08. august Brugervejledning til Driftsstoette.lbf.dk

Transkript

1 08. august 2013 Brugervejledning til Driftsstoette.lbf.dk 1

2 Indholdsfortegnelse: Ved at klikke med musen på et punkt i indholdsfortegnelsen kan man komme til det ønskede punkt i vejledningen. 1. Indledning Formålet med systemet Generelt om systemet Brugernes forskellige roller Boligorganisationer, administrationsorganisationer, byggeforretningsførere og rådgivere Kommuner Revision Login med digital signatur eller NemID Sager hvor ansøgning er fremsendt før 1. januar Oprettelse af sager Ansøgningsskema De enkelte ansøgningstyper Renoveringsstøtte Udfyldelse af milepæl ansøgning Udarbejdelse af budget Boligsocial indsats Huslejestøtte Kapitaltilførsel salg Statistikker (rapporter)

3 1. Indledning. 1.1 Formålet med systemet. IT-platformen medfører en digitalisering af boligorganisationernes kommunikation med fonden, med de fordele og muligheder dette giver. Systemet gør det nemt at følge sagsforløbet og fremdriften i sagerne. Kommuner harmulighed for at danne sig et overblik over de sager, der verserer i den enkelte kommune. Ved ansøgning om driftsstøtte henter systemet data, der er indberettet til fondens øvrige indberetningssystemer. Materiale, der fremsendes fra boligorganisationerne vedrørende ansøgninger om driftsstøtte, ønsker fonden at modtage digitalt. Eneste undtagelse herfra er store helhedsplaner/tekniske rapporter, samt tegningsmateriale i formater, der overstiger A3 i størrelse. Dette materiale ønskes både fremsendt digitalt og i papirform. 1.2 Generelt om systemet. IT-platformen er en overbygning til fondens interne IT-system til håndtering af elektronisk sags- og datahåndtering i driftsstøttesager. Det interne system og den nye IT-platform spiller tæt sammen. Når der vedhæftes filer eller tastes oplysninger, i det eksterne system eller sendes mails og andre dokumenter mellem fonden og organisationerne, kan alle disse filer ses og hentes i såvel det eksterne system som i det interne system. Det samlede IT-system (internt og eksternt) indeholder en forskellige moduler. Der tilføjes løbende nye moduler og funktionaliteter til systemet. Denne vejledning gennemgår nogle af de væsentligste forhold i systemet. Der er også hjælp at hente de steder i systemet, hvor der er tilknyttet Tool tips markeret med et spørgsmålstegn. Ved at pege her kommer der en hjælpetekst frem. Brugerne af systemet er boligorganisationer, administrationsorganisationer, kommuner, revisionen samt eventuelle rådgivere og byggeforretningsførere, der er tildelt adgang. De forskellige brugeres rettigheder gennemgås i vejledningens punkt 2. Bliver man udsat for en fejl i systemet kan henvendelse ske til følgende Renoveringsstøtte: Finn Lykkegaard Madsen fma@lbf.dk, tlf.: Bolig social indsats: Anne Stampe Frederiksen afr@lbf.dk, tlf.: Kapitaltilførsel og huslejestøtte: Charlotte Rønnebæk chr@lbf.dk, tlf.: Såfremt man har brug for dialog om en konkret sag kan sagsbehandleren kontaktes (hvis en sådan er udpeget af fonden). 2. Brugernes forskellige roller. Systemets forskellige brugere har definerede roller, der giver rettighed til at udføre forskellige funktioner. 2.1 Boligorganisationer, administrationsorganisationer, byggeforretningsførere og rådgivere. Til boligorganisationerne er der defineret en rolle vedr. driftsstøttesystemet (som supplement til roller vedrørende indberetning af regnskab, lån, ledige boliger mv.). 3

4 Boligorganisationen kan efter login og dermed indeholdt identifikation delegere sin egen rolle til en rådgiver, der kan optræde som boligorganisationen, som byggeforretningsfører eller som udførende af andre funktioner f.eks. i forbindelse med helhedsplaner eller lignende. 2.2 Kommuner Kommunen har ikke en aktiv sagsbehandler rolle defineret i dette system. Imidlertid kan kommunen følge med i sagerne og se statistik for sager beliggende i kommunen. Dette indebærer at kommunerne har adgang til at følge fremdriften i den enkelte sag. Alle dokumenter vedrørende driftsstøttesager, der hidtil har været fremsendt fra fonden til kommunerne med almindelig post vil fremover blive fremsendt digitalt. 2.3 Revision En generel rolle som revisor (styret af de revisorer der er registreret i stamdata, som tilknyttet boligorganisationen), sigter på funktionen til godkendelse af reguleringskonti m.v. 3. Login med digital signatur eller NemID På web-adressen fås følgende Log-in billede: Adgang til systemet skal ske via anvendelsen af digital signatur/nemid. Der henvises til fondens generelle retningslinjer af 21. september 2010 om regnskabsindberetning pkt. 4. Digital signatur. I takt med at digital signatur/nemid er blevet udbredt bl.a. via indberetning til Skat mv., ibrugtages et brugerstyringssystem baseret på medarbejdersignatur. I en sådan signatur 4

5 er der som grundlag information om den pågældende organisations CVR-nummer, således at man kan identificere den indberettende boligorganisation. Der er dog et behov for at skelne mellem forskellige personer/roller i en boligorganisation. Til at håndtere dette er der til digital signatur knyttet et Attributstyringssystem, som fonden samtidigt tager i brug. Den person i organisationen (LRA-rollen) der har fået kompetence til at udstede medarbejdersignaturer, kan via dette system tildele en eller flere attributter/roller til en medarbejder via dennes medarbejdersignatur. Attributterne/rollerne bliver offentliggjort af Landsbyggefonden via DanID. Dermed har boligorganisationen selv kontrol over brugerstyringen, og kan vedligeholde rettigheder ved interne organisationsændringer samt til- og fratrædelse af medarbejdere. Endvidere er organisationen ikke afhængig af kontakt til Landsbyggefonden for glemte adgangskoder mv. Den enkelte boligorganisation har mulighed for at tildele adgang til eksterne byggeforretningsførere eller rådgivere, i det omfang organisationerne skønner, at dette er formålstjenstligt. Boligorganisationen kan ved login med digital signatur/nemid delegere sin rolle til en rådgiver via valg af firma med CVR nummer fra en allerede kendt liste, eller ved at vælge et nyt CVR nummer, der bliver valideret mod CVR-registret. Rådgiverfirmaet kan herefter tildele attributter til medarbejdersignaturer i sin egen organisation. Adgang for byggeforretningsførere/rådgivere tildeles for en sag af gangen. Enhver handling i IT-systemet logges til den medarbejdersignatur der udfører handlingen herunder også handlinger foretaget af medarbejdere i boligorganisationen, rådgiverfirmaet eller revisionen. Der er i vejledningsfanen en særlig vejledning om anvendelsen af digital og NemID. 4. Sager hvor ansøgning er fremsendt før 1. januar Sagsbehandling af igangværende sager fortsættes i det nye system. På de fleste af disse sager er de væsntligste dokumenter scannet ind og ligger under fanen bilag. 5. Oprettelse af sager. Oprettelse af sag for renoveringsstøtte, huslejestøtte, kapitaltilførsel og huslejestøtte. Vælg fanebladet Ny ansøgning. 5

6 Tryk på den af de 4 ansøgningstyper, der ønskes oprettet ansøgning til. Ønskes der oprettet ansøgninger til flere ansøgningstyper, skal der oprettes en sag for hver ansøgningstype. (Det er ikke muligt at markere mere end en type). Valg af afdeling (hvis man er logget ind som administrationsorganisation skal der også vælges boligorganisation): Tryk fx på renoveringsstøtte. Tryk her og alle afdelinger bliver vist. Vælg herefter den afdeling, der ønskes søgt renoveringsstøtte til. Valg af byggeafsnit (kun ved renoveringsstøtte): 6

7 Angiv ved tryk på de små firkanter, hvilket/hvilke byggeafsnit der ønskes ansøgt renoveringsstøtte til. Trykkes på firkanten i det blå felt markeres alle byggeafsnit (dette felt findes kun ved ansøgning om renoveringsstøtte). Er der tidligere oprettet en ansøgninger (for en af de 4 ansøgningstyper) vedrørende denne afdeling, får man mulighed for at overføre data til denne sag ved at trykke på den lille firkant. 7

8 Er der tidligere oprettet ansøgninger på denne afdeling, vil de komme frem under bjælken her. Tryk her på den sag du ønsker at relatere din nye ansøgning til. (Det er ikke muligt at relatere den nye ansøgning til mere en tidligere ansøgning). Tryk på knappen Opret ansøgning for at afslutte oprettelsen af ansøgningen. Her skal vedhæftes et følgebrev eller lignende. 8

9 Vælg kontaktoplysninger Kontaktoplysninger på kontaktperson/sagsbehandler i boligorganisationen indtastes her. Tryk her, hvis ekstern rådgiver ønskes at være ligestillet kontaktperson med boligorganisationen. Indtast ekstern rådgivers CVR-nummer. Tryk OK, for at afslutte oprettelsen af ansøgningen. 9

10 Oprettelse af boligsociale områder. (ansøgning) Et boligsocialt område er det samme som det område helhedsplanen skal dække. Vælg Boligsocial indsats Fra oversigten trykkes Ny ansøgning Tryk Opsæt/tilpas område Navngiv navn på området eller vælg et allerede oprettet område til redigering. Tryk derefter OK 10

11 Vælg de afdelinger som fra Boligorganisationer skal indgå i området Hvis der deltager flere Boligorganisationer, sæt flueben her. 11

12 Hvis der indgår andre boligorganisationer vælges disse i drop Down menuen Vælg derpå de afdelinger som skal indgå og tryk OK 12

13 Hvis området nu er komplet trykkes der Luk. Indgår der flere boligorganisationer trykkes der Tilbage og proceduren med at udvælge afdelinger gentages. Hver deltagende Boligorganisationer skal for sine afdelinger vedhæfte en tilkendegivelse om, at afdelingerne deltager i helhedsplanen. Vedhæft et følgebrev og tryk Opret ansøgning 13

14 Her indtastes boligorganisationens sagsbehandler Tryk ok. Hvis flere boligorganisationer søger sammen vil der fremkomme en ny boks som udfyldes Området er nu oprettet og selve ansøgningen om prækvalifikation kan gå i gang. Der henvises til vejledningens punkt Ansøgningsskema. Det tidligere anvendte totalskema udgår, og er erstattet af et egentligt ansøgningsskema. Alle ansøgninger til fonden om driftsstøtte starter i fremtiden med udfyldelsen af dette skema, og tildelingen af et ikke værdibærende sekscifret sagsnummer. Skemaet indeholder mange af de samme oplysninger som det hidtidigt anvendte totalskema, men på en række punkter vil skemaet være for udfyldt med oplysninger fra organisationernes indberetning i fondens regnskabsindberetningssystem, stamdata, låneindberetningssystemet og Danmarkbolig.dk. Det skal understreges, at for udfyldte oplysninger skal valideres af boligorganisationerne. Det er vigtigt at være opmærksom på, at eventuelle fejl, der måtte konstateres i data der er hentet fra de forskellige indberetningssystemer, skal rettes i disse systemer. I en række felter vil der i ansøgningsskemaet dog kunne ske en overskrivning af oplysninger. Boligorganisationerne skal være særlig opmærksomme på, at organisationens stamdata er korrekt indberettet. Der vil ikke i den nye platform kunne rettes i de anvendte stamdata, idet det forudsættes, at disse er korrekt indberettet. I en række tilfælde vil der være uoverensstemmelse imellem tal, der er hentet fra stamdata og regnskabsdatabasen. Disse uoverensstemmelser skyldes typisk forskelle i de tal, der er indberettet til de to forskellige databaser. I ansøgninger der vedrører afdelinger der i nyere tid er lagt sammen, kan der i sagens natur mangle oplysninger i en række af tabellerne i skemaet, idet der ikke kan hentes historiske data fra tiden før sammenlægningen. Det samme kan gøre sig gældende ved fusioner af organisationer. 14

15 I ansøgningsskemaet er der et antal faner (varierer for forskellige sags typer). Når alle faner er udfyldt registreres ansøgningsskemaet som modtaget hos fonden. Nedenstående skærmbillede fra ansøgningsskemaet viser et eksempel hvor stamdata er færdigudfyldt (markeret med grønt), husleje- og udlejning er man i gang med at udfylde, og økonomisk udvikling og fysisk opretning er man ikke påbegyndt udfyldelsen af. På fanebladet Oversigt vises alle allerede oprettede sager (åbnes automatisk op når man logger ind). Indikator for hvilken skematype der er åben. Tryk her på fanebladet Ansøgningsskema for at få ansøgningsskemaet frem. Stamdata er markeret med grønt fordi alle felter er udfyldt. 15

16 Ved at dobbeltklikke, på den afdeling der ønskes ansøgt renoveringsstøtte til, åbnes for denne sags sagsbehandlingsfaneblad, hvor Mulighed for, at den videre ansøgning foretages fra. gemme indtastede data som PDF fil på egen PC, eller for at foretage et print af skemaet. 16

17 7. De enkelte ansøgningstyper. 7.1 Renoveringsstøtte Udfyldelse af milepæl ansøgning Forklaring til sagsbehandlingsbilledets indhold: Faneblad for sags overblik. Den konkrete sags eget faneblad med journalnummer anført. Ansøgningstype, boligorganisation og afdeling. Den blå milepælsbjælke Ansøgning åbner automatisk op når en konkret sag markeres (kan lukkes ved tryk på den lille trekant foran teksten). Bjælken indeholder overblik over sagsstatus og bilag, som skal vedhæftes under denne milepæl. Øvrige blå milepælsbjælker åbnes og lukkes ved tryk på den lille trekant foran teksten. Bjælkerne indeholder overblik over sagsstatus og bilag, som skal vedhæftes under denne milepæl. Grå bilagsbjælke åbnes og lukkes ved tryk på den lille trekant foran teksten. Bjælken indeholder en oversigt over alle bilag som er sendt vedr. sagen. Grå bjælke åbnes og lukkes ved tryk på den lille trekant foran teksten. Bjælken indeholder en oversigt over alle mails, der er sendt vedr. sagen. 17

18 Sagsbehandling under milepæl Ansøgning : Hvis der endnu ikke er vedhæftet henholdsvis en Byggeteknisk dokumentation / Foreløbig helhedsplan er skriften sort. Når der er blevet vedhæftet en fil, vil farven ændres til blå, og det er muligt at se den vedhæftede fil ved at trykke på den blå skrift. Vedhæftes der en revideret udgave, fremkommer der en lille trekant foran teksten. Ved at trykke på denne får man mulighed for at se tidligere versioner. Tryk på de blå vedhæft, for at vedhæfte henholdsvis Byggeteknisk dokumentation / Foreløbig helhedsplan. Tryk her, og der gives mulighed for vedhæftning af flere bilag. (Der kan kun vedhæftes et bilag ad gangen) Udarbejdelse af budget I god tid inden besigtigelsen skal budgettet udfyldes. Budgetstandard åbnes her. Kun denne standard må bruges Budgetarket åbnes under Besigtigelse og behandling. 18

19 Der kommer et tomt Excel ark frem. Arket kan gemmes på egen PC og gøres færdigt inden det vedhæftes. Det er vigtigt at gemme det i en version der accepterer makroer. I version 2007 er det xlsm. I 2003 er det xls (nuværende version), i 2010 er det xls og xlsm. Det skal ikke accepteres at gemme filen uden makroer, da makrofunktionen så fjernes (fjerner beskyttelse, sætter række ind inkl. koder, sætter beskyttelse til). Eksempel på udfyldt ark kan ses på når budgetarket åbnes øverst th. er et link: Eksempel på budgetoverslag: Der skal udfyldes overskrifter (bygningsdel/emne) og i rækkerne nedenunder: specifikation med delarbejder samt enhed (f.eks. m², stk., lbm.), antal og enhedspriser. Totaler beregnes automatisk. Kun grå felter udfyldes. Se eks. nedenfor. Under de enkelte kategorier (Opretning, Miljø, Ombygning/sammenlægning, Tilgængelighed, Forbedring/modernisering og Vedligehold) skal udgifter fordeles ved at angive en procent. Typisk mellem 25 og 100 %. Herefter beregnes de samlede håndværkerudgift for kategorierne. I eksemplet på er angivet en typisk støttefordeling. I kolonnen for Forbedring/modernisering eller Vedligeholdelse indtastes den ustøttede del. Man skal ALDRIG indtaste i kolonnen Fordelte arbejder. Den beregnes automatisk. Støttefordelingen vil naturligvis afhænge af den byggetekniske dokumentation og projektets indhold. Vejledning kan fås på fondens hjemmeside: lbf.dk under Driftsstøtte, Fysiske arbejder - nederst på siden Mere om fysiske arbejder og nederst Notat renoveringsstøtteordningen. Man skal dog være opmærksom på at der max. kan angives 2 støttekategorier ved et arbejde. Det bruges typisk ved tilgængelige boliger, som fordeles med 34 % ombygning, 33 % tilgængelighed og 33 % forbedring. Der kan indsættes nye linjer i arket, hvor behov, ved at bruge knappen øverst: Indsæt rækker. Rækken indsættes over den række man står i. 19

20 Knapper til at indsætte eller slette rækker Specifikation af delarbejder Delsum Overflødige punkter (Emne) og rækker slettes på knappen ved siden af. Når man sletter hele emner, er det vigtigt, at få rækken med delsummen med, da der ellers vil blive fejl i totalsummerne nederst. Budgettet tilpasses, så der ikke er flere punkter og rækker end aktuelt i den pågældende sag. Det er vigtigt at være opmærksom på at der ikke må tastes i celler med formler (tast kun i grå celler). Hvis man kommer til at overskrive en formel kan man fortryde eller kopiere en formel fra en tilsvarende celle. Der må ikke indsættes nye kolonner i budgetarket. I første udgave af budgettet kan Omkostninger og Genhusning anføres som overslag i en linje. For omkostninger kan angives en %. Indsæt eller slet IKKE rækker i dette område I første udgaver af budgettet: Omkostninger angivet som overslag i procent. Genhusning angivet ved overslag I den endelige version af arket (før skema A) skal de 2 poster være detaljerede- Det kan gøres på et nyt ark der tilføjes (Indsæt Regneark). Procenten (omkostninger) eller summen (genhusning mm.) Skal overføres til de relevante celler. Der må ikke indsættes eller slettes rækker nederst i skema fra rækkerne fra: Håndværkerudgifter i alt inkl. moms til Genhusning. Der kan opstå fejl pga. referencer til sumformler i bunden. 20

21 Hvis der andre steder i budgettet er behov for det, kan der henvises fra andre ark. Rådgiver/boligorganisation skal sikre, at det færdige Budget er i orden i forhold til beregninger mm. Hvis der lægges nye versioner af budgettet op under fondens sagsbehandling (fra besigtigelse er indkaldt til skema A) er det vigtigt at den byggetekniske konsulent, som behandler sagen, tydeligt kan se ændringen (evt. farvemarkering af tekst) og får besked om det på en mail. Budgettet vedhæftes (Vedhæft knap th. for Budget Ark). Budgettet vil automatisk blive navngivet Budgetark(2) osv. efter version. Når punktet Budget åbnes i driftsstøttesystemet igen, vil den nyeste version af budgettet komme frem. Der kan altså overskrives ved at vedhæfte et nyt budget. Når budgettet er færdigt og godkendt af den byggetekniske konsulent, vil LBF sørge for at sagen oprettes i Bossinf. Byggeskadefondens bygningsdele I venstre side af budgetarket er mulighed for at angive de bygningsdele der skal bruges til indtastning af håndværkerudgifter i Bossinf (tal med rødt herunder tv.). Der er 11 bygningsdele i alt. For mere info se Håndværkerudgifter opsummeres på de brugte bygningsdele nederst i arket tv. Disse tal skal indtastes i Bossinf, når budgettet er klar til skema A. 21

22 7.2 Boligsocial indsats. På oversigten klikkes på den sag der ønskes åbnet. LBF sagsnummer De blå tværgående bjælker kaldes milepæle. Første milepæl er ansøgning I højre side ses et ikon som enten er rødt, gult eller grønt. Rødt: Der kan ikke arbejdes i milepælen Gult: Der arbejdes i milepælen Grønt: Milepælen er færdig 22

23 Vedhæft den kortfattede beskrivelse (max 5 A4sider) af den påtænkte boligsociale indsats. Vedhæft beliggenheds kommunens skriftlige anbefaling af ansøgningen Tryk på ansøgningsskema og ansøgningsskemaet åbner i et nyt vindue Status er grøn fordi der er vedhæftet de påkrævede bilag: Tilkendegivelse om deltagelse og følgebrev. Først når samtlige statusmarkeringer i arbejdsgangen er blevet grønne, kan du komme videre i ansøgningsprocessen og milepælen Behandling og besigtigelse åbner automatisk. Alle statusændringer og fremsendelser af breve der foretages i systemet adviseres til den adresse som boligorganisationen har oplyst under kontaktoplysninger. 23

24 Milepælen ansøgning er nu markeret grøn og du er blevet ført videre til milepælen behandling og besigtigelse. Statusmarkeringerne indikerer at du afventer at sagsbehandler i LBF ændrer status for at du kan komme videre. 24

25 Sagsbehandler i LBF har nu ændret status fordi der f.eks. har været gennemført en besigtigelse, hvor det ikke er fundet relevant, at der indsendes supplerende materiale. Området er prækvalificeret og under bilag ligger prækvalifikationsskrivelsen, som kan åbnes ved at klikke på den blå tekst prækvalifikation. Meddelelse om statusændring er sendt til den mailadresse som er angivet under boligorganisationens sagsbehandler. Indgår der mere end 1 afdeling i ansøgningen foregår al sagsbehandling herefter kun på den afdeling som har førertrøjen, dvs. er driftsansvarlig for den boligsociale helhedsplan. Alle handlinger og al kommunikation kan fortsat ses på øvrige tilknyttede afdelinger. 25

26 Milepælen Behandling og besigtigelse er nu grøn på alle statusmarkeringer. I sagsbehandlingen er der som standard indbygget 2 møder med LBF frem mod færdiggørelsen af helhedsplanen. I eksemplet ovenfor er 1. møde afholdt og indkaldelsen til mødet ses under bilagene, hvorfra den kan åbnes. Det er en mulighed at der efter nærmere aftale med LBF kan foretages forlods udbetaling af det prækvalificerede beløb til ansættelse af tovholder. Det er her vurderet som ej relevant. 26

27 Milepælen Helhedsplan er den, hvorunder arbejdet med den egentlige helhedsplan ligger. Det er her, at der kommunikeres omkring helhedsplanen, budgettet, Målopfyldelsesskemaerne og milepælsplanerne. Det ses her at LBF afventer et udkast til helhedsplanen. Dette fremsendes inden 2. møde. Her ses det at man er indkaldt til 2. møde. Brevet om indkaldelse til 2. møde ses her. Udkast til helhedsplan vedhæftes her. Helhedsplanen skrives ind i den disposition/skabelon der åbner automatisk når der klikkes på Helhedsplan. Der kan vedhæftes nye udgaver som versioneres, så det altid er muligt at se den nyeste version. 27

28 Budgettekster skal fremsendes så aktiviteterne kan blive indført i målopfyldelsesskemaet og milepælsplanen 28

29 Fritekstfelter hvor der frit kan skrives budgettekster Projektnavn og journalnummer Udgiftsfelter Indtægtsfelter Valg af forudbestemt kategorisering Indtast 1. år, hvorefter øvrige år automatisk udfyldes. En helhedsplan kan maksimalt forløbe over 4 x 12 måneder. Såfremt der er indsat årstal skal der også indsættes beløb for de enkelte aktiviteter. Der må kun skrives i de hvide og de grønne felter. Udgifter og indtægter skal svare til hinanden. 29

30 I valgtekstfeltet vælges de korrekte kategorier fra drop Down menuen Her er af hensyn til overskueligheden kun arbejdet med 1 år. I de grønne felter vælges de korrekte CFBU kategorier og til sidst angives i pct. hvor meget kategorien fylder i indsatsen. 30

31 Aktiviteterne under hver indsats skrives ind som udgiftsposter i budgetarket. Her skrives kaldenavnet på CFBU kategorierne 31

32 Mangler der linjer i budgettet kan der indsættes nye, ved at markere rækkenummeret på den linje som skal kopieres. Kopier den og indsæt som kopierede celler ved at højre klikke på musen. På den måde kopieres formler og andre funktioner som er lagt i regnearket, så arket stadig fungerer efter hensigten. Der må under ingen omstændigheder slettes linjer i budgettet da man derved risikerer, at slette arkets funktionalitet! Udgifter anføres så specifikt som muligt. Husk at tage højde for løn- og prisudviklingen! Finansieringen anføres på samme måde så specifikt som muligt, dels på aktivitetsniveau, dels på finansieringskilde. Budgettet skal altid være i balance og der skal altid være minimum 25 % lokal medfinansiering. Når Budgettet indeholdende alle aktivitetsnavnene er vedhæftet, vil Målopfyldelsesskemaerne og Milepælsplanerne være klar til brug og vil kunne hentes frem på fanebladet med samme navn øverst i billedet. Både Målopfyldelsesskemaerne og Milepælsplanerne vil inden længe kunne pdf s og printes på samme vis som det er gældende for ansøgningsskemaet. 32

33 Hovedparten af arbejdet med Målopfyldelsesskemaet foregår i et samarbejde mellem ansøger og Center for Boligsocial Udvikling (CFBU). Vejledning i det faglige indhold for Målopfyldelsesskemaet findes på CFBU s hjemmeside. Link til CFBU s vejledning findes samme sted som nærværende vejledning. 33

34 Kontaktoplysninger for aktiviteten og oplysninger om aktiviteten udfyldes inden mødet med CFBU og fremsendes til CFBU inden et med CFBU aftalt tidspunkt. 34

35 Målopfyldelsesskemaerne fremsendes til CFBU ved at klikke på Fremsend knappen. Ved tryk på knappen fremsendes samtlige målopfyldelsesskemaer på samme tid. Målopfyldelsesskemaerne kan fremsendes igen og igen, indtil CFBU endeligt godkender dem alle, herefter er de låst for yderligere redigering frem til efteråret, hvor de skal opdateres inden årsskiftet. 35

36 Milepælsplanen udfyldes for en aktivitet ad gangen. Det er aktiviteten som er lyseblå der arbejdes på. I dette tilfælde Familieskoler: Kernefamilien. I takt med at helhedsplanen bevæger sig ind i de næste budgetår vil også disse kunne ses som faner. Alle de overstået år vil blive gemt. 36

37 Ved klik på Tilføj begivenhed fremkommer kasser hvori milepælene kan skrives for hver måned. Der kan hentes lige så mange kasser frem som der måtte være behov for. Ved tryk på fremsend knappen sendes alle milepælsplaner til LBF samtidig. Herved ændres status i oversigtsbilledet til Milepælsplan fremsendt. Såfremt LBF har kommentarer til milepælsplanerne ændres status i oversigtsbilledet igen til Afventer milepælsplan og milepælsplanerne vil igen kunne fremsendes med de efterspurgte ændringer. Når status i overbliksbilledet sættes til Milepæl komplet er det ikke længere muligt at redigere eller fremsende milepælsplanerne indtil milepælsplanerne for det næste år skal laves i efteråret og frem til årsskiftet. 37

38 Boligorganisationen skal sammen med fremsendelsen af helhedsplanen vedhæfte en tilkendegivelse om at boligorganisationen har set og godkendt målopfyldelsesskemaerne og milepælsplanerne (samt skemaet til vurdering af samarbejdsrelationer når dette benyttes efter første årsskifte) Boligorganisationens tilkendegivelse om godkendelse af målopfyldelsesskemaerne og milepælsplanerne vedhæftes her. 38

39 7.3 Huslejestøtte Vejledning til sagsflowet udarbejdes i efteråret Kapitaltilførsel Vejledning til sagsflowet udarbejdes i efteråret salg I visse sager kan salg eller af boliger være relevant. Ansøgning om salg sker til ministeriet for by, bolig og landdistrikter. I sådanne sager vil Landsbyggefonden blive bedt om en udtalelse til ministeriet. Til brug for udarbejdelse af en sådan udtalelse skal relevant materiale afleveres til Landsbyggefonden. I sager hvor der er tale om salg kan der oprettes en særskilt sag i systemet. Disse sager kan kun oprettes af Landsbyggefonden efter nærmere aftale. Sagsflowet er enkelt og fremgår af nedenstående skærmbillede. 8. Statistikker (rapporter). Der kan under fanebladet statistik trækkes rapporter over forskellige sagstyper. Rapporterne kan eksporteres til blandt andel Excel hvor de kan bearbejdes efter eget ønske 39