Privatlivspolitik for Ansøgere og medarbejdere hos Flügger A/S. Legal

Transkript

1 Privatlivsplitik fr Ansøgere g medarbejdere hs Flügger A/S Dkumentnr.: vers 1.0 Privatlivsplitik Dkumentejer: Legal Gdkendt af: MIOXF Dkumenttype: Plitik Gyldighedsdat: 1. maj 2018 Ansøgere g medarbejdere hs Flügger A/S Sm dataansvarlig virksmhed ligger databeskyttelse s meget på sinde. Vi værner m de persnplysninger, vi håndterer, g vi sikrer s, at vi lever p til databeskyttelseslvgivningen. Vi giver de persner, vi behandler plysninger m ( de registrerede ), infrmatiner m vres databehandlinger g m de registreredes rettigheder. I denne privatlivsplitik beskriver vi vres behandling af plysninger m vres ansøgere g vres medarbejdere. Hvem vi er - g hvrdan du kan kntakte s Den dataansvarlige virksmheds identitet g kntaktplysninger: Flügger A/S Islevdalvej Rødvre CVR-nr Tlf.: (legal@flugger.cm), (gdpr@flugger.cm) Web: Kntakt vedrørende databeskyttelse: Hvis du har spørgsmål m vres behandling af dine plysninger, er du altid velkmmen til at kntakte s. Vi kan kntaktes via adressen angivet venfr. Vres behandlinger af persnplysninger Kategrier af persnplysninger De plysninger, vi behandler m dig, kan mfatte: Oplysninger m ansøgere Når du søger en stilling hs s g under din eventuelle ansættelse hs s, indsamler g behandler vi følgende typer af persnplysninger m dig: Almindelige persnplysninger, herunder Dkumentnr 5.1.1, Versin 1.0 maj 2018

2 dine identitets- g kntaktplysninger, herunder privat adresse, telefnnummer g adresse uddannelse, tidligere ansættelser g andre plysninger indehldt i dit CV alder, køn, ansættelsesland, afdeling, segment/funktin, lønramme, løn plysninger indhentet fra referencer plysninger i frbindelse med persntests, hvis en sådan er udført det er fx ved ansættelse af ledende medarbejdere g ngle frskellige teams, der har behv fr at styrke særlige kmpetencer øvrige persnplysninger, der indgår i vres krrespndance med dig CPR-nummer Når du er ansøger, kan vi behandle plysninger m dit CPR-nummer, hvis du har givet samtykke hertil, samt at vi har et relevant g sagligt frmål med behandlingen fx i frbindelse med ansættelsesfrløbet eller når CPR-nummer fremgår af en straffeattest Oplysninger m strafbare frhld Hvis du søger en særligt betret stilling, hvr det er nødvendigt, at vi ser din straffeattest, vil vi når du står umiddelbart ver fr en eventuel ansættelse bede dig m at indhente din straffeattest g give den til s. Vi kan gså under ansættelsesfrhldet bede en medarbejder m at indhente en ny straffeattest, hvis dette er nødvendigt. Vi vil samtidig bede m dit specifikke samtykke til, at vi må se g evt. pbevare straffeattesten. Oplysninger m medarbejdere g tidligere medarbejdere Hvis du er eller har været ansat hs s, indsamler g behandler vi, udver venstående, følgende typer af persnplysninger m dig: Almindelige persnplysninger, herunder løn, bankknt, skatteplysninger g pensinsfrhld plysninger m persnlig perfrmance plysninger m ferie, sygdm g andet fravær plysninger m it-udstyr g telefn, sm vi stiller til din dispsitin til brug fr dit arbejde plysninger m dine pårørende plysninger m din brug af g internet i henhld til særlig plitik plysninger m din brug af firma-telefn/mbiltelefn i henhld til særlig plitik eventuelle plysninger mdtaget sm led i Flügger A/S kncernens whistleblwerrdning plysninger m phør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller brtvisning CPR-nummer Når du er ansat hs s, behandler vi plysninger m dit CPR-nummer, fr at kunne identificere dig utvetydigt når vi skal indberette plysninger m din løn mv. efter reglerne i skattelvgivningen m indberetningspligt.

3 Følsmme persnplysninger Medlemskab af fagfrening i frbindelse med eventuelle tvister Helbredsmæssige frhld (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer g lægeattester, plysninger m barsel ved dagpengerefusin, fleksjb, ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap g lignende plysninger) Oplysninger m strafbare frhld Eventuelle plysninger m strafbare frhld mdtaget sm led i Flügger A/S kncernens whistleblwerrdning Frmål g retsgrundlag Vres databehandlinger har følgende frmål: Administratin af persnale, herunder sagsbehandling i frbindelse med ansættelser. Administratinen sker på grundlag af gældende lvgivning g andre centralt fastsatte regler, samt verenskmster g aftaler der indgås mellem arbejdsmarkedets parter, samt lkalt g individuelt indgåede aftaler m løn- g ansættelsesvilkår. Statistiske frmål Retsgrundlaget fr vres behandling af persnplysninger er: Retsgrundlaget fr behandling af dit CPR-nummer er indtil du bliver ansat dit samtykke, jf. databeskyttelseslvens 11, stk. 2, nr. 2. Når du er ansat, er grundlaget fr behandlingen af dit CPR-nummer reglerne i skattelvgivningen m indberetningspligt g 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelseslven. Helbredsplysninger behandles med hjemmel i lvgivningen. Fx er retsgrundlaget fr behandling af helbredsplysninger sm led i ansættelse på særlige vilkår den særlv, der regulerer den særlige ansættelsesfrm. Eventuelle strafbare frhld i staffeattester behandles med dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelseslvens 8, stk. 3. Retsgrundlaget fr behandling af persnplysninger, der indgår i persntests, g resultatet af testen er dit samtykke, jf. databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra a.

4 Når vi registrerer plysninger, sm er krævet efter bgføringslven eller sm led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra c, m behandling, sm er nødvendig fr at verhlde en retlig frpligtelse, sm påhviler den dataansvarlige. Retsgrundlaget fr vres indsamling g registrering af plysninger m brug af g internet er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f, m behandlinger, sm er nødvendige fr en legitim interesse, der ikke verstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-knt, kan fx være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering g dkumentatin samt hensynet til kntrl af medarbejderens brug af internet eller . Retsgrundlaget fr vres behandling af plysninger m medarbejders brug af telefni, herunder mbiltelefner, er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra c, m behandling, sm er nødvendig fr at verhlde en retlig frpligtelse, sm påhviler den dataansvarlige, herunder frpligtelser til at føre en vis kntrl med, at fri mbiltelefner ikke bruges til betaling af private frmål. Retsgrundlaget fr vres indsamling g registrering af de øvrige persnplysninger er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b, m behandlinger, sm er nødvendige fr at indgå en ansættelseskntrakt g fr udførelsen af ansættelseskntrakten. Videregivelse af plysninger m dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslvgivningen g anden dansk lvgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, m videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller m videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag. Statistiske frmål: Oplysninger m løn g fravær mv. anvendes endvidere til at udfrme frskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvr vi samkører plysninger m frskellige medarbejdere fr at danne et nødvendigt verblik. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra e, m behandlinger, sm er nødvendige af hensyn til udførelse af en pgave i samfundets interesse. Kun plysninger, sm er nødvendige fr undersøgelsen anvendes, g plysningerne anvendes ikke til andre frmål end ren statistik. Der fretages ikke verførsler m ansøgere eller ansatte til tredjelande med mindre vi har dit udtrykkelige samtykke hertil.

5 Kategrier af mdtagere Vi videregiver eller verlader persnplysninger m vres ansatte til følgende kategrier af mdtagere: Skattemyndigheder g andre myndigheder i frbindelse med lvpligtige indberetninger Bankfrbindelser i frbindelse med udbetaling af løn Pensinsselskaber i frbindelse med pensin Kmpetencefnde g fagfreninger i frbindelse med efteruddannelse g lønrefusin Eksterne rådgivere, vres advkatfrbindelse mv. Kunder g samarbejdspartnere til s, sm du medvirker til at betjene, mdtager plysninger sm dit navn g din stilling i frbindelse med sagsbehandling mv. Vres databehandlere på grundlag af databehandleraftaler. Sletning Vi sletter plysningerne m dig, når de ikke længere er nødvendige. Hvis du sm ansøger ikke fik jb hs s, gemmer vi din ansøgning g de øvrige persnlige data så længe det er nødvendigt fr de frmål, vi har beskrevet venfr. Data m ansøgningen slettes senest 6 måneder efter daten fr ansøgningsfristen. Vi følger generelt den pbevaringsfrist, der gælder efter bgføringslven. Fr at kunne dkumentere vres sagsbehandling g fr at kunne leve p til vres frpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme alle plysninger i p til fem år plus indeværende år efter din fratrædelse. Dine rettigheder Du har efter lvgivningen en række rettigheder i frhld til vres behandling af plysninger m dig. Du kan gøre brug af dine persndatarettigheder ved at henvende dig til s. Vres kntaktplysninger finder du øverst i denne plitik. Hvis du ønsker at få adgang til, rettet eller slettet plysninger m dig eller gøre indsigelse md vres databehandling, undersøger vi, m det er muligt, g giver dig svar på din henvendelse så hurtigt sm muligt g senest en måned efter, vi har mdtaget din henvendelse.

6 Dine rettigheder: Ret til at se plysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de plysninger, vi behandler m dig, samt en række yderligere plysninger. Ret til berigtigelse (rettelse): Hvis du mener, at de persndata, vi behandler m dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til s g plyse m, hvri unøjagtighederne består, g hvrdan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, m vi mener din anmdning er berettiget. Når du henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persndata, undersøger vi, m betingelserne er pfyldt, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. Ret til sletning: Vi sletter generelt persndata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke plysninger m dig slettet, inden tidspunktet fr vres almindelige generelle sletning. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, g vi ikke har et andet grundlag fr at behandle plysningerne. Hvis du mener, dine data ikke længere er nødvendige i frhld til det frmål, sm vi indhentede dem til, kan du bede m at få dem slettet. Du kan gså kntakte s, hvis du mener, at dine persndata bliver behandlet i strid med lvgivningen eller andre retlige frpligtelser. Ret til begrænsning af behandling: Hvis du bestrider plysninger, sm vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmde s m at begrænse behandlingen af plysningerne, indtil vi har haft mulighed fr at fastslå, m plysningerne er krrekte. Du kan gså anmde m begrænsning i stedet fr sletning, hvis du mener vres behandling af plysningerne er ulvlig, eller hvis du mener, vi ikke længere har brug fr plysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går frud fr den dataansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhld i, at vres behandling skal begrænses, må vi fremver kun behandle plysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller frsvares, eller fr at beskytte en persn eller vigtige samfundsinteresser. Ret til at transmittere plysninger (dataprtabilitet): Du har ret til at mdtage persndata, du har stillet til rådighed fr s, g dem, vi har indhentet m dig hs andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data m dig sm led i en kntrakt, hvr du er part, kan du gså få tilsendt dine data. Du har gså ret til at verføre disse persndata til en anden tjenesteudbyder. Du kan gså bede s m at få plysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksmhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataprtabilitet, vil du mdtage dine persndata fra s i et almindeligt anvendt g maskinlæsbart frmat.

7 Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse md vres behandling af plysninger m dig. Du kan gså gøre indsigelse md vres videregivelse af dine data til markedsføringsfrmål. Du kan bruge kntaktplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi fr at phøre med behandlingen af plysningerne. Ret til at få infrmatin m nye frmål: Hvis vi ønsker at bruge plysninger m dig til et andet frmål, end de frmål, sm vi tidligere har plyst ver fr dig, fx i denne privatlivsplitik, har du ret til at få infrmatin herm, inden vi viderebehandler plysningerne til det andet frmål. Ret til at trække dit samtykke tilbage: Hvis vres behandling af dine plysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremver ikke længere behandle plysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lvligheden af den behandling, der er sket frud fr tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lvligt grundlag fr behandling end samtykke med et selvstændigt frmål eksempelvis pbevaring af plysninger af hensyn til verhldelse af reglerne m bgføring el.lign. vil behandling frtsat kunne finde sted. Hvis du ikke er tilfreds med vres svar eller hvis du er utilfreds med den måde, dine persnlige plysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet Du finder Datatilsynets kntaktplysninger på