Forretningsstyregruppe møde - Sårjournalen

Transkript

1 IT Hadsundvej Aalborg Øst Fælles Offentlig System Administror (FOSA) Henriette Adamsen Forretningsstyregruppe møde - Sårjournalen 29. august 2018 Kl Mødelokale: Videomøde Mødeadresse: fosa@rooms.medcom.dk Mødedeltagere Charlotte Buch Gøthgen / Region Nordjylland Henriette Adamsen / Region Nordjylland (referent) Merete Halkjær / Københavns Kommune Nikoline Lisa Palm / Region Hovedstaden Vivi Orthmann Johansen / Vordingborg Kommune Britta Ravn / Region Midtjylland Christian Mercado / Region Syddanmark Britt Saarup Kronbøge / Esbjerg Kommune Mette Daugbjerg Krog / Sundhedsdastyrelsen Martin Holmgaard Thomsen, jurist, RN, deltager under punkt 8. Afbud Merete Hartun Jensen / Region Hovedstaden (formand for brugergruppen) Carsten S. Mortensen/Aalborg Kommune Gregor Borut Ernst Jemec / Region Sjælland (kunne ikke tilgå videoforum) Elin Kallestrup / Aarhus Kommune (kunne ikke tilgå videoforum) Video Adgang via Faste anlæg som Pexip, Cisco, Jabber eller Lync PC Via browser Telefon (kun lyd) Link / tlf fosa@rooms.medcom.dk Ring på (du møder en engelsk stemme som beder om en møderums kode) Indtast koden 1111 og tryk #. Side 1 af 12

2 Dagsordenspunkter 1. Velkomst Godkendelse af dagsorden Opfølgning fra forretningsstyregruppemøde Meddelelser af relevans for sårjournalen Valg af formand og næstformand Nyt fra FSI Networking fælles sharepoint Nyt fra brugergruppen Dabehandleraftaler/GDPR KPI/stistik nyt fra arbejdsgruppen (udsættes til næste møde) Organisering af arbejdet i Sårjournalen NemId-logon / Fødereret brugerstyring Udbud (lukket punkt) Eventuelt Side 2 af 12

3 1. Velkomst Vi vil foreslå vores styregruppemøde i januar bliver et længerevarende fysisk møde i fx København, da vi gerne vil bruge lidt mere tid på drøftelse/workshop af Organisering af arbejdet i Sårjournalen samt Udbud. Flere af gruppens medlemmer havde problemer med tilgå mødet på video. Henriette opfordrer til man kontakter hende et par dage forud for et møde og tjekker sin opkobling, hvis man er i tvivl om hvorvidt der kunne opstå opkoblingsproblemer. Det besluttes styregruppemødet 16. januar 2019 holdes som et fysisk møde i Aarhus. Mødet udvides til Britta vil booke et mødelokale. Henriette udsender ny mødeindkaldelse. På mødet vil der bl.a. blive afs ekstra tid til drøftelse af udbud og organisering af arbejdet i Sårjournalen. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af udsendt dagsorden. Pause kl. ca. 10 efter punkt 8. dagsorden godkendes. Dagsorden godkendes. Side 3 af 12

4 3. Opfølgning fra forretningsstyregruppemøde Under dette punkt orienteres om sager, emner eller spørgsmål fra seneste møde i forretningsstyregruppen. Der orienteres kort om: - Projekt i Region Hovedstaden, fodterapeuter v. Merete Halkjær - Adgang til Pleje.net for prive aktører - Stregi for digital sundhed mhp. relevans for Telemedicinsk Sårvurdering forretningsstyregruppen tager orienteringerne til efterretning. Merete orienterer om Region Hovedstadens pilotprojekt for telemedicinsk sårvurdering i fodterapipraksis. Kommissorium er sendt med dagsordenen Prive aktører: Dansk Telemedicin har udarbejdet et forslag til en retningslinje i forhold til brugere, der ikke er tilknyttet primær eller sekundær sundhedssektor. I brugergruppen vil man arbejde videre med denne retningslinje og udvikle pleje.net i relion hertil. Behandles på brugergruppemøde i september 2018 obs. NemId Logon. Stregi for digital sundhed mhp. relevans for Telemedicinsk Sårvurdering. Projekt RH: Adgang til Pleje.net for prive aktører: Brugergruppen arbejder videre med en praktisk løsning i pleje.net på næste brugergruppemøde. Stregi for digital sundhed : Charlotte referer til de 5 overordnede indssområder i stregien, som alle mere eller mindre også relerer sig til telemedicinsk sårvurdering. Der er ingen konkrete tiltag, som indskærpes i forhold til telemedicinsk sårvurdering. I relion til det forestående udbud vil vi være opmærksomme på stregien og de 5 indssområder (flere ældre, flere diabetespienter, større forventning til pient empowerment og borgeren som aktiv partner, PRO-da, beslutningsstøtte, kunstig intelligens, økosystem, større gevinstrealisering ved deling af da m.m. 4. Meddelelser af relevans for sårjournalen Punktet har til formål vidensdele omkring emner med relevans for Sårjournalen. Inddragelse af flere specialer i pleje.net / Henriette Side 4 af 12

5 Per Bo fra RM (fælles servicecenter) og Nina Bækmark, Dansk Telemedicin, har fremlagt et behov i forhold til inddragelse af andre specialer i sårjournalen (stomi-pienter, dermologi-pienter, evt. andre). Charlotte og Henriette overvejede lave en indstilling til FSI mhp. få svar på, om vi i vores forretningsstyregruppe kunne arbejde videre med dette i forhold til vores kommissorium og vores opdrag implementere telemedicinsk sårvurdering i DK. Er der juridiske/politiske hensyn? Jeg har imidlertid talt med Lone Thiel, som også er medlem af FSI. Hun mener ikke FSI vil forholde sig til en sådan indstilling på det foreliggende. Lone mener der bør komme en officiel henvendelse fra de respektive specialer (Gastroenterologisk Selskab, Dermologisk Selskab) eller en konkret Afdeling eller kommune som beder om få lov anvende sårjournalen i forhold til deres pienter. Herefter må vi vurdere omfanget af denne henvendelse (er der tale om et pilotprojekt for en enkelt kommune eller er det på nionalt plan? hvilken betydning får det for forvaltningen, forretningsstyregruppen, brugergrupper, pleje.net, evt. ændringer til systemet osv.) Man skal endvidere være opmærksom på samarbejdsaftaler. Og først herefter vil FSI eller evt. Danske Regioner forholde sig til en anmodning/indstilling om emnet. Lone foreslår således, vi går tilbage til Per Bo og Nina og beder dem gå til de respektive personer, som har givet udtryk for behovet og bede dem om fremsende en anmodning til forretningsstyregruppen for sårjournalen, hvor de beskriver behovet og hvordan de ønsker anvende pleje.net. Styregruppemedlemmerne er ligeledes velkommen til gå tilbage til deres organision og evt. tale med dem om en indstilling/anmodning. Det er enighed om pleje.net sagtens kan anvendes i flere sammenhænge, når det gælder kommunikion omkring kliniske billeder. Henriette vil med referet sende en liste over de billeder, som p.t. registreres i pleje.net. Styregruppemedlemmerne er velkommen til opfordre deres organision, forvaltninger, sygehusafdelinger m.fl. til efterspørge brug af pleje.net i relion til deres ønsker og behov. Man bør i relion hertil være opmærksom på, man har tilsvarende lokale samarbejdsaftaler og man vælger de rette personer til brugergrupper, vidensfora m.m. Der er enighed om det ikke er forretningsstyregruppens opgave bede Danske Regioner eller FSI om implementere pleje.net landsdækkende for nye specialer. Side 5 af 12

6 5. Valg af formand og næstformand På vores næste forretningsstyregruppemøde i oktober vil vi afholde valg af formand og næstformand i forretningsstyregruppen. Forretningsstyregruppen orienteres om, alle I gruppen er velkommen til opstille til valget. Ønsker man opstille til valget kan man skriftligt tilkende give dette til Henriette forud for mødet i oktober. Charlotte Buch Gøthgen og Merete Halkjær har givet tilsagn om, de gerne modtager genvalg til henholdsvis formands- og næstformandsposten. forretningsstyregruppen orienteres om valg af formand og næstformand på næstkom- mende møde. Forretningsstyregruppen orienteres om valg af formand og næstformand på vores kommende forretningsstyregruppemøde, jf. ovenstående. 6. Nyt fra FSI Henriette orienterer om nyt fra FSI. Seneste møde 3. maj orienteringen tages til efterretning Fremadrettet er referet tilgængeligt på vores fælles sharepoint Networking, hvorfor der ikke refereres fast på forretningsstyregruppemødet. Relevante emner, som kræver forretningsstyregruppens drøftelse/beslutning, sættes på dagsordenen ved behov. Fremadrettet er referet tilgængeligt på vores fælles sharepoint Networking, hvorfor der ikke refereres fast på forretningsstyregruppemødet. Relevante emner, som kræver forretningsstyregruppens drøftelse/beslutning, sættes på dagsordenen ved behov. Side 6 af 12

7 Vedr. punkt 5 i referet, har FSI besluttet fortsætte med de årlige modenhedsdrøftelser. Endvidere foretage ekstern konsulentundersøgelse af modenshedsanalyse, såfremt der kan findes finansiering. Vedr. punkt 8 i referet: Forretningsstyregruppen vil vi spørge Lone Thiel og Mette Harbo, hvad der menes med drøftelsen. 7. Networking fælles sharepoint Der er et gensidigt behov for kunne læse referer mellem forretningsstyregruppen og brugergruppen. Vi beslutter forsøge lave et fælles sharepoint med relevante fælles dokumenter. Henriette vil demonstrere Networking, RN og orientere om hvordan der gives adgang til dette. Henriette skulle spørge systemforvalter-kolleger om de har referer liggende på regionens hjemmeside til fri disposition, da dette muligvis kunne være en løsning i forhold til alle brugere kunne tilgå refererne fra brugergruppemøder. Dette er ikke tilfældet og synes umiddelbart heller ikke være en mulighed for Sårjournalen. At forretningsstyregruppen orienteres om fælles sharepoint Pga. tekniske udfordringer er det desværre ikke muligt demonstrere det nye fælles sharepoint Networking. Henriette vil sende dokumenter til underskrift til forretningsstyregruppen, så de kan få adgang til Networking. 8. Nyt fra brugergruppen Merete Hartun Jensen orienterer om relevante emner fra brugergruppemøde. Der har ikke været møde i brugergruppen siden sidste forretningsstyregruppemøde. Næste brugergruppemøde finder sted 12. september forretningsstyregruppen orienteres om arbejdet i brugergruppen Side 7 af 12

8 Merete har pga. stort arbejdspres udbedt sig en kortere pause i forhold til opgaverne i relion til brugergruppeformandsposten. Niels Ejskjær, endokrinologisk overlæge i RN, er midlertidigt tiltrådt posten. Vi vil finde en anden repræsentant fra brugergruppen til indtrædelse i arbejdsgruppen vedr. KPI/stistik. 9. Dabehandleraftaler/GDPR Jurist Martin Holmgaard Thomsen vil deltage på forretningsstyregruppemødet under dette punkt. Forretningsstyregruppen orienteres om og drøfter: - Fremsendelse af reminder vedr. dabehandleraftale - Revisions-erklæring - Kundebrev fra Dansk Telemedicin Den registreredes rettigheder - Opbevaring af da i Pleje.net forretningsstyregruppen orienteres om og drøfter punktet Dabehandleraftaler og instruks Vi har modtaget 15 underskrevne dabehandleraftaler og instrukser ud af 103 fremsendte. Ifølge aftale med jurist Martin Holmgaard har vi udsendt en reminder-mail til de regioner og kommuner, som ikke har svaret. Revisionserklæring: Flere kommuner har anført vi mangler en revisionserklæring i vores dabehandleraftaler. Som eksempel på henvendelser/ønsker om formuleringer: Leverandøren skal hvert år vederlagsfrit fremsende en erklæring om overholdelse af denne Aftale fra en uafhængig revisor, som bekræfter, Leverandøren overholder de generelle it-kontroller. Erklæringen skal være af en ISAE 3402 type 2-erklæring, eller erklæringer der måtte træde i stedet for denne. Endvidere skal Leverandøren uden særskilt vederlag hvert år foranledige udarbejdet en generel erklæring fra en uafhængig revisor vedrørende Leverandørens behandlingssikkerhed i relion til personda. Erklæringen skal udarbejdes som en ISEA erklæring, eller erklæringer der måtte træde i stedet for denne. For så vidt angår underdabehandlere kan hensynene i dette punkt oplyses via andre passende foranstaltninger Jurist Martin Holmgaard foreslår, vi i styregruppen samler op på de anmodninger om revisionserklæring, som kommunerne byder ind med med henvisning til dabehandleraftalens punkt 6. Formålet skal være, der via styregruppen og Region Nordjylland, så rettes én henvendelse til leverandøren Dansk Telemedicin. Men det kræver et fællesskab omkring hvilken type revisionserklæring der skal indhentes samt afklaring af omkostningerne derved. Derfor drøftelse i styregruppen. Side 8 af 12

9 Vi har forespurgt Dansk Telemedicin om de allerede har en revisionserklæring. De har herefter fremsendt deres eksisterende revisionserklæring, som opfylder ovenstående krav. Vi vil drøfte hvordan vi herefter formidler dette ud til kommuner og regioner. Den registreredes rettigheder mm. i henhold til kundebrev fra Dansk Telemedicin: Vi har modtaget et kundebrev fra Dansk Telemedicins DPO, se bilag. Jurist Martin Holmgaard Thomsen mener ligeledes de punkter, som brevet rejser, bør drøftes i styregruppe-regi, hvorfor han vil fremlægge brevet og introducere til drøftelsen på forretningsstyregruppemøde 29. august De første to punkter i kundebrevet omhandler: 1. give mulighed for, den registrerede kan rette en henvendelse via sårjournalen og fx anmode om indsigt. 2. indarbejde en art brugeraftale/samtykkeerklæring i systemet. Styregruppen drøfter en tilbagemelding til Dansk Telemedicin vedrørende disse to udviklingsforslag. Det overvejes, om ikke de daansvarlige selv (kommunerne og regionerne) er nærmest til, både sikre borgerne har modtaget de tilstrækkelige forudgående oplysninger forud for et behandlingsforløb, men også til tage imod henvendelser fra borgere, der fx ønsker indsigt. Det drøftes endvidere, om det vil være nødvendigt med en forudgående drøftelse med egne jurister, forinden der gives en tilbagemelding til Dansk Telemedicin. Det næste punkt i kundebrevet omhandler en stillingtagen til, om der skal udarbejdes en konsekvensanalyse en såkaldt DPIA. Dette er overvejet i Region Nordjylland. Vores opftelse er dog, en DPIA alene er påkrævet ved anskaffelser af nye systemer eller væsentligt ændrede systemer. Da det ikke ses være tilfældet for sårjournalen, er der ikke en forpligtelse til udarbejde en DPIA for tiden. Styregruppen drøfter en tilbagemelding til Dansk Telemedicin vedrørende DPIA. Det drøftes endvidere, om det vil være nødvendigt med en forudgående drøftelse med egne jurister, forinden der gives en tilbagemelding til Dansk Telemedicin. Opbevaring af da i pleje.net Det sidste punkt i kundebrevet fra Dansk Telemedicin er ønsket om en instruks vedrørende sletning af da. Dansk Telemedicin har foreslået en ordlyd på en instruks. Dansk Telemedicin har ikke hidtil slettet da i sårjournalen og det har ikke tidligere været afklaret med Dansk Telemedicin i hvilket omfang dette burde ske. Det er ikke noget nyt persondaretligt krav, den daansvarlige ikke må opbevare da længere tid end nødvendigt og i øvrigt ikke i et større omfang end det er nødvendigt. Det er nu, som også tidligere, altså en nødvendighedsvurdering hvor lang tid da skal opbevares. Dog er der tale om journalda (billeder af sår). Det betyder et udgangspunkt om, der ikke må slettes da fra en pientjournal, og der er en opbevaringsforpligtelse på mindst 10 år. Også selvom pienten måtte være gået bort. Hvor lang tid da derudover kan opbevares i journalen er et lægefagligt skøn af deres relevans for fremtidig behandling. Men det er uafklaret, og vi har ikke sikre retningslinjer for, hvor lang tid opbevaring kan finde sted. Spørgsmålet skal behandles grundigt og med en faglig vinkel. Styregruppen drøfter sammensætningen af en lille arbejdsgruppe, der kan arbejde videre med dette spørgsmål. Arbejdsgruppen skal aflevere et fagligt funderet not vedrørende retningslinjer for sletning af journalda i sårjournalen. Side 9 af 12

10 Dabehandleraftaler og instruks: Vi har p.t. modtaget 35 underskrevne aftaler. Revisionserklæring: Det besluttes der udfærdiges en allonge til punkt 15 i den udsendte dabehandleraftale, hvoraf det fremgår Dansk Telemedicin indhenter årlig revisionserklæring m.v. Der pågår endvidere et arbejde i relion til dabehandleraftalerne vedr. brug af underleverandør, idet det viser sig Dansk Telemedicin har deres server stående i et lejet rackskabsplads, hvor det dog kun er Dansk Telemedicin som har adgang til. Det skal afgøres hvorvidt der her er tale om en underdabehandler, i så fald skal dette også indskrives i allongen under punkt 15 i dabehandleraftalen. Kundebrev fra Dansk Telemedicin: Forretningsstyregruppen skal tage stilling til 4 punkter i brevet: 1) At give den registrerede mulighed for rette henvendelse til kommunen/regionen via en formular i pleje.net vedr. dabehandling 2) Brugeraftale/samtykkeerklæring 3) Konsekvensanalyse 4) Sletning af da i systemet Det skal undersøges/afgøres hvorvidt sårjournalen skal betragtes som en pientjournal, idet dette har betydning for det juridiske svar på ovenstående spørgsmål. RN vil sikre dette. Mette vil spørge i Sundhedsdastyrelsen om der er ny lovgivning i relion til rammerne for en tværsektoriel pientjournal fælles daansvar. Ad punkt 1 og 2) Henriette og Martin vil udfærdige en skrivelse til forretningsstyregruppen som oplæg til, det enkelte medlem kan drøfte kundebrevet med deres jurister, DPO, andre i deres organision. Dette udsendes i løbet af 3-4 uger. Vi vil følge op på besvarelserne fra styregruppemedlemmerne på vores forretningsstyregruppemøde i januar Ad punkt 3) Jf. sagsfremstillingen mener RN ikke der en forpligtelse til udarbejde en DPIA for tiden. Ad punkt 4) Det besluttes nedsætte en arbejdsgruppe bestående af både klinikere og jurister, som skal tage stilling til, hvad der skal/bør og ikke skal slettes i sårjournalen. Gruppen nedsættes først ved videre behandling af punktet på styregruppemøde i januar KPI/stistik nyt fra arbejdsgruppen (udsættes til næste møde) Side 10 af 12

11 Pga. ferie har arbejdsgruppen kun været samlet i maj måned og er ikke klar med en præsention til forretningsstyregruppen. Henriette vil sørge for der udpeges en ny deltager fra arbejdsgruppen i stedet for Merete Hartun Jensen. 11. Organisering af arbejdet i Sårjournalen Merete Halkjær har udarbejdet et skema driftsorganision ift. telemedicinsk sårvurdering. Hvert styregruppemedlem udfylder skemaet forud for mødet og returnerer det til Merete og Henriette cc. Merete Halkjær følger op på skemaerne. Vi vil drøfte, hvordan vi bedst arbejder videre med skemaerne. styregruppen drøfter det videre arbejde og udbytte af skemaerne Vi vil drøfte hvordan vi er organiserede lokalt i regionerne og hvordan vi sikrer implementering/anvendelse, vidensdeling og videreformidling af informion til brugerne og lokal forankring Vi drøfter hvordan vi sikrer vidensdeling fra forretningsstyregruppe og brugergruppe til de lokale grupper samt hvordan vi sikrer engagement og fremdrift lokalt, fx i forhold til videregive ny viden, de gode historier, KPI er m.m. Merete Halkjær har udarbejdet et skema driftsorganision ift. telemedicins sårvurdering, som hvert medlem har modtaget med sidste refer og udfyldt mhp. få et overblik over egen lokale organision. Hvert styregruppemedlem udfylder skemaet forud for mødet og returnerer det til Merete og Henriette cc. Merete Halkjær følger op på skemaerne. Merete har modtaget svar fra alle regioner og vil forsøge sammenstille svarende i et regneark. Vi vil på vores forretningsstyregruppemøde i januar bruge lidt ekstra tid på se på svarene og bruge dem til inspirere hinanden til vidensdeling og en god lokal organision. Merete sender svarene ud forud for vores møde i januar Side 11 af 12

12 12. NemId-logon / Fødereret brugerstyring NemID logon løsning er implementeret 25. juni Fødereret brugerstyring: I samarbejde med projektleder Lone Hallgreen fra FUT gennemførselsprojektet, arbejdes der intensivt på implementering af ADFS løsning i kommuner og regioner. Forretningsstyregruppen orienteres om processen NemId log on: Løsningen er implementeret 25. juni Det er forts muligt logge ind med brugernavn og brugerkode i en periode frem til ca. 1. oktober. Det er p.t. kun muligt for medarbejdere med sundhedsfaglig autorision tilgå pleje.net med digital signur. For brugere uden sundhedsfaglig autorision vil der på forsiden af pleje.net stå en tekst om, de kan kontakte Dansk Telemedicin mhp. få tildelt en digital signur. Fødereret brugerstyring: Efter vores forretningsstyregruppemøde i april har jeg haft kontakt til Christian Callsen, chefudbudskonsulent for FUT og Lone Hallgreen, projektleder for gennemførselsprojektet for FUT, Københavns Kommune. FUT forudsætter der er etableret en fælles nional sundhedsføderion forud for deres løsninger kan realiseres (forventeligt september 2019). De er således også meget interesseret i løsningen etableres. Sammen med Lone Hallgreen har vi således indkaldt relevante aktører fra KOMBIT, den fællesregionale ADFS-løsning og SDS, Dansk Telemedicin, IT-arkitekter fra FUT mhp. projektet skulle projektsættes og igangsættes. I den forbindelse er der afholdt 2 møder før sommerferien. Det er besluttet SDS stiller en projektleder til rådighed (Esben Dalsgaard) i forhold til den tekniske løsning og sikrer integrion mellem kommunernes og regionernes ADFS-løsning samt den nionale sundhedsføderion SEB. I relion hertil er der afholdt 2 møder. Herudover er der planlagt flere møder mhp. afklaring af brugerroller/rettigheder. Dette er et meget omftende arbejde her arbejder vi også på sundhedsdastyrelsen leder projektet. Vi har tilbudt Sårjournalen stiller sig til rådighed i forhold til pilot-test. Der afholdes et opfølgende stusmøde ultimo august/primo september. Forretningsstyregruppen orienteres jf. ovenstående sagsfremstilling. Vi følger processen. 13. Udbud (lukket punkt) 14. Eventuelt Intet til refer. Side 12 af 12