Udbudsbrev: Chassis til slamsuger

Transkript

1 Ægirsvej Hillerød / pd@hfors.dk hillerodforsyning.dk Udbudsbrev: Chassis til slamsuger Hillerød Spildevand A/S anmoder hermed om tilbud på et chassis til en ny slamsuger, som beskrevet i bilag 1. Udbudsform Leverancen udbydes efter Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015) og reglerne heri vedr. varekøb i offentligt udbud. Tidsplan for udbuddet og projektet Følgende hovedtidsplan er gældende for projektet: Hovedtidsplan Dato Udbudsbekendtgørelse (Udsendelse af udbudsmateriale til tilbudsgiverne) Spørgsmål bedes fremsendt inden Tilbudsfrist (35 dage) Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) Kontraktindgåelse (stand still 10 dage) Ønsket leveringsdato 4. april 1. maj 10. maj 14. juni 27. juni 1. oktober Leverance og spørgsmål til udbuddet Ordregiver er Hillerød Spildevand A/S Ægirsvej Hillerød EAN nr Cvr. Nr Eventuelle spørgsmål skal fremsættes pr. til: 1

2 Preben Dissing Alle henvendelser bedes mærket "Indkøb af chassis til slamsuger. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt på mail til Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet til Ordregiver. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 1. maj 2017 kl Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Underretning om tildelingsbeslutning Ordregiver vil foretage En gennemgang af tilbuddene for udvælgelse (generel egnethed) Samt en evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet og de opstillede under- og delkriterier. Når ordregiveren har identificeret det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil denne tilbudsgiver blive anmodet om at sende dokumentation for de i ESPD afgivne oplysninger, jf. lovens 151 stk. 1. På baggrund af evalueringen vil Ordregiver elektronisk underrette tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Kontraktindgåelse Kontrakten indgås efterfølgende mellem Ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Kontraktindgåelsen afventer stand still perioden, der forventes at udløbe den 26. juni Kontrakten indgås på baggrund af NL 01 og NU06. Udkast til kontrakt vedlægges som bilag 5. Tilbuddet/tilbuddenes indhold Tilbuddet skal være udformet på dansk og skal som minimum indeholde følgende dokumenter/oplysninger, ESPD (Indeholder: Oplysninger om de økonomiske aktørers personlige forhold, Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet og Oplysninger om teknisk kapacitet) Udfyldt tilbudsliste Specifikation af varen/produktdokumentation 2

3 Leveringstidspunkt Service og servicested ESPD: Oplysninger om de økonomiske aktørers personlige forhold Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om kravene er opfyldt: A) Oplysninger om Leverandørens navn, cvr. nr. og kontaktoplysninger Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet B) Oplysning om ansøgerens samlede omsætning i de seneste 3 regnskabsår. C) Oplysning om ansøgerens egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Hvis leverandøren har en gyldig grund til ikke at fremlægge ovenstående dokumentation (f.eks. hvis leverandøren er etableret inden for de seneste 3 år) skal leverandøren vedlægge anden relevant og egnet dokumentation for sin økonomiske og finansielle kapacitet. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre selskaber i koncernen), skal ansøgeren godtgøre, at ansøgeren fuldt ud råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Mindste krav: Den gennemsnitlige omsætning over de 3 år skal som minimum udgøre to gange tilbudsprisen. Samtidig må egenkapitalen i ingen af de tre år være negativ. Oplysninger om teknisk kapacitet D) Fremlæggelse af en referenceliste over de betydeligste, lignende opgaver inden for de seneste 5 år. Referencerne skal indeholde angivelse af kundens navn, leverancens værdi og tidspunkt for leverancen. Ordregiver ser gerne at referencerne indeholde angivelse af kontaktperson hos kunden. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandør eller andre selskaber i koncernen) skal ansøger godtgøre, at ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Mindste krav: Referencelisten skal som minimum indeholde levering af 5 tilsvarende ydelser inden for de seneste 5 år. Dokumentation af data angivet i ESPD vil efterfølgende blive krævet af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, inden tildeling. Tilbudsliste: Udfyldt tilbudsliste se bilag 4. 3

4 Der skal oplyses en pris for service på tilbudslisten. Prisen i tilbudslisten forventes at være den samme i hvert af de 5 år. Prisen vil dog blive pristalsreguleret med forbrugerprisindekset (udgangspunkt og årlig indeksering). Specifikation af varen/produktdokumentation: Der skal medsendes tilstrækkelig dansksproget dokumentation, der muliggør at ordregiver kan kontrollere, at alle krav beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1) er overholdt. Specifikationen skal endvidere gøre det muligt for ordregiver at evaluere de forhold, der angives nedenfor under tildelingskriterier. Specifikationerne skal være på dansk i en udstrækning, der gør det muligt at evaluere tilbuddet, men bilag til specifikationerne må gerne være på engelsk. Leveringstidspunkt: Ordregiver ønsker levering inden 1. oktober Leverandøren bør angive forventet leverancedato. Serviceaftale og servicested: Leverandøren skal i tilbudslisten afgive pris på en serviceaftale. Serviceaftalen skal overholde regler og vilkår i NU06, og tilbuddet skal referere til punkterne i NU06. Aftalen bør omfatte nedenanførte krav: Serviceaftalen skal omfatte 5 år fra den dato, hvor tilbudsgivers garanti ophører. Serviceaftalen skal omfatte chassis samt opdatering af software. Beliggenhed af serviceværksted bør ikke ligge længere end 60 km. fra Hillerød Spildevand A/S. Beskrivelse af opgaven Opgaven består i Leverance af et komplet chassis i henhold til kravene i bilag 1 5 års servicepakke Mindste krav og tildelingskriterier Ordregiver gennemgår først de modtagne tilbud for konditionsmæssighed samt for de bydendes egnethed. For at være konditionsmæssige og egnede skal Referencelisten indeholder levering af mindst 5 tilsvarende chassiser inden for de seneste 5 år Den gennemsnitlige omsætning over de sidste 3 år skal som minimum udgøre 2 gange tilbudssummen. Egenkapitalen må ikke være negativ i de sidste tre år. Opfylde de minimumskrav der fremgår af bilag 1, kravspecifikation Tilbuddet indeholder alle de ovenfor nævnte krav til tilbuddet på dansk 4

5 Udfyldt ESPD Tilbuddet afleveres inden for fristen, i lukket kuvert og i den form der er beskrevet i dette udbudsbrev Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Evalueringen af tilbuddene vil blive foretaget ud fra følgende under- og delkriterier og med den i bilag 2 anførte vægtning. 1. Pris 2. Kvalitet og service "Pris" Evalueringen vil blive foretaget på baggrund af den tilbudte "TOTALSUM ekskl. moms", jf. tilbudslistens side 1. Totalsummen er leveringsprisen for chassis + prisen på serviceaftale i år 2 til 5. Tildelingsmetoden vil være den objektive tildelingsmodel, se bilag 2. "Kvaliteten Med dette underkriterium vil Ordregiver lægge vægt på Opfyldelse af ønsker under kravspecifikation Arbejdsmiljø, ergonomi og sikkerhed. Funktionsgaranti Leveringstidspunkt Serviceaftale Her vil leverandøren blive bedømt på Hvad der er indeholdt i denne pakke (omfang, afhjælpning, kontroller) Hvor service vil finde sted. Tilbuddet Tilbudsfristen er onsdag den 10. maj 2017 kl Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet sendes til: Hillerød Spildevand A/S Ægirsvej Hillerød Att. Preben Dissing Tilbuddet skal mærkes " Indkøb af chassis til slamsuger. 5

6 Tilbudsgiverne skal aflevere tilbuddet i en lukket kuvert i 1 fysisk eksemplar, samt i én digital udgave enten på CD-rom, USB-stik eller et andet elektronisk medie. Det fysiske eksemplar af tilbuddet bedes mærket "original". I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det fysiske eksemplar og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original" blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. . Såfremt tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiverne selv sikre sig, at Ordregiver modtager tilbuddet/tilbuddene inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivers åbning af de modtagne tilbud. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. Leveringstidspunktet vil dog blive justeret efter kontraktdato. Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver, dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. Vederlag Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. Med venlig hilsen Preben Dissing Projektleder 6

7 Bilag: 1. Kravspecifikation 2. Tildelingsmodel 3. ESPD 4. Tilbudsliste 5. Kontrakt (udkast) 7

8 8

9 BILAG 1 - Kravspecifikation. Chassiset til slamsugeren skal opfylde følgende minimumskrav: 4-akslet tridem chassis med styrbar hydraulisk løbeaksel og langt førerhus. EURO 6 motor eller bedre, med opført udstødning. Automatgear UDEN kobling. Motorkraft minimum 500 HK. Moment minimum 2500 Nm v o/min. Størst mulig brændstoftank; aflåseligt dæksel. Motor og kabinevarmer. 230 Volt 1500 W udtag monteret i førerhus. Bak tv skærm i kabine og cyklistkamera som aktiveres ved brug af blinklys. Langtursdæk til fritrullende og styrende aksler. Regionaldæk til trækaksler. Luftaffjedret på alle aksler. Opført udstødning. Det færdigmonterede køretøj skal overholde alle lovmæssige krav i henhold til EU standarder og danske love. Serviceaftale på et værksted beliggende mindre end 60 km. fra Hillerød. Kvaliteten af det tilbudte chassis vil desuden blive bedømt ud fra følgende ønsker: Leveres med lav indstigning (max. 450 mm til første trin; gulvhøjde i førerhus max mm) Førerkabinen skal være indrettet ergonomisk korrekt og give føreren en god arbejdsplads. Kabinen skal være forsynet med klimaanlæg, køleskab, radio/cd og navigation. Endvidere skal kabinen være forberedt for montering af håndfri mobiltelefon. Førersædet skal give føreren ergonomisk optimal siddekomfort. Sædet skal være udstyret med lavfrekvens luftaffjedring, trinløs højdejustering, plandæmper, klimasystem der absorberer sved fra kroppen og lændetryk med luft. Endvidere skal der være justerbart armlæn, nakkestøtte og varme i sædet. Dynamisk styring Leveres med I shift gear Leveres med pc og software der muliggør økonomisk energistyring Instrumenter skal vise de vitale funktioner og være let aflæselige for føreren. Alle alarmer skal være både akustiske og visuelle. Der skal ved leveringen være monteret fuldt udstyret førstehjælpskasse og pulver- slukker i kabinen. Begge dele skal være sikkert fastgjort og være let tilgængeligt. Luftaffjedret sæde til chauffør og polstret sæde i højre side. Alle sæder skal have sædebetræk der kan udskiftes ved slid. Betrækket skal være slidstærkt. Der skal være installeret kopholdere. Der skal være justerbart rat. Der skal være Aircondition/klimaanlæg Bilen skal være forberedt til håndfri telefon. 9

10 Der skal være Bakalarm. Der skal være indvendigt luftudtag til rengøring af kabine. Undervogn standardgrå. Bilen skal males i en fabrikslakeret i RAL -farve som aftales ved kontraktindgåelse. Der skal ved leveringen være monteret fuldt udstyret førstehjælpskasse og pulverslukker i kabinen. Begge dele skal være fastgjort og være let tilgængelige. Udførelse af service og reparationer: Hillerød Spildevand A/S ønsker en 5-årig serviceaftale. Leverandøren skal i tilbudslisten afgive pris på en serviceaftale. Serviceaftalen skal overholde regler og vilkår i NU06, og tilbuddet skal referere til punkterne i NU06. Aftalen bør omfatte nedenanførte krav: Serviceaftalen skal omfatte 5 år fra levering. Hillerød Spildevand A/S stiller krav om, at serviceværkstedet for den tilbudte slamsuger, ikke må ligge længere væk end 60 km fra Hillerød Spildevand A/S. Værkstedet skal være beliggende i Danmark, og der skal være flere folk på værkstedet, som kan servicere. Evt. måles på værdi af lager, som sandsynliggør, at der kan laves hurtig service for at undgå evt. unødig stilstand. Beliggenhed for serviceværkstedet skal oplyses forud for kontraktindgåelse. Leverandøren skal garantere, at reservedele kan leveres i en periode på 10 år målt fra dato for kontraktunderskrivelse. Levering: Chassiset skal leveres indregistreret på gule plader i henhold til dansk lovgivning til Hillerød Spildevand A/S Kirsebær Alle Hillerød Senest den 1. oktober Der skal samtidig leveres en instruktionsbog i 2 eksemplarer på dansk. 10

11 BILAG 2 TILDELING OBJEKTIV TILDELINGSMODEL Tildelingskriterium Tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingsmodel Tildelingsmodel er en prismodel, der bygger på at den tilbudte pris tillægges et kvalitetsbetinget tillæg, der afhænger af den karakter, der opnås på en skala fra 0 til 10 på nedenstående skala. For tildelingskriteriet kvalitet, ud over selve prisen, tillægges tilbudsprisen et beløb ekskl. moms - i henhold til nedennævnte tillæg - pr manglende kvalitetspoint for nedennævnte underkriterier. De kvalitetsbetingede tillæg beregnes for følgende underkriterier: Kvalitet Serviceaftale og -sted Pointskala for kvalitetsbetingede pristillæg beregnes ud fra nedenstående skala, ud fra en konkret vurdering af de enkelte underkriterier for den samlede rådgivning. Karakter 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 11

12 1 0 Skalaen er udarbejdet af Værdibyg. Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) Som underkriterier anvendes følgende tillæg i kr. ekskl. moms pr karakter mindre end 10.: Kvalitet og serviceaftale tillæg pr point under 10 = kr. ekskl. moms Eksempel Et tilbud, der opnår karakteren 8 for Kvalitet og serviceaftale får således tillagt 2 * kr. = samlet tillæg på kr. til den afgivne tilbudspris. 12