Viborg Kommune. Februar SAMARBEJDSFORM Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje m.v.

Transkript

1 Viborg Kommune Februar 2013 SAMARBEJDSFORM

2

3 INDHOLD UDBUDSMATERIALET Udbudsbetingelser Øvrige vilkår Arbejdsbeskrivelse Samarbejdsform Tilbud SAMARBEJDSFORM 1 Generelt Mål og visioner Helhedstænkning Samarbejdets organisering og proces Entreprenørens organisation Viborg Kommunes organisation Møder før kontraktstart Møder efter kontraktstart Forhold til beboere og brugere Myndighedsforhold Klausuler samt etisk og socialt ansvar Sociale klausuler Etisk og socialt ansvar Arbejdsklausuler Arbejdets tilrettelæggelse og gennemførelse Arbejdsplaner Bestilling af opgaver Dokumentation for udført arbejde Effektivisering, Udvikling og optimering Udvikling af standardplejen Handleplaner for udviklingsopgaver Økonomi og incitamentsordning Kvalitetsopfølgning... 15

4 INDHOLD 9.1 Kvalitetskrav Kontrol Kontrolniveauer Kontrolskemaer Mangler og bodssystem Mangler Bodssystem...18 Bilag Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Social klausul om ansættelse af arbejdstagere med en vis ledighedsperiode Social klausul om ansættelse på særlige vilkår af arbejdstagere med varige begrænsninger i arbejdsevnen Social klausul om elevpladser/praktikpladser Social klausul om personalepolitik Kontrolskema

5 1 GENERELT Samarbejdsform fastlægger de væsentligste forhold i det samspil, der i kontraktperioden skal foregå mellem Viborg Kommune og Entreprenøren. Opgaven skal løses gennem et partneringsbaseret samarbejde. Partnering forstås som et forpligtende samarbejde, hvor driftsopgaver løses i fællesskab, idéer udvikles, og der er fælles forståelse af mål og visioner. Partnering skal bero på et åbent og tillidsfuldt samarbejde, hvor der skabes værdi gennem hele projektforløbet. Ved indgåelse af kontrakt kan partnerskabsmodellen blive justeret. 2 MÅL OG VISIONER Det er vigtigt for Viborg Kommune, at der er fælles forståelse og værdier for opgaveløsningen. Entreprenøren skal derfor kunne forene sig med nedenstående mål og visioner: At skabe et offentligt og privat samspil med fokus på vidensdeling samt en åben og ærlig dialog, hvor begge parter ønsker en gevinst ved fælles strategisk planlægning med et forretningsmæssigt og driftsøkonomisk udgangspunkt Inden for den givne budgetramme at få mest muligt værdi for pengene At udføre opgaven, så den til enhver tid tilgodeser de serviceniveauer, der er aftalt At have blik for innovation og nytænkning, så områderne og plejen løbende udvikles og optimeres At udføre opgaven under hensyntagen til en helhedsorienteret drift, hvor der sker en koordinering på tværs af opgavetyper At alle parter såvel ledere som medarbejdere - er engagerede og føler ansvar for opgavens udførelse At organisere opgaven, så der sikres korte og præcise kommunikationsveje dels opgavens parter imellem dels i administrationen af borgerhenvendelser At tilrettelægge opgaven med henblik på at give det bedste grundlag for udnyttelse og inddragelse af de ressourcer og kompetencer, der er til rådighed At gennemføre opgaven så der opnås et godt og professionelt forhold til brugere og borgere Mål og visioner drøftes mere indgående på den indledende workshop, jf. punkt

6 3 HELHEDSTÆNKNING Viborg Kommune lægger stor vægt på, at opgaven med afsæt i udbudsmaterialet tilrettelægges og gennemføres ud fra en helhedsbetragtning. Viborg Kommune finder det væsentligt, at Entreprenøren har blik for, at Kommunens overordnede politikker og målsætninger for området, sammen med områdebeskrivelser for den konkrete anvendelse af anlæggene, har betydning for differentiering af plejeniveauer, og at Entreprenøren bringer dette i spil i samarbejdet med Entreprenøren, jf. pkt. 8. Viborg Kommune forventer ligeledes, at en medarbejder, som udfører en konkret opgave, er opmærksom på behov for indsats på andre områder og enten selv udfører dette eller giver meddelelse om behovet. Medarbejderne skal således være ansvarsbevidste for arealernes drift og kvalitetsmæssige tilstand som helhed. At kunne koordinere og udføre opgavetyper på tværs af faggrænser, så der opnås den bedste ressourceudnyttelse er ligeledes et element, der understøtter en helhedsorienteret drift. 4 SAMARBEJDETS ORGANISERING OG PROCES Entreprenøren skal tilbyde en organisation, der i samspil med Viborg Kommunes organisation understøtter opgavens mål og visioner. Nedenfor er angivet de mindstekrav, som Entreprenøren skal opfylde. 4.1 Entreprenørens organisation Entreprenøren er ansvarlig for at lede og gennemføre alle arbejdsopgaver under kontrakten. Viborg Kommune lægger vægt på, at de nøglepersoner, der tilknyttes opgaven så vidt muligt er gennemgående, således at der sker så lidt udskiftning som muligt. Herunder er beskrevet de krav, som Viborg Kommune stiller til Entreprenørens organisation ved kontraktstart Entrepriseledelse Entreprenørens entrepriseleder skal som minimum have følgende kvalifikationer: Mindst 4 års erfaring i ledelse af tilsvarende opgaver Indgående kendskab til vej- og parkdrift Har gennemgået relevant lederuddannelse 2

7 Entrepriselederen skal kunne træffe selvstændige beslutninger inden for hele entreprisen. Entrepriselederen skal være den tilbudte entrepriseleder jf. Entreprenørens tilbud. Ved overdragelse af lederfunktionen til anden person skal denne have mindst de kvalifikationer, som den ved kontraktindgåelse udpegede leder. Viborg Kommune skal godkende en ny entrepriseleder. Entrepriselederen skal have det fornødne antal fagligt kvalificerede medarbejdere til rådighed, der er fuldt fortrolig med og fuldt kvalificeret til at udføre det krævede arbejde og de krævede kontroller. Entreprenøren skal ved kontraktindgåelse oplyse hvem, der er kvalitetsansvarlig og hvem der er stedfortræder for entrepriselederen. Viborg Kommune skal underrettes om ændringer heri. Entreprenørens entrepriseleder har ansvaret for at udpege et antal fagledere for den daglige drift, der udover lederen skal varetage den daglige kommunikation med Viborg Kommune. Alle fagledere skal have kompetence til at træffe selvstændige beslutninger inden for eget fagområde. Faglederne skal være de tilbudte fagledere jf. Entreprenørens tilbud og evt. ny(e) fagleder(ere) skal godkendes af Viborg Kommune. Indenfor kontraktens første kvartal skal entrepriselederen og dennes stedfortræder have oparbejdet et detailkendskab til opgaven og til arbejdsområdet. Entrepriselederen og faglederne skal have tæt kontakt til Viborg Kommune, og der skal være kontaktmulighed til entrepriselederen eller dennes stedfortræder i kommunens åbningstider. Entrepriselederen eller dennes stedfortræder skal efter tilkald fra Viborg Kommune inden for kommunens åbningstid kunne møde på arbejdspladsen eller hos Viborg Kommune senest følgende arbejdsdag. Entreprenørens entrepriseleder og/eller pågældende fagleder skal løbende deltage i møder og besigtigelser efter henvendelse fra Viborg Kommune. Besigtigelser kan eksempelvis være foranlediget af en borgerhenvendelse eller udførelse af en arbejdsopgave. Entreprenøren skal sikre, at der til drifts- og statusmøder samt i øvrigt alle andre møder er den rette kompetence tilstede i form af enten entrepriselederen og/eller faglederne. Dette gælder ligeledes for de fælleskontroller, som Viborg Kommune indkalder til. Entreprenøren og Viborg Kommune er forpligtet til gensidig information om alle forhold, der kan have indflydelse på opfyldelse af den indgåede kontrakt Entreprenørens mandskab Entreprenørens medarbejdere skal, forinden de udfører en opgave under denne kontrakt, have modtaget instruktion om de forhold, der er relevante for opgavens udførelse: 3

8 Instruktion om organisation og partneringsbaseret samarbejde med Viborg Kommune Instruktion om de omfattede arbejders udførelse, omfang, kvalitetskrav og funktioner Information om kvalitetskontrol Instruktion om arbejdsmiljøforhold og sikkerhedsforhold ved arbejdets udførelse Orientering om helhedstænkende drift, udvikling og optimering samt mandskabets rolle heri Instruktion af mandskabet skal være foretaget inden kontraktperiodens start og ved nye medarbejdere, før de påbegynder arbejdet. På anmodning skal Entreprenøren fremlægge dokumentation for denne instruktion i form af referater. Entreprenøren skal løbende tilsikre, at medarbejderne har den rette opgaveforståelse og helhedstænkning jf. punkt 3. Entreprenøren skal også sikre, at hans medarbejdere føler ansvar og engagement for opgavens korrekte udførelse og opfylder informationspligt om drifts- og vedligeholdelsesbehov, jf. blandt andet Arbejdsbeskrivelsen punkt Entreprenøren skal efter anmodning fra Viborg Kommune pålægge medarbejdere tavshedspligt med hensyn til forhold, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med arbejdets udførelse. På personalets arbejdstøj og materiel skal tydeligt fremgå firmanavn Krav til særlige uddannelser eller kurser Entreprenøren må kun anvende fagligt kvalificeret personale. En del af arbejdsstyrken for opgavens udførelse skal være faguddannede inden for fagområderne i denne entreprise. Som minimum skal Entreprenøren i gennemsnit beskæftige 4 faguddannede gartnere og 1 faguddannet brolægger om året i hele kontraktperioden. Ved udførelse af opgaver, hvor der kræves særligt certifikat, skal dette være opfyldt. Entreprenøren skal sikre, at hans medarbejdere har de i loven foreskrevne uddannelser/kurser til at løse de respektive opgaver. Udover de lovmæssige uddannelser/kurser stilles krav om, at følgende medarbejdere skal have særlige kurser/uddannelser: Medarbejdere, der arbejder på vejarealet skal have gennemgået kurset Vejen som arbejdsplads. 4

9 Medarbejdere, der udfører vandløbsvedligeholdelse, skal som minimum have gennemgået Ferskvandscentrets åmandskursus eller tilsvarende kursus. Alle chauffører skal have gennemgået AMU-kurset vintertjeneste, herunder de relevante kurser i saltning med lastbil/traktor, eller tilsvarende kurser. Medarbejdere, der udfører muldvarpebekæmpelse, skal have gennemført lovpligtigt kursus. Alle maskinførere, der udfører opgaver i skoven skal have gennemført Skov og Landskabs kursus i Naturnær Driftsteknik for Maskinførere, modul 1. Skovarealer i Viborg Kommune er PEFC-certificerede, hvilket stiller særlige krav til det personale, der arbejder i skovene. Viborg Kommune afholder således 1/2- dags kursus 2 gange i kontraktperioden for de medarbejdere, der skal arbejde med opgaver i skovene. Medarbejdernes tidsforbrug til dette kursus skal være indeholdt i tilbuddet. Entreprenøren skal ved anmodning fra Viborg Kommune fremlægge dokumentation på medarbejdernes faglige kvalifikationer. 4.2 Viborg Kommunes organisation Viborg Kommune organiserer sig, som det fremgår af figuren nedenfor. Kontraktansvarlig chef Kontraktholder Entreprisestyrer Trafik og Veje Entreprisestyrer Natur og Vand Entreprisestyrer Idrætsanlæg Entreprisestyrer Kommunale grundejere Det fremgår af figuren, at Viborg Kommune udpeger en kontraktansvarlig, en kontraktholder samt en række entreprisestyrer for hvert af de respektive fagområder. Den kontraktansvarlige er ansvarlig for hele kontrakten på vegne af Viborg Kommune. Kontraktholderen repræsenterer Viborg Kommune over for Entreprenøren med hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og udførelse. 5

10 Det daglige samvirke sker mellem Viborg Kommunes entreprisestyrer og Entreprenørens entrepriseleder og/eller fagledere. Entreprisestyrerne kan give og modtage meddelelser vedrørende arbejdet, bestille arbejder til udførelse, godkende eller kassere arbejder, samt give anvisninger med hensyn til tilrettelæggelsen af Entreprenørens arbejde. Kassation skal ske så hurtigt som muligt. Entreprenøren er forpligtet til at stille oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af ydelsen, til rådighed for Viborg Kommune. Viborg Kommunes udøvelse af tilsyn og kontrol vil ikke på nogen måde kunne fritage Entreprenøren fra dennes forpligtelser i henhold til opgavens udførelse. Entreprisestyrerens gennemgang af Entreprenørens planer, materialeleverancer, udførte arbejder, registreringer og dokumentation fritager ikke Entreprenøren for nogen del af ansvaret for eventuelle fejl eller mangler eller konsekvenser heraf. 4.3 Møder før kontraktstart Entreprenøren og eventuelt underentreprenører skal deltage i møderne nedenfor inden kontraktstart. Entreprenøren ydes ikke særskilt betaling for deltagelse i disse møder. Indledende workshop I efteråret 2013 før kontraktperiodens start afholdes en workshop mellem Entreprenørens og Viborg Kommunes nøglepersoner. Workshoppen kan indeholde følgende emner: Værdigrundlag og målsætninger, herunder drøftelse af fælles mål og visioner Samarbejdsform og kommunikation Udvikling og optimering Succeskriterier Projektgennemgang Umiddelbart før kontraktperiodens start afholdes et projektgennemgangsmøde mellem Entreprenørens og Viborg Kommunes nøglepersoner. På projektgennemgangsmødet skal som minimum behandles følgende: Praktiske forhold vedrørende Entreprenørens og Viborg Kommunes kontaktpersoner. Entreprenørens redegørelse for kvalitetsopfølgning iht. punkt 9. 6

11 Aftaler vedrørende data, tegninger mv. som stilles til Entreprenørens rådighed. Planlægning og gennemgang af opgaver. Entreprenørens arbejdsplan for år Entreprenørens overtagelse af materiel og leje af materielgårde og/eller stilleplads. 4.4 Møder efter kontraktstart Entreprenøren skal deltage i møderne nedenfor. Der ydes ikke særskilt betaling for deltagelse i møderne. Viborg Kommune indkalder til møder og udarbejder referat. Udover nedennævnte møder, skal Entreprenøren løbende deltage i møder og besigtigelser efter henvendelse fra Viborg Kommune. Besigtigelser kan eksempelvis være foranlediget af en borgerhenvendelse eller udførelse af en arbejdsopgave. Entreprenørens deltagelse i dette skal ske uden udgift for Viborg Kommune. Styregruppemøder Der nedsættes en styregruppe i tilknytning til entreprisen. Viborg Kommune forstiller sig styregruppen bemandet, som det fremgår nedenfor. Kontraktansvarlig Viborg Kommune Styregruppe Kontraktansvarlig Entreprenør Konflikttrappen Kontraktholder Entreprisestyrer Entreprisestyrer Entreprisestyrer Fagleder (formænd) Entrepriseleder Fagleder Fagleder De kontraktansvarlige fra hhv. Viborg Kommune og Entreprenøren afholder min. 2 årlige styregruppemøder i maj og november måned, hvor der i samarbejde med entrepriselederne og evt. udvalgte nøglepersoner bliver lagt de overordnede strategiske retningslinjer for samarbejde og økonomi. Samarbejdet skal bero på åbenhed og tillid. Eventuelle konflikter skal søges løst på laveste organisatoriske niveau. De kontraktansvarlige er højeste trin på konflikttrappen, hvorefter en uløst konflikt rykker videre til voldgift. 7

12 Årligt planlægningsmøde Styregruppens møde i november er det årlige planlægningsmøde. Formålet med mødet er at evaluere på året, der er gået, og planlægge det nye år. På mødet skal som minimum behandles følgende: Evaluering af opgaveudførelsen over året, herunder udvikling, optimering og særlige indsatsområder i årets løb Status vedrørende kvalitetsopfølgning over året Evaluering af samarbejdsform Økonomi, herunder budget for det kommende år Eventuelle justeringer af kontrakten, herunder evt. justering af standardplejen Entreprenørens arbejdsplan for det kommende år Drøftelse/aftale om udviklingsplaner for det kommende år Faglig drøftelse af metoder og materialer Overholdelse af klausuler Driftsmøder Der afholdes driftsmøder 4 gange årligt mellem Entreprenørens entrepriseleder og fagledere samt Viborg Kommunes kontraktholder og entreprisestyrere. På mødet drøftes følgende forhold: Samarbejde og kommunikation Udviklings- og optimeringstiltag Forhold til brugere Overordnet økonomi Fremdriften i arbejdsopgaver i forhold til arbejdsplanen Kvalitetsstyring herunder status for overholdelse/overskridelse af kvalitetskrav Statusmøder Der afholdes statusmøde mellem fagledere og entreprisestyrer 1-2 gange om måneden, hvor følgende punkter behandles: Arbejdets stade, herunder status for standard- og bestillingsopgaver Tekniske forhold ved opgavernes udførelse Eventuel koordinering med andre arbejder 8

13 Kvalitetsstyring, herunder Entreprenørens egenkontrol og fælleskontroller Økonomi Samarbejdets stade Hyppigheden af statusmøder kan justeres efter behov. Statusmøder opdeles svarende til fagentrepriserne efter behov. Ledningsejermøder 2 gange årligt afholdes møde med udvalgte ledningsejere, asfaltentreprenør, Viborg Kommune og Entreprenøren af nærværende entreprise. På møderne koordineres større lednings- og anlægsarbejder. Årligt møde med idrætsforeningerne Én gang årligt afholdes ét stort møde med repræsentanter fra idrætsforeningerne. 4.5 Forhold til beboere og brugere Entreprenøren skal lede og gennemføre opgaven under hensyntagen til områdets beboere, trafikanter og brugere, således at gener begrænses mest muligt. Entreprenøren skal medvirke til, at der er et godt forhold til brugerne af anlæggene, dels under den daglige pleje af anlæggene, dels ved informationer og kontakter om opgaveløsning. Entreprenøren må ikke iværksætte arbejder på henvendelse fra brugere eller på baggrund af egne observationer uden aftale med Viborg Kommune. Der kan dog være enkelte, specielle situationer, hvor Viborg Kommune ikke kan nå at blive inddraget. Det vil dreje sig om arbejder i relation til driftsvagten samt arbejder til afværgelse af ulykker eller afværgelse af ansvar overfor tredjemand, jf. øvrige vilkår punkt 4.4. Entreprenøren skal medvirke til at besvare borgerhenvendelser. Viborg Kommune behandler og besvarer borgerhenvendelser, der har karakter af myndighedsforhold. Entreprenøren skal medvirke til besvarelse af henvendelser vedrørende driftsforhold. Det er vigtigt, at borgerhenvendelser behandles professionelt, hurtigt og effektivt. Hvis Entreprenøren modtager henvendelser eller klager fra brugere, skal han forklare om Viborg Kommunes serviceniveau på området og i øvrigt henvise dem til at kontakte Viborg Kommune, hvis sagen ikke kan afklares tilfredsstillende. Entreprenøren skal være loyal og serviceorienteret. 9

14 Beboere og brugere kan også henvende sig til Viborg Kommune, der informerer Entreprenøren om relevante forhold. Entreprenøren skal på udvalgte større arbejder (f.eks. fortovsrenovering) omdele information til vejens beboere inden arbejdes start. Viborg Kommune vil ved bestilling af opgaven angive, om der skal udleves denne information. Entreprenøren ydes ikke særskilt betaling for denne ydelse. Ved klage fra borger direkte til Entreprenøren over dennes arbejde, skal Viborg Kommune kontaktes, hvis forholdet ikke kan afklares. 5 MYNDIGHEDSFORHOLD Generelt har Viborg Kommune myndighedsansvar for de omfattede opgaver og varetager myndighedsopgaver. Entreprenøren må ikke foretage myndighedsbehandling. Entreprenøren er underkastet de bestemmelser, som offentlige og andre myndigheder giver om arbejdets udførelse, herunder blandt andet arbejdsmiljømæssige, naturbeskyttelsesmæssige og trafikale forhold. For myndighedsforhold, der relateres direkte til Entreprenørens udførelse af opgaven, er Entreprenøren ansvarlig direkte over for den pågældende myndighed. 6 KLAUSULER SAMT ETISK OG SOCIALT ANSVAR Det er vigtigt for Viborg Kommune, at Entreprenøren har fokus på at fremme et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, forebygger nedslidning samt fastholder og udvikler arbejdskraften. Bestemmelser om sociale klausuler, etisk og socialt ansvar samt arbejdsklausuler skal overholdes. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses som misligholdelse af kontrakten. 6.1 Sociale klausuler Entreprenøren skal i kontraktperioden overholde de sociale klausuler, der er angivet i bilag 1-4. Det drejer sig om sociale klausuler vedrørende: Ansættelse af arbejdstagere med en vis ledighedsperiode Ansættelse på særlige vilkår af arbejdstagere med varige begrænsninger i arbejdsevnen Elevpladser/praktikpladser Social klausul om personalepolitik 10

15 Entreprenøren skal på det årlige planlægningsmøde i november fremvise dokumentation for, at de sociale klausuler er overholdt. 6.2 Etisk og socialt ansvar Viborg Kommune forudsætter, at Entreprenøren og eventuelle underentreprenører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at Entreprenøren og dennes underentreprenører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Entreprenøren skal på forlangende kunne dokumentere overholdelse af ovenstående. 6.3 Arbejdsklausuler Viborg Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos Entreprenøren af de udbudte ydelser. Entreprenøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som Entreprenøren og eventuelle underentreprenører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Overholder Entreprenøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Viborg Kommune tilbageholde vederlag til Entreprenøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. 11

16 Viborg Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Entreprenøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underentreprenørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Viborg Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 7 ARBEJDETS TILRETTELÆGGELSE OG GENNEMFØRELSE Entreprenøren og Viborg Kommune skal som fælles målsætning have, at Der træffes aftaler for hovedparten af årets opgaver i starten af året, og disse fordeles med henblik på at sikre jævn beskæftigelse Opgaverne udføres på hensigtsmæssige tidspunkter plejemæssigt og i forhold til beboere og brugere. Viborg Kommune fremlægger på det årlige planlægningsmøde sine budgetter for det kommende år. De samlede ydelser skal overholde den økonomiske ramme set over et år ad gangen med mindre andet aftales. 7.1 Arbejdsplaner Entreprenøren skal løbende udarbejde og ajourføre en arbejdsplan, der tidsmæssigt og overordnet viser de planlagte standardopgavers udførelse for det kommende år, anført som forventet procentdel for hver måned af årsmængden. Arbejdsplanen for 2014 skal forelægges Viborg Kommune på projektgennemgangsmødet. En ajourført arbejdsplan tilsendes Viborg Kommune i januar Derefter skal arbejdsplanen for det kommende driftsår tilsendes Viborg Kommune 14 dage inden det årlige planlægningsmøde, hvor arbejdsplanen drøftes. En ajourført arbejdsplan tilsendes Viborg Kommune hvert år i januar. Entreprenøren skal i arbejdsplanen tage hensyn til, at driften skal tilpasses vejrliget og evt. standses i perioder, hvor vejrforholdene sædvanligvis vil umuliggøre udførelse af konditionsmæssigt arbejde. Arbejdet skal tilrettelægges ud fra, at der ikke vil blive ydet betaling for vinterforanstaltninger med mindre andet er aftalt. 12

17 Arbejdet skal i øvrigt tilrettelægges og udføres således, at trafikafviklingen berøres mindst muligt, og at arbejdet ikke må lukke for adgang til ejendomme. Derudover skal arbejdet udføres således at det fører til mindst mulig gene for brugerne af arealerne. 7.2 Bestilling af opgaver Alle standardopgaver er ved kontraktens indgåelse bestilt til udførelse. På det årlige planlægningsmøde i november aftales eventuelle justeringer til standardopgaver for det kommende år. For hver bestillingsopgave, der skal udføres, udarbejder og fremsender Viborg Kommune en rekvisition i form af en aftaleseddel med rekvisitionsnummer. Ved bestilling træffes aftale om pris og tidsfrister. Entreprenøren skal benytte den af Viborg Kommune anviste rekvisitionsform. Hvis opgaven betinger dette, foretages en besigtigelse og opgavegennemgang på stedet. 7.3 Dokumentation for udført arbejde Dokumentation for udførelse af opgaver foretages som anført nedenfor. I arbejdsbeskrivelsen kan der ud over nedenstående - være yderligere krav til dokumentation for enkelte ydelser, som Entreprenøren skal levere. Standardopgaver For standardopgaver til tilstandskrav, der afregnes ratevis, foretages opfølgning på hvert statusmøde, hvor Entreprenøren oplyser status for hver opgavetype og oplyser, hvis der er opgaver eller områder, som ikke er udført/forsinket. Hvis det konstateres, at standardopgaver ikke er udført i aftalt omfang, foretages forholdsmæssig reduktion i betalingen og/eller situationen betragtes som en overskridelse i forhold til kvalitetsopfølgning. For standardopgaver til udførelseskrav, skal dokumentation for udført arbejde fremgå af fakturaen. Bestillingsopgaver For alle bestillingsopgaver fremsender Entreprenøren dokumentation for udført arbejde. Dokumentationen vil typisk være en tilbagemelding på en rekvisition, hvor Entreprenøren giver færdigmelding og oplyser eventuelle ændringer i forhold til bestilte mængder. Færdigmelding skal gives pr. eller gennem et elektronisk ordrestyringssystem, hvis dette indføres. Hvis der opstår behov for ændringer i opgave og/eller økonomi under arbejdets udførelse skal Entreprenøren straks rette henvendelse til Viborg Kommune for aftale herom. 13

18 Viborg Kommune gennemfører stikprøvekontrol med udførte bestillingsopgaver. For større arbejder gennemføres delaflevering, hvor arbejdet kontrolleres. GPS-registreringer Entreprenøren skal kunne forelægge GPS-registreringer på de arbejder, hvor der stilles krav om GPS. 8 EFFEKTIVISERING, UDVIKLING OG OPTIMERING Viborg Kommune forventer, at Entreprenøren fra 1. januar 2015 har så godt kendskab til opgaven, at han kan effektivisere opgavevaretagelsen med 2 % om året gældende fra 1. januar 2015, jf. Øvrige vilkår punkt 4.4. Udover ovenstående effektiviseringer, er Viborg Kommune optaget af, at Entreprenørens faglige kompetencer bringes i spil med henblik på udvikling og optimering af driftsopgaverne for at blive robust overfor besparelser mv. Der kan mellem Viborg Kommune og Entreprenøren træffes aftale om særlige fokusområder, der især skal være genstand for optimering og udvikling. I samarbejde mellem partnerne opstilles: Strategiske målsætninger for disse områder Resultatmål, ambitioner, målemetode og grundlag for de enkelte fokusområder I forbindelse med samarbejdet betragtes oplysninger om økonomi og optimeringsprocesser som fortrolige. 8.1 Udvikling af standardplejen Viborg Kommune vil løbende udarbejde områdebeskrivelser og politikker for anlæggene. Der kan på nuværende tidspunkt henvises til områdebeskrivelser for parkerne på Forslag til Natur- og parkpolitik forventes politisk behandlet i Entreprenøren skal medvirke til, at standardplejen af anlæg udvikles og optimeres i forhold til den faglige pleje og brugerinteresser. Udvikling af den faste standardpleje kan omfatte forslag til ekstraordinær pleje (ekstraopgaver) eller ændringer til standardpleje. Disse tiltag vil normalt blive afregnet efter kontraktens enhedspriser. Optimeringer kan bl.a. bestå af hensigtsmæssige ændringer i arbejdsplanlægning, arbejdsprocedurer, metodevalg og anvendelse af nyt materiel. 14

19 Entreprenørens forslag til udviklingstiltag skal forelægges Viborg Kommune, typisk på driftsmøder eller statusmøder. Viborg Kommune medvirker som faglig sparringspartner ved drøftelse og planlægning af tiltagene. 8.2 Handleplaner for udviklingsopgaver Ved udviklingsopgaver udarbejdes specifikke handleplaner. Gennemførelse af handleplaner defineres formelt som tillægsopgaver, men iværksættes efter gensidig aftale og på baggrund af en udarbejdet handleplan. Handleplaner udføres helt eller delvis efter dækkende enhedspriser i tilbudslisten og i øvrigt efter særskilt aftale. Udviklingsopgaver aftales og udvikles løbende i en dialog mellem Viborg Kommune og Entreprenøren. Handleplaner gennemføres som partnerskabsaftaler. 8.3 Økonomi og incitamentsordning For aftalte udviklingsopgaver eller optimeringstiltag udarbejder og fremlægger Entreprenøren opstilling over den forventede økonomi for projektets gennemførelse. Parterne følger løbende de realiserede udgifter i forhold til budgettet. Ved optimeringer, der gennemføres efter Entreprenørens idé og initiativ, og som indebærer dokumenterede besparelser, kan der træffes aftale om en deling af besparelsen efter følgende incitamentsmodel: 30 % af besparelsen til Entreprenøren og 70 % til Viborg Kommune, der geninvesterer beløbet til supplerende opgaver for Entreprenøren. Såfremt én af Viborg Kommune ønsket optimering forudsætter, at Entreprenøren anskaffer større materiel, kan der træffes aftale om et garanteret minimumsforbrug (f.eks. antal maskintimer) af det pågældende materiel. Såfremt optimeringsprocessen ikke forløber med opnåelse af de planlagte besparelser og/eller øgning af kvalitative områder, kan optimeringsprocessen helt eller delvis indstilles. 9 KVALITETSOPFØLGNING Dette afsnit angiver minimumskravene til den kvalitetsopfølgning og den dokumentation, som Entreprenøren skal udføre for nærværende entreprise. Entreprenøren skal ved projektgennemgangsmødet, med udgangspunkt i Entreprenørens tilbud, konfirmere følgende punkter vedrørende kvalitetsstyring og kvalitetsopfølgning: 15

20 Hvem der er ansvarlig for kvalitetssikring Hvordan egenkontrol gennemføres, dels for egne arbejder og dels for eventuelle underentreprenørers arbejder 9.1 Kvalitetskrav Kvalitetskrav til de enkelte opgaver er anført i Arbejdsbeskrivelsen. Kvalitetskrav er principielt opdelt i 2 typer. Se Arbejdsbeskrivelsen punkt Kontrol Kontrol af opgavernes udførelse og kvalitet gennemføres efter følgende typer kontrol: A. Egenkontrol. Entreprenøren skal gennemføre egenkontrol og dokumentation af, at de udførte arbejder er gennemført, som foreskrevet. Kontrollanter må som hovedregel ikke kontrollere eget arbejde. Det krævede mindsteomfang af egenkontrollen skal mindst svare til omfanget af fælleskontrol. B. Fælleskontrol. Entreprenøren deltager i fælleskontrol sammen med entreprisestyreren for at kunne dokumentere, at de udførte arbejder er gennemført som foreskrevet. Fælleskontrol omfatter helhedsorienteret kontrol af udvalgte arealer. Fælleskontrol gennemføres i omfang som anført i punkt 9.3. Viborg Kommune fastlægger kontrolområder samt tidspunkt for fælleskontrol og indkalder Entreprenøren hertil. Entreprenøren får ikke oplysning om kontrolområder på forhånd. Kontrolskemaer dateres og underskrives af Entreprenøren og entreprisestyreren. C. Stikprøvekontrol. For opgaverne generelt kan Viborg Kommune gennemføre stikprøvekontroller. Der kontrolleres om de anførte kvalitetskrav er overholdt, herunder om opgaven er udført fagmæssigt korrekt samt om opgaven er udført i aftalt omfang og til aftalt tid. Viborg Kommune afgør i hvert tilfælde, hvorvidt der er tale om overskridelse af de kvalitetskrav, som er angivet i Arbejdsbeskrivelsen. Omfanget af stikprøvekontrollen er ikke fastlagt og gennemføres efter behov. Resultat af stikprøvekontroller fremsendes/udleveres til Entreprenøren, der gives mulighed for at kommentere resultatet. 16

21 9.3 Kontrolniveauer Startniveau Omhyggelig kontrol og drøftelse af opgaveudførelsen i opstarten af entreprisen. Normalt niveau Kontrol af grønne områder ca. 1 gang pr. måned. Kontrol af vejdrift og offentlige toiletter ca. 1 gang om måneden. Kontrol af idrætspladser og kommunale grundejere ca. 1 gang om måneden, primært i vækstsæsonen. Kontrol af vandløbsvedligeholdelse, naturområder og skove ca. 4 gange om året. Kontrol efter udførelse af større, samlede bestillingsopgaver. Kontrol gennemføres som fælleskontrol med afkrydsning i skema, jf. bilag 5. Bodssystem gælder. Skærpet niveau Kontrolomfang forøges. Bodssystem gælder. Ved gentagne overskridelser af kvalitetskrav foretages kontrol på skærpet niveau. Dette indebærer, at omfanget af områder, der kontrolleres, kan hæves. Viborg Kommune beslutter, hvornår der foretages kontrol på skærpet niveau. 9.4 Kontrolskemaer Kontrolskema er vedlagt som Bilag 5. Skemaet kan benyttes såvel ved egenkontrol, fælleskontrol som stikprøvekontrol. Kontrolskemaet er udformet til brug for kontrol af ét arbejdssted. Kontrolsystemet er baseret på en helhedsvurdering af hver enkelt kategori af delopgaver. Det enkelte element kontrolleres visuelt. Kontrollen baseres på om elementet - ud fra en helhedsvurdering - overholder de stillede kvalitetskrav. Overskridelser på opgaver, hvor Entreprenøren i forvejen har meddelt Viborg Kommune, at plejen ikke kan gennemføres på grund af vejrforhold eller andre forhold udenfor Entreprenørens kontrol, tages op på det følgende statusmøde til afgørelse. Hvis der opstår uenighed om overholdelse af kvalitetskrav, foretages detailkontrol af kvaliteten. Overskridelser noteres i skemaet med nummer, opgavetype og bemærkninger (lokalitet, overskridelse). Der kan endvidere noteres fotodokumentation. 17

22 10 MANGLER OG BODSSYSTEM 10.1 Mangler Generelt gælder, at hvis en opgave ikke opfylder kvalitetskrav eller på anden måde ikke er kontraktmæssig, skal Entreprenøren for egen regning straks udbedre manglerne i den udstrækning dette er muligt Bodssystem Til kvalitetsstyringssystemet hører et bodssystem. Kvalitetsopfyldelsen vurderes over 2 måneder ad gangen (februar-marts, aprilmaj osv.) med løbende underretning om overskridelser, således at Entreprenøren kan nå at gribe ind og forbedre kvaliteten. Overstiger antallet af overskridelser 6 stk. for 2 måneder udløser overskridelserne bod. Antallet af overskridelser opgøres som summen af antal overskridelser ved gennemførte fælleskontroller og stikprøvekontroller for hver måned. Derudover kan følgende mangler mv. tælle med som overskridelser: Hver mangel ved Entreprenørens dokumentation, egenkontrol og registrering (omfatter ikke konstaterede overskridelser af kvalitetskrav ved egenkontrol). Hver overskridelse af tidsfrist for udførelse af delopgaver, såvel for standardopgaver som for bestillingsopgaver. Hvis Entreprenøren har fået godkendelse til fristudsættelse, og dermed har fået en ny frist, tæller det med som en overskridelse, hvis denne frist overskrides. Hver mangel i øvrigt i forhold til kontrakt, eksempelvis manglende opfyldelse af krav vedrørende organisation, materiel eller mandskab. Bodssatsen pr. overskridelse fastsættes til kr. Pålagt bod fratrækkes i næstfølgende månedlige betaling. Efter hver 2-måneders periode nulstilles overskridelserne. Ved overskridelser udover 6 på 2 måneder skal Entreprenøren endvidere på det følgende driftsmøde fremkomme med en handlingsplan for forbedring af kvaliteten. I indkøringsfasen dvs. de første 4 måneder, tillades dog det dobbelte antal fejl. Betaling af bod fritager ikke for betaling af eventuel erstatning i henhold til 28 i Øvrige vilkår. Vurderer Viborg Kommune, at afvigelserne er så mange og/eller væsentlige, at der er tale om misligholdelse af kontrakten, behandles sagen i henhold til Øvrige vilkår 29 vedrørende kontraktens ophævelse. 18