Udbudsbrev: Vedligehold af grønne områder.

Transkript

1 Ægirsvej Hillerød pd@hfors.dk hillerodforsyning.dk Udbudsbrev: Vedligehold af grønne områder. Hillerød Service A/S anmoder hermed om tilbud på vedligehold af de grønne områder, alt som beskrevet i bilag 1. Udbudsform og adgang til udbudsmateriale Leverancen udbydes efter Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015). Udbuddet gennemføres som udbud efter forhandling efter Udbudslovens Efter ansøgning udvælges 5 ansøgere, der opfordres til at fremsende tilbud. Udbudsmaterialet i sin helhed findes på hjemmesiden Evt. rettelsesblade vil ligeledes blive lagt ind her. Det påhviler tilbudsgiverne selv at følge med på hjemmesiden for at få adgang til alle rettelsesblad samt svar på evt. spørgsmål. Dette gælder frem til 6 dage før henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen. Rettelsesblade og spørgsmål/svar Alle henvendelser bedes mærket "vedligehold af grønne områder. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet til Ordregiver. Ansøgere opfordres til at stille spørgsmål senest 14 dage inden ansøgningsfristen. Spørgsmål, der fremsendes herefter, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål samlet og senest den 5. april 2018 kl Spørgsmål, der fremsendes herefter, vil blive besvaret i 1

2 det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Beskrivelse af opgaven Der vil blive indgået rammeaftale med én entreprenør. Rammeaftalen vil løbe i 4 år. Leverandøren må forvente, at opgaven varierer over tid, idet ikke alle arealer er klar til driftsfasen ved opstart. Endvidere forventer ordregiver at opbygge egen vedligeholdelsesorganisation, hvorfor visse rutine opgaver kan forventes in-sourcet i løbet af de fire år. Opgaven består i vedligehold af grønne arealer På Solrødgård, Lyngevej 2 (senere Solrødsgårds Alle 2,3, 4 og 6 med tilhørende arealer) det samlede areal er ca. 50 ha, men opgaverne omfatter et areal på ca. 40 ha., idet arealerne nord for Havelse å ikke er indeholdt. Option 1: Skåret, et offentligt område, der skiller de to bygninger, som samlet udgør renseanlægget. Skåret har til formål at give offentligheden indtryk af forskellige løsningsmåder til lokal regnvandshåndtering samt at etablere et rekreativt læringsmiljø. Option 2: Arealer ved regnvandsbassiner etc. Arealer ved kildepladser og vandværker. Alle arealer er beliggende i Hillerød Kommune. Opgaven består af græsslåning, pleje og vedligehold af grøfter, pleje og beskæring af træer og buske, pleje og vedligehold af grusstier og rabatter, samt vintervedligehold på veje og øvrige belagte arealer. Dertil kommer løbende gennemgang og meldepligt vedr. bygværker (fugletårne, træbroer, stendige) og å-løb. Opgaven er beskrevet i detaljer i bilag 1. (bilag ). Områderne 1 4 i bilag 1.2. er under udbygning. Overtagelse sker løbende og vedligeholdelse overgår til Ordregiver i henhold til den plan, der fremgår af bilag 1.3. Først på de her angivne tidspunkter vil der blive indgået delaftale om vedligehold. Det anbefales, at tilbudsgiver besigtiger arealerne før afgivelse af tilbud. Det er dog vigtigt at pointere, at beskrivelser og kortbilag i bilag 1.2 Plejeplan angiver de færdige arealers udseende. Tilbuddet skal således være baseret på kortbilagene og de færdige løsninger. 2

3 De arealer, der indgår i Optionerne, er ikke beskrevet på tilsvarende vis. Optionerne består derfor alene af timepriser på skønnede mængder, som er anført i bilag 3. Rammeaftale er en løbende aftale mellem ordregiveren på den ene side og tilbudsgiveren på den anden. Formålet med rammeaftalen er at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af rammeaftalen løbetid, navnlig med hensyn til pris og mængder. Den udbudte rammeaftale indebærer ikke en endelig forpligtelse for ordregiveren til at aftage bestemte mængder på bestemte tidspunkter. Leverandøren er derimod forpligtet til at levere i henhold til rammeaftalen. Rammeaftalen tildeles én leverandør. Tildeling af konkrete opgaver sker ved direkte tildeling og i form af delaftaler, der enten er tidsbestemte eller mængdebestemte. Et paradigme til delkontrakt er vedlagt som bilag til rammeaftalen (bilag 5). Tidsplan for udbuddet Følgende hovedtidsplan forventes gældende for udbuddet, idet starttidspunktet angiver starten på den/de første delaftaler: Det grønne område 1. runde (prækvalifikation) Udbudsbekendtgørelse 30. januar 2018 Ansøgningsfrist 5. marts 2018 kl Gennemlæsning af ansøgninger Udvælgelse runde (indledende tilbud) Spørgefrist 5. april 2018 Besvarelse af spørgsmål (senest 6 dag før tilbudsfristen) 9. april 2018 Tilbudsfrist 16. april 2018 kl runde (forhandling og tildeling) Gennemgang af tilbud Forhandling Uge 19 og 20 Frist for aflevering af endeligt tilbud 28. maj 2018 Tildeling 7. juni 2018 Stand still (10 dage) 18. juni 2018 Kontrakt underskrift 25. juni 2018 START 1. august 2018 Afgivelse af ansøgning Ansøgningsfristen er mandag 5. marts 2018 kl

4 Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest ved ansøgningsfristens udløb. Ansøgningen sendes til: Hillerød Service A/S Ægirsvej Hillerød Att. Michael Herse mh@hfors.dk Ansøgningen skal mærkes "Vedligehold af grønne områder. Ansøgninger fremsendes som mail i pdf, der ikke samlet må overstige 15 Mb. Vedlægges der bilag kan dette ske i separat mail. Ansøgerne kan vælge at aflevere ansøgningen i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Såfremt ansøger fremsender ansøgningen pr. post, skal ansøger selv sikre sig, at Ordregiver modtager ansøgningen inden ansøgningsfristens udløb. ESPD kan alene udfyldes elektronisk på hjemmesiden: I ESPD skal ansøgere udfylde Del II, Del III, Del IV og Del VI. Ansøgere behøver ikke udfylde Del V. Ved udfyldelse af Del IV skal ansøgere oplyse om deres økonomiske og finansielle kapacitet samt deres tekniske og faglige kapacitet, som efterspurgt i udbudsbekendtgørelsens del III.1.2) og del III.1.3). Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen, så skal disse andre virksomheder påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten. Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders tekniske og faglige formåen, så skal disse andre virksomheder anvendes som underleverandører og udføre de pågældende typer af opgaver ved opfyldelsen af kontrakten. Ansøgere kan finde vejledning til at udfylde ESPD på denne side: Udvælgelse På baggrund af de ansøgninger, der modtages inden ansøgningsfristens udløb, udvælger ordregiver 5 firmaer til at afgive tilbud. Udvælgelsen sker i to faser 4

5 Først gennemgås om ansøgere overholder alle oplyste udelukkelsesgrunde som anført i udbudsbekendtgørelsens del VI.3). Dernæst foretages udvælgelsen ud fra mindstekravene til økonomisk/finansiel og teknisk/faglig formåen som angivet i udbudsbekendtgørelsens del III. Modtages der flere end fem ansøgninger udvælges de ansøgere med de 5 bedste og mest relevante referencer i relation til opfyldelsen af den udbudte kontrakt. Underretning om udvalgte ansøgere forventes at ske senest 15. marts Afgivelse af indledende tilbud Kun de udvalgte ansøgere kan afgive tilbud. Tilbudsfristen er mandag 16. april 2018 kl Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet sendes til: Hillerød Service A/S Ægirsvej Hillerød Att. Michael Herse Tilbuddet skal mærkes "Vedligehold af grønne områder. Tilbudsgiverne skal aflevere tilbuddet i 1 fysisk eksemplar, samt i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Det fysiske eksemplar af tilbuddet bedes mærket "original". I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det fysiske eksemplar og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original" blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. . Såfremt tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiverne selv sikre sig, at Ordregiver modtager tilbuddet/tilbuddene inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivers åbning af de modtagne tilbud. Der kan ikke afleveres alternative tilbud eller sideordnede tilbud (flere tilbud). 5

6 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal være udformet på dansk og skal som minimum indeholde følgende dokumenter/oplysninger: Udfyldt tilbudsliste Udfyldt tilbudsliste (se bilag 3). Beskrivelse af kvalitet, udrykningstid, maskinpark og arbejdsmiljø Der skal medsendes tilstrækkelig dokumentation, der muliggør at ordregiver kan kontrollere at alle krav beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1.1) er overholdt. Specifikationen skal endvidere gøre det muligt for ordregiver at evaluere de forhold, der angives nedenfor under tildelingskriterier. Der skal vedlægges tilstrækkelig beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil sikre kvalitet og arbejdsmiljø. Disse beskrivelser må maks. udgøre 4 sider for hvert delkriterium under underkriteriet kvalitet og arbejdsmiljø. Standard skemaer om f.eks. kvalitetssikring kan dog vedlægges ud over de fire sider. Tilbudsgiverne kan desuden vedlægge et dokument med deres forslag til ændringer af udbudsmaterialet, hvori de klart identificerer de dele af udbudsmaterialet, som de ønsker ændret, angiver en tilhørende begrundelse for ændringsforslaget samt angiver ændringsforslagets betydning for afgivelsen af tilbud. Underleverandør Tilbuddet skal angive hvilke underleverandører, der ønskes anvendt, og hvilke ydelser disse varetager. For disse skal i tilbuddet oplyses Virksomhedens navn og cvr. nr. Kontaktoplysninger i form af telefonnummer og adresse Juridisk repræsentant, en person der kan afgive juridisk bindende løfter på underleverandørens vegne. De angivne underleverandører skal indgå i projektet hele vejen, og indskrives derfor i kontrakten. Herudover kan anvendelse af underleverandører kun ske efter Ordregivers forudgående skriftlige samtykke dertil. Leverandøren skal i forbindelse med anmodning om anvendelse af en underleverandør fremsende dokumentation for, at underleverandøren ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, som er beskrevet i udbudsmaterialet. Ordregiver kan stille samme krav om dokumentation vedr. udelukkelsesgrunde (Udbudsbekendtgørelse 135, 136 og 137) til underleverandører, som der stilles til tilbudsgiver/sælgeren. 6

7 Kun underleverandører, hvis leverance udgør mere end 20 % af kontraktsummen, er omfattet af ovennævnte. Forhandlinger Forhandlingsfasen starter efter modtagelse og gennemgang af de indledende tilbud. Det indledende tilbud baseres på udbudsmaterialets angivelser. Formålet med forhandlingerne er, dels at fastlægge kravene til ydelsen, så de kan opfylde ordregivers behov, dels med henblik på at forbedre indholdet af tilbuddene for at opnå et indkøb, der er tilpasset ordregivers behov. Forhandlingerne kan vedrøre alle elementer i ordregivers opgavebeskrivelse (bilag ) og udkast til rammeaftale (bilag 5). Ordregiver forhandler på grundlag af de indledende tilbud, som gennemgås grundigt med henblik på at identificere eventuelle ukonditionsmæssigheder, uklarheder samt styrker og svagheder i hvert af de indledende tilbud. I det hele taget identificeres de punkter i de indledende tilbud, som ordregiver ønsker at adressere på forhandlingsmødet. Ordregiver forhandler med alle tilbudsgiverne, og forhandlingerne følger reglerne i udbudsloven. Der forventes kun afholdt én forhandlingsrunde. Herefter vil ordregiver orientere alle tilbudsgiverne om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet og anmode tilbudsgiverne om at fremsende endeligt tilbud. Fristerne for afgivelse af endelig tilbud vil blive præciseret under forhandlingsrunden. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud uden at gennemføre forhandlinger. Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Evalueringen af tilbuddene vil blive foretaget ud fra følgende under- og delkriterier og med den nedenfor anførte vægtning. 1. Pris 2. Kvalitet 3. Udrykningstid 4. Arbejdsmiljø 5. Maskinpark Tildelingsmetoden vil være den objektive tildelingsmodel, se bilag 2. 7

8 "Pris" Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af den tilbudte "TOTALSUM ekskl. moms", som er anført i tilbudsgivers udfyldte tilbudsliste. Totalsummen er prisen for 12 måneders vedligehold. "Kvaliteten Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på a) Leverandørens forpligtende plan for instruktion og uddannelse af personale i forbindelse med varetagelsen af den konkrete kontrakt for ordregiver. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en plan, der omfatter relevant instruktion af personalet i lokationernes forhold og kravspecifikation samt relevant faglig uddannelse af personalet, som sandsynliggør at personalet får tilstrækkelig og kvalificeret instruktion og uddannelse. b) Leverandørens forpligtende plan for fastholdelse af personale i forbindelse med varetagelsen af den konkrete kontrakt for ordregiver. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en plan, der omfatter relevante tiltag og foranstaltninger, som fremmer og sandsynliggør at personalet kan fastholdes på kontrakten. c) Leverandørens procedurer for afhjælpning af fejl og mangler i ydelsen i forbindelse med varetagelsen af den konkrete kontrakt for ordregiver. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en samlet procedure for afhjælpning af fejl og mangler, der omfatter relevante forhold og reaktion i forbindelse med afhjælpning, der sandsynliggør en god, hurtig og dokumenteret afhjælpning af fejl og mangler. Oplysning om udrykningstid I forbindelse med vintervedligeholdelse, er det vigtigt for Ordregiver at leverandøren kan være hurtigt til stede. Det skal derfor angives, hvordan glatførebekæmpelse og snerydning vil blive planlagt, og herunder oplyses, hvor hurtigt efter et varsel leverandøren kan være til stede på Solrødgård. Arbejdsmiljø Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på d) Leverandørens procedurer for at sikre et godt arbejdsmiljø på arbejdspladserne. 8

9 Det vægtes positivt såfremt arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige, arbejdet, arbejdsprocesser og -metoder er tilrettelagt og bliver udført forsvarligt arbejdsprocesserne, og -metoderne effektivt sikrer de ansatte mod unødige påvirkninger fra stoffer og materialer, der er givet effektiv oplæring og instruktion, maskiner, redskaber og andre tekniske hjælpemidler er indrettet og bliver anvendt på en sikkerheds- og sundhedsmæssig fuld forsvarlig måde. e) Leverandørernes kontrol med arbejdsmiljøet. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder et overblik over egenkontrol skemaer kan vedlægges. Maskinpark Leverandøren skal oplyse hvilke maskiner, der kan forventes anvendt på opgaverne. Der lægges vægt på at maskinerne er tilpasset områdets særlig følsomme karakter. Underretning om tildelingsbeslutning Ordregiver vil foretage en evaluering af de modtagne tilbud i forhold til tildelingskriteriet og de opstillede under- og delkriterier (se bilag 2). Når ordregiver har identificeret det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil denne tilbudsgiver blive anmodet om at sende dokumentation for de i ESPD afgivne oplysninger, jf. udbudslovens 151 stk.1. Denne dokumentation kan - for danske virksomheder - være en serviceattest, der indeholder oplysninger fra kriminalregisteret. På baggrund af evalueringen vil Ordregiver derefter elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Kontraktindgåelse Ordregiver må tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om tildelingsbeslutning, når underretningen er sket ad elektronisk vej. Rammeaftalen indgås efterfølgende mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver efter udløb af stand still perioden. Udkast til rammeaftale vedlægges som bilag 5. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. Leveringstidspunktet vil dog blive justeret efter kontraktdato. 9

10 Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver, dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. Vederlag Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbudsrunden, hvis alle tilbud overstiger ordregivers budget for opgaven. Bilag: 1. Opgavebeskrivelse 1.1 Teknisk Kravspecifikation 1.2 Plejeplan med kortudsnit 1.3 Overdragelsesplan 1.4 Drifts og vedligehold af Natura Impact Roof 60/25 2. Tildelingsmodel 3. Tilbudsliste 4. ESPD 5. Rammeaftale (udkast) 10