Dette bruges til f.eks. at sammenligne 2 varer med forskelligt indhold for at sikre det mest fordelagtige indkøb. Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 4 decimaler. Rabatprocent på varen (Felt 3.8 DISCOUNT_PERCENT) Prisen der angives i felt 3.3 er den netto pris som disponenten skal betale for varen. Det er muligt i KMD WebBestilling og OPUS at vise disponenten hvilken rabatprocent som prisen har. Der foretages ikke nogen beregning på dette felt, og er derfor kun en oplysning.