Velkomstmappe. 1: Hvad er sundhedsteknologisk serviceprogram? 2: Hvad kan der søges støtte til?

Transkript

1 Velkomstmappe 1: Hvad er sundhedsteknologisk serviceprogram? Life Science Innovation har i programperioden modtaget midler fra regionalfonden til at gennemføre et sundhedsteknologisk serviceprogram i Nordjylland, hvor formålet er at sætte virksomhedernes udvikling i centrum ved at koble erhvervslivet med de offentlige behov og viden fra AAU, UCN m.fl. 2: Hvad kan der søges støtte til? Via innovationssamarbejder mellem virksomheder, deres kunder og vidensinstitutioner støtter sundhedsteknologisk serviceprogram udvikling af nye produkter og løsninger, herunder både varer og tjenesteydelser med kommercielt sigte. Virksomheder kan søge om støtte, og det skal være konkrete behov og kendskab til markedets- og kundernes behov, der skal være styrende for den innovative indsats og innovationen skal ske på baggrund af en kommerciel tilgang. Indsatsen skal udmønte sig i koncepter til nye produkter eller løsninger, herunder både varer og tjenesteydelser. Outputtet kan være et koncept, som fx en prototype, mock-up, tegning eller plan. I projektet er der afsat midler til Projektarbejde baseret på faktisk løn Konsulentbistand fra eksterne leverandører I ansøgningsskemaet laves der et udkast til budget for projektet og det endelige budget fastlæggende af Life Science Innovation i forbindelse med behandling af ansøgningen.

2 3: Flowdiagram Faserne i sundhedsteknologisk serviceprogram fremgår af nedenstående model: Ideenfasen: Matchmaking: Her har Life Science Innovation dialog med virksomheder, forskere og offentlige ansatte for at identificere emner for mulige samarbejder. Projektideer m.m. kan indsendes på hjemmeside under indmeldelse af projektideer. Workshops: Virksomheder, offentlige aktører og forskere bringes sammen omkring et specifikt emne og etablere et partnerskab. Udvikling af projektforslag: Partnerskaberne laver selv en række møder og aktiviteter, som leder frem til en ansøgning til puljen. Ansøgningsfasen: Ekspertpanel: De indkomne forslag fremligges til Life Science Innovations ekspertpanel, som bedømmer projekterne ud fra oplysningerne i ansøgningsskemaet Screening af behov: Der gennemføres af Life Science Innovation en kort, men dyberegående, analyse af projekternes indhold. Udvælgelse: Bestyrelsen udvælger de projekter, som vurderes at have de bedste effekter

3 Projektfasen: Projektgennemførelse: Her sker hovedparten af aktiviteterne i sundhedsteknologisk serviceprogram. Formålet er her at få udviklet de koncepter og/eller prototyper, som er beskrevet i ansøgningsskemaet. Afslutningsfasen: Afsluttende workshop: Her gennemføres workshops, som er åben for alle interesserede, hvor der skal uddrages erfaringer og deles viden på tværs af de enkelte innovationsprojekter. Der laves en kort opsamling til Life Science Innovation, som afrapportere til erhvervsstyrelsen. 4: Generelle vilkår for sundhedsteknologisk serviceprogram Der er en række generelle vilkår for at indgå med et projekt: 4.1. Støttesats Du kan som virksomhed ikke få dækket mere end maksimalt 50 pct. af de afholdte og betalte støtteberettigede udgifter fra regionalfonden. Såfremt at du får midler under sundhedsteknologisk serviceprogram laves der en nærmere budget baseret på kostpriser, hvor den endelig støttesats beregnes Maximal støttebeløb Det maksimale ansøgte beløb er kr i dette projekt. Dog kan projektet samlet budget være højere Resultatorientering Du skal være opmærksom på, at alle projekter skal have klare effekter. Det betyder, at dit projekt skal bidrage til at indfri de specifikke mål som er for sundhedsteknologisk serviceprogram. Effekterne i ansøgningsskemaet skal være klare, logiske og indeholde en beskrivelse af de kritiske antagelser for, at dit projekt faktisk kommer til at virke efter hensigten Additionalitet Du kan ikke få tilskud til projekter, som ville være blevet gennemført uden EU's medfinansiering fra Regionalfonden. Kort sagt støttes hverken driftopgaver eller allerede finansierede projektet Udgiftstyper Programmet støtter primært lønkroner til kostpris baseret på faktiske lønsedler. Du kan aldrig få EU's medfinansiering til drift, fysisk eller trafikal infrastruktur, jord, fast ejendom, bygninger, anlæg eller til maskiner og udstyr til produktion af energi Statsstøtte, udbud og De minimis reglen Du skal være opmærksom på, at den offentlige EU-medfinansiering skal være i overensstemmelse med reglerne om gennemsigtighed og fri konkurrence, herunder navnlig EU s statsstøtte- og udbudsregler. Aktiviteterne i dit projekt skal på ansøgningstidspunktet

4 være beskrevet så klart, at det kan vurderes, om projektet indebærer statsstøtte og eventuelle krav om udbud af opgaver. De minimis-reglen betyder at virksomheder må modtage op til Euro i en periode på tre regnskabsår i støtte fra EU. For at deltage i dette projekt, skal virksomheden desuden underskrive, at de overholder De minimis reglen Små og Mellemstore Virksomheder Du skal opfylde EU s krav til SMV-virksomheder - antal ansatte må ikke overstige kun en af værdierne for balancen eller årlig omsætning må overstige hhv. 43 mio. euro (balancen) eller 50 mio. euro (omsætning) Ejer- og koncernstruktur indgår også i vurderingen samarbejde Erhvervsstyrelsen udsteder ikke kontrakter om EU-medfinansiering til projekter, som kun omfatter medfinansiering til en enkelt virksomhed. Samarbejdet skal som udgangspunkt bestå af minimum 3 smv er og en offentlig eller offentligt lignende videninstitution med ekspertise inden for den konkrete teknologi/viden. Life Science Innovation kan evt. være behjælpelig med matchmaking inden ansøgningen Likviditet: Det er vigtigt, at virksomhederne har den fornødne likviditet til at indgå i projekterne, da midlerne (faktisk løn og udgifter til eksterne konsulenter) først udbetales efter projektets afslutning og erhvervsstyrelsens godkendelse Ikke støtteberettigede aktiviteter. Det er vigtigt, at partnerskabet undersøger hvilke aktiviteter, som er støtteberettiget. Såfremt at revisionen, erhvervsstyrelsen eller EU skulle vurdere, at en række aktiviteter i projektet ikke er støtteberettiget, så modtager virksomheden ikke refusion for disse aktiviteter Datasikkerhed Life Science Innovations arbejdsgange med datasikkerhed fremgår af Herunder anvender LSI sharefiles til krypteret upload af filer fra partnerne, som ikke kræver installationer på afsenderens computer. Såfremt at partnerne har egne indsamlinger af personfølsomme data henvises til datatilsynet.dk for lovgivning på området. Ansøgninger skal være opmærksomme på at der kan komme spørgsmål om IPR og andre rettigheder i projektet. Sådanne forhold aftales internt imellem ansøgerne. 5: Ansøgningsskemaet Hvis du lever op til overstående krav, så kan du udfylde et ansøgningsskema for at få støtte til dit projekt. Det er vigtigt, at du tager dig god tid til at udfylde ansøgningsskemaet, da dit projekt vil blive bedømt af et ekspertpanel på baggrund af din beskrivelse af projektet i ansøgningsskemaet. Ansøgningsskemaet kan du finde på LSI s hjemmeside og kan sendes til ssp@lsi-nd.dk eller til din kontaktperson i LSI.

5 6: Startskema Life Science Innovation har samlet en række centrale dokumenter og krav (samtykkeerklæring, de minimis reglen, SMV status m.m.) til virksomhederne i en startskema. Dette er vigtige krav til virksomheden, som du skal sætte dig ind og udfylde. Startskemaet kan du finde på LSI s hjemmeside og den skal udfyldes af virksomheden for at deltage. Startskemaet skal indsendes til ssp@lsi-nd.dk. Når startsskemaet er modtaget får du et link til krypteret upload af dokumenter (timesedler, lønsedler m.m.) i projektet. 7: Timeregistrering Hvis du får tilskud, så skal du løbende udfylde timeregistreringer for at dokumentere den tid, som du har anvendt på EU-projektet og de aktiviteter, som du har deltaget i på projektet. Det skal fremgå klart af timeregistreringen, hvilke aktiviteter, du har deltaget i, og hvor meget tid, du har anvendt på de enkelte aktiviteter. Timeseddel udfyldes hver måned af medarbejderen og virksomheden. Timeseddelskabelonen kan hentes på LSI s hjemmeside. Nedenfor er der et eksempel på et timeregistreringsskema: En god arbejdsgang for timeregistering kan være:

6 Trin 1: Samtykke til personoplysninger Du skal have godkendt Samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger, før du må registrere timer på projektet. Skemaet skal kun udfyldes en gang pr. deltager, men det er vigtigt, at den er udfyldt og dateret før projektet går i gang. Samtykkeerklæringen og vejledning kan du finde på LSI hjemmeside og den udfyldes af alle deltagere. Samtykkeerklæringen skal uploades via det tilsendte krypteret link. (Obs: Denne samtykkeerklæring er ikke nødvendigt ved aktiviteter efter 25 maj 2018) Trin 2: Beskriv aktiviteterne Timeregistreringsskemaets kolonne med projektrelevante skal du selv udfylde kolonnen med dine aktiviteter. Aktivitetsbeskrivelsen skal være klar, og den skal kunne læses af udefrakommende. Det skal altid fremgå, hvorvidt der er tale om fx et specifikt møde eller produktudvikling. Det er ikke nok at skrive eksempelvis møde eller udvikling i stedet at skal der stå Møde med LSI eller Udvikling af software 1.0. Jo mere tid, der bliver brugt på en aktivitet, des mere detaljeret skal aktivitetsbeskrivelsen være. Ikke projekt-relevante aktiviteter som frokost, sygdom, barsel, ferie, feriefridage, omsorgsdage, helligdage og andet fravær, må ikke medtages i timeregistreringen. Trin 3: Registrer timerne I skemaet registrerer du de timer, du har brugt på de enkelte arbejdsopgaver. Eksempelvis angives en halv time med 0,5, og et kvarter med 0,25. Vi anbefaler, at du registrerer dine timer dagligt. Trin 4: Dato og underskrifter Timeregistreringen skal dateres og godkendes af både dig og din overordnede/projektleder /projektansvarlige. Formålet med at godkende timeregistreringen er, at både du og medunderskriveren vedstår, at registreringen er korrekt, og at de registrerede aktiviteter er projektrelevante. Hvem der skal medunderskrive din timeregistrering afhænger derfor af, hvem der har disse oplysninger. Timeregistreringer skal være godkendt inden for et tidsrum, hvor det er sandsynligt, at begge parter kan huske, hvad aktiviteten bestod i. Dette kan fx typisk være ved månedens udgang, og kan aldrig foretages på forhånd. Hvis du er i tvivl om, hvordan du udfylder timeregistreringen, skal du kontakte Life Science Innovation. For at skemaet kan tjekkes af revisionen, så skal der øverst udfyldes en række stamoplysningen Dette er Virksomhedsnavn, CVR, Måned/ÅR, Deltagernavn og CPR. (Dog behøves de sidste fire tal i CPR nummeret ikke oplyses. CPR kan således udfyldes xxxx) Når timerne er opgjort, så skal de omregnes til faktiske omkostninger, Derfor skal udgiften til timerne dokumenteres. Dette gøres ved at indsende lønseddel for den pågældende måned til LSI, som ved hjælp af erhvervsstyrelsens værktøjer omregner lønnen. Timeseddel skal sammen med månedens lønseddel skal uploades via et krypteret link senest den 8 i den efterfølgende måned

7 8: Design og layout Når du er med i projektet, så skal EU logo anvendes på relevante dokumenter, powerpoint, hjemmeside og plakater i fra projektet. Logoet ser således ud: EU Logo (obligatorisk): En nærmere beskrivelse af informationspligt om projektet på hjemmesider m.m. fremgår af Sammen med EUs logo kan Life Science Innovations logo anvendes (valgfrit): Projekterne i sundhedsteknologisk serviceprogram bliver desuden beskrevet på lifescienceinnovation.dk, hvor virksomhedernes logo m.m. vil fremgå. 9. Afrapportering og afregning I slutningen af projektet skal der sammen med Life Science Innovation laves en afsluttende workshop og en afrapportering til EU. Denne afrapportering skal beskrive projektets vigtigste resultater, læringen i projektet og hvorledes projektet er forankret fremadrettet. Life Science Innovation tager ved behov kontakt til de deltagende virksomheder for at få input til denne afrapportering. Ligeledes evaluerer COWI programmet som helhed igennem interviews og spørgeskemaundersøgelser, som deltagerne kan blive bedt om at deltage i. Når afrapportering og regnskabet er godkendt, så udbetales støttemidlerne fra Life Science Innovation til virksomheden. Der er ikke mulighed for forudbetaling eller løbende udbetalinger. 10. Hvis du vil vide mere: Så kan du besøge eller skrive til programansvarlig Ulrik Appel på uap@lsind.dk