Referat Kernevelfærdsudvalget onsdag den 28. februar 2018

Transkript

1 Referat Kernevelfærdsudvalget onsdag den 28. februar 2018 Kl. 16:30 i Kantinen, Allerslev Rådhus Afbud: Bitten Persson (Medarbejderrepræsentant) Carsten Rasmussen (A) Louise Liv Holm (Grønt Råd) Michael Beck Rikke Z. Grøndal (A)

2 Indholdsfortegnelse 1. Kernevelfærdsudvalget - Godkendelse af dagsorden Kernevelfærdsudvalget - Orientering - februar Kernevelfærdsudvalget - Borgerdrevne forslag Kernevelfærdsudvalget - Der findes et sted, hvor vi taler sammen Kernevelfærdsudvalget - Muligheder for at forbedre rammerne for skoleog områdebestyrelserne Kernevelfærdsudvalget - Sammenhængende borgerforløb...13

3 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 1 1. Kernevelfærdsudvalget - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Godkendt. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:

4 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 2 2. Kernevelfærdsudvalget - Orientering - februar 2018 Sagsnr.: 17/6716 Resumé: Udtrædelse af Kernevelfærdsudvalget Lars Holten, som er valgt til Kernevelfærdsudvalget i sin egenskab som repræsentant for erhvervslivet/ LEUF (Lejre Erhvervsudviklingsforum) udtræder af Kernevelfærdsudvalget. Årsagen er stor travlhed i forbindelse med Sagnlandets aktuelle og store byggeprojekter. Der vil ikke blive udpeget en efterløser. Opfølgning på besøg fra Minister for offentlig innovation, Sophie Løhde 17. august 2017 besøgte minister for offentlig innovation, Sophie Løhde Lejre Kommune. Besøget var en del af ministerens Danmarksturné, som havde til formål at give input til ministerens reformarbejde med Sammenhængsreformen. Som opfølgning på dette besøg har Lejre Kommune modtaget en henvendelse med en opfordring til at komme med forslag til uhensigtsmæssige regler m.v., som står i vejen for at skabe mere tid til kerneopgaverne. Se bilag. Lejre Kommune har ikke i denne forbindelse sendt materiale til ministeren for offentlig innovation. Administrationen har i stedet koblet sig på Økonomi- og Indenrigsministeriets udfordringsret, som løber frem til 2021 og som tilsvarende omhandler at gøre op med uhensigtsmæssige regler og procedurer, jfr. Tidligere fremlagt sag om afbureaukratisering, forenkling og udfordringsret. Afbureaukratisering, forenkling og udfordringsret Administrationen giver en kort mundtlig status på arbejdet. Der henvises til Økonomiudvalgets beslutning den 14. november 2017, som er forelagt Kernevelfærdsudvalget til orientering den 28. november Afsluttende middag den 21. marts 2018 Kernevelfærdsudvalget afslutter mødet den 21. marts 2018 med en middag på Herthadalen, Slangealleén 1, 4320 Lejre. Hele mødet holdes på samme adresse. Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Taget til orientering. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Bilag:

5 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 3 1. Opfølgning på besøg i Lejre Kommune - Skema kommuner.docx 2. Opfølgning på besøg i Lejre Kommune. Henvendelse fra ministeren for innovation

6 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 4 3. Kernevelfærdsudvalget - Borgerdrevne forslag Sagsnr.: 17/9925 Resumé: På Kernevelfærdsudvalgets møde den 17. januar 2018 drøftede udvalget forslaget om, at borgere kan få forslag til behandling i Kommunalbestyrelsen. Kernevelfærdsudvalget besluttede at bede administrationen om at udarbejde et mere konkret oplæg. Hvis udvalget ønsker at fremme forslaget vil det indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslaget vedtages med følgende principper: a. forslag skal angå kommunale anliggender, b. forslag må ikke være injuriende eller indeholde personfølsomme oplysninger, c. forslagsstiller skal være fyldt 15 år, 2. at det besluttes såfremt forslaget vedtages hvilken beregningsmetode der skal anvendes til for at fastsætte grænsen for antallet af underskrifter. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Ad 1. a-c) Anbefales med den præcisering, at det alene er borgere med fast bopæl i Lejre Kommune der kan stille forslag. Ole Blickfeldt (O) kunne ikke tiltræde forslaget om en aldersgrænse på 15 år men ønsker at valgretsalderen på 18 år skal gælde. Ad 2. Kernevelfærdsudvalget anbefaler, at et borgerdrevent forslag forudsætter min. 255 underskrifter svarende til samme relative antal, som Folketinget har sat for borgerforslag. Udvalget anbefaler, at ordningen iværksættes som en to-årig forsøgsordning. Udvalget anbefaler at forslagene offentliggøres på kommunens hjemmeside. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Oplæg til forsøgsordning med borgerdrevne forslag En række kommuner har i løbet af de seneste år valgt at indføre forsøgsordninger, hvor borgerne kan stille forslag til Kommunalbestyrelsen som hvis et givent antal borgere via underskrift giver deres støtte til forslaget forpligter sig til at få det belyst nærmere af administrationen og behandle det; de såkaldte borgerdrevne forslag. Administrationen har udarbejdet et forslag, som bygger på følgende:

7 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 5 - At det skal være muligt for borgere at få en sag behandlet i Kommunalbestyrelsen, hvis forslaget opnår et givent antal underskrifter inden for 6 måneder fra forslagets oprettelse - At alle Lejreborgere fra deres 15. år skal kunne stille forslag og afgive stemmer for et forslag - At det er borgmesteren, som på vegne af borgerne fremsætter forslaget for Kommunalbestyrelsen - At Kommunalbestyrelsen behandler forslaget og beslutter den videre proces for forslaget - At ordningen tidsbegrænses til en periode på 2 år, hvorefter ordningen evalueres - At ordningen oprettes som en digital løsning på Lovgrundlaget for borgerdrevne forslag Lovgivningen indeholder ikke mulighed for, at en eller flere borgere kan sætte et punkt direkte på et kommunalbestyrelsesmøde eller deltage i debatten på mødet. Mødet er forbeholdt kommunalbestyrelsens medlemmer og forslag til dagsorden til mødet fremsendes af borgmesteren jfr. 8, stk. 4 i den kommunale styrelseslov. Kommunalbestyrelsen kan selv fastsætte hvilke emner, de ønsker at behandle og drøfte så længe sagen er et kommunalt anliggende. Kommunalbestyrelsen kan derfor godt beslutte, at alle forslag fra borgere, som opfylder bestemte fastsatte kriterier, skal behandles på et kommunalbestyrelsesmøde. På grund af formalitetskravene til hvem som kan fremsætte forslag på et kommunalbestyrelsesmøde, foreslås det, at borgmesteren forpligtes til at sætte forslaget på udkastet til dagsorden og efterfølgende fremsætte forslaget på mødet. Hvis Kommunalbestyrelsen beslutter at sende forslaget tilbage til behandling, belyses forslaget af administration, inden det sendes videre til det relevante udvalg. Dette sikrer en ensartet praksis for, hvordan processen for brogerdrevne forslag håndteres. Formelle krav til forslagene Det er kun forslag, der vedrører Lejre Kommunes anliggender der kan drøftes i Kommunalbestyrelsen, jf. Styrelseslovens 2. Kommunalbestyrelsen kan desuden altid afvise at drøfte sager, hvor der én gang er truffet beslutning. Det foreslås derfor, at der stilles følgende krav til et forslag, før det kan behandles: - Forslaget skal have opnået det fastsatte antal underskrifter - Forslaget skal vedrøre Lejre Kommunes anliggender - Forslaget har ikke tidligere været behandlet i samme form - Forslaget omfatter ikke sagsbehandling af personsager - Forslaget indeholder ikke injurierende indhold eller personoplysninger Det er således alene forslag som lever op til ovenstående som kan bringes til behandling. Forslagets mulige udfald Når et forslag opfylder kriterierne, sker følgende: 1. Administrationen sætter forslaget ind i en sagsfremstilling, og sikrer, at sagen sættes på dagsorden til et Kommunalbestyrelsesmøde. 2. Kommunalbestyrelsen beslutter i forbindelse med godkendelse af dagsorden om sagen skal behandles (om sagen lever op til ovenstående kriterier)

8 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 6 Under behandlingen følges de gængse principper, d.v.s. Kommunalbestyrelsen kan tiltræde forslaget umiddelbart, eller sende det til behandling i et fagudvalg. Hvis forslaget overgives til behandling i fagudvalg eller Økonomiudvalget, vil spørgsmålet om hvor den endelige beslutningskompetence ligger, blive vurderet ud fra styrelsesvedtægten for Lejre Kommune. Fra det øjeblik et forslag har opnået det nødvendige antal stemmer og skal fremsættes for Kommunalbestyrelsen, vil status for behandlingen af forslaget fremgå af Hvem kan afgive stemmer og antallet af stemmer Alle Lejreborgere kan fra det fyldte 15. år oprette eller stemme på et forslag. Denne grænse er sat for, at ordningen på denne måde også kan henvende sig til unge og muliggøre demokratideltagelse fra en tidligere alder. For at oprette et forslag eller afgive en stemme skal borgeren angive navn, adresse og e- mail. Kun navnet vil være synligt for andre på lejre.dk. Kun Lejreborgere kan oprette forslag og skrive under på forslag. Mange kommuner arbejder med, at et forslag skal opnå det antal stemmer, som et mandat kræver. I Lejre Kommune krævede et mandat ved Kommunalvalget i 2017 i gennemsnit 656 stemmer. Der er følgende andre muligheder: - Et halvt mandat, svarende til 328 stemmer - Med udgangspunkt i kommunens 49 landsbyer vil en grænse på 75 stemmer give hovedparterne af landsbyerne mulighed for at stille forslag på baggrund af deres indbyggertal. Dette tal er baseret på en vurdering af, at hovedparten af landsbyerne har 75 indbyggere eller flere. - Sammentænkes landsbyernes størrelse og de centrale civile grupperinger (foreninger, interesseorganisationer, erhvervsklynger m.m.) som spiller en væsentlig rolle i Vore Sted og kerneopgaverne, vurderes et spænd på stemmer at være realistisk. - Samme relative antal, som Folketinget har sat for borgerforslag. Dette vil i Lejre Kommune svare til 255 underskrifter. Folketinget har besluttet, at det pr. 24. januar 2018 er muligt for borgere at fremsætte et forslag i Folketinget, hvis man kan samle under-skrifter for det. Det svarer til ca. 1,2% af den stemmeberettigede befolkning (ved folketingsvalget i 2015 var der stemmeberettigede i Danmark). Ved Kommunalvalget 2017 var der i Lejre Kommune stemmeberettigede.1,2% af = 255. Registrering af forslag og indsamling af underskrifter Administrationen opretter en side på hvor borgerne kan fremsætte forslag og afgive stemmer. Forslag og underskrifter kan indsamles i både fysisk og digital form. Ved fysisk form skal borgeren møde personligt op og vise legitimation. Administrationen opdaterer således at de fysiske underskrifter også fremgår her. Der vil løbende blive taget stikprøver med henblik på at undgå snyd. Hvad angår digitale underskrifter, skal der grundlæggende tages stilling til, om man vægter sikkerhed eller brugervenlighed højest. En sikker løsning indebærer brug af NemID, som kan garantere, at en borger, der stemmer for et forslag, er borger i Lejre

9 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 7 Kommune. Ulempen er, at denne løsning er mere besværlig og dermed udgør en potentiel barriere for deltagelsesgraden. En mere brugervenlig løsning giver ikke samme garanti for, at den, der stemmer for et forslag, er borger i Lejre Kommune. Her vil det i stedet være muligt at lave stikprøvekontrol. De fleste kommuner, som arbejder med borgerdrevne forslag, har fravalgt NemID-løsningen bl.a. ud fra en omkostningsmæssig betragtning, idet en NemID løsning vil være betragteligt dyrere. Administrationen anbefaler, at der vælges en løsning med vægt på brugervenlighed, således det bliver nemmere for borgerne at engagere sig. Risikoen for snyd vurderes at være relativ lille, ligesom systematisk snyd med underskrifter med stor sandsynlighed vil blive opdaget. Forslagets liggetid Et forslag vil blive slettet fra efter seks måneder fra oprettelsesdatoen, hvis forslaget ikke opnår det krævede antal stemmer inden da. Forsøgsordning Det anbefales, at borgerdrevne forslag igangsættes som en 2-årig forsøgsordning, der efterfølgende evalueres. Evalueringen skal bl.a. have fokus på, om ordningen i sin form vurderes at fungere tilfredsstillende, og om ordningen vurderes at have en mærkbar værdi og effekt i relation til det overordnede mål om at styrke den offentlige debat og deltagerdemokratiet. Lov- og plangrundlag Lov om Kommunernes styrelse. Forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune Straffeloven Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de i sagen fremstillede principper for hvordan borgerforslag stilles og behandles er i tråd med intentionerne og lovgivningen. Kravet til antal underskrifter kan blive afgørende for, om muligheden for at stille forslag til behandling i Kommunalbestyrelsen reelt finder anvendelse. Der gøres opmærksom på, at der allerede i dag er muligheder for at fremme behandlingen af borgerforslag gennem det repræsentative demokrati og den tidlige inddragelse af og samarbejde med borgerne, som Kernevelfærdsudvalget har afprøvet og anbefaler. Forslaget kan supplere de eksisterende muligheder. Der er ikke p.t. erfaringer i andre kommuner for, at muligheden finder bred anvendelse. Måske fordi kravet til antallet af underskrifter er sat for højt. Måske fordi behovet ikke er tilstedet da indflydelse kan opnås ad andre kanaler som allerede findes. Handicappolitik: Indstillingspunkterne til denne sag har ingen handicappolitisk relevans Økonomi og finansiering: Der vil komme udgifter til en digital løsning for indsamling af underskrifter. Baseret på andre kommuners erfaringer skønnes udgifterne at ligge inden for kr. Dette skøn er baseret på en digital løsning, som ikke anvender NemID. Det foreslås, at ordningen finansieres af de puljemidler, der er afsat til at fremme arbejdet med kerneopgaverne i Budget 2018 på bevilling Fælles Funktioner.

10 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 8

11 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 9 4. Kernevelfærdsudvalget - Der findes et sted, hvor vi taler sammen Sagsnr.: 17/9925 Resumé: På sit møde d. 28. november 2017 igangsatte Kernevelfærdsudvalget en række handlinger, som skal styrke samarbejdet mellem den kommunale organisation og borgerne. Afsættet er pejlemærker for samarbejde om kerneopgaverne. Blandt disse handlinger er at ringe til borgere, der klager eller som får afslag på en ansøgning Der findes et sted, hvor vi taler sammen. Oplægget ligger i tråd med en praksis, som allerede findes i dele af organisationen, men som skal systematisere og udvikle denne. I denne sag forelægges et nærmere oplæg til, hvordan indsatsen kan tilrettelægges m.h.p. udvalgets kvalificering og godkendelse. Hvis udvalget ønsker at fremme forslaget vil det indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kernevelfærdsudvalget godkender oplægget Der findes et sted, hvor vi taler sammen, 2. at oplægget indgår i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Indstillingerne anbefales. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Lejre Kommune vil gerne forbedre og udvikle den gode borgerbetjening i samarbejde og dialog med borgerne. Klager er vigtig information om, hvad borgerne oplever, der kan blive bedre. Ved at ringe til borgere, der klager, eller som får afslag på ansøgninger, vil den kommunale organisation få en bedre forståelse for, hvad der ligger bag klagen og kunne bruge denne forståelse i den løbende kvalitetsudvikling og læring. Samtidig vil en samtale, inden borgerne får et skriftligt afslag med klagevejledning, forberede borgerne på afslaget og dermed øge oplevelsen af kvalitet i servicen. Endelig er det erfaringen, at samtaler som disse forebygger klager og dermed reducerer det tidsforbrug, som er forbundet med klagehåndtering. Med Der findes et sted, hvor vi taler sammen er det således målet, at der kommer - større borgertilfredshed - færre klager med et mindre tidsforbrug i klagehåndteringen til følge - øget arbejdsglæde og forbedret arbejdsmiljø for de ansatte i den kommunale organisation

12 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 10 Dette skal ske ved, at borgere og virksomheder systematisk kontaktes på telefon forud for afslag på ansøgninger og ved klager. Der er som sagt gode erfaringer med dette flere steder i organisationen, herunder i Visitation & Bestiller, som er en afdeling i Center for Velfærd & Omsorg. Administrationen har udarbejdet et oplæg til, hvordan indsatsen kan tilrettelægges og understøttes, se bilag 1. Essensen i oplægget er: - At de gode erfaringer i dele af organisationen udbredes i hele organisationen ud fra følgende plan: I perioden marts juni 2018 forberedes processen i de enkelte organisatoriske enheder. Der stilles i denne periode et uddannelsesforløb og redskaber til rådighed. Dette sker i samarbejde med eksternt firma, som administrationen er i dialog med og som har solid erfaring med lignende uddannelsesforløb i andre kommune, jfr. nærmere nedenfor. I perioden august december 2018 arbejder alle dele af den kommunale organisation ud fra nedenstående spilleregler. I januar 2019 evalueres forsøget, dels ved interview med borgere og dels ved interview med medarbejdere og ledere. Interview gennemføres af eksternt konsulentfirma, som også bidrager med uddannelse og redskaber. - Evalueringen forelægges Hovedudvalget og Økonomiudvalget m.h.p. beslutning om den videre proces. I uddannelsesforløbet og blandt redskaberne vil indgå: - Træning i anvendelse af mediations- og mæglings-lignende teknikker - Træning i den gode samtale (fokus på at lytte og være undersøgende sammen med borgeren) - Træning i at være løsningsorienteret (fokus på sagen og indholdet og andre elementer end det rent formelle) - Træning i at forstå relationen (at have blik for at relationen mellem parterne) Forslag til uddannelsesforløb præsenteres på mødet. Følgende spilleregler foreslås at ligge til grund for indsatsen: - Borgere eller virksomheder, som ikke ønsker at tale med den medarbejder eller leder, som ringer, har fuldt ret til at beslutte dette. Der må således ikke være nogen tvivl om, at den supplerende opringning er et tilbud, som borgeren eller virksomheden kan vælge at tage imod eller ikke tage imod. - Lederne forventes at deltage aktivt, herunder hvis det vurderes hensigtsmæssigt at tage de sværeste samtaler efter nærmere aftale med medarbejderne. - Medarbejdere, som indgår i klagen (borgere der klager over en medarbejder) ringer som udgangspunkt ikke tilbage. I disse tilfælde ringer lederen eller lederens leder (afdelingsleder, chef, direktør, kommunaldirektør). Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at tiltaget ligger i god tråd med den indsats, som gennem nogle år er gjort for at skrive så det er til at forstå, og med pejlemærker for godt samarbejde mellem den kommunale organisation og borgerne.

13 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 11 Der er som sagt gode erfaringer med den foreslåede praksis i dele af organisationen. Formålet med pilotforsøget er at brede disse ud og få erfaringer som kan evalueres og anvendes som afsæt for tilpasning. Handicappolitik: Der findes et sted, hvor vi taler sammen har til hensigt at bidrage til at forbedre kvaliteten i borgerbetjeningen og omfatter således også de borgere, som er i målgruppen for handicappolitikken. Økonomi og finansiering: Der gennemføres, for at støtte op om tiltaget, et uddannelsesforløb for medarbejdere. Udgiften kan holdes inden for rammerne af eksisterende administrativt budget. Bilag: 1. Der findes et sted hvor vi taler sammen.pptx

14 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side Kernevelfærdsudvalget - Muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelserne Sagsnr.: 17/9925 Resumé: På sit møde den 28. november 2017 igangsatte kernevelfærdsudvalget en række handlinger, som dels skal være med til at sætte strøm til pejlemærker for samarbejde, dels skal konkretisere nogle af de forslag, som kom frem på forårets camps og efterårets borgermøde. Blandt disse handlinger er forslaget om at forbedre rammerne for skolebestyrelserne. Der er behov for at konkretisere, hvordan rammerne kan forbedres og om der er behov for at ændre i de mere formelle og institutionelle rammer, eller om der snarere er behov for at udvikle praksis inden for de gældende rammer. Punktet drøftes på baggrund af oplæg på mødet, jf. nedenfor. Udvalgets drøftelser kan indgå i anbefalingerne til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kernevelfærdsudvalget drøfter oplægget, 2. at udvalget beslutter, om sagen skal indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Beslutningskompetence: Kernevelfærdsudvalget eller Kommunalbestyrelsen, jfr. Indstillingens ad. 2. Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Ad 1) Drøftet. Ad 2) Tiltrådt at muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelser indgår i de afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: På sit møde den 28. november 2017 igangsatte kernevelfærdsudvalget en række handlinger, som dels skal være med til at sætte strøm til pejlemærker for samarbejde, dels skal konkretisere nogle af de forslag, som kom frem på forårets camps og efterårets borgermøde. Blandt disse handlinger er forslaget om at forbedre rammerne for skolebestyrelserne. Forslaget kom bl.a. frem på borgermødet den 10. oktober Punktet rammesættes af to oplæg. Centerchef for Center for Børn & Læring, Helle Dydensborg vil indledningsvis præsentere de formelle rammer og muligheder for skoleog områdebestyrelsernes arbejde, herunder hvilke muligheder for indflydelse der eksisterer i dag. Herefter vil repræsentant for områdebestyrelserne, Christina Lund Knudsen, og repræsentant for skolebestyrelserne, Kristina Garth-Grüner beskrive deres bestyrelsesarbejde og komme med input til, hvilke udviklingsperspektiver de ser.

15 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 13 Oplæggene drøftes efterfølgende af Kernevelfærdsudvalget. Direktør, Jan Dehn, og chef for Center for Børn & læring og Helle Dydensborg, deltager under punktet. Administrationens vurdering: Intet at bemærke. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitisk konsekvens. Økonomi og finansiering: Der er ikke tilknyttet økonomi til dette indstillingspunkt.

16 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side Kernevelfærdsudvalget - Sammenhængende borgerforløb Sagsnr.: 17/9925 Resumé: Kernevelfærdsudvalget har som en af de handlinger udvalget ønsker at sætte i værk bedt om et oplæg til, hvordan den kommunale service kan gøres mere sammenhængende. Borgere/familier, som har behov for indsatser der bunder i forskellige lovgivninger, og ofte forvaltes af forskellige afdelinger i måske forskellige fagcentre, oplever i for høj grad at skulle koordinere deres egen sag. I denne sag giver administrationen en kortfattet status på aktuelle og kommende tiltag der har til formål at sikre en mere sammenhængende kommunal og offentlig service, jf. også formålene med Sammenhængsreformen. Sagen uddybes mundtligt. Kernevelfærdsudvalgets drøftelser kan indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kernevelfærdsudvalget drøfter og kvalificerer oplægget, 2. at Kernevelfærdsudvalget beslutter, om sagen skal indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Beslutningskompetence: Kernevelfærdsudvalget Beslutning Kernevelfærdsudvalget den : Indstillingerne tiltrådt med den bemærkning, at oplægget indgår i Kernevelfærdsudvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Følgende tiltag er under udvikling og implementering som et led i at imødekomme borgernes behov og Kernevelfærdsudvalgets klare melding om, at der skal sikres en mere sammenhængende kommunal service: 1. Organisationsjustering 2. Testforløb for ledere og medarbejdere ved Villa Venire 3. Din indgang - koordinerende sagsbehandler 4. IT understøttelse af samarbejdet på tværs Nedenfor præsenteres punkterne kort: Ad 1. Organisationsjustering Den kommunale organisation rummer i dag fire fagcentre, som skal samarbejde om unge og komplekse familieforløb: 1. Center for Job & Social. 2. Center for Velfærd & Omsorg.

17 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side Center for Børn, Unge & Familie. 4. Center for Børn & Læring. De fire centre har en del fælles borgere fordi nogle (men jo langt fra alle) børn og unge med behov for en målrettet indsats også vokser op i familier med behov for støtte, f.eks. til bolig, job, uddannelse, sygdom, misbrug m.v. Unge er pr. definition mellem flere centre, fordi de går fra børne- til voksenlovgivningen. En overgang som de fleste håndterer uden problemer, men som er svær for nogle. Måske som følge af et medfødt handicap der har betydning for dem hele livet, eller som følge af generelle indlæringsvanskeligheder, eller som en konsekvens af mistrivsel og måske misbrug m.v. Endelig har centrene Velfærd & Omsorg og Job & Social mange fælles borgere f.eks. en borger har været syg, mistet sit arbejde, under genoptræning og i beskæftigelsesindsats m.h.p. igen at komme i arbejde. Samarbejdet om de fælles borgere, herunder unge, hvis behov for støtte går på tværs af to eller flere fagcentre og tilhørende lovgivninger vanskeliggøres af ansvarsskift, drøftelser om hvem der skal/ skal ikke betale, manglende systemunderstøttelse, travlhed/ringe mulighed for at finde fælles mødetid m.v. Men ganske enkelt også fordi der er tale om svære livssituationer, hvor det er vanskeligt at vide, hvad der er den bedste hjælp. Som et led i at reducere den organisatoriske kompleksitet har direktionen netop sendt et forslag til organisationsjustering i høring. Tilpasningen indebærer, at de mest specialiserede funktioner på både voksen- og børneområdet samles i ét center Center for Job & Social, som bliver initiativtageren i forhold til at sikre koordinerede forløb i komplekse familiesager. Ændringen skal også ses i sammenhæng med ungereformen. Høringsmaterialet er vedlagt som bilag og uddyber, hvad ændringen består i. Økonomudvalget forelægges forslaget til ændring på sit møde den 14. marts Ad 2. Testforløb i samarbejde med ledere og medarbejdere Ambitionen om sammenhængende service der af borgerne opleves som en indgang, og ønsket om at en borger har én plan, som forskellige afdelinger i forskellige fagcentre bidrager til, er ikke ny. Heller ikke i Lejre Kommune. Som et led i at føre intentionerne ud i livet gennemføres i foråret 2018 et testforløb, hvor alle medarbejdere, der arbejder i og med komplekse familieforløb, skal være med til at teste, hvordan denne indsats kan blive forbedres gennem brug af simuleringsmetoder. D.v.s. at de tester praksisnært ikke ved at tale om, hvad de kunne tænke sig at gøre men ved at gøre det. Det sker på baggrund af konkrete cases, som er indsamlet til brug for forløbet. Der deltager også borgere i træningen. fordi Lejre Kommune arbejder ud fra den helt grundlæggende værdi, at borgerne deltager fra start til slut. I praksis vil det enten være borgere fra andre kommuner, der agerer borger i træningsforløbet, eller medarbejdere fra simuleringbureau et Villa Venire, som Lejre Kommune samarbejder med. Der er tale om et pilotforsøg der evalueres m.h.p. at vurdere, om denne form for testforløb kan anvendes i andre sammenhænge derigennem sikre kortere udviklingsforløb og større/hurtigere effekt for borgerne af de politiske beslutninger. Økonomiudvalget forelægges resultaterne af evalueringen. Ad 3. Din indgang - koordinerende sagsbehandler

18 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 16 På baggrund af erfaringerne med testforløbene i regi af Villa Venire vil Lejre Kommune udvikle et tilbud, Din indgang, som særligt er målrettet de borgersager med høj kompleksitet. Tanken med Din indgang er, den kommunale organisation tilpasser sig de behov og faglige kompetencer, som den pågældende sag kræver. Deraf følger, at det ikke nødvendigvis er det samme tilbud, der møder borgerne, der er målgruppen for Din indgang. Hvor nogle sager vil kræve en type koordinering og en type faglig kompetence - kræver en anden sag en anden indsats, hvis der skal sikres progression og forbedring hos borgeren. Konkret vil Lejre Kommune finde et antal sager med høj kompleksitet omhandlende dels udsatte familier med børn, dels voksne med en sag i både Center for Velfærd & Omsorg og i Center for Job & Social. I disse sager vil Lejre Kommune tilbyde en koordinerende sagsbehandler, som bliver borgerens indgang til hele kommunen. Et mindre antal ansatte, som har deltaget i testforløbet (jf. pkt 2) hos Villa Venire uddannes ekstra til at varetage denne særlige rolle. Rollen som koordinerende sagsbehandler evalueres sammen med borgerne i de pågældende sager med henblik på at vurdere, hvad der nøjagtigt er brug for ift. omfanget og indholdet af Din indgang / den koordinerende sagsbehandler. På baggrund af disse erfaringer vurderer administrationen om og hvordan metoden skal udbredes til resten af organisationen. Ad 4. Systemunderstøttelse De kommunale medarbejdere arbejder i forskellige fagsystemer. Fagsystemerne spiller ikke eller dårligt sammen, og en families eller borgers oplysninger ligger således i forskellige systemer, selv om det vedrører den samme familie eller borger. Det er tungt og tidskrævende, og systemerne er ikke indrettet til at understøtte det samarbejde med borgerne, som Lejre Kommune ønsker. Nemlig et samarbejde hvor borgerne har adgang til egne informationer om eget liv, og som kan bidrage ved at dokumentere og skrive i et fælles samarbejdssystem. Der findes imidlertid sådanne systemer, og Lejre Kommune er aktuelt ved at indhente erfaringer fra andre kommuner. Dette sker i regi af børneområdet, hvor der er et markant behov for et system, der understøtter samarbejdet mellem forældre, lærere/pædagoger i skole-, SFO og dagtilbud samt ansatte på det specialiserede børneområde. Dette er et led i den tidlige indsats og opsporing, som Udvalget for Børn & Ungdom fik information om på sit møde i februar. Nogle af disse systemer kan suppleres med moduler, der også understøtter samarbejder over mod voksenområder (sundhed, beskæftigelse, social). Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at ovenfor nævnte tiltag vil sikre mere sammenhængende service. Der må påregnes implementeringstid, da der også er tale om at ændre vaner/kultur og udvikle metoder og kompetencer. Handicappolitik: Indsatsen har til hensigt at bidrage til at forbedre kvaliteten i borgerbetjeningen og omfatter således også de borgere, som er i målgruppen for handicappolitikken. Økonomi og finansiering: Organisationstilpasningen er omkostningsneutral.

19 Lejre Kommune Kernevelfærdsudvalget Side 17 Træning af ledere og medarbejdere kan holdes inden for rammerne af værende administrativt budget. Din indgang koordinerende sagsbehandler; budget kendes ikke p.t. nærmere herom forelægges Økonomiudvalget udgift kan finansieres af pulje på 0,5 mio. kr. til kernevelfærd i budget Køb af system til IT understøttelse vil indgå i budgetprocessen for 2019 m.h.p. at afsætte budget. Bilag: 1. Meddelelse på medarbejderportalen 2. Organisation 20. januar 2018.pdf 3. Organisationsdiagram 2018 direktion.pdf 4. Lejre Kommunes kerneopgaver.pptx

20 Skema Bidrag til kulegravning Tabel 1 Forslag til styrket sammenhæng Beskrivelse af problemet Område Evt. lovgivning Forslag til forbedring Tabel 2 Forslag til at frigøre tid til kerneopgaven Beskrivelse af problemet Område Evt. lovgivning Forslag til forbedring Forslagsstiller (angiv kommune): Kontaktperson: Telefonnummer: Finansministeriet Christiansborg Slotsplads København K T E fm@fm.dk

21 Side 2 af 2

22 From: Joakim Thaning Sent: 30 Jan :34: To: Helena P.N. Jørgensen Cc: Morten Kruse Søland;dktur Subject: Opfølgning på besøg i Lejre Kommune Attachments: Skema kommuner.docx Kære Lejre Kommune På vegne af ministeren for offentlig innovation, Sophie Løhde, skal jeg sige tak for et godt og inspirerende besøg i Lejre Kommune. Ministeren havde stor glæde af at høre om jeres arbejde. Ministeren er meget fokuseret på, at der med sammenhængsreformen skabes mere tid til kerneopgaven, og at borgerne kommer til at opleve bedre velfærd på tværs af sektorer. Formålet med Danmarksturnéen er at sikre en åben og inddragende reformproces, hvor der hentes ideer, inspiration og konkrete forslag direkte fra dem, der til daglig arbejder der, hvor borgerne møder borgerne den offentlige sektor. Det skal bidrage til at sikre, at vi med sammenhængsreformen finder de bedst mulige og mest holdbare løsninger. Hvert kommunebesøg har bidraget med inspiration til det videre reformarbejde. For at få det fulde potentiale af Danmarksturnéen med i sammenhængsreformen er det vigtigt, at ministeren tager et solidt overblik over kommunernes konkrete udfordringer og forbedringsforslag med sig i det videre reformarbejde. Det vil derfor være en stor hjælp, hvis Lejre Kommune vil bidrage yderligere med konkrete indspil til det videre reformarbejde både på de områder ministeren hørte om under besøget, men også dem hun ikke nåede at høre om. Det kan fx være en regel, som medarbejdere oplever som unødig tidskrævende, eller steder, hvor centrale regler og styringskrav er til hinder for at give en sammenhængende service. Jeres bidrag vil indgå og være værdsat i det videre arbejde med sammenhængsreformen. I må derfor meget gerne inden torsdag den 8. februar sende jeres konkrete indspil til os enten på mail, i vedhæftede skema eller på den måde, I ønsker det. Vi håber, at I har lyst til at bidrage til det fælles arbejde med at skabe en mere sammenhængende offentlig sektor. På forhånd mange tak. Konkrete bidrag og spørgsmål kan rettes til dktur@fm.dk. Mvh. Joakim Joakim Thaning Ministersekretær for ministeren for offentlig innovation M E jotha@fm.dk

23 Skema Bidrag til kulegravning Tabel 1 Forslag til styrket sammenhæng Beskrivelse af problemet Område Evt. lovgivning Forslag til forbedring Tabel 2 Forslag til at frigøre tid til kerneopgaven Beskrivelse af problemet Område Evt. lovgivning Forslag til forbedring Forslagsstiller (angiv kommune): Kontaktperson: Telefonnummer: Finansministeriet Christiansborg Slotsplads København K T E fm@fm.dk

24 Side 2 af 2

25

26 Der findes et sted, hvor vi taler sammen 1

27 Der findes et sted, hvor vi taler sammen Lejre Kommune vil gerne forbedre og udvikle den gode borgerbetjening. Vi betragter derfor klager som vigtig information til, hvordan vi sammen med borgerne og virksomhederne kan blive endnu bedre og skabe mere velfærd. 2

28 Hvorfor? Større borgertilfredshed Færre klager med et mindre tidsforbrug i klagehåndteringen til følge Øget arbejdsglæde og forbedret arbejdsmiljø 3

29 Overordnet greb for indsatsen: dialog Vi håndterer klager i dialog med borgerne og tæt på sagsbehandlingen Vi sørger for en hurtig, personlig og opsøgende henvendelse i forbindelse med klager Vi giver borgeren en oplevelse af respekt, lydhørhed og fokus på fair løsninger og processer 4

30 Case: håndtering af klage En gruppe borgere er utilfredse med, at deres træning er flyttet til et andet træningscenter i kommunen. Opfølgning på klage Center for Velfærd og Omsorg (CVO) inviterer borgerne til kaffemøde for at tale om den konkrete klage. På mødet får borgerne også mulighed for at tale om andre vigtige ting. Læring og refleksion Mødet betyder, at der efterfølgende afholdes et møde med ledelsen og to talspersoner. Der bliver på mødet udvekslet mange gode idéer, og der bliver lavet en aftale om, at i fremtiden foregår kommunikationen direkte til X, når noget bliver svært. Hvorfor gik det godt CVO har mødt borgerne ansigt til ansigt og skabt gode relationer. Borgerne har fået forklaret, hvordan afgørelser træffes og hvorfor. CVO har imødekommet borgerens behov for at blive hørt og forstået og har takket borgerne for de gode ideer, som vil forbedre samarbejdet fremover. 5

31 Case: forebyggelse af klage Visitation & bestiller vurderer, at en borger skal have afslag på en ansøgning om et hjælpemiddel. Forebyggelse af klage Indsatsen har resulteret i: Sagsbehandlingstiden nedbragt. Fx ansøgninger vedr. lette hjælpemidler fra 84 dage til 8 dage Ingen venteliste (100 sager til 0 sager) Sygefraværet er nedbragt fra 12,4 til 3,3 dage Inden borgeren modtager afslaget med posten, kontakter Visitation & bestiller borgeren telefonisk og forklarer, hvorfor Lejre Kommune ikke kan bevillige det, som borgeren har ansøgt om. Det giver borgeren mulighed for at stille spørgsmål og få svar. Resultatet er som oftest en borger, som føler sig set, hørt og anerkendt. 6

32 Tidsplan Marts juni 2018: processen forberedes i de enkelte organisatoriske enheder. Der stilles i denne periode et uddannelsesforløb og redskaber til rådighed. Dette sker i samarbejde med eksternt firma August december 2018: pilotforsøget gennemføres Januar 2019: forsøget evalueres, dels ved interview med borgere og dels ved interview med medarbejdere og ledere. Interview gennemføres af eksternt konsulentfirma, som også bidrager med uddannelse og redskaber. Foråret 2019: evalueringen forelægges Hovedudvalget og Økonomiudvalget m.h.p. beslutning om den videre proces. 7

33 Hvordan vil I gøre det lokalt? Identificer hvor indsatsen skal tilrettelægges. Hvilke typer samtaler, klager og afgørelsessituationer kan få gavn af indsatsen? Samarbejde og tilbagemelding. Lav en procedure for, hvordan en afgørelse skal formidles eller en klage håndteres. Hvad gør I før, under og efter samtalen med borgeren eller virksomheden? Læring og refleksion: Lav en procedure for, hvordan I kan bruge klagerne til læring og refleksion. Er der nogle regler, vi kan fjerne? Viser klagerne, at der er behov for at vi flytter kompetencer mellem faggrupper for at kunne træffe bedre beslutninger? Skal der etableres arbejdsgange, der sikrer fælles afgørelser på tværs af centrene? Stil undrende spørgsmål. Kan alt klares med en telefonsamtale eller skal der et møde til? Skal Borgerrådgiveren ind over? 8

34 Hvordan kommer I videre? Hvilke redskaber har I brug for ift. at kunne komme i gang, fx: Redskaber til konfliktforebyggelse og konstruktiv borgerdialog/ anerkendende kommunikation Metoder til at omsætte klager til læring og refleksion Mulighed for at afprøve en procedure inden den implementeres i jeres center/ team/ afdeling 9

35 Meddelelse på medarbejderportalen Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Koncerndirektionen E Dato: 8. februar 2018 J.nr.: Kære alle Jeg vedhæfter her et høringsoplæg om en organisationsjustering, som direktionen ønsker at gennemføre. Det vil være muligt at kommentere på ændringen i regi af MED udvalg og alle andre interesserede i perioden den 6. februar til den 6. marts. Økonomiudvalget træffer endelig beslutning den 14. marts. Baggrunden for og formålet med ændringen fremgår af vedhæftede høringsmateriale. Forslaget indebærer i korte træk, at Center for Børn, Unge & Familie (CBUF) nedlægges som fagcenter, hvorefter Børne- og Ungerådgivningen og Familiehuset forankres som en afdeling i Center for Job & Social (CJS). Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) og Tandplejen forankres i Center for Børn & Læring tættere på børnehaver og skoler. Vi kan oplyse, at Lone Tue Hansen, nuværende centerchef for Center for Børn, Unge & Familie, er blevet tilbudt og har sagt ja til at overgå til stillingen som afdelingsleder for Børne- og Ungerådgivningen og Familiehuset i CJS med reference til centerchef Lone Lykke Marker. Vivi Anker, leder af PPR og Anette Trads, leder af Tandplejen, er orienteret om den påtænkte ændring, og vil, hvis ændringen besluttes, fremover referere til centerchef Helle Dydensborg. Organisationsjusteringen er først og fremmest afledt af ungereformen og af målet om, at børn, unge og familier/voksne, som har behov for en målrettet indsats på tværs af kerneopgaverne Trivsel & læring, Uddannelse & beskæftigelse og Aktivt & selvstændigt liv skal møde en sammenhængende indsats. Den påtænkte ændring har således sammenhæng til Kernevelfærdsudvalgets arbejde, og til regeringens Sammenhængsreform. Vi håber, I vil læse med herunder og kommentere med afsæt i vedhæftede høringsoplæg. På torsdag den 8. februar kl vil vi informere mere om ændringen i et åbent møde. Det finder sted på rådhuset i Hvalsø, i kantinen. Vi håber især, at direkte berørte i CBUF, CJS og CBL vil møde op. Høringssvar til organisationsændringen skal sendes til koncernsekretariatet@lejre.dk Med venlig hilsen Inger Marie Vynne Kommunaldirektør

36 Den 6. februar, 2018 Direktionens oplæg til organisationstilpasning Forslag til ændringer der hermed sendes i høring Forslag 1, organisationsjustering Center for Børn, Unge & Familie (CBUF) nedlægges som fagcenter, hvorefter Børne- og Ungerådgivningen og Familiehuset forankres som én afdeling i Center for Job & Social (CJS). Nuværende centerchef Lone Tue Hansen er blevet tilbudt og har sagt ja til stillingen som afdelingsleder, fremover med reference til centerchef Lone Lykke. Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) og Tandplejen forankres i Center for Børn & Læring, fortsat under ledelse af Vivi Anker og Annette Trads. Der sker ikke herudover, i forbindelse med organisationsjusteringen, ændringer i forhold til PPR, herunder psykologernes rolle, og Tandplejen; ligesom arbejdet med den tidlige forebyggende indsats og et fælles børnesyn videreføres uændret. Organisationsjusteringen er afledt af ungereformen og af målet om, at børn, unge og familier, som har behov for en målrettet indsats på tværs af kerneopgaverne Trivsel & læring, Uddannelse & beskæftigelse og Aktivt & selvstændigt liv, skal møde en sammenhængende indsats. Ændringen har således også sammenhæng til Kernevelfærdsudvalgets arbejde og regeringens sammenhængsreform. Herudover er organisationsjusteringen afledt af behovet for et robust og fagligt arbejdsmiljø for de medarbejdere, som arbejder inden for de specialiserede børne- og voksenområder. Ændringen er beskrevet uddybende nedenfor i sammenhæng med en kort status på organisation og ledelse i det hele taget. Justeringen berører således direkte følgende fagcentre med tilhørende funktioner: Center for Job & Social (CJS). Center for Børn, Unge & Familie (CBUF). Center for Børn & Læring, herunder dagtilbud, skoler, Ungdomsskole m.v. (CBL). Herudover berører justeringen indirekte blandt andet Center for Velfærd & Omsorg. Forslag 2. Ordet koncern udgår af betegnelser for den kommunale organisation Ordet koncern udgår af betegnelser forbundet med den kommunale organisation. D.v.s. at Koncerndirektionen ændrer navn til direktionen, Koncernøkonomi & Analyse ændrer navn til Økonomi & Analyse m.v. Ordet koncern blev indført i forbindelse med en større organisationsændring i 2011/12. Ændringen bunder i, at ordet koncern ikke har nogen god sammenhæng med de værdier, som er forbundet med Vores Sted og Strategisk Grundlag. Ordet koncern sender bl.a. signal om en virksomhedstænkning, hvor koncernen leverer service til forbrugerne, hvorimod Lejre Kommune arbejder ud fra en

37 samarbejdsværdi, hvor alle velfærdspartnere bidrager til kernevelfærden naturligvis med den kommunale organisation i en særlig rolle, jf. Strategisk Grundlag. Tidsplan Forslagene sendes med dette notat i høring, hvor alle interesserede MED-organer og andre interesserede er velkomne til at give deres mening til kende. Tids- og procesplanen er tilrettelagt således: Udsendelse af nærværende notat: Informationsmøde v. direktionen: Den 6. februar. Den 8. februar kl i Hvalsø, kantinen. Høringsperiode: Den 6. februar til den 6. marts kl Ekstraord. HU møde: Den 6. marts kl Direktionsbehandling: Økonomiudvalgsmøde: Implementering: Den 6. marts. Den 14. marts. Fra 1. april og frem der udarbejdes en særskilt implementeringsplan. Nedenfor beskrives forslag 1 nærmere. Indledningsvist gives en kort status på organisation og ledelse og mål for de kommende års udvikling, som forslaget spiller ind i. Status på organisation og ledelse Den kommunale organisation er løbende blevet tilpasset med afsæt i de politiske målsætninger og for at skabe gode rammer for kvalitetsudvikling. Herudover har tilpasningerne været et led i at effektivisere administrationen. Siden 2011/12, hvor den daværende direktion gennemført en stor organisationsændring, har der været tale om løbende tilpasninger. F.eks. blev de daværende servicecentre nedlagt i 2014 som et led i at danne to tværgående fællesfunktioner nemlig Koncernøkonomi & Analyse (KØA) og Koncernsekretariat & Udvikling (KSU). I 2015 blev Center for Ejendomme & Trafik - nuværende Center for Service & Ejendomme (CSE) etableret. Centret blev senere tilpasset da Trafik blev flyttet til Center for Teknik & Miljø, og det tekniske servicekorps blev dannet. I 2015 blev Center for Job & Social (CJS) og Center for Børn, Unge & Familie (CBUF) dannet som et led i at gennemføre en fokuseret udvikling af kvaliteten af sagsbehandlingen på hhv. det specialiserede børne- og voksenområde, og som et led i at skabe bedre sammenhæng for børn og forældre som både benytter et dag- eller skoletilbud og har behov for en målrettet indsats af mere specialiseret karakter. Den 1. januar 2017 blev daværende Center for Dagtilbud og Center for Skole lagt sammen til Center for Børn & Læring (CBL) m.h.p. at anvende ressourcerne bedre og styrke samarbejdet mellem børnehaver og skoler samt fremme den tidlige forebyggende indsats.

38 Herudover sker der fortløbende en vurdering af hvordan opgaver kan løses bedre og arbejdsgange kan effektiviseres. Det har f.eks. for nylig ført til beslutningen om at flytte Personale & Arbejdsgiver fra KSU til KØA, og om at flytte administrationen af ældre- og akutboliger fra CSE til Borgerservice. Tilsvarende vil mødestrukturen i den øverste ledelse blive evalueret og revurderet i 1. kvartal 2018 m.h.p. at styrke samarbejdet på tværs om kerneopgaverne, og rykke ledelsesarbejdet tættere på driften. Parallelt med justeringerne er der sket ændringer i ledelseslagene. Antallet af centerchefer og direktører er således samlet set reduceret fra 23 i 2010 til 13 (ekskl. erhvervschef som ikke har medarbejdere og ikke er medlem af chefgruppen) ved indgangen til 2018, mens antallet af afdelingsledere (leder for en afdeling i et fagcenter) er øget, men dog har ligget stabilt siden Organisationsdiagram pr. 1. januar 2018: Målene for den fortsatte udvikling af organisation og ledelse er tæt forbundet med kerneopgaverne, jf. Kernevelfærdsudvalgets arbejde, og med kravet om at skabe bedre sammenhæng for borgere og virksomheder, som er i kontakt med flere afdelinger i forskellige centre, fordi deres behov (liv) går på tværs af lovgivninger og organisationsstruktur. Målene sætter endvidere et betydeligt fokus på ledelse og fælles adgang til data om hvordan det går: 1. Effekt: Omsætte kerneopgavernes formål til effektmål og målinger, der er tilgængelige for alle velfærdsaktører, og danner afsæt for dialog om hvordan vi lykkes med at skabe bedre velfærd for de samme eller færre penge.

39 2. Samarbejde om kernevelfærden: Blive stadigt dygtigere til at bringe faglighederne i spil på en måde, der skaber en god faglig og oplevet kvalitet for borgerne, og som bringer borgernes egen viden og ressourcer (handlekraft) i spil som en forudsætning for effekt. 3. Sammenhæng for borgerne: Tage ansvar for, at borgerne oplever én sammenhængende offentlig sektor og kommunal indsats. Hverken borgere eller virksomheder må opleve at skulle koordinere deres egen sag, eller at handleplaner i forskellige afdelinger stritter i hver sin retning. 4. Bedre ledelse: Træne alle ledere med personaleansvar i at lede ind (sig selv), ned (medarbejdere), op (den leder, chef eller direktør man refererer til), ud (interessenter, samarbejdspartnere) og hen (på tværs i organisationen). Målet er også at styrke ledelsesfællesskabet og sammenhængen mellem ledelseslagene. 5. Nærhed til driften: Bygge ledelse på en dyb indsigt i og kontakt til det vi leder, fordi ledelse handler om at skabe de bedst tænkelige rammer for de daglige bidrag til kerneopgaverne, og for at de politiske beslutninger implementeres effektivt i driften. 6. Skabe tid til det vigtigste: Se kritisk-kærligt på vores egen møde- og mailkultur og på hvordan vi gennem forenkling, afbureaukratisering og brug af regeringens udfordringsret kan frigøre tid, der kan bruges på noget som skaber mere værdi og effekt for borgerne. Den foreslåede organisationsændring bidrager især til ad. 3, og skal ses i sammenhæng med andre igangværende tiltag, herunder: Ledelsesudviklingsforløbet, indsatsen for at skabe tid til det vigtigste (jf. Økonomiudvalgets beslutning i december 2017) og indsatserne for at udvikle den sociale kapital herunder MUS og GRUS (jf. Hovedudvalgets beslutning om tværgående temaer i arbejdet med den sociale kapital) m.v. Organisationsjusteringen er således ét blandt flere tiltag, der skal fremme ovennævnte målsætninger. Der forestår en meget betydelig opgave med at videreføre og forankre Kernevelfærdsudvalgets arbejde. Direktionen vil vurdere dette i takt med, at udvalget færdiggør sit arbejde i februar-marts. Nærmere beskrivelse af forslag 1, organisationsjusteringen Den kommunale organisation rummer i dag fire fagcentre, som skal samarbejde om unge og komplekse familieforløb: 1. Center for Job & Social, som især bidrager til kerneopgaven Uddannelse & Beskæftigelse og Aktivt & Selvstændigt liv. 2. Center for Velfærd & Omsorg, som især bidrager til kerneopgaven Aktivt & Selvstændigt liv, hvor formålet er at støtte den enkelte i at kunne leve et så aktivt og selvstændigt liv som muligt. 3. Center for Børn, Unge & Familie, som især bidrager til kerneopgaven Aktivt & Selvstændigt liv, jf. ovenfor, da målgruppen for CBUF primært er børn og familier, som har behov for en målrettet indsats som et supplement til skolegang, fritidsliv m.v. 4. Center for Børn & Læring, som især bidrager til kerneopgaven Trivsel & Læring, hvor formålet er at hvert enkelt barn og ung trives, og lærer så meget som han eller hun kan og fastholder lysten til at deltage i fællesskaber, være nysgerrig og lære nyt - hele livet.

40 De fire centre har en del fælles borgere fordi nogle (men jo langt fra alle) børn og unge med behov for en målrettet indsats også vokser op i familier med behov for støtte, f.eks. til bolig, job, uddannelse, sygdom, misbrug m.v. Unge er pr. definition mellem flere centre fordi de går fra børne- til voksenlovgivningen. En overgang som de fleste håndterer uden problemer, men som er svær for nogle. Måske som følge af et medfødt handicap der har betydning for dem hele livet, eller som følge af generelle indlæringsvanskeligheder, eller som en konsekvens af mistrivsel og måske misbrug m.v. Samarbejdet om de fælles borgere, herunder unge, hvis behov for støtte går på tværs af to eller flere fagcentre og tilhørende lovgivninger vanskeliggøres af ansvarsskift, drøftelser om hvem der skal betale/ikke betale, manglende systemunderstøttelse, travlhed/ringe mulighed for at finde fælles mødetid m.v. Men ganske enkelt også fordi der er tale om svære livssituationer hvor det er vanskeligt at vide hvad der er den bedste hjælp. Dette er ikke unikke problemer for Lejre Kommune, jf. sammenhængsreformen. Det skal der gøres noget ved. Det er direktionens vurdering, at den foreslåede organisationsjustering vil: - Reducere den organisatoriske kompleksitet ved at samle de mest specialiserede funktioner på både voksen og børneområdet i ét center som bliver initiativtagende i forhold til at sikre koordinerede forløb i de komplekse familiesager. - Muliggøre en stærkere ungeorganisering med base i CJS og på tværs af børn og voksen lovgivning - i tæt samarbejde med CBL og den tidlige forebyggende indsats så flere unge gennemfører en ungdomsuddannelse i første forsøg. - Øge den faglige robusthed inden for relativt små faggrupper (socialrådgivere) hvis kompetencer er afgørende for kvaliteten i sagsbehandlingen og dermed for borgernes retssikkerhed og oplevede kvalitet. - Styrke samarbejdet mellem dagtilbud og skoler, ressourcepædagoger og sundhedspleje (som i forvejen er forankret i CBL) og PPR hvilket er centralt i den tidlige indsats som er under udvikling. Vi er opmærksomme på, at dette er en ændring tilbage til organiseringen før 2015 men der er også gået 3 år siden da, og nogle af de mål som var med ændringen dengang er nået helt eller delvist. Der vil som nævnt blive udarbejdet nærmere beskrivelser i samarbejde med ledere og medarbejdere og tæt koblet til bl.a. målene med ungereformen og målene med tidlig forebyggende indsats på børneområdet. Øvrige nødvendige tiltag, herunder implementering af Kernevelfærdsudvalgets anbefalinger er et opmærksomhedspunkt som direktionen som nævnt vil vurdere i takt med at udvalget færdiggør sit arbejde i februar-marts. Ressourcer og personale Medarbejderne og lederne følger sine arbejdsfunktioner, med mindre andet aftales konkret. Ressourcerne følger også med, men vil naturligvis blive omlagt hvis det er hensigtsmæssigt.

41 Såvel det specialiserede børne- som voksenområde vil herefter være en del af Center for Job & Social v. centerchef Lone Lykke med direktør-reference til Henrik Nielsen. Lone Tue Hansen er blevet tilbudt og har som nævnt sagt ja til jobbet som afdelingsleder for Børne- og Familierådgivningen og Familiehuset i CJS. Leder for PPR, Vivi Anker og leder for Tandplejen, Annette Trads, vil ændre reference til centerchef Helle Dydensborg. Der sker ikke herudover i forlængelse af organisationsjusteringen ændringer i CBL. Men i forbindelse med den tidlige indsats, som er forankret i en tværgående styregruppe hvor Jan Dehn (formand) og Inger Marie Vynne er direktionsansvarlige - vil driftsorganiseringen af samarbejdet mellem de almene børne- og skoletilbud, ressourcepædagoger, sundhedspleje, PPR og det specialiserede børneområde blive udviklet i løbet i 1. halvår Ændringen har i øvrigt ingen konsekvenser for den politiske forankring. UBU vil således fortsat dække hele 0-18 årsområdet, ligesom direktør Jan Dehn fortsat vil have ansvaret for hele det sammenhængende børneområde og den tidlige indsats, samt for udvikling af ungeindsatser og organisering. Ungeorganiseringen skal som nævnt beskrives nærmere, og der vil blive forelagt en politisk sag om dette. Den nuværende ansvarsfordeling for ungearbejdet fastholdes således at Jan Dehn er direktøransvarlig med reference fra Lone Lykke i opgaveløsningen.

42 Organisationen 2018 Borgerrådgiver Lene Munck Vilstrup Borgmester Carsten Rasmussen Erhvervschef Thomas Hørdam Direktion Kommunaldirektør, Inger Marie Vynne Direktør, Hanne Stensen Christensen Direktør, Henrik Nielsen Direktør, Jan Dehn Koncernsekretariat & Udvikling (KSU) Centerchef: Erik Barfoed Koncernøkonomi & Analyse (KØA) Centerchef: Camilla Vang Taankvist Center for Børn & Læring (CBL) Centerchef: Helle Dydensborg Center for Børn, Unge & Familie (CBUF) Centerchef: Lone Tue Hansen Center for Job & Social (CJS) Centerchef: Lone Lykke Marker Center for Velfærd & Omsorg (CVO) Centerchef: Lene Miller Center for Kultur & Fritid (CKF) Centerchef: Thure Dan Petersen Center for Teknik & Miljø (CTM) Centerchef: Peter Due Østerbye Center for Service & Ejendomme (CSE) Centerchef: Lis Napstjert

43 Organisationen 2018 Koncernsekretariat & Udvikling (KSU) Centerchef: Erik Barfoed Sekretariat, Jura & Udbud Leder: Stine Rich Hansen Personale & Arbejdsgiver Leder: Rikke Bay Johansen Udvikling & Kommunikation Leder: Erik Barfoed Borgerservice Leder: Jessie Lynggaard IT Leder: Jessie Lynggaard Center Virksomhed Afdeling / Team

44 Organisationen 2018 Koncernøkonomi & Analyse (KØA) Centerchef: Camilla Vang Taankvist Økonomistyring Leder: Camilla Vang Taankvist Faktura & Kontrol Leder: Torsten Hjort Hansen Løn Leder: Torsten Hjort Hansen Center Virksomhed Afdeling / Team

45 Organisationen 2018 Center for Børn & Læring (CBL) Centerchef: Helle Dydensborg Ungdomsskolen Leder: Per Rønde Firkløverskole og SFO Leder: Lene Endahl Den kommunale dagpleje Leder: Marianne Løjesbjerg Dagtilbud Område A Leder: Yvonne Frandsen Dagtilbud Område B Leder: Sonja Dreesen Dagtilbud Område C Leder: Irene Porse Selvejende institutioner Leder: Ulla Bang Sundhedsplejen Leder: Frank Spring Ressourceteamet Leder: Frank Spring Allerslev Skole og SFO Leder: Niels Berendsen Bramsnæsvigskole, SFO og Fritidsklub Leder: Vibeke Hesselholdt Larsen Osted Skole og SFO Leder: Lotte Wistisen Hvalsø Skole og SFO Leder: Lars Hansson Kirke Hyllinge Skole og SFO Leder: Steen Damkjær Trællerup Skole og SFO Leder: Mette Nørskov Kirke Saaby Skole og SFO Leder: Sanne Sørensen Sekretariat - Leder Helle Dydensborg Center Virksomhed Afdeling / Team

46 Organisationen 2018 Center for Børn, Unge & Familie (CBUF) Centerchef: Lone Tue Hansen Tandplejen Leder: Annette Trads Pædagogisk-Psykologisk Rådgivning (PPR) Leder: Vivi Anker Familierådgivningen Leder: Pia Fussing Nielsen Familiehuset Børne- og Ungerådgivningen Center Virksomhed Afdeling / Team

47 Organisationen 2018 Center for Teknik & Miljø (CTM) Centerchef: Peter Due Østerbye Byggeri Leder: Peter Due Østerbye Plan Leder: Niels Rolf Jacobsen Trafik Leder: Henrik Bech Hjortbøl Natur & Miljø Leder: Charlotte Schleiter Center Virksomhed Afdeling / Team

48 Organisationen 2018 Center for Service & Ejendomme (CSE) Centerchef: Lis Napstjert Vej & Park Leder: Søren Holst Poulsen Samordnet Rengøring Leder: Mona Olsen Rengøring Leder for Nord: Jeanette Vive Leder for Syd: Karen Holst Aaby Hansen Ejendomme Leder: Lis Napstjert Teknisk Service Leder: Lis Napstjert Klynge for Børn & Unge Teamleder: Tine Aabald Klynge for Fritid, Ældre & Adm. Teamleder: Steen Finn Hansen Center Virksomhed Afdeling / Team

49 Organisationen 2018 Center for Job & Social (CJS) Centerchef: Lone Lykke Marker Beskæftigelse & Virksomhedsservice Leder: Lasse Bjerregaard Sociale tilbud til borgere med udviklingshæmning Leder: Michael Jørgensen Team Job Sociale tilbud til borgere med psykiske handicap Leder: Anne Røder Team Udvikling og Beskæftigelse Social, integration og misbrug Leder: Inge Bagge Team Social Service Team Dagpenge Team Virksomhedsservice Virksomhedsservice Team Integration Jobrehabilitering Leder: Gitte Rønman Administration og Udvikling Team Sygedagpenge Team Udvikling Leder: Lone Lykke Marker Team Job og Inklusion Team Administration Leder: Gitte Rønman Center Virksomhed Afdeling / Team

50 Organisationen 2018 Center for Velfærd & Omsorg (CVO) Centerchef: Lene Miller Frit Valg Leder: Aase Sørensen Visitation & Bestiller Leder: Helle Klink Ældre- & Plejecentre Leder: Charlotte Thygesen Bøgebakken Leder: Mette Brink og Yvonne Herzberg Ammershøj Leder: Britta Larsen og Inge Mortensen Hvalsø Ældrecenter Leder: Tanja Holscher og Britt Nørskov Aktivitetscentrene Leder: Solveig Hitz Administrativ og konsulentgruppe Leder: Lene Miller Træning Leder: Susanne Niebling Nielsen Sygeplejersker Leder: Kristina Jensen Ammershøjgruppen Leder: Susanne Damgaard Nat Leder: Susanne Høgh Lejregruppen Leder: Charlotte Kristiansen Nordstjernen Leder: Aino Lybæk Aktivitet og samvær Leder: Lisa Chabert Grønnehave Leder: Gitte Jensen Sydstjernen Leder: Simone Rando Hansen Center Virksomhed Afdeling / Team

51 Organisationen 2018 Center for Kultur & Fritid (CKF) Centerchef: Thure Dan Petersen Bibliotek & Arkiv Leder: Lunde Ljungberg Haller Leder: Thure Dan Petersen Musikskole Leder: Stefan Moulvad Sekretariat Leder: Thure Dan Petersen Center Virksomhed Afdeling / Team