ØKONOMICHEFKONFERENCE DANSKE ERHVERVSSKOLER OG -GYMNASIER

Transkript

1 ØKONOMICHEFKONFERENCE DANSKE ERHVERVSSKOLER OG -GYMNASIER Kolding 29. oktober 2018

2 Dagens program Velkomst v. udvalgsformand Hans Jeppesen Præsentation af FFL19 samt analyse af skolernes låneforhold v. Kasper Warrer, kontorchef i UVM Studiesystemer på SKI-rammeaftale v. Jens Hedegaard Madsen, SKI Frokost Den nye ferielov og øvrigt på revisionsområdet v. Lars Hillebrand, revisor i Deloitte Nyt studiesystem - hvor langt er vi nået? Oplæg v. skoler, som har eller næsten har valgt nyt system Pause Hvad ved vi egentligt om hjernen? v. Louise Opprud Jakobsen, innovatør og fremtidsforsker 2

3 Velkomst og lidt småting fra DEG-L s økonomiområde Licenser IDV Og meget mere Studiesystemer GDPR Ny ferielov Investeringsrammer 3

4 Investeringsrammer budget 2018 Mio. kr. Budget 2018 (marts 2017) Udmeldt ramme 2018 (december 2017) Budget 2018 (september 2018) Almene gymnasier 269,0 264,7 205,7 Erhvervsskoler m.v , ,9 927,3 SOSU-skoler 19,3 19,3 14,5 VUC 266,4 182,4 169,7 I alt 1.772, Budget 2018 (september 2018) i forhold til udmeldt ramme -59 (-22,3%) -256,3 (-21,7%) -4,8 (-24,9%) -12,7 (-7,0%) -332,9 (-20,2%) På finalov for 2018 er rammen fastsat til mio. kr. i 2018 (opjusteret fra mio. kr. på finansforslaget 2018). 4

5 Investeringsrammer budget 2019 Mio. kr. Budget 2019 (marts 2018) Budget 2019 (september 2018) Frivillige reduktioner (oktober 2018) Budget 2019 (ultimo oktober 2018) Almene gymnasier 285,4 264,9 27,9 237,0 Erhvervsskoler m.v , ,5 101,4 1084,1 SOSU-skoler 81,1 87,4 0,5 86,9 VUC ,1 6,4 107,7 I alt 1.878, ,0 136, ,8 På finanslovsforslaget for 2019 er fastsat et niveau på mio. kr. årligt i og mio. kr. i

6 FFL19 og erhvervsskoler Økonomichefkonference, 29. oktober Side 6

7 Disposition Finanslovforslaget for 2019 fra august Hvad sker der på den endelige finanslov? Styring og perspektiver på fremtiden Side 7

8 Finanslovforslaget Side 8

9 Omprioriteringsbidrag Omprioriteringsbidraget blev indført på driften af uddannelser i forbindelse med finansloven for 2016 og videreføres på FFL19 i På FFL19 får de selvejende institutioner som udgangspunkt reduceret tilskuddet med 2 pct. i 2019 ift Omprioriteringsbidraget er fortsat gældende i 2022 i den forstand, at tilskuddet også reduceres med yderligere 2 pct. Men provenuet afsættes i central reserve, jf. næste slide Omprioriteringsbidragets effekt på UVM s ramme på FFL19 F BO1 BO2 BO3 (mia. kr pl) Akkumuleret effekt af omprioriteringsbidrag -0,6 (2 pct.) -1,1 (4 pct.) -1,6 (6 pct.) Ovenstående er alene den isolerede effekt af omprioriteringsbidraget, og tager ikke højde for øvrige ændringer af UVM s ramme, der skyldes aktivitetsudviklingen eller målrettede bevillingstilførsler som fx puljer. -2,1 (8 pct.) Anm:: Tabellen er ikke udtryk for den faktiske forventede udvikling i UVM's ramme, der påvirkes af en række andre faktorer, primært aktivitetsudviklingen, der typisk medfører væsentlige rammeforøgelser eller -fald Side 9

10 Reserve til undervisning, uddannelse og kultur Regeringen har besluttet, at bevillingsreduktionen sfa. omprioriteringsbidraget i 2022 skal samles i en reserve på 35. Generelle reserver Regeringen og Folketinget skal senest på finanslovsforslaget for 2022 tage stilling til, hvordan midlerne i reserven skal udmøntes. Investeringsreserve på uddannelsesområdet F BO1 BO2 BO3 (mio. kr pl) Reserve sfa. omprioriteringsbidrag heraf Uddannelses- og forskningsministeriet ( 19) heraf Undervisningsministeriet ( 20) heraf Kulturministeriet ( 21) Side 10

11 Udmøntning af negativ budgetregulering sfa. FGU Aftale mellem regeringen, S, DF, A, R og SF om udmøntning af negativ budgetregulering i 2019 optaget i forbindelse med Aftale om bedre veje til uddannelse og job Nedjustering af undervisningstaxameteret til fjernundervisning på AMU fra 100 pct. til 75 pct. Nedjustering af undervisningstaxameteret til fjernundervisning på de almene voksenuddannelser og ungdomsuddannelser fra 80 pct. til 75 pct. Justering af markedsføringsudgifter på almene gymnasier, almene voksenuddannelser, erhvervsuddannelser og erhvervsgymnasiale uddannelser. Udmøntning af negativ budgetregulering (mio. kr pl) (F) 2019 (BO1) 2020 (BO2) 2021 (BO3) 2022 Fjernundervisningstakst på AMU Fjernundervisningstakst på AVU og UU Markedsføringsudgifter Samlet udmøntning af negativ budgetregulering Udestående budgetregulering Side 11

12 Investeringsrammer På finansloven for 2019 fastsættes rammeniveauet til 1,4 mia. kr. årligt i og 1,26 mia. kr. i Investeringsrammen i vil være lavere end niveauet fastsat for Indsæt note og kildehenvisning via Sidehoved og sidefod Side 12

13 Evaluering af det sociale taxameter Med finanslovforslaget for 2018 blev genberegning af modellen for socialt taxameter udskudt til finansloven for Det skyldes, at genberegningen afventede resultatet af evalueringen af det sociale taxameter. Undervisningsministeriet er fortsat i gang med udarbejdelsen af evalueringen af det sociale taxameter Det sociale taxameter er teknisk videreført på finanslovforslaget for Forventeligt reberegning på endelige finanslov Side 13

14 Øvrige ændringer og initiativer Momsfradrag ift energiudgifter ønsker om justering på endelige finanslov Genberegning af grundtilskud til skolepraktik Indbudgettering af tværgående regeringsinitiativer på FFL19 Effektivisering af statens indkøb fase 12 på 19,5 mio. kr. årligt (selveje) Forventede initiativer på ÆF19 Justering sfa. omlægning af barselsfonden på 3 mio. kr. Korrektion af pris- og lønregulering som følge af resultatet af overenskomstforhandlingerne for 2018 på 17 mio. kr. (UVM samlet) Øvrige initiativer i 2018 Dispositionsbegrænsning i 2018 sfa. statens indkøbsprogram fase 12 på ca. 18 mio. kr. (selveje) samt 3 mio. kr. sfa. af justering af barselsfonden Side 14

15 Initiativer med konsekvenser for erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse Den negative budgetregulering sfa. FGU Nedjustering af undervisningstaxameter til fjernundervisning Udløb af midlertidige initiativer fra Vækstpakke 2014, hvoraf nogle blev forlænget med midler fra trepartsaftale II. Kvalitetspulje til arbejdsmarkedsuddannelserne for Indsæt note og kildehenvisning via Sidehoved og sidefod Side 15

16 Hvad kommer der på ændringsforslagene? Side 16

17 Nyt på ændringsforslag? Konsekvenser af eud-forhandlinger Jf. forrige plancher måske - justering af model for momsfradrag ift energiudgifter og - socialt taxameter Side 17

18 Styring og perspektiver på fremtiden Side 18

19 Sammenhængsreform Samtidig ønsker regeringen at gennemføre en bredere indsats, der skal sikre, at alle unge har adgang til uddannelser af høj kvalitet på velfungerende uddannelsesinstitutioner. Regeringen vil bl.a. se på, om det eksisterende taxametersystem understøtter den rette balance mellem kvalitet, aktivitet, effektivitet og geografisk nærhed for den unge gennem et større eftersyn af området Side 19

20 Diskussioner Overlevelse Finansiering Institutionsstruktur Tilskudsmodel Sammenhæng Statsligt eller privat Eller kommunalt Side 20

21 Analyse af låneforhold Status på analyse: - 60 erhvervsskoler har svaret (inkl. SOSU) - Fortsat nye aftaler med renteswaps Rigsrevisionen for-undersøgelse Tilsynssager Fokus i konstant bevægelse Side 21

22 Hvad sker der ellers? Store analyser og tiltag: - Eud-udspil - Sammenhængsreform - Finansiering - SOSU - Løbende opfølgning på trepart om praktikpladser og VEU Mindre omfang: - AMU BYG/FÆL og IDV - Integrationsgrunduddannelsen - Ændret organisering af VEU-godtgørelsen ny forretningsgang for kost/logi - Løbende tilsyn fra STUK Side 22

23 Skolernes mulighed for evt. aftaledækning af indkøb af studieadministrative systemer v/ski 31. oktober 2018

24 Område Aftaler IT-paletten 2018/2019 Rådgivning vedr. IT Udvikling, projekter Vedligehold, projekter It-rådgivning It-konsulenter It-løsninger og -projekter (Februar 2018) Standard software It-drift Standard software It-drift ASP/Cloud (Februar 2018) Standardsoftware Hardware Netværk services 02.0/ Kommunikationsudstyr og -løsninger Tele og datakommunikatio n Kopi og print 02.03/50.03 Servere og Storage Computere Kopi og print Compu tere Tablet s Tele og data AVudstyr Internetforbindelser Øvrige itaftaler It-konsulenter, rådgivere og udviklere, it-løsninger It-løsninger, - projekter og software Forpligtende itaftaler (typisk for kommuner) 24

25 Scenarier for aftaledækning på rammeaftaler Ny (Primo 2019) Udvikling via miniudbud Ovenpå standardsoftware Nyudvikling Tentativ tidsplan: Skolernes tildeling (Q1 2019) Evt. udvikling/tilpasning (februar/marts/april 2019) Implementering (Q2 2019) Leverandørforhold: SKI har fokus på at få marked og leverandørforhold på plads, så de relevante leverandører er opmærksom på muligheden for at komme på rammeaftalen som hoved- eller underleverandør Ny (primo 2019) Tildelingsmuligheder: Miniudbud og direkte tildeling med tilpasning/videreudvikling (standard-kernefunktionalitet suppleret med tilpasning eller videreudvikling) Tentativ tidsplan: Skolernes tildeling (Q1 2019) Implementering (Q2 2019) Leverandørforhold: SKI har fokus på at få marked og leverandørforhold på plads med relevante leverandører som mulige underleverandører inden for den eksisterende struktur/aftale. 25

26 Leverandører af studieadministrative systemer IST kan tilbyde Uddata på SKI-rammeaftale pr. 1. december Hvad angår øvrige leverandører har KMD og DXC ikke pt. en studieadministrativ løsning til erhvervsskoler på den nuværende Disse leverandører/løsninger vil teoretisk kunne adderes til den nuværende pr. 1/ Ovennævnte leverandører modnes ift. at byde ind med studieadministrative løsninger til erhvervsskoler ifbm. genudbuddet af

27

28 Status på nye 02.18? Stort forarbejde.. stort udbud 2-3 års proces Dialog med marked, leverandører, kunder, brancheorganisationer Politisk bevågenhed Forsommeren = annullering 45 af 70 konditionelle!! Nyt udbud/prækval. kørt 80 leverandører blev prækvalificeret Der var tilbudsfrist 12. oktober Rammeaftale lander til jeres brug FEBRUAR 2019 Vejledning + digitalt tildelingsværktøj (direkte tildeling)

29 SKI bistår jer med og Information om aftalerne plenum ell. personligt møde Valg af aftale hvilken aftale er den rigtige i min situation? Erfaringer fra andre kunders lignende opgaver Hjælp til opgavebeskrivelse Hjælp til brug af værktøjer (digitale, analoge) Vejledning om udfyldelse af dokumenter Opfølgning på leverandøren ift. indrapportering Dialog med leverandøren ved problemer Inddragelse ved kommende aftaler Kvalitetssikring af direkte tildeling uvildig gennemsyn Review af MINIUDBUD før udsendelse til leverandører Sparring: tips, råd, uvildighed, generel vejledning

30 Selve tildelingen.. Direkte Tildeling = SKIs tildelingsværktøj (Excel) ell. Digitalt online Miniudbud = SKI miniudbudspakke skabelon ( fill in the blanks ) For begge ligger færdigt kontraktmateriale LEVERINGSAFTALE m. leveringsaftalebilag. Skal udfyldes; kundens sikkerhed og i begge parters interesse. SKI bistår med begge tildelingsprocesser. 30

31 Info-møde den 8. november om aftaledækning af studieadministrative systemer Tidspunkt Indlæg Morgenmad og netværk Velkomst v/ski Institutionerne har ordet Hvad er status i forbindelse med skolernes sondering af markedet for studieadministrative systemer, herunder forskellige system- og leverandørscenarier samt muligheder og barrierer ifbm. de forskellige scenarier? v/alle Introduktion til muligheder for fremadrettet aftaledækning på kommende SKI-aftaler v/chefkonsulent Lars Grelck og kontraktansvarlig Anja Hyltoft Lodberg, SKI SKI giver en indføring i de forventede muligheder for fremadrettet at kunne købe studieadministrative systemer på de kommende SKI-aftaler og 02.19, herunder introduktion til tildelingsprocesser ifbm. tildeling af kontrakt mv. SKI orienterer ligeledes om skolernes mulighed for at kunne få tildelingshjælp og sparring ifbm. brug af aftalerne med henblik på at sikre grundlaget for en hurtig og effektiv implementeringsproces Dialog og videndeling om skolernes muligheder for at forberede sig på kravene til den endelige beslutning om køb af studieadministrativt system v/alle Frokost, netværk og mulighed for spørgsmål til SKI 31

32 Spørgsmål og tak for idag? Jens Hedegaard Madsen Kundepartner Besøg ski.dk

33 Frokost 33

34 Økonomichefkonference den 29. oktober 2018 Indhold Den nye ferielov Introduktion til den nye ferielov Overgangsordning ved ny ferielov Feriepengeforpligtelser i årsrapporter Timelønnede medarbejdere Rigsrevisionens gennemgang af løn- og ansættelsesmæssige dispositioner Introduktion til gennemgang Disponering Fast løn og pension til medarbejdere Chefløn Afrunding og spørgsmål 2017 Deloitte 1

35 Den nye ferielov

36 Den nye ferielov Træder i kraft 1. september 2020 Hvad er nyt Ferieordning med fuld samtidighedsferie, som betyder, at ferie kan afholdes umiddelbart efter eller endda før, at den er optjent Nye lønmodtagere på arbejdsmarkedet kan afholde betalt ferie i det første år af deres ansættelse. Overgangsordning med indefrysning af optjent ferie til lønmodtagere når pensionsalderen. Meget er ikke nyt Samme antal feriedage, som medarbejderne har i dag To former for feriebetaling: 1) Ferie med løn og ferietillæg 2) Feriegodtgørelse, som indbetales til FerieKonto Feriefridage ( 6. ferieuge ) reguleres fortsat ikke i ferieloven men via kollektive overenskomster/frivillige aftaler Måling sker efter samme principper som hidtil jf. nedenfor. Måling af feriepengeforpligtelser Skal ske ud fra en going concern-betragtning og en forudsætning om, at ansættelsesforholdet fortsætter. Forpligtelsen skal dække den lønomkostning, som skolen ikke modtager modydelse for Løn, pension m.v. Måling af forpligtelse til indefrysning svarer til måling af feriegodtgørelse til indbetaling til FerieKonto Deloitte

37 Optjening og afholdelse af ferie Efter gældende og ny ferielov Optjening og afholdelse af ferie efter gældende lov Jan. Dec Maj Optjener ret til fem ugers ferie... Apr.... som kan afholdes fra 1. maj 2019 til 30. april Optjening og afholdelse af ferie efter ny ferielov Sep. Aug. Dec. Optjener løbende i ferieåret 1. september august 2021 til løbende afholdelse i 16 måneders perioden 1. september december 2021 (ferieafholdelsesperioden). Som efter gældende regler kan en uges ferie overføres til afholdelse i næste ferieafholdelsesperiode Som noget nyt kan arbejdsgiver og lønmodtager aftale, at lønmodtageren kan afholde betalt ferie, før den er optjent. Tilgodehavende ferieopsparing hos medarbejderen afvikles i takt med at medarbejderen optjener retten til den afholdte ferie. Deloitte

38 Metoder til opgørelse af feriepengeforpligtelsen - Fremadrettet formentligt kun én metode I praksis har to metoder været anvendt til opgørelse af den skyldige feriepengeforpligtelse: Eksakte metode Gennemsnitlige metode Deloitte 2018 Forpligtelsen opgøres som summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder. Dette kræver, at den enkelte medarbejders dagsløn og antallet af skyldige feriedage pr. medarbejder opgøres. Feriepengeforpligtelsen opgøres ud fra en gennemsnitsbetragtning, hvor man tager udgangspunkt i et gennemsnitligt ferietilgodehavende for den samlede medarbejdergruppe. Eneste metode, der umiddelbart kan anvendes under den nye ferielov Metode kan ikke anvendes i nuværende form, følge vejledning fra MODST 5

39 Overgangsordning Deloitte

40 Overgangsordning (1/2) Der er vedtaget en overgangsordning, som består af to perioder: - Første periode skal sikre, at lønmodtagere i overgangsåret kan afholde ferie efter samme feriemønster som hidtil Ny lov 1) Perioden 1. januar august Jan. Optjening af 16,64 feriedage 2020 Sep Maj Sep. Dec.... som kan afholdes fra 1. maj 2020 til 30. september 2020 eller overføres til afholdelse efter den nye lov frem til 31. december Den 1. september 2020 begynder lønmodtageren at optjene og afholde ferie samtidig Ved udgangen af september 2020 har lønmodtageren kun optjent 2,08 feriedage til afholdelse efter den nye lov Overgangsordning sikrer, at lønmodtagere har ferie til afholdelse i fx efterårsferien oktober 2020 og sommeren 2021 I perioden 1. januar august 2019 kan en lønmodtager opspare 16,64 (8*2,08) feriedage, som kan afholdes i perioden 1. maj 30. september 2020 efter den gældende lov eller overføres til afholdelse Deloitte 2018 efter den nye lov. 7

41 Overgangsordning (2/2) Der er vedtaget en overgangsordning, som består af to perioder: - Anden periode skal reducere skolernes likviditetstab ved overgang til den nye ordning. Ny lov Perioden 1. september august Sep. Aug. Ferie optjent i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020 bliver indefrosset og udbetales ved pensionering. Denne overgangsordning skal sikre, at lønmodtagere ikke kan afholde op til ti ugers ferie i det første år med samtidighedsferie. Senest 31. december 2020 skal arbejdsgivere for hver lønmodtagere indberette ferie optjent i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020 til Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler (fonden). I kalenderårsregnskab 2019 skal indregnes forpligtelse første tre måneder ( ) Der skal foretages en eksakt opgørelse pr. medarbejder, opgjort som 12,5 % af den ferieberettigede løn i optjeningsperioden. Den ferieberettigede løn er ethvert indkomstskattepligtigt lønbeløb og arbejdsgiverens andel af pension mv. Feriegodtgørelse, ferietillæg og løn under ferie skal ikke indgå i den ferieberettigede løn. Deloitte

42 Indefrossede feriemidler Indbetaling Skolen kan (måske) afvikle forpligtelsen fuldt ud ved at indbetale de tilgodehavende feriemidler til fonden Feriemidlerne kan (måske) til enhver tid frivilligt indbetales til fonden. Feriemidler, som ikke frivilligt er indbetalt til fonden, forfalder til betaling, når medarbejderne når folkepensionsalderen. Konkret vurdering Skolen skal vurdere om det ud fra en likviditets- og rentemæssig vurdering er mest fordelagtigt at indbetale feriemidlerne til fonden eller beholde dem i skolen (vides ikke om skoler for denne frihed) årlige indeksering sammenholdes med skolens kalkulationsrente. Deloitte 2018 Indeksering af feriemidler Forpligtelsen skal hvert år reguleres med en indeksering, som fastsættes af fonden senest den 31. maj. Indekseringen opgøres på baggrund af den årlige faktiske lønudvikling, som fastlægges ud fra DA s strukturstatistik. Denne udgjorde 2,2 % for Indekseringen indregnes mest naturligt under personaleomkostninger, men der kan formentlig også føres argumenter for, at det er en finansiel post, som i så fald indregnes i resultatopgørelsen under finansielle omkostninger. Indregning i årsrapporten Indefrossede feriemidler indregnes i regnskabsposten feriepengeforpligtigelse formentligt under langfristede forpligtelser Dog indregnes den del som skolen forventer forfalder til betaling indenfor 12 måneder efter balancedagen, som kortfristet forpligtelse. 9

43 Feriepengeforpligtelser i årsrapporter Deloitte

44 Kalenderårsrapporter 2019 Forpligtelser efter gammel og ny lov Feriepengeforpligtelser i kalenderårsrapporter for 2019 består af følgende elementer: Lov Opsparingsperiode Afholdes (hovedregel) 1 GL 2018 (restferie) GL eller efter nye lov Måling Forpligtelsen beregnes efter skole nuværende principper, herunder gældende vejledning fra MODST. Summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder. (antal feriedage * forventet dagsløn). Hertil tillægges ferietillæg på 1,5 % af den ferieberettigede løn, som skal udbetales senest samtidig med feriens afholdelse. 3 Ny Indefryses Forpligtelsen opgøres som summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder, opgjort som 12,5 % af den ferieberettigede løn i opsparingsperioden maj Apr. Aug. 2 Aug. Apr. Aug. 3 Deloitte

45 Kalenderårsrapporter 2020 Forpligtelser efter gammel og ny lov Feriepengeforpligtelser i kalenderårsrapporter for 2020 består af følgende elementer: Lov 1 GL/ NY Opsparingsperiode (restferie) 2 Ny Ny Afholdes (hovedregel) Måling 2021 Summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder. (antal feriedage * forventet dagsløn) Indefryses Forpligtelsen opgøres som summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder, opgjort som 12,5 % af den ferieberettigede løn i opsparingsperioden. Hvis skolen har indbetalt beløbet til fonden senest 31. december 2020, skal der ikke indregnes en forpligtelse. Forpligtelsen indekseres for perioden Forpligtelsen opgøres som summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder, opgjort som opsparet ferie i perioden 1. september 31. december 2020, som endnu ikke er afholdt i samme periode. Hertil tillægges ferietillæg på 1,5 % af den ferieberettigede løn, som skal udbetales senest samtidig med feriens afholdelse Aug. Aug. 2 Aug. Deloitte

46 Kalenderårsrapporter 2021 Forpligtelser efter gammel og ny lov Feriepengeforpligtelser i kalenderårsrapporter for 2021 består af følgende elementer: Lov Opsparingsperiode 1 Ny Ny (overført restferie max 5 dage) 3 Ny Afholdes (hovedregel) Indefrosset Måling Den forpligtelse, der blev indregnet i årsrapporten i 2020, indregnes fortsat og indekseres, hvis skolen ikke har valgt frivilligt at indbetale feriemidlerne til fonden. Krav om muligheder herom er uafklaret Summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder. (antal feriedage * forventet dagsløn) Forpligtelsen opgøres som summen af den beregnede feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder, opgjort som opsparet ferie i perioden 1. september 31. december 2020, som endnu ikke er afholdt i samme periode. Hertil tillægges ferietillæg på 1,5 % af den ferieberettigede løn, som skal udbetales senest samtidig med feriens afholdelse Aug. Aug. Deloitte Aug. 13

47 Eksempel årsrapporter Fakta For at gøre eksemplet overskueligt er der forudsat følgende: Én medarbejder Fast feriemønster Lønnen er uændret i perioden Der ses bort fra 6 ferieuge Indeksering uændret 2,2 % Medarbejderen når først pensionsalderen i 2030 Feriemønster: Medarbejderen afholder hvert år 25 feriedage: 2 dages ferie i april, 15 dage i juli, 5 dage i oktober og 3 dage i december. Ferieberettiget løn Faktiske lønomkostninger Samlet vederlag pr. måned Grundløn Tillæg Pension Helår Dagsløn (21 dage pr. måned) Deloitte

48 Eksempel årsrapporter Fakta Kalenderårsregnskab Dage Dage Dage Feriepengeforpligtelse 18,66 2,00 2,00 Forpligtelse overfor Fonden 8,33 25,00 25,00 Samlet forpligtelse 27,00 27,00 27,00 Medarbejderens feriesaldo 2,00 2,00 2,00 Optjent, ikke frigivet til afvikling 16,67 0,00 0,00 Tilgodehavende feriemidler 8,33 25,00 25,00 Samlet tilgodehavende 27,00 27,00 27,00 Medarbejderen afholder ved det beskrevne feriemønster sin ferie løbende og får ikke overført ikke afholdt ferie fra tidligere ferieår til et nyt ferieår. Deloitte 2018 Antal dage fremkommer sådan 2018 Restferie opsparet i 2016 til afholdelse i ferieåret 2017/ Opsparet i 2017 til afholdelse Opsparet i 2018 til afholdelse Afholdt i Skyldige feriedage pr Skyldige feriedage pr Afholdt ferie i Til afholdelse Opsparet fra (8 mdr. * 2,08) til afholdelse Opsparet til indefrysning (4 mdr. * 2,08) 8 Skyldige feriedage i alt til afholdelse pr (2+17) Opsparet til indefrysning (12 mdr. * 2,08) 25 Opsparet pr til afholdelse i 2020 (2+17) 19 Opsparet til samtidig afholdelse (4 mdr. * 2,08) 8 Afholdt i 2020 ( ) -25 Rest til afholdelse i Opsparet til indefrysning (12 mdr. * 2,08) 25 Opsparet pr til afholdelse i Opspares i 2021 til samtidig afholdelse 25 Afholdt i 2021 ( ) -25 Rest til afholdelse i

49 Eksempel årsrapporter (1/2) Årsrapport for 2019 Opsparet Afholdes Antal dage Dagsløn Ferieberettiget løn Forpligtelse Kr. Kr. Kr /ny lov , Ferietillæg af 8 måneder (60.000*8*0,01) Indefryses (12, % af kr.) Kort Lang Årsrapport for 2020 Opsparet Afholdes Antal dage Ferieberettiget Dagsløn løn Forpligtelse Kr. Kr. Kr /ny lov Indefryses Ferietillæg af 4 måneder (60.000*4*0,01) Indeksering (2,2%*90.000*4/12) Kort Lang Deloitte 2018 Årets regulering ( )

50 Eksempel årsrapporter (2/2) Årsrapport for 2021 Opsparet Afholdes Antal dage Dagsløn Ferieberettiget løn Forpligtelse Kr. Kr. Kr Indefrosset incl. indeksering i Ferietillæg af 4 måneder (60.000*4*0,01) Indeksering (2,2%*90.660) Kort Lang Årets regulering ( ) Der udarbejdes en tilsvarende beregning for hver medarbejder Der korrigeres for ændring i feriemønster Der korrigeres for ændringer i løn mv. Den udmeldte indeksering anvendes Midler der forfalder til fonden i det efterfølgende år reklassificeres til kortfristede Deloitte

51 Timelønnede medarbejdere Deloitte

52 FerieKonto timelønnede medarbejdere Indberetning og frister ændres Der er nye frister for at indberette ferie til FerieKonto fra den 1. september 2020, fordi medarbejderne fremover kan holde ferie i takt med, at den optjenes. Indberetning Ferie skal indberettes den sidste dag i den halve måned, hvor lønperioden slutter + en halv måned. Fristen vil derfor altid være den 15. eller den sidste dag i måneden. Hvis lønperioden slutter senest den 15. i en måned, skal der indberettes inden udgangen af samme måned (fx 31. marts 2021). Hvis lønperioden slutter senest ved udgangen af en måned, skal der indberettes senest den 15. i den efterfølgende måned. Indbetaling Fristen for indbetaling til FerieKonto bliver samme dag eller den første bankdag efter indberetningsfristen. Eksempel 1: Lønperiode slutter 10. marts Indberetningsfrist 31. marts Indbetalingsfrist til FerieKonto 31. marts Eksempel 2 Lønperiode slutter 20. marts Indberetningsfrist 15. april Indbetalingsfrist til FerieKonto 15. april Feriepengeinfo I stedet for FerieKonto kan feriepenge for timelønnede indberettes til feriepengeinfo, med skolen selv som udbetaler. For denne ordning skal feriepenge indberettes før skat fra 1. september Deloitte

53 Opsummering Krav til opgørelse fremadrettet (fra og med 2020) Ændringer i kontering og styring af feriepenge forpligtelse (NAV og SLS) Uafklarede forhold om evt. indbetaling til særlig fond Hvordan håndteres renteelementet hvis skolen selv beholder forpligtelsen- løn/finansiering Betyder det noget budgetmæssigt? Deloitte

54 Rigsrevisionens gennemgang af lønog ansættelsesmæssige dispositioner Deloitte

55 Rigsrevisionens gennemgang af løn- og ansættelsesmæssige dispositioner Rigsrevisionen har i 2018 udført en tværgående undersøgelse af udvalgte skoler omfattende af følgende områder (Juridisk-kritisk revision): 1. Disponering 2. Fast løn og pension til medarbejdere 3. Nyansættelser 4. Chefløn 5. Engangsudbetalinger. Formål med Rigsrevisionens gennemgang: Formålet med den samlede revision af Undervisningsministeriet er at opnå høj grad af sikkerhed for, at der ikke forekommer væsentlige regelbrud ved løn- og ansættelsesmæssige dispositioner. Deloitte

56 Disponering Fokus for Rigsrevisionens gennemgang: Rigsrevisionen har undersøgt, om det er beskrevet, hvem der må disponere på lønområdet, og om ansættelser og engangsudbetalinger er disponeret af en hertil bemyndiget. Revisionen har omfattet gennemgang af regnskabsinstruks, herunder konkret sammenhæng mellem regnskabsinstruks og bilag over dispositionsberettigede samt stikprøver på dispositioner på lønområdet (ansættelse og engangsudbetalinger). Generelle opservationer ved gennemgang: Navn på medarbejder som rektor har givet bemyndigelse til at disponere på lønområdet bør fremgå direkte af regnskabsinstruks eller bilag til regnskabsinstruks Deloitte

57 Fast løn og pension til medarbejdere Fokus for Rigsrevisionens gennemgang: Rigsrevisionen har gennemgået fast løn og pension til medarbejdere aved nsat gymnasier med det formål at efterprøve, om medarbejdere får korrekt løn og pension, og om bestemmelser i love, overenskomster og andre aftaler bliver fulgt. Generelle opservationer ved gennemgang: Angivelse af funktionstillæg på en samlet liste over flere medarbejderes tillæg. Det fremgik ikke af listen, om beløbet er i aktuelt niveau eller grundbeløb. Manglende stillingstagen til bortfald af funktionstillæg, når varetagelsen af funktionen ophører, eller om funktionen må anses for at være en afgørende del af selve stillingsindholdet og dermed bringes til ophør efter de almindelige regler, der gælder for opsigelse af ansættelsesforholdet. Deloitte

58 Chefløn Fokus for Rigsrevisionens gennemgang: Rigsrevisionen har gennemgået løn og pension til chefer med det formål at efterprøve, om cheferne får korrekt løn og pension, og om bestemmelser i love, overenskomster og andre aftaler bliver fulgt. Derudover har Rigsrevisionen undersøgt resultatlønskontrakter for at vurdere, om der er specifikke mål for chefens indsats, så resultatlønnen kan udbetales i overensstemmelse med målopfyldelsen, og om udbetalinger er korrekte. Generelle opservationer ved gennemgang: Løn og pension: Mangler en skriftlig beskrivelse af, hvilken funktion tillægget bliver udbetalt for. Rigsrevisionen finder, at det bør fremgår klart, hvilke arbejdsopgaver tillægget dækker over, og så det er muligt at vurdere, om chefen/øvrige ledelse fortsat er berettiget til det pågældende funktionstillæg. Resultatlønskontrakter: Manglende datering og underskift af indgående resultatlønskontrakter for øvrige ledelse Indgåelse/underskift af resultatlønskontrakter efter kontraktsperiodens start Høj målopfyldelse bemærket i 2017 (niveau observeret 87-97%) og de seneste tre år (87% og derover) Rigsrevisionen påpeger fortsat at der skal sættes ambitiøse og kontinuerlige mål, som er til gavn for gymnasiets elever og gymnasiets samlede udvikling. Rigsrevisionen påpeger krav om progression i det følgende års målfastsættelse, således at ambitionsniveauet hæves. Deloitte

59 Deloitte

60 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser indenfor revision, consulting, financial advisory, risikostyring, skat og dertil knyttede ydelser til både offentlige og private kunder i en lang række brancher. Deloitte betjener fire ud af fem virksomheder på listen over verdens største selskaber, Fortune Global 500, gennem et globalt forbundet netværk af medlemsfirmaer i over 150 lande, der leverer kompetencer og viden i verdensklasse og service af høj kvalitet til at håndtere kundernes mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Vil du vide mere om, hvordan Deloittes omkring medarbejdere gør en forskel, der betyder noget, så besøg os på Facebook, LinkedIn eller Twitter. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer og deres tilknyttede virksomheder. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

61 Studieadministrativ system Ludus Suite

62 Udgangspunktet på Rybners Easy-A (HTX & HF) (Studie Administrativt System SAS) Lectio (STX & HHX) (Studie Administrativt System SAS Pædagogisk Administrativt System - PAS) Fronter & UMS (HTX & HF) (Pædagogisk Administrativt System PAS) Studie Administrativt System (SAS) Pædagogisk Administrativt System (PAS) LUDUS Suite LMS = Moodle implementeret HTX & HF august 2018, implementeres foråret 2019 STX & HHS

63 Markedsafdækning efterår 2017 Ingen har færdigudviklede EUD-studieadministrative systemer, hvor kernen fungerer Flere har færdigudviklede studieadministrative systemer til gymnasier Der med andre ord ingen færdige produkter på hylden, der kan dække alle Rybners uddannelser På baggrund af sammenligning af systemernes udviklingsstadie, funktionalitet (Ditmer rapport), åbne grænseflader samt pris er Ludus suite valgt som Rybners fremtidige studiesystem

64 Samarbejde med Samarbejde med DXC omkring Ludus suite pr Udviklingssamarbejde 2 årig kontrakt 1. juni 2018 mulighed for opsigelse af kontrakt, hvis systemudviklingen / testen ikke løber tilfredsstillende 2 sidestillede forløb GYM alle 4 gymnasiale retninger overgår til LUDUS i sommeren 2018, såfremt test og udviklingsforløb forløber tilfredsstillende. Baseres på eksisterende system. EUD idriftsættelsestidspunktet fastlægges i projektet. Baseres på GYM-delen, kræver en høj grad af nyudvikling med udgangspunkt i behovsopgørelsen udarbejdet i DEG-L i samarbejde med Ditmer Rybners indgår i styregruppe sammen med: SDE, NEXT, Niels Brock og Herningsholm Styregruppen prioriterer udviklingsopgaverne og tidsplan Rybners stiller 1 2 medarbejdere til rådighed til udvikling og test indtil systemets EUD og kursus kerne er udviklet

65 Test og afklaring på gymnasiet - Arbejdsmetode og proces Udarbejdede bruttoliste med oplysning om opgaver, der løses i enten Lectio eller EASY-A Opgaverne angives med følgende oplysninger: Opgaven Elementer i opgaven Eksempel: Opgave Indberetning til UVM Elementer i opgaven Ajourføre oplysninger i Lectio/EASY-A Udskrive indberetningskladde fra Lectio/EASY-A Fremsende stikprøver til revisor Alle opgaver og elementer kategoriseres ud fra følgende kriterier: KRITISK SAS kan ikke fungere uden dette element NØDVENDIG SAS kan fungere med nedsat ydelse uden dette element ØNSKELIG SAS kan fungere uden dette element

66 Test og afklaring på gymnasiet - Arbejdsmetode og proces Opgaverne vurderes i forhold til Målopfyldelse i LUDUS Suite efter følgende kriterier: Fuld funktionalitet eksisterer Delvis funktionalitet eksisterer Mangelfuld funktionalitet eksisterer EE Ej eksisterende funktionalitet Opgaverne vurderes i forhold til Kompleksitet ved udførelse i LUDUS Suite Høj kompleksitet Langvarig eller kompleks indgriben eller interaktion bøvlet Middel kompleksitet Nogen manuel indgriben eller interaktion Lav kompleksitet Ingen eller lille indgriben høj grad af automatisering

67 Eksempel på vurdering/metode Liste med 13 kritiske punkter DCX udvikler Rybners i drift 1. august 2018 på STX, HHX, HTX og HF SDE i drift 1. august 2018 på HTX

68 Vurdering af Ludus på GYM (drift) Lectio Opgave 1 Ludus Opgave 2 Ludus Lectio Samlet Samlet Lectio Ludus Ludus EASY-A

69 Status EUD Udfordringer med at modtage den endelige uddannelsesmodel fra STIL P.t. udfordringer med integration til eksamensdatabasen, det modtagne fra STIL virker ufærdigt Styregruppen har en løbende og tæt dialog med DXC Styregruppemøde hver fredag kl Hver anden gang deltager STIL Tæt samarbejde og sparing mellem medarbejderne på styregruppe skolerne fx. skemalægningsværktøj Hvad arbejdes der med p.t.: Systemrevision Test af konverterede data fra EASY-A Benhård prioritering af opgaver til version 1.0

70 Forventet tidsplan Herningsholm planlægger idriftsættelse marts 2019 på EUD og januar 2019 på GYM SDE planlægger idriftsættelse marts 2019 på EUD Rybners og Next EUD: Elever der starter til august optages i Ludus i foråret Igangværende EUD elever konverteres til sommer Kursusområdet august 2019 Niels Brock sommer 2019 evt. optag til marts i Ludus Flere skoler på vej

71 Forberedelse / Implementering af UDDATA+

72 Baggrund for valg: Vi opstillede kriterier Afgørende punkt: så få systemer for medarbejdere som muligt til daglig opgaveløsning og med én engang som afgørende element Mulighed for høj grad af indflydelse Pris og kendskab til vores behov + tillid IST UDDATA var længst fremme - oktober 2016 vurdering

73 Etableret som et organisationsprojekt styregruppe arbejdsgruppe alle medarbejdere

74 Organisering af projektet på TECHCOLLEGE Styregruppe beslutter Tidsplaner (okt 16 frem til dd) Kommunikation Funktioner organisationstilpasning Arbejdsgruppe Kigger alle arbejdsgange igennem Lukker andre systemer ned Ændrer arbejdsgange Alle medarbejdere Anvender: skema, fravær, kommunikation, karakterer, arbejdstid, sygemelding, ferie- og fravær

75 De store ændringer og gevinster strategisk Organisatoriske ændringer (afkorte arbejdsprocesser) Taktisk Oplever gevinst og optimering ved et fælles sprog (elev og ansatte samme brugerflade) Operationelt De daglige arbejdsopgaver er allerede blevet muligt at løse mere samlet og bliver det endnu mere når Easy A lukker ned

76 Status Vi ønsker at fortsat er høj grad af kommunikation mellem skole og Ministeriet forhold til bekendtgørelsesændringer. Tidligere to veje ind lige nu er det vores fornemmelse at det er Ministeriet og Leverandører Vi ser frem til at se en plan for udvikling af brugergrænsefladen Vi ser frem til en plan for hvordan vi skal træne vores medarbejdere i brugen af det Vi er fortsat pilotskole og indlæser ansøgere fra optagelse.dk så snart det er muligt EUD. Vi har igennem processen optimeret en række arbejdsgange før det endelige skifte af Easy-A ved en tidlig indfasning.

77 Oplæg fra Tietgen 50

78 Valg af studieadministrativt system

79 Agenda Knords valg Hvor er vi nu Hvad der er gået og går godt/skidt Persondata

80 Knords valg af system Hvem er Knord: Merkantil Erhvervsskole (i øjeblikket ) Placeret i Lyngby, Hillerød og Frederikssund Ca årselever 380 ansatte HHX, STX, EUD/EUX, 10. kl. modtageklasser (meget lidt AMU ca. 1 ÅE)

81 Knords valg af system Det var ikke så svært, at vælge var på Lectio med både HHX og STX vi fik en dispensation, da vi 2014 startede vores STX hvilket er ca. 65% af vores aktivitet Stor tilfredshed blandt brugerne både elever, lærer og forældre, så vores regnestykke: Elever Forældre Undervisere 350 Totalt glade burgere (ikke alle åbenhed kommer til det) Vi havde ikke en stor debat på skolen med forskellige faggrupper det var en ledelsesbeslutning EUD/EUX kom nemt og hurtigt på plads på Lectio Hovedforløb og SKP er også på Lectio Det er gået rigtig godt selvfølgelig den sædvanlige modstand overfor forandringer

82 Hvor er vi nu Knord er helt ude af EASY hele skolen kører på Lectio (vi har stadigvæk AMU), men det er ved at blive markedsgjort her er IBC i gang har noget mere AMU end Knord Forventer indberetning jan 2019 Ny revisor godkendelse i november 2018 Knord betaler ikke til EASY mere (stoppede sommeren 2017) Efteruddannelse.dk er der fuld integration Fakturering fra Lectio elever og SKP kursus Der er udarbejdet integration vedr. cpr-opdatering

83 Hvor er vi nu Mest Merkantile skoler, men Campus Bornholm er på Lectio på det tekniske inkl. VUC IBC er også gået på VUC i uge 36 - og uge 42 på EUD Macon/Lectio er klar, hvis der er en teknisk erhvervsskole der er klar til at være testskole Er ikke her for at sælge Lectio men vi ville da ønske at der var flere som vil vælge Lectio da vi kan lægge større pres på jo flere vi er EDUP (Posthus) - Elev-flytning er nu i drift. De næste faser er at posthuset også skal kunne håndtere udlån og skolehjem.

84 Hvad der er gået og går godt/skidt Meget god og tæt dialog med Stil og Lectio under hele overgangen til Lectio Begge parter har været klar til at lytte og rette til det meste af tiden Der er brugt rigtig meget tid på dette mest på at holde Stil og Lectio op på det som er lovet så vi kunne holde tidsplanen (heldigvis har det være min IT-chef som har trukket læsset) tidsplanen blev overholdt Uddannelseschefer på EUD/EUX er meget glad for Lectio løsningen nemt at ændre i Vi har haft mange ønsker nogle e blevet opfyldt andre må vi leve med dette er ikke et tagselvbord hvor vi kan stille alt for mange krav vi må leve med det vi får Glæder mig meget til der kommer flere systemer på markedet så man bedre kan vælge og stjæle funktionaliteter fra dem og at vi kan sparre på tværs Og der kan hentes data ud af Lectio

85 Persondata Der er mange holdninger, følelser og historier omkring Lectio, men jeg vil lige forsøge at gøre det klart hvor Lectio er lige nu Lectio overholder persondatafordringen Stil har godkendt systemet som det er i dag Datatilsynet har også godkendt systemet dog vil de se på det igen pga. en kongelig i gym. Rundsted gym helt nyt kommet i dag Vi er i tæt dialog med Lectio på flere områder som vi ønsker at få ændre, såsom: Password så der kun er adgang til den enkelte skoles oplysninger Kontrakt få en kontrakt, så det ikke bare er en abonnements ordning Lectio er lydhør overfor ovenstående, men vil ikke begynde at ændre før de kender kravene fra datatilsynet m.fl. Vi har valg at gennem personfølsomme data i IMS-arkiv ikke i Lectio (bro mellem systemerne) Vi fortsætter med at presse på også må vi se..

86 Spørgsmål

87 Pause 60

88 Oplæg af Louise Opprud Jakobsen, DareDisrupt 61