Vejledning til udskrivning af rapporter i Blåt Medlem

Transkript

1 Vejledning til udskrivning af rapporter i Blåt Medlem Blåt Medlem tilbyder en række rapporter. Hvilke rapporter du kan hente er afhængig af hvilken enhed du er medlemsansvarlig i For eksempel kan en gruppeleder typisk hente de rapporter der er nævnt i denne vejledning Indhold Hvor finder jeg rapporterne... 2 DUF-Liste... 3 Funktionsliste... 5 Kommuneliste... 7 Kontoplan Medlemsliste Medlemsstamkort Regnskabsudskrifter Statistikskema

2 Hvor finder jeg rapporterne Log ind på Blåt Medlem Klik på din enhed Derved fremkommer en menu i venstre side. Vælg punktet Rapporter Der vises nu en oversigt over de rapporter du har adgang til 2

3 DUF-Liste Denne rapport udtrækker den liste over medlemmer, som DDS bruger til tipstilskud - den er derfor uden de udenlandske medlemmer Vælg DUF-liste på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Felt 1: Dette felt kan du normalt ikke ændre på. Det viser den enhed du er Medlemsansvarlig i. Felt 2: Her kan du vælge om du vil have en liste over dem der har korpsmedlemskab i din enhed, Felt 3: Her kan du vælge at få dem med der også er medlem et andet sted Felt 4: Her kan du vælge Ikke medlemmer, typisk bestyrelsesmedlemmer Felt 5: Vælg dato for rapporten. Er udfyldt med aktuel dato Felt 6: Her kan du angive at du vil have de pårørendes adresser på Felt 7: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 8: Klik Hent for at hente rapporten. Den dannes først fra det øjeblik du klikker. Felt 9 viser sig hvis du har valgt popup og rapporten ikke åbner 3

4 Listen viser Medlemsnr, Navn, Alder, Kontakt Navn, Kontakt adresse og Kontakt Postnr/By for hvert medlem af de valgte kategorier Korpsmedlemskab, Andet medlemskab og Ikke medlem I det viste eksempel er oplysningerne slørret Print af DUF-listen Ønsker du at printe listen kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang: 4

5 Funktionsliste Denne rapport udtrækker en liste over alle funktioner og tilknyttede personer i den nuværende enhed. Det kan her vælges om funktioner i underenheder skal medtages eller ej, og det kan vælges om personer med flere roller skal optræde én eller flere gange Vælg Funktionsliste på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Felt 1: Feltet forud udfyldt med navnet på den enhed du er medlemsansvarlig i, idet viste eksempel en gruppe. Er der tilknyttet underenheder (eksempelvis afdelinger/patruljer) kan du vælge kun at vise en af disse. Felt 2: Er der tilknyttet underheder til den valgte enhed kan du vælge om du vil have dem med. Standard er at de er med Felt 3: Her kan du vælge at personer der har flere funktioner vises med en linje for hver funktion. Eksempelvis vil en person der er gruppeleder og bladmodtager fremstå på listen i to linier. Dette er standard. Og bemærk at funktionen ikke bliver vist såfremt dette punkt ikke er valgt Felt 4: Såfremt dette flueben er sat vil barnet fremstå på listen med pårørendes adresse i stedet for sin egen hvis der er forskel på disse Felt 5: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 6: Start rapporten ved klik på Hent 5

6 Print af funktionslisten Ønsker du at printe listen kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang: 6

7 Kommuneliste Denne liste indeholder oplysninger til Kommunen der kan bruges i forbindelse med tilskud. Listen kan i Excel rettes til så den har de oplysninger der skal bruge til din kommune. OBS! Hvis du ikke bruger regnskabs og kontingentdelen i Blåt Medlem, vil de fire sidst kolonner være blanke. Disse skal I således selv udfylde, eller bruge de blanketter kommunen har. Vælg Kommuneliste på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Kommunelisten vist på skærmen: Felt 1: Dette felt kan du normalt ikke ændre på. Det viser den enhed du er Medlemsansvarlig i. Felt 2: Her vælger du hvilket kalenderår listen skal vise for Felt 3: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 4: Ønsker du blot at se Kommunelisten på skærmen klik på Hent 7

8 Kommunelisten eksporteret til fil I stedet for blot at se listen på skærmen, er det muligt at eksportere kommunelisten til enten en CSV fil (en semikolonsepareret fil der kan bruges af andre programmer) eller til Microsoft Excel regneark Felt 1: Klik på rulleskakt symbolet hvis du vil vælge mellem CSV eller Excel CSV. Felt 2: Her ser du valgmulighederne. Markerer du CSV skifter til Klik på knappen. Derefter går der et øjeblik mens listen dannes. Afhængig af sikkerhedsindstillingerne på din PC kan du blive mødt af et skilt: Vælger du Åbn åbnes Excel (eller det program din PC er indstillet til at åbne) 8

9 Vælger du Gem vil du sikkert blive bedt om at vælge en mappe at gemme filen i: Vælg den ønskede mappe og klik på Gem Kommuneliste som regneark 9

10 Kontoplan Denne rapport udtrækker en kontoplan indeholdende saldo for hver konto. Vælg Kontoplan på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Felt 1: Her vælger du hvilken regnskabsperiode du ønsker konto plan Felt 2: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 3: Klik på Hent for at danne kontoplanen og få den vist på skærmen Kontoplan på skærmen 10

11 Print af Kontoplanen Ønsker du at printe listen kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang: 11

12 Medlemsliste Denne rapport udtrækker en liste over alle medlemmer i den nuværende enhed Vælg Medlemsliste på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Felt 1: Dette felt kan du normalt ikke ændre på. Det viser den enhed du er Medlemsansvarlig i. Felt 2: Her kan du vælge om du vil have en liste over dem der har korpsmedlemskab i din enhed, Felt 3: Her kan du vælge at få dem med der også er medlem et andet sted Felt 4: Her kan du vælge Ikke medlemmer, typisk bestyrelsesmedlemmer Felt 5: Vælg dato for rapporten. Er udfyldt med aktuel dato Felt 6: Her kan du angive at du vil have de pårørendes adresser på Felt 7: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 8: Klik Hent for at hente rapporten. Den dannes først fra det øjeblik du klikker. 12

13 Medlemsliste på skærmen Print af medlemslisten Ønsker du at printe listen kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang: 13

14 Medlemsstamkort Denne rapport udtrækker stamkort over alle medlemmer i en bestemt enhed. Vælg Medlemsstamkort på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Her bliver du i starten mødt af en dialogboks der gør dig opmærksom på at det er personfølsomme oplysninger ud rapporterer Bekræft at du har læst advarslen ved klik på OK Derefter kan du gå videre med opsætningen: 14

15 Felt 1: Feltet forud udfyldt med navnet på den enhed du er medlemsansvarlig i, idet viste eksempel en gruppe. Er der tilknyttet underenheder (eksempelvis afdelinger/patruljer) kan du vælge kun at vise en af disse. Felt 2: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 3: Start rapporten ved klik på Hent Medlemsstamkort på skærmen 15

16 Print af medlemsstamkort Ønsker du at printe stamkortene kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang: Der printes automatisk en side pr medlem 16

17 Regnskabsudskrifter Her kan du udskrive de udskrifter som er defineret for regnskabet. Man kan ikke få budgetterne ud hvis man manuelt ændrer på regnskabsperioden, da de hører til én specifik regnskabsperiode. Vælg Regnskabsudskrifter på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Felt 1: Her vælger du om du vil se driftsregnskab eller balance Felt 2: Her kan du vælge om du vil se regnskab for et projekt, fx Landslotteri Felt 3: Regnskabsperioden. Er forudfyldt med indeværende år Flet 4 og 5: her kan ændre den periode du vil se. Klik på det lille kalendersymbol til højre for felterne Felt 6: Vælg mellem Popup (standard) og fuld skærm Felt 7: Klik på Hent for at danne rapporten og få den vist på skærmen 17

18 Print af regnskabsudskrift Ønsker du at printe regnskabsudskriften kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang 18

19 Statistikskema Denne rapport udtrækker en optælling af korpsbærende medlemmer fordelt på alder og køn Vælg Statistikskema på oversigten over rapporter. Derved åbner en boks med opsætning af rapporten: Felt 1: Dette felt kan du normalt ikke ændre på. Det viser den enhed du er Medlemsansvarlig i. Felt 2: Vælg dato for rapporten. Er udfyldt med aktuel dato Felt 3: Vælg at få rapporten vist i et ny vindue (popup) eller om rapporten skal vise sig i det vindue du er i nu. Dette gælder alle rapporter Felt 4: Klik Hent for at hente rapporten. Den dannes først fra det øjeblik du klikker. 19

20 Statistikskema på skærmen: 20

21 Print af statistikskema Ønsker du at printe stamkortene kan du enten højreklikke når markøren står på listen og vælge Udskriv i den dialogboks der åbner sig. Eller Holde Ctrl nede og tryk p I begge tilfælde åbner der en dialogboks hvor du kan vælge printer og sætte printet i gang: Håber at denne vejledning har været til gavn. Har du spørgsmål der ikke er besvaret så skriv til Arbejdsgruppen Blåt Medlem på medlem@list.dds.dk Udarbejdet af Gert Simonsen, Blåt Medlem arbejdsgruppen. December