Referat fra ordinær generalforsamling i A/B Sorgenfrilyng. År 2016, den 7. december, kl , blev der afholdt ekstraordinær generalforsamling i

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling i A/B Sorgenfrilyng År 2016, den 7. december, kl , blev der afholdt ekstraordinær generalforsamling i A/B Sorgenfrilyng på adressen DATEA, Lyngby Hovedgade 4, 2800 Kgs. Lyngby. Der var følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsen stiller forslag om at igangsætte tagprojekt kr Bestyrelsen har sammen med SELANDIA Bygningsrådgivning haft projektet i udbud og modtaget tilbud, som nu indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Finansiering: Det foreslås at projektet finansieres ved optagelse af nyt 30 årigt fastforrentet lån med afdrag. Ydelse på et 30 årigt fastforrentet lån med afdrag udgør kr Det forslås endvidere at benytte op til kr af foreningens likvide midler, således at det samlede finansieringsbehov vil være ca. kr Andelskronens påvirkning: I regnskabet for 2015 er der en hensættelse på kr , hvorfor det må forventes, at projektet kan gennemføres uden eller med en meget begrænset påvirkning af jeres andelskrone. Bemyndigelse: Bestyrelsen bemyndiges til i samarbejde med SELANDIA Bygningsrådgivning samt administrator DATEA A/S, at igangsætte projektet om udskiftning af tag. Bestyrelsen bemyndiges til at underskrive alle relevante dokumenter i forbindelse med projektet, herunder entrepriseaftale, finansiering mv. Bestyrelsen bemyndiges til at optage et fastforrentet realkreditlån over 30 år med afdrag. Ligeledes bemyndiges bestyrelsen i samråd med administrator og finansieringsinstitut at foretage konvertering af foreningens eksisterende lån, såfremt dette måtte medføre en besparelse på den årlige ydelse. Side 1 af 3

2 Ad 1 Valg af dirigent og referent Byggesagsadministrator Bettina Andersen blev valgt som dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i henhold til vedtægternes bestemmelser, idet 16 andelshavere var mødt, heraf 7 ved fuldmagt. Ena Germann Sørensen blev valgt som referent. Ad 2 Bestyrelsen stiller forslag om at igangsætte tagprojekt kr ,- Bestyrelsen har sammen med SELANDIA Bygningsrådgivning haft projektet i udbud og modtaget tilbud, som nu indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Martin Severinsen motiverede kort bestyrelsens forslag og gav herefter ordet til Kristian Olesen fra SELANDIA Bygningsrådgivning. Rådgiver Kristian Olesen har i samarbejde med bestyrelsen og efter dennes ønsker udarbejdet en projektskrivelse som findes i vedlagte bilag 1. Rådgiver Kristian Olesen gennemgik projektet og fortalte at der i de modtagne tilbud var stor forskel i prisen. Bestyrelsen havde efter gennemgang af tilbuddene valgt Snedkermester Arne Pedersen A/S til at gennemføre projektet og det er dette tilbud som ligger til grund for det vedlagte budget for tagprojektet (bilag 2). Kristian Olesen havde gennemgået projektet med Snedkermester Arne Pedersen A/S og der var givet et nedslag i prisen på ca. kr ,00 ex. moms. Kristian Olesen havde søgt Lyngby Taarbæk Kommune om nedtagelse af den store skorsten. Martin Severinsen tilføjede, at antennen og den lille skorsten ligeledes ville blive fjernet. Der blev spurgt til om det var samme farve sten der ville blive brugt. Dette bekræftede Kristian Olesen, da det var et krav i lokalplanen. Bettina Andersen gennemgik budgettet. Der blevet stillet spørgsmål til hvorfor den tekniske rådgiver og byggesagsadministrator både skulle have henholdsvis 7,5 % og 2,5 % i honorar af håndværkerudgifterne inkl. moms og derudover også samme procentdel af de uforudseelige udgifter. Bettina Andersen og Kristian Olesen gjorde opmærksom på, at det var fast kutyme at der blev afsat 10 % til uforudseelige udgifter disse var dog i dette projekt nedsat til 7,5 %. Derudover er det også fast kutyme, at honorarerne beregnes ud fra den samlede og endelige entreprisesum inkl. moms. Kristian Olesen oplyste at, der var mulighed for at udarbejde en incitamentsaftale med ham vedr. de uforudseelige omkostninger og dette vil bestyrelsen se på i forbindelse med aftaleindgåelsen. Finansiering: Det foreslås at projektet finansieres ved optagelse af nyt 30 årigt fastforrentet lån med afdrag. Ydelse på et 30 årigt fastforrentet lån med afdrag udgør kr Det forslås endvidere at benytte op til kr af foreningens likvide midler, således at det samlede finansieringsbehov vil være ca. kr Side 2 af 3

3 Bettina Andersen gennemgik finansieringen og gjorde opmærksom på, at udgiften til lånet ville blive indeholdt i foreningens driftsbudget fremadrettet. P.t. ville en vedtagelse af projektet ikke påvirke boligafgiften. Andelskronens påvirkning: I regnskabet for 2015 er der en hensættelse på kr , hvorfor det må forventes, at projektet kan gennemføres uden eller med en meget begrænset påvirkning af jeres andelskrone. Bemyndigelse: Bestyrelsen bemyndiges til i samarbejde med SELANDIA Bygningsrådgivning samt administrator DATEA A/S, at igangsætte projektet om udskiftning af tag. Bestyrelsen bemyndiges til at underskrive alle relevante dokumenter i forbindelse med projektet, herunder entrepriseaftale, finansiering mv. Bestyrelsen bemyndiges til at optage et fastforrentet realkreditlån over 30 år med afdrag. Ligeledes bemyndiges bestyrelsen i samråd med administrator og finansieringsinstitut at foretage konvertering af foreningens eksisterende lån, såfremt dette måtte medføre en besparelse på den årlige ydelse. Bettina Andersen gjorde opmærksom på, at bestyrelsen ligeledes ønsker bemyndigelse til at optage en byggekredit indtil man kender den endelig pris på projektet. Banken ville ikke give bemyndigelse til lånet før taget er færdigt. Renten på en byggekredit ligger nuværende tidspunkt mellem 3-4 %. Da der ikke var yderligere spørgsmål blev forslaget herefter sat til afstemning. Forslaget blev vedtaget idet 14 stemte for 2 stemte imod 0 stemte blankt. Da intet yderligere forelå, blev generalforsamlingen hævet kl Nærværende referat er underskrevet digitalt af bestyrelsen og dirigenten. Som dokumentation for digital signering, henvises til særskilt dokument vedhæftet nærværende referat. Side 3 af 3

4 Side 1 af 2 Sags navn: AB Sorgenfrilyng Sags nr. 554 Emne: Udskiftning af tag Dato: Omfangsbeskrivelse Rev: 1.0 Oplysninger og forudsætninger: Foreningen har besluttet, at indhente tilbud på udskiftning af tag. Vi har derfor udarbejdet et projekt på udskiftning af tag og på foreningens vegne indhentet tilbud fra 5 entreprenører på udskiftning af taget. Dette notat beskriver de eksisterende forhold og endvidere de arbejder der er omfattet af tagudskiftningen. Budget for udskiftningen af taget fremgår af separat notat fra DATEA. 2.0 Udskiftning af tag Eksisterende forhold: Tagbeklædningen er så nedslidt, at der uundgåeligt fremover vil komme en hel del storm- og vandskader, hvis der ikke fortages noget. Tagsten er delvist indvendig understrøget, men understrygningen mangler i store områder. Tagsten ligger generelt uroligt på tagfladen på grund af sætninger i spær og lægter, hvilket forårsager utætheder. Der er nogle steder tegn på utætheder i form af udlagt plastafdækning og fugtskadet træværk. Tagvinduer og skotrender er generelt nedslidte og flere steder utætte. Skorsten fremstår med forvitrede sten og fuger og bør nedtages da den ikke bruges mere. Der er udlagt utilstrækkelig gangbro i tagrum og isolering er dels utilstrækkelig og nedtrådt mange steder. Betonkanaler for naturlig aftræk fra boliger har generelt forskubbet sig og er derfor utætte. Tagsten ligger uroligt og er utæt Nedslidt skorsten SELANDIA Bygningsrådgivning ApS Virumvej Virum telefon: post@sbraps.dk

5 Side 2 af 2 Nedtrådt isolering Defekt kanal for naturligt aftræk Arbejder i forbindelse med tagudskiftningen: Udskiftningen omfatter nedtagning af hele tagdækningen og oplægning af nyt tegltag i tilsvarende tagsten på oprettet tagkonstruktion med nye lægter og undertagspap på bræddeunderlag. Der retableres ny gangbro så taget og tagrum fremover kan services. Der etableres mørtelfri udluftet rygning og nye tagvinduer med tilsvarende udseende. Tagrender og nedløb udskiftes til nye i zink. Alle inddækninger, skotrender, taghætter med videre udskiftes til nye af zink. Vindskeder, udhængsbredder udskiftes og malerbehandles. Nye dækbrædder på vindskeder pålægges zink så fremtidig vedligehold af vindskeder minimeres. Tagvinduer udskiftes Der udlægges damspærre og efterisoleres med granulat med en tykkelse på i alt 400mm. Da det har vist sig, at ydervæggene på 2 sal har hulmur, udføres der endvidere hulmursisolering af ydervæggene på 2. sal. Kanaler for naturlig ventilation fra boliger omlægges til nye stålkanaler fra og med etageadskillelse. Skorstene der ikke anvendes mere nedtages og vedligehold af disse spares derfor fremover I forbindelse med udskiftning af taget opsættes stillads med overdækning så vandskader undgås i forbindelse med arbejdet. Det skønnes at der årligt kan spares kr kr. til fortsat vedligehold og opvarmning. SELANDIA Bygningsrådgivning ApS Virumvej Virum telefon: post@sbraps.dk

6 November måned 2016 BEA Ejd.nr A/B Sorgenfrilyng - udskiftning af tag Pkt. Overslagsbudget 1 Murerarbejder ca. kr Tømrerarbejder ca. kr Blikkenslagerarbejder ca. kr Stillads/byggeplads ca. kr Sum af pkt. 1-2 ca. kr Uforudseelige udgifter ca. kr Forundersøgelser ca. kr Sum af pkt. 1-3 (håndværkerudgifter) ca. kr Teknisk rådgivning ca. kr Administration af byggesag ca. kr Sum af pkt. 1-5 (håndværkerudgifter, rådgiver og administration) ca. kr Moms ca. kr Sum af pkt. 1-6 (håndværkerudgifter, rådgiver og adm. inkl. moms ca. kr All-risk ca. kr Bygherreudgifter ca. kr Sum af pkt. 1-8 samlede omkostninger ex. Finansiering ca. kr Renteudgifter (inkl. Etableringsomkostninger på byggekredit) ca. kr Finansieringsomkostninger ca. kr CO2 tilskud ca. kr Sum af pkt (samlede omkostninger inkl. Finansiering) ca. kr Finansiering Opsparing ca. kr I alt til finansiering ca. kr Ydelse pr. år Fastforrentet lån 30 årigt med afdrag ca. kr Hensættelse

7 Dette dokument er underskrevet af nedenstående parter, der med deres underskrift har bekræftet dokumentets indhold samt alle datoer i dokumentet. Arne Falkenberg Bestyrelsesmedlem Tidspunkt for underskrift: kl.: 20:41:10 Bettina Egede Andersen Dirigent Underskrevet med NemID medarbejdersignatur Tidspunkt for underskrift: kl.: 10:15:54 Claus Højer Sterup Bestyrelsesmedlem Tidspunkt for underskrift: kl.: 19:43:06 Martin Severinsen Bestyrelsesformand Tidspunkt for underskrift: kl.: 18:52:49 Ulla Birgitte Maare Bestyrelsesmedlem Tidspunkt for underskrift: kl.: 11:41:14 Dette dokument er underskrevet med esignatur. Dokumentet er forseglet og tidsstemplet af uvildig og betroet tredjepart. Indlejret i dokumentet er det originale aftaledokument og et signeret dataobjekt for hver underskriver. Det signerede dataobjekt indeholder en matematisk hashværdi beregnet på det originale aftaledokument, så det altid kan påvises, at det er lige netop dette dokument der er underskrevet. Der er dermed altid mulighed for at validere originaliteten og gyldigheden af underskrifterne og disse kan altid løftes som bevisførelse. Signaturen er OCES-certificeret og overholder derfor alle offentlige anbefalinger og lovgivninger for digitale signaturer. Med esignaturs OCES - certificerede løsning sikres det, at alle danske og europæiske lovgivninger bliver overholdt i forhold til personfølsomme oplysninger og gyldige digitale signaturer. Ønsker du mere information om digitale dokumenter underskrevet med esignatur, kan du besøge vores videnscenter på