KOM GODT I GANG. Indhold

Transkript

1 KOM GODT I GANG Indhold Sådan installerer du din GPS... 1 Kørebogen... 2 Indstillinger... 3 Rutelisterne... 4 Fremgangsmåde... 4 Klassificér ture... 5 Tilføj formål... 5 Markér som udført... 6 Redigering af ruter... 7 Sådan fletter du to eller flere ture sammen... 7 Opret manuel rute i kørebogen... 8 Opret destinationer... 9 Opret destination fra en tidligere tur dages-reglen Download din rapport Oversigt over ikoner Velkommen til Autolog Autolog bruges til dagligt af over brugere til at holde styr på deres kørte kilometer. Denne guide hjælper dig med at bruge kørebogen for Starter-, Professionel- og Teampakken, så du kan komme godt fra start med at administrere din kørsel og få mest ud af din Autolog Kørebog. Du finder svar på de mest stillede spørgsmål i denne guide. Du kan få mere information om, hvordan du bruger kørebogen ved at se vores læringvideoer, som du kan tilgå ved at logge ind på My Account.

2 Sådan installerer du din GPS Når du modtager din kørebog, skal du først koble din GPS-enhed (Plug4Plus) til bilens OBD-stik, så den kan indsamle kørselsdata for dig. Alle biler, der er nyere end 2001 har et OBD-stik, der oftest er placeret lige under rattet. Den nøjagtige placering kan dog variere fra bil til bil. Når stikket sidder i, vil den begynde at sende data, så snart du tænder bilen første gang efter installering. Hvis du har udfordringer med at finde OBD-stikket i din bil, kan du søge efter stikkets placering i de fleste bilmodeller her: søg efter OBD Bemærk at enheden skal være sat i inden du kører og at der kan gå lidt tid før den har fået forbindelse. Giv den derfor 5 min. inden du kører, så vil din data være sikret for din første tur. Her en video, der viser dig, hvordan du installerer din GPS-enhed: Tryk her 1

3 Kørebogen GPS-trackeren sender information om dine til enhver tid logge ind på systemet og følge med i dine kørte kilometer. Du kan Gå ind på Autolog.dk og tryk på øverst på siden webportal. Du bliver her bedt om at bruge din og password for at logge ind. Hvis du er ny bruger, findes disse oplysninger i vores velkomst-mail. Ønsker du at kunne logge ind via tablet eller mobil, skal du først Til sidst i denne guide viser vi, hvordan du får mest ud af Autolog på sin smartphone. Ved login på kørebogen, ser startskærmen således ud: Har du mistet dit password? Du kan altid genbestille et nyt via dette link: Nyt password. Her finder du: 1. Indstillinger (under navn) 2. Rutelister 3. Filter 4. Kort 5. Rapporter 6. Destinationer 7. Brugere 8. Køretøjer 2

4 Indstillinger Ved at trykke øverst i højre hjørne, åbner et nyt vindue. Tryk her på indstillinger for at tilpasse kørebogen til dit ønskede behov. Brugertilpasning Her kan du ændre sprog og tidszone. Du kan ændre firmanavn og adresse samt indtaste arbejdstider til brug for standard-inddeling af ruter indenfor de valgte tider. Skift password Her ændrer du dit kodeord. Kørselsgodtgørelse Denne menu har to felter til opsamling af tidligere data. Det betyder, at hvis du allerede er i gang med en kørebog, kan du sammenføre den med vores online-system, så du fortsætter km-stand osv. notifikationer Ønsker du påmindelser om f.eks. at indsende kørsler, eller at få tilsendt en standardrapport til hurtigt at skabe overblik over km-fordeling eller lignende, finder du muligheden for dette her. Feriekalender I feriekalenderen er det muligt at lægge ferier og helligdage ind, f.eks. til brug for 60-dages-reglen eller 25-dags-skattereglen. Formål Denne liste indeholder de formål, du har oprettet. Her vil du også kunne slette eller tilføre nye formål eller ærinder. TIP: indtast dine mest almindelige formål, så er de klar til, du har kørt din første tur. Team Godkendelse Hvis du har en godkender-person, som skal af- eller bekræfte dine ture, kan du vælge personen her. Denne indstilling er kun tilgængelig i Team-pakken. 3

5 Rutelisterne Starter Pro Team Rutelisterne i kørebogen kan bruges til at skabe et hurtigt overblik over din kørsel. Kørebogssystemet består af tre lister, Ny, Udført og Alle, som hjælper med at strukturere dine ture. Ny: som udført endnu., der ikke er markeret Udført: Denne liste indeholder dine udførte ture. Alle: Denne liste viser et sammendrag af alle dine ture. Fremgangsmåde Når du begynder at køre, vil hver enkelt tur lande i listen Ny, som en rute fra A til B. Fra denne liste kan du godkende dine ture, samt lave ændringer og tilføjelser. Til at hente et bestemt udsnit af dine ture, kan du i toppen af skærmen bruge filteret til at ændre den periode, du vil gennemgå. Nedenfor er den typiske fremgangsmåde kort beskrevet. 1. Gennemgå først din Ny-liste og sørg for at: a. Klassificér dine ture som privat/erhverv. b. Tilføj formål. c. Markér til sidst turene som udført. Når du har gjort dette, vil turene lande i Udført listen. 2. Herefter kan du downloade en kørselsrapport baseret på dine godkendte ture. Rapporten kan bruges til at dokumentere din kørsel med. Denne fremgangsmåde går vi mere i dybden med i de følgende afsnit og også hvordan Autolog kan automatisere dele af denne proces. 4

6 Klassificér ture Når du begynder at køre dine første ture, ser kørebogen eksempelvis således ud: Her kan du klassificere turene som privat- eller erhvervskørsel, samt angive formål for hver tur. Private ture er illustreret med et hus og erhverv med en arbejdsmappe. = Privat = Erhverv Godtgørelsen forsvinder på private ture, og bliver påsat på erhvervsture. Du kan derfor altid følge med i de enkelte tures godtgørelse for din valgte periode. TIP: Opret de mest brugte erhvervs- og privatadresser under adresser automatisk Opret d estinationer, så vil Autolog klassificere turene til disse Tilføj formål Tryk på Tilføj formål for at blive vist en liste med formål for turene. Her kan du vælge et tidligere oprettet formål eller tilføje et nyt formål. 5

7 Markér som udført For at flytte ruter fra Ny-listen over til Udført-listen, skal du sætte flueben ud for de ruter, du vil flytte og derefter trykke på knappen: Hvis du opdager en fejl og gerne vil rette en rute, du har markeret som udført, kan du flytte turen tilbage i Ny-listen, hvor du kan redigere turen igen: 1. Sæt flueben ud for de(n) tur(e) som skal redigeres, og dermed lægges tilbage i Nylisten. 2. Vælg knappen annullér i bunden af skærmen. 3. Turen vil nu blive flyttet tilbage og igen være at finde i Ny-listen. 6

8 Redigering af ruter Pro Team Hvis du vil ændre i forholdet på en logget tur, kan du sætte et flueben ved turen og trykke på -knappen, der kommer frem i bunden af siden. Her er det muligt at ændre oplysningerne for en specifik tur, f.eks. i til- eller fraadresse, dato/tid for start og stop, rettelse af km-antal, klassificering og formål. Husk at trykke på den blå gem-knap hvis der foretages ændringer. Sådan fletter du to eller flere ture sammen Pro Team Du kan flette ruter sammen, så de vises som én lang tur. Det gør du ved at sætte flueben ud for de ruter, der skal sammenlægges. Herefter vælger man knappen i bunden af skærmen og ruterne bliver lagt sammen. 1 2 Du kan kun flette ruter som har samme forhold, såsom klassificering, formål eller projekt. En flettet rute vil få en grå markering og et ikon illustrerer dette ved ruten. TIP: Hvis du sætter flueben ud for turen og trykker på redigér, vil du kunne se de ture sammenlægningen stammer fra. 7

9 Opret manuel rute i kørebogen Pro Team Af og til vil det være nødvendigt at oprette manuelle ruter i kørebogen. For at oprette en manuel rute, skal du først trykke på plus knappen ud for din Ny-liste. Du bliver herefter ledt til et vindue, hvor du kan indtaste oplysningerne for ruten: 1. Vælg hvilket køretøj, der er brugt på turen og hvilken chauffør, der har kørt turen. 2. Skriv derefter start-adressen for turen og indsæt dato/tidspunkt for, hvornår turen er startet. 3. Skriv derefter slut-adressen for turen og indsæt dato/tidspunkt. 4. Du kan indsætte den kørte distance i km eller lade systemet udregne, hvor lang turen var Klassificér turen som privat eller erhverv og giv den et formål. 6. Påfør eventuelt en note (f.eks. hvorfor turen blev oprettet manuelt). Turen vil nu blive indtegnet på kortet. HUSK at trykke på den blå gem-knap for at færdiggøre oprettelsen af turen. 1 Systemet udregner og indtegner først på kortet, når man har indsat start- og slut-placering. 8

10 Opret destinationer Pro Team Du har mulighed for at automatisere navngivning og klassificering af destinationer, du besøger ofte. For at oprette destinationer, skal du trykke på Destinationer i menuen til venstre for startskærmen. Her kan du tilføje mest besøgte destinationer. Kørebogen vil så klassificere og navngive ruter til og fra disse destinationer automatisk. 1. Angiv navnet på destinationen. 2. Indsæt adressen 3. Angiv et formål, der altid skal gælde for adressen. 4. Klassificér destinationen som privat eller erhverv. 5. Vælg en markering for området på kortet. TIP: Markér for eksempel parkeringspladsen. Træk i de hvide prikker på den røde cirkel for at gøre området større eller mindre. 6. Tryk på gem, når alt er korrekt Denne procedure vil angive et navn på turen i rutelisterne, når du har besøgt den pågældende adresse, f.eks. Silvan, Kongevej 53, 3460 Birkerød. 9

11 Opret destination fra en tidligere tur Når du er begyndt at køre ture, kan det være smart at oprette destinationer ud fra steder, du tidligere har besøgt. Opret en destination fra en tidligere tur på rutelisten, ved at trykke på den lille cirkel, der står uden for den pågældende adresse, som vist på billedet nedenfor: Når du klikker på den lille cirkel, kan du igen angive navn for destinationen, formål mm. De informationer, du indtaster for placeringen, vil automatisk blive påsat dine tidligere ture dertil og også fremadrettet, når du besøger denne adresse igen. 60-dages-reglen I Autolog er det muligt at få optalt 60 dages kørsel mellem hjem og arbejdsplads jf. 60-dages-reglen. Start med at definere hvilke adresser, der skal tælles 60 dage på ved at oprette destinationer for disse. Følg fremgangsmåden for at oprette en ny destination eller redigér en tidligere oprettet destination. Klassificér alle destinationer, hvor 60 dage skal optælles som erhverv, da 60-dages-reglen kun gælder på erhvervsadresser. Når du har indtastet adressen og klassificeret destinationen, vælg derefter under 60dages-regel i bunden af vinduet. Her opstår følgende muligheder: 1. Vælg metode 2. Vælg kørselsgodtgørelse til eller fra 3. Vælg aktiv periode Disse gennemgås nedenfor. Vigtig information: Autolog er udelukkende et værktøj til at imødekomme 60- dages-reglen. Vi henviser derfor til SKAT, hvis du skulle være i tvivl om 60-dages-reglen og dens betydning for dig. 60-dages-reglen 10

12 Vælg metode Det er muligt at vælge imellem to forskellige metoder for, hvordan 60-dages-reglen skal fungere for din destination: 1. Opfang automatisk - Hvis man vælger opfang automatisk, så tæller Autolog automatisk 60-dages-reglen på destinationen. Denne metode benyttes oftest for arbejdspladser, der ikke er faste. 2. Altid ramt - Hvis man vælger, at destinationen altid er ramt af 60-dages-reglen, vil den ikke være defineret som en placering, hvor man kan modtage kørselsgodtgørelse. Dette gælder typisk for ens faste arbejdsplads. TIP: Opret din faste arbejdsplads som en destination. En fast arbejdsplads vil som oftest altid være ramt af 60 dages reglen, da man besøger destinationen mere end 60 dage indenfor 12 løbende måneder. Angiv derfor Vælg kørselsgodtgørelse til eller fra Du kan endvidere bestemme, om du får kørselsgodtgørelse, når du rammer destinationen i sektionen under Kørselsgodtgørelse. Vælg aktiv periode Vælg en aktiv periode for, hvornår reglen skal gælde for destinationen og Autolog tæller antallet af besøg inden for denne periode. I rutelisterne vil du kunne se, hvor mange dage den pågældende destination er blevet besøgt. 11

13 Hvis du vil lære mere om opsætning af 60-dages-reglen i Autolog, kan du besøge vores læringscenter under My Account, hvor du kan se videoer, skrive dig op til et webinar mm. Følg dette link til My Account. 12

14 Download din rapport Starter Pro Team Rapportmodulet giver dig en opgørelse over din kørsel indenfor perioder, du selv vælger. Følg instruktionerne nedenfor for at generere en rapport over din kørselsgodtgørelse Angiv den periode, du vil rapportere. 2. Tryk på den lille pil ved siden af download knappen. 3. Vælg imellem: PDF: For at downloade rapporten som et PDF-dokument Excel: For at få rapporten som et regneark (Excel fil) HTML: For at få rapporten vist på skærmen uden at downloade en fil. Hvis du vælger PDF eller EXCEL, bliver filen downloadet i bunden af din skærm. Herefter kan du sende den pr. mail eller udskrive den på din printer. Der findes forskellige rapporter alt efter hvilket abonnement, du har valgt. Her er en beskrivelse af de mest almindelige rapporter, du kan downloade i Autolog: Kørselsgodtgørelse: Rapport der viser befordring, tid og dato, samt til og fra adresse + 60-dagesreglen. Basis turrapport: Viser alle ruter, både privat og erhverv, i samme rapport. Transportrapport: Viser erhvervsture med varighed af turen og tid brugt på destinationen. Splitleasing rapport: Udregner procentvis fordeling af erhverv- og privatkørsel. 13

15 Oversigt over ikoner Rute ikoner = Nye ruter. Dvs. ruter du ikke har redigeret/sendt til godkendelse. = odkendelse. Turklassifikation = Erhvervsklassificering. = Privatklassificering. Turstatus indikation (Team-pakken) = Controller-Godkendt Turen er godkendt, da den opfylder kriteriet for kørebogen. = Controller-Afvist Turen er afvist, da den ikke er brugbar til kørebogen. = Turen er behandlet af controller og overført til Løn og kan derfor ikke længere ændres. Tur indikations-boks = Turen er flettet sammen med mindst en anden tur. = Turen er oprettet manuelt. = Turen er blevet redigeret i fx: tid, adresse eller antal km. 14

16 Find svar på de mest stillede spørgsmål ved at besøge vores kundeservice på Revideret 15. oktober