Administrative procedurer 12. &13. maj 2009

Transkript

1 Administrative procedurer 12. &13. maj 2009

2 Program Følgende emner vil blive behandlet: EU-regelsæt Entydig identifikation Udgiftstyper Betalingsdokumentation Transaktionsspor - Konteringsvejledning Attestation - Underskrifter Fremsendelse af materiale (deadlines) Medfinansiering Eksempler spørgsmål m.v.

3 Information Dagens materiale samt øvrige relevante informationer, skemaer, dokumenter m.v. kan findes på: under Om KOMPETENCEmidt, Værktøjskasse

4 EU-regelsæt Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Gældende bekendtgørelse: BEK nr. 781 af 28. juni 2007

5 Husk logo! HUSK EU-socialfondslogo og Regionslogo på alt officielt materiale

6 Støtteberettigede udgifter Aktiviteten skal sandsynliggøres (kunne dokumenteres og så vidt muligt i form af skriftlig dokumentation) Der skal udvises sparsommelighed (indhent evt. flere tilbud) Alle udgiftsbilag skal attesteres af ansatte med detailkendskab er nødvendige for at gennemføre projektet er projektrelevante er afholdt og betalt i bevillingsperioden er bevilget Betalingen skal kunne dokumenteres (vedlægges)

7 Entydig identifikation Eksempel: K K : Konsortiets nummer K : Projektpartners nummer K : Bilagsnr. hos projektpartner Påfør CVR-nr. på den partner, der skal have beløbet udbetalt.

8 Entydig identifikation Nummerering af de 6 konsortier: K10 Østjysk KompetenceCenter K20 KompetenceCenter MIDT K30 KompetenceCenter Compass K40 Kompetencecenter Videre nu MidtVest K50 KompetenceVækst K60 KompetenceCenter Silkeborg Liste over projektpartnernes numre findes på

9 Udgiftstyper Lønudgifter dokumenteres ved: - Underskrevet timeregistreringsskema (medarbejder + foresatte) - Underskrevet lønseddel (medarbejder + foresatte) Aktiviteten dokumenteres ved: - Besøgsrapport (fase 1, fase 2 og fase 3) kun side 1 medsendes timereg. - Uddannelsesplaner/tilbud - Notater - Mødeindkaldelse/referater - Deltagerlister (møder, arrangementer m.v.)

10 Fase Fase 1: Virksomhedsbesøg pr. år 1 besøg = max. 3½ time incl. kørsel Fase 2: Uddannelsesplanlægning (skriftlige uddannelsesplaner) pr. år 1 plan = max. 5 timer incl. kørsel Fase 3: Planlægning og igangsættelse af kompetenceudviklingsaktiviteter forløb pr. år 1 forløb= max. 10 timer incl. kørsel Alt afregnes med faktisk timeforbrug og faktisk timesats

11 Besøgsrapporter Alle fase 1, fase 2 og fase 3 aktiviteter indtastes og registreres i fælles database på Det er altid navnet på den konsulent, der har besøgt virksomheden eller udarbejdet ex. uddannelsesplanerne, der skal stå på rapporten og som skal underskrive side 1. TJEK! At dato for besøg stemmer overens med timeregistrering

12 Timeregistreringsskema I udgangspunktet anvendes: Timeregistreringsskema Projektpartnere, der skal dokumentere medfinansiering eller som anvender anden form for fyldestgørende registreringssystem: Eget skema kan anvendes (kræver OK fra VHM)

13 Timeregistrering eksempel på udfyldt skema vedlagt materiale

14 Lønudgifter (fortsat) Skabelon til lønberegning (Antal timer x faktisk timeløn) anvendes, se Vi anbefaler: At lønberegning foretages lokalt Alternativt: At lønberegning foretages af VHM

15 Lønberegning eksempel på udfyldt skema vedlagt materiale

16 Lønberegning Udlæg Tillæg Vederlag Bonus og lignende...må ikke medtages i lønberegning. Medregn kun de tillæg, der kan dokumenteres at være givet pga. kvalifikationer, der har med dette projekt at gøre.

17 Persondatalov Alle medarbejdere hos projektpartnere, der registrerer timer på projektet skal underskrive, at man er bekendt med persondataloven (kan hentes på Originaldokument fremsendes til VHM. Man kan vælge kun at fremsende underskriftsside. Skriv tydeligt navn samt institution på den, der underskriver.

18 Kørsel Kørselsregistrering skal indeholde: Hvem (navn på besøgsperson) Hvor (til/fra) samt antal kørte kilometre Hvornår (dato/år) Hvorfor (anledning)? Underskrives af medarbejder samt foresatte TJEK! At der er overensstemmelse mellem dato for aktiviteter/besøg og kørselsdato (samme dato).

19 Øvrige udgifter Udgiftsbilag i form af original faktura Følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen: - Leverandøroplysninger - Modtager (fakturaen skal så vidt muligt være stilet til projektet) - Ydelsen specificeres/skal fremgå klart af faktura Udgiftsbilag vedr. forplejning gælder endvidere: - Oplysninger om deltagere (navn/organisation), anledning

20 Betalingsdokumentation Følgende oplysninger skal vedlægges eller være påført bilag: - CVR-nr. (den partner, der har betalt udgiften og som skal have beløbet udbetalt fra VHM) - Bankkontonummer (betalingsdokumentation) - Bilagsnummer + kontonummer i eget bogholderi - Betalingsdato

21 Transaktionsspor Definition: Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet), ligesom det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet) Konteringsvejledning

22 Konteringsvejledning Kontonr. i ESF - TAS Udgifter til projektadministration Projektforberedelse 10 Kontonr. i eget økosys Vejledning - tekst Budget - resultatkontrakt Projektledelse (egne konsulenter) 20 Projektledelse i konsortium Faglige medarbejdere Administrativt personale (internt) 30 Administrativt personale (eksternt) 30 Administration konsortium Andet 40 Udgifter til undervisning Internt undervisningspersonale - konsortierne - Fase Netværksaktiviteter - Ny viden Erfaring nye læringsmetoder 50 Konsortium Konsulenter: uddannelsesbesøg, uddannelseplanlægning Eksternt undervisningspersonale 55 Uddannelse af personale 60 Andet 65 Andre udgifter Indirekte omkostninger 70 Husleje 80 Annoncering, erfaringsudveksling 90 - Annoncer - TV reklamer - Øvrig markedsføring Evaluering 100 Rejser, kost og logi 110 Udgifter til kørsel, kost og logi Personbefordring, billetter - Hotelophold - Rejsegodtgørelse medarbejdere - Rejsegodtgørelse eksterne konsulenter - Fortæring, intern kantine (ej moms) - Fortæring arrangementer/møde

23 Underskrifter Udfyldelse af underskriftblad for hver partner, der måtte afholde udgifter i projektet. Underskriftblad kan downloades fra Skriv tydeligt navn samt institutionsnavn/partner. Sendes samlet fra hver konsortium til VHM.

24 Fremsendelse af materiale Samlet mappe fra hvert konsortium sendes anbefalet til: Væksthus Midtjylland Åbogade 15, 8200 Århus N Att.: Projektsekretariatet, KOMPETENCEmidt Senest den 10. i efterfølgende måned.

25 Deadlines! Materiale vedr. : KOMPETENCEmidt aktiviteter i 2008 samt til og med april 2009 senest 15. maj 2009 Medfinansiering for 2008 og frem til maj 2009 senest 15. juni 2009.

26 Næste indberetningstermin Næste indberetning til EBST finder sted pr. 31. august 2009 Alle udgiftsbilag for perioden juni juli 2009, der vedrører KOMPETENCEmidt skal derfor være os i hænde senest den 10. august Bilagsmateriale for august 2009 skal være os i hænde senest den 10. september 2009

27 En stor bøn til jer! Ingen hæfteklammer (brug i stedet en papirclips eller en plastlomme) Ingen dupleks bilag/kopier (ej print på begge sider) Kun A-4 ark Ingen labels af hensyn til den efterfølgende scanningsproces.

28 Spørgsmål Spørgsmål vedr. de administrative procedurer kan rettes til: Charlotte Grønbæk, Hanne Haugaard Rishøj, Marie-Louise Vagnby, Tlf