Referat af generalforsamling. Ejerforeningen Yrsavej 9-11

Transkript

1 Side 1 af 8 Referat af generalforsamling Ejerforeningen Yrsavej 9-11 Den 30. marts 2016 kl afholdtes der generalforsamling for Ejerforeningen Yrsavej 9-11 på Skolen på Nylandsvej i lokale 22 (2. etage i gammel bygning) Deltagere: Ejere: Se vedhæftet deltagerliste Andre: Antony Ashton, Housing Group A/S Anna Hedegaard Mogensen, Housing Group A/S DAGSORDEN: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens årsberetning 3. Godkendelse af regnskab for 2015 Årsrapport for 2015 er vedlagt indkaldelsen 4. Vedtagelse af driftsbudget for 2016 Budgetforslag for 2016 er vedlagt indkaldelsen 5. Gennemgang af vedligeholdelsesplanen 6. Valg af bestyrelsesformand Bestyrelsesformanden genopstiller 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesmedlemmerne genopstiller 8. Valg af bestyrelsessuppleanter 9. Valg af revisor 10. Valg af administrator 11. Behandling af indkomne forslag Vedligeholdelsesprojekt budgetoverslag er vedlagt indkaldelsen Projektet kan kun godkendes med 2/3 repræsenteret efter antal og fordelingstal samt at 2/3 af de repræsenterede stemmer for efter antal og fordelingstal. Ellers vil der blive afholdt ekstraordinær generalforsamling 13. april Eventuelt

2 Side 2 af 8 Ad dagsordenens punkt 1: Micky byder velkommen og kan informere at der er repræsenteret 2/3 af foreningens medlemmer efter antal og fordelingstal. Antony Ashton konstaterede at generalforsamlingen var lovligt varslet og indkaldt. Herefter blev han enstemmigt valgt som dirigent og Anna Hedegaard Mogensen blev enstemmigt valgt som referent. Ad dagsordenens punkt 2: Formanden, Micky, gennemgik bestyrelsens årsberetning og kom kort ind på en vandskade, da det skete i starten i Herefter blev der spurgt om der var nogle spørgsmål eller kommentarer. Årsberetningen er vedlagt referatet. Det blev pointeret at det er godt, at foreningens forsikring dækker sådanne vandskader, da det ikke er første gang der er opstået en vandskade i foreningen. Der var ikke yderlige spørgsmål eller kommentarer og årsberetningen blev godkendt af generalforsamlingen. Ad dagsordenens punkt 3: Dirigenten, gennemgik Ejerforeningen Yrsavej 9-11 s 2015 årsrapport. Han startede med revisors påtegninger efterfulgt af resultatopgørelsen og balancen, hvor aktiver og passiver blev gennemgået. Dirigenten spurgte om der var nogle spørgsmål eller kommentarer til 2015-årsrapporten for Ejerforeningen Yrsavej Det blev bemærket at det godt kunne svare sig at få omlagt fælleslånene der er i de resterende lejligheder renten ligger på 6,5%. Endvidere skal ejerne være opmærksom på at de selv skal indberette deres renteudgifter til SKAT, hvilket kan ses i 2015-årsrapporten. Micky uddyber posten vedligeholdelse, hvilket omhandler vandrør og hoveddør, hvor den første betalingsdel er foretaget i januar 2016 og den anden del er indlagt i trappeprojektet. Den generelle vedligeholdelse har været noget lavere end tidligere. Posten for måtterens vil i fremtiden indgå i viceværtsposten, da HG har overtaget denne del og dette er også en af grundene til at viceværtsposten er steget. Foreningen har en god egenkapital, hvilket foreningen godt er klar over og de har bevidst sat penge af til at kunne spare op til større vedligeholdelse.

3 Side 3 af 8 Derudover blev det også diskuteret at revisors honorar var lidt i overkanten, da regnskabet er ret simpelt og det ønskes at man skal informere revisor om at honoraret bør nedsættes. HG vil stå for at kontakte revisor og hvis det bliver nødvendigt evt. indhente nye tilbud fra andre revisor. Der var ikke yderlige spørgsmål eller kommentarer og årsrapporten blev godkendt af generalforsamlingen. Ad dagsordenens punkt 4: Formanden, gennemgik Ejerforeningen Yrsavej 9-11 s 2016-budgetudkast. Dirigenten spurgte om der var nogle spørgsmål eller kommentarer til 2016-budgetudkast for Ejerforeningen Yrsavej Der blev spurgt ind til viceværtsposten og måtterens, som også tidligere er nævnt. Det kunne pointeres at tidligere vicevært var meget billig, men servicedelen hos Housing Group er stadig i den billige ende i forhold til de andre indhentede tilbud. Herudover bemærkes det også at der er sparet en stor del på administrationen, som Housing Group også forestår. Der var ikke yderlige spørgsmål eller kommentarer og budgettet blev godkendt af generalforsamlingen. Ad dagsordenens punkt 5: Formanden, Micky, gennemgik vedligeholdelsesplanen med de projekter der ligger inden for de næste 10 år. Derudover blev det bemærket at det er godt at foreningen har en opsparing og forsat sparer op til større vedligeholdelsesprojekter. Dirigenten spurgte om der var nogle spørgsmål eller kommentarer vedligeholdelsesplanen. Det blev kommenteret at når tiden er inde til at skifte tag, bør der laves en undersøgelse af taget inden det bliver besluttet om det skal udskiftes. Da man muligvis ville kunne nøjes med reparationer til noget lavere beløb og udskyde udskiftning af tag. Ad dagsordenens punkt 6: Til bestyrelsesformand genvalgtes enstemmigt: - Micky Holdorf

4 Side 4 af 8 Ad dagsordenens punkt 7: Til bestyrelsesmedlemmer genvalgtes enstemmigt: - Rie Jensen - Jørgen Wiwel Ad dagsordenens punkt 8: Til suppleanter valgtes enstemmigt: - Jacob Hoffmeyer - Malina Iannone Den nuværende bestyrelse pålyder således: Formand: Micky Holdorf (2018) Bestyrelsesmedlemmer: Rie Jensen (2018) Jørgen Wiwel (2018) Suppleanter: Jacob Hoffmeyer (2017) Malina Iannone (2017) Ad dagsordenens punkt 9: Til revisor enstemmigt genvalgt: - Revisionsfirmaet Asger Wiuff Andersen Men som tidligere nævnt, giver generalforsamlingen samtykke til at der kan finde en ny revisor, hvis ovenstående revisor ikke er villig til at tilbyde et lavere honorar for udarbejdelse af foreningens regnskab. Ad dagsordenens punkt 10: Til administrator enstemmigt genvalgt: - Housing Group A/S Ad dagsordenens punkt 11: Formanden præsenterer vedligeholdelsesprojektet som var vedlagt indkaldelsen. Det blev bemærket at der er tilføjet to ekstra punkter på vedligeholdelsesprojektet udvendige døre og udskiftning af fatninger. De udvendige døre blev besluttet på sidste generalforsamling at de skulle udskiftes, men da det modtagne tilbud var meget højt, blev det besluttet at tage med i

5 Side 5 af 8 vedligeholdelsesprojektet, da der alligevel skulle indhentes tilbud fra håndværkere til de andre arbejdsopgaver i projektet. Det andet punkt er svagstrøm når elektrikerne alligevel skal ud på ejendommen i forbindelse med vedligeholdelsesprojektet, vil de også kunne udskifte fatningerne i kælderen, således at foreningen kan gå over til at anvende LED-pærer. Micky kan informere at på de andre fællesarealer i ejendommen, hvor der var gamle glødepærer blevet udskiftet til LED-pærer. Herefter gennemgik formanden de andre punkter i vedligeholdelsesprojektet, herudover kunne han fortælle at der ikke er blevet budgetteret i forhold til forbruget af el, vand, varme mm. dette skyldes at det er et mindre beløb i vedligeholdelsesprojektet. Der blev spurgt om der var taget stilling til om hvilken farve der skulle være i opgangene? Det er der ikke og det har ikke været diskuteret endnu, da dette er en mindre detalje og vil blive taget op senere. Byggerådgivningsposten lyder noget høj og lidt i overkanten, Antony forklarer at det kommer meget an på hvilket arbejde der bliver foretaget. I og med den er lidt høj, forventes der også at byggerådgiver går ud og indhenter flere tilbud. I samme forbindelse bemærkes det også at det i denne forbindelse kan være meget godt at byggerådgivningshonoraret er fastsat og ikke en procentdel af projektets omkostninger, som ellers er det normale i denne branche. Micky kan informere at halvdelen vil blive betalt når tilbuddene er indhentet og anden halvdel vil blive betalt når projektet er færdiggjort. Det er A4, byggerådgiveren, som indhenter tilbud og rekvirerer håndværkerne dog med godkendelse fra bestyrelsen. Malerarbejdet ligger i den dyre ende og man bør være opmærksom på denne post, men ellers ser budgettet andre poster rimelige ud. Der afholdes en pause på 10 minutter inden der bliver stemt om vedligeholdelsesprojektet skal sættes i gang og om byggerådgiveren kan begynde at indhente tilbud fra håndværkerne. Det blev valgt at der stemmes ved håndsoprækning. Alle fremmødte og fuldmagter stemmer for at vedligeholdelsesprojektet bliver sat i gang dermed har bestyrelsen nu bemyndigelse til at sætte vedligeholdelsesprojektet i gang. Ad dagsordenens punkt 12: Gårdlaug: Rie er repræsentant i gårdlauget og kunne fortælle at der er kommet ny gårdmand. Han har kommet med mange nye forslag bl.a. blomsterkummer i gården. Den store udfordring for den nye gårdmand er dog skraldet. Det opfordres til at beboere skal være bedre til at sortere deres skrald,

6 Side 6 af 8 så gårdmanden ikke skal bruge hans tid på dette. Der er opstillet forskellige container, hvor der står hvilket skrald de indeholder. Der vil yderlig blive sat skilte op, så beboerne kan se hvor de forskellige container er placeret. Endvidere oplyses det at byggeaffald ikke en del af storskrald man skal selv køre til genbrugspladsen med dette. Rie kunne også fortælle at bestyrelsen i gårdlauget også ønsker at få låsene udskiftet i portene, men det kan først blive vedtaget til den kommende generalforsamling. Afslutningsvis er alle meget velkommen til at komme med forslag til gårdlauget, disse kan aflevere i Ries postkasse eller på Facebook. Generalforsamlingen for gårdlauget er d. 25. april kl , ønskes der flere informationer, kan man kontakte Rie fra bestyrelsen. Husorden: Kælderen: Micky fremhæver at der kun må opbevares ting, som kan opbevares i plastikkasser, i kælderen. Dette skyldes at der tidligere har været store problemer med fugt og det er derfor det er vedtaget i husorden at alt organisk materiale, som ikke kan være i en plastikkasse, skal opbevares i lejligheden. Det kan dog aftales med bestyrelsen, at hvis man skal lave større renovering i sin lejlighed, kan man midlertidig opbevare ting i kælderen, som ikke kan være i plastikasser. Trapper: Der må ikke stå noget på trapperne, da der skal kunne gøres rent og da dette udgør en brandfare. Rygning: Det er forbudt at ryge på fællesarealerne og det forekommer især på bagtrappen, man må kun ryge i sin egen lejlighed. Endvidere skal alle skodder smides ud i skraldespande og ikke blot på jorden, ud af vinduet eller som sådan andre steder end skraldespanden. Der ønskes ændringer i husorden, det er især punktet vedrørende barnevogne. Der var stor stemning for at det bør være tilladt at have en barnevogn stående ved trappen. Bestyrelsen tager dette til sig og vil tage dette op til et bestyrelsesmedlem. Endvidere blev der kommenteret at hvis barnevogne skulle sættes ned i cykelkælderen, ønskes det at der påsættes en ekstra slidske på trappen ned til cykelkælderen. Altaner: Jacob Hoffmeyer og Sofie Bøge har inden generalforsamlingen sendt materiale til foreningens ejere angående opsætning af altaner, dette for at se hvor stor interesse der kunne være for at påbegynde sådan et altanprojekt. Endvidere kunne Jacob fortælle at de også har været i kontakt med ejendomsmæglere, som fortæller at det helt klart vil styrke lejlighederne i forhold til salg. Jacob pointerer at intet er bindende, det er blot til at se hvem der kunne have interesse for altaner.

7 Side 7 af 8 Jacob spurgte om der var nogle spørgsmål eller kommentarer altanprojektet. Det skal bemærkes at det er ejerne selv, som skal betale for dette projekt og det skal vedtages til en generalforsamling, før projektet kan sættes i gang. Ligeledes står ejerne også for vedligeholdelsesomkostninger på altanerne, men som udgangspunkt er dette ikke vitterlig høje omkostninger ifølge Jacob. Der blev spurgt til om hvor lang tid det vil tage før altaner står færdige, Altan.dk anslår omkring 9-12 måneder, men i og med naboejendommene fornyligt har fået opsat altaner, vil det muligvis tage kortere tid da naboejendommene allerede har indhentet godkendelser hos Frederiksberg Kommune. Det er især godkendelser der kan tage tid at få indhentet. Altanstørrelsen kommer til at variere lidt i forhold til nr. 9 og 11, de altaner på nr. 11 vil blive lidt mindre end nr. 9, men dette vil fremgå meget tydeligere i et mere konkret tilbud fra Altan.dk, når det vides hvem der kunne have interesse. Hvis der er nogen 5. sals lejligheder der ønsker at få altaner, vil dette blive taget specifik fra lejlighed til lejlighed da det vil blive mere krævende at få en altan. Det vil formentligt også blive lidt dyrere, men Jacob vil undersøge dette nærmer i forhold til dem der ønsker en altan på 5. sal. Der blev spurgt ind til lysindfald, det skal tages i betragtning at der vil være 30 % mere lysindfald og Altan.dk benytter også døre med smallere lister end normalt. Stuen vil kun kunne få fransk altan, det er formentlig ikke muligt at få altaner pga. Frederiksberg Kommune og det skal også undersøges i forhold til gårdlauget. Jacob undersøger gerne nærmer om dette punkt, hvis det bliver relevant. Endvidere vil han også forhøre sig hos Altan.dk for det mere konkrete lysindfald. Til sidst skal det bemærkes at det er Jacob og Sofie som forestår dette projekt på nuværende tidspunkt og alle spørgsmål henvises til dem. Deres adresse kan indhentes hos administrator, hvis man ikke kan komme i kontakt med dem. Formanden hæver generalforsamlingen og bestyrelsen bliver rost for deres gode arbejde.

8 Side 8 af 8 Bestyrelsens beretning Sidste sommer sagde Helge op som vicevært og dette var bestyrelsen kede af, men vi var nødsaget til at finde en ny løsning. Vi undersøgte forskellige alternativer og endte med at vælge Housing Group. Bestyrelsen havde på sidste generalforsamling fået mandat til at finde en ny administrator, og vi undersøgte markedet og endte med at vælge Housing Group, som samlet set for både vicevært og administration kunne give os det bedste tilbud. Som en del af vedligeholdelsesplanen havde vi i efteråret murer på besøg i kælderen for at få repareret væggene i kælderen. Dette arbejde tog en lille uges tid og vægge fremstår nu mere solide hvor pudset ikke falder ned. Desuden havde bestyrelsen også indkaldt til ekstraordinær generalforsamling i efteråret. Dette gjorde vi for at få klarlagt omfanget af det kommende vedligeholdelsesarbejde i ejendommen hovedsagligt hovedtrapperne. Her blev generalforsamlingen enige om at gå videre med bestyrelsens forslag til omfang minus entredøre til lejlighederne. På sidste generalforsamling blev det besluttet som en del af vedligeholdelsesplanen at isolere vand og varmrør hvor isolationen er i stykker eller mangler. Dette arbejde blev igangsat i december 2015, men det blev først udført i januar 2016, og dermed kommer det først med i regnskabet for Bestyrelsen synes at der kom flere og flere skader på undersiden af hovedtrappen, hvor der er adgang til det underliggende materiale. Peter Tordgaard fra A4 anbefalede os at få det repareret hurtigst muligt, da det giver ekstra stor risiko for at flammerne kan brede sig ved brand. Dette arbejde blev også sat i gang i december 2015, men blev først færdiggjort i januar 2016 og kommersåledes også først med i regnskabet for Til sidst vil vi omtale en sag, som godt nok ikke er fra 2015, men som vi synes er vigtig for alle ejerne. Det drejer sig om en vandskade, som opstod i lejligheden i nr th. Formanden blev kontaktet en weekendaften i februar fordi der var vand der dryppede ned fra loftet i gangen. Vi fik tilkaldt VVS-mand fra Housing Group og ved fælles hjælp fandt vi ud af at et vandrør i etageadskillesen mellem 4. og 5. sal var utæt. Dette vandrør løber fra hovedledningen ved vinduerne ud til gården og ind til badeværelse i midten af lejligheden på 5. th. I den forbindelse var vi nødt til at rive store dele af loftet ned, som var drivvådt og alligevel skulle tages ned. Desuden var vi også nødt til at tilkalde låsesmed for at komme ind i lejligheden på 5. th. for at være sikker på der ikke var et skadet rør inde i lejligheden. Vi fik lukket vandet og vandrøret blev repareret den følgende mandag. Efter lidt undersøgelser fandt vi ud at ejerforeningens forsikring dækker vandskader på usynlige rør. Netop fordi ejendomme er så gammel og der kan være rør mange forskellige steder, så har vi denne forsikring. Og den dækker alle udgifterne til denne vandskade dog med en mindre selvrisiko.

9 Dette dokument er underskrevet af nedenstående parter Antony Ashton Dirigent Underskrevet med privat NemID Tidspunkt for underskrift: kl.: 05:58:18 Micael Carsten Holdorf Petersen Formand Underskrevet med privat NemID Tidspunkt for underskrift: kl.: 10:16:07 Dette dokument er underskrevet med esignatur. Dokumentet er forseglet og tidsstemplet af uvildig og betroet tredjepart. Indlejret i dokumentet er det originale aftaledokument og et signeret dataobjekt for hver underskriver. Det signerede dataobjekt indeholder en matematisk hashværdi beregnet på det originale aftaledokument, så det altid kan påvises, at det er lige netop dette dokument der er underskrevet. Der er dermed altid mulighed for at validere originaliteten og gyldigheden af underskrifterne og disse kan altid løftes som bevisførelse. Signaturen er OCES-certificeret og overholder derfor alle offentlige anbefalinger og lovgivninger for digitale signaturer. Med esignaturs OCES - certificerede løsning sikres det, at alle danske og europæiske lovgivninger bliver overholdt i forhold til personfølsomme oplysninger og gyldige digitale signaturer. Ønsker du mere information om digitale dokumenter underskrevet med esignatur, kan du besøge vores videnscenter på