Politik for beskyttelse af personoplysninger

Transkript

1 Plitik fr beskyttelse af persnplysninger Miladan respekterer dit privatliv. Uanset m du er ved at købe et af Miladan s prdukter eller bare ser dig m på Miladan s hjemmeside, vil vi gerne have, at du føler dig afklaret med hensyn til vres databeskyttelsesregler g de sikkerhedsfrhldsregler, vi træffer fr at beskytte dine persnligt identificerende data. Af den årsag har Miladan implementeret en række bindende plitikker, der fastlægger en standard fr databeskyttelseskrav, sm Miladan skal verhlde. Disse bindende plitikker er i verensstemmelse med GDPR af 25. maj 2018 g danner grundlaget fr Miladan s håndtering af persnligt identificerende data. Hvis du udleverer persnlige data til Miladan, eller vi indsamler persnlige data m dig fra andre kilder, vil Miladan behandle dataene i verensstemmelse med denne plitik, sm gså er i verensstemmelse med GDPR. Miladan tilskynder dig til at læse denne plitik fr beskyttelse af persnplysninger i dens helhed. 1. Generelle principper fr behandling af persnplysninger Miladan har fr at sikre, at dine persnlige data behandles krrekt g med et passende niveau af databeskyttelse, indført følgende principper fr behandling: Persnlige data behandles i verensstemmelse med lvgivningen g på rimelig g transparent vis; Persnlige data indsamles kun til specificerede, udtrykkeligt definerede g legitime frmål g behandles ikke yderligere på ngen måde, der er ufrenelig med sådanne frmål. Persnlige data skal være tilstrækkelige, relevante g begrænsede til det, der måtte være nødvendigt til de frmål, hvrtil dataene behandles. Persnlige data skal være retvisende, i nødvendigt mfang hldes pdateret, g upræcise eller ufuldstændige persnlige data skal udbedres eller slettes, eller videre behandling skal phøre. Persnlige data pbevares ikke i en frm, der tillader identifikatin af de registrerede, i længere tid, end det måtte være nødvendigt til de frmål, sm dataene er indsamlet til, eller sm dataene viderebehandles til. Miladan s kunder køber ydelser i meget frskellige intervaller, hvrfr det giver mening at pbevare kunderelatinen længe. Sm kunde kan du altid bede m at få plyst m, hvilke plysninger vi har m dig, g du kan naturligvis blive slettet, hvis kundefrhldet er phørt. Persnlige data skal behandles på en måde, der garanterer, at de persnlige data er mfattet af et passende sikkerhedsniveau. 2. Typer af persnlige data Vi indsamler g behandler dine persnlige data på flere frskellige måder, når du har kntakt med s via de frskellige eksisterende kanaler. Nyhedsbrev, hjemmeside (ckies), chat, sciale medier, , telefn eller nettet. Indsamling af data gør sig gældende både når du kntakter s, beder s m at kntakte dig eller når vi kntakter dig i ønsket m at etablere et samarbejde med dig. Det er nødvendigt at behandle ngle af de persnlige data, fr at vi kan levere de prdukter g serviceydelser til dig, sm du enten har anmdet m, eller sm vi ønsker at samarbejde med dig m g andre persnlige data kan du vælge at plyse frivilligt. I ngle tilfælde nterer vi de persnlige data, sm du frivilligt plyser, således vi i vres næste dialg bedre kan adressere dig. De persnlige data, sm vi indsamler g behandler, kan generelt inddeles i følgende kategrier: Kntaktplysninger sm f.eks. navn, adresse, telefnnummer, FAX, adresse, titel, arbejdssted sv. Oplysninger, sm du videregiver til s, når du kntakter s via nline-kntaktfrmularer, telefnen, navn, arbejdssted, adresse, telefnnummer g adresse.

2 Prfilplysninger i tilfælde af at du pretter en prfil eller knt hs s, herunder brugernavn g adgangskde. Nyhedsbrevsplysninger i tilfælde af du tilmelder dig vres nyhedsbrev, herunder adresse, navn, arbejdssted g telefnnummer. Til vres nyhedsbrev benytter vi Mailchimp. Brugerplysninger sm f.eks. tekniske data vedr. brug g visning, herunder IP-adresser, i frbindelse med dine besøg på vres websteder eller din brug af vres applikatiner, herunder gså på tredjeparters websteder Transaktinsplysninger, herunder kreditkrtplysninger, når du køber varer eller serviceydelser hs s Ansøgningsplysninger, herunder dit CV, hvis du søger jb hs Miladan. Du mdtager separate plysninger vedr. behandling af persnlige data i den henseende, når du indsender din ansøgning. Vi behandler sm hvedregel ikke ngen særlige kategrier af persnlige data (særlige persnlige data) m dig, medmindre det er relevant i frhld til vres samarbejde. 3. Vres frmål med at behandle dine persnlige data Vi behandler kun dine persnlige data fr at pnå et legitimt frmål, g vi behandler generelt kun dine persnlige data, hvis: Du har givet dit samtykke til en sådan behandling; eller Behandlingen er nødvendig fr at verhlde en kntraktlig frpligtelse; eller Behandlingen er nødvendig fr at verhlde lvkrav, sm vi måtte være underlagt; eller Behandlingen er nødvendig af hensyn til vres egne eller tredjeparters legitime interesser, g at sådan behandling ikke betragtes sm værende til skade fr dig. Miladan s legitime interesser er, at vi kan samarbejde med de rette vedkmmende i de pågældende virksmheder sm kntakter s, beder s m at kntakte dem, eller sm vi kntakter vedrørende et muligt samarbejde. Vi behandler dine persnlige data til følgende frmål: At levere prdukter, serviceydelser g plysninger til dig, sm du har anmdet s m eller sm vi via psøgende salg ønsker at levere til dig eller plyse dig m; eller At sende dig nyhedsbreve eller andet markedsføringsmateriale, herunder undersøgelser; eller At administrere vres frretningsmæssige frhld g frhandle eller gennemføre aftaler; eller At yde generel kundeservice g -supprt; eller At pnå kundeindsigt g viden m, hvrdan vres frskellige serviceydelser, herunder websteder g applikatiner, g prdukter, bruges g at fretage evaluering g frbedring heraf; eller At kmmunikere med dig m frskellige emner; eller verhlde gældende lvgivning.

3 4. Ckies Vi bruger muligvis ckies på vres websted eller i vres applikatiner. Du kan læse mere m brugen af ckies i vres ckie-plitik, sm du finder i sidefden på vres websted. Frmålene med behandling af data, der indsamles ved brug af ckies, er følgende: at drive, frbedre g ptimere ydeevnen g brugerplevelsen på webstedet g dets serviceydelser, udføre kunde- g brugeranalyse g segmentering med henblik på at frbedre vres frståelse af vres brugere g levere bedre g skræddersyede serviceydelser til brugerne, herunder gså dig, statistiske frmål. 5. Videregivelse, verdragelse g tilgængeliggørelse af persnlige plysninger fr mdtagere Vres videregivelse g verdragelse af dine persnlige plysninger til mdtagere (fysiske eller juridiske persner, ffentlige myndigheder, bureauer eller andre instanser, til hvem de persnlige data videregives) begrænses til et minimum g kræver, at der prethldes en passende grad af databeskyttelse. Vi videregiver eller stiller muligvis persnlige data til rådighed fr mdtagere under følgende mstændigheder: Mdtagere, der skal fragte varer eller prøver til dig Mdtagere, der udfører serviceydelser på vres vegne, herunder f.eks. hsting, clud cmputing, IT-supprt, markedsføringsserviceydelser, administrative serviceydelser, undervisningsserviceydelser eller anden databehandling. Sådanne mdtagere har kun tilladelse til at behandle de persnlige data i verensstemmelse med vres instruktiner; eller Med henblik på at etablere, håndhæve eller frsvare vres juridiske rettigheder; eller Hvis du har givet frudgående samtykke til videregivelsen af persnlige data til en mdtager eller I tilfælde af eventuelle fusiner, salg, jint ventures, tildeling, verdragelse eller anden dispsitin ver alle eller dele af Miladans aktiver eller aktier (hvilket uden begrænsning mfatter frløb i frbindelse med knkurser eller tilsvarende prcesser) eller I verensstemmelse med vres ckie-plitik, jf. afsnit 4 venfr. 6. Dit samtykke Hvis du trækker dit samtykke tilbage, phører vi med at behandle dine persnlige data, medmindre g i det mfang frtsat behandling eller pbevaring er tilladt eller påkrævet i henhld til gældende persndatalvgivning eller anden gældende lvgivning g andre gældende regler. Vær venligst pmærksm på, at tilbagetrækningen af dit samtykke ikke har ngen indvirkning på lvligheden af den behandling, der har fundet sted frud fr tilbagetrækningen. Derudver vil vi sm knsekvens af din tilbagetrækning af dit samtykke muligvis ikke være i stand til at imødekmme dine frespørgsler eller levere vres serviceydelser til dig. 7. Datasikkerhed Miladan har med henblik på at beskytte dine persnlige data implementeret egnede tekniske g rganisatriske frhldsregler, sm skal garantere et sikkerhedsniveau, der er passende i frhld til den risik, sm behandlingen

4 medfører, g i frhld til arten af de persnlige data, der skal beskyttes, idet den aktuelle teknlgiske udvikling g mkstningerne til disse frhldsreglers implementering tages i betragtning. Efter at have evalueret risiken har Miladan truffet frhldsregler fr at beskytte persnlige data imd utilsigtet eller uretmæssig ødelæggelse eller utilsigtede tab, ændringer, uautriseret videregivelse eller adgang, i særdeleshed hvr behandlingen mfatter transmissin af persnlige data i et netværk, g imd alle andre frmer fr lvstridig behandling. Alle dine persndata gemmer vi i vres CMR- (ZOHO)- e-cnmic-, Mailchimp g system, sm er beskyttet med kde g sm kun vres medarbejdere har adgang til. I Miladan er vi pmærksmme på, at der ikke lægger papirer med persnfølsmme data frit tilgængelig på kntret. Papirer med persnfølsmme data pbevares i aflåst skab. Der er kde på alle Miladan s cmputere g mbile enheder. Enhederne låses autmatisk, når de ikke bruges. Miladan udsender nyhedsbrev. Mdtagerne har sagt ja, g det er let at framelde sig. Vi tager løbende backups af vres systemer, krypterer dem når muligt, anvender firewalls g anti-virus prgrammer g tjekker løbene vres lgs m. m. fr at sikre s md hackerangreb. I tilfælde af et hackerangreb, har vi frpligtelse til at underrette myndighederne m dette inden fr 72 timer. 8. Infrmerede medarbejdere Vi har fr at sikre, at vi til enhver tid verhlder gældende databeskyttelseslvgivning g kravene, der er fastlagt i Miladan s bindende plitikker, g fr at sikre at vres medarbejdere er bekendte med sådanne regler, etableret en intrduktin vedr. persnplysninger, sm vres medarbejdere med permanent eller regelmæssig adgang til persnlige data har pligt til at efterleve. 9. Dine rettigheder Du har ret til at få adgang til de data, der behandles m dig, hvilket dg er underlagt visse lvmæssige undtagelser. Du kan gså gøre indsigelse imd indsamling g videre behandling af dine persnlige data. Derudver har du ret til m nødvendigt at krrigere dine persnlige data. Du kan gså vælge at anmde s m at begrænse behandlingen. Vi sletter eller krrigerer eventuelle plysninger, der måtte være fejlbehæftede eller frældede sm følge af den frløbne tid siden indsamlingen af dem eller sm følge af andre plysninger, vi måtte være i besiddelse af. Hvis du sender s en skriftlig anmdning, vil vi desuden uden unødigt phld slette dine persnlige data, medmindre vi har et retligt grundlag fr at frtsætte behandlingen, f.eks. hvis behandlingen er nødvendig fr at etablere, håndhæve eller afvise juridiske krav eller nødvendig fr at udføre et kntraktfrhld med dig. Hvis du vil gøre brug af ngen af de rettigheder, der er mtalt venfr, bedes du kntakte s via de kntaktmuligheder, der fremgår af afsnit 16. I frbindelse med sådanne anmdninger bedes du sørge fr, at vi har relevante plysninger, så vi kan imødekmme din anmdning, herunder dit fulde navn g din adresse, så vi kan identificere dig. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt g inden fr en måned. Derudver kan du altid afmelde dig vres nyhedsbrev eller gøre indsigelse md måden vi behandler dine persndata på eller gøre indsigelse md at vi anvender dine persnplysninger til direkte markedsføring. Hvis du ikke er tilfreds med vres håndtering af din indsigelse, kan du klage til Datatilsynet.

5 Datatilsynet Brgergade 28, København Tlf dt@datatilsynet.dk 10. Klager Du kan altid kntakte s fr at få adgang til at se, rette eller slette de persndata, sm vi har m dig. Hvis du ønsker at klage ver Miladan s behandling af persnlige data, er du velkmmen til at kntakte s når sm helst. Du kan indgive en klage til Miladan enten via brev eller Miladan Ulvehavevej Vejle inf@miladan.dk Vi gennemgår g evaluerer din klage, g vi kntakter dig m nødvendigt fr at indhente supplerende plysninger. Vi bestræber s på at behandle klager g indsigelser inden fr en måned. Hvis det ikke er muligt at nå en afgørelse inden fr en måned, infrmerer vi dig m årsagen til frsinkelsen g m det tidspunkt (verskrider ikke 6 måneder fra mdtagelsestidspunktet), hvr en afgørelse kan frventes. Du kan når sm helst før, under eller efter klageprcessen, der er beskrevet venfr, gså klage/indgive en sag ved dine lkale databeskyttelsesmyndigheder eller andre myndigheder i samme retsmråde sm Miladan. 11. Links til andre websteder sv. Vres websteder indehlder muligvis links til andre websteder eller til integrerede websteder. Vi hæfter ikke fr indhldet på websteder, der tilhører andre virksmheder (tredjepartswebsteder) eller fr sådanne virksmheders fremgangsmåder vedr. indsamling af persnlige data. Når du besøger tredjepartswebsteder, bør du læse ejerens plitik vedr. beskyttelse af persnlige data samt andre relevante regler. 12. Ændringer af denne plitik fr beskyttelse af persnplysninger Vi frbehlder s ret til at ændre denne plitik fr beskyttelse af persnplysninger fremver sm følge af ændringer i gældende lvgivning, eller i Miladan s bindende plitikker.

6 13. Kntaktplysninger Hvis du har en anmdning eller et spørgsmål vedr. behandling af dine persnlige data eller denne plitik fr beskyttelse af persnplysninger generelt, bedes du kntakte vres generaldirektør fr databeskyttelse: Miladan Ulvehavevej Vejle Persndataplitik fr rekruttering I frbindelse med at du sender en jbansøgning til Miladan er det vigtigt at gøre dig bekendt med Miladans plitik fr behandling af dine persnplysninger. Dette gælder uanset, m du søger upfrdret eller på baggrund af et stillingspslag. Miladan s behandling af persnplysninger De persnplysninger, du afgiver i frbindelse med fremsendelse af din jbansøgning eller på anden vis sm led i et rekrutteringsfrløb, bliver alene anvendt g pbevaret til brug fr gennemførelse af en rekrutteringsprces, samt i frbindelse med en eventuel ansættelse. Persnplysningerne indsamles g pbevares af Miladan. Miladan behandler dine persnplysninger frtrligt g i verensstemmelse med den gældende persndatalvgivning. Kntaktinfrmatiner Hvis du ansøger en stilling på baggrund af et stillingspslag, kan du kntakte den i pslaget anførte kntaktpersn fr nærmere plysninger mkring den knkrete stilling g Miladan s håndtering af persnplysninger. Søger du upfrdret, bedes du sende din ansøgning til inf@miladan.dk Videregivelse af persnplysninger til tredjepart I tilfælde af, at vi benytter eksterne virksmheder i frbindelse med rekrutteringsprcessen herunder rekrutteringsfirmaer, udbydere af persnlighedstests etc. vil dette fremgå af jbpslaget. Videregivelse af dine persnplysninger til eventuelle tredjeparter sker i henhld til skriftlige databehandleraftaler med de pågældende parter, sm verhlder de gældende regler. Miladan kntrllerer, at de anvendte databehandlere har tilstrækkelig it-sikkerhed. Indhentning af referencer Da Miladan har en berettiget interesse i at finde de bedst egnede kandidater til et jb i Miladan, kan vi indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, uddannelsesinstitutiner eller andre relevante parter. Der indhentes ikke reference fra din nuværende arbejdsgiver uden dit samtykke. Følsmme plysninger Miladan indhenter ikke følsmme persnplysninger (herunder helbredsplysninger) uden dit udtrykkelige samtykke. I frbindelse med din ansøgning pfrdres du til at plyse m eventuelle helbredsmæssige frhld, sm har væsentlig betydning fr dine muligheder fr at udføre det jb, du søger.

7 Opbevaring af persnplysninger Miladan pbevarer plysninger m jbansøgere indtil stillingen er besat. Miladan pbevarer din ansøgning g andre plysninger indtil Miladan har vurderet ansøgningen, g såfremt der er tale m et knkret stillingspslag, indtil Miladan har gennemført g afsluttet rekrutteringsprcessen, dg maksimalt en peride på 6 måneder. Hvis du ansættes i Miladan, vil din ansøgning blive pbevaret i løbet af dit ansættelsesfrhld. Søger du upfrdret pbevarer Miladan din ansøgning i 6 måneder, hvrefter den slettes. Rettigheder I frbindelse med Miladan s behandling af dine persnplysninger, har du følgende rettigheder: Ret til indsigt i hvilke persnplysninger Miladan behandler m dig. Vi svarer inden rimelig tid, dg senest en måned efter din henvendelse Ret til at få berigtiget fejlagtige plysninger Ret til at få slettet plysninger, sm ikke længere er relevante Ret til at gøre indsigelse md uberettiget behandling Ret til at klage til Datatilsynet (Datatilsynet, Brgergade 28, 5., DK-1300 Cpenhagen, E- mail: dt@datatilsynet.dk, Telefn: ). Der tages frbehld fr frmulerings-, tryk- g stavefejl..