1.1 Formål Dataansvar BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV Oprettelse af sag... 2

Transkript

1 B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E 1.1 Frmål Dataansvar BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV Oprettelse af sag Øknmiske frhld Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv Strafbare frhld BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG Husrdensklager Vaskeri Vand Varme El Dørkrt/nøglelgin Tv-vervågning Venteliste I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING Oplysninger m psigelse g baggrunden mv MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV Mdtagere Offentliggørelse OPBEVARINGSBEGRÆNSNING Sletning af data Anmdning m sletning DINE RETTIGHEDER KONTAKTOPLYSNINGER Virksmheden Datatilsynet

2 INDLEDENDE BEMÆRKNINGER 1.1 Frmål Hs UBSBOLIG A/S (herefter "Virksmheden") vil vi løbende kmme til elektrnisk g på anden systematisk måde at behandle frskellige persnplysninger m dig. Vi er derfr frpligtede til at rientere dig m, hvilke plysninger m dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler Frmålet med behandlingen af dine plysninger er verrdnet set administratin af dit lejefrhld i henhld til de gældende regler herfr. 1.2 Dataansvar Virksmheden er dataansvarlig fr de plysninger, der behandles af s i frbindelse med lejefrhldet, g Virksmheden har således i henhld til databeskyttelseslvgivningen ansvaret fr, at dine persnplysninger behandles lvligt Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til Virksmheden, hvis du har spørgsmål til vres behandling af dine persnplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhld til databeskyttelseslvgivningen. Se pkt. 8 nedenfr. 2. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV. 2.1 Oprettelse af sag Når du lejer en blig, pretter vi en sag i vres it-system. Her registrerer vi en række frskellige persnplysninger, der sm udgangspunkt stammer fra dig selv Vi registrerer bl.a. identifikatinsplysninger, herunder dit navn, adresse, privat- g arbejdstelefnnumre g adresse. Der registreres desuden ansøgernummer samt plysninger m husstandens størrelse g sammensætning, herunder antal hjemmebende børn g eventuelle værgefrhld mv Herudver registreres plysninger m, hvrvidt bligen er blevet anvist af kmmunen, m der mdtages øknmisk støtte til lejen fra kmmunen, eller m du har et kmmunalt beberindskudslån Hvis du har br i en blig, hvr lejefrhldet er betinget af, at du under uddannelse indhenter g behandler vi gså plysning m din uddannelsesmæssige status Grundlaget fr de plysninger vi behandler under punkterne , er, at behandlingen af plysningerne er nødvendig, fr at kunne pfylde den lejekntrakt, du har indgået med s. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b. 2.2 Øknmiske frhld 2

3 2.2.1 Der er en række situatiner, hvr Virksmheden må behandle plysninger m dine øknmiske frhld. Dette kan fx være plysning m, at du har fået støtte til betaling af beberindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller m frfalden gæld til Virksmheden Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b. 2.3 Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv Det kan gså være nødvendigt, at vi behandler plysninger m, at du har særlige behv, herunder en funktinsnedsættelse, der gør det påkrævet at bligen er indrettet særligt hertil. Sådanne plysninger kan behandles med henblik på at afklare, m du lever p til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig frtrinsret til en blig eller berettiger den bligsøgende til en blig med særlig indretning Vi behandler vennævnte plysninger idet dette er nødvendigt fr, at verhlde en scialretlige frpligtelser, der udspringer af anden lvgivning mv., jf. databeskyttelseslvens 7, stk.1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel Derudver kan det være sagligt, at vi behandler plysning m, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale m fremleje pga. midlertidigt fravær fra bligen i frbindelse med din sygdm i medfør almenlejelvens 65, stk. 1. I den frbindelse kan vi gså behandle plysninger m frretningsrejser, studiephld eller midlertidig frflyttelse eller lignende, jf. almenlejelvens 65, stk. 1 eller lejelvens 70 stk Strafbare frhld Ifølge lvgivningen har vi sm Virksmhed mulighed fr at mdtage plysninger m strafbare frhld, sm en beber har begået inden fr eller med virkning i det bligmråde, sm den pågældende br i, eller md en ansat i Virksmheden. Plitiet må videregive sådanne plysninger, når dette er nødvendigt sm led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenbliglven Oplysninger m strafbare frhld kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt g pkt nedenfr. 3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG 3.1 Husrdensklager Vi er sm Virksmhed frpligtet til, på vegne af de ejendmme vi administrerer, at behandle klager fra bebere g i frnødent mfang agere ver fr de bebere, der bl.a. tilsidesætter gd skik g rden. I frbindelse med vres håndtering af klagesager behandler vi en række persnplysninger elektrnisk Der henvises til vres plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, der er tilgængelig på UBSBOLIGs hjemmeside. 3

4 3.2 Vaskeri Såfremt der er fællesvaskeri i ejendmmen mdtager bebere ved indflytning et krt, en brik eller lignende til at identificere sig med. I slutningen af hver måned fremsender leverandøren af vaskeri-løsningen plysninger m bebernes frbrug af vaskeriet hvrefter Virksmheden pkræver frbruget i frbindelse med pkrævning af husleje. 3.3 Vand Vand pkræves enten ved at ejendmmens frbrug afregnes hvrefter det frdeles kllektivt blandt lejerne i ejendmmen, gennem huslejen, eller ved at frbruget i det enkelte lejemål aflæses, enten autmatisk eller ved et fysisk fremmøde på lejemålet. I dette tilfælde behandler selskabet sm fretager målinger af frbruget (målerfirmaet) plysninger m det knkrete frbrug g Virksmheden versender plysninger m acntindbetalinger. På baggrund af disse plysninger udarbejdes g pgøres frbrugsregnskab ver eventuelle udestående. Herefter videregives disse plysninger til Virksmheden sm pkræver g/eller udbetaler frbruget i frbindelse med pkrævning af husleje. 3.4 Varme Varme pkræves enten ved at ejendmmens frbrug afregnes hvrefter det frdeles kllektivt blandt lejerne i ejendmmen, gennem huslejen, eller ved at frbruget i det enkelte lejemål aflæses, enten autmatisk eller ved et fysisk fremmøde på lejemålet. I dette tilfælde behandler selskabet sm fretager målinger af frbruget (målerfirmaet) plysninger m det knkrete frbrug g Virksmheden versender plysninger m acntindbetalinger. På baggrund af disse plysninger udarbejdes g pgøres frbrugsregnskab ver eventuelle udestående. Herefter videregives disse plysninger til Virksmheden sm pkræver g/eller udbetaler frbruget i frbindelse med pkrævning af husleje. 3.5 El Sm ftest er lejerne direkte tilmeldt hs en leverandør hvrfr de afregner direkte med denne. I enkelte tilfælde, hvr dette ikke er sket, pkræver Virksmheden frbruget i frbindelse med pkrævning af husleje. 3.6 Dørkrt/nøglelgin I ngle ejendmme har lejerne fået et nøglekrt, sm aktiverer de elektrniske dørlåse hs i ejendmmen. Dit dørkrt har et nummer, sm bliver registreret i en elektrnisk lg, når du åbner en dør med elektrnisk lås. Lggen viser, hvrnår dit krt er blevet brugt, g hvr Lgplysningerne kan ptentielt benyttes til at spre, hvilke døre nøglekrtet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfr. Vi bruger kun plysninger i helt særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Den elektrniske lg verskrives med jævne mellemrum g er altså ikke bestandig Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi frfølger de legitime interesser, der er anført under pkt

5 3.7 Tv-vervågning Vi fretager tv-vervågning med henblik på at frebygge g pklare kriminalitet, g det er markeret med skiltning de steder, hvr kameraerne er placeret. Der henvises til vres Retningslinjer fr behandling af persnplysninger ved vide. 3.8 Venteliste Hvis du er pnteret på en venteliste administreret af Virksmheden, behandler vi gså i den frbindelse en række plysninger. Der henvises til vres beskrivelser m behandling af persnplysninger i frbindelse med administratin af venteliste, der er tilgængelig på vres hjemmeside. 4. I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING 4.1 Oplysninger m psigelse g baggrunden mv I frbindelse med psigelsen af et lejemål registreres relevante plysninger m baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dkumentere baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen Lvgivningen giver udlejer en række muligheder fr at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelvens kapitel 15 g lejelvens kapitel 14. Lvgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beberen har tilsidesat gd skik g rden, eller hvis ngen er straffet i medfør af 4 i lv m frbud md besøgende i bestemte lkaler fr at have mdtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et frbud nedlagt i medfør af lven. Dette betyder bl.a., at Virksmheden kan behandle både frtrlige plysninger (m fx øknmiske frhld) g følsmme plysninger (m fx strafbare frhld) i frbindelse med situatiner, hvr lejeaftalen hæves Derudver giver den Almenbliglven mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at Virksmheden har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde. Retsgrundlaget er almenbliglven. 5. MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV. 5.1 Mdtagere Visse plysninger pbevares hs vres databehandlere i frbindelse med de drifts- g itsikkerhedsmæssige pgaver (fx backup, hsting af hjemmeside mv.), vi gså får løst eksternt. Opbevaring af plysningerne hs eksterne samarbejdspartnere (vres databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesfrrdningen g databeskyttelseslven, g der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine plysninger bl.a. ikke kmmer uvedkmmende i hænde. 5

6 5.1.2 Optagelser fra tv-vervågning, der er sket med henblik på at frebygge g pklare kriminalitet, kan videregives til plitiet. Der henvises i den frbindelse til vres Retningslinjer fr behandling af persnplysninger ved vide-vervågning Endvidere kan der ske videregivelse i sager m husrdensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den frbindelse tilgå beberklagenævnet eller huslejenævnet, ligesm plysningerne kan tilgå bligretten, der bl.a. kan tage stilling til, m psigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den frbindelse til vres Retningslinjer fr behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager der er tilgængelige på vres hjemmeside Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at Virksmheden har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde Dine persnplysninger kan gså gives til vres advkater eller andre til brug fr løsningen af en knkret pgave. Det kan fx være, hvis Virksmheden har brug juridisk bistand i en sag, hvr du er invlveret, g hvr de relevante persnplysninger derfr skal bruges af vres advkat I visse tilfælde er Virksmheden derudver frpligtet til at videregive persnplysninger til kmmunen. Dette gælder fx hvis en beber, der har fået anvist sin blig af kmmunalbestyrelsen inden fr det første år af lejefrhldet er i restance med betalingen, g Virksmheden derefter sender påkrav til beberen. Kmmunalbestyrelsen skal i sådanne situatiner tillige underrettes m påkravet. Derudver skal Virksmheden fx give kmmunen skriftlig underretning, hvis Virksmheden anmder fgedretten m beberens udsættelse af den lejede blig grundet betalingsmislighldelse, således at de sciale myndigheder kan bistå beberen. 5.2 Offentliggørelse Vi ffentliggør ikke plysninger m vres lejere eller andre bebere. Det kan dg ske, at vi ffentliggør harmløse situatinsbilleder, der tages i frbindelse med arrangementer, sm Virksmheden eller den enkelte ejendm afhlder. Sådanne billeder har til frmål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil ptræde genkendelige billeder af bebere mv. i den sammenhæng. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig fr vres legitime interesse i at vise mverdenen, at der fregår sciale aktiviteter i Virksmheden.. 6. OPBEVARINGSBEGRÆNSNING 6.1 Sletning af data Hs Virksmheden har vi udarbejdet en plitik, der beskriver hvrdan g hvrnår vi sletter persnplysninger. Vi henviser til denne sletningsplitik, der kan findes på vres hjemmeside. 6

7 6.2 Anmdning m sletning Når du henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persnplysninger, undersøger vi, m betingelserne er pfyldt, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. 7. DINE RETTIGHEDER Du har efter databeskyttelseslvgivningen ngle rettigheder i frbindelse med vres behandling af dine persnplysninger Du har i den frbindelse ret til at: anmde m at få indsigt i, hvilke plysninger m dig, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 15), anmde m, at vi berigtiger de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 16), anmde m, at vi sletter de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 17), anmde m, at vi begrænser vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 18), anmde m dataprtabilitet i det mfang, dette måtte blive aktuelt (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 20), samt gøre indsigelse md vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 21) Der henvises i øvrigt til vres plitikker mv., der tillige indehlder en beskrivelse af særlige behandlinger af persnplysninger, herunder behandling af persnplysninger i frbindelse med tv-vervågning, behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, sletteplitik, behandling af persnplysninger i frbindelse med ventelister Du kan læse mere m databeskyttelseslvgivningen g dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside Du har sm nævnt ret til at gøre indsigelse ver vres behandling af dine persnplysninger, g du kan hvis du fx ikke er enig i vres afgørelse i frhld til din indsigelse klage ver vres behandling af dine persnplysninger til Datatilsynet (se kntaktplysninger nedenfr). 8. KONTAKTOPLYSNINGER 8.1 Virksmheden 7

8 8.1.1 Virksmhedens kntaktplysninger er: UBSBOLIG A/S Jernbanegade 4, København V inf@ubsblig.dk 8.2 Datatilsynet Datatilsynets kntaktplysninger er: Datatilsynet Brgergade 28, København K Tlf dt@datatilsynet.dk Senest revideret