Politik for frivillige, opbevaring og sletning af personoplysninger i Luthersk Mission Sådan behandles mails, referater og øvrige dokumenter i LM

Transkript

1 Plitik fr frivillige, pbevaring g sletning af persnplysninger i Luthersk Missin Sådan behandles mails, referater g øvrige dkumenter i LM

2 Denne plitik fr pbevaring g sletning af persnplysninger fastlægger de verrdnede rammer fr pbevaring g sletning af persnplysninger blandt frivillige i Luthersk Missins (LM). Den verrdnede retlige ramme fr lagring g pbevaring af persnplysninger i Organisatinen er Eurpa- Parlamentets g Rådets Frrdning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 m beskyttelse af fysiske persner i frbindelse med behandling af persnplysninger g m fri udveksling af sådanne plysninger g m phævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering samt den danske Databeskyttelseslv 2018/502 af 23. maj 2018 med supplerende bestemmelser. Baggrund fr denne plitik LM indsamler, behandler g gemmer frskellige typer persnplysninger. Det er eksempelvis plysninger m eksisterende, tidligere g ptentielle medlemmer, gavegivere, leverandører, samarbejdspartnere, frivillige sv. Oplysningerne kan være i papirfrm eller elektrnisk på egne servere, cludløsninger, hjemmesider eller de kan ligge på en privat cmputer i eksempelvis en mailknt. Indsamling, brug, videregivelse, pbevaring mm. af disse persnplysninger er underlagt særlig lvbeskyttelse. Fr LM er de vigtigste lvkrav følgende: Oplysninger m persners religiøse tilhørsfrhld er en persnfølsm plysning, derfr bliver alle persnplysninger m LM ere persnfølsmme, g der er skærpede krav mkring behandling af disse. Der gælder følgende regler mkring behandling af plysninger m LM ere: Almindelige persnplysninger, sm hldes inden fr LM-rganisatinen (sekretariatet, kredse, afdelingsstyrelser g lignende), frbliver almindelige persnplysninger, men man skal være sikker på, at plysningerne ikke havner udenfr LM-rganisatinen. Persnplysninger, sm deles uden fr LM-rganisatinen (blandt andet adresselister), bliver persnfølsmme g må kun deles, hvis man har den/de registreredes samtykke (dvs. samtykke fra alle på adresselisten). Oplysninger m LMére der er ffentliggjrt på en kreds-, frimenigheds- eller anden LM hjemmeside frbliver almindelige persnplysninger. Deres religiøse tilhørsfrhld er implicit ffentliggjrt g dermed ikke en følsm plysning længere. Det er dg et krav, at der på frhånd er indhentet samtykke ved den frivillige inden ffentliggørelse på hjemmesiden. Persnfølsmme plysninger såsm helbred, strafbare frhld, familiære prblemer, private frhld g lign. frbliver under alle frhld persnfølsmme plysninger. Mails med persnfølsmme persnplysninger bør slettes fra mail-indbakke med det samme. Oplysningerne må ikke mfatte mere, end hvad der kræves til pfyldelse af de frmål, plysningerne er indsamlet til. Oplysningerne skal løbende ajurføres fr at sikre, at der ikke behandles frkerte plysninger. Der skal altid være en lvlig grund til behandling af plysninger. Det kan eksempelvis være et samtykke fra den registrerede, at behandlingen er nødvendig fr at pfylde en aftale eller kntrakt med den registrerede, at behandlingen sker fr at frfølge en legitim interesse g at hensynet til den registrerede ikke verstiger denne interesse, at behandlingen er nødvendig i henhld til gældende lvkrav.

3 Persnplysningerne skal pbevares sikkert g kun så længe, det er nødvendigt fr at pfylde frmålet med den behandling, sm LM udfører. Derfr denne plitik, der fastlægger frister g prcedurer fr pbevaring g sletning. Kun persner, der har brug fr adgang til persnplysningerne fr at kunne pfylde de pågældende frmål, må have adgang til dem. Dertil kmmer eksterne persner, der har fået adgang sm databehandler.

4 Ordliste Persnplysninger Alle plysninger, sm direkte eller indirekte, alene eller i kmbinatin med andet, kan identificere en persn. Det er eksempelvis navn, mailadresse, øknmiske frhld, fødselsdat g tjenstlige frhld Registrerede Alle de persner, sm LM behandler persnplysninger m. Dataansvarlige Luthersk Missin. Den rganisatin der afgør til hvilke frmål g med hvilke hjælpemidler der må fretages behandling af persnplysninger. Databehandler Den persn, myndighed, institutin eller lignende, der behandler persnplysninger, på den dataansvarliges vegne. Der skal freligge en databehandleraftale. Behandling Enhver aktivitet sm invlverer persnplysninger. Det er eksempelvis indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling eller videregivelse af plysningerne. Persnfølsmme plysninger Etnicitet g race, plitisk, religiøs eller filsfisk verbevisning, fagfreningsfrhld, helbredsplysninger, seksuelle rientering eller ægteskabelige frhld. EU-lven 2016/679 af 27. april 2016 m beskyttelse af fysiske persner i frbindelse med behandling af persnplysninger. Persndatafrrdningen Databeskyttelseslven Den danske Databeskyttelseslv 2018/502 af 23. maj 2018 med supplerende bestemmelser. Sletning Uigenkaldelig sletning af persnplysninger fra alle lagringsmedier, så de ikke kan gendannes

5 Rammer fr pbevaring af persnplysninger Rammerne er uddybet nedenfr. Sm tmmelfingerregel gælder følgende: Øknmidkumenter gemmes ét sted fra indeværende år plus fem år jf. bgførings- g skattelven. Har dkumentet med en tvist mellem ngle persner at gøre, må det gemmes i fem år jf. frældelseslven. Dkumenter, hvr et medlem eller en frivilliges persnplysninger er emnet, gemmes så længe, det er nødvendigt, fr at pgaven kan udføres. Dkumenter, hvr ansatte eller frivillige står nævnt sm ansvarlig fr en pgave, kan gemmes så længe, det er nødvendigt. Dkumenter af histrisk karakter kan med registreredes samtykke gemmes fr eftertiden. Dkumenter med persnfølsmme plysninger gemmes kun, så længe det er nødvendigt fr at pgaven kan udføres. Opbevaring af plysninger m ansatte, medlemmer g frivillige Hvr længe Oplysninger givet i frbindelse med jbansøgning g ansættelse såsm uddannelsesbeviser, ansøgning, CV g ntater til brug fr egnethed Nærmeste frrdnede Oplysningerne slettes senest et år efter fratrædelse med mindre nærmeste frrdnede vurderer, at plysningerne af juridiske grunde bør gemmes. I så fald kan plysningerne gemmes ind til fem år efter fratrædelse jf. frældelseslven. Ved rekrutteringer sm ikke fører til ansættelse, slettes plysningerne senest seks måneder efter rekrutteringsprcessen er afsluttet. Det kan gemmes længere, hvis der indhentes samtykke. Hvr længe Referencesamtaler Den persn, der ansætter Slettes senest 14 dage efter de er indhentet. Oplysningerne må ikke gemmes hverken på persner, der ansættes eller på persner, der fravælges Hvr længe Børneattest Den ansvarlige fr børnearbejdet Slettes seneste 14 dage efter de er indhentet

6 Hvr længe Ansættelseskntrakt Ansættende myndighed Ansættelseskntrakt må gemmes fr eftertiden (uden CPR nr., knt nr., løntrin g andre persnlige plysninger). Alle ansættelseskntrakter gemmes fr eftertiden på LM s sekretariat. Sagsdkumenter, s g lignende, der beskriver persnale-, medlemssager g - tvister Hvr længe Nærmeste frrdnede pbevarer sagsbeskrivelsen Sagsbeskrivelsen gemmes i fem år fra sagens afslutning fr at kunne dkumentere begrundelse Hvr længe Medarbejderpapirer såsm MU-skemaer g andre medarbejdersamtaler Nærmeste frrdnede Kan gemmes indtil fem år efter fratrædelse Hvr længe Referater g arbejdsdkumenter, hvr et medlem eller frivillig står nævnt til at udføre en pgave. Det handler altså m pgaven g ikke m persnen Indehavere af dkumenterne Referater kan gemmes fr eftertiden Hvr længe Referater, hvr en persn er genstand fr behandling. Det handler altså m persnen g ikke m pgaven Bestyrelsesmedlemmer Gemmes i lukket referat i maksimum ét år. Hvr længe Mail, der indehlder almindelige persnplysninger (det gør alle mail, da de sm min. indehlder en mailadresse) Den enkelte mdtager Må gemmes i mailbxen så længe en sag kører, derefter skal den enten gemmes i et dkument eller slettes.

7 Hvr længe Mails, der indehlder persnfølsmme plysninger Den enkelte mdtager Disse mails skal fjernes fra mailbxen hurtigst muligt g sm tmmelfingerregel inden fr en måned. Gem dem i et dkument eller slet dem. Persnfølsmme mails må ikke videresendes. Hvis de besvares, skal det prindelige indhld slettes. Hvr længe Sagsdkumenter, mail-udvekslinger g lignende, der beskriver en eller flere situatiner, hvr en frivillig ikke har vist sig værdig til den agtelse g tillid, sm vedkmmendes stilling kræver såvel i sm uden fr tjenesten Ledelsen Gemmes i fem år til dkumentatin, hvis de frivillige ønsker at gøre indsigelse til eksklusin af LM, fritagelse af hverv eller andet, jf. frældelseslven Hvr længe Persnplysninger på gavegivere, betalende deltagere på lejre eller arrangementer Kasserer Indeværende år + fem år fra sidste indbetaling eller sidste deltagelse i et arrangement jf. bgførings- g skattelven

8 Ansvar fr pbevaring g sletning af persnplysninger Det frventes af den enkelte frivillige, at vedkmmende selv verhlder de gældende slettefrister. Ved tvivlsspørgsmål kan man inddrage ledelsen. Frivillige i LM anbefales løbende at slette mails g dkumenter uigenkaldeligt, når sagen sm dkumenterne vedrører, er afsluttet. Den enkelte frivillige bør psætte sine mailknti sådan, at slettede mail autmatisk fjernes fra mappen med navnet Slettet Pst / Deleted items, efter én måned. Har en registreret anmdet m at udnytte sin ret til sletning, (se plitik fr registreredes indsigtsret) er man frpligtet til at fretage en nærmere undersøgelse g gennemgang af de behandlede persnlysninger 1. Derfr er det vigtigt at sørge fr, at plysningerne m en registreret er let at finde, alt vedrørende en persn bør gemmes på samme sted. 1 Der er frskellige lvlige behandlingsgrundlag, sm LM skal tage højde fr, før registreredes ønsker kan efterkmmes. LM kan have en legitim ret til at behandle plysningerne, der verstiger registreredes ret til sletning. Det gælder fr eksempel ved uverensstemmelser m øknmi eller i fyringssager.

9 Betydning fr mail, sms g lignende kmmunikatinsmidler i LM Frdi s er et meget brugt kmmunikatinsmiddel, kmmer mange persnplysninger g persnfølsmme plysninger naturligt ind i mailbksen. Mails mkring almindelige persnplysninger må pbevares i mailbxen, så længe det er nødvendigt, dvs. så længe en krrespndance mkring en sag er i gang. Derefter skal s gemmes sammen med sagen, eller i de fleste tilfælde skal de slettes. Sagen må ikke blive liggende i mailbxen, fr mailen er ikke et arkiveringsprgram g må derfr ikke bruges til permanent pbevaring. Det udgør en sikkerhedsrisik hver gang man sender en mail. s kan blive hacket. Derfr har man særlige restriktiner mkring mails med persnfølsmt indhld: De må ikke pbevares i mailbksen, g de må kun sendes krypteret. De venstående rammer fr pbevaring af persnplysninger gælder gså på øvrige digitale fildelings- g kmmunikatinstjenester. Der er dg en række videre franstaltninger, sm man skal huske fr at sikre, at persnplysninger g persnfølsmme plysninger ikke kmprmitteres: Skal man sende en mail til flere persner, skal man bruge bcc-funktinen, så mdtagerne ikke kan se de øvrige mdtageres adresser. Der er større risik fr at sprede virus, når man sender mails til mange mdtager på en gang. Skal mdtagerne vide, at der er andre mdtagere af mailen, kan man skrive mdtagernavnene i brødteksten. Er det nødvendigt, at mdtageren får de andres e- mailadresser fr at kunne udføre pgaven, må man sende dem i brødteksten. Referater bør ikke rundsendes i fuld tekst pr , da dette betyder, at referater ligger flere steder. I stedet skal de gemmes på en server eller cludløsning. Herefter kan linket sendes via e- mail. Dette sikrer, at plysninger ikke ligger flere steder, g at den der har ansvar fr at slette, ved hvr det skal findes. Referatet må ikke dwnlades g gemmes lkalt. Hvis man udskriver referatet, skal det slettes, når det ikke længere er nødvendigt at bruge. s angående sager, der er afsluttet, skal slettes eller gemmes i dkumenter. De mere specifikke slettetidspunkter kan ses i beskrivelsen af de verrdnede rammer. s med persnfølsmt indhld må ikke pbevares i mailbksen. Derfr skal de fjernes fra mailbksen hurtigst muligt g sm tmmelfingerregel inden fr en måned. Gem dem i et dkument eller slet dem. Persnfølsmme mails må kun sendes krypteret. Hvis man ikke kan kryptere, skal man lade være med at videresende eller trykke besvar til en persnfølsm mail. Man skal pstarte en ny , så en persnfølsm kan besvares uden at sende mailen med det persnfølsmme indhld med tilbage igen. Skal man have plysninger m en given persn evt. referencer kan man med frdel bruge telefnen, så LM ikke risikerer at ligge inde med persnfølsmme plysninger elektrnisk eller på papir unødigt. Sm udgangspunkt ryger slettede mails i mappen Slettet Pst / Deleted items. Sæt din mailknt p til at slette mails herfra autmatisk efter senest en måned.