Dagsorden for CISV Danmarks HB møde 16. september 2012 Tid: 10:00-16:00 HB møde Sted: Roskilde Min Start Stop Formalia Kontor/Nationalt Valg af Dirigent, godkendelse af dagsorden. Evaluering af Raptim-billetter og fee-udligningssystem Vi har nu brugt Unitas til sommerens rejser, og ønsker derfor en evaluering af om det er et system der fungerer, og hvad vi evt. kan gøre for at forbedre det. Og om brugen af Unitas evt. skal udvides til at omfatte flere af, eller alle, CISV s rejser. Desuden er vedhæftet et dokument vedr. hvornår CISV Danmark refunderer billetter, mhp. godkendelse. Herunder genoptages også diskussionen om en anden form for fee-udligning (jf. referat af HBmøde 27/11-2011) Infofile og Årshjul Status og hvad skal der gøres, 5 10:00 10:05 20 10:05 10:25 15 10:25 10:40
samt opdateret oversigt over hvilke aktiviteter vi har for 2013. National Aktivitetsplan v/ NUDD 5 10:40 10:45 NUDD vil orientere om et par ændringer til den nationale aktivitetsplan for 2013 Taskforces Udvalg Evaluering af sommerens programmer, herunder regnskab Evaluering af Kommunikationsreglement på danske Camps v/winnie På sidste HB-møde blev et kommunikationsreglement præsenteret og diskuteret, vi ønsker her en evaluering af hvordan brugen af det fungerede i praksis. Fremtidens Stabe v/winnie og Jesper Samarbejde mellem LF og Udvalg v/ Stefan og Emilie DL står for en workshop om samarbejdet mellem LF og Udvalg. Valg/godkendelse af formænd/kvinder 25 10:45 11:10 15 11:10 11:25 20 11:25 11:45 25 11:45 12:10 20 12:10 12:30
De nationale udvalgs formænd nedsættes af HB, derfor skal HB godkende formænd/kvinder. Dette foregår som lukket punkt, hvorfor Udvalg vil blive bedt om at træde udenfor under punktet. Pause/Frokost 45 12:30 13:15 Procedure ift. valg/godkendelse af udvalgsformænd/kvinder 15 13:15 13:30 RM Handleplaner Evaluering af proceduren Nye regler ift. Børneattester RM præsenterer ændringen og hvad denne betyder i praksis. Visioner v/dl DL har tænkt visioner, og ønsker at præsentere deres tanker, mhp. en diskussion af disse. 10 13:30 13:40 30 13:40 14:10 TF Vedtægtsforberedende v/ Jesper 10 14:10 14:20 Lokalforeninger Best Practice Her har hver lokalforening mulighed for kort at sige lidt om hvordan det går hos dem, og hvilke gode erfaringer og ideer de har at dele. 20 14:20 14:40 Afvikling af Gladsaxe 5 14:40 14:45
Hvordan fordeler vi medlemmerne mest hensigtsmæssigt? Pause 15 14:45 15:00 Internationalt TF AIM ny international struktur på vej v/ Mette Liebst Hvordan ønsker HB fremadrettet at indgå i diskussionen af den internationale struktur? Medlemssystem v/ Bitten&Claus Her en præsentation af et bud på et nyt medlemssystem, mhp. en godkendelse af indkøb. 10 15:00 15:10 25 15:10 15:35 Lokalforening Fyn v/jesper (kort orientering) 5 15:35 15:40 Budget Opdaterede Standardbudgetter v/ Bo 10 15:40 15:50 Der blev på sidste HB-møde rejst kritik af de nuværende standardbudgetter, hvorfor disse er blevet tilrettet. Dette mhp. godkendelse. Evt 10 15:50 16:00
Tilstede: DL (Nanna Beiter, Mette Liebst, Bo Sørensen, Emilie Hellesøe, Stefan Wachmann, Jesper Lykking), Frederik Max Tvorup Sørensen (Aalborg), Marie Holmershøj La Cour (Nordsjælland), Marianne Wamberg (Vestsjælland), Zandra Wamberg (Vestsjælland), Kari Boe Gad (Roskilde), Poul-Erik Skou Larsen (Roskilde), Natascha Iermiin (Aarhus), Mette Reimer (Aarhus), Bettina Bröking (Nordsjælland), Winnie Ramsing (Amager), Bitten Warmdahl (H-V), Christina Holm- Larsen (H-V), Udvalg: Susanne Nielsen (Børneby), Susan Thuesen (Børneby, Anne Jo (IPP), Tess Thurøe (IPP), Simon Ellehammer (KommUd), Lise Westermann (Step Up), Camilla Wetzel (Mosaik), Asbjørn Loua (CFA), Helene Kristensen (NUDD), Margrethe Bjerre (RM), Emil Bo Nielsen (Seminar Camp, CFA) 1. Formalia Dirigent - Emilie Hellesøe Referent Anders Kristiansen Dagsorden godkendt med let ændring af rækkefølge 2. Raptim Landskassereren opsummerede kort forløbet, og hvad man får ekstra med en Raptim billet, man ikke får ved normale billetter. Der var generel opbakning til at bruge Raptim. Det blev dog besluttet at det fortsat kun er Børneby der har tvunget brug af Raptim, mens alle andre har frivilligt. Der var enighed om at klargøre informationen om tilbuddet hvad man får ved at vælge Raptim, mv. Der skal her arbejdes videre på Force Majeure dokumentet, som skal udvides og omskrives til at det kan bruges som informationsbrev til forældre. Det blev desuden bemærket at Raptim-billetterne primært er gode ved lange rejser, hvor de ved rejser indenfor EU, oftest vil være relativt dyre.
Bo Sørensen arbejder videre på dokumentet mhp. at fremlægge revideret version på næste HB-møde i november. BB-udvalget bemærker desuden at man med fordel kan købe rejseforsikring til ledere mv. gennem Unitas ifm. raptim-billetter, da de har fået forhandlet nogle vilkår på plads, der gør at det er på linie med vores nuværende aftale med IHI Bupa. Dog kan rejseforsikringen her kun tegnes ifm. køb af raptim-billetter. Der blev fremsat et ønske om nogle fælles principper for rejserne, især ift. børnebysdelegationer, hvor det bestemmes hvad der skal være af tid til mellemlandinger, hvor mange der må være, mv. Børnebysudvalget udarbejder et forslag til sådanne principper til næste HBmøde. 3. Evaluering af sommerens programmer Børneby i Vestsjælland Det er gået godt, og børnebyen er endt med et overskud, da det lykkedes at klare forplejningen meget billigt, så dette kunne dække over den meget dyre transport. Campsite var meget slidt, og krævede derfor en del vedligehold. Desuden gik campsite konkurs kort før lejren, hvilket tilføjede en del arbejde til både lokalforening og stab. Dog har både stab og lokalforening generelt været godt tilfredse med forløbet. Børneby på Amager Alt gik rigtigt godt. Campen endte med et underskud, da der blev købt en del ting af mere permanent karakter opbevaringskasser, vaskemaskine, mm.) Det meste mad mv. blev købt online, hvilket var en smule dyrere end at handle ind selv, men sparede til gengæld en del menneskelige ressourcer. Summercamp i Aalborg Det gik godt, og der var mange positive erfaringer med campen. Der blev bestilt al varm mad fra en slagter, så 1-mands køkkenstab kunne klare det fint! Campen har indtil videre givet et overskud, men regnskabet er ikke helt afsluttet endnu.
Et par gode ideer: - Lav en central liste over lagerbeholdningerne, så man nemt kan låne fra hinanden. - Donér ting der ikke kan holde længe (limstifter, tuscher, etc.) til CFA e.l., hvis man ikke har noget at bruge det til selv. - Kontakt autoforhandlere, det er muligt at overtale dem til at låne en bil til campen. 4. Evaluering af Kommunikationsreglement Der har ikke været problemer på årets camps med mobiltelefoner mv. Det vil dog være en ide at gøre mere ud af at forklare ideen bag reglementet også (når det udsendes). Nationalsekretæren laver et dokument over hvad der skal indgå i en dansk precamp af særlige ting. Dette, samt kommunikationsreglementet, gælder dog kun for Børnebyer. Nuværende reglement udsendes med referat, og tages op igen til november. 5. Fremtidens Stabe Jesper opsummerede kort på TF ens formål og arbejde. Indtil videre har det kun været Jesper og Winnie der har været aktive i TF en. Der har været fokus på at finde stabe til næste års programmer. Pt. er der fundet fuld stab til Nordsjællands Børneby og til IPP. Der er funder 2 stabsmedlemmer til Hareskov-Værløses børneby, og 2 til Amager s Seminar Camp. Der er ikke fundet nogen til børnebyen i Aarhus, eller til Summercamp i Roskilde. Der skal på længere sigt mere fokus på at gøre det at være stab til en højstatus opgave. Det blev desuden foreslået at man tog ideen om Koordineret Tilmelding fra
Anna Forrest op igen, da der mangler netværk og oversigt især for LF er udenfor Region 1. Der efterlyses flere medlemmer til TF en, samt skriftligt input, i updaten. 6. Samarbejde mellem LF og Udvalg - Workshop ved NJRs Udvalg blev parret med LF er, og der blev snakket kommunikation i små grupper, hvorefter der blev samlet op i plenum. Der var generel opbakning til det nye forsøg med udvalgsmøder til stormødet. Det er rart at mødes fysiskt en gang imellem, da mail-kontakt godt kan blive lidt upersonlig. Der er pt. ikke nogen kontaktperson for Seminar Camp, Mosaik og IPP i de fleste LF er, det vil derfor måske være en ide at have en person der er kontaktperson for alle 3, da der ikke er så meget arbejde i det, men det er rart for udvalgene at have en specifik person de kan henvende sig til. NUDD vil gerne gøre noget for at få mere feedback fra LF erne på træningen, så de kan sikre kvaliteten. 7. Valg af udvalgsformænd Punktet foregik som lukket punkt, og var derved fortroligt.
Fortroligt defineres, ift. valgproceduren i år, på en måde så man stadig må snakke med bestyrelsen og evt. kontaktpersoner om det, men med vægt på at det ikke skal fortælles til menige medlemmer, etc. Resultatet blev: Formand for Mosaik-udvalget: Camilla Wetzel Formand for Børneby-udvalget: Pernille Kok Formand for Interchange-udvalget: Mette Nørgaard Thomsen Formand for Youth Meeting-udvalget: Bettina Bröking Formand for Step Up-udvalget: Lise Westermann Formand for Seminar Camp-udvalget: Emil Bo Nielsen Formand for IPP-udvalget: Tess Thurøe Forkvinde for NUDD: Helene Kristensen Formand for CFA-udvalget: Emil Bo Nielsen (Asbjørn Loua efter nytår) Formand for RM-udvalget: Margrethe Bjerre Formand for Kommunikations-udvalget: Simon Ellehammer 8. Procedurer for valg af udvalgsformænd Det bemærkes at udvalgsformænd skal have feedback på deres arbejde. DL vil lave et udkast til en procedurebeskrivelse, som sendes rundt pr. mail til HB til kommentering, mhp. vedtagelse i november. Overvejelser vedr. længde på valgperiode: Generel enighed om en periode på 2 eller 3 år, for at man har mulighed for strategisk planlægning, for at bevare kontinuitet, og for at man kan nå at sætte sig ind i området før man er på valg igen. Overvejelser vedr. tidspunkt for valg:
For de programmer der kører sommer og vinter, samt NUDD, vil september fungere godt, da sommerens programmer netop er overstået, og runde 1 netop skal til at begynde. Dog kan det også være problematisk for en ny formand at ryge direkte ind i runde 1, da de så skal lave fordelingen af camps som det første. For CFA, og visse andre, passer det bedre at gå efter regnskabsåret. Det kunne være en mulighed at valg foregår i september, men overtagelse foregår til januar. Desuden skal det overvejes om valg af udvalgsformænd/kvinder kan laves som det første på mødet. Og hvis det fortsat bliver i september, så om det kan laves som det første om lørdagen, da udvalgene med de nye udvalgsmøder laver mange planer om lørdagen. Overvejelser vedr. åbenhed: Generel enighed om at der skal være åbenhed om kandidater, og at disse skal melde sig til en deadline, så man ikke kan komme og stille op til mødet. Det er derimod fint at udvalg mv. ikke sidder med til punktet hvor udvalgsformænd/kvinder vælges. Der skal gerne meldes ud sammen med dagsorden liste over kandidater med skriftlig opstilling, så bestyrelser og kontaktpersoner har en chance for at tage stilling inden mødet. Desuden: Der skal fremover være en form for løbende evaluering af udvalgene, så der er et punkt om "Status på udvalgene" på HB-møder, så der sker en måling af disse, både så HB ved om udvalgene fungerer, og så udvalgene ved om de gør det de skal/bør. Måling bør ske ud fra de kommissorier og handleplaner/visioner udvalgene har fremsat og fået godkendt.
9. NUDD aktivitetsplan nationalt Der er sket lidt ændringer i datoer for UW'er. UWX overgår til Hareskov-Værløse og Nordsjælland. Nationalsekretæren opdaterer layout for den Nationale Aktivitetsplan, så denne bliver nemmere at overskue! 10. Infofile og årshjul Til HB-mødet i november skal alle udvalg have lavet/opdateret budget for næste år, handleplan og kommissorium til godkendelse. Camilla Wetzel laver en skabelon for alle tre og udsender. HB-møder og fast indhold Marts - Weekend Lørdag LF-bestyrelsestræning og udvalgsmøder om formiddagen, med GF om eftermiddagen. Søndag - første møde med ny HB. Fast punkt: opsamling på handleplaner. Maj Søndagsmøde
Faste punkter: National aktivitetsplan for efterfølgende år, opfølgning på sommerens aktiviteter, fokus på dialog og erfaringsudveksling, ideer til indhold på stormødet i september. September Weekend Lørdag Stormøde med udvalgsmøder og workshops. Søndag HB-møde - udvalgsformænd med på første halvdel. Fast punkter: udvalgsspecifikke emner, fee struktur. November Søndagsmøde Faste punkter: budgetter, handleplaner, kommisorier (udvalg). 11. Nye regler for børneattester Oplæg fra National Risk Manager om ændring af regler vedr. indhentning af børneattester, hvor hun kort forklarede hvad ændringen gik på, samt DUF s tolkning af denne. Derfor skal der fremover indhentes børneattester i enhver situation, hvor en person enten er sammen med unge i en periode på over 1 uge, eller over en periode på 3. måneder deltager i frivilligt arbejde 3 gange eller mere hvor der er børn tilstede. Børn defineres som børn under 15 år. Praktisk set gør vi følgende: Indhenter børneattester på alle med officiel post i CISV Danmark (bestyrelsesmedlemmer, kontaktpersoner, udvalgsmedlemmer, ansatte, mv.) ved tiltrædelse. LF formænd er ansvarlige for de der hører under lokalforeningen,
udvalgsformænd, samt landsformanden, er ansvarlig for de der hører under nationalt. Indhenter på alle værtsfamilier (hvis de er værtsfamilie for minimum 1 barn) Alle ledere, JCs, stabe og deltagere på 15+år, der skal have kontakt med børn. Derudover skal der indhentes på frivillige hjælpere ved vores aktiviteter, og her fremlagde Risk Manager to forslag: 1. Indhent børneattest når de tilmelder sig som hjælpere. 2. Hav børneattester klar ved aktiviteterne, så det første en frivillig gør når denne kommer, er at udfylde og underskrive en børneattest, som LF så sender til kontoret efterhånden. HB skal på mødet i november tage stilling til hvordan vi indhenter børneattester på vores frivillige hjælpere. 12. Visioner v/ DL Punktet udsat til novembermødet. Skriftligt oplæg udsendes sammen med referatet. 13. Vedtægtsforberedende
TF en har været lidt inaktiv over sommeren, men Jesper går videre med den, og Bitten og Simon overvejer at gå med. Desuden blev det drøftet hvordan TF er kan sammensættes, og HB blev her enige om at der både kan forefindes åbne og lukkede TF er. Åbne udbydes i updaten, og lukkede sammensættes frit af HB, hvor HB kan invitere specifikke personer med i TF en, hvis de vurderer at det vil være nyttigt for TF ens arbejde. 14. Best Practice DL foreslår at vi opretter et dokument under ressources, hvor vi indskriver diverse Best Practice Ideer og tiltag, og gør det til en samlet database. HB støtter ideen, såfremt at det sker ved at der ved hvert HB-møde er et fast punkt om dette. Ideerne vil her blive nedskrevet af nationalsekretæren, og denne vil tilføje dem til dokumentet. Ideer: Forældretilsagen - alle forældre der sender deres børn afsted får et skema de skal udfylde, med hvor de kan give en hjælpende hånd. Der skrives kontaktperson på nederst. Dokumentet kan rekvireres hos Bettina Bröking. Fødevarebanken Vi har nu for andet år i træk brugt fødevarebanken, hvilket dels støtter bæredygtigheden, og dels gives os besparelser på forplejningsbudgetterne på vores store camps. For mere info om brug af fødevarebanken kontakt Winnie Ramsing. Evalueringsskemaer til forældre Så forældre kan give feedback på hele processen, derved får vi væsentligt input til at gøre tingene bedre.
Ledermiddag Hvor man inviterer alle ledere, stabe mv. til en middag, for at sige tak. Lederbevis Et officielt bevis man kan bruge til at søge job mv. med. Informationsmedarbejden er ved at lave en skabelon. Pizza-aften Et arrangement for alle, der bare går ud på at mødes, hygge og spise noget pizza. Derved kan man få noget mere socialt samvær, og kan ofte få ledere, stabe, deltagere som gevinst. Farvelfest og velkommen hjem fest for delegationer For at skabe godt sammenhold i lokalforeningen, eller evt. i regionen. Velkommenhjem fest Få mad udefra så der er mad når folk kommer, og så alle kan være med i festen. Hav gerne oplæg eller andet om hvad man ellers kan lave i CISV, for at engagere folk. Reunion indbyd til Gammel CISV fest for alle der har været afsted de sidste 5 år eller lignende, for at få reengageret folk. Vær frivillig hjælper hos den andre LF er Så får man et netværk at trække på, samt en masse gode oplevelser. Update Sørg for at alle i bestyrelsen får den ugentlige update fra kontoret. Skriv til secretary@dk.cisv.org for at blive skrevet på. 15. Gladsaxe - fordeling af medlemmer
Reg 1 har lavet en plan for fordelingen. Der er lavet et kort, så man kan se hvor man er medlem henne. De laver selv velkomstbreve og sender ud, og medlemmer kan så kontakte LF for at skifte til en anden. Der bliver for meget konkurrence, hvis der ikke er en klar fordelingsnøgle. Godkendt Pengene fra Gladsaxe bruges til at dække Gladsaxes medlemmers deltagelse på stormødet, samt til at dække en ledermiddag for de ledere Gladsaxe sendte ud i 2012. 16. AIM Trustee opsummerede kort på årets AIM, og spurgte HB hvordan de ønsker at få opdateringer om den igangværende proces. HB ser gerne at der til hvert HB-møde kommer en skriftlig opdatering, samt et kort mundtligt oplæg med mulighed for spørgsmål. Og at der desuden kommer en mere dybdegående rapportering til marts-mødet. Eventuelt kunne der laves et fyraftensmøde til at gå mere i dybden med processen. 17. Fyn Formanden træder ned, og har ikke tid eller lyst til at fortsætte, så der har skullet findes ny bestyrelse. DL forvalter kortsigtet, men arbejder på en mere langsigtet
løsning. Der er pt. kontakt med Lars Ellebye som gerne vil være formand, og som måske har lidt venner i Kolding han kan få engageret. 18. Medlemssystem Bitten og Claus Warmdahl har haft kontakt med 5 firmaer, hvoraf kun 1 kunne leve op til vores krav. Det er blevet analyseret og konfigureret til at passe til CISV, og de vigtigste funktioner er blevet testet af Bitten og Claus. Desuden har Bitten og Claus brugt meget tid på at vaske og strukturere vores medlemsdata, så disse kan blive klar til at læse ind i det nye medlemssystem. Pris: Indkøbspris 10.000 kr. Løbende pr. måned 1.000 kr. Undervisning og uddannelse (kontoret) ca. 10.000 kr. Hertil kommer pbs aftaler Køb af medlemssystem blev godkendt af HB, og Bitten vil i samarbejde med kontoret gå videre med det praktiske i at få foretaget skiftet. Bitten står for at der snarest muligt kommer et kursus i det nye system for de medlemsansvarlige hos lokalforeningerne. Tidsplan: LF tjekker medlemsdata og fremskaffer mailadresser på alle medlemmer inden 1/10 2012
Oktober: Der oprettes link til nyt medlemssystem på hjemmesiden LF sender medlemslister til Bitten for endelig bearbejdning af data Alle LF sender standardmail om nyt medlemssystem til alle deres medlemmer (Bitten formulerer) Bitten sender bearbejdet medlemsdata til Globus Globus indlæser medlemsdata og sender info mail til alle med password 1/11 2012 Alle LF er i drift og alle indmeldelser foregår via det nye system Inden årets udløb: Undervisning (evt. via skype/virtuelt/onlinemøde) 1/1 2013 Opkrævning via nyt medlemssystem 19. Standardbudget Til næste HB-møde samles kategorierne 2-4, så der kun er 2 kategorier kategori 1 som ekstratilskud, og kategori 2 som fast tilskud. Det faste tilskud holdes på 100kr per deltagerdøgn for de store internationale programmer. Nationale arrangementer holdes på 85kr per deltagerdøgn. Der tilføjes desuden regel om fast ekstra tilskudbevilling til dækning af frivillige på en deltager ekstra per hele 20 deltagere. Derudover tilføjes bestemmelse om at en del af kategori 1 s lejrleje-tilskud, også kan bruges til at dække rengøring e.a., såfremt der ikke er nogen decideret lejrleje.
Der skal desuden udformes standardbilag til ekstern brug. 20. Evt. Det blev drøftet hvilke frivillige roller en ansat i CISV Danmark må have. HB var enige om at en ansat principielt må indgå i alle roller, bortset fra de hvor den ansatte ville skulle referere til sig selv. Derudover skal ansatte der samtidig er frivilligt engagerede i foreningen holde sit lønnede og sit frivillige engagement tydeligt adskilt. Oplysning om en officiel CISV debatblog. Indlæg sendes til informationsmedarbejder, som står for det daglige vedligehold. Punkter til Novembermødet: - Force Majeure og Rejser/Unitas (Bo) - Principper om rejser (BB-udvalget) - Kommunikationsreglement og reglement for danske precamps (Sekretær) - Procedurebeskrivelse for valg af udvalgsformænd/kvinder (DL)
- Ny national aktivitetsplan (Sekretær) - Budgetter, handleplaner og kommissorier fra alle udvalg (udvalgene) - Børneattester - Visioner fra DL - Standardbudgetter (Bo) - Ny TF mht nyt CISV visual design (Jesper) - Ny TF mht ny eshop (Jesper) - Ny TF mht online tilfredshedsundersøgelse (Jesper) Nye faste punkter: - Status på Udvalg - Best Practice - AIM (Mette) Skal vedhæftes referatet: - nuværende kommunikationsreglement - visionsoplæg fra DL