Referat Økonomiudvalget tirsdag den 19. maj Kl. 16:15 i Mødelokale 1, Lyndby

Transkript

1 Referat tirsdag den 19. maj 2015 Kl. 16:15 i Mødelokale 1, Lyndby

2 Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden ØU - Orientering ØU - Temadrøftelse - Sygefravær ØU - Finansiel strategi ØU - Forventet Regnskab ØU - Status på frigjorte bygninger ØU - Prioritering af byfornyelsespuljen ØU - Proces for Plan- og Agenda 21 strategi ØU - Status Beredskabet ØU - Samarbejdsprojekt med Falck Healtcare om målrettet indsats ØU - Måltal og status på udviklingen i sygefraværet ØU - Fremtidig direktion ØU - Bedre sagsfremstillinger Lukket - ØU - Tildeling og valg af optioner, om- og tilbygning Hvalsø Rådhus Lukket - ØU - Godkendelse af bestyrer Lukket - ØU - Ansøgning om alkoholbevilling og godkendelse af bestyrer Lukket - ØU - Godkendelse af fornyelse af alkoholbevilling og bestyrer TM - Frigivelse af midler til asfalt - og slidlagsarbejder

3 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den : Godkendt. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

4 Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 15/347 Resumé: Status på handleplaner for Lejre Beredskab KL og BDO s anbefalinger i forbindelse med undersøgelserne i Beredskabet har været behandlet på økonomiudvalgsmøderne den 23. september 2014, den 18. november 2014, den 9. december 2014 og den 21. april Dette forventes at være den sidste orientering vedr. anbefalingerne fra KL og BDO, da der er nu er fulgt op på alle anbefalinger. KL s 6. anbefaling var, at Lejre Kommune rettede henvendelse til SKAT om brug af tjenestekøretøjerne anvendt til chef- og miljøvagten. Administrationen oplyste, ved økonomiudvalgsmødet den 21. april 2015, at det var forventningen, at vi ville modtage svar fra SKAT inden sommerferien. Vi modtog den 20. april 2015 bindende svar fra SKAT. Det fremgår af svaret, at det er muligt for den ansatte, når den ansatte har chefvagt, at køre i arbejdsgivers bil til hjemadressen og under vagten til en ukendt adresse, og evt. tilbage til hjemadressen eller kendt arbejdssted uden at blive beskattet af fri firmabil. SKATs svar i sagen er vedlagt som bilag Foranalyse af IT situationen i Lejre Kommune Der har gennem en periode været ustabil drift af IT løsningerne i Lejre Kommune. IT afdelingen har løbende søgt at løse problemerne, når de er opstået og har også gennemført flere tiltag for at stabilisere og optimere driften. Det har imidlertid ikke løst problemerne, og brugeroplevelsen er præget af langsommeligt IT og fejl, som giver produktivitetstab og frustrationer for medarbejderne i det daglige arbejde. Direktionen har derfor valgt at gennemføre en foranalyse af IT situationen i Lejre Kommune mhp. at få en ekstern vurdering af problemernes omfang og karakter. Der er tale om en kort intensiv afdækning med afrapportering medio juni. Direktionen vil på baggrund af resultaterne af foranalysen beslutte hvilke tiltag, der skal iværksættes for at forbedre IT driften. Ledige erhvervsgrunde i Lejre Kommune har efterspurgt et overblik over ledige erhvervsgrunde. Der er vedlagt en liste som bilag. Retablering af asfalten efter gravearbejde i Herslev På sidste Økonomiudvalgsmøde blev der stillet et spørgsmål til hvordan Lejre Forsyning skal retablere asfalten efter gravearbejde i Herslev. Der er udarbejdet notat, som er vedlagt. Varmtvandsbassin, Bøgebakken Der gives en mundtlig status på syns- og skønssagen. Siden sidste Økonomiudvalgsmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under Post/Orientering: Økonomi Budgetopfølgning Kassebeholdningen: Kassebeholdning opgjort pr. måned 31. marts 2015 Kassebeholdning opgjort pr. måned 30. april 2015 Økonomi Budgetopfølgning Kassekreditreglen: Kassekreditreglen opgjort pr. måned 31. marts 2015 Kassekreditreglen opgjort pr. måned 30. april 2015 Indstilling:

5 Side 3 Beslutning den : Taget til orientering. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Svar fra Skat.PDF 2. NOTAT til ØU vedr. asfaltering i Herslev.DOCX 3. Notat - Oversigt over ledige erhvervsgrunde i Lejre Kommune.doc

6 Side 4 3. ØU - Temadrøftelse - Sygefravær Sagsnr.: 14/12015 Resumé: vedtog primo 2014 at gennemføre tematiske drøftelser af sygefravær og at invitere ledere fra organisationen til at deltage i disse drøftelser. På mødet deltager derfor skoleleder Kurt Sørensen, Hvalsø Skole, og skoleleder Sanne Sørensen, Såby Skole. Endvidere deltager skolechef Helle Dydensborg. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutning den : Drøftet. Sagsfremstilling: Formålet med temadrøftelsen er, at får lejlighed til at tale med ledere fra organisationen, som har konkrete erfaringer med at øge nærværet og nedbringe sygefraværet. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

7 Side 5 4. ØU - Finansiel strategi Sagsnr.: 15/4899 Resumé: Den finansielle strategi fastlægger de overordnede rammer for Lejre Kommunes finansielle styring. Den finansielle styring foregår løbende, men har ikke tidligere været beskrevet og fremlagt politisk. Med denne sag fremlægges udkast til finansiel strategi. Strategien fremlægges til endelig beslutning i og Kommunalbestyrelsen på juni-møderækken. Peter Lundgreen fra Lundgreens Capital, som har været med til at skrive den finansielle strategi, deltager på mødet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at udkast til Finansiel strategi drøftes. Beslutning den : Drøftet. Sagsfremstilling: Kommunens formue og gæld plejes/administreres som udgangspunkt med det formål at opnå størst muligt afkast af kassebeholdningen og at minimere renteudgifter og andre omkostninger i forbindelse med gælden. Lejre kommune har ikke hidtil haft formuleret en strategi eller retningslinjer for, hvordan dette arbejde skal foregå, men dette lægges der nu op til med det fremlagte udkast til finansiel strategi. Formålet med den finansielle strategi er at fastlægge de overordnede rammer for Lejre Kommunes likviditetsstyring af såvel gælds- som aktivporteføljer. Mere konkret sætter strategien rammerne for, hvilke risici der kan accepteres og hvilke etiske regler, der skal overholdes, når der placeres overskudslikviditet eller optages lån, og den beskriver kompetenceforholdene i den finansielle styring, herunder hvor ofte og med hvilket indhold, der rapporteres til om kommunens finansielle status. Der er særligt 3 forhold, der skal overvejes i forbindelse med vedtagelsen af den finansielle strategi: Hvilke etiske regler skal kommunen følge, når den placerer overskudslikviditet eller optager lån? (jf. kap. 5, Ansvarlig investeringspolitik) Hvilke risici er kommunen villig til at tage, herunder hvad skal fordelingen være mellem fast og variabel rente? (jf. kap. 6, Låneoptagelse og passivportefølje) Hvilke kompetencer og ansvar skal direktionen og økonomichefen have inden for rammerne af den finansielle strategi? (jf. kap. 3 Kompetencer og rapportering) Udkast til en finansiel strategi for Lejre Kommune er udarbejdet i samarbejde med Lundgreens Capital ved Peter Lundgreen. Der er desuden indgået aftale med Lundgreens Capital om løbende rådgivning vedrørende den finansielle styring for foreløbigt et år med start 1. juli 2015.

8 Side 6 Den finansielle strategi fremlægges til endelig godkendelse på kommunalbestyrelsens møde i juni måned. På dette møde vil der endvidere være et eksempel på den oversigt, som der lægges op til fremover vil blive fremlagt for to gange årligt. Administrationens vurdering: Lejre Kommune har hidtil ikke haft en finansiel strategi. Det er administrationens vurdering, at en finansiel strategi, der fastlægger de overordnede rammer for Lejre Kommunes likviditetsstyring af såvel gælds- som aktivporteføljer, kan understøtte kommunens økonomistyring. Den her fremlagte strategi giver retningslinjerne for, hvilke risici der kan accepteres og hvilke etiske regler, kommunen ønsker at følge i den finansielle politik, ligesom den fastlægger hvilke kompetenceforhold, der gør sig gældende i den finansielle styring. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Udarbejdelse af den finansielle strategi samt aftalen om finansiel rådgivning forventes at være omkostningsneutral, da udgifter til renter og afdrag skønnes at blive lavere som følge af rådgivningsaftalen. Beslutningskompetence:. Bilag: 1. Finansiel strategi

9 Side 7 5. ØU - Forventet Regnskab Sagsnr.: 15/6137 Resumé: Forventet Regnskab (FR1) viser, at der fortsat er udfordringer på visse af kommunens driftsbevillinger, men at de forventes fuldt finansieret af det økonomiske beredskab, der blev udarbejdet efter Forventet Regnskab (FR0). De væsentligste udfordringer i forhold til at overholde det afsatte budget er inden for det specialiserede socialområde og sundhedsområdet, hvor der allerede i FR0 var konkrete forventninger om merforbrug. Koncerndirektionen anbefaler, at der inddrages 13,0 mio. kr. af det økonomiske beredskab. Inddragelsen betyder, at de reserverede beløb flyttes fra de oprindelige bevillinger til en pulje under. Af det resterende beredskab anbefales det, at 2,8 mio. kr. frigøres; denne del af beredskabspuljen vedrører SFOforældrebetaling, og er ikke længere relevant som følge af beslutning om at sætte SFOtaksterne ned. Resten af beredskabet (5,1 mio. kr.) anbefales fortsat reserveret til at imødekomme eventuelt yderligere finansieringsudfordringer i løbet af året. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Forventet Regnskab godkendes, 2. at administrativt indstillede budgetkorrektioner (omplaceringer) jf. bilag 4 godkendes. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Indstillingerne anbefales Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Indstillingerne anbefales med den tilføjelse, at udvalget anbefaler, at 0,3 mio. kr. vedrørende Ungdommens Uddannelsesvejledning (forslags nr. 05-3) bliver frigivet til oprindeligt formål grundet udmøntning af erhvervsuddannelsesreformen. Afbud: Thomas Stokholm (V) Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den : Ad. 1 - Indstillingen anbefales. Ad. 2 - Indstillingen anbefales i forhold til de korrektioner der vedrører Udvalget for Social, Sundhed & Ældre. Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den : Indstillingen anbefales. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den : Indstillingerne anbefales for så vidt dét der angår udvalgets område Beslutning Udvalget for Børn & Ungdom den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Thomas Stokholm (V)

10 Side 8 Beslutning den : Anbefales med den justering, at 0,3 mio. kr. vedrørende Ungdommens uddannelsesvejledning (forslag nr. 05-3) bliver frigivet til oprindeligt formål grundet udmøntning af erhvervsuddannelsesreform. Beslutning Kommunalbestyrelsen den : s indstilling tiltrådt. Henning Nielsen (V) deltog ikke i behandlingen af dette punkt. Afbud: Grethe N. Saabye (C) Sagsfremstilling: Forventet Regnskab (FR1) udtrykker forventningerne til Lejre Kommunes årsregnskab for Formålet med budgetopfølgningen er at gøre status på de økonomiske resultater, og derved give den politiske og administrative organisation et strategisk overblik over udviklingen i økonomien. Samtidig skal opfølgningen identificere udfordringer, der indeholder risikofor overskridelse af budgettet. Ved så tidligt som muligt at have opmærksomhed på ændrede budgetforudsætninger eller stigende udgiftspres er det muligt at imødekomme udfordringerne, enten gennem udgiftsreducerende tiltag og omprioritering inden for det berørte område, eller i særlige tilfælde ved at finde finansiering på tværs af kommunens politikområder. FR1 er foretaget med fokus på kommunens drifts- og anlægsudgifter. De øvrige poster herunder indtægter, renter og lån forudsættes og forventes at ende på niveau med det budgetlagte. Der vil erfaringsmæssigt være afvigelser som følge af fx ændrede renteniveauer, men de væsentligste ændringer skyldes dog midtvejsreguleringer af tilskud og udligning, som følger af sommerens økonomiforhandlinger. Der vil derfor blive fulgt nærmere op på finansieringssiden i FR2, hvor økonomiforhandlingernes resultater er kendte. Vurderingerne i FR1 er foretaget med udgangspunkt i udgiftsudviklingen siden årets begyndelse samt forventningerne til de resterende tre kvartaler. Forventninger til årsresultatet fremgår af Tabel 1: Tabel 1: Hovedoversigt (1.000 kr.) Oprindeligt budget Indtægter Korrigeret budget Forventet afvigelse Forventet resultat Driftsudgifter inkl. forsyningsvirksomhed økonomisk beredskab Anlægsudgifter Optagne lån Renter Afdrag på lån Balanceforskydninger Udgifter i alt Påvirkning af kassebeholdning

11 Side 9 Hovedoversigten viser, at der fortsat er udfordringer på driftsbevillingerne, men at de forventes fuldt finansieret af det økonomiske beredskab, der blev udarbejdet efter FR0. Kassetrækket på 43,9 mio. kr. er derfor ikke udtryk for udfordringer på kommunens budgetter, men afspejler de mindreforbrug i 2014, som er blevet overført i årets driftsog anlægsoverførselssagerne; midlerne blev ikke brugt i 2014 og tages derfor først op af kassen i Den reelle kassebeholdning forventes med dette resultat at blive marginalt forøget i løbet af Kasseudviklingen er i øvrigt beskrevet i sagens økonomiafsnit. I den følgende sagsfremstilling gennemgås forventningerne til driftsudgifter, anlægsudgifter og finansiering, lån og øvrige budgetposter. I bilag 1 er forventningerne på udvalgs- og politikområdeniveau yderligere uddybet, mens der i bilag 2 fremgår en uddybet anlægsopfølgning. Koncerndirektionens anbefalinger til håndtering af forventede budgetafvigelser fremgår af afsnittet Administrationens vurdering. I afsnittet Økonomi og finansiering fremgår afslutningsvist en række mindre budgetkorrektioner, som anbefales gennemført i forbindelse med FR1. Forventninger til driftsudgifterne FR1 ligger overordnet set på niveau med de forventninger, som indgik i FR0. De væsentligste udfordringer i forhold til at overholde det afsatte budget er således fortsat inden for det specialiserede socialområde og sundhedsområdet, hvor der allerede i FR0 var konkrete forventninger om merforbrug. Hertil kommer andre områder, hvor der nu bliver varslet udfordringer. Nogle blev allerede nævnt i FR0, mens andre er nye det gælder fx integrationsområdet og mellemkommunale indtægter på ældreområdet. På størstedelen af kommunens områder forventes budgettet fortsat at blive overholdt uden nævneværdige udfordringer, mens der også på en række bevillinger er forventning om mindreforbrug og råderum, fx grundet en anderledes demografisk udvikling end forudsat i budgettet. Som i FR0 er der betydelige forskelle mellem de indmeldte udfordringer. Social- og sundhedsområdets udfordringer forventes ikke at kunne håndteres fuldt ud i På de øvrige områder forventes det, at udfordringerne kan blive håndteret i løbet af året, enten gennem udgiftsreducerende tiltag eller ved omprioritering. Erfaringsmæssigt opstår der desuden mindreforbrug i løbet af året, som ikke har været forudset tidligere. Med udgangspunkt i det specialiserede socialområde og sundhedsområdets udfordringer vurderes det samlede finansielle udfordringsniveau til at være omkring 13 mio. kr. Det finansielle udfordringsniveau er udtryk for udfordringer som ikke ventes at kunne finansieres gennem omprioriteringer inden for egen ramme, og som derfor skal finansieres på tværs af politikområder eller udvalg fratrukket de mindreforbrug, som allerede på nuværende tidspunkt forventes. Opgørelsen af det finansielle udfordringsniveau fremgår af Tabel 2: Tabel 2: Finansielt udfordringsniveau (mio. kr.) FR-0 FR-1 Ændrede forudsætninger i forhold til vedtaget budget 0,0 Udvalget for Kultur & Fritid 0,0 Udvalget for Børn & Ungdom -6,4 Specialiserede børnesocialområde (skal ses i Udfordring -4,3

12 Side 10 sammenhæng med voksenområdet) Dagtilbudsområdet Udfordring -2,1 Udvalget for Teknik & Miljø -0,2 Vintervedligeholdelse -0,2 Udvalget for Job & Arbejdsmarked 0,0 Arbejdsmarkedsområdet Udfordring Udfordring Integrationsområdet Udfordring Udvalget for Social, Sundhed & Ældre 16,7 Sundhedsområdet Udfordring 7,0 Mellemkommunal afregning for plejeboliger Det specialiserede voksensocialområde (skal ses i sammenhæng med børneområdet) Udfordring Udfordring 9,7 Udvalget for Erhverv & Turisme 0,0 Forventet resultat i alt 10,1 Politisk besluttede aktivitetsudvidelser Indsatser omkring nedbringelse af sygefravær 2,4 Bedre borgerbetjening - Udvidelse af åbningstider 0,2 Forventet resultat i alt 2,6 Forudsætninger samt nye aktiviteter i alt 12,7 Det forventede finansielle udfordringsniveau skal desuden ses i sammenhæng med, at Koncerndirektionen allerede i Forventet FR0 anbefalede et økonomisk beredskab med henblik på at finansiere udfordringer, som ikke kan løses inden for bevillingen, politikområdet eller udvalget. Det samlede beredskab er på 20,9 mio. kr., som er reserveret med henblik på at imødegå eventuelle budgetoverskridelser senere på året. Det forventede finansielle udfordringsniveau kan således holdes inden for det beredskab, der allerede er skabt. I Administrationens vurdering fremgår Koncerndirektionens anbefaling til, hvilke dele af beredskabet Koncerndirektionen anbefaler der bør inddrages, og hvilke dele der henholdsvis kan frigives og fortsat bør være reserveret. I bilag 1 er forventningerne til driftsudgifter yderligere uddybet på udvalgs- og politikområdeniveau. Her vil det fremgå, at der er varslet flere udfordringer end dem som er fremhævet ovenfor. Det drejer sig især om kommunens institutioner, som i flere tilfælde er udfordret af både højt udgiftsniveau og overførsel af merforbrug fra Det vurderes imidlertid, at der vil opstå mindreforbrug i løbet af året, som ikke er indmeldt på nuværende tidspunkt. Samlet set forventes der derfor balance imellem mer- og mindreforbrug, hvorved kommunens budgetoverholdelse som helhed ikke udfordres. De enkelte institutioner med økonomiske udfordringer vil blive fulgt tæt af administrationen og Koncerndirektionen, der ultimo april behandler handleplaner for de institutioner, der i 2014 havde et merforbrug på mere end 2 % af bevillingen. Forventninger til anlægsudgifter Der er på nuværende tidspunkt ingen forventninger om betydelige afvigelser fra det korrigerede anlægsbudget, der er blevet løftet med over 90 mio. kr. i overførte midler. En væsentlig del heraf vedrører rådhusrenoveringsprojektet, som er i gang og forventes afsluttet i Erfaringsmæssigt må der forventes at være overførsler til 2016 også, hvilket vil blive nærmere estimeret i de følgende budgetopfølgninger. I bilag 2 til denne sagsfremstilling fremgår en oversigt over anlægsprojekterne med kommentarer fra de relevante bevillings- og projektansvarlige.

13 Side 11 I kommunens anlægsportefølje indgår udstykning af grunde, som efterhånden sælges. Der vil blive fulgt op på salgsindtægterne i de følgende budgetopfølgninger. Øvrige forhold med økonomisk betydning Salg af KMD-ejendomme På KL s repræsentantskabsmøde i januar blev der givet en orientering om et forestående salg af de ejendomme, som tidligere blev ejet af KMD. Den samlede salgssum udgør cirka 1,2 mia. kr. og vil blive fordelt på de kommuner, som i sin tid etablerede KMD, herunder Lejre Kommune. Lejre Kommunes præcise andel er endnu ikke udmeldt, ligesom vilkårene for udbetalingen heller ikke er på plads. Det forventes, at pengene udbetales over de næste år frem mod 2020, hvilket betyder at beløbet ikke vil være stort i det enkelte år. Der vil blive fulgt yderligere op i FR2, hvor andel og vilkårene for udbetalingen forventes at være udmeldt. Status på det specialiserede socialområdes handleplan: Socialområdet har de seneste år været præget af betydelige økonomiske udfordringer. Da budget 2015 blev dannet, var det med en forventning om, at området ville ende 28,5 mio. kr. over budgettet i Derfor blev der i budgettet for 2015 tilført 14 mio. kr. ud over den almindelige fremskrivning. Den resterende del af udfordringen blev forudsat håndteret gennem udgiftsreducerende tiltag, samlet i arbejdet med den såkaldte handleplan. I FR0 blev udfordringerne på det specialiserede socialområde fortsat vurderet ud fra et forventet udfordringsniveau på 28,5 mio. kr., hvorfra de budgettilførte 14 mio. kr. blev fratrukket. Handleplanens tiltag forventedes på daværende tidspunkt at kunne reducere udgifterne med i alt 9 mio. kr. Virkningen af handleplanen og budgetforøgelsen (i alt 23 mio. kr.) ville dermed efterlade et merforbrug på 5,5 mio. kr. Handleplanen og de økonomiske forudsætninger på området forventes fortsat at holde. I FR1 forventes det samlede resultat for børne- og voksenområdet således at være et merforbrug på 5,4 mio. kr. I forhold til FR0 er der her medregnet udfordringerne på de administrative udgifter til sagsbehandlere, der de seneste år har været højere end budgetlagt; denne udfordring var ikke med i FR0. Til gengæld endte regnskabsresultatet for 2014 også noget under det forventede, hvilket alt andet lige reducerer udfordringsniveauet i 2015 tilsvarende. Samlet set kan det konstateres, at handleplanen forventes at blive overholdt, og at merforbruget på området derfor er ved at blive reduceret. Administrationens vurdering: Koncerndirektionen anbefalede i Forventet Regnskab , at der blev udarbejdet et økonomisk beredskab for at kunne finansiere udfordringer, som ikke kan løses inden for bevillingen, politikområdet eller udvalget. Det samlede beredskab er på 20,9 mio. kr., som er reserveret med henblik på at imødegå eventuelle budgetoverskridelser senere på året. Beredskabet blev politisk behandlet i marts-møderækken. Koncerndirektionen anbefaler nu, at der inddrages 13,0 mio. kr. af det økonomiske beredskab. Inddragelsen betyder, at de reserverede beløb flyttes fra de oprindelige bevillinger til en pulje under ; der flyttes derimod ikke på nuværende tidspunkt budget ud til de udfordrede områder. Anbefalingen har udgangspunkt i vurderingen af det finansielle udfordringsniveau, som er uddybet ovenfor. Af det resterende beredskab anbefales det, at 2,8 mio. kr. frigøres; denne del af beredskabspuljen vedrører SFO-forældrebetaling og er ikke længere relevant som følge af beslutning om at sætte SFO-taksterne ned. Resten af beredskabet (5,1 mio. kr.) anbefales fortsat reserveret. Dette følger af, at der fortsat er udfordringer på flere områder end sundheds- og socialområdet. Selvom disse udfordringer på nuværende tidspunkt forudsættes at kunne håndteres inden for egen ramme, er det hensigtsmæssigt

14 Side 12 at være forberedt på en situation, hvor det finansielle udfordringsniveau kan stige ud over den nuværende vurdering, evt. også som følge af nytilkomne udfordringer, som ikke er kendt på nuværende tidspunkt I bilag 3 indgår oversigten over det økonomiske beredskab, herunder Koncerndirektionens anbefaling til, hvilke dele af beredskabet Koncerndirektionen anbefaler at inddrage, og hvilke dele der henholdsvis fortsat bør være reserveret og hvilke dele der anbefales frigivet. Handicappolitik: Sagen har ingen betydning for kommunens handicappolitik. Økonomi og finansiering: Samlet set forventes det, at Lejre Kommunes likvide beholdning vil blive opbygget marginalt i løbet af Forudsætningen herfor er, at udfordringerne på kommunens driftsbevillinger håndteres eller finansieres inden for det økonomiske beredskab. Den disponible kassebeholdning forventes at stige til omkring 11,9 mio. kr., som det fremgår af Tabel 4 nedenfor: Tabel 3: Forventet kasseudvikling (1.000 kr.) Beholdning Beholdning primo Udvikling ultimo Kassebeholdning heraf allerede disponeret Disponibel kassebeholdning Forskellen mellem primo- og ultimobeholdningen er det samlede overskud på omkring 0,3 mio. kr., som det på nuværende tidspunkt forventes, at året ender med, samt det oprindeligt budgetterede overskud på 0,1 mio. kr. Ændringen i allerede disponerede midler skal forstås som forskellen imellem, hvad der var disponeret ved årets start (anlægs- og driftsoverførsler fra 2013 fratrukket overført lånoptagelse) og hvad der ved årets slut forventes at skulle overføres til Der er på nuværende tidspunkt ikke medregnet overførsel til 2016 denne antagelse vil ændre sig i løbet af året, men vil ikke ændre på den disponible kassebeholdning, idet en overførsel vil øge både kassebeholdningen og den disponerede andel tilsvarende. Den disponible kassebeholdning vil med den forventede reduktion øges marginalt og stadig være på et relativt lavt niveau. Det skal dog ses i sammenhæng med, at der i den samlede periode for budget indgår en forventning om et samlet overskud i størrelsesordenen mio. kr. Kommunens likviditet er forsat god, og der forventes ingen udfordringer i forhold til kassekreditreglens krav om løbende positiv likviditet over en 12-måneders periode. Serviceudgifter Kommunerne bliver samlet set vurderet på overholdelsen af den serviceramme, som KL og Regeringen aftalte ved økonomiforhandlingerne for Servicerammen vurderes i forhold til det oprindelige budget. Lejre Kommunes serviceudgifter forventes at ende en smule under det oprindeligt budgetterede, hvilket fremgår af Tabel 4. Dette skyldes til dels, at der blev overført et netto merforbrug fra 2014, hvilket har reduceret driftsbudgettet. Desuden bliver det forventede udfordringsniveau på driftsudgifterne modsvaret af, at størstedelen af det økonomiske beredskab også ligger inden for servicerammen. Der forventes derfor ikke at være udfordringer med at overholde det budgetterede serviceudgiftsniveau.

15 Side 13 Tabel 4: Serviceudgifter Afvigelse til Oprindeligt Forventet (1.000 kr.) oprindeligt budget resultat budget Inden for servicerammen Uden for servicerammen Administrativt indstillede budgetkorrektioner (omplaceringer) Forventet Regnskab indeholder en række ansøgninger om tekniske omplaceringer imellem bevillinger, som Koncerndirektionen anbefaler. Alle omplaceringer fremgår af bilag 4. De væsentligste omplaceringer omhandler: - Midler afsat til nationalpark i budget 2015 konverteres fra anlæg til drift, da de i 2015 skal anvendes til bl.a. lønudgifter (0,5 mio. kr.) - Budget til investeringsstillinger udmøntes til Center for Byg & Miljø (Byudvikling) og til Koncernsekretariat & Udvikling (Branding). - Omplacering af budgetterne inden for politikområdet Veje & Trafik, som har foretaget en styringsmæssig gennemgang af alle bevillinger. Omplaceringer går op med hinanden, og området hverken tilføres eller reduceres således i budget som følge af øvelsen. - Udgiftsbudget vedrørende administration af almene ældreboliger øges i Center for Ejendomme & Trafik (0,7 mio. kr.), finansieret af tilsvarende øgede indtægter fra ældreboligerne. - Budget til afdelingsleder i Center for Ejendomme & Trafik og i Center for Job & Social udmøntes, jf. hensigten i administrative justeringer i løbet af Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Bilag 1 - Uddybning af forventninger på udvalgsniveau (FR1) 2. Bilag 2 - Uddybet anlægsopfølgning (FR1) 3. Bilag 3 - Status på beredskabspulje (FR1) 4. Bilag 4 - Administrativt indstillede budgetkorrektioner (omplaceringer) (FR1) 5. Bilag 5 - Oversigt over effektiviseringer og besparelser i budget 2015 (FR1)

16 Side ØU - Status på frigjorte bygninger Sagsnr.: 15/7261 Resumé: Lejre Kommune ejer en række frigjorte bygninger, som administrationen løbende følger op på status for. I denne sag forelægges orientering om aktuel status på de frigjorte bygninger. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at drøfter overblikket over de frigjorte bygninger. Beslutning den : Drøftet. Sagsfremstilling: har i december 2014 og i marts 2015 gjort status på frigjorte kommunale bygninger. Administrative bygninger frigøres i forbindelse med ændringer af udnyttelsen af kommunens administrative kvadratmeter. Værdien af den frigjorte bygningsmasse kan for eksempel realiseres gennem salg af grund/bygning eller bygningen kan bruges til andre opståede kommunale formål, såsom midlertidige flygtningeboliger. Administrationen opdaterer løbende overblikket over frigjorte bygninger, som regelmæssigt forelægges til orientering. Tidligere frigjorte bygninger vil stadig fremgå til sidst på listen, således at økonomiudvalget kan følge fremdriften i allerede trufne beslutninger. Bygninger, hvor der lægges op til en videre beslutningsproces, vil blive forelagt som særskilte beslutningssager for. Status på frigjorte bygninger maj 2015: Hvalsø Udbydes til salg Rives ned Anden anvendelse/yderligere undersøgelse Søpavillonen Skolevej 12B 4330 Hvalsø Administrationen vurderer at bygning er kondemneringsbar. Estimeret pris for nedrivning og græssåning: kr. Årlige driftsudgifter legeplads, areal: kr Rives ned og anlægsbevilling på kr. frigives. Besluttet i Kommunalbestyrelsen den 15. december 2014 Legepladsen ændres til offentlig legeplads og indgår i byudviklingsprocessen Vores Hvalsø. Bygningen er planlagt til

17 Side 15 nedrivning inden sommerferien Sandbechs Allé Hvalsø 1) Birkely Roskildevej Hvalsø Ombygges til flygtningeboliger indenfor anlægsrammen på 2,5 millioner. Besluttet i Kommunalbestyrelsen den 15. december 2014 Under implementering. ØU besluttede I marts 2015 ændret anvendelse til flygtningeboliger 6 stk. Er den 18. april 2015 sendt til myndighedsbehandling i CBM. Forventet indflytning senest 1. september Lejre Lageret Smedegården Lejre Bygningen er i en meget dårlig stand. Der bør derfor medgå en nøje vurdering af istandsættelsesudgifter hvis Lejre Kommune beholder bygningen til det ene eller det andet formål. Alternativet er at sælge området m.h.p. boligudvikling. I givet fald skal der findes anden lokalitet til Skytteforeningen. ØU besluttede i marts 2015 at det skal optages dialog med Skytteklubben om en anden egnet lokalitet for klubbens virke. CKF er i dialog med Skytteklubben om alternative placering af skytteklubben. Der forventes forelagt opdatering fra CKF til ØU i juni måned. Lejrevej 15 B-G 4320 Lejre Nuværende anvendelse: Lejrevej 15B: midlertidig placering ifm. rådhusrenoveringen. Lejrevej 15C: SFO 3 (klub), Allerslev skole Lejrevej 15D: børnehave Lejrevej 15F: musikskole og legestue. Lejrevej 15G: gymnastiksal Bygningerne er i udmærket stand, dog undtagen Lejrevej 15 D,

18 Side 16 Kirke Hyllinge Bramsnæs museum & arkiv Tingstedet Kirke Hyllinge Kirke Såby Solhuset Bogøvej Kirke Såby Sælges under forudsætning af godkendelse af strategi for bibliotek og arkiv og med præmis om brug af bylaughus. Vurdering, erhverv: kr. Vurdering, bolig: kr. Årlig markedsleje til erhverv: kr. Huset forventes frigjort i September. Vurdering, erhverv: kr. Vurdering, bolig: kr. Årlig markedsleje til erhverv: kr. hvor Egedalen har til huse. Anvendelsesmuligheder skal konkretiseres i lyset af den boligudvikling der sker i Lejre (Degnejorden), mål om børne- og kulturforeningshus m.v.. Prospekt forelægges. Den midlertidige placering Lejrevej 15B er aktuel indtil Allerslev Rådhus er færdigbygget. CET undersøger desuden i hvilket omfang og i givet fald hvornår, at resterende del af Lejrevej frigøres. Bygningen har fredningsstatus 1, med tinglyste bevaringsbestemmelser jf. lovens 15. CKF udarbejder særskilt ØU-sag vedr. Ønske fra Sæby Gershøj bylaug, om at bruge huset som kulturhus. Se bilag 1 Henvendelse fra Sæby bylaug. ØU besluttede i marts 2015 ændret anvendelse til flygtningbolig. Sundhedsplejen har forladt bygningen. Er den 18. april 2015 sendt til myndighedsbehandling i CBM. Forventet indflytning senest 1. September.

19 Side 17 Kirke Sonnerup Toppen (området ved) Skolevang Kirke Såby Lyndby Lyndby rådhus Lyndby Gade Kirke Hyllinge Sælges, hvis det er muligt/relevant, jf. højre kolonne for information om forhold der skal undersøges nærmere inden endelig beslutning. Vurdering, erhverv: kr. Årlig markedsleje til erhverv: kr. Det undersøges om hele bygningskomplekset kan frigøres og sælges kræver dialog med dagpleje og Firkløverskole. Alternativt undersøges, om bygningerne kan anvendes til andre formål mhp at frigøre bygninger til boliger andre steder. Lejre Kommune ejer og anvender således både Bogøvej 9 (PPR) og Ejby Strandvej 2B (Familiehus) som egner sig til boliger hvis de kan frigøres. Desuden ønske fra Taekwondo Bramsnæs om nye foreningslokaler. Ejendomme iværksætter proces for samlet vurdering af brug af bygningen og tilstødende bygning i samarbejde med Firkløverskolen Anvendes til midlertidig placering ifm. rådhusrenoveringen. Der er indbygget budgetforudsætning om, at bygningen skal afhændes når rådhusrenoveringen er gennemført. Der udarbejdes senere på året særskilt sag om Lyndby Rådhus og fremtid herfor Frigjorte bygninger, der er taget i brug til anden anvendelse. Søhus Vurdering, erhverv: Midlertidige

20 Side 18 Sandbechs Allé Hvalsø Remisen Tølløsevej 3C 4330 Hvalsø kr. Årlig markedsleje til erhverv: kr. Vurdering, erhverv: kr. Vurdering, bolig: kr. Årlig markedsleje til erhverv: kr. flygtningeboliger. Besluttet i Kommunalbestyrelsen den 24. november Bygningen er taget i brug. Midlertidige flygtningeboliger. Besluttet i Kommunalbestyrelsen den 24. november Bygningen er taget i brug Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der er bygninger ud over dem der fremgår af listen som skal vurderes på tilsvarende vis som følge af ringe eller ingen anvendelsesgrad. Disse vil medgå i den næste status der forelægges ØU. Fokus er aktuelt på at gennemføre de allerede trufne beslutninger. Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Henvendelse fra Sæby Bulaug

21 Side ØU - Prioritering af byfornyelsespuljen 2015 Sagsnr.: 15/4027 Resumé: Kommunalbestyrelsen har afsat i alt 21,5 mio. kr. til byfornyelse i I denne sag er beskrevet, hvordan midlerne kan prioriteres til Vores Hvalsø, område-fornyelse i Hvalsø, bygningsfornyelse i byer under og over indbyggere (kommunal andel af tilskud), pulje til udvikling af lokalområder og kampagnen Yderområder på Forkant. Endvidere søges midler frigivet til konkrete byfornyelsestiltag i Formålet med sagen er først og fremmest at retningsgive budgetmidlerne for 2015 og vise, hvilke disponeringer i overslagsårene der vil være. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at retningsgivende budget for byudviklingsmidler i 2015 godkendes og herunder a) at der frigives kr. til Vores Hvalsø. b) at der frigives kr. til Yderområder på Forkant. c) at der frigives kr. til bygningsfornyelse i Hvalsø til disposition for Udvalget for Teknik & Miljø 2. at ansøgning til områdefornyelse Hvalsø tages til efterretning, 3. at de frigivne midler finansieres af puljen på 5,5 mio. kr. afsat til byfornyelse i Beslutning den : Tiltrådt. Sagsfremstilling: På investeringsoversigten er afsat i alt 21,5 mio. kr. til byfornyelse fordelt på årene 2015 til Af budgetaftalen fremgår det, hvilke initiativer byudviklingspuljen kan bidrage til. I denne sag beskrives forslag til initiativer og foreløbig prioritering af midlerne i Der vil i takt med at byudviklingsinitiativerne manifesterer sig mere konkret blive fremlagt mere konkrete sager til prioritering og frigivelse af midlerne. Vores Hvalsø På s møde den 27. januar 2014 blev der prioriteret 2,25 mio. kr. af den samlede byfornyelsespulje til et samlet udviklingsprojekt i Hvalsø. På møde i september 2014 frigav 1. mio. kr. til første fase af Vores Hvalsø; åbning og drift af projektkontor i Hovedgaden, kortlægning, mobilisering samt synlige her- & nu-tiltag. Anden fase af Vores Hvalsø er iværksat i april 2015 og omfatter, jf. projektbeskrivelsen, implementering af konkrete ideer fra fase 1 samt: Gennemførelse af visionsproces Udvikling af langsigtet samarbejdsplatform omkring byudviklingen (Byforum, IT-platforme m.v.) Kampagne for bygningsfornyelse Gennemførelse af initiativer beskrevet i områdefornyelsesansøgning (vedlagt som bilag) svar på ansøgning foreligger i juli Høring af Trafikplan for Hvalsø

22 Side 20 Fase 2 er i endnu højere grad en fase 1 betinget af lokale kræfters indsats. Der er således nedsat 3 temagrupper heraf to, som arbejder med her-og-nu-tiltag ved stationsområdet og ved søområdet, og en strategisk gruppe, Byforum 2015, som løbende drøfter den samlede byudviklinger, herunder trafikplan, områdefornyelse, bygningsrenovering samarbejdsformer m.v. For at sikre handlemulighed foreslås kr. frigivet pr. temagruppe. Projektkontoret har i fase 1 vist sin værdi, og det anbefales at forlænge lejemålet året ud. Det anbefales at der afsættes et rammebeløb på?? mio. kr. til fase 2 af Vores Hvalsø, herunder til at videreføre projektkontoret. Beløbet disponeres således: Lejeudgift/drift af projektkontor, IT m.v. juli-december 2015 Konkrete tiltag/temagrupper (3 x kr.) Visionsproces Konsulentbistand til færdiggørelse af trafikplan, kommunikation mv. I alt kr kr kr kr kr. vil løbende få en status på udgiftsposter, og større beløb /tiltag der vurderes at skulle have politisk godkendelse bringes op til godkendelse i ØU. Yderområder på Forkant Lejre Kommune har søgt og opnået deltagelse i kampagnen Yderområder på Forkant, hvor formålet er at udvikle en langsigtet strategiplan med fokus på udnyttelse af kommunens unikke stedbundne potentialer, herunder gentænkning af gamle landsbyer, genanvendelse af tomme bygninger, nye deltagelsesformer, iværksætteri, fødevareområdet, nye boligformer mv. og skabe et stærkere grundlag for den fremadrettede fonds-søgning i kommunen. Der er modtaget tilsagn om tilskud på i alt kr. fordelt over 2015 og Kommunens egenfinansiering udgør 50 %, dvs. også kr., som søges frigivet til konsulentbistand, konferenceaktivitet m.v. Projektet er en ud af flere muligheder for at arbejde med budgetaftalens fokus på landsbyerne i Lejre Kommune og på livet i landsbyerne. Bygningsfornyelse i Hvalsø Lejre Kommune får efter byfornyelsesloven andel i statens pulje til i bygningsfornyelse. I denne pulje udgør kommunens medfinansiering 50 pct. Puljen kan (i modsætning til landsbypuljen jf. nedenfor) bruges overalt i Lejre Kommune, dvs. også i Hvalsø som er kommunens eneste by med mere end indbyggere. I april 2015 har Lejre Kommune fået tildelt en ramme fra staten på kr. Rammen skal også medfinansiere kommunens løbende udgifter til skimmelsvampesager mv., hvortil der i driftsbudgettet er afsat ca kr. Til brug for almindelig bygningsfornyelse er der derfor ca kr. Kommunens modsvarende andel for at kunne udnytte statstilskuddet fuldt ud er ligeledes kr., hvorfor dette beløb foreslås frigivet. Da der i Hvalsø er registreret et stort ønske om renovering af husene i Hovedgaden, anbefales det, at de begrænsede midler så vidt muligt anvendes det formål, eftersom det i regi af Vores Hvalsø planlægges at gennemføre en oplysningskampagne om mulighederne for at søge tilskud til bygningsrenovering - rettet mod ejerne i hovedgaden. Beslutning om støtte til konkrete projekter foreslås truffet i Udvalget for Teknik & Miljø. Udvalget administrerer i forvejen landsbypuljen jf. nedenstående.

23 Side 21 Bygningsfornyelse i byer under indbyggere og det åbne land (landsbypuljen) Kommunens medfinansiering til denne pulje er 40 %, og puljen administreres af Udvalget for Teknik & Miljø. Lejre Kommune fik i 2014 en statslig ramme på 1,1 mio. kr., og Kommunalbestyrelsen frigav den 24. marts kr. som kommunens modsvarende andel (40 %). Af den samlede pulje er i 2014 kun anvendt kr., hvorfor der i 2015 resterer sammenlagt 1,8 mio. kr. til bygningsfornyelse i byer under indbyggere og det åbne land. Der er derfor ikke brug for at disponere yderligere midler. Administrationen vil i første gang inden sommerferien - annoncere midlerne og på anden måde forsøge at skabe opmærksomhed omkring dem så der sikres ansøgninger. Pulje til udvikling af lokalområder Der blev i 2014 afsat 1 mio. kr. til udvikling af lokalområder og udarbejdet kriterier for tildeling af midler. Der kom i alt 19 ansøgninger med ansøgning om støttebeløb på samlet 2,4 mio. kr. - hvoraf 16 projekter opnåede hel eller delvis støtte. Projekterne er begyndt at blive gennemført, og der er behov for at frigive midlerne til udbetaling på projekterne. I år er der til nu kommet forespørgsler om støttemidler til hhv. blomstereng i den grønne kile i Hvalsø, naturlegeplads i Gershøj, Torv med træer, vandpost og stiforbindelser i Herslev og energibesparende varmepumpe til klubhus Ejby. Da der er stor efterspørgsel efter støttemidler, forslås en pulje på 1 mio. kr. også afsat i En særskilt sag om kriterier for tildeling af tilskud i 2015 fremlægges i juni. De kriterier der fremlægges vil tage afsæt i budgetaftalen for samt i resultaterne af arbejdet med branding- og udviklingsstrategien, og de vil også bygge på en evaluering af sidste års proces, hvor der var enighed om at revurdere kriterierne mere grundlæggende. Ikke disponeret pt. I alt kr. ud af de i alt 5,5 mio. til byudvikling i 2015 er endnu ikke disponeret, men kan blive det i forbindelse med yderligere initiativer i forhold til landsbyerne, Kirke Hyllinge, indsatser i forbindelse med branding- og udviklingsstrategien samt egenfinansiering i forbindelse med fondsansøgninger m.v. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at den i sagsfremstillingen anbefalede disponering af budgetmidler i 2015 afspejler de politiske prioriteringer, jf. Budgetaftalen for Handicappolitik: I forbindelse med de enkelte projekter vil tilgængelighed og lige muligheder for alle blive konkret vurderet. Økonomi og finansiering: Af skemaet nedenfor fremgår, hvilke midler der er afsat til byfornyelse, og hvordan de indtil videre foreslås disponeret. Budget - byfornyelsespulje (1.000 kr.) Forslag til disponering: Vores Hvalsø

24 Side 22 Områdefornyelse Hvalsø Yderområder på forkant Bygningsfornyelse - Hvalsø Pulje til udvikling af lokalområder Foreslået disponeret i alt Ikke disponeret pt Beslutningskompetence: Bilag: _v1_Vores Hvalsø - projektbeskrivelse.pdf.pdf 2. Støtte til renovering af bygninger efter den nye byfornyelseslov Ansøgning om områdefornyelse_hvalsø_lejre Kommune.pdf 4. Kort til områdefornyelse.pdf

25 Side ØU - Proces for Plan- og Agenda 21 strategi 2015 Sagsnr.: 15/7175 Resumé: Kommunalbestyrelsen har i følge planloven pligt til inden halvdelen af en valgperiode er gået det vil sige inden udgangen af at offentliggøre en planstrategi og en Agenda 21 strategi. Administrationen foreslår en proces for Plan- og Agenda 21 strategi 2015, der tager afsæt i analysearbejdet fra branding- og udviklingsstrategien Vores Sted og kobles med budgetprocessen for Budget Indstilling: Koncerndirektionen indstiller, 1. at proces- og tidsplan for Plan- og Agenda 21 strategien godkendes. Beslutning den : Tiltrådt. Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen har i følge planloven pligt til inden halvdelen af en valgperiode er gået det vil sige inden udgangen af at offentliggøre en planstrategi og en Agenda 21 strategi. Planstrategien skal indeholde a) oplysninger om den planlægning, der er gennemført efter den seneste revision af kommuneplanen, b) Kommunalbestyrelsens vurdering af og strategi for udviklingen samt c) en beslutning om enten at kommuneplanen skal revideres i sin helhed, eller at der skal foretages en revision af kommuneplanens bestemmelser for særlige emner eller områder i kommunen og af, hvilke dele af kommuneplanen der genvedtages for en ny 4-års-periode. Agenda 21-strategien for bæredygtig udvikling skal indeholde Kommunalbestyrelsens strategi for d) Mindre miljøbelastning e) Bæredygtig byudvikling og byomdannelse, f) Biologisk mangfoldighed g) Inddragelse af befolkning og erhvervsliv i det lokale Agenda 21-arbejde og h) Samspil mellem beslutningerne (indenfor miljø, trafik, erhverv, social, sundhed, uddannelse, kultur og økonomi). Der er ingen formkrav og det er derfor muligt at integrere de to strategier i én samlet Plan- og Agenda 21 strategi. Plan- og Agenda 21-strategien skal offentliggøres i otte uger, og kommunalbestyrelsen skal derefter forholde sig til de indkomne ideer og forslag til strategien og beslutte, om man på den baggrund ønsker at ændre i strategien. Lejrestrategien 2012 er Lejre Kommunes seneste plan- og Agenda 21 strategi. Lejrestrategien blev offentliggjort den 10. januar Lejrestrategien har været retningsgivende for administrationens arbejde og kommunens udvikling i de sidste år. Kobling mellem branding- og udviklingsstrategi, Plan- og Agenda 21 strategi 2015 og budget Allerede i kommissoriet for branding- og udviklingsstrategien tog Kommunalbestyrelsen højde for sammenhængen mellem branding- og udviklingsstrategien (Vores Sted) og den

26 Side 24 kommende plan- og Agenda 21 strategi. Arbejdet med branding- og udviklingsstrategien blev således både set som en videre udbygning af Lejrestrategiens vision om en bæredygtig udvikling af Lejre Kommune som et sundt samfund, et sundt miljø og en sund økonomi, og som en forløber for arbejdet med plan- og Agenda 21 strategi Det fremgår af årsplanen for, at i foråret 2015 forelægges et oplæg der sikrer en god sammenhæng og genanvendelse af de analyser der er udarbejdet i forbindelse med branding- og udviklingsstrategien. For eksempel ved at planstrategien fokuserer på implementering af den vision og grundfortælling, som er fastlagt med vedtagelsen af Vores Sted. Der er også en sammenhæng til budgetaftalen for , som i højere grad end tidligere år beskriver problemfelter og prioriteringer af indsatser ud i overslagsårene. En ny Plan- og Agenda 21 strategi vil derfor naturligt tage udgangspunkt i branding- og udviklingsstrategien, samt budgetaftalen for Og det vurderes, at arbejdet med planstrategien med fordel kobles til den kommende budgetproces for 2016, som har besluttet på mødet den 4. februar Administrationen foreslår derfor følgende proces for Plan- og Agenda 21 strategien 2015 og kobling til arbejdet med budget 2016: 24. april 2015 Budgetseminar med temadrøftelser af mål og rammer for indhold i budget 2016 og Plan- og Agenda 21 strategien august 2015 Budgetseminar. Samtidig med præsentationen af koncerndirektionens budgetforslag præsenteres og drøftes foreløbigt bud på opbygning af Plan- og Agenda 21 strategien september 2015 Høringsperiode for budget september 2015 ØU s anden behandling af budget oktober 2015 KB s anden behandling af budget November 2015 Temadrøftelse i ØU af indhold i Plan- og Agenda 21 strategien December 2015 Behandling af Plan- og Agenda 21 strategi i ØU og KB 5. januar 2016 Offentliggørelse af Plan- og Agenda 21 strategien Januar-februar 2016 Marts 2016 Offentlig debat af Plan- og Agenda 21 strategien Politisk behandling af høringssvar og evt. ændringer til Planog Agenda 21 strategi Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at afsættet i branding- og udviklingsstrategien Vores sted, samt koblingen mellem budgetprocessen og Plan- og Agenda 21 strategiprocessen vil skabe en synergi, der både styrker det strategiske sigte med budgettet og - gennem plan- og Agenda 21 strategien - sikrer en robust udvikling af kommunen, der bygger på kommunens styrkepositioner og særkender. Handicappolitik: Sagen har ingen konkrete handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

27 Side ØU - Status Beredskabet Sagsnr.: 14/14001 Resumé: er løbende forelagt status på arbejdet med at sammenlægge beredskaberne i Holbæk, Kalundborg, Odsherred, Slagelse, Sorø og Lejre kommuner, jf. aftalen mellem regeringen og KL. fik således forelagt status på arbejdet på sit møde den 24. marts. Den 9. april blev der afholdt en minikonference og sagen blev igen forelagt den 21. april. I denne sagsfremstilling forelægges som efterspurgt af den 21. april et samlet indblik i hvilke beslutninger Kommunalbestyrelsen skal træffe i juni måned henholdsvis hvilke beslutninger der skal træffes efterfølgende og af hvem. Endvidere beskrives tidsplanen for det videre arbejde og aktuel status. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orienteringen til efterretning. Beslutning den : Taget til efterretning. Sagsfremstilling: Projektorganisationen har udarbejdet et overblik over hvilke beslutninger der skal træffes hvornår og af hvem. Overblikket fremgår af vedlagte bilag. Aktuel status Stillingen som beredskabsdirektør er nu i oplæg, jf. hvor stillingsprofil og annonce kan ses. Rekrutteringsprocessen forventes afsluttet inden sommerferien med henblik på tiltrædelse 1. august Herudover arbejdes der intensivt med at forberede beslutningsoplæggene til juni. Den politiske styregruppe har inviteret til minikonference den 2. juni 2015 kl i Holbæk. Administrationens vurdering: Forberedelserne af fusionen gennemføres som planlagt. Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Intet at bemærke. Beslutningskompetence: Bilag:

28 Side Notat om politiske beslutninger i 2015.docx

29 Side ØU - Samarbejdsprojekt med Falck Healtcare om målrettet indsats Sagsnr.: 14/12015 Resumé: Som led i Plan for øget nærvær og reduceret sygefravær tog den 24. marts 2015 redegørelse for den målrettede indsats for at støtte arbejdspladser med et meget højt sygefravær til efterretning. godkendte, at administrationen arbejder videre med samarbejdsprojekt med Falck Healthcare om en målrettet indsats for at bringe langtidssyge medarbejdere tilbage på arbejde. I forlængelse heraf blev den 21. april forelagt forslag til samarbejdsprojekt med Falck Healthcare inklusiv behov for central finansiering på i alt 2,2 mio. kr. til politisk behandling og anbefalede følgende indstillinger til Kommunalbestyrelsen: 1. at der indgås aftale med Falck Healthcare om et samarbejdsprojekt om en målrettet indsats for at bringe langtidssyge medarbejdere tilbage på arbejde, 2. at der på baggrund af erfaringer fra tilsvarende projekter afsættes 2,0 mio. kr. til central finansiering af diagnose-, behandlings- og genoptræningstilbud for op til 100 medarbejdere med meget sygefravær, 3. at der afsættes 0,2 mio. kr. til uddannelse af alle ledere med personaleansvar i i hvordan sygefravær håndteres, gennemførelse af sygefraværssamtaler m.v., 4. at midlerne til den centrale finansiering på 2,2 mio. kr. indgår i Forventet Regnskab og finansieres ved det økonomiske beredskab. Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 27. april, at sende sagen retur til fornyet behandling i i lyset af nye oplysninger om sagen fra Falck, der først blev viderebragt til administrationen den 27. april. Oplysningerne vedrører, at alle medarbejdere, der indgår i samarbejdet med Falck omfattes af beskatningspligt. Der er som følge heraf og på baggrund af efterfølgende dialog med Falck, justeret i såvel indstilling, sagsfremstilling, økonomiafsnit og administrationens vurdering. Falcks notat til kommunaldirektøren, der oplyser om den fejl Falck har begået, ved ikke tidligere at have haft viden om beskatningsvilkår, er vedlagt som bilag. Der er endvidere modtaget referencebrev fra Falck Healthcare. I den tidligere/oprindelige sagsfremstilling anbefalede Koncerndirektionen, at og Kommunalbestyrelsen at indgå i et samarbejde med Falck og afsætte 2,2 mio. kr. til at kunne tilbyde koordinering og sundheds-/behandlingstilbud til op til 100 medarbejdere. Med afsæt i de nye oplysninger om beskatningskrav er det direktionens vurdering, at betydeligt færre medarbejdere vil takke ja til tilbuddet. Partnerskabet med Falck kan derfor ikke som oprindeligt forventet være hovedsporet i indsatsen for at hjælpe langtidssyge medarbejdere tilbage på arbejde. Det er dog vurderingen, at tilbuddet fortsat - med fordel - kan indgå som ét ud af flere i en palette af tilbud/indsatser. Det indstilles, at der som oprindeligt foreslået budgetlægges med investeringsmidler på op til 2,2 mio. kr. til indsatser for at nedbringe langtidssygefraværet og uddanne ledere. Midlerne afsættes som en pulje under. Et nærmere budget for midlerne forelægges på juni mødet når administrationen har haft mulighed for at indhente konkrete tilbud og vurdere den samlede indsats under de nye forudsætninger. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der afsættes en central pulje under på 2,2 mio. kr. til indsatser for at nedbringe langtidssygefraværet,

30 Side at puljen finansieres af det økonomiske beredskab jf. Forventet Regnskab , 3. at administrationen fremlægger forslag til indsatser og budget på s møde i juni. Beslutning den : Tiltrådt. Sagsfremstilling: Tilføjet: Falck Healthcare har den 27. april oplyst, at alle medarbejdere, der omfattes af tilbuddet, vil være skattepligtige af udgifter til sundhedsfaglig koordination, da dette betragtes som et personalegode. Falck har ikke tidligere været opmærksomme på dette, hvorfor de heller ikke har oplyst Lejre Kommune om dette tidligere. Falck har fremsendt notat fra KPMG, der beskriver de juridiske forhold omkring beskatningspligten nærmere. Notatet er vedlagt som bilag. Sundhedsfaglig koordination er en central del af det samlede tilbud fra Falck, hvorfor det ikke i det nuværende forslag til aftalegrundlag er muligt at tage det ud af tilbuddet, så medarbejderne ikke beskattes. Falck har fremsendt justeret tilbud, hvor krav om beskatning af sundhedsfaglig koordination fremgår, og hvor omfanget af denne udgift er specificeret se afsnit om Økonomi. Det vil fortsat være muligt at oprette målrettede behandlings- eller genoptræningstilbud mv., som medarbejdere vil kunne tilbydes ved behov og ved frivillig accept. Oprindelig sagsfremstilling: har vedtaget en samlet plan for at nedbringe sygefraværet i Lejre Kommune. Planen er blevet til gennem drøftelser i Hovedudvalget, i Lederforum, i Samarbejdsforum, og i Direktion og Koncernledelse. I denne sag forelægges forslag om indsats for at bringe langtidssyge, hvor dette er muligt, hurtigere tilbage på arbejde. Dette skal ses i lyset af, at Lejre Kommune har mange meget langtidssyge ansatte. Ca. 130 af disse står for halvdelen af kommunens samlede sygefravær. Indsatsen for at hjælpe langtidssyge hurtigere tilbage på arbejde er derfor et væsentligt led i at nedbringe sygefraværet til det målsatte for fik på sit møde den 24. marts forelagt udkast til projektbeskrivelse for samarbejdet med Falck. Udvalget besluttede at genoptage sagen for endelig beslutning når der forelå en nærmere beskrivelse af økonomi forbundet med indsatsen. Som tidligere oplyst er en samarbejdsaftale med Falck en såkaldt bilag IIb ydelse, hvorfor den ikke er omfattet af EU udbudspligten. Tilbuddet er vedlagt som bilag og hovedelementerne blev præsenteret i sagsfremstillingen forelagt ØU den 24. marts og er i korte træk: - Lejre Kommune screener og formidler navne på 100 medarbejdere med mest sygefravær. - Kontakt fra Falck med tilbud om deltagelse i forløb herunder oplysning om at såfremt sygefraværet i overvejende grad skyldes private forhold vil medarbejderne skulle betale skat af det beløb, som indsatsen omkring udredning, behandling og genoptræning udgør. - Udredning og tilbud om relevante behandlings- og genoptræningstilbud. - Samtykkeerklæring fra de medarbejdere, der ønsker at deltage, til at Falck Healthcare må hente og dele helbredsoplysninger om medarbejderen internt og med relevante aktører, samt at medarbejderen tillader inddragelse af

31 Side 29 arbejdspladsen fx HR eller nærmeste leder i processen. Falck vurderer i forhold til medarbejderens helbredsmæssige tilstand, hvornår det er relevant at inddrage HR eller nærmeste leder. - Koordination ved Udredningskoordinatoren, der er den sygeplejerske, der fungerer som medarbejderens kontaktperson og bindeled til henholdsvis Falcks sundhedsindsats, den kommunale organisation samt A-kasse og Jobcenter. - Gennemførelse af tilbud om behandling, hjælp og støtte efter konkret visitation. Forløb Efter aftaleindgåelse vil forløbet kunne startes op primo maj, hvor Lejre Kommune vil have gennemført en første screening af de 100 medarbejdere med mest sygefravær i samarbejde med lederne fra de virksomheder, som de er tilknyttet. Parallelt med at Falck Healthcare kontakter medarbejderne mhp. at afklare om de vil deltage i forløbet igangsættes uddannelsesforløb for lederne i hvordan sygefravær håndteres, gennemførelse af sygefraværssamtaler m.v. Alle ca. 120 ledere med personaleansvar vil indgå i uddannelsesforløbet, der gennemføres i hold af ledere. Holdene dannes af ledere inden for sammenlignelige arbejdsområder og de første hold sammensættes med deltagelse af ledere fra virksomheder med medarbejdere med mest sygefravær. Falck forventer, at der vil kunne opstartes forløb for ca. 25 medarbejdere samt lederuddannelse for to hold af ledere inden sommerferien. Uddannelsesdagen suppleres med gratis adgang til en Sundhedsportal med viden om sygefravær og indsatser til nedbringelse af sygefravær. Økonomien forbundet med et samarbejde med Falck er beskrevet under afsnittet: Økonomi. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der er behov for en ekstraordinær indsats for at hjælpe langtidssyge medarbejdere hvor dette er muligt tilbage på arbejde. Der har i april 2015 været gennemført uddybende samtaler med Falck om samarbejdsprojektet og administrationen anbefaler på den baggrund fortsat at indsatsen gennemføres med Falck som ekstern partner til både forløb vedr. afklaring, behandling og genoptræning samt til gennemførelse af uddannelsesforløb for kommunens ledere. Indsatsen forventes afsluttet primo Der vil være en løbende evaluering og tilpasning undervejs i forløbet, samt en mere grundig evaluering primo 2016 med henblik på beslutning i om, hvorvidt samarbejdet med Falck skal fortsætte. Tilføjet: På baggrund af de nye oplysninger fra Falck om skattepligt samt den foreløbige screening af medarbejdere med meget sygefravær vurderer administrationen, at der er risiko for at en betydelig andel af de relevante medarbejdere ikke vil takke ja til tilbuddet. Administrationen vurderer derfor ikke længere, at et samarbejde med Falck kan være hovedsporet i indsatsen for at hjælpe langtidssyge medarbejdere hurtigere tilbage på arbejde. Revideret forslag til indsatser/tilbud til langtidssyge medarbejdere forelægges sammen med budget på s møde i juni. Handicappolitik: Sagen indeholder ikke særlige handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering:

32 Side 30 Tilføjet: På baggrund af Falcks oplysninger om skattepligt vedr. sundhedsfaglig koordination har Falck justeret prismodellen, så den skattepligtige andel af sundhedstilbuddet synliggøres. Enhedspris Heraf skattepligtig andel Screening Forløb 0: Hurtig diagnose Forløb 1: Tværfaglig udredning Forløb 2: Op til 2 ydelser Forløb 3: Flere end 2 ydelser Det anbefales fortsat at afsætte op til 2,2 mio. kr. i forbindelse med Forventet Regnskab og finansieret af Økonomisk beredskab til indsatserne. Midlerne reserveres foreløbig i en pulje under og forslag til konkrete indsatser/tilbud til langtidssyge medarbejdere forelægges sammen med budget i juni. Det kan ikke aktuelt vurderes, om der er behov for 2,2 mio. kr., og derfor reserveres midlerne i en pulje m.h.p. konkret stillingtagen til udmøntning af hele eller dele af beløbet i juni. Oprindelig sagsfremstilling Der tages afsæt i, at der indgås aftale med Falck om udrednings- og behandlingsforløb for 100 medarbejdere med højt sygefravær. På baggrund af gennemgang af lignende forløb er der foretaget en vurdering af hvor mange af de deltagende medarbejdere med meget sygefravær, der har behov for de forskellige typer af tilbud. Vurderingen af behov for tilbud og den afledte økonomi i projektet er bygget på Falcks erfaringer med samarbejde med pensionsselskab med længere sygefraværsperioder. Såfremt fordelingen viser sig at blive anerledes, vil den afledte økonomi også ændres (og mere sandsynligt, at det vil blive billigere end dyrere). På den baggrund vurderes den samlede udgift at blive ca. 2,3 mio. kr. Da udgifter til psykologbistand afholdes af den enkelte virksomhed lokalt og da der skønsmæssigt er behov for psykologbistand i 3 ud af 4 tilfælde vurderes der at være behov for central finansiering på 2,0 mio. kr. og lokal finansiering på 0,3 mio. kr. se nedenstående tabel: Antal Pris Samlet udgift Lokal finansiering Central finansiering Screening Forløb 0: Hurtig diagnose Forløb 1: Tværfaglig udredning Forløb 2: Op til 2 ydelser Forløb 3: Flere end 2 ydelser I alt

33 Side 31 Det er vurderingen, at det er rimeligt at de enkelte virksomheder selv finansierer som det også er tilfældet nu psykologbistand; dette også i lyset af, at de ressourcer der frigøres som følge af et lavere langtidssygefravær vil blive i virksomhederne. Det anslås på baggrund af tidligere erfaring, at medarbejderne med meget sygefravær rent faktisk ønsker at få hjælp til at komme ud af sygefraværet og derfor er antallet af screeninger, hvor der ikke tilknyttes forløb efterfølgende, fastsat til at være 0. Viser det sig, at der er medarbejdere, der ikke ønsker at deltage vil det betyde, at der vil være færre i de øvrige forløb, hvormed udgifterne reduceres. Som led i afklaringen undersøger Falck om de deltagende medarbejdere er omfattet af ægtefælles private sundhedsordning. Såfremt dette er tilfældet for nogle af de deltagende medarbejdere reduceres udgifterne for Lejre Kommune også. Ved at opgøre antallet af medarbejdere på de forskellige forløbstyper vil Lejre Kommune løbende kunne vurdere og styre på udgifterne til indsatserne. Fordelingen er Lejre Kommune vil indgå i en tæt dialog med Falck undervejs i samarbejdsprojektet og der vil blive løbende blive afholdt dialogmøder i takt med at forløbet skrider frem. Det vurderes derfor, at der skal afsættes en økonomisk ramme på 2,0 mio. kr. til central finansiering af udrednings- og behandlingsforløb. Dertil vil der blive gennemført uddannelse af ledere, som vil udgøre yderligere 0,2 mio. kr. Den samlede ramme på i alt 2,2 mio. kr. foreslås indarbejdet i Forventet Regnskab ud fra konkret vurdering af finansieringsbehov i 2015 og mhp. finansiering gennem prioritering af det økonomiske beredskab. Til illustration har de 130 medarbejdere med mest sygefravær i 2014 samlet set over sygefraværsdage eller ca sygefraværstimer. Ved en timeløn på 220 kr. kan sygefraværet for de 130 medarbejdere værdisættes ud fra en simpel beregning og alene til perspektivering - til ca. 23,4 mio. kr. Beslutningskompetence: Bilag: 1. (Lukket bilag) 2. Notat om den skattemæssige behandling af sundhedsordning til medarbejdere med højt sygefravær.pdf 3. Redegørelse fra Falck med nye oplysninger.pdf

34 Side ØU - Måltal og status på udviklingen i sygefraværet Sagsnr.: 14/12015 Resumé: vedtog den 9. december 2014 Plan for mere nærvær og mindre sygefravær, hvori det bl.a. fremgår at det samlede mål for nedbringelse af sygefraværet i 2015 er 12,8 dage pr medarbejder - svarende til gennemsnittet for kommunerne i regionen i Det fremgik samtidig af planen, at der formuleres konkrete måltal for centrene og virksomhederne, der behandles i alle relevante MED udvalg. blev den 21. april orienteret om at der på majmødet vil blive fremlagt måltal for nedbringelse af sygefraværet i 2015 for centre og virksomheder. Måltallene fremlægges med denne sag til efterretning sammen med en status på udviklingen i sygefraværet fra januar til og med april Måltallene vil fremover fremgå af de månedlige oversigter til. Der er endvidere udarbejdet oversigter over fordelingen af kort- og langtidssygefravær, som vedlægges som bilag og som også fremover vil blive indarbejdet i de månedlige opgørelser mhp. at tilvejebringe så nuanceret et billede af sygefraværet som muligt. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller 1. at orienteringen tages til efterretning. Beslutning den : Taget til efterretning. Sagsfremstilling: På baggrund af analysen af sygefraværet i Lejre Kommune og den efterfølgende Plan for mere nærvær og mindre sygefravær har der været gennemført dialoger lokalt i centrene og i virksomhederne om fastsættelse af differentierede lokale måltal for udviklingen af sygefraværet i Fastsættelsen af måltallene har været drøftet i alle MED udvalg og er godkendt af respektive chefer og direktører. Oversigt over måltal er vedlagt som bilag, hvor de er indarbejdet i de månedlige opgørelser til. Af de vedlagte oversigter fremgår nu en månedsvis akkumuleret oversigt over det samlede sygefravær for hele Lejre Kommune sammenholdt med sygefraværet på samme tid året før, en oversigt over sygefraværet fordelt på de 10 centre, en ajourført oversigt over sygefraværet fordelt på centre og virksomheder med 5 medarbejdere eller flere. Oversigten over sygefraværet fordelt på centre og virksomheder er siden Økonomiudvalgsmødet i april forenklet, så det nu indeholder 7 kolonner: Kolonne A: Viser navnene på de enheder, der har 5 eller flere ansatte, sådan som de fremgår af Lønsystemet. Kolonne B: Viser antallet af medarbejdere omregnet til fuldtidsbeskæftigede medarbejdere - og giver en indikation på enhedernes størrelse personalemæssigt.

35 Side 33 Kolonne C: Viser antallet af registrerede Sygefraværsdage i alt for den angivne periode i ekskl. Sygdom grundet nedsat tjeneste, delvis sygdom og 56. Kolonne D: Viser sygefraværsdage pr. medarbejder omregnet til fuldtidsstillinger for den angivne periode i og udgør det tal, der sættes mål ud fra og som sammenlignes ml kommuner. Kolonne E: Viser sygefraværsdage pr. medarbejder omregnet til fuldtidsstillinger for den tilsvarende periode i ekskl. Sygdom grundet nedsat tjeneste, delvis sygdom og 56. Kolonne F: Viser sygefraværsdage pr. medarbejder omregnet til fuldtidsstilling for hele ekskl. Sygdom grundet nedsat tjeneste, delvis sygdom og 56. Kolonne G: Viser det fastsatte måltal for hele 2015 opgjort i sygefraværsdage pr. medarbejder omregnet til fuldtidsstillinger. Kolonne E, F og G er tilføjet til Økonomiudvalgsmødet i maj. De differentierede måltal er formuleret lokalt på baggrund af drøftelser i ledelsesteams og lokaludvalg. Udviklingen i sygefraværet har været stigende i de første måneder af 2015, sådan som det er fremlagt for på de månedlige rapporteringer. Sygefraværstallene for april 2015 viser et mindre fald i sygefraværet, som dog for de første fire måneder sammenlagt stadig er større end i Hvor sygefraværet i januar-marts var 0,32 sygedage højere end i januar-marts 2014, er det i januar-april ,25 dage højere

36 Side 34 end i januar-april Det er for tidligt at vurdere om faldet er udtryk for en varig tendens. Der er endvidere udarbejdet oversigter over fordelingen af kort- og langtidssygefravær, hvor langtidssygefravær er defineret som sygdom udover 4 uger (svarende til 20 arbejdsdage). Oversigterne viser, at kortidssygefraværet udgjorde 7,5 sygedage pr medarbejder og langtidssygefraværet 6,4 sygedage pr medarbejder. De tre centre (Børn, Unge & Familie, Skoletilbud og Dagtilbud) med det højeste sygefravær i 2014 var også de centre, der havde mest langtidssygefravær. Fordelingen mellem kort- og langtidssygefravær for 2015 viser et foreløbigt fald i andelen af langtidssygefravær fra 46% af alt sygefravær i 2014 til 36% af alt sygefravær de første fire måneder af Udviklingen i kort- og langtidssygefravær vil fremover blive indarbejdet i de månedlige opgørelser til. De månedlige opgørelser udsendes også til samtlige ledere og drøftelse på MED møderne. Der udsendes endvidere hver måned oversigter på medarbejderniveau til de respektive ledere. Administrationens vurdering: Hvis de differentierede måltal realiseres bliver det samlede sygefravær i 2015 ca. 11,5 sygedage pr medarbejder mod det fastsatte måltal på 12,8 sygedage. Foreløbigt ser udviklingen i sygefraværet de første måneder af 2015 ud til at stige, men med et fald fra april. Forenklingen og tilføjelsen af de månedlige opgørelser til med måltal og antal sygefraværsdage for 2014 på virksomhedsniveau vil bidrage til det løbende fokus på udviklingen. Endelig vurderes opgørelsen af kort- og langtidssygefravær at bidrage til en mere nuanceret viden om sygefraværets sammensætning. Handicappolitik: Der er ingen handicappolitiske perspektiver ved denne sag. Økonomi og finansiering: Der er ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser af denne sag. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Sygefravær ØU maj 2015 forenklet.pdf 2. Sygefravær kort og langt maj 2015.pdf

37 Side ØU - Fremtidig direktion Sagsnr.: 15/5698 Resumé: Der er i 2014 gennemført en omorganisering i to omgange. I foråret 2014 blev stabene omorganiseret og der blev dannet en mere klassisk organisering af stabsfunktionerne med bl.a. en samlet økonomifunktion. Stabene blev dengang reduceret fra 3 til 2 og antallet af fagcentre blev reduceret fra 8 til 7 med sammenlægningen af Center for Ejendomsdrift og Center for Veje & Trafik til nuværende Center for Ejendomme & Trafik. Konsekvensen af beslutningerne var en udvidelse af direktionen til fire direktører med opslag af en stilling som direktør med særligt ansvar for økonomi og effektivisering (Henrik Nielsens stilling). Sagsfremstilling fra Kommunalbestyrelsens møde den 28. april er vedlagt som bilag. I august 2014 orienterede kommunaldirektøren første gang om behovet for at ændre i ledelsesforhold og organisering på det specialiserede socialområde, som følge af en række problemer på området. Opgaverne var indtil da organiseret i Center for Social & Familie (CSF). Efter en række dialogmøder med medarbejdere og ledere, forelagde direktionen den 23. september og den 18. november 2014 sin plan for ændringer af organiseringen af velfærdsområderne. Den 23. september godkendte også tidsplan for rekruttering af en direktør med særligt ansvar for børn og unge (genbesættelse af vakant stilling) med den konsekvens, at direktionen i en kort periode frem til sommeren 2015 ville være en direktion på fem, idet Peter Østerbye i forbindelse med Lene Jensens fratrædelse som direktør blev konstitueret som teknisk direktør fra 1. juli 2015 og et år frem. Direktionen ville således 1. halvår 2015 bestå af konstitueret teknisk direktør (frem til sommer 2015) Peter Østerbye, Henrik Nielsen, Jan Dehn, Lone Feddersen og Inger Marie Vynne. Lone Feddersen har nu meddelt, at hun ønsker at gå på pension i efteråret Når der opstår vakance på chef- eller direktør niveau, bør det give anledning til en aktiv vurdering af, om stillingen skal genbesættes eller om vakancen skal benyttes til at justere i struktur m.v. Kommunaldirektøren forelægger derfor i denne sag sin vurdering af den fremtidige direktions størrelse og funktionsmåde. Kommunaldirektørens vurdering er, at direktionen fortsat bør udgøres af tre direktører og en kommunaldirektør, og at den vakante direktørstilling slås op som en direktørstilling med ansvar for de tekniske områder - Center for Byg & Miljø, Center for Ejendomme & Trafik - samt Center for Kultur & Fritid og eventuelt Erhverv. Sagen blev udsat fra sidste møde i økonomiudvalget den 21. april 2015 som følge af nye oplysninger vedr. økonomi. Disse er indarbejdet i afsnittet om økonomi og i indstillingspunkt 4 og vedrører i korte træk, at det ved nærmere gennemgang af budgettet til direktører og chefer ikke er taget højde for de merudgifter til direktørlønninger der følger af, at direktørerne er overenskomstansatte modsat tidligere hvor de var tjenestemandsansatte. Tjenestemandsansatte direktørers pensioner konteres på kommunens tværgående bevilling for tjenestemandspensioner mens overenskomstansattes pensioner afholdes direkte af budgettet til direktion og centerchefer. Endvidere får overenskomstansatte direktører et fast kontrakttillæg på 15% hvilket der heller ikke er taget højde for. Budgettet burde være tilpasset disse ændrede forudsætninger hvilket ved en fejl ikke er sket. Hertil kommer en anden mindre ændret forudsætning, jf. økonomiafsnit. Samlet er der derfor behov for at tilføre 1,2 mio. kr. og det indstilles derfor i sagen, at finansiering heraf indarbejdes i budgetlægningen for

38 Side 36 Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller, 1. at direktionen også fremover udgøres af tre direktører og en kommunaldirektør, 2. at der opslås en stilling som direktør med særligt ansvar for de tekniske områder samt for Center for Kultur & Fritid og eventuelt Erhverv, 3. at Kommunernes Landsforening bistår i udarbejdelse af stillingsprofil og rekrutteringsproces, 4. at finansiering af merudgift til direktørlønninger som følge af overenskomstansættelse frem for tjenestemandsansættelser indarbejdes i budget Beslutning den : Tiltrådt. Sagsfremstilling: Baggrund I 2011 gennemførte Lejre Kommune en større omorganisering. I den forbindelse blev der indført fagcentre (centermodellen), direktionen blev dengang reduceret fra 5 til 3 og skulle sammen med chefkredsen virke som Koncerndirektion og ledelse for den samlede organisation. Organisationsbeskrivelsen fra 2011 er vedlagt som bilag. Medio 2013 blev der rekrutteret ny kommunaldirektør, og der er siden gennemført tilpasninger i struktur, bemanding og praksis på en række områder: - I 2014 med virkning fra 1. maj blev der gennemført en omorganisering af stabene. De to servicecentre, der var sat i verden for at betjene hvert sit hold af fagcentre/rådhuse, blev nedlagt. Der blev etableret en mere klassisk organisering af økonomi og øvrige stabsopgaver med dannelsen af Koncernøkonomi & Analyse og Koncernsekretariat & Udvikling. Samtidig blev tidligere Center for Veje & Trafik og Center for Ejendomsdrift lagt sammen til Center for Ejendomme & Trafik. Der blev truffet beslutning om at rekruttere en direktør Henrik Nielsen - med særligt ansvar for økonomi og effektivisering afspejlende en klar politisk målsætning om at forbedre økonomistyringen. - I 2014 med formel virkning fra 1. januar 2015 blev velfærdsområderne og særligt de specialiserede børne- og voksenområder omlagt. Det skyldtes en række problemer med den faglige og organisatoriske kvalitet, flerårige budgetoverskridelser og ambitionen om at skabe et mere sammenhængende hhv. børne- og voksenområde. Det daværende Center for Social & Familie blev nedlagt og aktiviteterne blev samlet i dels et nyt Center for Børn, Unge & Familie og dels et nyt Center for Job & Social, der også rummer Jobcenteret. I den forbindelse blev der truffet beslutning om at rekruttere en direktør med særligt ansvar for børne- og ungeområdet; et område som er kendetegnet ved store opgaver og forventninger til resultatdannelse de kommende år. Der blev endvidere rekrutteret en ny chef for Center for Børn, Unge & Familie. Samlet set blev antallet af chefer reduceret fra 18 til 12forbindelse med omorganiseringen i 2011, og antallet af direktører blev dengang reduceret fra fem til tre. Siden er antallet af direktører øget til fire (en kort periode til fem), og antallet af centerchefer er reduceret yderligere fra 12 til 10 (aktuelt 9 med vakant stilling som chef for Center for Dagtilbud). Organisationsdiagram fra 2010, 2011, 2014 og 2015 er vedlagt som bilag og illustrerer dette.

39 Side 37 I fokus Direktionens fokus er og bør være Kommunalbestyrelsens fokus, d.v.s. på at føre de politisk besluttede mål ud i livet. Herudover har direktionen fokus på at udvikle organisationen, så den også på længere sigt kan præstere dét, der efterspørges af Kommunalbestyrelsen, af borgerne og virksomhederne i Lejre Kommune - samt af regeringen og andre med indflydelse på den kommunale sektor. Fokus blev udarbejdet første gang ultimo Formålet var - og er - at skabe en fælles retning for udviklingen af den kommunale organisation. For 2015 er der fastlagt fire fælles fokuseringer, som alle dele af organisationen skal arbejde med, jf. bl.a. s møde den 4. februar 2015: Mere nærvær mindre sygefravær. Målet er at bringe sygefraværet ned på niveau med gennemsnittet i regionen, og i 2016 skal vi være på niveau med landsgennemsnittet. Det kræver, at sygefraværet i 2015 reduceres med 0,8 sygedage og med yderligere 0,8 sygedage pr. medarbejder i Udvikling af social kapital. Målet er at sætte fokus på dét der skaber arbejdsglæde og trivsel i hverdagen, nemlig vores evne til at samarbejde om at løse kerneopgaverne og på gode relationer der bygger på tillid og retfærdighed. Kvalitet i borgerbetjening. Målet er at forbedre borgernes og virksomhedernes oplevelse af mødet med den kommunale organisation ved at øge tilgængeligheden og kvaliteten i vores telefonbetjening, forbedre vores evne til at skrive, så det er til at forstå og overholde svartider samt styrke samarbejdet med hinanden og borgeren. Bedre økonomistyring og budgetoverholdelse. Målet er at forbedre træfsikkerheden i økonomistyringen i alle dele af organisationen og høste gevinsterne af effektiviseringstiltagene. Vi skal vide hvad vi brugerne pengene til, og hvis der sker skred i budgetterne skal vi vide det i tide, så centeret eller virksomheden kan nå at finde kompenserede effektiviseringer eller besparelser. Det er i sidste ende direktionens ansvar, at de tiltag, der sættes i værk inden for de fælles indsatsområder omsættes i dokumenterbart bedre resultater - i de forskellige dele af organisationen. Det sker i praksis gennem ledelse af ledere og af organisationen. I Lejre Kommune har hver direktør både et selvstændigt ressort-ansvar, d.v.s. ansvar for et eller flere fagudvalg og givne fagcentre/funktioner og et tværgående ansvar for hele organisationen. Deraf navnet koncerndirektør og koncerndirektion. Formålet med dét er at sikre, at topledelsen - gennem sin egen måde at arbejde på - fremmer samarbejde på tværs og helhedstænkning i modsætning til silo og suboptimering. Nedenfor beskrives kort to ledelsesmæssige indsatsområder i Lejre Kommune, som indfanger vigtige udviklingsfelter: Koncernledelse - i praksis Koncerntankegangen handler om, at borgerne i Lejre Kommune skal profitere af, at der er tale om én kommunal organisation frem for en række fragmenterede centre og virksomheder. Der skal være sammenhæng og helhed i opgaveløsningen set fra borgernes og virksomhedernes perspektiv, og de opgavemæssige synergier skal realiseres gennem effektivisering af arbejdsgange, digitalisering, samarbejde med andre kommuner m.v. for at skabe et kommunalpolitisk råderum til investering.

40 Side 38 Koncernledelse og styring i praksis kræver, at den administrative (og politiske) ledelse handler ud fra, hvad der er bedst for borgerne og for hele Lejre Kommune, frem for hvad der er bedst for eget center eller virksomhed. Det er sjældent helt entydigt, hvad der bedst, og hvilke behov der vejer tungere end andre behov. I praksis er der ofte tale om konkurrerende behov. Der er i det hele taget nogle indbyggede dilemmaer og vanskeligheder forbundet med at praktisere koncernledelse. F.eks. har de enkelte chefer og ledere en naturlig interesse i at holde på deres dygtigste medarbejdere og i at fastholde eller øge deres egne budgetter samt passe på egne medarbejdere m.v. Det ligger indlejret i ansvar og ansvarsfølelse, at man som leder skal passe på eget ansvarsområde som det første. Samarbejdet på tværs er især vanskeligt når det i praksis har konsekvenser for egne budgetter og medarbejdere. Hvem skal f.eks. stille administrative ressourcer til rådighed til at være tovholder for et opgaveteam, hvor man ud over at tage ansvar for egen opgaveløsning også skal tage ansvar for andre centres bidrag? Vel at mærke i en allerede presset dagligdag. De omorganiseringer der er gennemført i har bl.a. haft til formål at forbedre det tværfaglige og organisatoriske samarbejde i organisationen. Resultaterne er imidlertid ikke skabt med beslutningen om at omorganisere. Det kræver et vedvarende fokus på at forbedre de tværgående arbejdsgange, på kompetenceudvikling f.eks. gennem uddannelsesforløbet i professionel service til erhvervslivet, på at forbedre ledernes og medarbejdernes personlige kendskab til hinanden, på at udvikle kulturen m.v. De kommende år skal dette have stor opmærksomhed fra direktørerne og cheferne. Den nylige kortlægning af den sociale kapital på ca. halvdelen af kommunens arbejdspladser viser således, at netop samarbejde (den forbindende og brobyggende sociale kapital) efterspørges af medarbejderne, og er for lidt til stede i dag i Lejre Kommunes organisation. Det bekræftes af Borgerrådgiverens rapporter og klager fra borgere og virksomheder. Der er også positive takter og stadig flere eksempler på, at borgere og virksomheder sender roser tilbage for en god, helhedsorienteret hjælp. Men takterne skal være reglen i alle dele af organisationen, og de kommer ikke at sig selv. Det kræver - efter kommunaldirektørens vurdering at også direktørerne i disse år har en nærhed til driften og kerneopgaverne. Resultatledelse De fleste offentlige organisationer er - trods mange års talen om resultatstyring og ledelse, effekt og evidens, Key Performance Indicators og benchmarking m.v. relativt input- og indsatsorienteret. Om noget er godt eller skidt udtrykkes med andre ord oftere i nye aktiviteter og tiltag, eller i hvor mange timer et barn får støtte i f.eks. børnehaven, end i en beskrivelse af, hvad der skal komme ud af indsatsen. Det gælder også i Lejre Kommune, og derfor er det, jf. Fokus , et mål at vi bliver dygtigere til resultatledelse. Resultatledelse handler om at have fokus på kerneopgaverne, og om at lede sin organisation til at skabe de målsatte resultater - for færrest mulige ressourcer og med størst mulig kvalitet. Det forudsætter bl.a.: - At der aftales resultatmål, og at der er tilstrækkelig viden til at kunne formulere hensigtsmæssige mål. Hvis man f.eks. ikke kender sit sygefravær eller ved hvordan brugertilfredsheden er, så giver det ikke megen mening at formulere målsætninger og i hvert fald bliver det vanskeligt at følge op. - At der følges op på målene og ledelsen har styr på nøgleprocesserne altså på de arbejdsprocesser der knytter sig til kerneopgaverne, f.eks. visitation, byggesagsbehandling, miljøgodkendelser m.v. - At der udvikles en forbedringskultur, hvor løbende forbedringer identificeres med afsæt i borgernes behov og medarbejdernes ideer og erfaringer, og hvor forbedringsforslag gennemføres.

41 Side 39 Resultatledelse forudsætter at der sker en prioritering på tværs, så ressourcerne allokeres derhen, hvor de skaber størst værdi i forhold til de politiske mål og borgerne/virksomhederne behov. Koncernledelse og styring og resultatledelse er derfor tæt forbundne. Direktionen er i tæt samarbejde med Koncernledelsen og Hovedudvalget i gang med at skabe det fælles grundlag for resultatledelse, og for at fremme en forbedringskultur i hele organisationen. Der er som nævnt ovenfor udpeget fælles fokusområder og gennemført ledelsessamtaler med alle direktører/chefer/virksomhedsledere m.h.p. at formulere konkrete mål inden for de fire fælles fokuseringer. Forud for dét er der i 2014 skabt det nødvendige grundlag for at kunne formulere hensigtsmæssige mål, bl.a. gennem valid statistik over sygefravær, kortlægning af social kapital, budgetvalidering og systematisk opfølgning på politisk besluttede målsætninger, herunder effektiviseringsmål samt mål for kvalitet i borgerbetjening. Endvidere er de politiske mål i budgetaftalen systematisk omsat til årsplaner for fagudvalgene, der følges op og evalueres /justeres undervejs. I 2015 etableres grundlaget for at kunne dokumentere brugertilfredsheden, jf. budgetaftalen for Den konkrete resultatdannelse skal kunne mærkes af borgerne og medarbejderne, og de skal kunne dokumenteres, før der er tale om resultater. I særlig grad skal sygefraværet bringes ned, indsatserne for bedre økonomistyring skal vise sig i fortsat bedre budgetoverholdelse, tiltagene for bedre kvalitet i borgerbetjening og professionel erhvervsservice skal vise sig i færre klager og flere positive tilbagemeldinger fra borgere og virksomheder. Og arbejdsmiljøet skal forbedres på de arbejdspladser, hvor det ikke er godt nok - for tilfredse borgere og tilfredse medarbejdere er hinandens forudsætninger, ikke modsætninger. Det vil kræve en vedholdende indsats, hvor direktørerne går foran og tager et proaktivt ansvar - sammen med chefer, ledere og medarbejdere - for at følge op og tilpasse indsatserne undervejs men samtidig fastholde en rød tråd, hvor der ikke bare i et væk sættes nye projekter i gang uden at færdiggøre tidligere. Også dette kræver en direktion, der er nærværende og bredt kommunikere, i og uden for organisationen. Direktionen Det er Kommunaldirektørens klare vurdering, at der også videre frem er behov for en direktion på fire. Begrundelserne herfor er givet ovenfor. I dette afsnit følger en mere konkret vurdering af, hvad konsekvenserne ville være ved en tremandsdirektion. Endvidere følger en beskrivelse af, hvordan ansvarsfordelingen påtænkes tilrettelagt i en fortsat fire-mandsdirektion, herunder profilen for en ny direktør i lyset af Lone Feddersens beslutning om pensionering. I beskrivelsen af begge direktionsmodeller er følgende krav lagt til grund for vurderingen, da disse krav naturligt følger af de valg og rekrutteringer der er gennemført i 2014 og kravene om koncernledelse og resultatledelse: - Der skal være en vis indre og naturlig sammenhæng mellem den enkelte direktørs ansvarsområder så der også er mulighed for synergier og fordybelse (faglig indsigt) i direktionsarbejdet. - Ansvarsfordelingen skal tage afsæt i en realitetsvurdering af udfordringsniveau ift. kompetenceniveau (herunder erfaring). - Jan Dehn skal have ansvar for børne- og ungeområdet, da Jan Dehn helt nyligt er rekrutteret netop til dét. - Henrik Nielsen skal have ansvar for økonomi og effektivisering samt social og arbejdsmarked, da Henrik Nielsen nyligt er rekrutteret til dette og netop er startet op med pr. 1. januar med social og arbejdsmarked (UJA).

42 Side 40 Tremands-direktion I denne løsning er der lagt følgende snit i ansvarsfordeling: - Henrik Nielsen tager ansvar for Koncernøkonomi & Analyse, Center for Job & Social, Center for Velfærd & Omsorg. Det vil betyde, at Henrik Nielsen vil have ansvar for to fagudvalg (UJA, USSÆ) ud over dele af s område. - Jan Dehn tager ansvar for Center for Dagtilbud, Center for Skoletilbud, Center for Børn, Unge & Familie og Center for Kultur & Fritid. Det vil betyde, at Jan Dehn vil have ansvar for to fagudvalg (UBU og UKF). - Inger Marie Vynne tager ansvar for Erhverv & Turisme, Center for Byg & Miljø, Center for Ejendomme & Trafik samt Koncernsekretariat & Udvikling. Det vil betyde, at Inger Marie Vynne ud over og Kommunalbestyrelsen vil have direktøransvar for to fagudvalg (UET og UTM) samt for det samlede direktionsarbejde. Der kan naturligvis ses på andre ansvarsfordelinger, ligesom ansvarsområderne kan justeres over tid. F.eks. kunne Henrik Nielsen tage ansvar for de tekniske områder mens Velfærd og Omsorg og USSÆ kunne forankres under kommunaldirektøren. Eller Jan Dehn kunne tage ansvar for de tekniske områder og Kultur & Fritid mens børne- og ungeområderne kunne forankres under kommunaldirektøren. Disse og andre kombinationsmodeller ville imidlertid stride mod kravene ovenfor, og er derfor fravalgt. En anden mulighed var at gøre Henrik Nielsens og Jan Dehns ansvarsområder bredere og hermed undgå, at kommunaldirektøren får en urealistisk stor opgaveportefølje. Det er imidlertid direktionens klare vurdering, at der på både børne- og ungeområdet og på arbejdsmarkeds- og sundhedsområdet forestår store opgaver, som vil kræve direktørernes og chefernes fokus de kommende år. Følgelig vil konsekvensen af en tremandsdirektion være, at kommunaldirektøren i Lejre Kommune vil få et meget stort driftsansvar, ud over det udviklings- og driftsansvar der følger med at være kommunaldirektør. Også større end det er tilrådeligt i den aktuelle situation. Firemands-direktion

43 Side 41 I denne løsning vil direktionen som i dag bestå af tre direktører og en kommunaldirektør. Der skal følgelig rekrutteres yderligere en direktør som følge af Lone Feddersens pensionering. Det bliver en direktør med særligt ansvar for de tekniske områder og kultur og fritid, herunder et særligt udviklingsansvar for by- og boligudvikling samt eventuelt for erhvervs- og turismeudvikling. Sidstnævnte enten som egentlig tovholder eller i et tæt samarbejde med kommunaldirektøren som ansvarlig. Dette skal vurdere nærmere, når den endelige stillingsprofil udarbejdes. Ansvarsfordelingen i direktionen vil herefter (med de justeringer der kan følge af en rekrutteringsproces) være: - Henrik Nielsen tager ansvar for Koncernøkonomi & Analyse, Center for Job & Social, Center for Velfærd & Omsorg. Det vil betyde, at Henrik Nielsen vil have ansvar for to fagudvalg (UJA, USSÆ) ud over dele af s arbejde. - Jan Dehn tager ansvar for Center for Dagtilbud, Center for Skoletilbud og Center for Børn, Unge & Familie. Jan Dehn vil have ansvar for et fagudvalg (UBU). - Ny direktør tager ansvar for Center for Byg & Miljø, Center for Ejendomme & Trafik og Center for Kultur & Fritid samt evt. for erhvervschefen. En ny direktør vil følgelig have ansvar for to- tre fagudvalg (UTM, UKF og evt. UET). - Inger Marie Vynne tager ansvar for Koncernsekretariat & Udvikling samt direktøransvar for de strategiske programmer inden for kvalitet i borgerbetjening, sygefravær og social kapital samt branding- og udviklingsstrategiens implementering. Det vil betyde, at Inger Marie Vynne har ansvar for og Kommunalbestyrelsen og evt. for UET. Det har særskilt været vurderet, om Kultur & Fritid med fordel kunne knyttes tættere til børne- og ungeområderne. Det er imidlertid fravalgt primært p.g.a. behovet for en tæt kobling mellem kultur og fritid samt byudvikling, erhverv- og turisme. Herudover er det kommunaldirektørens vurdering, at målene på børne- og ungeområderne er krævende og stiller krav om fokus. Perspektivering Der er indhentet viden om andre kommuners direktionsbemanding. Der er således indsamlet viden fra de 10 kommuner, der lidt mindre end Lejre Kommune og de 10 kommuner, der er lidt større samt Holbæk og Roskilde kommuner, så der også er tal for de tilgrænsende kommuner.