Jyllingehallerne udbyder driften af husets café til forventet overtagelse 1. januar på følgende adresse:

Transkript

1 Til: Tilbudsgiverne ved udbud af Jyllingehallernes Sportscafé 16. Maj 2017 Udbudsbetingelser vedrørende udbud af Sportscafé hos Jyllingehallerne Jyllingehallerne udbyder driften af husets café til forventet overtagelse 1. januar på følgende adresse: Planetvej Jyllinge Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: - Udbudsbetingelser - Kontrakt (Forpagtningsaftale) - Bilag 1: Kravspecifikation - Bilag 2: Informationsbilag (skal udfyldes af tilbudsgiver) - Bilag 3: Budgetskabelon (skal udfyldes af tilbudsgiver) Forbehold Der ud over er tilbudsgiver afskåret fra at tage forbehold for kravspecifikationen og kontrakten, idet begge dokumenter har karakter af mindstekrav, der SKAL opfyldes for at tilbud er konditionsmæssigt. Annullering Jyllingehallerne forbeholder sig ret til at aflyse udbuddet, såfremt der er en saglig begrundelse hertil. Manglende honorar for tilbudsgivning Der vil ikke blive ydet nogen form for økonomisk kompensation i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. Tilbudsgivere Følgende firmaer er prækvalificeret og opfordres hermed til at afgive tilbud på opgaven på grundlag af nærværende udbudsmateriale: Forventet tidsplan Den forventede tidsplanen for udbudsforretningen er følgende: Udsendelse af udbudsmateriale 23. maj 2017 Fremvisning 29. maj kl Frist for spørgsmål udløber 7. juni 2017 kl Tilbudsaflevering senest 16. juni 2017 kl Teknisk afklaring og forhandling nærmere dato følger Kontraktmøde nærmere dato følger Opstart aftales nærmere efter indgåelse af kontrakt

2 Tildeling af kontrakt Tildeling af driftsaftalen sker efter tildelingskriteriet det økonomisk og samlede set mest fordelagtige tilbud på baggrund af nedenstående 4 vægtede underkriterier: Koncept (kvalitet, kreativitet og service) - 40% Økonomiske forhold - 25% Personale 20% Leveringssikkerhed - 15% Underkriterier Jyllingehallerne foretager en evaluering af tilbuddene i forhold til de anførte underkriterier, idet denne evaluering understøttes af en pointtildeling, hvor der for hvert underkriterium tildeles en karakter på skalaen fra 1-10, og hvor 10 er den bedste karakter. Vurderingen af hvert underkriterie sker på baggrund af tildeling af point (samme skala) for hver besvarelse af de spørgsmål, der er knyttet til underkriteriet i Informationsbilag 2 samt de oplistede punkter under økonomiske forhold nedenfor. Koncept (40%) Til bedømmelse af underkriteriet koncept vurderes følgende: 1) Gastronomisk kvalitet og stil. Den gode besvarelse viser et nutidigt caféinspireret køkken, der benytter sæsonvarer, undgår halv- og helfabrikata og giver kunderne mulighed for et sundt måltid. 2) Sortiment mad og drikke med priser. Den gode besvarelse viser et sortiment, der tilgodeser både den lille og den større sult og til rimelige priser. 3) Menu - eksempler på menukortets indhold (igennem en uge hvis forskel fra dag til dag) med angivelse af hvor ofte menuen skifter. Den gode besvarelse viser en fristende menu beskrivelse og en menu der skifter minimum 4 x årligt. 4) Tilbudsgivers idéer til markedsføring af caféen. Den gode besvarelse viser en kreativ tilgang til markedsføringen. 5) Servicekvalitet (2 konkrete eksempler korte cases). Den gode besvarelse kommer rundt om emnet med konkrete eksempler, der tydeligt viser forståelse for begrebet service.

3 Økonomiske forhold (25%) Til bedømmelse af underkriteriet økonomiske forhold vurderes følgende: Den beregnede forpagtningsafgift i budget år 1 baseret på tilbudsgivers budget jf. tilbudsgivers besvarelse. Sammenhænge & sandsynlighed, dvs. hvor realistisk er omsætningen estimeret. Udsalgspriser.

4 Personaleforhold (20%) Den gode besvarelse viser tydeligt lederens faglige samt personlige styrker samt øvrigt personales baggrund. Leveringssikkerhed (15%) Den gode besvarelse viser, at tilbudsgiver har tænkt over bemandingen og synes sikker i at kunne levere trods mandefald. Tilbudsevaluering Tilbudsevaluering i forhold til de kvalitative underkriterier sker på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i Bilag 2: Informationsbilag med tilbudsgivers eventuelle underbilag. Informationsbilag 2 er opdelt i afsnit svarende til de respektive underkriterier med spørgsmål tilhørende hvert underkriterie. Tilbudsevaluering i forhold til underkriteriet økonomiske forhold sker på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Bilag 3: Budgetskabelon med budgetforudsætninger. Tilbudsevaluering sker i to faser. Første fase: Første fase gennemføres således, at der foretages en foreløbig tilbudsevaluering af de konditionsmæssige tilbud. Den indledende evaluering sker umiddelbart efter tilbudsaflevering, idet evaluering gennemføres ved en vurdering af tilbuddene på grundlag af de ovenfor anførte underkriterier. Resultat af første fase er, at de 2 tilbud, som opnår den bedste evaluering, går videre til anden fase. I dette tilfælde vil begge tilbudsgivere gå videre. Anden fase: De 2 tilbudsgivereindkaldes til et møde med henblik på eventuel teknisk afklaring og forhandling. Den anden og endelige tilbudsevaluering sker efter teknisk afklaring og forhandling. Teknisk afklaring og forhandling (møde) Mødet anvendes til at præcisere eventuelle tvivlspørgsmål i tilbuddene samt uddybe de punkter, som måske ikke er helt klart beskrevet. Samtidig kan mødet anvendes til at forhandle om elementer i tilbuddet. Efter mødet kan der være behov for, at tilbudsgiver reviderer tilbuddet og fremsender revideret tilbud, og der kan herefter være behov for endnu et møde, før den endelige tilbudsevaluering kan foretages. Virksomhedsoverdragelse Opgaven er ikke omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse jf. lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august Aftaleform og varighed Der vil blive indgået kontrakt med forpagter i form af forpagtningsaftale. Kontrakten løber i tre år, idet Jyllingehallerne har option på forlængelse af aftalen i yderligere tre år, med et år ad gangen.

5 Tilbuddet skal være gældende i ½ år efter afgivelse. Tilbudsaflevering Tilbud skal afleveres som USB stik eller fremsendes via mail til Jyllingehallernes eksterne konsulent på nedenstående adresse senest den 16. juni kl. 16. Kantinemægleren ApS Att.: Pia Boye Pedersen JL Heibergsvej Odense M Mail: pbp@kantinemaegleren.dk Bemærk: Tilbud skal være afleveret på den fysiske adresse eller via mail inden fristens udløb, for at tilbuddet kan anses for rettidigt afgivet og for at komme i betragtning. Krav til indhold af tilbud Tilbud skal udformes på dansk og skal indeholde følgende dokumenter udfyldt af tilbudsgiver: Bilag 2: Informationsbilag med tilhørende underbilag udarbejdet af tilbudsgiver skal afleveres som word fil - kan suppleres af en pdf fil Bilag 3: Budget skal afleveres som excell fil - kan suppleres af en pdf fil Med venlig hilsen Kantinemægleren ApS Pia Boye Pedersen