Den 19. april 2018 kl På Næsbylund Kro, Bogensevej 105, 5270 Odense N

Transkript

1 Side 1 af 8 Grundejerforeningen ØSTPARKEN 1. april 2018 I henhold til grundejerforeningens vedtægter indkaldes herved til ordinær generalforsamling den Dagsorden i henhold til vedtægter: Den 19. april 2018 kl På Næsbylund Kro, Bogensevej 105, 5270 Odense N 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed det forløbne år og præsentation af hjemmesiden. 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. 4. Fremlæggelse af evt. forslag fra nedsatte arbejdsgrupper 5. Forslag herunder fastlæggelse af kontingent for det kommende år. a. Bestyrelsen ønsker at undersøge muligheden for sælge den del af vores fællesområde der ligger syd for Gravemaen op mod Østerballevej (forslag vedlagt). b. Ændring af vedtægternes 3 ved tilføjelse af nye afsnit der muliggør afholdelse af 1-2 arbejdsdage pr. år for at reducere fællesomkostninger og øge fællesskabet i Grundejerforeningen (forslag vedlagt). c. Bestyrelsen har fået en henvendelse fra Sommerhusforeningen om indmeldelse af Grundejerforeningen. Kontingentet er 30 kr. pr. sommerhus i alt kr. (forslag vedlagt). d. Nordfyns Kommune har besluttet at lave en forsøgsordning med decentrale genbrugsstationer i de enkelte sommerhusområder. Nordfyns Kommune har opfordret sommerhusområderne til at deltage i en forsøgsordning i 2018, mod at man ikke bliver afkrævet betaling for affald i Efter forsøgsordningen vil Nordfyns Kommune træffe beslutning om hvordan den endelige ordning vil blive udformet (forslag vedlagt). e. Bestyrelsen vil gerne gøre området ved søen endnu mere attraktivt, hvorfor der foreslås nedsat en arbejdsgruppe (forslag vedlagt). f. På generalforsamlingen 2017 blev der gjort opmærksom på at Grundejerforeningen har 40 års jubilæum i 2018 (forslag vedlagt). 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer Susanne B. Larsen (modtager genvalg) Claus S. Rasmussen (modtager ikke genvalg) Jens Erik B. Jensen (modtager genvalg) 7. Valg af suppleant. Svend Erik H. Kristensen (modtager genvalg) 8. Valg af revisor Bent Hjortebjerg (modtager genvalg) 9. Eventuelt. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal i henhold til foreningens vedtægter 8 være indgivet skriftligt til formanden senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Dette kan gøre pr. til jej@cowi.dk eller pr. brev til Jens Erik B. Jensen, Anderupvænget 82, 5270 Odense N. Besøg vores nye hjemmeside på P.b.v./Jens Erik B. Jensen Bilag: 1. Regnskab for 2017 og budget for Forslag a e fra bestyrelsen 3. Kommunens brochure vedr. forsøgsordning med miljøpladser i sommerhusområder 4. Kontaktliste pr. 15. marts 2018

2 Side 2 af 8 Forslag a fra bestyrelsen Bestyrelsen ønsker at undersøge muligheden for sælge den del af vores fællesområde der ligger syd for Gravemaen op mod Østerballevej Med baggrund i en aktuel henvendelse fra en nabo til arealet om køb af arealet matrikel 8cb på m² der fremgår af vedlagte kort. Bestyrelsen var ikke vidende om at dette areal er en del af Grundejerforeningen Østparkens fællesområde. Ved samme lejlighed er bestyrelsen blevet klar over at arealet overfor på Gravemens nordside også er en del af Grundejerforeningen Østparkens fællesområde. På sigt vil disse to arealer betyde omkostninger til vedligeholdelse. Det skal inden et evt. salg undersøges om det rent lovmæssigt er tilladt for Grundejerforeningen at sælge arealet. Bestyrelsen har undersøgt markedet og det vurderes at der kan opnås en salgspris på kr for arealet. Bestyrelsen forudsætter af køber afholder alle omkostninger i forbindelse med en evt. handel. Bestyrelsen ønsker på baggrund af ovenstående generalforsamlingens bemyndigelse til at undersøge muligheder for et salg, og i givet fald gennemføre et salg hvis salgsprovenuet overstiger en af Generalforsamlingen minimal fastsat salgspris. Generalforsamlingen skal tage stilling til: 1. Bemyndigelse til bestyrelsen til at undersøge mulighederne for salg hvis salgsprovenuet overstiger en af Generalforsamlingen minimal fastsat salgspris. 2. Fastsættelse af en minimal salgspris hvis bestyrelsen bemyndiges til at undersøge og evt. gennemføre et salg. Salg af matrikel 8cb sidestilles med en vedtægtsændring eller om foreningens opløsning kræves, at mindst halvdelen af foreningens medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen, og at beslutningen vedtages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Er halvdelen af medlemmerne ikke repræsenteret på generalforsamlingen, men forslaget i øvrigt vedtaget med 2/3 af de repræsenterede stemmer, indkalder bestyrelsen inden 14 dage til en ny ekstraordinær generalforsamling, på hvilken forslaget kan vedtages med almindelig stemmeflerhed uden hensyn til hvor mange medlemmer, der er repræsenteret på generalforsamlingen. I givet fald afholdes ekstraordinær generalforsamling lørdag d. 9. juni kl ved det fælles postkasseanlæg.

3 Side 3 af 8 Forslag b fra bestyrelsen Ændring af vedtægternes 3 ved tilføjelse af nye afsnit, der muliggør afholdelse af 1-2 arbejdsdage pr. år for at reducere fællesomkostninger og øge fællesskabet i Grundejerforeningen Antallet af medlemmer der deltog i arbejdsdagen som blev afholdt d. 17. juni 2017 var ret begrænset. Deltagerne fik under højt humør meget fra hånden og sluttede som sædvanlig af med fællesspisning. Grundejerforeningens omkostninger til vedligeholdelse er begrænsede, og idet det typisk mere eller mindre er de samme medlemmer der deltager år efter år, er der på sigt brug for at finde en måde at få flere til at deltage. Alternativ bliver vi på sigt nødt til i højere og højere grad at betale os fra vedligeholdelsen, hvilket vil medføre en markant forøgelse af kontingentet. Bestyrelsen vil til hver arbejdsdag udarbejde en plan for hvilke arbejdsopgaver, der er behov for at få udført på det pågældende tidspunkt. Man mødes kl. 9 på selve arbejdsdagen og arbejder de timer bestyrelsen på forhånd har vurderet at der er behov for. Grene og andet fra arbejdsdagen udgør sammen med tilsvarende materiale fra medlemmernes parceller grundstammen i vores Skt. Hans bål. I år var materialet rigelig grønt og fugtigt, hvorfor bålet afgav en hel del røg, hvilket gav anledning til klager fra nogle naboer langs stranden nordøst for bålet. Bestyrelsen anser det for nødvendigt at materiale til Skt. Hans bålet skal ligge til tørre mindst 14 dage inden bålet afbrændes. Derfor har bestyrelsen besluttet at arbejdsdagen fremadrettet skal ligge den næstsidste lørdag før Skt. Hans i år d. 9. juni For at reducere fællesomkostninger og øge fællesskabet i grundejerforeningen, foreslår bestyrelsen at såfremt et medlem ikke deltager pålægges der et ekstrakontingent til indbetaling på 200,- pr. sommerhus (2018). Der opkræves maksimalt 200,- kr. pr. sommerhus uanset om der afholdes 1 eller 2 arbejdsdage det pågældende år. Bestyrelsen ønsker generalforsamlingens tilslutning til at ændre vedtægternes 3 med nyt afsnit omkring afholdelse af arbejdsdag. Hvis bestyrelsens forslag ikke vedtages og medlemskredsen ikke fremadrettet deltager i højere grad i arbejdsdag(e), så vil det på sigt være nødvendigt at forhøje kontingentet med 250 kr. pr. ejendom. Nye afsnit i 3, der tilføjes efter det nuværende afsnit i 3: Bestyrelsen kan, af hensyn til reduktion af vedligeholdelsesomkostningerne og for at understøtte det sociale sammenhold i Grundejerforeningen, beslutte at der afholdes 1-2 arbejdsdage om året afhængig af bestyrelsens vurdering af behov. Alle medlemmer er pligtige til at deltage i arbejdsdagen. Såfremt et medlem eller en anden repræsentant for medlemmet ikke deltager i arbejdsdagen, pålægges der et ekstrakontingent til indbetaling på 200,- pr. sommerhus. Der opkræves maksimalt 200,- kr. pr. sommerhus om året, uanset om der afholdes 1 eller 2 arbejdsdage det pågældende år. Har et medlem mere end et sommerhus opkræves der ekstrakontingent for op til maksimalt 5 sommerhuse om året. Ekstrakontingentet indeksreguleres til hele 5 kr. i forhold til forbrugerprisindeks med basis februar Udgår forbrugerprisindekset anvendes tilsvarende forbrugerbaseret indeks. En arbejdsdag gennemføres efter følgende retningslinjer: Man mødes på selve arbejdsdagen på et forud fastsat tidspunkt og arbejder de timer bestyrelsen på forhånd har vurderet at der er behov for. Maj-juni og august-september måneder er ideelle til at arbejde udendørs. Bestyrelsen udarbejder til hver arbejdsdag en plan for hvilke arbejdsopgaver, der er behov for at få udført. Idet arbejdsdagen også skal understøtte det sociale sammenhold i Grundejerforeningen afsluttes arbejdsdagen med fælles spisning betalt af Grundejerforeningen. Til vedtagelse af beslutning om ændring af vedtægterne eller om foreningens opløsning kræves, at mindst halvdelen af foreningens medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen, og at beslutningen vedtages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Er halvdelen af medlemmerne ikke repræsenteret på generalforsam-

4 Side 4 af 8 lingen, men forslaget i øvrigt vedtaget med 2/3 af de repræsenterede stemmer, indkalder bestyrelsen inden 14 dage til en ny ekstraordinær generalforsamling, på hvilken forslaget kan vedtages med almindelig stemmeflerhed uden hensyn til hvor mange medlemmer, der er repræsenteret på generalforsamlingen. I givet fald afholdes ekstraordinær generalforsamling lørdag d. 9. juni kl ved det fælles postkasseanlæg.

5 Side 5 af 8 Forslag c fra bestyrelsen Bestyrelsen har fået en henvendelse fra Sommerhusforeningen om indmeldelse af Grundejerforeningen i Sommerhusforeningen. Repræsentanter for bestyrelsen har været inviteret til og har deltaget i et møde med Sommerhusforeningen. Sommerhusforeningen ser gerne, at vores grundejerforening bliver medlem. Sommerhusforeningen mener at det vil være til alles fordel at sommerhusejerne i Hasmark står sammen, f.eks. i forhold til Nordfyns Kommune mv. Bestyrelsen vil ikke afvise at der måske kan være fordele ved at indlede et samarbejde, når der bl.a. skal forhandles med kommunen. Bestyrelsen har gennemgået Sommerhusforeningens vedtægter, og det er klart at disse skal ændres på en række punkter, hvis Grundejerforeningen skal indmeldes. Sommerhusforeningens formål omfatter bl.a.: at istandsætte og vedligeholde Østre- & Vestre Strandvej, Sommerhusforeningen opkræver et særligt vedligeholdelseskontingent hos de sommerhusejere, der anvender disse veje til og fra deres sommerhus. Sommerhusforeningens bestyrelse består af 5 sommerhusejere, og i en af paragrafferne er anført at: Et flertal af bestyrelsen skal udgøres af medlemmer, der også betaler vejvedligeholdelseskontingent. Bestyrelsen mener ikke at en forening der repræsenterer alle sommerhuse i Hasmark kan have til formål at vedligeholde udvalgte sommerhusveje. Selv om dette var acceptabelt, så virker det ikke rimeligt at sommerhusejere der betaler det særlige vejvedligeholdelses kontingent. skal have flertallet i bestyrelsen. Det er bestyrelsens holdning, at før Grundejerforeningen Østparken kan overveje en evt. indmeldelse, så skal vedtægterne laves om således at alt omkring vedligeholdelse af Østre og Vestre Strandvej tages ud af vedtægterne. Om det betyder at der oprettes en særskilt forening for dette er Grundejerforeningen Østparken uvedkommende. Det er bestyrelsens holdning at Grundejerforeningen Østparken p.t. IKKE skal indmeldes kollektivt. Det står de enkelte medlem frit for selv at melde sig ind i Sommerhusforeningen. Bestyrelsen ønsker Generalforsamlingens stillingtagen til forslaget.

6 Side 6 af 8 Forslag d fra bestyrelsen Nordfyns Kommune har besluttet at lave en forsøgsordning med decentrale genbrugsstationer kaldet miljøpladser i de enkelte sommerhusområder. Nordfyns Kommune har opfordret sommerhusområderne til at deltage i en forsøgsordning i 2018, mod at man ikke bliver afkrævet betaling for affald i Nordfyns Kommune har besluttet at lave en forsøgsordning omkring decentrale genbrugsstationer kaldet miljøpladser i de enkelte sommerhusområder. Forsøgsordningen er en udløber af kommunes vedtagne kildesortering for helårsboliger. Af en brochure (Se bilag 3) kommunen har uddelt ved flere lejligheder fremgår: Mere genbrug i fremtiden Vi skal passe på miljøet og jordens knappe ressourcer. Regeringen har derfor vedtaget, at alle kommuner i 2022 skal sortere mindst halvdelen af husholdningsaffaldet til genbrug. Det betyder, at vi skal sortere affaldet endnu bedre, end vi gør i dag. For helårshuse betyder det fere affaldsbeholdere ved husstanden, men det er svært at få plads til på en lille sommerhusgrund. Hertil kommer, at vejforholdene i nogle sommerhusområder gør det vanskeligt for skraldebilerne at komme frem. I sommerperioden er der mange mennesker og parkerede biler, og om vinteren er vejene bløde og har svært ved at bære de tunge køretøjer. Disse problemer bliver større med fere affaldsbeholdere, og vi har derfor valgt at køre et forsøg med en helt ny løsning, nemlig miljøpladserne. Nordfyns Kommune ønsker at køre et forsøg med indsamling af affald fra sommerhuse på centrale miljøpladser. Vi søger derfor efter grundejerforeninger, der vil deltage i forsøget. I forsøgsperioden skal du aflevere dagrenovation og affald til genbrug på miljøpladserne og det samme skal lejere af dit sommerhus. Miljøpladserne bliver placeret i samråd med grundejerforeningerne. På miljøpladserne kan du aflevere følgende: Dagrenovation Pap Papir Glas Plast Metal Små batterier Småt elektronik Nordfyns Kommune har opfordret sommerhusområderne til at deltage i en forsøgsordning i 2018, mod at man ikke bliver afkrævet betaling for affald i Når forsøgsordningen der gennemføres i samarbejde med de deltagende grundejerforeninger er færdig, beslutter kommunen hvordan den endelige ordning udformes. Der er ingen tvivl om at vi også i sommerhusområderne kommer til at sortere vores affald i langt højere grad end det sker i dag. Den største anke mod kommunens oplæg til ordning er at vi ikke længere får hentet husholdningsaffald ved de enkelte sommerhuse det skal afleveres på miljøpladserne! I forbindelse med forskellige møder hvor repræsentanter for kommunen har præsenteret ordningen, har repræsentanter fra bestyrelsen peget på at kommunen er nødt til at tage hensyn til at ældre og gangbesværede sommerhusejere i mange tilfælde vil have problemer med at få afleveret husholdningsaffald på miljøpladserne, hvis der er langt til disse fra de enkelte sommerhuse. Dette kan dog løses ved at placere containere til husholdningsaffald tættere på den enkelte sommerhusejer Bestyrelsen har diskuteret men er ikke enige om vi skal deltage i forsøgsordningen. Argumentet for at deltage at det giver de bedste muligheder for at få indflydelse på hvor den endelige ordning bliver udformet. Bestyrelsen ønsker derfor Generalforsamlingens stillingtagen til at deltage i forsøgsordningen.

7 Side 7 af 8 Forslag e fra bestyrelsen Bestyrelsen vil gerne gøre området ved søen endnu mere attraktivt, hvorfor der foreslås nedsat en arbejdsgruppe. Området syd for søen er blevet rigtig godt med mulighed for at sidde ved de opstillede kabeltromler og træstammestykker som borde og stole. Der er desværre efterhånden en del træer der er væltet ned i søen, og som ikke lige er sådan lader sig fjerne. Samtidig er der restriktioner på hvordan man må vedligeholde området. For at gøre området endnu mere attraktivt er der brug for nye tanker og ideer i forhold til såvel vedligeholdelse som udformning. Bestyrelsen foreslår derfor at der nedsættes en arbejdsgruppe, der skal komme med forslag til dette, og at der stilles et budget til rådighed for arbejdsgruppen, som kan anvendes efter aftale med bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker generalforsamlingens stillingtagen til forslaget.

8 Side 8 af 8 Forslag f fra bestyrelsen På generalforsamlingen 2017 blev der gjort opmærksom på at Grundejerforeningen har 40 års jubilæum i I forbindelse med generalforsamlingen 2017 erindrede dirigenten Hans Andersen om at Grundejerforeningen har 40 års jubilæum i 2018, hvilket bestyrelsen noterede sig. Bestyrelsen har ud over ovennævnte erindring på sidste generalforsamling ikke hørt fra nogen, der kunne være interesserede i at der afholdes et 40 års jubilæumsarrangement. Bestyrelsen har diskuteret dette, men mener, med baggrunden i bestyrelsens nuværende arbejdsbelastning, ikke at der i bestyrelsen er kræfter til at afholde et jubilæumsarrangement. Bestyrelsen har derfor ikke afsat midler til et sådant arrangement. Bestyrelsen vil dog ikke afholde en kreds af medlemmer fra at arrangere et sådant jubilæumsarrangement, hvis der er stor opbakning til et sådant arrangement. 1. Bestyrelsen foreslår at bestyrelsen for Grundejerforeningen Østparken IKKE står for at arrangere et 40 års jubilæumsarrangement. 2. Hvis bestyrelsens forslag ikke godkendes, så stiller bestyrelsen forslag om at der nedsættes en arbejdsgruppe uden for bestyrelsen, der skal stå for dette 40 års jubilæumsarrangement, og at generalforsamlingen fastsætter en budgetramme for et evt. tilskud fra Grundejerforeningens kasse. 3. Hvis bestyrelsens forslag godkendes, men at der er et flertal for at en kreds af medlemmer står for at afholde dette 40 års jubilæumsarrangement, så stiller bestyrelsen forslag om at generalforsamlingen fastsætter en budgetramme for et evt. tilskud fra Grundejerforeningens kasse. Den kreds af medlemmer der i givet fald skal stå for 40 års jubilæumsarrangementet, skal melde sig senest på generalforsamlingen Bestyrelsen ønsker Generalforsamlingens stillingtagen til forslagene.