Netkatalog upload. Forord: Formål:

Transkript

1 Netkatalog upload Forord: De data, I indsender som e-katalog, genbruges af SKI s kunder i de ordre, der sendes tilbage til Jer. Det er derfor vigtigt, både for kundes efterfølgende fakturakontrol; men også for Jeres ordremodtagelse, at priser og vareinformationer altid er korrekte og opdateret i henhold til aftalen. Kun på denne måde vil e-handel kunne blive en succes for alle parter. Formål: NetKatalog bruges af aftaleleverandører på SKI-aftaler til at oprette og vedligeholde e-kataloger på SKI s portaler. Data fra disse e-kataloger kan SKI s kunder få overført til deres egne indkøbssystemer, som kunderne bruger til at finde og bestille varer fra. Tænk derfor over, at de varetekster I bruger, er så præcise som muligt og der på alle varer, hvor det giver mening, er et link til et billede af produktet og meget gerne et link til yderligere beskrivelse af produktet. Du finder NetKatalog på Du får brugerid og password ved at henvende dig til SKI eller sende mail til: katalog_service@ski.dk. 1

2 Angiv CVR nr., firmanavn, kontaktperson, telefon og . Du vil derefter modtage BrugerID og password i en mail. Browser: I nogle browsere, bl.a. Internet Explorer 9, skal Netkatalog.dk vises i Compatibility View for at menuer vises korrekt. Du finder Compatibility View under menuen Tools 2

3 Login Login ved at taste det udleverede BrugerID og password. 3

4 Oversigtsbillede Når du er logget ind ser du velkomstbilledet. Her kan du se dine seneste uploads Mine Aftaler For at se de aftale du er tildelt på, klikkes på fanen Aftaler Hvis du vil lukke aftaleoversigten, klikker du på fanen Aftaler igen. 4

5 Vælg en aftale Når du vil uploade en fil, så vælge den aftale du vil uploade katalog for. Klik på fanen Aftaler Find aftalen ved at folde aftalerne ud (klik på + ud for hovedområde, Aftale og delaftale) Nu skulle du gerne kunne se Jeres firma under den ønskede aftale. Klik på linjen med firmanummer og navn. Du er nu klar til at gå videre. Hvis du ikke kan se Jeres firmanummer og navn, så kontaktes SKI 5

6 Upload katalog Når du har valgt den ønskede aftale, så skal du vælge hvilken UNSPSC version du bruger i kataloget. Dette vil normalt være den til en hver tid gældende version (pt. Ver ) Indstillinger: Du kan vælge at uploade kataloger i enten XML (OIOUBL format) eller som CSV-fil. VIGTIGT! Hvis du ændret i Overskriv katalog, mellem dine uploads, er det meget vigtig, at du husker at klikke på Gem efter du har ændret denne indstillng. Det er aktuelt, hvis du starter med at uploade fuldt katalog og de så i en periode kun uploader ændringer. Hvis du sætter hak i Overskriv katalog og kun uploader ændring, så vil de øvrige varer i det eksisterende katalog hos SKI blive slettet. 6

7 Upload XML: Hvis du vil uploade katalog i XML format (OIOUBL/OEXML), så klik på fanen Upload XML og klik på Upload fil TRIN1: TRIN2: 7

8 TRIN3: TRIN4: Hvis der ikke findes tekniske fejl i kataloget, afventer kataloget SKI godkendelse. Hvis du klikker på linket Venter på manuel godkendelse, kan du se en liste over de step valideringen går i gennem. 8

9 TRIN5: Når kataloget er godkendt af SKI skifter import status til Import gennemført Kataloget bliver nu gjort tilgængelig for kunder i Netindkøb/SKI.DK og de kunder, der har bestilt kataloger til egne indkøbssystemer, vil de få tilsendt opdatering fra SKI. Du vil kunne opleve at linjerne i oversigten med godkendte kataloger forsvinder fra listen. Det er fordi den aftaleansvarlige SKI medarbejder rydder op i listen efter nogle dage. Ved fejl i katalogfilen vil fejlen fremgå af linket under Import status. Fejlteksterne kan måske fremstå meget tekniske, så er du i tvivl om, hvad fejlen helt præcist er, så er du velkommen til at kontakte SKI eller sende en mail til katalog_service@ski.dk med dit spørgsmål. 9

10 Upload CSV: Hvis du er i tvivl om CSV formatet, så find yderligere informationer under leverdørinformation på (pt. er linket: px) Du kan også kontakte SKI eller sende en mail til katalog_service@ski.dk med dit spørgsmål. Hvis du vil uploade automatisk til FTP server, skal du uploade manuelt første gang og gemme din mapning. Denne mapning bruges så senere, når du i dine efterfølgende uploads bruger FTP-server upload. Denne service kræver login til SKI s FTP server. Kontakt SKI for yderligere informationer. Klik på fanen Upload CSV og klik på Upload fil. TRIN1 til 3, er det samme som for Upload XML, så se evt. disse trin ovenfor. TRIN1-TRIN3, samme som for Upload XML TRIN4: Når filen er uploaded, klikkes på Næste 10

11 TRIN5: Du skal starte med at fortælle, hvordan formatet på din CSV fil er. Normalt er skilletegn semikolon og normalt vil det være en god ide at have feltoverskrifter i CSV-filen, da det er nemmere at mappe felter i den efterfølgende proces. Men det er tilladt at bruge andre skilletegn i filen og det er tilladt ikke at have feltoverskrifter i filen. Når du har indtastet værdierne tryk først på Gem (1) (der kommer grøn bjælke øverst på skærmen, der bekræfter, at du har gemt opsætningen) Klik derefter på Næste (2) for at gå videre. 11

12 Preview af data: 12

13 TRIN6: Mapning af felter. Højre kolonne er kolonneoverskriften fra din CSV-fil Venstre kolonne er de feltnavne som SKI's system skal bruge. Hvis dine overskrifter hedder det samme som SKI's feltnavne, vil systemet automatisk mappe disse felter. Hvis der er felter, der ikke blev automatisk mappet, så skal du mappe manuelt. Hvis feltet ikke er mappet, vil der stå Ingen tilknytning i feltet i højre kolonne. Klik i feltet Ingen tilknytning og vælg det feltnavn du har brug for. Læs evt. vejledningen Katalog formatbeskrivelse.pdf i varekatalog_tootkit.zip (link findes på side 8) 13

14 Når du har mappet alle de felter du ønsker at overfører til SKI, klikker på Gem for at gemme din mapning til næste gang. Klik derefter på Næste TRIN7: Klik til sidst på linket for at gå til oversigten. 14

15 Katalogstatus: På oversigtbilledet kan du se når kataloget er uploaded fejlfrit og du kan se når SKI har godkendt dit katalog. I kolonnen Godkendte kan du se om alle varer er godkendte eller kun en delmængde af det fulde katalog. Normalt vil alle varer blive godkendt; men i tilfælde, hvor du har nye varer i kataloget eller du har slettet varer i kataloget, kan det forekomme at SKI skal bruge mere tid på at kontroller disse og derfor kun godkender en delmængde af det fulde katalog. Det vil du kunne se ved at der er forskel på tallet i kolonne Antal og tallet i kolonne Godkendte 15

16 Hvis du opdager en fejl i en pris i dit uploadede katalog, kan du selv slette kataloget og rette fejlen og uploade nyt katalog, selvom kataloget ellers er fejlfrit. Dette kan gøres indtil SKI enten har afvist/slettet kataloget eller har godkendt det. Så opdager du selv en fejl under din kontrol af dit uploadede katalog, skal du fjerne det med det samme, for at undgå at SKI godkender det med f.eks. prisfejl. For at se varelistebilledet skal du klikke på linket i Aftale kolonnen. Her vises alle dine varer fra kataloget. 16

17 Ved at klikke på Se i netindkøb vises listen på en lidt anden måde. Listen ligner det oversigtbillede som kunderne ser, når de logger ind i NetIndkøb 17

18 Når SKI har godkendt dit katalog, kan du fjerne linjen fra oversigtbilledet. Dette betyder ikke at kataloget bliver slettet, blot at linje ikke længere er synlig i oversigtsbilledet. Hvis du ikke selv rydder op, vil SKI slette gamle linjer i oversigtsbilledet. Fejlsituation: Hvis der opstår felt undervejs, vil dette fremgå af kolonnen Import status Der kan naturligvis opstå mange forskellige typer fejl. Varetekster kan være for lange. Informationer der mangler. Kontakt SKI, hvis der opstår fejl du ikke selv kan gennemskue. Hvis alle varer fejler, f.eks. fordi Rammekontraktnummer er forkert, vil det fremgå af listen i kolonne Fejl/Afvist. Hvis alle varer er afvist, kan du slette rækken fra listen og uploade filen igen efter rettelse. For at se fejlen, vil du kunne se antallet af fejl i kolonnen Fejl/Afvist og du kan klikke på tallet for at få en liste med fejlene. Hvis du klikker på + efter tallet, vil du kunne hente en CSV fil med fejlbeskrivelsen. Som sagt, mulighed for fejl, kan være mange steder og er du i tvivl om hvad fejlen er, så kontakt SKI for yderligere assistance. 18

19 Eksempel på fejl: I viste eksempel, er 2 varer afvist. Varenumrene N2K-C2248TP-1GE og SFP-10G-SR= er begge fejlet fordi UNSPSC koden er forkert. Du lukker vinduet igen ved at klikke på Luk Eksempler hvor hele kataloget afvises: 19

20 Eksempler på fejltekst: 1.) OIOUBL Importer. OrgSupplierID does not match folder name: vs FileID: 4f68de49-6f8a-4a21-b06e-a7b5a05be60c Betyder at dit LeverandørID i filen er forkert, kontakt SKI for at få korrekt leverandørid 2.) OIOUBL Importer could not validate OrgSupplierID or Agreementkey from file: 4f68de49-6f8a-4a21-b06ea7b5a05be60c Betyder at enten er aftaleid eller dit LeverandørID i filen er forkert, kontakt SKI for at få korrekt leverandørid og/eller AftaleID (Nummeret på rammekontrakten) 3.) CSV Importer. FrameworkPartialAgreementKey does not match folder name: vs FileID: 5d3b4f69-da83-44ee-9fb8-57ed Betyder at der mangler et foranstillet 0 i Rammekontrakt. Arbejd altid i EXCEL formatet og kun når du skal uploade kataloget, gemmes i CSV format, så undgår du at EXCEL fjerne foranstillede 0 er i felter. Hvis foranstillet 0 mangler, kan du formater celler, vælge Brugerdefineret og indsætte 8 0 er i feltet (Erstat Standard med ) 20

21 Tip til fejlsøgning: Hvis du oplever at få fejlen: Could not do CSV Import, så prøv, som det første at åbne.csv filen i notepad/textpad og se om der i bunden af filen er tomme linjer, der kun består af skilletegn. F.eks.: ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; Disse slettes og filen gemmes. Prøv at importer igen. En anden typisk fejl er, at data til.cvs filen skabes i Excel ved at kopier data fra andre medier, f.eks. en hjemmeside. Det betyder, at der er risiko for at kopiere eksempelvis linjeskift, TAB-tegn og andre formateringstegn med ind i kataloget. Dette kan gøre at.csv indeholder uønskede linjeskift og det betyder, at kataloget fejler i importen, fordi mængden af kolonner og kolonnerækkefølgen ikke er den samme for alle rækker i katalogfilen. En hurtig metode til at finde denne type fejl er, at åbne.csv filen i Excel og sorter på 1. kolonne. Hvis 1. kolonne f.eks. indeholder Action -kolonnen, skal alle rækker starte med: Add, Update eller Delete. 21

22 Download katalog Du kan hente en CSV fil med dine aktive varer, så du kan kontroller alle priser er OK. Du kan også bruge kataloget, hvis du skal opdaterer priser på dine aktive varer. 22