TOYOTA KATA IMPROVEMENT KATA COACHING KATA. Vi er, hvad vi plejer at gøre. Excellence er derfor ikke en handling, men en vane.

Transkript

1 TOYOTA KATA En kata er en rutine du bevidst og vedholdende øver, så dens mønster til sidst ender med at blive en vane. Kata = Japansk ord for Formaliseret Bevægelsesmønster IMPROVEMENT KATA COACHING KATA Vi er, hvad vi plejer at gøre. Excellence er derfor ikke en handling, men en vane. Citat Aristoteles

2 AGENDA TOYOTA KATA Dag 1: Domino Spil Improvement Kata Dag 2: Coaching Kata Domino Spil Coaching Cycles

3 IMPROVEMENT KATA 1 3 Challenge Next/ Target Condition Grænse for viden 2 Current Condition 4 Mange små PDCA eksperimenter frem til næste TC

4 IMPROVEMENT KATA Current Condition Hindring Next Target Condition 1 Challenge Vision: Meget Langt Væk. Svagt. Virksomhedsniveau Vision Næste TC: 1 Uge til 3 Måneder frem Procesniveau Challenge: 1-3 ÅR frem Målbart. Værdistrømsniveau

5 IMPROVEMENT KATA Vision: -Lang tid - uklar -Virksomhedsniveau Current Condition Obstacle Next Target Condition 1 Challenge Vision

6 IMPROVEMENT KATA Current Condition Obstacle Next Target Condition 1 Challenge Vision Challenge: år frem - Målbar - Value Stream niveau

7 CHALLENGE EKSEMPEL GT Max 1 uge Current Condition Obstacle Next Target Condition Challenge Vision

8 CHALLENGE KSEMPEL GT = 1 Uge.kræver forbedringsaktiviteter I mange af værdistrømmens processer.. Current Condition Obstacles Next Target Condition Challenge Vision

9 IMPROVEMENT KATA Current Condition Obstacle Next Target Condition 1 Challenge Vision NÆSTE TC: - 1 UGE TIL 3 MÅNEDER - Proces niveau

10 NÆSTE TARGET CONDITION EKSEMPEL Næste target condition (N/TC): -0% tilbageløb i opgaver Current Condition: 30% tilbageløb I opgaver Current Condition Obstacles Next Target Condition Challenge Vision GT = 1 uge

11 IMPROVEMENT KATA Current Condition Obstacle Next Target Condition 1 Challenge Vision PDCA eksperimenter frem til N/TC

12 4 trin IMPROVEMENT KATA 1. Forstå retning (Vision og Challenge) 2. Forstå Current Condition 3. Beslut næste Target Condition 4. PDCA frem til Target Condition

13 ELEVENS VIGTIGSEE DOKUMENTER PÅ STORYBOARD Fokus Proces: Challenge: PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Skridt Hvad forventer du Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Resultat Observer Hvad lærte vi Target Condition: Current Condition: PDCA Cyclus Log: Hindringer: HINDRINGER Mike Rother, With Speciel Permission

14 COACHING KATA Elev: PDCA Cyklus LOG COACHING KATA PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Skridt Hvad forventer du Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Resultat Observer Hvad lærte vi Next Target Condition Coach: 5 Spørgsmål Current Condition De 5 Spørgsmål 1) Hvad er processens Target Condition? 2) Hvad er processens Current Condition? (Vend Kortet) > 3) Hvilke forhindringer tror du hindrer dig i at nå Target Condition? Hvilken forhindring angriber du nu? *) 4) Hvad er dit næste skridt? (næste eksperiment) H Hvad forventer du resultatet bliver? 5) Hvornår kan vi gå hen og se hvad vi har lært af dette skridt?

15 COACHING KATA Coach Elev

16 COACHING KATA COACHING KATA Coaching kort Coach De 5 Spørgsmål 1) Hvad er processens Target Condition? 2) Hvad er processens Current Condition? (Vend Kortet) > 3) Hvilke forhindringer tror du hindrer dig i at nå Target Condition? Hvilken forhindring angriber du nu? *) 4) Hvad er dit næste skridt? (næste eksperiment) H Hvad forventer du resultatet bliver? 5) Hvornår kan vi gå hen og se hvad vi har lært af dette skridt?

17 COACHING KATA STORY BOARD Focus Process: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cycle Log: Coach Elev Obstacles:

18 TOYOTA KATA Next Target Condition Current Condition

19 Video Coaching Cycle

20 TOYOTA KATA Ressourcer Just communicating a vision and a challenge to strive for may not be enough. It takes more than a goal and some positive attitude for an organization to succeed. Mike Rother It helps to have a systematic way of achieving goals and meeting challenges that can be taught to everyone in the organization. Thatʼs what the Improvement Kata is!..mike Rother Bill Constantino Tidl. Toyota Group Leader Net Håndbog En stor tak til Mike Rother og Bill Constantino for deres arbejde med Toyota Kata Bliv klogere på: The Toyota Kata Website Og Compass

21 IMPROVEMENT KATA ER TOYOTAʼS MÅDE AT FORBEDRE PÅ There are several ways the Improvement Kata pattern is practiced and reinforced at Toyota, including in daily management, daily problem solving, quality circles, improvement events, standard work, Toyota Business Practices and A3s. The Improvement Kata pattern is embedded in each of these activities and, ultimately, taught to everyone at Toyota. Bill Constantino Tidl. Toyota Group Leader Improvement Kata er den mindre synlige del af Toyotas tilgang til en forbedringskultur

22 Bordet Rundt Mit navn er... Og jeg arbejder med..

23 HVORFOR KATA TIL UDVIKLING AF ET NYT MINDSET Vi tænker måske at vores talent og dygtighed er en medfødt størrelse - at du enten er født med det..eller ej men det er ikke 100% korrekt meget af det der sker i vores organisationer og samfund er en konsekvens af de vaner vi har erhvervet gennem vores praksis, enten bevidst eller ved en tilfældighed...så lad os bruge lidt tid på bedste praksis Konstant under konstruktion

24 KATA SKABER KULTUR og gør det bevidste til noget ubevidst Her er lederen en coach der bevidst underviser i en måde at tænke og handle på Bevidst og specifik træning af nye rutiner Team og organisatorisk Kultur Rutiner Vaner Ritualer Normer Her underviser lederen ubevidst i den fremherskende kultur Ubevidst adfærd og mindset

25 KATA til at navigere i ukendt territorium Kendt Ukendt Territorium?? Din Grænse til det ukendte?? Next Target Condition Improvement Kata er en systematisk og videnskabelig måde for mennesker og teams, til at navigere succesfuldt gennem ukendt territorium.

26 COACHING KATA Vores ven i filmen Karate Kid syntes det var fjollet at han skulle bruge tid på poleringsøvelsen Vox on Vox off. Der var imidlertid en dybere mening med galskaben... og COACHING KATA er en rutine vi bruger til at undervise og lære, Improvement Kata.

27 Runde 1

28 IMPROVEMENT KATA SPIL DOMINO SPIL

29 SPILLETS FORMÅL GIVE DELTAGERE EN KOMPRIMERET OPLEVELSE AF TOYOTA KATA 1. Afprøve Tayota Kata s grundlæggende rutiner 2. Direkte og konkret erfaring med værdien af hurtige PDCA Cykler og Coaching gennem repetition

30 HVORDAN? 1. Udfordringen (Challenge) går på at gennemføre en kompleks opgave med begrænset ressourcer og tid 2. Og efter hver runde at reflekterer, lære, planlægge nye eksperimenter.og så ellers blive ved med dette.innovation. 3. Udfylde Storyboard hvor vi holder styr på de mange eksperimenter med tilhørende resultater.

31 Opgaven: Opsæt Mønster Teams skal: Opsætte et mønster med 200 brikker så hurtigt som muligt. Efterfølgende 100% væltede brikker

32 TEAM SET UP - ROLLER Teams af Ca. 3-6 medarbejdere per team Hvert hold har: (1 Manager) (1 Teamleder) 4 medarbejdere Tæl 1-8 i hver gruppe Nr 1 er Manager Nr 2 er Teamleder

33 REGLER - ALLE RUNDER Startposition alle runder 4 rækker Kun Medarbejdere må røre brikkerne Teamleder må komme med instruktioner Manager må observere, indsamle data og diskutere med Teamleder

34 The Need for Speed Alle læringsrunder foregår meget hurtigt så derfor..vær fokuseret

35 Runde 1

36 Runde 1 - Opgørelse

37 Runde 2

38 Runde 2 - Opgørelse

39 IMPROVEMENT KATA Du er her Problemer, Spild og Muligheder for forbedring

40 IMPROVEMENT KATA Problemer, Spild og Muligheder for forbedring Grænse for vores viden

41 IMPROVEMENT KATA Ukendte Kendte Mulige retninger for forbedringer problemer problemer

42 Mulige Retninger for forbedringer De sorte pile er ikke ensrettet Afdeling A Afdeling B Afdeling C Opgave Proces Proces Proces Proces Proces Proces Kunde Primær kundevendt Værdistrøm Pris Levering Kvalitet Supporterende Værdistrøm

43 IMPROVEMENT KATA Din forudindtaget præference for handling og projekt ideer Mest sandsynlige retning for forbedringer. Ukendte Kendte problemer problemer

44 IMPROVEMENT KATA Din forudindtaget præference for handling og projekt ideer og så går vi ellers direkte i implementeringsmode, men.veeeeendt!

45 IMPROVEMENT KATA Challenge: Målbar Udfordring Vision.. Challenge Vision Meget konkret 1-3 år frem Meget svag og langt væk

46 IMPROVEMENT KATA 2. Forstå den Nuværende Situation Fri for forudindtagede antagelser.dvs. vi behøver fakta og data Challenge Meget konkret 1-3 år frem Vision

47 Trin 1 2 Procesanalyse - Forstå Nuværende Situation (Current Condition) Kunde efterspørgsel Efterspurgt Mængde er der sæson i efterspørgsel? Hvornår? Planlagt Cyklustid (Pt) Overblik over processen Definer processens start og slut punkt (Brug evt. Proceskort Input Aktivitet Output) Er processen defineret i form af jobinstruktion/checkliste? Er der: Tilbageløb Forespørgsler Venter der sager foran processen. Noter andre vigtige detaljer ved processen 3 Materiel Kapacitet Kan den materielle kapacitet understøtte den planlagte cyklustid? Hvor tæt er vi på materiellets maksimale kapacitet? Hvad er den hurtigste cyklustid materiellet kan understøtte? Ja Nej Nødvendig antal medarbejdere (hvis proces var stabil) 4 Beregn det nødvendige antal medarbejdere der skal være omskolet til processen Output Nøgletal 5 Hvorledes har processen fungeret over tid - historisk? Er processen en flaskehals / Kan den levere i spidsbelastninger?

48 Trin 1 2 Procesanalyse - Forstå Nuværende Situation (Current Condition) Kunde efterspørgsel Kunde Takt (Efterspørgsel) Planlagt Cyklustid Antal Skift Overblik over processen Definer processens start og slut punkt Forstå processen evt. ved at tegne diagram. Hvor akkumuleres lager/opgaverne Hvor stor er variationen af processens output? Ved forskellige cyklus/medarbejdere/skift? Noter andre vigtige detaljer ved processen Materiel Kapacitet 3 Kan den materielle kapacitet understøtte den planlagte cyklustid Hvor tæt er vi på materiellets maksimale kapacitet Hvad er den hurtigste cyklustid materiellet kan understøtte Muligheder i antal skift Ja Nej Proces Variation 4 Tak tid på proces gennemløb for hver operatør Er den enkeltes operatør cyklustid konsistent? Nødvendig antal medarbejdere (hvis proces var stabil) 5 Beregn det nødvendige antal operatører

49 IMPROVEMENT KATA 3. Definer Næste Target Condition Næste T/C Udfordrende..fordi den er ud over grænsen for vores nuværende viden Challenge Vision

50 IMPROVEMENT KATA Uklart Territorium Den Grå Zone ?....??..?? Næste T/C Challenge Vision

51 IMPROVEMENT KATA Ukendte hindringer Kendte hindringer Næste T/C Challenge Vision

52 IMPROVEMENT KATA Små hyppige PDCA cyklus leder sporet for læring Næste T/C Det er her du finder ud af hvad du skal arbejde på i takt med at du bevæger dig fremad Challenge Vision Hver PDCA cyklus er et lille eksperiment, og vi lærer af hver PDCA cyklus efterhånden som vi går frem

53 IMPROVEMENT KATA 1. Ny Current Condition = Forbedret præstation 2. Tættere på Challenge / Visionen Udvidet videns grænse 4. Øget færdighed i Improvement Kata Challenge Vision

54 IMPROVEMENT KATA Løbende sættes nye Target Conditions frem mod vores Challenge T/C Næste T/C T/C T/C T/C Challenge Vision

55 IMPROVEMENT KATA T/C At sætte Visionen og Challenge er topledelsens opgave Næste T/C T/C T/C T/C Challenge Vision

56 IMPROVEMENT KATA T/C At praktiserer og undervise i hvorledes vi kommer derhen er ledernes (Coachens) og teamets opgave (på alle niveauer) Næste T/C T/C T/C T/C Challenge Vision

57 Runde 3

58 STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Hindringer:

59 DE TO VIGTIGSTE DOKUMENTER PDCA Cyklus Opfølgningsskema Proces Skridt Hvad forventer du Nøgletal 1: 2: 3: 4: 5: Resultat Observer Hvad lærte vi Fokus Proces: Target Condition: Current Condition: Challenge: PDCA Cyklus Log: Hindringer: HINDRINGER

60 STORY BOARD Uddelingskopi Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Gennemløbstid: Hindringer: 1. Opsætte Domino Mønster på 30 Sekunder (GT) Mike Rother, With Speciel Permission

61 STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Opsætning af Domino Mønster Proces Hindringer: Mike Rother, With Speciel Permission

62 STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Nøgletal Dokument Hvor er vi nu? Fakta om Processen Current Condition Dokument Hindringer: Mike Rother, With Speciel Permission

63 STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Fastsættelse af Target Condition Dokument Next Target Condition Dokument Hvor vil du hen? og hvad hindrer dig Hindringer: Hindringer Liste Dokument Mike Rother, With Speciel Permission

64 STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: PDCA Eksperimenter Dokument Hindringer: Hvilket eksperiment udfører du nu, og hvilket resultat forventer du? Mike Rother, With Speciel Permission

65 Dokumenter på Storyboard 1. Nøgletal Dokument 2. Current Condition Dokument 3. Hindringer Dokument 4. Fastsættelse af Target Condition Dokument 5. Næste Target Condition Dokument 6. PDCA Eksperimenter - Dokument

66 Nøgletal Dokument Til Manager Runde Nr: Tid om at bygge Antal Brikker sat op Antal Faldne Brikker 1 2 3

67 Current Condition Dokument 1. Challenge: Opsætningstid på 30 sekunder 2. Nuværende Opsætningstid: 3. Antal Operatører: 4. Proces Karakteristika Nøgletal: 1. Antal opsatte Brikker: 2. Tid til opsætning: 3. Antal Faldne:

68 Hindringsliste - Dokument

69 Øvelse Udfyld Nøgletal Dokument Udfyld Current Condition Start på at udfylde Hindringsdokument

70 Runde 4

71 Løbende forbedring af konkurrenceevne kræver både PROBLEMLØSNING og UDVIKLING Reaktiv Problemløsning Udvikling Daglige Opgaver Det er 2 forskellige aktiviteter der kræver hvert sit mindset...og det virker som om at vi baserer vores tilgang til udvikling for meget på problemløsning alene

72 Hvorfor har vi kun tavlemøder en gang om ugen? Fra ledermøder hvor aktiviteter aftales..til Ugentlige tavlemøder med PDCA aktiviteter..til Daglig Coaching aktiviteter De ugentlige tavlemøder med PDCA aktiviteter er en overkommelig og fin frekvens for forbedringsaktiviteter...men hvad hvis vi kan udføre flere PDCA aktiviteter med daglig opfølgning?... og gøre dem til en integreret del af dagligdagen?

73 og hvad forventes der af mig når jeg går på arbejde.. Skal jeg producere output eller forbedre mine opgaver?..hvad er vigtigst? Kaizen Kaizen..Yes, I understand that, but what was your assignment.. Kaizen. Kaizen I will do the best I can every day Suga Tomotsu, skrevet da han var 18 år gammel, Toyota

74 .Hvorledes kan vi ekspandere komfort zonen til også at inkluderer den gule usikre zone? Lærings Zone Mysterium Usikkerhed Oplevet Sikkerhed Ekspander Komfort Zonen Komfort Zone..Inkluder den gule Zone.Og gør det usikre.sikkert

75 Hvilken af disse to organisationer er bedst til at: Eksekvere succesfuldt Tilpasse sig, drive innovation og på lang sigt overleve? Møde udfordringer Mysterium Usikkerhed Oplevet Sikkerhed Komfort Zonen Mysterium Usikkerhed Oplevet Sikkerhed Organisation 1 Organisation 2

76 .Improvement Kata er bedste praksis standard for hvorledes vi bedst kan navigerer i usikkert territorium. Lærings Zone Komfort Zone Mysterium Usikkerhed Oplevet Sikkerhed Forbedrings Kata giver os en måde at føle os trygge, mens vi navigerer i uklart territorium. "Jeg har aldrig gjort dette før, men jeg ved hvordan jeg systematisk skal gribe de nye opgaver an. Det hjælper mig til at opleve usikkerheden som en mulighed for forbedring...og gør det usikre.trygt

77 Succes IMPROVEMENT KATA Target Condition Succes Target Condition Folk tror det ser sådan ud.men i virkeligheden ser det sådan ud It is very difficult to make predictions, particularly about the future.niels Bohr

78 Ny Udvidet Komfort Zone Du er her Current Condition Mysterium Target Condition. Du vil gerne være her Problemer, Spild, Hindringer muligheder for forbedringer Oplevet Sikkerhed Ny udvidet komfort zone til at navigere i det usikre

79 Ny Måde Improvement Kata er en Anderledes Tilgang

80 Ny Måde Improvement Kata er en Anderledes Tilgang Current Condition Forhindringer Opdagelser Target Condition Vi er her Uklart Territorium Vi ønsker at være her

81 Ny Måde Current Condition Improvement Kata er en Anderledes Tilgang Problemer, Spild, muligheder for forbedringer Target Condition Problemer som vi støder på og løser undervejs mod Target Condition Med forbedrings Kata arbejder du iterativt mod en Target Condition, som ligger på vejen mod en Challenge. Du lærer undervejs. Du arbejder på de ting, som du under vejs opdager du har brug for at arbejde på. Figur af Mr. Jeff Uitenbroek

82 Runde 5

83 STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Fastsættelse af Target Condition Dokument Next Target Condition Dokument Hvor vil du hen? og hvad hindrer dig Hindringer: Hindringer Liste Dokument Mike Rother, With Speciel Permission

84 Næste Target Condition Dokument 1. Challenge: Opsætningstid på 30 sekunder 2. Target Condition Opsætningstid: 3. Antal Operatører:.. 4. Proces Karakteristika Nøgletal: 1. Antal opsatte Brikker: 2. Tid for opsætning: 3. Antal Faldne:

85 Hindringer - Dokument

86 Øvelse Definer/Udfyld Næste Target Condition Suppler Hindringsdokument

87 Runde 5 1. Manager og Teamleder: 1 minut til at udvikle en plan. 2. Teamleder: Du har 1 minut til at instruere team. 3. Team: På Startsignal; byg jeres mønster så hurtigt som muligt.i har max 4 minutter. 4. Manager: Når I er færdige med jeres mønster og test, så opdater dokumenter på storyboard.

88 Runde 5 - Opgørelse Manager/Team: Runde Tid Antal sat op Faldne Brikker Udfyld dokument (er) Team: Opsæt startposition til næste runde

89 Runde 6

90 CHALLENGE Bliv skarp og konkret på retning og mål

91 VISION vs. CHALLENGE Visionen er for vag og for langt væk Forstå Retning Det er helt fint at have en vision. Til dagligt er visionen imidlertid for fluffy, for langt væk og ikke operationel. I stedet bruger vi en Challenge. Bringer konkret værdi for (intern) kunden Målbar Kun 1-3 år ud i horisonten Let at forstå Relateret til en værdistrøm Ville det ikke være rart hvis vi kunne foran.

92 CHALLENGE operationaliserer retning Current Condition Hindring Next Target Condition Challenge Vision En challenge er bindeleddet mellem virksomhedens strategi (Vision) og daglige forbedringsaktiviteter på procesniveau. På den måde sikrer den retning. En challenge er på værdistrøm niveau, gerne relateret til kvalitet, omkostninger eller leveringstid.

93 CHALLENGE Nøglen til at skabe retning Current Condition Hindring Next Target Condition Challenge Vision Management og Team Daglig stræben efter at opnå den næste Current Condition, gennem PDCA cyklusser af eksperimenter. Leadership Koncentrerer sig om strategisk retning. Det er også ledelsens opgave at definere de CHALLENGE s som giver operationel retning for udvikling.

94 CHALLENGE En challenge er: En ikke-diskuterbar målsætning relateret til en bedre oplevet service for den eksterne kunde. Ofte en bedre leverings-/ gennemløbstid. Ofte mellem 1-3 år frem. Opnåelig, men vi kender ikke vejen dertil på forhånd, og du behøver heller ikke kende vejen. Ikke nemt, men ikke umuligt. Et godt skridt i retning af visionen

95 CHALLENGE EKSEMPLER Eksempler på challenge (Typisk pris, levering kvalitet): Kunne levere servicetype X indenfor 18 timer. Kunne klargøre kundens tanke uden nogle Ommere Kunne Levere X service over nettet helt uden telefonsupport Kunne Levere udskrivelsesdokumenter på 3 dage Reducere omkostninger med 10% uden afskedigelser Kunne fragte X fra A til B på 7 dage Kunne behandle patienter uden at de skal vente over 15 min Kunne producere 20 ekstra varianter på samme linje Man kan sætte sætningen: Ville det ikke være dejligt hvis vi kunne.. foran en challenge

96 Current Condition Spis elefanten i små bidder

97 ELEVENS STORY BOARD ELEV OG COACH KONCENTRERE SIG NU OM DETTE FELT: Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Hindringer:

98 CURRENT CONDITION Formålet Formålet med analysen er at forstå den nuværende tilstand (Current Condition), at fremskaffe faktuel viden og data, således at vi kan definere næste Target Condition. Når du har den næste Target Condition og du bevæger dig hen mod den med PDCA cyklus er, så vil du opdage hvad du behøver at arbejde på.

99 CURRENT CONDITION Procesdata på detaljeret niveau alt afhængig af hvilke processer du arbejder med, processens modenhed variation

100 Trin 1 2 Procesanalyse - Forstå Nuværende Situation (Current Condition) Kunde efterspørgsel Efterspurgt Mængde er der sæson i efterspørgsel? Hvornår? Planlagt Cyklustid (Pt) Overblik over processen Definer processens start og slut punkt (Brug evt. Proceskort Input Aktivitet Output) Er processen defineret i form af jobinstruktion/checkliste? Er der: Tilbageløb Forespørgsler Venter der sager foran processen. Noter andre vigtige detaljer ved processen 3 Materiel Kapacitet Kan den materielle kapacitet understøtte den planlagte cyklustid? Hvor tæt er vi på materiellets maksimale kapacitet? Hvad er den hurtigste cyklustid materiellet kan understøtte? Ja Nej Nødvendig antal medarbejdere (hvis proces var stabil) 4 Beregn det nødvendige antal medarbejdere der skal være omskolet til processen Output Nøgletal 5 Hvorledes har processen fungeret over tid - historisk? Er processen en flaskehals / Kan den levere i spidsbelastninger?

101 Trin 1 2 Procesanalyse - Forstå Nuværende Situation (Current Condition) Kunde efterspørgsel Kunde Takt (Efterspørgsel) Planlagt Cyklustid Antal Skift Overblik over processen Definer processens start og slut punkt Forstå processen evt. ved at tegne diagram. Hvor akkumuleres lager/opgaverne Hvor stor er variationen af processens output? Ved forskellige cyklus/medarbejdere/skift? Noter andre vigtige detaljer ved processen Materiel Kapacitet 3 Kan den materielle kapacitet understøtte den planlagte cyklustid Hvor tæt er vi på materiellets maksimale kapacitet Hvad er den hurtigste cyklustid materiellet kan understøtte Muligheder i antal skift Ja Nej Proces Variation 4 Tak tid på proces gennemløb for hver operatør Er den enkeltes operatør cyklustid konsistent? Nødvendig antal medarbejdere (hvis proces var stabil) 5 Beregn det nødvendige antal operatører

102 Beslut Target Condition Hvor vil vi tage den første bid af elefanten

103 1.Flytte ud 2.Fordele til klar rejse lodret 3.Rejse til lodret 4.Fordele

104 NEXT TARGET CONDITION EKSEMPEL En Target Condition er relateret til en proces Eksempel: Vi vil have 0 tilbageløb fra Jura Current Condition Hindring Next Target Condition Challenge Vision

105 ELEVENS STORY BOARD Fokus Proces: Challenge: Target Condition: Current Condition: PDCA Cyklus Log: Hindringer:

106 TARGET CONDITION Et Target Condition beskriver en ønsket fremtidig tilstand, der ligger ud over din nuværende videns grænse. Den har en specificeret dato tilknyttet, normalt mellem 1 uge og 3 måneder. Et Target Condition er en beskrivelse af, hvor vi skal hen, ikke af hvordan du kommer derhen. Den besvarer spørgsmål som: Hvordan ønsker vi at denne proces skal operere på en given dato? Hvilket mønster ønsker vi? Hvor vil vi gerne være? Current Condition Vi er her Forhindringer Uklart Territorium Opdagelser Next Target Condition Vi ønsker at være her som det næste Dato

107 En Target Condition Motiverer Teamwork Uden En Target Condition Ustruktureret drøftelse Din mod min ide Dominant vinder prioritering Med En Target Condition Hvad skal vi gøre som det næste Target Condition Fælles Mål Ikke anklagende Dig mod Mig

108 PDCA skridt mod N T/C Hindringer Problemer Next Target Condition (Dato) Current Condition Løsninger Hvert Skridt er en PDCA Cyklus mod Target Condition

109 En Target Condition skal være udfordrende For Nem Ser allerede hvordan jeg kommer derhen Mysterium Usikkerhed For Svær Oplevet Sikkerhed En Target Condition skal være i den usikre gule Zone Coach: Tillad ikke en Target Condition der er for nem eller komfortabel

110 HVEM SKAL FASTSÆTTE TARGET CONDITION? Proces Target Condition PROCES Coach Leder eller Superviser Elev Ejer Target Condition relateret til Proces Elev fastsætter og ejer sammen med Team TC. De første TC behøver ikke være perfekte, men elev må ikke slække på TC. Hold fast.

111 Trin Procesanalyse Fastlæg Next Target Condition Kunde efterspørgsel Efterspurgt Mængde er der sæson i efterspørgsel? Hvornår? Planlagt Cyklustid (Pt) Overblik over processen Definer processens start og slut punkt (Brug evt. Proceskort Input Aktivitet Output) Er processen defineret i form af jobinstruktion/checkliste? Er der: Tilbageløb Forespørgsler Venter der sager foran processen. Noter andre vigtige detaljer ved processen Materiel Kapacitet Kan den materielle kapacitet understøtte den planlagte cyklustid? Hvor tæt er vi på materiellets maksimale kapacitet? Hvad er den hurtigste cyklustid materiellet kan understøtte? Nødvendig antal medarbejdere (hvis proces var stabil) Beregn det nødvendige antal medarbejdere der skal være omskolet til processen Eksempler Næste Target Condition: 1. 0 Tilbageløb fra Jura eller: Ja Nej 2. Ingen sager venter over 30 minutter 5 Output Nøgletal Hvorledes har processen fungeret over tid - historisk? Er processen en flaskehals / Kan den levere i spidsbelastninger?

112 Forbedringer knyttet til forskellige processer i værdistrømmen 1. Udvikling af ny og præcis vejledning til kunder 2. Udvikling af nyt inddatalayout med de rigtige felter (rød asterix) 3. Udvikling af check liste ved ordre registrering i reception 4. Udvikling af ny svar mail (med relevant info) til kunde ved ordremodtagelse 5. Udvikling af målstyringstavler i afdelinger/teams 6. Videresend ordre med det samme Éen ad gangen (eller i små batches) 7. Regler for, og synliggørelse af, hvor lang tid sagerne ligger 8. Regler for hvilke sager, og hvornår, sagerne plukkes 9. Slå flere af processerne sammen mens sagen alligevel behandles 10. Sagsbehandlere plukker løbende Andre Eksempler af sagsstakken på Næste Target Condition 11. Opdeling i A og B sager. Kun kan B sager være til knyttet jura. til følgende aktiviteter i 12. Udvikling af checkliste til sagsbehandlere Værdistrømmen inden videresend til jura 13. Faktura og svar sendes samtidig fra hhv. sagsbehandling og jura 14. Fælles arkivering i reception 15. Måling og synliggørelse af start-til-slut sagsbehandlingstid og sags bunker 16. Dokumentation af værdistrøm og job instruktioner. Træning i brug af nye tjeklister og kontrolmekanismer