Privatlivsbeskyttelsespolitik for Andelsboligforeninger

Transkript

1 Dat 4. sep 2019 Privatlivsbeskyttelsesplitik fr Andelsbligfreninger Vi tager din persndatabeskyttelse alvrligt Dataansvarlighed Andelsbligfreninger behandler persndata g har derfr vedtaget denne privatlivsbeskyttelsesplitik, der frtæller dig, hvrdan vi behandler dine data. Andelsbligfreningen er dataansvarlig, men får hjælp til pfyldelse af de persndataretlige frpligtelser af administratr: Ejendmsadministratinen 4-B A/S CVR nr Stre Kngensgade 67 B 1264 København K. Har du spørgsmål, kan du altid kntakte administratr på inf@4b.dk. Nørre Vldgade 2, 1358 København K 1/6

2 Behandling af persndata Vi anvender denne type data m dig Vi anvender data m dig i frbindelse med, at du er medlem af andelsbligfreningen eller br til leje i andelsbligfreningen. Det er blandt andet persndata, sm vi i henhld til lvgivningen skal behandle, men gså persndata, sm er nødvendige i frhld til vedtægtsmæssige aftalefrhld med dig, samt i vres kntakt med dig. De data, vi anvender, mfatter: Almindelige persndata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefnnummer (fastnet g/eller mbil) g din kntakt- adresse CPR-nummer Andre almindelige plysninger, herunder tv-billeder i frbindelse med vervågning. Sm udgangspunkt behandler vi ikke følsmme persndata m dig, medmindre vres aftale inkluderer et behv fr dette. Det kan være helbredsplysninger i frbindelse med særlige tilretninger af din lejlighed, plysninger i frbindelse med mdtagelse af tilskud via servicelven eller anden sciallvgivning eller plysninger m psætning af nøglebks til brug fr hjemmeplejen. Vi kan gså behandle persndata m dig i frbindelse med en klagesag, en sag m vertrædelse af husregler g lignende. Du vil i så fald blive rienteret herm. Opsætning af tv-vervågning vil ske i verensstemmelse med reglerne i tv-vervågningslven. Det betyder blandt andet, at der vil blive skiltet med mråder, hvr der er tv-vervågning, at ptagelser kun pbevares i henhld til lvgivningen (30 dage), g at ptagelserne i øvrigt vil ske på en sådan måde, at private mråder, eksempelvis ind ad dør eller vindue i din lejlighed, ikke filmes. Vi indsamler g pbevarer dine persndata til bestemte frmål Vi indsamler g pbevarer dine data i frbindelse med bestemte frmål eller andre lvlige frretningsmæssige frmål. Det sker til brug fr: Administratin af andelsbligfreningen, herunder men ikke begrænset til Kmmunikatin med dig, herunder digital kmmunikatin Digital underskrift af dkumenter Udarbejdelse af årsrapprter, generalfrsamlingsreferater m.v. Opkrævning af bligafgift, leje eller andre udgifter, der udspringer af dit medlemskab af andelsbligfreningen Udarbejdelse af frbrugsregnskaber Evt. særaftaler eller tilladelser m fx husdyrhld, vedligehldelsespligt, frbedringer eller fremleje Evt. klager fra dig eller klager m dig mdtaget fra en anden Andelsverdragelse Administratin af lejere i andelsbligfreningen, herunder men ikke begrænset til Kmmunikatin med dig, herunder digital kmmunikatin Opkrævning af leje eller andre udgifter, der udspringer af din lejekntrakt Udarbejdelse af frbrugsregnskaber Nørre Vldgade 2, 1358 København K 2/6

3 Evt. særaftaler eller tilladelser m fx husdyrhld, vedligehldelsespligt, frbedringer eller fremleje Evt. klager fra dig eller klager m dig mdtaget fra en anden Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav, fx hvis der er en tvist m vedligehldelsesmangler, manglende betaling af bligafgift eller manglende verhldelse af gd skik g rden i ejendmmen Opfyldelse af lvkrav, fx ved indsamling af plysninger sm følge af hvidvasklven Vi behandler kun relevante persndata Vi behandler kun data m dig, der er relevante g tilstrækkelige i frhld til de frmål, der er defineret venfr. Frmålet er afgørende fr, hvilken type data m dig, der er relevante fr s. Det samme gælder mfanget af de persndata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug fr til det knkrete frmål. Vi behandler kun nødvendige persndata Vi indsamler, behandler g pbevarer kun de persndata, der er nødvendige i frhld til at pfylde vres fastsatte frmål. Derudver kan det være bestemt ved lvgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle g pbevare fr vres drift af andelsbligfreningen. Typen g mfanget af de persndata, vi behandler er nødvendige fr at pfylde en kntrakt eller en anden retlig frpligtelse. Vi kntrllerer g pdaterer dine persndata Vi kntrllerer, at de persndata, vi behandler m dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger gså fr at pdatere dine persndata løbende, hvilket sker ved kntakt med dig. Da vres service er afhængig af, at dine data er krrekte g pdaterede, beder vi dig plyse s m relevante ændringer i dine data. Du kan kntakte administratr på kntaktplysningerne venfr, hvis du har ændringer til de plysninger vi har m dig. Fr at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler g fastlagt prcedurer fr kntrl g pdatering af dine persndata. Vi sletter dine persndata, når de ikke længere er nødvendige Vi sletter dine persndata, når de ikke længere er nødvendige i frhld til det frmål, sm var grunden til vres indsamling, behandling g pbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner g kntrl til sikring heraf. Vi sletter plysninger m dig når du er fraflyttet eller når eventuelle udestående du har med s er løst. Vi indhenter kun persndata, sm vi har lv til Vi har sm udgangspunkt brug fr dine persndata fr at kunne administrere andelsbligfreningen, hvilket er et lvligt frmål. Hvis vi ikke har et lvligt grundlag fr at indhente dine persndata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persndata til de frmål, der er beskrevet venfr. Vi plyser dig m et sådant grundlag g m vres legitime interesse i at behandle dine persndata gså uden dit samtykke. Har vi brug fr dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, g du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til s. Brug kntaktplysningerne venfr, hvis du ønsker yderligere plysninger. Nørre Vldgade 2, 1358 København K 3/6

4 Vi videregiver ikke dine persndata uden vi har lv til det Vi videregiver dine persndata til samarbejdspartnere g aktører, hvis vi har en lvlig hjemmel til det. Det kan være frdi vi er retligt frpligtet til at videregive dine persndata, fx sm led i indberetning af nøgleplysningstal til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, g denne interesse ikke verstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi udarbejder frbrugsregnskaber. Det kan gså være, hvis der behandles tvister ved bligretten fx m vedligehldelsespligt, erstatning fr skade eller lignende. Alle ejere af ejendmme, der være sig, freninger, privatpersner eller selskaber, benytter sig af underdatabehandlere til at udføre en hel del af de funktiner, der knytter sg til at administrere en ejendm. Der kan være tale m at udføre varmeregnskaber, vandregnskaber, vaskeriregnskaber, lønidbetalinger, frsikringsbehandling m.m. Nedenfr kan I se en lisye ver de datamdtagere sm 4-B har en aftale med: Minl, Rådhus Allé 23, 3650 Ølstykke TDC Erhverv, Resnscentret, Sletvej 30 (8-159), 8310 Tranbjerg ISTA Danmark A/S. Brydehusvej 13, 2750 Ballerup Techem Danmark A/S, Trindsøvej 7 A-B, 8000 Aarhus Miele A/S, Erhvervsvej 2, 2600 Glstrup. Vi videregiver ikke persndata til brug fr markedsføring. Vi anvender kun databehandlere i EU eller sikre tredjelande, samt virksmheder i lande, der kan give dine plysninger en tilstrækkelig beskyttelse. Sm databehandlere i lande uden fr EU benyttes Ggle i USA (til data psamlet via ckies på vres hjemmeside) sm er medlem af US Privacy Shield. Sikkerhed Vi beskytter dine persndata g har interne regler m infrmatinssikkerhed Vi har vedtaget interne regler m infrmatinssikkerhed, sm indehlder instrukser g franstaltninger, der beskytter dine persndata md at blive tilintetgjrt, gå tabt eller blive ændret, md uautriseret ffentliggørelse, g md at uvedkmmende får adgang eller kendskab til dem. Vi har fastlagte prcedurer fr tildeling af adgangsrettigheder til de af vres bestyrelsesmedlemmer eller medarbejdere, der behandler følsmme persndata g data, der afdækker plysninger m persnlige interesser g frbrug. Vi kntrllerer deres faktiske adgang gennem lgning g tilsyn. Fr at undgå datatab tager vi løbende back up af vres datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risik fr dig fr diskriminatin, ID-tyveri, øknmisk tab, tab af mdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig m sikkerhedsbruddet så hurtigt sm muligt. Nørre Vldgade 2, 1358 København K 4/6

5 Brug af ckies Ckies, frmål g relevans Brug af ckies Når du besøger vres website, indsamles der plysninger m dig, sm bruges til at tilpasse g frbedre vres indhld g til at øge værdien af de annnver, der vises på siden. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles plysninger, bør du slette dine ckies g undlade videre brug af websitet. Nedenfr har vi uddybet, hvilke infrmatiner der indsamles, deres frmål g hvilke tredjeparter, der har adgang til dem. Ckies gemmes på din cmputer, mbil el. tilsvarende med det frmål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik g målrette annncer. Ckies kan ikke indehlde skadelig kde sm f.eks. virus. Hvis du sletter eller blkerer ckies, vil annncer kunne blive mindre relevante fr dig g ptræde hyppigere. Du kan desuden risikere, at websitet ikke fungerer ptimalt samt at der er indhld, du ikke kan få adgang til. Hvad er en ckie En ckie er en lille tekstfil, sm vi gemmer på din cmputer fr at kunne hlde styr på, hvad der sker under dit besøg g fr at kunne genkende cmputeren. En ckie indehlder kun tekst, er ikke et prgram g indehlder ikke virus. Sådan afviser eller sletter du dine ckies Du kan altid afvise ckies på din cmputer ved at ændre indstillingerne i din Internet-brwser. Hvr du finder indstillingerne afhænger af, hvilken brwser du anvender. Du skal dg være pmærksm på, at hvis du gør det, er der mange funktiner g services, du ikke kan bruge, frdi disse funktiner g services frudsætter, at hjemmesiden kan huske de valg, du fretager. Ckies sm du tidligere har accepteret, kan efterfølgende nemt slettes. Benytter du en PC/cmputer med en nyere Internetwbrwser, kan du slette dine ckies ved at bruge genvejstasterne. CTRL + SHIFT + Delete. Virker genvejstasterne ikk, g/eller benytter du en MAC, skal du starte med at funde ud af, hvilken brwser du bruger g herefter klikke på det relevante link: Micrsft Internet Explre Ggle Chrme Safari Firefx Husk: Bruger du flere Internet-brwsere. skal du slette ckies i dem alle. Tredjepartsckies Websitet indehlder cklies fra Ggle Nørre Vldgade 2, 1358 København K 5/6

6 Dine rettigheder Du har ret til at få adgang til dine persndata Du har til en enhver tid ret til at få plyst, hvilke data vi behandler m dig, hvr de stammer fra, g hvad vi anvender dem til. Du kan gså få plyst, hvr længe vi pbevarer dine persndata, g hvem, der mdtager data m dig, i det mfang vi videregiver data i Danmark g i udlandet. Hvis du anmder m det, kan vi plyse dig m de data, vi behandler m dig. Adgangen kan dg være begrænset af hensyn til andre persners privatlivsbeskyttelse. Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vres administratr ved at bruge kntaktplysningerne øverst i vres privatlivsplitik. Du har ret til at få unøjagtige persndata rettet eller slettet Hvis du mener, at de persndata, vi behandler m dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til vres administratr g plyse, hvri unøjagtighederne består, g hvrdan de kan rettes. I ngle tilfælde vil vi have en frpligtelse til at slette dine persndata, fx hvis dataene ikke længere er krrekte. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i frhld til det frmål, sm vi indhentede dem til, kan du bede m at få dem slettet. Du kan gså kntakte s, hvis du mener, at dine persndata bliver behandlet i strid med lvgivningen eller andre retlige frpligtelser. Når du henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persndata, undersøger vi, m din anmdning er berettiget, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. Du har ret til at gøre indsigelse md vres behandling af dine persndata Du har ret til at gøre indsigelse md vres behandling af dine persndata. Du kan bruge kntaktplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi fr at stppe behandlingen af dine persndata. Du har ret til at flytte dine data (Dataprtabilitet) Du har ret til at mdtage de persndata, du har stillet til rådighed fr s, g dem, vi har indhentet m dig hs andre aktører på baggrund af dit samtykke. Du kan gså få tilsendt dine data. Du har gså ret til at verføre disse persndata til en anden tjenesteudbyder, hvis du får brug fr det. Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataprtabilitet), vil du mdtage dine persndata fra s i et almindeligt anvendt frmat. Vres sagsgang ved henvendelser Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse md vres databehandling, undersøger vi m det er muligt g giver dig svar på din henvendelse så hurtigt sm muligt g senest en måned efter vi har mdtaget din henvendelse. Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener at vres behandling af dine persnplysninger er i strid med lvgivningen. Nørre Vldgade 2, 1358 København K 6/6