DAGSORDEN. for I/S DANMARKS ROSTADION, BAGSVÆRD SØ. Møde nr. 1. Tirsdag 28. april 2015 kl , Gladsaxe Rådhus, mødelokale 3608.

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Børne- og Kulturforvaltningen DAGSORDEN for I/S DANMARKS ROSTADION, BAGSVÆRD SØ Møde nr. 1 Tirsdag 28. april 2015 kl , Gladsaxe Rådhus, mødelokale Der serveres kaffe/te og rundstykker. Sag 1-8 Medlemmer Tilforordnede Katrine Skov kl. Ingelise Damm kl. Rolf Aagaard-Svendsen kl. Nina Nielsen kl. Hanne Pedersen kl. Ole Tikjøb kl. Henning Bay kl. 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Status for arbejdet med opgradering af idrætsfaciliteter ved Bagsværd Sø 2. Omdannelse af organisationen omkring rostadion 3. Regnskab Budget Mødeplan Regattaplan Meddelelser fra forbundene og Team Danmark 8. Eventuelt 2

3 1. Status for arbejdet med opgradering af idrætsfaciliteter ved Bagsværd Sø Der vil blive givet en mundtlig orientering på mødet. 2. Omdannelse af organisationen omkring rostadion I forbindelse med gennemførelse af projektet for opgradering af rostadion blev der i forsommeren 2014 truffet principiel beslutning om at samle ejerskab og driftsansvar i én organisation. Den principielle beslutning omfatter tilsagn fra Lyngby-Taarbæk Kommune, Gladsaxe Kommune, Københavns Kommune og Team Danmark om at indskyde deres respektive aktiver i rostadion, som grundlag for i den nye organisation. Det er foreslået, at den nye organisation stiftes inden for rammerne af en fond. Fondskonstruktionen var en del af kommunernes ansøgning til A.P. Møller-Fonden, og er dermed en del af grundlaget for A.P. Møller- Fondens tilsagn om støtte til projektet. Fondens formål er at eje og drive rostadion til gavn for idrætsanlæggets brugere: Eliteatleter inden for roning og kano- og kajak samt atleter fra breddeklubberne inden for roning og kano- og kajak, fra Lyngby-Taarbæk Kommune, Gladsaxe Kommune og Københavns Kommune. Fondens bestyrelse vil blive udpeget af stifterne, men har selvstændigt juridisk ansvar for rostadion. Fonden bliver bygherre på det samlede projekt, og skal derfor stiftes hurtigst muligt. Forslag til vedtægter og driftsbudget m.v. for fonden forelægges de respektive kommuner og Team Danmarks bestyrelse til godkendelse i løbet af perioden maj juni I konsekvens af beslutningen om at samle ejerskab og driftsansvar i en fond overdrages I/S Danmarks Rostadions aktiver til fonden. For at sikre en stabil drift i den periode, hvor anlægsprojektet forberedes, varetager I/S Danmarks Rostadion ind til videre de nuværende driftsopgaver. Der udarbejdes en midlertidig driftsoverenskomst mellem fonden og I/S Danmarks Rostadion Bagsværd Sø, og et tillæg til de nuværende vedtægter for I/S Danmarks Rostadion Bagsværd Sø, der fastlægger rammerne for opgaven. Gladsaxe Kommune vil fortsat være administrationskommune for I/S Danmarks Rostadion Bagsværd Sø i overgangsperioden. Forslag til midlertidig driftsoverenskomst og tillæg til vedtægter for I/S Rostadion forelægges bestyrelsen for I/S Danmarks Rostadion 3

4 Bagsværd Sø i efteråret 2015 med henblik på efterfølgende godkendelse hos interessenterne. Når den erhvervsdrivende fond er klar til at overtage den samlede drift, forventeligt med udgangen af 2016, nedlægges I/S Danmarks Rostadion Bagsværd Sø. Børne- og Kulturforvaltningen forelægger sagen til orientering. 3. Regnskab 2014 Årsregnskabet for 2014 for I/S Danmarks Rostadion Bagsværd Sø fremgår af bilag 1. Regnskabet indeholder også Den uafhængige revisors påtegning. Regnskabet er revideret af revisionsfirmaet Ernst & Young Denmark. Regnskabet skal efter bestyrelsens anbefaling sendes til godkendelse i Team Danmark samt Lyngby-Taarbæk og Gladsaxe Kommuner. Udgiftsfordelingen mellem interessenterne fremgår af regnskabet. Bilag 2 er Revisionsberetningen, og af bilag 3 fremgår hvilke aktiver, der indgår i regnskabet. Der er et mindreforbrug på kr. på driften. Mindreforbruget reduceres med kr., til at dække et merforbrug i forbindelse med aflæggelse af anlægsregnskaberne vedr. startersystem, wirersystem og forundersøgelse vedrørende opgradering af anlægget. I tilknytning til disse anlæg er der endvidere etableret en præmiebro, der er indkøbt flydebroer, platforme og landgangsbroer. Flydebroerne er dog finansieret over driften. De modtagne midler på i alt 1,344 mio. kr. fra Elitefacilitetsudvalget vedrører således både drift og anlæg. Resten af anlæg er finansieret af Team Danmark, Lyngby-Taarbæk- og Gladsaxe Kommuner i samme forhold, som det sker på driften. Det reducerede mindreforbrug på kr. er overført til De overførte midler indgår som en del af finansiering af VVS på toiletbygningen. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at regnskab 2014 godkendes. Bilag 1: Årsregnskab for 2014 (inkl. den uafhængige revisors påtegning). Bilag 2: Revisionsberetning Bilag 3: Materielle aktiver

5 Da bilag 1 og 2 endnu ikke er modtaget fra revisor, eftersendes materialet til bestyrelsen snarest muligt. 4. Budgetforslag 2016 Budgetforslaget er fremskrevet med KL s skønnede fremskrivningsprocenter, gennemsnitlig 1,8 procent og er endvidere forhøjet med kr. til grødehøstning, fordelt med på leje af arbejdskraft og til bortkørsel af grøden. Forslag til det fremskrevne budget 2016 vedlægges, som bilag 1. Der fremsættes ingen anlægsønsker til Budgetforslaget bliver efter bestyrelsens anbefaling sendt til endelig godkendelse i Team Danmark og Lyngby-Taarbæk og Gladsaxe Kommuner Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at forslaget til driftsbudget for 2016 godkendes. Bilag 1: Budgetforslag Mødeplan 2015 Der skal fastlægges datoer for bestyrelsesmøder i Forslag til mødedatoer: Torsdag 24. september 2015 Torsdag 26. november 2015 Alle møder starter kl og afholdes på Gladsaxe Rådhus. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at forslag til mødedatoer godkendes. 6. Regattaplan 2015 Bestyrelsen får hvert år forelagt en plan for regattaer på Bagsværd Sø for indeværende år. 5

6 Regattaplanen giver ikke anledning til kommentarer. Børne- og Kulturforvaltningen forelægger sagen til orientering. Bilag 1: Regattaplan Meddelelser fra forbundene og Team Danmark 8. Eventuelt 6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 I/S Danmarks Rostadion Bagsværd Sø Materielle aktiver År 2014 Beløb Antal år Afskrevet Afskrivning Afskrevet Værdi Startersystem: Startersystem: Både: 2008 Katamaran Flydebro Autostartsystem, ud skiftning herunder storskærme - tidstagningsudstyr Pontonbåd Flydebroer Forundersøgelse se bem. 1 Volvo Penta D marinemotor Wirersystem Præmiebro afsluttet Bemærkning 1: Aktivet "Forundersøgelse 2011" er bl.a. reguleret for en indtægt på 0,5 mio.kr. fra Elitefacilitetsudvalget. Note: Fremover medtages alene enkeltinvesteringer på kr. eller derover, i lighed med øvrige områder i Gladsaxe Kommune.

27 Budget 2016 Bilag 1 I/S Danmarks Rostadion, Bagsværd Sø Regnskab Budget I/S Danmarks Rostadion, Bagsværd Sø Budget Leje af arbejdskraft Leje af arbejdskraft Køb af administrative ydelser Køb af administrative ydelser Øvrige administrationsudgifter Øvrige administrationsudgifter Ejendomsudgifter Ejendomsudgifter: Leje af grunde og bygninger Leje af grunde og bygninger Pasning og daglig vedligehold Pasning og daglig vedligehold Sikring Sikring Elforbrug Elforbrug Vand Vand Forsikringer (bygn.) Forsikringer (bygn.) Skatter og afgifter (inkl. renovation) Skatter og afgifter (inkl. renovation) IT inventar og materiel IT inventar og materiel Anskaffelser af inventar og materiel Anskaffelser af inventar og materiel Forsikringer (mat. ) Forsikringer (mat. ) Vedligeholdelse af inventar og udstyr Vedligeholdelse af inventar og udstyr IT/ Telefoni og data IT telefoni / data Indtægter Indtægter øvrige Budgetforslag for 2016 er prisfremskrevet skrevet med de procenter, som er skønnet af KL, gennemsnitlig 1,8 pct. Endvidere er budgettet forhøjet med kr. til grødehøstning, fordelt på kr. til leje af arbejdskraft og kr. til renovation/bortkørsel af grøde. Udgiftsfordeling - Interessenter Fordeling % Budgetforslag 2016 Lyngby - Taarbæk Kommune Team Danmark Gladsaxe Kommune Alle budgettal er ekskl. moms

28 I/S Danmarks Rostadion, Bagsværd Sø Regattaplan 2015 April * 15. april DKF Spring Regatta (DKF og Lyngby Kanoklub) Maj DFfR Copenhagen Regatta (Københavns Regattaforening) * 22. maj 1. juni DKF Forberedelse og afslutning World Cup Sprint DKF World Cup Juni * 17. juni DKF Bagsværd Regatta (Regatta Gladsaxe) Juli 2015 August DFfR Nordic Master Regatta. (Københavns Regattaforening) DFfR Skolekaproning (Københavns Regattaforening) September DRC Test Regatta (Københavns Regattaforening) Oktober DFfR Danske Mesterskaber (Københavns Regattaforening). * Søen lukkes ved udsejling af startsystem, samt den nødvendige tid klipning af grøde tager