Indholdsfortegnelse. Faktura upload/download - August 2005 Side 1 af 15

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...1 FAKTURA Upload/download...2 Opbygning af Fakturafil...4 Fakturahoved...5 Referencer...7 Fradrag/Tillæg...8 Fakturalinier...9 Afgiftsinformation, fakturalinie...11 Fakturatotaler...12 Afgiftsinformation, fakturatotal...13 Momsinformation pr. momssats, fakturatotal...14 Afstemning...15 Faktura upload/download - August 2005 Side 1 af 15

2 FAKTURA Upload/download I WebEDI kan en eller flere modtagne fakturaer downloades til fil på egen PC via oversigtsbilledet for modtagne fakturaer. Tilsvarende kan egne fakturaer uploades fra fil på egen PC til WebEDI via oversigtsbilledet for afsendte fakturaer. Den egentlige afsendelse af fakturaen kan foregå automatisk eller manuel, efter eget valg. Har man valgt automatisk videresending, vil en uploaded faktura få status som Afsendt. Det vil sige, at WebEDI sørger for, at videresende fakturaen efter succesfuld upload. Ved automatisk videresending skal man være opmærksom på, at WebEDI ikke foretager nogle beregninger, men udelukkende fungerer som en slags transportvej. Har man valgt manuel videresending, vil en uploaded faktura få status som Fakturakladde. Det vil sige, at den egentlige afsendelse af fakturaen skal foretages af brugeren fra WebEDI systemet i fakturabilledet. Den uploadede faktura/fakturaer vil efterfølgende kunne ses og vælges i oversigtsbilledet Fakturakladder. Ved upload af faktura kan der refereres til en tidligere downloadet ordre (via systemident), hvorved ordrens status ændres. Det er brugerens ansvar, at nødvendige stamdata (lokationsnumre for afsender, modtager, køber og leverandør, leveringssted og fakturamodtager samt EAN/UPC varenumre er vedligeholdt såvel i eget lokalt system som i WebEDI systemet. Hvis der mangler oplysninger i det lokale system, vil der mangle oplysninger til de downloadede fakturaer. Hvis der mangler oplysninger i WebEDI systemet vil indholdet i en uploaded faktura så videt muligt blive videresendt eller gemt i en fakturakladde. I det følgende beskrives snitfladerne mellem WebEDI og lokale systemer. For upload gælder generelt: Den uploadede fil valideres jf. nedennævnte beskrivelse. Hvis der findes fejl i en eller flere fakturaer, så gemmes så mange oplysninger som muligt i en fakturakladde, der efterfølgende kan viderebehandles fra oversigtsbilledet Fakturakladder. Efter endt upload vises fejlene i et meddelelsesvindue. En upload fil afvises helt, hvis én eller flere af de følgende forhold gør sig gældende: hvis modtager er ikke oprettet i WebEDI hvis der er fejl i afstemningsrecord hvis filtypen på upload filen er forkert (skal være.txt eller.text) hvis fakturatypen ikke er gyldig (skal være 380 eller 381) hvis krævede felter ikke er udfyldte hvis felter af typen lokationsnummer eller varenummer ikke er udfyldt med gyldigt EAN lokationsnr. eller EAN varenr. hvis varenummertype ikke er gyldig (skal være EN eller UP) hvis feltlængder ikke overholdes hvis der findes alfanumeriske værdier i numeriske felter hvis der findes ugyldige datoer i datofelter (eks.: , 2005FA22) hvis uploadede enhedsbetegnelser ikke er gyldige (skal være: KGM, LTR, MTQ, MTR eller STK) hvis uploaded afgiftskode ikke er gyldig (skal være E eller Z) hvis løbenr. ikke er udfyldt følgende tegn accepteres ikke i tekstfelter: + :? (plus, kolon, spørgsmålstegn og apostrof). Dette skyldes, at disse tegn er styrekarakterer i den efterfølgende forsendelse i EDIFACT-format Faktura upload/download - August 2005 Side 2 af 15

3 Fejltekster dannes som følger: Fejl i xxxyyzzz aaaaaaaaaaaaaaaaaaaa hvor xxx er lig Recordnavn for fejlen yyyy er lig Løbenummer faktura for fejlen zzzz er lig Fakturalinienr faktura for fejlen i fakturalinierecords aaa er feltnavn Faktura upload/download - August 2005 Side 3 af 15

4 Opbygning af Fakturafil Recordnavn Løbenummer Faktura- Beregning- Opbygning faktura linienr. sart. F Start første faktura. Altid medsendt F Referencer til første faktura. Kan være medsendt. F Fradrag og tillæg til første faktura. Kan være medsendt. F Første faktura første fakturalinie. Vil normalt være medsendt, men der kan forekomme en faktura kun indeholdende fradrag/tillæg. F Første beregningsart Første faktura første fakturalinie første afgiftsspecifikationslinie. Kan være medsendt. F Anden beregningsart Første faktura første fakturalinie anden afgiftsspecifikationslinie. Kan være medsendt. F Osv. F Første faktura anden fakturalinie F osv. Max fakturalinier pr. faktura. F Fakturatotaler. Medsendes altid ved download, kan være medsendt ved upload. F Første beregningsart Første faktura første beregningsart sumbeløb. Kan være medsendt ved download, kan være medsendt F Anden beregningsart F osv. F Første momssats ved upload. Første faktura anden beregningsart sumbeløb. Kan være medsendt ved download, kan være medsendt ved upload. Første faktura første momssats sumbeløb. Kan være medsendt ved download, kan være medsendt ved upload. F Start anden faktura. Kan være medsendt hvis mere end en faktura. F Referencer til anden faktura. Kan være medsendt. F Fradrag og tillæg til anden faktura. Kan være medsendt. F Anden faktura første fakturalinie. Vil normalt være medsendt, men der kan forekomme en faktura kun indeholdende fradrag/tillæg. F osv. F Start tredje faktura. Kan være medsendt. F09 Antal records i upload/download Felter adskilles med ; (semikolon). Recordslut markeres med Carriage return line feed. Hvor der i nedenstående beskrivelser angives format for et felt, er det dels feltets type (alfanumerisk/numerisk) og feltets maksimale længde, der er angivet. Up- og download sker fra/til fil i ASCII-formatet, charset iso Filtype skal være txt eller text. Faktura upload/download - August 2005 Side 4 af 15

5 Fakturahoved Recordnavn 1 a3 = F01 Skal være udfyldt med F01 Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Ordreident, system 3 a17 Udfyldes ikke ved download. Kan være udfyldt ved upload som reference til tidligere downloaded ordre. Afsender 4 n13 Afsender lokationsnr. Skal være udfyldt Modtager 5 n13 Modtagers lokationsnr. Skal være udfyldt Forsendelsesreference 6 a14 Udfyldes ikke ved upload. Er udfyldt ved download hvis afsender er en EDI-bruger. Testkode 7 a1 = 1 ved test ellers Kan være udfyldt med 1 blank Fakturatype 8 a3 380 = Faktura Skal være udfyldt med valid værdi 381 = Kreditnota Fakturanummer 9 a35 Skal være udfyldt Fakturadato 10 n8 CCYYMMDD Skal være udfyldt med valid dato Leveringsdato 11 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Køber 12 n13 Køber lokationsnr. Skal være udfyldt Leveringssted 13 n13 Leveringssted lokationsnr. Kan være udfyldt Fakturamodtager 14 n13 Fakturamodtager Kan være udfyldt lokationsnr. Leverandør 15 n13 Leverandør lokationsnr. Skal være udfyldt Momssats 16 n3 Generel momssats Kan være udfyldt med generel momssats for fakturaen (evt. nul). Momsfritaget, kode 17 a1 = E ved momsfri handel Kan være udfyldt med E hvis fakturaen er helt momsfritaget Afgift, kode 18 a1 E = Afgiftsfritaget Z = Handel mellem toldoplag Kan være udfyldt med E eller Z. E angiver salg til told- og afgiftsfritagne virksomheder. Z angiver transport af afgiftsforpligtigelse ved handel mellem toldoplag. Betalingsdato 19 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Betalingsklok 20 n4 HHMM Kan være udfyldt med valid klok. Anvendes ikke ved upload. Valutakode 21 a3 International valutakode. Køber CVRnr 22 n8 Virksomhedsregistreringsnr. køber. Leverandør CVRnr 23 n8 Virksomhedsregistreringsnr. leverandør. Kan være udfyldt. Downloades ikke hvis 'DKK'. Kan være udfyldt. Kan være udfyldt. Faktura upload/download - August 2005 Side 5 af 15

6 Leveringssted CVRnr 24 n8 Virksomhedsregistreringsnr. leve- Kan være udfyldt. Fakturamodtager CVRnr Download sker efter ovennævnte regler. ringssted. 25 n8 Virksomhedsregistreringsnr. fakturamodtager. Kan være udfyldt. Validering udover ovennævnte: Felt 3: Ordreident, system skal findes på ordrekartoteket hvis udfyldt. Felt 4: Afsender lokationsnummer skal være pålogget brugers (overordnede) lokationsnummer. Felt 5: Der skal findes en gyldig udvekslingsaftale med modtager. Felt 12: Køber skal være lig med eller være tilknyttet modtagers lokationsnr. Felt 13: Leveringssted skal være lig med eller være tilknyttet modtagers lokationsnr. hvis udfyldt. Felt 14: Fakturamodtager skal være lig med eller være tilknyttet modtagers lokationsnr. hvis udfyldt. Felt 15: Leverandør skal være lig med eller være tilknyttet afsenders lokationsnr. Felt 21: Valutakode sættes til 'DKK' på fakturaen hvis feltet er blankt. Faktura upload/download - August 2005 Side 6 af 15

7 Referencer Recordnavn 1 a3 = F02 Skal være udfyldt med F02 Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura.. Følgeseddelnr. 3 a35 Reference til følgeseddel Kan være udfyldt Dato for følgeseddel 4 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Fakturanr. ved kreditnota 5 a35 Reference til faktura Kan være udfyldt Dato for faktura 6 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato ved kreditnota. Købers ordrenr. 7 a35 Ref. til køberordrenr. Kan være udfyldt Dato for køberordre 8 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Leverandørs 9 a35 Ref. til leverandørordre Kan være udfyldt ordrenr Dato for leverandørordre 10 n8 CCYYMMDD Kan være udfyldt med valid dato Download sker efter ovennævnte regler. Valideres efter ovennævnte regler. Faktura upload/download - August 2005 Side 7 af 15

8 Fradrag/Tillæg Recordnavn 1 a3 = F03 Skal være udfyldt med F03 Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura.. Fradrag, fragtgebyr. 3 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 4 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Fradrag, andre ydelser 5 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 6 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Tillæg, fragtgebyr 7 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Tillæg, andre ydelser 9 n18 Beløb Kan være udfyldt De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 10 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler.. Valideres efter ovennævnte regler. Fortegn er normalt + i alle situationer, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at moms på fradrag og tillæg beregnes udfra den generelle momssats. Faktura upload/download - August 2005 Side 8 af 15

9 Fakturalinier Recordnavn 1 a3 = F04 Skal være udfyldt med F04. Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Fakturalinienr 3 n4 = Skal være fortløbende fra 0001 pr. faktura.. Varenummer 4 a14 EN/UP varenumre er op til 14 kar. og numeriske, men foranstillede nuller er betydende, dvs er ikke lig Venstrestilles. Skal være udfyldt. Varenummertype 5 a3 EN = EAN nummer UP = UPC nummer Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier. Faktureret kvantum 6 n15 Faktureret kvantum De 3 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Skal være udfyldt. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Enhedbetegnelse, pris 9 a3 KGM = Kilogram LTR = Liter Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier. MTQ = Kubikmeter MTR = Meter STK = Styk Leveret kvantum 10 n15 Leveret kvantum Kan være udfyldt. De 3 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 11 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Enhedbetegnelse, vare 12 a3 KGM, LTR, MTQ, MTR, STK Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier, hvis leveret kvantum er udfyldt. Varer uden beregning 13 n15 Varer uden beregning Kan være udfyldt. De 3 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 14 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Enhedbetegnelse, vare 15 a3 KGM, LTR, MTQ, MTR, STK Skal være udfyldt med en af de nævnte værdier, hvis varer uden beregning kvantum er udfyldt. Pris 16 n15 Pris pr. faktureret enhed De sidste 4 cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Skal være udfyldt. Enhedsbetegnelse, 17 a3 KGM, LTR, MTQ, Skal være udfyldt. pris MTR, STK Fakturalinie, beløb 18 n18 Vareliniebeløb Er altid udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 3 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 19 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Momssats, linie 20 n3 Liniens momssats Kan være udfyldt ved afvigende momssats for linien. Husk at 0 (nul) angiver ingen moms på linie. Faktura upload/download - August 2005 Side 9 af 15

10 Omregningsfaktor 21 n9 Omregningsfaktor mellem ordreenheder og faktureringsenheder. Grundlaget, som prisen gælder for. F.eks. 1000, hvis prisen er pr enheder. Kan være udfyldt. Downloades ikke hvis 1. Download sker efter ovennævnte regler. Validering udover ovennævnte: Felt 4: Varenummer skal findes på Afsenders varekartotek. Felt 20: Der må ikke være angivet afvigende liniemomssats, hvis kode momsfritaget er angivet som E i fakturahoved. Felt 21: Sættes til 1 på fakturalinien hvis feltet er mindre end 1 eller ikke er numerisk. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at en uploaded faktura får status Sendt, ved valg af automatisk videresending eller status Fakturakladde, ved valg af manuel videresending. Ved valg af manuel videresending SKAL alle beregninger af liniebeløb og fakturatotaler foretages i WebEDI inden den egentlige forsendelse. Ved valg af automatisk videresending uploades liniebeløb og fakturatotaler ingen beregninger foretages i WebEDI. Faktura upload/download - August 2005 Side 10 af 15

11 Afgiftsinformation, fakturalinie Recordnavn 1 a3 = F05 Skal være udfyldt med F05 hvis der skal angives afgifter. Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Fakturalinienr 3 n3 = Skal være fortløbende fra 001 pr. faktura.. Beregningsart 4 n4 Afgiftsidentifikation Skal udfyldes med beregningsart. Beskatningsgrundlag 5 a15 Grundlag for afgift, f.eks. 100 stk., liter Skal være udfyldt. etc. Afgiftsbeløb 6 n18 Specificeret afgift i beløb. De 3 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Skal være udfyldt, hvis afgiftskode i fakturahoved ikke er E eller Z. Skal ikke udfyldes hvis afgiftskode i fakturahoved er E eller Z. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler. Validering udover ovennævnte: Felt 4: Pr. fakturalinie kan samme beregningsart kun medsendes én gang.. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at ved valg af manuel videresending, så medsendes afgifter kun som information jf. krav fra Told & Skat. Ved afgiftskode E eller Z i fakturahoved foregår handelen afgiftsfrit og afgifter er derfor ikke inkluderet i fakturapriser eller beløb. Ved øvrig afgiftsspecifikation ved 'almindelig' handel indgår evt. afgifter i priserne og dermed fakturabeløb. Faktura upload/download - August 2005 Side 11 af 15

12 Fakturatotaler Recordnavn 1 a3 = F06 Skal være udfyldt med F06. Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Total vareliniebeløb 3 n18 Varelinier sumbeløb Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 4 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Total fradrag og tillæg 5 n18 Sum af fradrag og Kan være udfyldt ved download. Kan være tillæg udfyldt upload. De 2 sidste cifre er deci- maler, komma medsendes ikke. Fortegn 6 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Totalt skatte- og afgiftspligtigt beløb 7 n18 Momspligtigt beløb Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Totalt skatte- og afgiftsbeløb 9 n18 Momsbeløb ialt Kan være udfyldt ved download. Kan være udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 10 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Fakturatotal beløb 11 n18 Fakturabeløb i alt incl. Er altid udfyldt ved download. Kan være moms. udfyldt ved upload. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 12 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler. F06 anvendes ikke hvis medsendt og der er valgt manuel videresending. Ved automatisk videresending videresendes de uploadede fakturatotaler der foretages ingen beregninger i WebEDI. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Faktura upload/download - August 2005 Side 12 af 15

13 Afgiftsinformation, fakturatotal Recordnavn 1 a3 = F07 Skal være udfyldt med F07. Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Beregningsart 3 n4 Afgiftsidentifikation Skal udfyldes med beregningsart. Beskatningsgrundlag 4 a15 Grundlag for afgift. Skal være udfyldt numerisk. beløb Afgiftsbeløb 5 n18 Specificeret afgift i beløb opsummeret pr. beregningsart. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 6 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler. F07 anvendes ikke hvis medsendt og der er valgt manuel videresending. Ved automatisk videresending videresendes de uploadede afgiftsinformationer der foretages ingen beregninger i WebEDI.. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at ved valg af manuel videresending, så medsendes afgiftstotaler kun som information. Ved afgiftskode E eller Z i fakturahoved foretages ikke summation af afgifter pr. beregningsart. Ved øvrig afgiftsspecifikation på fakturalinier ved 'almindelig' handel kan afsender have opsummeret afgifterne pr. beregningsart, hvilket så downloades med F07-recorden. Faktura upload/download - August 2005 Side 13 af 15

14 Momsinformation pr. momssats, fakturatotal Recordnavn 1 a3 = F08 Skal være udfyldt med F08. Løbenummer faktura 2 n4 = Skal være udfyldt fortløbende pr. faktura. Momssats 3 n3 Sats der opgøres for Udfyldt med den momssats der opgøres for. Kan være nul. Specificeret skat/afgift i beløb 4 n18 Momsbeløb i alt for momssats. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 5 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Skatte- og afgiftspligtigt beløb 6 n18 Momspligtigt beløb i alt for momssats. De 2 sidste cifre er decimaler, komma medsendes ikke. Fortegn 8 a1 Fortegn Fortegn kan angives som + eller - Download sker efter ovennævnte regler. F08 anvendes ikke hvis medsendt og der er valgt manuel videresending. Ved automatisk videresending videresendes de uploadede momsinformationer der foretages ingen beregninger i WebEDI.. Fortegn er normalt + i alle situationer dvs. også ved en kreditnota, og det behøver derfor ikke være angivet. Et evt. minusfortegn angiver således en modsat situation, f.eks. en dekort. Bemærk at ved valg af manuel videresending, så medsendes momstotaler kun som information. Ved momsfritagelseskode E i fakturahoved foretages ikke summation af moms. Ved øvrig 'almindelig' handel kan afsender have opsummeret momsen pr. momssats, hvilket så downloades med F08-recorden. Faktura upload/download - August 2005 Side 14 af 15

15 Afstemning Recordnavn 1 a3 = F09 Skal være udfyldt med F09. Antal records i upload eller download 2 n5 Antal records incl. F09 recorden Skal være udfyldt med antal records i up- eller download. Download sker efter ovennævnte regler. Hvis antal ikke stemmer og det lokale program tæller rigtigt kontaktes ec ServiceCenter s kundeservice. F09 skal være medsendt og antal skal stemme - ellers afvises hele upload'en.. Faktura upload/download - August 2005 Side 15 af 15