Vejledning i kontingentdelen. 1. Den fælles del (med og uden Nets/PBS)

Transkript

1 Vejledning i kontingentdelen 1. Den fælles del (med og uden Nets/PBS) En af de store fordele ved Blåt Medlem er kombinationen af medlemsdatabase og regnskabsprogram. Det giver muligheden for en enkel kontingentopkrævning med overblik over skyldigt kontingent. Kontingentdelen kan bruges uden ret meget af regnskabsdelen, og regnskabsdelen kan bruges uden kontingentdelen, men så går man glip af den store fordel. Da kontingentopkrævning kan foretages på forskellige måder, er beskrivelsen fordelt på flere vejledninger. Denne vejledning omhandler det, der er fælles for alle metoder, hvor Blåt Medlem holder styr på, hvem der skylder hvad. Derudover er der vejledninger om indgåelse af aftale og opkrævning med Nets og om opkrævning uden Nets pr. (eller brev).

2 Medlemskontngent. Andre beløb på andre konti 2 Kontingentopkrævning i Blåt Medlem. Denne vejledning omfatter opsætning af kontingent og så meget af opkrævningen, som er uafhængig af opkrævningsmetoden - med eller uden Nets (PBS). Indhold 1. Sådan fungerer det: Kontingent opsætning Kontingent ved indmeldelse og udmeldelse Postering Andre beløb opkrævet sammen med kontingent Opkrævning Sådan fungerer det: Blåt Medlem kan holde styr på, hvem der skylder hvad, mest kontingent men også andet. Det kan kun lade sig gøre, hvis Blåt Medlem får at vide, hvem der skylder hvad. Posteringen af kontingent kan gøres automatisk. Andre beløb, medlemmerne skylder eller har til gode, skal posteres manuelt. Så skal vi fortælle spejderne og deres forældre, hvad de skylder. Enten sender du selv opkrævning med mail eller brev eller du lader Nets (PBS) gøre det. Til sidst betaler spejderne eller forældrene forhåbentligt det, de skylder. Hvis I bruger Nets (PBS), kan forældrene bruge betalingsservice. I alle tilfælde kan de bruge netbank. Hvis I bruger Nets (PBS), overføres pengene automatisk til jeres bankkonto. Du henter en fil hjem og posterer betalingerne automatisk. Konti: Tilgodehavende kontingent Bank Det er vigtigt at holde styr på, hvad der er indtægt og indbetaling. Indtægt er når beløbet registreres på indtægtskontoen (her kontingentkontoen). Indbetaling er når pengene kommer ind på bankkontoen. Ved mange indtægter sker det samtidigt, men ikke her. I mellemtiden står de på kontoen for Tilgodehavende kontingent. Alle posteringer på Tilgodehavende kontingent er mærket med medlemmets navn. Med automatisk menes her, at du selv starter processen, men du skal ikke have fat i hvert enkelt medlem.

3 3 For at det kan lade sig gøre, må der lidt forberedelse til. Ellers ved Blåt Medlem ikke, hvad det skal gøre. 1. Kontingent opsætning Dette foretages kun én gang: 1 Stamdata Her indtastes bankkontoens reg.nr. og kontonummer. Såfremt Nets (tidligere PBS) skal anvendes, skal følgende også indtastes: PBS-aftalenr. og PBS debitorgruppenr. Se vejledningen om oprettelse af en aftale med Nets. I alle tilfælde skal den første opkrævningsdato for kontingent med, altså starten af den første kontingentperiode. Der skal også sættes første dato for hvert enkelt medlem. Det er den seneste af de to datoer, der bliver brugt. Herefter udfyldes faneblad 4, 3 og 2 i den nævnte rækkefølge. I opkræver sikkert forskellige beløb fra f. eks. spejdere og ledere, og måske forskellige beløb i afdelingerne. Måske opkræver I kontingent i forskellige perioder. De skal alle have hver sin satstype. Beløbene kommer på i næste omgang i satserne. Det betyder, at du kan ændre kontingent-beløbet uden at gå ind i hvert medlem. en kontingentperiode, der går tværs over nytår. 4. Satstyper Her defineres de Satstyper gruppen har behov for, samt antal betalingsterminer pr. år. For eksempel Spejderkontingent 4 gange årligt Søskenderabat skal have en særlig satstype. Hvis I ikke har samme kontingent i de forskellige afdelinger, skal de have forskellige satstyper. Satstyperne kan have forskellige perioder. Bemærk, at Blåt Medlem ikke kan håndtere 3. Satser Her knyttes det aktuelle årlige kontingentbeløb til de enkelte satstyper. Når kontingentet forhøjes, sættes automatisk en

4 4 slutdato på den gamle sats og en ny oprettes. Det betyder, at tidligere anvendelser af satsen ikke ændres i et afsluttet regnskab. Du skal altså ikke have fat i de enkelte medlemmer ved forhøjelser. 2. Medlemmer Dette er der lidt arbejde i, men det skal kun gøres én gang. Her tilknyttes den aktuelle satstype til det enkelte medlem. Såfremt I har søskende-rabat, oprettes den som et nedsat kontingent med en særlig satstype, se ovenfor. Hvis I har forskelligt kontingent i afdelingerne, så klik på kolonneoverskriften Enhed, så bliver de ordnet efter afdeling (trop, flok, patrulje ). Hvis du vil finde søskende, kan du overføre alle personer til regneark som beskrevet i vejledningerne Eksport til Excel og Eksport til Open Office under medlemsdelen og sortere efter adresse. Du skal udfylde Dato for sidste tilladte kontingentopkrævning. Brug Kontingent ved indmeldelse og udmeldelse Nye medlemmer får tilknyttet Satstype i forbindelse med indmeldelsesproceduren, så efterfølgende er det kun når nogen skal have en anden Satstype (f.eks. når de bliver ledere) at der skal foretages ændringer. Hvis I har forskellige satstyper i forskellige afdelinger, kan satstypen automatisk ændres i forbindelse med oprykning (Handlinger -> Flyt enhedsmedlemmer). Kontingentforhøjelse foretagers kun i faneblad 3. Der skal ikke rettes i de enkelte medlemmers kontingent. For at sikre, at der bliver sat kontingent på ved alle indmeldelser, er det vigtigt, at I har en fast indmeldelsesprocedure, ellers får I ikke opkrævet kontingent fra nyindmeldte. Det bør være den samme person, der opretter alle medlemmer i Blåt Medlem ved indmeldelse, f.eks. kassereren.

5 5 Det er i øvrigt let før hver kontingentpostering at kontrollere på listen i faneblad 2-medlemmer, om der er sat kontingent på alle dem, der skal betale. Der er forskellige måder at håndtere kontingent i forbindelse med indmeldelse. 1. Man kan tage den aktuelle dato for indmeldelse (om det nu er ledernes dato eller forældrenes underskriftsdato på indmeldelsesblanketten). Det bevirker, at Blåt Medlem beregner det første kontingent efter det antal dage, der er tilbage af den første kontingentperiode (altså et skævt tal), og det kommer først med i næste kontingentopkrævning, med mindre du opkræver manuelt, f.eks. med en mail uden om opkrævningsproceduren. 2. Man kan sætte dato for første opkrævning til starten af næste kontingentperiode, og så evt. manuelt opkræve (f.eks. pr. mail) for den mellemliggende tid med et rundt tal. Posteringstype Indtægt medlem via kontingent. 3. Man kan sætte indmeldelsestidspunktet til start af en kontingentperiode. Manuel kontingentpostering konterer du med bogføringstype Indtægt medlem via kontingent. Betaling uden om Nets konterer du med Indbetaling medlem. Tilsvarende er der forskellige måder at håndtere udmeldelse: Ved en udmeldelse af et medlem, der er blevet posteret kontingent for, kommer der en rød advarsel på skærmen. Kontingentrestancen skal posteres ud, og det kan lade sig gøre, selv om medlemmet er udmeldt, men når saldoen er nul, forsvinder medlemmet fra rullemenuen. Du posterer ud med posteringstype Indtægt medlem via kontingent med minus foran beløbet. 1. Ved udmeldelse kan gruppen vælge mellem at opkræve ubetalt kontingent til udmeldelsesdagen (f.eks. når forældrene ved næste kontingentopkrævning bliver klar over, at udmeldelsen ikke er nået til kassereren (hvem der end har ansvaret herfor). 2. En enklere måde er at afskrive ubetalt restance ved bogføringstype Indtægt medlem via kontingent og minus foran beløbet. Hvis det er i samme år, kan du også gå tilbage og slette kontingentposteringen. 3. Man kan konsekvent sætte udmeldelsesdagen til afslutningen af en kontingentperiode. Det kan dog alligevel blive nødvendigt at afskrive kontingent. 4. Postering Så skal vi i gang med det, der foretages ved hver opkrævning. Første trin er at danne posteringerne, altså at registrere kontingentet som skyldigt.

6 6. Dette sker i Kontingent -> Postering Du skal være helt sikker, før du (et par trin fremme) klikker på Gennemfør postering. Her indtastes slutdatoen for den periode, som kontingentet dækker. Kontingentsatser, som rækker ud over denne dato, bliver også opkrævet. Skulle du have valgt en anden konto for medlemskontingent end den systemkonto, der foreslås, kan du ændre her. Tryk på Næste. Der kommer nu en liste med kontingentposteringer. Saldoen er skyldigt beløb fra sidste opkrævning. Tryk på Næste. Så får du en liste med de beløb, der skal opkræves. Du skal være meget omhyggelig, før du klikker gennemfør postering, ikke fordi der ikke er nogen vej tilbage, men fordi vejen tilbage er meget besværlig. Du skal nemlig rette postering for hvert enkelt medlem, måske også for nogen i næste kontingentperiode. Først når du er helt sikker, klikker du gennemfør postering. Når du har trykket på Gennemfør postering, er kontingent-beløbene bogført i regnskabet som skyldigt kontingent på de enkelte medlemmer. Posteringerne har ingen bilagsnumre, og du kan kun se dem i bogføringsbilledet, hvis du fjerner fluebenet i Vis kun manuelle posteringer.

7 Andre beløb opkrævet sammen med kontingent Det er muligt at opkræve andet sammen med kontingentet. Det kan f.eks. være indmeldelsesgebyr eller manglende betaling for en tur. Du posterer manuelt med bogføringstype Indtægt medlem, og du kan her vælge den rigtige indtægtskonto. Vær opmærksom på, at din posteringstekst kommer med på kontingentopkrævningen. Du kan også fratrække beløb, som I skylder en spejder. Det gør du med posteringstype Udgift medlem (eller Indtægt medlem med minus foran beløbet). Det bliver så fratrukket næste kontingentbetaling, men det bliver behandlet som en indbetaling, så teksten kommer ikke med på opkrævningen, kun det resulterende beløb. Det kan evt. forklares i en mail samtidigt med opkrævningen. Hvis du opkræver kontingent + noget andet, f.eks. en tur, og forældrene betaler et af beløbene, trækkes det ved næste opkrævning fra den første postering uanset, om det er den sidste, der betales. Det kan godt virke lidt forvirrende. 5. Opkrævning Enkelte kontingentopkrævninger kan foretages uden om opkrævningsfunktionen. Når du har posteret automatisk eller med Indtægt medlem via kontingent, sender du simpelthen en mail og beder om betaling direkte på jeres bankkonto. Når beløbet betales, konterer du med posteringstype Indbetaling medlem. Opkrævning med Blåt Medlems opkrævningsfunktion sker i Kontingent -> Opkrævning Her tastes sidste rettidige indbetalingsdag samt til hvilken dato opkrævningerne skal omfatte. Eks Det er den seneste startdato for en kontingentperiode, der kommer med. F. eks vil lederkontingent med periode 1 år komme med i årets første opkrævning. Perioden kommer automatisk med i linjen med kontingentet på opkrævningen, f.eks. Kontingent (aktiv) Desuden kan du i adviseringsteksten skrive en meddelelse, der også kommer med. Vær opmærksom på, at hvis et medlem ikke har betalt et tidligere opkrævet kontingent, vil det komme med på den nye opkrævning. Hvis det ikke skal ske, skal det skyldige kontingent afskrives i regnskabet ved enten at bruge posteringstype Indtægt medlem via kontingent med minus foran beløbet ELLER fjerne den tidligere dannede kontingentpost. Hvis et medlem slet ikke skal have opkrævning, se hjælpeteksten over feltet, se nedenfor. Klik Næste.

8 8 Så får du et skærmbillede, der ligner det tilsvarende under postering meget, og det fungerer på samme måde. Saldoen er nu den, der bliver opkrævet. Når du senere vil se, hvem der mangler at betale, går du hertil og ikke længere. Hvis du vil gå videre og det er OK, klikker du Næste, og så kommer opkrævningens tekster for hvert enkelt medlem. Grunden til teksten Vedr. og navnet et, at du i medlemmets stamdata kan sætte en af de pårørende på som betaler. Så er det ham eller hende, der får opkrævningen. Hvis der er flere søskende, er det praktisk at kunne se, hvilket barn, det drejer sig om. Når du er sikker på at den fil der dannes er korrekt kan du klikke Gennemfør opkrævning. Når du har kørt proceduren som rigtig kørsel, får du 3 muligheder. Den første bruger du, hvis I har en opkrævningsaftale med Nets (PBS). Den anden bruger du, hvis du fletter til opkrævning pr. brev eller mail. Den tredje bruger du ikke. Den forudsætter, at forældrene jævnligt går ind i Blåt Medlem, og det gør de ikke. Gem den fil, du skal bruge, i en mappe, hvor du kan finde den igen. Det kan være praktisk at have en mappe til den aktuelle fil og en arkivmappe, hvor du flytter den til efter brug. Manuel kontingentpostering konterer du med bogføringstype Indtægt medlem via kontingent. Betaling uden om Nets konterer du med Indbetaling medlem. Herefter fortsætter du med en af følgende vejledninger: Vejledning i kontingentopkrævning med ved brug af Word eller Open Office Vejledning i kontingentopkrævning med Nets (PBS). Denne vejledning er udarbejdet i marts 2013 af Jens Sørensen, Blåt Medlem arbejdsgruppen.