Boligorganisationen Boligselskabet Vendersbo Guldborgsund

Transkript

1 Boligorganisationen Boligselskabet Vendersbo Guldborgsund Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 14. december 2015 kl. 15:00 i fælleshuset beliggende Sundtoften 418, 4800 Nykøbing F. Motiveret dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens budget Udlejningsforhold Feriefremleje/Feriebytte Personaleforhold Generel orientering Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Forretningsføreraftale Nybyggeri og renovering Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Godkendelse af råderetskatalog Rabatkort el lign Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Claus Olsson, formand Keld Sørensen, næstformand Britt Prangsbøll Finn Korgård Oddvar Johansen Helle Kristensen Jane Rasmussen Gerda Corfitsen Ella Frost Jensen Eva Pedersen Lars Stuckert Vakant (Domea valgt) Vakant (Gedser) Øvrige deltagere: Kurt Jørgensen, Administrationen Birgitte Werngreen, Administrationen Udsendt den 22 december 2015 Servicecenter Nykøbing F. Stubbekøbingvej 96 B 4800 Nykøbing F. Tlf E-mai: sc.nykoebing@domea.dk

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 23. sept i Onsevig. Referatet er godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orienteringen fra Claus Olsson er vedlagt referatet som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev rost og taget til efterretning. 3.2 Bestyrelsesforhold 925: Gerda Corfitsen er indtrådt i stedet for Kaj E. Hansen 929: Helle Kristensen er indtrådt i stedet for Otto H. Jensen Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Side 2 af 16

3 Afgangsordenen indebærer, at Finn Korgård, Oddvar Johansen, Jane Rasmussen og sagkyndig Eva Pedersen er på valg på repræsentantskabsmødet. Desuden skal der vælges en ny fra Gedser. Med Domea.dk som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles med 1/3 til formanden, 1/3 til næstformanden og 1/3 til andre gøremål. (konto udgør pr saldo kr ,-) Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår og at formand og næstformand bemyndiges til at fordele halvdelen af midlerne til andre sociale gøremål. Bestyrelsen besluttede at fastholde fordelingen og at bemyndige formand og næstformand til at fordele halvdelen af de opsparede midler pr til andre sociale gøremål. 3.4 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01. juli 2014 til 30. juni 2015 ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Regnskabet udviser et overskud på kr ,- (Sidste år var der underskud på , primært pga. posterings fejl, som nu er indtægtsført i dette regnskab!) Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Side 3 af 16

4 Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Årsregnskabet blev godkendt uden bemærkninger. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1.juli 2014 til 30. juni 2015 ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab og suppleres med formandens mundtlige beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der kan være behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Side 4 af 16

5 Styringsrapporten blev godkendt uden ændringer. 3.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Administrationen blev bemyndiget til at søge om fritagelse for, at dispositionsfonden dækker tab ved lejeledighed. 3.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 321,00 pr. lejemålsenhed (satsen gælder for regnskabsår, der påbegyndes efter august 2015). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Side 5 af 16

6 Det kan oplyses at Guldborgsund Kommune har givet afslag på den ansøgning der blev sendt efter sidste års Organisationsbestyrelsesmøde, (december 2014). Afslaget er principielt og ikke henhørende til en enkelt sag eller afdeling. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Administrationen blev bemyndiget til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. juli 2016 til 30. juni 2017 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Budgettet ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Budgettet udviser et markant fald i omkostningerne til forretningsførelse som resultat af Domea2015 projektet og desuden er der fald i omkostningerne til revision som konsekvens af sammenlægninger og endelig er der et større fald i renteudgifterne som følge af lån der er udløbet. Renteudgifterne modsvares af tilsvarende fald i renteindtægterne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt Udlejningsforhold Selskabets udlejningssituation er meget kritisk i 2 afdelinger: 958 Gedser4 og 928 Bymidten. Side 6 af 16

7 Skemaet ses i regnskabet for 2014/15 på en af de sidste sider. I Afd. 928 Bymidten er det primært Baltic og Trollehusene 5&6, samt Engboulevarden. Landsbyggefonden er søgt om huslejetilskud, men sagen afventer renoveringsprojektet for Engboulevarden. I Afd. 958 Gedser4 er det først og fremmest Børsholmparken og Genvej (nedrives i 2016), men desværre også Langgade hvor ca. halvdelen af lejlighederne står tomme. Vi har søgt kommunen om tilladelse til nedrivning af Langgade. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, må der ikke opkræves leje. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, må der højest opkræves 7/31 dele af huslejen. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen Side 7 af 16

8 overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Bestyrelsen besluttede at se tiden an og tage punktet op igen på næste års ordinære organisationsbestyrelsesmøde Personaleforhold Generel orientering Der har været en del udskiftninger i medarbejderstaben i Servicecenteret siden sidste års møde: Fratrådt: Ejendomsfunktionær : Stefan Bang Servicekoordinator : Karen Svenningsen Ejendomsmester : Lars Juhl Tiltrådt: Ejendomsfunktionær : Anders Bent Johansen Servicekoordinator : Anika Lund Nielsen Driftskoordinator 1.xx.2016:???? Vi planlægger ikke med at genbesætte Stefan Bang s stilling. Anders Bent Johansen afløser Claus Bentsen fra afd. Stubbekøbing1942 som fratrådte i efteråret Pr insorcede vi de grønne områder hvilket medførte følgende ansættelser: Anlægsgartner: Gitte Rasmussen Anlægsgartner: Lars V. Rasmussen Anlægsgartner: Henriette S. Larsen Anlægsgartner: Svend Erik Rasmussen Ejendomsfunktionær: Jannik Havsholm Desuden kan jeg oplyse at vores Græs-mand Jannik er fratrådt her i vinterperioden. Det forventes at der ansættes en fuldtids person til græsslåning og at han indgår i de daglige rutiner i vinterhalvåret. Organisationsdiagram ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. Side 8 af 16

9 3.14 Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Dette modsvares dog af Organisationsbestyrelsens beslutning om at fordele besparelsen på administrationsbidraget til Domea efter en lejemålsfordeling, men under forudsætning af at mulige afdelinger lægger sig sammen. Det anbefales derfor, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: 954 Smedeparken 958 Gedser4 953 Gefionparken 955 Højstedgårdparken Processen: Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes på forhånd af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligselskabets repræsentantskab/organisationsbestyrelse. Sammenlægningen skal ske ved regnskabsskæring og kan tidligst foreslås til afdelingsmøderne i efteråret Dette afhænger af de verserende Landsbyggefonds projekter i Gedser, (nedrivning af Børsholmparken og Genvej). Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af de nævnte afdelinger. Bestyrelsen godkendte, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af de nævnte afdelinger. Sammenlægning med Domea Holeby. Formand og næstformand har været i dialog med Domea Holeby om en sammenlægning af de 2 selskaber. Der har været afholdt møde og efterfølgende er der nedsat et arbejdsudvalg, som skal arbejde med fordele og ulemper ved en sammenlægning. Arbejdsgruppen skal være færdige med arbejdet inden Påske Det indstilles til bestyrelsen at bemyndige formand og næstformand til at arbejde hen imod en sammenlægning med Domea Holeby. Bestyrelsen bemyndigede formand og næstformand til at arbejde videre med en sammenlægning med Domea Holeby. Side 9 af 16

10 4 Forretningsføreraftale Med udgangen af 2015 har Domea.dk gennemført sin såkaldte 2015-strategi. Strategien har blandt andet haft til formål at reducere Domea.dks omkostninger og priser og at sikre, at serviceringen af beboere, boligsøgende og bestyrelser tilrettelægges bedst muligt i forhold til kundernes behov. En lang række boligorganisationer har over de seneste år besluttet at indgå i lokale servicecentre. Derved har de bidraget til at sikre, at fx beboerservice og ejendomsdrift i endnu højere grad har en professionel og lokal forankring. Etableringen af servicecentre har betydet, at snitfladen og opgavefordelingen mellem boligorganisationerne og Domea.dk er forandret, og at en række medarbejdere i dag er juridisk ansat i boligorganisationerne i stedet for i Domea.dk. På den baggrund har Domea.dk udarbejdet et nyt ydelseskatalog for boligorganisationer, som indgår i et servicecenter, og vi har ved samme lejlighed opdateret ydelseskataloget for de boligorganisationer, som ikke indgår i servicecentre. Med udarbejdelse af de nye ydelseskataloger er Domea.dk gået bort fra at tilbyde forskellige modeller for den såkaldte basisadministration. Hvor der tidligere var mulighed for at vælge mellem en grundpakke, en udvidet ydelsespakke og to forskellige tilvalgspakker, så er der fremover kun én model for basisadministrationen, alt efter om boligorganisationen indgår i et servicecenter eller ej. Til gengæld indfører Domea.dk fra 1. januar 2016 en ny differentieret prisstruktur, som indebærer, at administrationsbidraget fremover er relativt lavere jo større afdelingerne er. Prisdifferentieringen gennemføres samtidig med at Domea.dk nedsætter administrationshonoraret med 20 % i gennemsnit. Det betyder, at de største afdelinger oplever en prisnedsættelse på op til 35 %, mens de allermindste boligafdelinger fortsætter med uændret pris. Prisnedsættelserne er beregnet ud fra de gældende listepriser, og prisnedsættelsen kan derfor være lavere, hvis boligorganisationen eller afdelingen ikke hidtil har betalt den fulde listepris. Fra 1. januar 2016 fastsættes Domea.dks administrationshonorar som følger: Boligafdelingens størrelse Pris udenfor servicecenter Pris med servicecenter Afdeling med 1-30 enheder Afdeling med enheder Afdeling med enheder Afdeling med enheder Afdeling med mere end 250 enheder 4.312, , , , , , , , , ,00 Pr. lejemål/år Pr. lejemål/år Pr. lejemål/år Pr. lejemål/år Pr. lejemål/år De angivne priser er inklusive moms. Priserne er i 2015-niveau og indeksreguleres første gang den 1. januar Side 10 af 16

11 Med udarbejdelsen af de nye ydelseskataloger har der også været lejlighed til at revidere beskrivelsen og prissætningen af de såkaldte tilvalgsydelser. De væsentligste ændringer er følgende: Listen over tilvalgsydelser er blevet betydeligt kortere. Udgangspunktet for levering af tilvalgsydelser er, at de leveres og faktureres efter medgået tid, medmindre der i ydelseskataloget er fastsat en særskilt pris. Vi har derfor fjernet beskrivelsen af næsten alle ydelser, som leveres efter medgået tid, da listen over mulige tilvalgsydelser alligevel aldrig kan blive komplet Vi har fjernet det særlige honorar for at fungere som sekretariat for udsendelse af materialer fra BL. Langt størsteparten af materialerne udsendes i dag digitalt, og honoraret savnede derfor sin begrundelse Vi har ensrettet og reduceret honoraret for individuelle råderetssager Vi har fjernet den tidligere merpris for at administrere opdelte forbrugsregnskaber indenfor samme boligafdeling (fx opdelt pr. boligblok eller bygningsafsnit). For at udligne dette indtægtstab har vi til gengæld indført et årligt basishonorar på kr. 509,00 for udarbejdelse af forbrugsregnskaber. Honoraret opkræves pr. boligafdeling, så den økonomiske konsekvens er yderst beskeden Vi har forhøjet prisen for udarbejdelse af forbrugsregnskaber i de tilfælde, hvor der ikke er tilknyttet et eksternt målerfirma. Prisen er nu fastsat på et niveau, der svarer til omkostningen ved anvendelse af et eksternt målerfirma. Domea.dk ønsker ikke at konkurrere på prisen med professionelle målerfirmaer, og vi anbefaler generelt, at boligafdelingerne gør brug af disse firmaer I overensstemmelse med lovgivningen har Domea.dk hidtil opkrævet honorar for administration af garager og carporte svarende til 1/5 lejemålsenhed pr. garage/carport. Administrationen omfatter blandt andet udarbejdelse af lejekontrakter, bekræftelser og opsigelser. Domea.dk administrerer imidlertid også en række andre bilejemål med særskilte kontrakter fx p-pladser, kælderrum og nyttehaver og der er nu fastsat en pris for denne administration, som svarer til prisen for administration af garager og carporte Domea.dks fælles dispositionsfond er nu beskrevet og prissat i ydelseskataloget. De tidligere særskilte tillæg til forretningsføreraftalerne vedrørende den fælles dispositionsfond bortfalder derfor i de boligorganisationer, som har besluttet at tilslutte sig fonden Honorar for administration af mobilmaster og andre lokalitetslejemål har hidtil været opkrævet som svarende til 2 lejemålsenheder. Honoraret er nu omlagt til en fast pris på kr p.a. pr. lokalitetslejemål. Forretningsføreraftale pr. 1. januar 2016 er opdateret i forhold til de nye ydelseskataloger og den nye prisstruktur. Aftalen ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver den nye forretningsføreraftale til ikrafttræden pr. 1. januar Bestyrelsen godkendte og underskrev forretningsføreraftalen med Domea pr. 1. januar Nybyggeri og renovering Der arbejdes p.t. på at få en forhåndsgodkendelse fra Guldborgsund Kommune til nybyggeri forskellige steder i Nykøbing F. og lejligheder på Engboulevarden og Vendsysselvej, som et led i de 2 Landsbyggefondsprojekter omegn. Byggeriet vil være tæt lav og ses i sammenhæng med reducering af antal, der er under udarbejdelse. Side 11 af 16

12 Organisationsbestyrelsen igangsatte forbedrings/renoveringsprojekter på sidste års møde til 9.5 mio. kr. Projekterne er afbilledet i et katalog som kan ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. Som et led i den fortsatte renovering af Boligselskabet Vendersbo Guldborgsunds bygningsmasse, er der udarbejdet et bilag med angivelse af mulige projekter som organisationen kan støtte økonomisk, ved dispositionsfondsbidrag og/eller egen trækningsret. Projektforslag til gennemførelse i 2016 ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektoplæg herunder forhånds prioriterer projekterne og bemyndiger formandsskabet til at foretage den endelige prioritering og igangsætte projekterne. Bestyrelsen godkende det forelagte projektoplæg og bemyndigede formand og næstformand at foretage den endelige prioritering og til at igangsætte projekterne. 6 Boligorganisationens afdelinger 6.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. juli til 30. juni 2015 kan ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Side 12 af 16

13 Skemaet ses i regnskabet for 2014/15 på en af de sidste sider. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. (Se regnskabet). Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 6.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. juli 2016 til 30. juni 2017 kan ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Side 13 af 16

14 Afd. Afd. Navn Balance Budget 2016/17 Huslejestigning % Henlæggelser Bestyrelse * 925 Vendsysselvej , JA 927 Sundtoften , JA 928 Bymidten , JA Vestervang , JA 944 Stubbekøbing , JA Gefionparken , JA 954 Smedeparken , JA 955 Højstedgårdparken , JA 958 Gedser , JA 959 ServiceC. Strandbo 355 0, Komm. 963 ServiceC. Sømarken 693 0, Komm. 965 ServiceC. Monradsgade 228 0,00 32 Komm. sum *: +x = Antal beboerråd Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Budgettet for afd. 958 Geser4 viser ikke det forventede billede af afdelingens økonomi på lang sigt, fordi Landsbyggefond projektet med nedrivning ikke er på plads. Landsbyggefonden har meddelet mundtligt at beboerne i afd. 958 Gedser4 ikke vil skulle betale for nedrivningen, men budgettet indeholder underskud fra de afdelinger som nedrives!! Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter. 6.3 Orientering om driftsforhold Kundechef Kurt Jørgensen orienterer om driftsforhold på mødet. Bl.a. om: - Det grønne team - Græsslåning, Robotter og Hække. - Vinterberedskab. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 14 af 16

15 6.4 Godkendelse af råderetskatalog Afdeling 944: Beboerne i afdeling 944 har på et afdelingsmøde godkendt ændringer i afdelingens råderetsregler. (Jf. Beboermappen for afd. 944 Stubbekøbing 1942). Afdelingsmødets beslutninger vedrørende råderet skal godkendes af boligorganisationens bestyrelse. Dokumentet ses på eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenteret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender de ændrede råderetsregler. Råderetsreglerne i afdeling 944 Stubbekøbing 1942 blev godkendt, herunder implementering af kollektiv råderet for køkken og bad. 7 Rabatkort el lign. Selskabet har fået tilbudt en rabatkortsordning hos firmaet Personalezonen, som forhandler rabat aftaler hos mange forskellige firmaer og vil tilbyde disse rabatter til vores beboere. Ordningen indebærer: PersonaleZonen skal have udleveret adresselister på alle beboere. PersonaleZonen får adresser på samtlige til- og fraflyttere fra Domea.dks kundeservice hver måned. PersonaleZonen påtager sig alle omkostninger til produktion af beboerkort og produktion af foldere. PersonaleZonen påtager sig det rent praktiske med levering af beboerkort i kuverter til hver afdeling. Det er organisationsbestyrelsen, som beslutter om jeres beboere skal have rabatkort. Hvis et kort går i stykker eller bliver væk, skal man henvende sig til PersonaleZonen for at fået bestilt et nyt. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om man principielt vil udlevere adresselister til eksterne firmaer og om man vil tilbyde rabatkort til beboerne fra PersonaleZonen. Bestyrelsen besluttede, at man ikke vil udlevere adresselister til eksterne leverandører og at der ikke skal tilbydes rabatkort til beboerne under den tilbudte ordning fra Personalezonen. Hvis muligt skal beboerne selv kunne rekvirere rabatkort. 8 Eventuelt Da der ikke forelå flere sager til behandling, blev mødet hævet. Side 15 af 16

16 Dirigent: Referent: Side 16 af 16