Vejledning til budget for fagkomiteerne ved Træfagenes Byggeuddannelse.

Transkript

1 Vejledning til budget for fagkomiteerne ved Træfagenes. Om denne vejledning: De skærmbilleder der er i denne vejledning, er med Windows XP, eller oftest fra Excel 2003, så der kan være enkelte ting / skærmbilleder der ser anderledes ud hos dig. <Gem> dette er en kommando, eller <Filer> er en kommando i en menu. [Udskriv] betyder at man vælger fanen Udskriv. OBS. Skærmbillederne er ikke ændret i forhold til ændringer i kontonumre pr. marts Sådan kommer du i gang: Gå til Sekretariatets hjemmeside find Tømrer gå til <Bibliotek> vælg < Fagkomitebudget (elektronisk)>, når menuen Filoverførsel dukker op, vælg <Gem>, og gem filen på din egen PC. Her er valgt mappen Fagkomite. Omdøb filen, f.eks. til: Fagkomite regnskab ÅR.xls og tryk på <Gem>. Når du får beskeden, at overførslen er fuldført så tryk på <Åben>, og regnearket åbnes. Kommer en advarsel om makro, se næste side i vejledningen. Hvis dit regneark ikke fylder hele skærmen så kan du trykke på maximer. Indholdet i regnearket (Projektmappen): Der er 7 faneblade på bundlinien af projektmappen: 1. [Stamdata] Her begynder man, der er 4 oplysninger, der skal indtastes. Skal gøres først. 2. [Budget forår] Her indtastes de forventede udgifter og elevantal. Skal bruges til at fastsætte prisen på forårets svendeprøve. 3. [Budget efterår] Her indtastes de forventede udgifter og elevantal. Skal bruges til at, fastsætte prisen på efterårets svendeprøve. 4. [Udskriv] Her er en udskriftsmenu, der viser de muligheder, man oftest har brug for. Har man andre ønsker, må man bruge de almindelige udskriftsmuligheder i Excel. 5. [Print forårsbudget] Opsummering af forårets budget. Indsendes til Byggeriets Uddannelser. 6. [Print efterårsbudget] Opsummering af efterårets budget. Indsendes til Byggeriets Uddannelser. 7. [Print årsbudget] Opsummering af forårs og efterårsbudget, hvis man ønsker at lave budget for hele året. Indsendes til Byggeriets Uddannelser. Side 1 af 6

2 Generelt: Det er kun i celler med blå tekst, der skal rettes. (ikke let at se på billedet her) Her er vist et eksempel fra fanebladet [Budget forår], hvor det rigtige elevantal skal indtastes. Skriv årstallet for regnskabsåret rettes automatisk til det korrekte årstal, når du har skrevet det ind på [Stamdata]. Det er ikke en fejl, at der i alle ark er celler, hvor der står #DIVISION/0! Det ændres, når man begynder at indtaste tal i. I de enkelte regneark møder du en lille rød trekant. Placerer du musen i cellen, kommer der en forklarende tekst frem. Når du åbner regnearket, kan der komme en advarsel, der spørger om, regnearket skal åbnes med makroer, og at makroerne eventuelt kan indeholde virus. De makroer, der er med i dette regneark indeholder ikke virus. Vælg derfor åbn <Med makroer>, så får du hele regnearkssystemet med. I nyere versioner af Excel kommer der ingen advarsel, men er arket åbnet uden makroer kan det ses her. Klik på indstillinger, så får du mulighed for at aktivere makroer. Side 2 af 6

3 Kontoplanen: Der henvises til den kontoplan, der er udarbejdet af Det Faglige Udvalg for Træfagenes. Oprundinger: Der er i regnearket brugt 25,00 kr. som automatiske oprundinger. Bliver den budgetterede pris eks ,89 kr. pr. elev, så vil der skulle opkræves 1.700,- kr. pr. elev. Så skal vi i gang 1. Stamdata Når regnearket er gemt med det nye navn, og du åbner det første gang, skal der indtastes nogle stamdata. Gå til fanebladet [Stamdata]. Her skal du, hvor der med blåt står: Formandens navn Skriv formandens navn. Det samme gøres med Næstformandens navn og Skolens navn. Skriv årstal. Her skal du skrive 2011 for år Side 3 af 6

4 2. Budget forår 3. Budget efterår Der er et budget til foråret og et til efteråret, da der kan være stor forskel på omkostningerne på de 2 svendeprøver. Forskelle i antallet af elever, større lokaler, flere faciliteter mv. Man starter med at indtaste det antal elever, der skal op til svendeprøven. Så sætter man sine budgetterede udgifter ind på de enkelte konti. Eks. Konto 6: Fagkomitemøder ifm. svendeprøven Timer. Her skal man have udgifterne til det arbejde fagkomiteen udfører i forbindelse med svendeprøverne. Bemærk at der indtastes et timetal. Systemet beregner selv beløbet. For hver af kontoerne 6, 8 og 9 skal der indtastes henholdsvis timer og antal km. Når man kommer ned til konto 12, regner systemet ud, hvad den samlede udgift for svendeprøven er. Side 4 af 6

5 Efter konto 12 er det mulighed for at indlægge et beløb til regulering af fagkomiteens kassebeholdning. Skal kassebeholdningen nedbringes med f.eks kr. fordi den overskrider det normerede tal på 500 kr. pr. årselev indtastes her. HUSK minus foran, hvis kassebeholdning skal nedbringes. Skal kassebeholdningen omvendt hæves, f.eks. fordi der har været ekstraordinære udgifter til en sygesvendeprøve, indtastes det beløb man ønsker at hæve beholdningen med. I bunden af budgettet er det beregnet, hvad der skal indbetales pr. elev for svendeprøven. Udskriv budgettet: Vælg fanen [Udskriv] og udskriv, det I har brug for <Udskriv forårs budget (alt)> eller <Udskriv forårs budget (kun sum)> (kun sum) = udskriver det ark hvor udregningen af svendeprøvegebyret er. Side 5 af 6

6 4. Udskrift En print menu med makro Udskrift menuen vil vælge den standardprinter, der er valgt til din PC. Er man kender af Excel regneark, så er det ikke sikkert at man vil bruge denne menu, og det er helt fint, for man kan sagtens benytte de almindelige udskriftsmuligheder, der findes i Excel. Print menu Når man har lavet sit budget, så kan man gå til fanen [Udskriv]. Så får man dette billede frem. Kør musen op til en af knapperne, så der kommer en hånd. Klik med musen for at udskrive. Vælger man <Udskriv forårs-budget (alt)>, får man 3 sider, specificeret med alt det, der er på hver konto. Vælger man derimod: < Udskriv forårs-budget (sum)> er det kun hovedtallene der udskrives. Håber, at regnearket og denne vejledning er til hjælp og glæde. God arbejdslyst. Ris / ros og ideer modtages gerne. Henning Mikkelsen hem@tib.dk Tlf Side 6 af 6