Projektlederen som adfærdsleder forandringer uden tab af tid, energi og motivation

Transkript

1 Projektlederen som adfærdsleder forandringer uden tab af tid, energi og motivation

2 Mettelene Jellinggaard OPLAGT at lede adfærd Konsulent, forfatter og formidler. Certificeret i Behavioral Economics fra Duke University/Prof. Dan Ariely. Arbejder med: Forandringsledelse, Strategiimplementering, Adfærdsledelse, Nudge, Organisationsudvikling UNDERBEVIDST VANE AUTOMATIK OMGIVELSER

3 Projektlederen som adfærdsleder forandringer uden tab af tid, energi og motivation Program Velkomst og introduktion Krav til projektlederen som forandringsleder Hvorfor strategier, projekter og planer ikke bliver implementeret, og hvad der skal til for at ændre billedet Menneskets 3 begrænsninger Adfærdsøkonomi og nudging i forhold til ledelse et helt nyt paradigme Pause Mindset og holdninger hvad er grunden til, at det ikke er nok at forstå og ville? Fra abstrakt og komplekst til enkelt og konkret: metoder til at oversætte visioner, strategier og resultatmål til konkret ønsket adfærd og få den til at ske. Deltagerdialog og egne eksempler inddrages Projektlederens egen adfærd i organisationen Tak for i dag 3

4 Projektlederen som adfærdsleder Et nyt paradigme skift er på vej.. Vi går fra en traditionel vandfalds. orienteret tilgang til en mere agil tilgang Der sættes andre krav til projektledelsen Projektlederen bliver den nye forretningsdesigner og skal lære at designe adfærd 4

5 Mine anbefalinger tager afsæt i flere fagområder... Adfærds økonomi Kognitiv psykologi Nudge Design tænkning Social psykologi Psykolog Daniel `Kahnemann har i 2002 modtaget nobelprisen i økonomi og sidste år modtog adfærdsøkonomen Richard Thaler samme pris 5

6 Nudging - design af adfærdsændringer Nudging handler om at hjælpe sig selv og andre til nemmere at få gjort det rigtige i en travl hverdag Nudge er et nyt begreb, som på kort tid har fået stor gennemslagskraft, fordi det er en nem måde, hvorpå man kan påvirke os som mennesker til at træffe et bestemt valg. Nudge betyder på dansk puf og kan kort forklares som et lille kærligt puf, som hjælp til at gøre det rigtige fordi vores handlinger ikke altid stemmer overens med vores holdninger. Nudging er indirekte kommunikation, der med små virkemidler skaber omtanke og mere af den adfærd, som vi gerne vil have. 6

7 Mange organisationer er ved at ødelægge det for sig selv: 8 ud af 10 strategier bliver ikke implementeret med ønsket resultat 7 ud af 10 projekter strander uafsluttet uden estimeret effekt 8 ud af 10 forandringsprojekter mislykkes Vi har gjort meget alt for komplekst Vi er for ambitiøse med tiden Vi er for urealistiske med, hvad mennesker kan Vi læner os op ad en ensidig ledelsesstruktur Vi har fralagt os ledelsesansvaret 7

8 Der er snublesten på vejen... Teknologi Nyt udstyr, konstante opdateringer og versioner Love og regler Vi giver frihed og kontrollerer på en og samme gang Globalisering Forøget hastighed og øgede krav til organisationen Administrationsprocesser Voksende tendens til at udfylde skemaer, dokumentere og registrere som aldrig før Sociale relationer Et konstant skift i kolleger og arbejdsnetværk, ingen faste strukturer Kompleksitet Mange møder, mange projekter, mange forandringstiltag Virksomhedslaster Mangelfulde og hullede strategier, fejlbehæftede analyser, overdreven ambition, fejlslagen innovation Fysiske rammer Vi har indrettet os forkert i forhold til menneskets naturlige præferencer Beslutningsfejl For mange, forkerte, for utydelige. 8

9 Snublesten der gør os stressede, selvom vi håber og tror, vi er robuste Informationer Vi overdynger hinanden Performance Konkurrence - kun én vinder, resten taber Krav Accelerationssamfundet er baseret på hastighed og vækst Mobilitet Faste pladser i hierarkiet er afløst af muligheder Effektiviseringer Vi presses til at yde det samme, men hurtigere Selvledelse og individualisering Kom selv fra A til B. Du er din egen lykkes smed Selvansvar Det hele ligger inde i dig selv. 9

10 Hvilke snublesten oplever I mest i jeres daglige arbejde? 10

11 Nuværende antagelser om adfærd Individet kan vælge frit og bevidst ud fra rationelle værdier og ønsker (kan formulere det og deltage i dialog om det) Denne antagelse medfører et begrænset mulighedsrum ift. løsninger og et bestemt sæt af medfølgende problemer... 11

12 Psykologien har i årtier arbejdet ud fra den forståelse, at det er viljen, personligheden, og det psykiske, som har indflydelse på vores adfærd. 12

13 Vi mennesker ved ikke selv, hvorfor vi handler, prioriterer og vælger, som vi gør. Men vi tror, vi ved det. Vi kan ikke det, vi tror. Og vi kan automatisk alligevel en hel masse. 13

14 Lige lange og lige brede... 14

15 15

16 Et boldtræ og en bold koster 110 kr tilsammen. Boldtræet koster 100 kr mere end bolden. Hvad koster bolden? Boldtræet koster 105 og bolden koster 5 kr.: =

17 Indledningsvist er der nemlig noget vigtigt, vi må forstå og acceptere En heuristik Genvej, tommelfingerregel, som vi bruger til at forstå en situation eller til at løse et bestemt problem. En bias Systematisk og forudsigelig tilbøjelighed til ikke at følge det rationelle eller sund fornuft. Misforholdet mellem vores subjektive oplevelse af verden og den virkelige verden leder os til fejlvurderinger. Det handler ikke om intellekt og begavelse. 17

18 Vores hjerner opfører sig biased helt af sig selv Afgrænset rationalitet biases Bekræftelsesbias Afgrænset bevidsthed/tilgængelighed Selvovervurderingsbias Risiko bias Emotionelle biases Afgrænset etik bias Automation system biases Ejerskab bias Falsk hukommelse bias Flokinstinkt bias Fokuseringsblindhed bias Fairness bias Optimisme bias Positiv illusioner bias Tabsaversion bias Autoritet bias Systematiske og forudsigelige tilføjeligheder 18

19 Bias og heuristikker Vi husker oplevelser baseret på kontekst Vi komprimerer oplevelser til nøgleelementer Vi sletter det specifikke for at kunne generalisere Vi redigerer og forstærker visse minder senere Vi foretrækker simple muligheder med komplet information fremfor tvetydige og komplekse Vi fokuserer på tryghed og status i flokken og vil undgå beslutninger der ikke kan ændres. Vi bemærker kendte eller ofte gentagne ting Vi lægger mest mærke til underlige, bemærkelsesværdige, iøjnefaldende og sjove ting Vi bemærker når noget er ændret, men ikke små og gradvise ændringer Vi tiltrækkes af detaljer, der bekræfter vores eksisterende overbevisninger Vi ser lettere fejl hos andre end hos os selv. Hvad skal jeg huske? Hurtig handling er vigtigst For meget information Verden må give mening Vi har en tilbøjelighed til at prioritere og færdiggøre de ting, vi allerede har investeret tid og energi i, så vi kan føle vi får ting gjort Vi føler os mest fokuserede overfor det umiddelbart tilgængelige, som er lige foran næsen på os Det er vigtigt at have tilstrækkelig selvtillid og at føle at vi gør det rigtige, så vi bedre kan handle hurtigt Vi projicerer vores nuværende forestillinger og overbevisninger på både fortid og fremtid. Vi digter historier og ser mønstre - selv udfra meget få data Vi udfylder manglende informationer med stereotyper, generaliseringer og erfaringer Vi opfatter ting og mennesker, som vi kender eller kan lide, som bedre Vi forenkler sandsynligheder og tal for at gøre dem nemmere at tænke på Vi tror, vi ved hvad andre mennesker tænker. 19

20 Hjerneforskere og psykologer har dokumenteret menneskets to måder at tænke på 20

21 ...og 3 afgørende begrænsninger i mennesket: Begrænset kognitiv kapacitet Begrænset viljestyrke Begrænset individualitet 21

22 22

23 Betaler du for mælken? 23

24 Homo Sapiens eller Homer Simpson? Bevidst, oplyst, fornuft, vilje eller/ og...instinkter, vaner, impulser, følelser? HOMER SAPIEN 24

25 Adfærdsændring system 2 bevidst det vi gør med vilje FORBUD AFGIFTER/straf negative sanktioner TILSKUD/belønning positive sanktioner UDDANNELSE handlingsplaner INFORMATION 25

26 Adfærdsændring system 1 - automatisk UNDERBEVIDST VANE AUTOMATIK OMGIVELSER 26

27 Adfærdsændringer: Bevidst Aktiv Beslutning Med vilje Belønning Bonus Straf Bøde Positiv Afskrækkende Nudge gør det rigtige nemt Nudge gør det forkerte svært Passiv Ubevidst Beslutning 27

28 Ledere skal gøre det nemt at gøre det rigtige og svært at gøre det forkerte. 28

29 Nudge forsøg med Virksomheds Ledere VL-dagen 2013 i Operaen Bare gennem at re-arrangere buffeten for 500 CEO s øgede man indtaget af frugt med 84% og mindskede indtaget af brownies med 30% 29

30 Nudge [nadg] Hvad er et nudge? At nudge er at påvirke menneskers valg og adfærd uden at begrænse deres frie valgmuligheder 30

31 Hvordan kan vi tage højde for menneskets tænkemåde i vores projekter? 31

32 Disse områder kunne til eksempel forbedres? Klare budskaber om roller og ansvar ved opstart af projekter til projektteamet Gøre gevinsterne i projekterne mere klare for interessenterne og få dem ned til et forståeligt niveau Være bedre til at forberede og gennemføre styregruppe møder med et klart budskab, klare forventninger og mål med mødet. Bedre tolkning af kravspecifikationer gøre mere klart hvad udviklerne skal fokusere på i deres udviklingsarbejde så man mindsker iterationer fra kravarbejdet til udviklingsarbejdet Optimering af træning og kommunikation til interessenterne på fx de ting, som det nye system kommer til at betyde for dem. Bryd det ned i en kommunikation, som alle kan forstå med konkrete eksempler Kom bedre fra start med at lave et klart scope for projektet, som er tydeligt og forståeligt for alle Få inddraget driften tidligt nok i projekterne, så de er klar på, hvad der skal driftes, når projektet er færdigt og lad være med at tænke det ind til allersidst, forbered dem på deres arbejde Bedre kommunikation med dine interessenter undervejs, find ud af hvordan de skal påvirkes og behandles undervejs med informationer Styring af leverandøren, stil krav og hold dem i snor. Få styringen over på din side og sikrer leverancerne og om de leverer, hvad der kontraktmæssigt er aftalt. 32

33 At adfærdslede handler om at: Indrette sig efter menneskets 3 begrænsninger Dirigere rytteren men ikke for meget Motivere elefanten med vaner, små belønninger og langsomme skridt Indrette stien så det bliver nemt at realisere Simplificere og forenkle forretning og projekter Tale og tænke mest i adfærd ikke mest i performance og resultater Tilbyde reelle hjælpeværktøjer. 33

34 Det overordnede tankesæt når man skal have ny adfærd Hvilken konkret adfærd er ønskelig? Antag at folk vil det rigtige Hvorfor er adfærden der ikke allerede? Hvad gør det svært? Hvad gør man i stedet? Hvad kunne gøre det nemmere at gøre det rigtige eller sværere at gøre det forkerte? 34

35 Design af nudges Først må vi finde ud af, hvorfor ønsket adfærd ikke sker Mål Hvem Komponenterne Indre årsager Ydre årsager 35

36 Et af de redskaber, man kan arbejde med for at systematisere data, er empati-mappings. Her kortlægges hvad målgruppen siger, gør, tænker og føler, for herigennem at opnå den dybe forståelse empati. 36

37 Tænk på et problem fra din hverdag som leder, hvor adfærd ikke sker som ønsket. Tal om, hvorfor. 37

38 Omvendt brainstorm Handler om at finde det modsatte af problemstillingen. (hvis problemstillingen oprindeligt handler om, hvordan man får bilister til at køre stille i boligområder, så formuleres den her, hvordan man får bilister til at køre stærkt i boligområdet).. Hvordan kan man undgå at [Skriv udfordringen] bliver til noget? Vi laver en lille øvelse i plenum 38

39 Design af nudges Hvilken adfærd er ønskelig? Hvad vil vi opnå? Hvad skal der helt konkret ske? Antag at folk vil det rigtige. Det er en hjælp at tænke over HVEM (målgruppen) inden man definerer HVAD (adfærden) Hvem retter din adfærdsændring sig mod? Brug lidt tid på at forestille dig en/nogle person/personer. Hvor bor de? Hvad er deres hobby? Deres job? Hvor gamle er de? Hvad siger de? Hvad gør de? Hvad tænker de? Hvad føler de? Vi er ofte for upræcise, når vi beskriver ønsket adfærd. Bryd adfærden ned i mindst 3 mindre, men kritiske step. Det er hvad, der skal nudges Hvorfor sker det ikke allerede? Hvad sker der i stedet for det ønskede? Hvad er mon grunden? Tænk bio-, socio-, psykologi Bias, system 1&2, rytteren, elefanten, stien, normer/flok Er der flere grunde? Hvorfor ikke det ønskede? Tænk bio- osv. Er der flere grunde? Tænk System 1&2, Bias og det sociale med ind og sammenhold det med adfærdsanalysen Lav omvendt brainstorm... Hvordan kunne man KONKRET påvirke adfærden? ALLE (hele og halve) ideer skrives ned Lad være med at tolke for hurtigt og tro at du har løsningen med det samme. Test, test og afprøv, og vær åben over for at løsningen måske er noget andet, end du lige umiddelbart troede... 39

40 Vi må tage højde for snublestenene primært ved at: Indføre et enkelt og fælles stammesprog, så vi undgår forvirring Konkretisere mere så vi undgår abstrakthed Simplificere vores budskaber, processer og arbejdsgange så vi ikke bliver overbelastede Præcisere enkle mål og værktøjer så vi bedre kan overskue verden Rydde arbejdsdagen for alt besvær så der ikke skal slukkes brande hele tiden Tage højde for menneskets biologi og nedarvede tilbøjeligheder så vi undgår stress og manglende realisering/resultat/bundlinje. 40