Referat mandag den 2. marts 2015 Kl. 16:00 i Mødelokale 1, Hvalsø Jens K. Jensen (V)
Indholdsfortegnelse 1. JA - Godkendelse af dagsorden...1 2. JA - Orienteringssager...2 3. JA - Dialogtema Beskæftigelsesplan 2016...3 4. JA - Tildeling af virksomhedspris 2014...5 5. JA - Overordnet ramme for førtidspension med høringssvar...7 6. JA - Nedbringelse af langvarige sygedagpengesager...10 7. ØU - Status på feedback på bedre sagsfremstillinger...13 8. ØU - Økonomisk beredskab...17 9. JA - Eventuelt...20
02-03-2015 Side 1 1. JA - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 02-03-2015: Godkendt. Punkt 8 på dagsordenen blev behandlet efter punkt 5. Jens K. Jensen (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 2 2. JA - Orienteringssager Sagsnr.: 14/20130 Resumé: A. Samarbejdsaftale om frivillige mentorer til unge Der er indgået aftale mellem den sociale foreningen For Ansvarlige Børn og Unge, om oprettelse af en lokal afdeling af frivilligforeningen Gadespejlene mentorer for unge i Lejre Kommune. Dette nye samarbejde skal supplere Lejre Kommunes forpligtende kommunale ydelser, med en frivillig indsats. Gadespejlene er med til at styrke den individuelle indsat overfor børn og unge i alderen 13 til 25 år. Det er børn og unge der f.eks. er psykisk sårbare, er i mistrivsel, har begået kriminalitet og som har brug for samt ønske om en neutral voksen at snakke med. Gadespejlene understøtter og tilbyder hjælp til børn og unge der har brug for at indgå i en tættere relation med en seriøs voksen person. Målgruppen er præget af forskellige problematikker som psykisk sårbare, mistrivsel, kriminalitet og er i risiko for at droppe ud af uddannelse og arbejde eller endnu ikke har påbegyndt uddannelse eller har et fast job. www.gadespejlene.dk Indstilling: Beslutning den 02-03-2015: Taget til efterretning. Jens K. Jensen (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 3 3. JA - Dialogtema Beskæftigelsesplan 2016 Sagsnr.: 15/530 Resumé: vil på nærværende møde blive præsenteret for de beskæftigelsespolitiske udfordringer og muligheder der tegner sig for Lejre Kommune i 2016. I denne præsentation vil der blive søgt at beskrive målgrupper, indsatsområder og pejlemærker for den beskæftigelsespolitiske indsats i 2016. Udvalget vil på dette møde ligeledes skulle drøfte program og indhold for en minikonference den 26. marts 2015 om Beskæftigelsesplan 2016. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at drøfter beskæftigelsesmæssige udfordringer og indsatsområder for beskæftigelsesindsatsen i 2016, og 2. at godkender program for minikonference den 26. marts 2015 omkring Beskæftigelsesplan 2016. Beslutning den 02-03-2015: Indstillingerne tiltrådt. Jens K. Jensen (V) Sagsfremstilling: Jf. Lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen m.v. (Lov nr. 1482 af 23/12/2014) fremgår det af 2, at Kommunalbestyrelsen har ansvaret for beskæftigelsesindsatsen. Det fremgår videre af 4, at Kommunalbestyrelsen hvert år senest den 31. december, med udgangspunkt i de vejledende beskæftigelsespolitiske mål, der er udmeldt af beskæftigelsesministeren, skal vedtage en beskæftigelsesplan for det kommende års beskæftigelsesindsats. I grundlaget for udarbejdelse af beskæftigelsesplanen indgår en resultatrevision, som viser resultater og effekter af beskæftigelsesindsatsen i Jobcenteret i det forudgående år. Kommunalbestyrelsen skal umiddelbart efter vedtagelsen sende beskæftigelsesplanen til det Regionale Arbejdsmarkedsråd til orientering. I modsætning til tidligere år er der ingen formelle proceskrav til udarbejdelsen af beskæftigelsesplanen og heller ikke indskrevet høringsparter i forbindelse med udarbejdelsen af Beskæftigelsesplanen. Udvalget godkendte på sit møde den 2. februar 2015 procesplan for udarbejdelse af Beskæftigelsesplan 2016, herunder også at der den 26. marts 2015 fra kl. 15.00 til 17.00 afholdes en minikonference med henblik på at tage afsæt for udarbejdelse af Beskæftigelsesplan 2016. Administrationen foreslår følgende program for minikonferencen. 1) Velkomst ved udvalgsformand Christian Plank
02-03-2015 Side 4 2) Oplæg om målgrupper for beskæftigelsesindsats og beskæftigelsespolitiske udfordringer i 2016 v/mploy 3) Ny-refusionsreform v/afdelingsleder Jens Boe Rasmussen 4) Drøftelser i mindre grupper. a. Indsatsen for de unge b. Indsatsen mod langvarige forløb på offentlig forsørgelse. c. Effektive redskaber d. Integrationsindsatsen 5) Opsamling Administrationens vurdering: Koncerndirektionen vurderer, at det er vigtigt at involvere relevante interessenter i processen for udarbejdelse af Beskæftigelsesplan 2016. Handicappolitik: Beskæftigelsesplanen, med dens mål og resultatkrav, omfatter også borgere med forskellige former for handicap, som enten skal fastholdes på arbejdsmarkedet, integreres i uddannelse eller på arbejdsmarkedet. Økonomi og finansiering: Indsatser kan afholdes inden for udvalgets ramme. Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 5 4. JA - Tildeling af virksomhedspris 2014 Sagsnr.: 14/16206 Resumé: besluttede på sit møde den 1. december 2014 kriterier for tildelingen af Virksomhedspris 2014. Prisen tildeles en offentlig eller privat virksomhed der har iværksat initiativer og løsninger, der er med til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Den forlængede frist for indstilling af virksomheder til virksomhedspris 2014 er nu udløbet. Der er kommet 6 indstillinger omfattende 5 virksomheder. skal derfor træffe beslutning om, hvilken virksomhed der skal tildeles virksomhedspris 2014. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at drøfter de indkomne indstillinger og træffer beslutning om, hvilken virksomhed der skal modtage virksomhedspris 2014, herunder form og dato for prisuddelingen. Beslutning den 02-03-2015: Udvalget besluttede, at Proces Konsulenterne modtager virksomhedsprisen for 2014. Endvidere besluttede udvalget, at overrækkelsen planlægges i samarbejde med virksomheden samt at Udvalget for Erhverv & Turisme inviteres til overrækkelsen. Jens K. Jensen (V) Sagsfremstilling: i Lejre Kommune ønsker med en virksomhedspris, at synliggøre innovative og ekspansive virksomheder som med gode initiativer og løsninger, medvirker til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Udvalget ønsker hvert år at uddele en pris til en privat/offentlig virksomhed i Lejre Kommune. Prisen er på 10.000 kr. til fælles aktiviteter for virksomhedens ansatte samt til kunst fra en lokal kunstner. Den samlede udgift til prisen, kunstværkerne og arrangementet i forbindelse med prisoverrækkelsen anslås at andrage 20.000 kr. Hvem kan få prisen Virksomhedsprisen uddeles til en privat/offentlig virksomhed, der har bidraget til udvikling af arbejdspladser i Lejre Kommune og samtidig har gjort en indsats for at fremme rummeligheden på arbejdsmarkedet. Kriterier for virksomhedspris 2014 Ved tildelingen af Virksomhedspris 2014 vil overordnet lægge vægt på følgende kriterier:
02-03-2015 Side 6 1. virksomheden har bidraget til udviklingen i beskæftigelsen i Lejre Kommune 2. at virksomheden har medvirket til at fastholde medarbejdere som ellers var i fare for at miste jobbet 3. at virksomheden integrerer personer, der ellers har svært ved at komme ind på arbejdsmarkedet 4. at virksomheden har oprettet uddannelsesplads(er) for unge bosiddende i Lejre Kommune 5. at virksomheden ansætter medarbejdere i job på særlige vilkår. Det behøver ikke at være store projekter. Det vigtigste er, at indsatsen har bidraget til at en eller flere personer er fastholdt eller integreret i ansættelsesforhold, der har gjort de pågældende helt eller delvist selvforsørgende. Der er ved fristen for indstilling af Virksomhedspris 2014 indkommet 6 indstillinger omfattende 5 virksomheder. Udvalget skal nu drøfte indstillingerne og træffe beslutning om hvilken virksomhed, der skal modtage Virksomhedspris 2014. Indstillingerne til Virksomhedspris 2014 er vedlagt som bilag. Administrationens vurdering: Koncerndirektionen vurderer, at tildelingen af en virksomhedspris til en lokal virksomhed vil medvirke til at synliggøre aspekterne omkring rummelighed og hermed socialt engagement blandt virksomheder i Lejre. Handicappolitik: Ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Administrationen foreslår følgende budget for virksomhedsprisen: Kunstværk af lokal kunster Gave til fælles aktiviteter for Virksomhedens medarbejdere Annoncering Traktement (alt efter antal medarbejdere, maks.) I alt 5.000 kr. 5.000 kr. 5.000 kr. 5.000 kr. 20.000 kr. Udgiften kan afholdes under 7 i Lov om aktiv Beskæftigelsesindsats. Der er ingen refusion på denne udgift. Beslutningskompetence: Bilag: 1. JA-Bilag. Indstillinger virksomhedspris 2014 slut
02-03-2015 Side 7 5. JA - Overordnet ramme for førtidspension med høringssvar Sagsnr.: 14/20111 Resumé: Ny førtidspensionsreform trådte i kraft 1. januar 2013, hvis intentioner var at nedbringe antallet af førtidspensionister og i stedet investere i ressourceforløb. Et udviklingsforløb, der sammensættes af relevante tværfaglige indsatser i kombinationer og koordineret efter borgerens specifikke behov. Den nye førtidspensionsreform har haft stor effekt i Lejre Kommune, der har opnået et stort fald i antallet af førtidspensionister. Efter 2 års erfaring med virkning af den nye førtidspensionsreform, er der udarbejdet et forslag til visitationsramme for førtidspension. Denne visitationsramme skal virke som styringsredskab i sagsbehandlingen, under dialogen i kommunens rehabiliteringsteam samt under behandlingen i pensionsudvalget. Visitationsramme forelægges Udvalgene for Job & Arbejdsmarked samt Social, Sundhed & Ældre efter sagen har været til høring i Handicaprådet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at visitationsrammen for førtidspension godkendes med de foreslåede ændringer. Beslutning den 02-03-2015: Indstillingen tiltrådt. Jens K. Jensen (V) Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 02-03-2015: Indstillingen tiltrådt. Flemming Damgaard Larsen (V) Sagsfremstilling: Førtidspension tilkendes efter lovgivningens anvisninger om, at det er dokumenteret, at borgeren ikke har en arbejdsevne og ikke kan opnå en arbejdsevne der kan bringe borgeren tilbage på arbejdsmarkedet. En pension tilkendes først, når alle behandlingsmuligheder er udtømte, alle revalideringsmuligheder er udtømte og alle fleksjobmuligheder er udtømte. Der forefindes ikke nogen visitationsramme for tilkendelse af førtidspension. Hver enkelt ansøger har været vurderet konkret ud fra lovgivningen. 27 borgere er blevet tilkendt førtidspension i 2014 og der er 65 borgere, der i december 2014 er i gang med et ressourceforløb. 1. januar 2014 trådte en helt ny førtidspensionsreform og fleksjobreform i kraft. Intentionerne med reformerne er, at færre borgere skal modtage varig overførselsindkomst.
02-03-2015 Side 8 Midlet er udviklende tværfaglige indsatser, der bringer en borger tilbage eller ind på arbejdsmarkedet. En ny forsørgerydelse blev indført til borgere, der blev visiteret til ressourceforløb. Et ressourceforløb kan tilkendes op til 5 år og kan forlænges. Med ny fleksjobreform kom mulighed for at etablere fleksjob helt ned til 1 effektiv arbejdstime ugentlig, hvilket går forud for en førtidspension. I hele landet er der stort fald i antallet af tilkendelser af førtidspension. I Lejre har faldet været særligt stort, da et stort antal førtidspensionsansøgninger nåede at blive behandlet efter gammel lov i 2012. 1. januar 2014 trådte Lov om seniorførtidspension i kraft. Borgere med betydelige helbredsproblemer over 60 år med arbejdsmarkedstilknytning fik her mulighed for at søge om førtidspension på baggrund af helbredsoplysninger uden forudgående arbejdsprøvninger og ressourceforløb. I praksis har det vist sig kun at være en ansøgningsmulighed, da rehabiliteringsteams ofte vurderer, at der vil være mulighed for et fleksjob, som så efterfølgende skal afprøves. Med de nye reformer kom krav om, at kommunerne skulle etablere rehabiliteringsteam, som skal have dialog med borgeren omkring eventuelle muligheder for at kunne vende tilbage til arbejdsmarkedet via en rehabiliterende indsats. Hvis rehabiliteringsteamet indstiller til realitetsbehandling af førtidspension, træffes efterfølgende afgørelse om at ansøgning om førtidspension rejses og der indstilles til pensionsudvalget, som træffer endelig beslutning. En visitationsramme vil kunne give sagsbehandlere, rehabiliteringsteam samt pensionsudvalg et styringsramme for tilkendelser af førtidspension. Der henvises til medsendte forslag til visitationsramme for tilkendelser af førtidspension. Udtalelser: Visitationsramme for førtidspension blev på udvalgenes møde i januar sendt i høring i Handicaprådet. Handicaprådet har fremsendt følgende kommentarer: Handicaprådet finder den overordnede visitationsramme meget positiv. Positive tal for antal tilkendte Førtidspensioner skyldes delvis sagsbehandling i 2012. Dette forringer ikke den generelle opfattelse. Positive gennemgående kriterier er, at alle beslutninger træffes efter individuel helhedsorienteret vurdering og vurdering af nuværende og kommende arbejdsevne. Hensyntagen til særlige problematikker for 17-18 årige er positivt. At afsnit om Seniorførtidspension omhandler reelt realistiske muligheder, fremmer at borgeren får en realistisk sagsbehandling. Afsnit vedr. Livstruende sygdom tager respektfuld hensyn til borgerens situation og ønsker. Administrationens vurdering: Koncerndirektionen vurderer, at en visitationsramme for førtidspension vil give et mere ens niveau for sagsbehandling samt differentiering i forhold til eksempelvis borgere over
02-03-2015 Side 9 60 år samt udviklingshæmmede. Høringssvar fra Handicaprådet giver ikke anledning til ændringer i forslag til visitationsramme. Handicappolitik: En visitationsramme har stor betydning for handicappede, da en stor del af ansøgerne til førtidspension har handicaps. Økonomi og finansiering: Fra 2016 forventes en ny statsrefusionsreform at blive vedtaget, som vil have stor indflydelse på kommunens økonomi. Statsrefusionsprocenten på forsørgerydelser ændres og særligt i forhold til alle langvarige forsørgerydelser. Således vil kommunen fra 2016 kunne forvente en nedgang fra 35 % i statsrefusion til 20 % i forhold til alle fremadrettede tilkendelser. Forslag til Visitationsramme er en helhedsorienteret socialfaglig visitationsramme. Udgifter til tilkendelser af førtidspension forventes at kunne rummes inden for budget 2015. Fra 2016 vil der skulle beregnes nyt budget som følge af den kommende refusionsreform. Beslutningskompetence: Udvalgene for Job & Arbejdsmarked og Social, Sundhed & Ældre Bilag: 1. Resultater af beskæftigelsesindsats 3 kvartal 2014 vedr. førtidspension. 2. førtidspensionslovgivning 3. - Brev til kommunalbestyrelsen.pdf 4. - Vejledning - dokumentationskrav - førtidspension.pdf 5. Redigeret visitationsramme febr 2015 6. Høringssvar Handicaprådet vedr. visitationsramme for førtidspensioner.docx
02-03-2015 Side 10 6. JA - Nedbringelse af langvarige sygedagpengesager Sagsnr.: 15/2112 Resumé: I 2014 oplevede Lejre Kommune en meget markant stigning i antallet af langvarige sygedagpengesager. Især antallet af sygedagpengesager med et sygefravær på 52 uger og derover, steg markant. Da sygedagpengene til borgere, som har været sygemeldt i over 52 uger er en fuld kommunal udgift, var der meget fokus på at få nedbragt antallet. Jobcenter Lejre satte effektiviseringsprojekter i værk i efteråret 2014, med henblik på at få nedbragt det stigende udgiftsniveau på sygedagpengeområdet. Dels ved at igangsætte en tidlig fokuseret screeningsindsats og samtidig iværksætte initiativer for at få nedbragt langvarige sygedagpengesager. Nu i 2015 viser resultaterne sig. Sygedagpengeforløb over 26 uger er halveret også for sager over 52 uger. Udvalget orienteres om resultaterne ved at investere i indsatser inden for sygedagpengeopfølgningen og administrationen anbefaler, at udvalget tager stilling til, at der fremadrettet udarbejdes strategier for sygedagpengeindsatsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget tager rapporten fra Marselisborg til efterretning 2. at udvalget drøfter og peger på mulige fremtidige indsatser inden for opfølgningsarbejdet med sygedagpengeforløb, og 3. at udvalget beslutter, at administrationen udarbejder et oplæg til strategi i opfølgningsarbejdet med sygedagpengeforløb, som fremlægges på udvalgets møde august 2015. Beslutning den 02-03-2015: Indstillingerne tiltrådt. Mikael Ralf Larsen (F) deltog ikke i behandlingen. Jens K. Jensen (V) Sagsfremstilling: I løbet af 2014 oplevede Jobcenteret en stigning i antallet af langvarige sygedagpengeforløb. Antallet øgedes langsomt hen mod sommeren. På baggrund af dette blev der iværksat forskellige initiativer med henblik på at nedbringe antallet og derved også udgifterne til sygedagpenge. Efter førtidspensions- og fleksjobreformen, som trådte i kraft januar 2013, steg antallet af blandt andet sygedagpengesager. Dette skyldtes ændringer af sagsbehandlingsprocedurer og systemer, der medførte længerevarende sagsbehandlingsprocesser. Sagsantallet steg på hver enkelt rådgiverplads og derved blev der mindre tid til intensiv opfølgningsindsats. I foråret 2014 blev der iværksat et rehabiliteringsværksted, hvor ca. 35 sager blev færdig-sagsbehandlet og klargjort til behandling på rehabiliteringsteamet. Dette gjorde, at en del sygedagpengeforløb blev afsluttet.
02-03-2015 Side 11 Pr. 1. juli 2014 blev der ansat to sagsbehandlere til tidlig screening af sygedagpengesager. Dette var et effektiviserings- og besparelsesforslag vedtaget af Kommunalbestyrelsen. Der bliver nu ved første opfølgningssamtale screenet og fokusområder sagsbehandles i samarbejde med borger og en eventuel arbejdsgiver. Af fokusområdet kan nævnes: Der tages stilling til, om borgeren fortsat er fuld uarbejdsdygtig pga. egen sygdom, der bliver taget kontakt til arbejdsgiver omkring delvis tilbagevenden til arbejde, der bliver indhentet nødvendige lægelige oplysninger, og der bliver igangsat beskæftigelsesrettede tiltag fx virksomhedspraktik. I efteråret 2014 blev der indgået aftale med et eksternt firma Marselisborg, som i løbet af tre måneder skulle støtte og kompetenceudvikle rådgiverne med henblik på at forsøge at få nedbragt antallet af langvarige sygedagpengeforløb. Der blev foretaget en sagsscreening af 70 langvarige sager (sager over 40 uger), og der blev udarbejdet individuelle handleplaner i sagerne med hver enkelt rådgiver. En socialfaglig konsulent fra Marselisborg var til stede i sygedagpengeteamet en gang ugentligt som understøttede rådgiverne i de enkelte sager. Ultimo 2014 begyndte antallet af langvarige sygedagpengeforløb at falde. Og nu i 2015 er antallet mere end halveret. Det har derfor vist sig, at effektiviserings- og besparelsesstrategien for sygedagpengesager har virket. Det er med den store intense indsats lykkedes at nedbringe antallet af de langvarige sygedagpengeforløb markant, som vil betyde en væsentlig besparelse for økonomien, på området. For at sikre mod en fremtidig stigning i antallet af sager er der implementeret et styringsredskab udarbejdet af Marselisborg. Styringsredskabet er et ledelsesredskab til at holde øje med udviklingen helt ned på rådgiver og sagsniveau. Således kan gribes ind i tide, såfremt udviklingen i langvarige sager går den forkerte vej igen. Hvor er de mange langvarigt sygemeldte blevet af? Der er ca. 18 borgere, som har fået stoppet deres sygedagpenge pga. revurderingen ved de 22 uger og nu er på et jobafklaringsforløb. Herudover er der sygedagpengeforløb, som er blevet afsluttet til tilkendelse af fleksjob og ressourceforløb. Den største del er dog raskmeldt til deres tidligere job eller til at stå til rådighed for det ordinære arbejdsmarked. Administrationens vurdering: Koncerndirektionen vurderer, at en strategi for arbejdet med opfølgning af sygedagpengeforløb kan være medvirkende til, at der ikke sker en stigning i antallet. Endvidere kan det medvirke til at give et bedre forløb for de syge borgere og dermed modvirke, at forløbet ender i f.eks. fleksjob. Handicappolitik: Sygedagpengeforløb har også en betydning for handicappede, da handicappede også kan være sygemeldt fra deres job. Økonomi og finansiering: Det er af stor betydning for kommunens økonomi, at antallet af langvarige sygedagpengeforløb holdes lavt. Derfor er det vigtigt med et konstant fokus. Desuden skal der reageres med tiltag, såfremt der registreres en stigning. Det vil godt kunne betale sig at finansiere tiltag til nedbringelse af antallet af langvarige sygedagpengeforløb. Beslutningskompetence:
02-03-2015 Side 12 Bilag: 1. JA - Rapport fra Marselisborg 2. JA - Søjlediagram over sygedagpengeforløb o. 52 uger
02-03-2015 Side 13 7. ØU - Status på feedback på bedre sagsfremstillinger Sagsnr.: 14/6207 Resumé: Som led i arbejdet med øget kvalitet i den politiske betjening er der systematisk indsamlet feedback fra fagudvalg og Økonomiudvalget i perioden august-november 2014. Feedbacken er samlet i hovedpunkter og danner sammen med anbefalinger fra KL og inspiration fra Holbæk Kommune - grundlag for forslag til 10 principper for den gode sag. Hovedpunkter og principper forelægges - sammen med forslag til det videre arbejde med at forbedre de politiske sagsfremstillinger med henblik på at få kommentarer, der kan indarbejdes i det forslag, som efterfølgende vil blive forelagt til politisk behandling i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i april 2015. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til principper for den gode sagsfremstilling drøftes med henblik på at udvalgets kommentarer indarbejdes i beslutningsoplæg til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den 02-03-2015: Drøftet og principperne anbefales. Flemming Damgaard Larsen (V) Beslutning den 02-03-2015: Indstillingen tiltrådt suppleret med forslag om at flytte oplysning om Beslutningskompetence, så den står lige efter Indstilling og før Sagsfremstilling. Mikael Ralf Larsen (F) deltog ikke i behandlingen. Jens K. Jensen (V) Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 02-03-2015: Forslaget drøftet. Udvalget har ikke yderligere kommentarer. Flemming Damgaard Larsen (V) Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 03-03-2015: Indstillingen drøftet. Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. maj 2014, at der administrativt blev arbejdet videre med 4 indsatsområder for at sikre bedre politiske dagsordener. De 4 indsatsområder var:
02-03-2015 Side 14 a. en generel styrkelse af politiske dagsordener og beslutningsoplæg b. en målrettet indsats til konkrete forbedringer gennem fokus på kvalitetssikring og feedback. c. systematisk inddragelse af politikernes vurdering d. tydelig ansvarsfordeling i administrationen. Status a. I løbet af 2015 opstartes et arbejde med en generel styrkelse af de politiske dagsordener og beslutningsoplæg. Se uddybende sagsfremstilling nedenfor. b. - Der er gennemført en målrettet indsats for at sikre konkrete forbedringer af sagsfremstillingerne. c. Der er systematisk indsamlet feedback fra fagudvalgene samt Økonomiudvalget på indholdet og kvaliteten af de behandlede sager. Konklusionerne fremgår nedenfor. d. - Der er udarbejdet og implementeret retningslinjer med tydelig angivelse af ansvarsfordelingen administrativt i forbindelse med dagsordensudarbejdelsen. Konklusioner fra fagudvalg og Økonomiudvalg Nedenfor sammenfattes efterårets input fra fagudvalgene i ikke prioriteret rækkefølge: Sagsfremstillingens opbygning og klarhed - Ønsker at punktet Eventuelt tages af dagsordenen - Orienteringssagerne ønskes helt korte - Max. 3 sider pr. sag - Ønsker korte og præcise resuméer. - Ønsker fokus på vigtigheden af resumé skal tydeligt beskrive hvad sagen handler om - Resumé skal ikke bare være en gentagelse af sagsfremstillingen de skal være som fakta-bokse i aviser - Ønsker korte resuméer, som ikke bare er en gentagelse af sagsfremstilling. - Ønsker korte og præcise sagsfremstillinger, som der kan siges ja eller nej til. Gerne flere muligheder for valg, men uddybningen bør fremgå af bilag. - Brug gerne tidligere sagsfremstillinger som bilag eller sagsindblik - Sager fra andre fagudvalg kan være komplicerede kræver en større forklaring - Ønsker klare indstillinger, der siger præcis hvad der skal tages stilling til (at-indstillinger). - Beslutningskompetencen ønskes placeret lige efter indstillingen - Ønsker tydelighed om hvad udvalget (hhv. andre udvalg) konkret skal forholde sig til i sager som forelægges flere udvalg - Ønsker at der ifm planlægning af temadrøftelse formuleres mere præcise formål med mødet - Temadrøftelser ønskes beskrevet lidt mere uddybende, og præsentationer må gerne eftersendes til udvalget. Bilag - Ønsker kvalitetssikring af, at bilag kan læses. Nogle bilag kan være svære at læse (f.eks. tabeller) og at bladre i. Desuden skal man zoome hver gang man åbner et bilag.
02-03-2015 Side 15 - Ønsker mindre bilagsmængde (især til orienteringspunktet) overvej om der i stedet kan laves et link eller et resume - Ønsker relevante og læsevenlige bilag - Bilag ønskes prioriteret, så de vigtigste kommer først - Ønsker bilagene på orienteringspunktet i samme rækkefølge, som emnerne - Dokumentation skal findes i bilag og f.eks. ved forslag til nye planer skal de nugældende vedlægges så man kan se hvad der foreslås ændret Politisk handlerum - Ønsker mere politisk råderum ift. beslutningerne - Peger på at der er mange efterretningssager. Savner flere sager med politiske handlemuligheder gerne ja/nej indstillinger. - Ønsker balance mellem efterretnings- og beslutningssager - Ønsker entydige indstillinger færre med indstillingen til drøftelse - Præcedensvirkning fra tidligere sager bør belyses - Ønsker konsekvensbeskrivelser via konkrete borgersager ift. politiske valgmuligheder - Høringssager: Udvalget ønsker at forholde sig konkret til høringssvarene ikke bare tage dem til efterretning Forslag til det videre arbejde Det anbefales, at der fremadrettet tages afsæt i 10 principper for, hvordan den gode sag ser ud. KL har udarbejdet en vejledning og der er indhentet inspiration fra Holbæk Kommune, der ligeledes har arbejdet aktivt med deres sagsfremstillinger. På baggrund af disse og med afsæt i den feedback, der er modtaget fra udvalgene i Lejre Kommune, anbefales det, at der fremadrettet skrives sagsfremstillinger ud fra 10 grundlæggende principper: 1. Et dagsordenspunkt bør kun indeholde én hovedproblematik. 2. Teksten skal have en logisk struktur for læseren 3. Brug et aktivt sprog sproget skal være nærværende, nutidigt og med en forklaring på eventuelle fagudtryk 4. Undgå forkortelser og skriv i stedet ordet helt ud. 5. En sagsfremstilling bør være kort og som udgangspunkt ikke overskride 3 sider. 6. Sagsfremstillingen skal være fyldestgørende. Det skal være muligt at træffe beslutning på baggrund af sagsfremstillingen alene. Bilag er til uddybende information eller til planer og rapporter mv., der skal behandles i sin helhed. 7. Begræns bilagsmængden. Det er kun bilag som er relevante for sagen der skal vedlægges. Er der mange bilag skal der udarbejdes en læsevejledning for bilagene, så det bliver tydeligt, hvilke informationer der kan findes i hvilke bilag. 8. Sæt fokus på helhed, koordinering og sammenhæng i opgaveløsningen. Vurder om sagen og de foreslåede beslutninger understøtter de overordnede målsætninger for Lejre Kommune og de særlige fokusområder for årets indsatser og om sagen har konsekvenser for andre fagudvalg. 9. De politiske handlemuligheder skal være tydelige og konsekvenserne af de forskellige valgmuligheder skal fremgå ligesom en evt. videre tids- og procesplan skal fremgå. 10. Det skal være tydeligt, om en sag indstilles til orientering (tages til efterretning), indstilles til drøftelse eller indstilles til
02-03-2015 Side 16 godkendelse og det skal aktivt vurderes, hvordan udformningen af sagen understøtter indstillingen. Det skal også aktivt vurderes hvorfor en sag forelægges til given beslutningsform. Efter udvalgenes behandling vil principperne blive justeret og tilpasset eventuelle kommentarer og derefter blive forelagt til beslutning i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at de foreslåede principper rummer de ønsker, der er kommet fra fagudvalg og Økonomiudvalg og samtidig sammenfatter erfaringer fra KL og andre kommuner. Der er i gangsat et uddannelsesforløb i bedre skriftlig formidling med fokus på breve og mails til borgere og virksomheder. Uddannelsesforløbet gennemføres i foråret og vil også være en uddannelse i bedre skriftlig formidling generelt. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen direkte handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence: Fagudvalgene og Økonomiudvalget
02-03-2015 Side 17 8. ØU - Økonomisk beredskab Sagsnr.: 15/3206 Resumé: Kommunalbestyrelsen vedtog den 23. februar 2015, at der i forlængelse af risikovurderingen i FR-0 skal udarbejdes et økonomisk beredskab, som skal forelægges fagudvalgene i marts. I nærværende sag fremlægger administrationen et oplæg til det økonomiske beredskab. I sagen beskrives overvejelser i forbindelse med udarbejdelse af beredskabet samt den videre proces for arbejdet med beredskabet. Af bilag 1 fremgår samtlige forslag, der indgår i det økonomiske beredskab. Bilaget eftersendes til fagudvalgenes medlemmer fredag den 27. februar 2015. Af bilag 2 fremgår en yderligere uddybning og præcisering af, hvad der forstås med et økonomisk beredskab. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget drøfter administrationens oplæg til økonomisk beredskab 2. at udvalget tilkendegiver, hvorvidt der er yderligere udgiftsområder, som administrationen skal belyse nærmere Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den 02-03-2015: Drøftet. Flemming Damgaard Larsen (V) Beslutning den 02-03-2015: Indstillingerne tiltrådt for udvalgets område med supplerende bemærkning om, at udvalget ikke ønsker at reducere udgifterne til Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) med 0,3 mio. kr. i 2015 (forslag 05-3). Jens K. Jensen (V) Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 02-03-2015: Forslaget drøftet. Udvalget har ikke yderligere forslag til områder der kan bidrage til det økonomiske beredskab. Flemming Damgaard Larsen (V) Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den 03-03-2015: Udvalget for Børn og Ungdom anbefaler Økonomiudvalget, 1. at forslag 03-1 (dagplejen kostpolitik) udgår af beredskabet, 2. at forslag 03-2 (fastholdelse af nuværende lukkedage/åbningstid, dagtilbud) udgår af beredskabet, idet
02-03-2015 Side 18 Udvalget ønsker en sag om lukkedage/åbningstid forelagt, hvori et eventuelt mindreforbrug kan indkredses, og 3. at 03-8 (SFO takster) bidrager med 1,4 mio. kr. jf. dagsordenens punkt 6 Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen vedtog den 23. februar 2015, at der i forlængelse af risikovurderingen i FR-0 skal udarbejdes et økonomisk beredskab, som skal forelægges fagudvalgene i marts. Som følge af beslutningen forelægges alle fagudvalg nu et administrativt oplæg til økonomisk beredskab (jf. bilag 1). Forslagene dækker over indsatser og aktiviteter, som kan vente med at blive igangsat til senere på året, effektiviseringer eller råderum, som er opstået efter budgetlægningen samt enkelte forslag om ændringer i aktivitets- eller serviceniveau. I udarbejdelsen af det økonomiske beredskab har det været muligt at stille forslag på stort set alle områder, dog med enkelte undtagelser. Dels har de specialiserede socialområder (både børn og voksne) været fritaget fra at skulle bidrage, dels har det været en ambition at friholde de forventede overførsler på de decentrale virksomheder. De specialiserede socialområder har som bekendt været økonomisk presset de seneste år. Ved budgetlægningen for 2015 blev området tilført 14 mio. kr., og der er udarbejdet en ny økonomisk handleplan, der forventer at kunne medføre udgiftsreduktioner for omkring 9 mio. kr. i forhold til 2014. Virkningen af handleplanen og budgetforøgelsen (i alt 23 mio. kr.) er dog ikke tilstrækkeligt i forhold til det udfordringsniveau, der var gældende i 2014, og det specialiserede område forventes derfor også i 2015 at være økonomisk udfordret. På den baggrund giver det ikke mening, at de specialiserede socialområder spiller ind med forslag til det økonomiske beredskab. De decentrale virksomheder har de senere år i flere tilfælde oplevet at få inddraget hele eller dele af deres overførsler. Vurderingen har derfor været, at det nu er væsentligt at håndhæve Lejre Kommunes principper for overførselsadgang mellem årene for at opretholde tilliden til principperne. På den baggrund er der set bort fra decentrale overførsler fra 2014 til 2015. De midler, som besluttes at skulle indgå i det økonomiske beredskab vil forblive på det pågældende område, men vil blive holdt tilbage af administrationen og først frigivet efter politisk behandling i forbindelse med de forventede regnskaber. Som en del af beredskabet fremgår derfor, hvor længe midlerne meningsfuldt kan stå som reserverede (FR-1, FR-2 eller FR-3), og altså hvornår der senest bør træffes beslutning om, hvorvidt pengene kan frigives til det oprindelige formål eller skal bruges til finansiering af et eventuelt merforbrug. Administrationens samlede oplæg til økonomisk beredskab fremgår af bilag 1, som vil blive eftersendt fredag den 27. februar. Oplægget vil desuden blive gennemgået af på fagudvalgets møde. For at understøtte et helhedsperspektiv omfatter bilag 1 forslag til økonomisk beredskab på samtlige udvalg, om end det enkelte fagudvalg kun skal forholde sig til forslag på eget område. En yderligere uddybning og præcisering af hvad der forstås med et økonomisk beredskab fremgår af bilag 2 Supplerende notat vedrørende udarbejdelse af et økonomisk beredskab (FR0). Endelig kan der henvises til sagsfremstillingen til Kommunalbestyrelsens behandling af Forventet Regnskab 2015-0 på mødet den 23. februar (punkt 6).
02-03-2015 Side 19 Administrationens oplæg til økonomisk beredskab vil være et dynamisk redskab, som løbende vil blive revurderet og tilpasset. Det økonomiske beredskab vil fremadrettet indgå som en fast bestanddel af de politiske behandlinger af forventet regnskab (FR-1, FR-2 og FR-3). Beredskabet vil således kunne anvendes som et aktivt redskab, i det omfang afrapporteringen af forventet regnskab giver anledning til nødvendige omprioriteringer af økonomiske ressourcer. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at Lejre kommune med udarbejdelsen af det økonomiske beredskab har et godt udgangspunkt for at kunne imødegå de risici, som FR- 0 peger på, at kommunen står overfor. Det er samtidig vurderingen, at de fremlagte forslag dækker de kommunale serviceområder og kommunens centre bredt. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: De budgetreserverede midler forbliver i udgangspunktet på de respektive bevillinger. Kun såfremt det viser sig absolut nødvendigt at finde finansiering på tværs af bevillinger, fjernes midlerne fra den oprindelige bevilling og anvendes til at dække merforbruget for derved at sikre kommunens samlede budgetoverholdelse. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: 1. Supplerende notat vedrørende udarbejdelse af et økonomisk beredskab (FR0).docx 2. Forslag til økonomisk beredskab i 2015.pdf
02-03-2015 Side 20 9. JA - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 02-03-2015: Thomas Stokholm (V) anmoder om, at udvalget i god tid drøfter deltagelse i Job Camp i november. Henrik Nielsen sørger for, at der bliver sendt en mail til mulige deltagere med henblik på at få tilkendegivelser om deltagelse, rejsedato og rejseform. Mikael Ralf Larsen (F) deltog ikke i behandlingen. Jens K. Jensen (V) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: