Mødereferat. Bestyrelse og TBR s medlemmer m.fl. Deltagere: Fraværende: - Bestyrelse og hjemmeside. Kopi til: Pia Knudsen.

Transkript

1 Deltagere: Bestyrelse og TBR s medlemmer m.fl. Fraværende: - Kopi til: Referent: Bestyrelse og hjemmeside Pia Knudsen Mødedato: 30. januar 2017 Emne: Generalforsamling Karina bød alle velkommen til TBR s generalforsamling Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Knud Grønnebæk som ordstyrer, hvilket blev vedtaget af generalforsamlingen. Knud takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet. 2. Formandens (bestyrelsens) beretning Karina fremlagde formandens/bestyrelsens beretning: Aktiviteter 2016 Det første arrangement i januar 2016 var et udvidet klubstævne. Da tilslutningen i januar ikke var så stor som håbet, har vi i år valgt at lægge det første D-stævne i marts, men vi venter dog på endelig godkendelse af datoerne fra distriktet. I februar var der traditionen tro fastelavnsstævne med mange fine udklædte ryttere både store og små - og vi fik kåret de bedst udklædte ryttere og til sidst blev katten slået af tønden. I marts blev der afholdt Påskeridetur. Der var arrangeret rideture i det blå på forskellige hold og vi sluttede af med æggejagt og fællesspisning i rytterstuen. I marts blev der også holdt et hyggeligt RING og SPRING stævne for klubbens medlemmer og efterfølgende dag stod i dressurens tegn. I maj inviterede bestyrelsen traditionen tro til Åbent bestyrelsesmøde, men uden at få nogle tilmeldinger. Bestyrelsen besluttede derfor at aflyse mødet, men inviterede til en uformel snak og lidt kaffe og kage. I maj havde vi endnu et hyggeligt ministævne for klubbens medlemmer og vi sætter stor pris på at så mange har lyst til at deltage og støtte op om vores små klubstævner. Sidst i maj havde bestyrelsen inviteret til arbejdsdag for at gøre det sidste klar til D-stævne og indvielse af vores nye udendørsbaner i weekenden d. 4. og 5. juni. Det var dejligt med så mange fremmødte, og der blev gjort klar og ordnet udenfor og indenfor. 1/8

2 TBR s 40 års jubilæums stævne i juni blev afholdt i det flotteste sommervejr og det var næsten for varmt for både ryttere og heste at skulle ride udenfor og cafeteriet satte vist rekord i salg af drikkevarer. Der blev i hvert fald hentet nye forsyninger mange gange i løbet af weekenden. Til stævnet blev der også afholdt klasser med kvalifikation til D-mesterskab, hvor flere ryttere fra TBR kvalificerede sig til finalen. Samtidigt var der en officiel indvielse af banerne, og et medlem fra bestyrelsen for SE s Vækstpulje lagde vejen forbi TBR for at holde en tale i anledning af, at Vækstpuljen havde doneret kr. til etableringen af det nye ridebaneareal. Der blev sat et lille skilt op i rytterstuen som symbol på deres donation. I juni blev der også afholdt ridelejr og rytterstue og sekretariat var fyldt til randen med små og store TBR ryttere. Der var aktiviteter både med og uden hest og alle havde en rigtig god weekend. Efter ridelejren holdt bestyrelse, ryttere og elevponyer en velfortjent sommerferie. Efter sommerferien blev der holdt markedsdag i TBR, hvor alle som havde lyst, kunne komme og sælge deres brugte rideudstyr og det blev til en hyggelig fredag eftermiddag. Weekenden efter igen i det dejligste sommervejr - blev TBR s 40 års jubilæum markeret ved en reception hvor TBR var vært ved kaffe og kage. Om eftermiddagen var der opvisning i dressur, spring, kvadrilleridning m.m. og i rytterstuen var der lavet en fin udstilling med udklip, protokoller og mange andre sjove minder fra de 40 år i Tobøl Rideklub. Den festlige dag blev afsluttet med helstegt pattegris i det store opsatte telt, hvor vi var ca. 130 spisende gæster. En rigtig festlig dag hvor nye og gamle medlemmer af Tobøl Rideklub fik snakket og hygget og mindet gamle dage i Tobøl Rideklub. Ovenpå en veloverstået jubilæumsreception holdte vi i weekenden d. 27. og 28. august klubmesterskab. Lørdag viste vejret sig igen fra sin flotteste side og der blev redet flot dressur på de nyanlagte baner. Mesterskabsklasserne i dressur blev igen afholdt over 2 dage, hvorefter rytterne med den højeste samlede procent blev klubmester. Søndag blev en våd affære for nogle af rytterne, men klubmesterskabet i spring blev gennemført trods masser af regn. Klubmester for private ponyer blev Sofia Brøgger Petersen på Cassiopeia Klubmester for heste blev Maja Sundorf Kristensen på Sundorfs Lerando Klubmester for elevponyer blev Pernille Johansen på Gizmo Klubmester i spring på pony blev Sofia Brøgger Petersen på Cassiopeia Klubmester i spring på hest blev Matilde Phillip på Uriel G I slutningen af september blev der afholdt endnu et RING og SPRING stævne for klubbens ryttere, som blev sluttet af med pizza i rytterstuen I oktober blev der holdt endnu et stævne denne gang et ministævne med både dressur- og springklasser for store og små. 2/8

3 I oktober havde friserforeningen ZSSE lejet TBR s faciliteter til deres kåring og rigtig mange lagde vejen forbi Tobøl Rideklub i den anledning. ZSSE var meget tilfredse med at være i Tobøl og har lejet vores faciliteter igen i marts i år. I forbindelse med kåringen gav cafeteriet et pænt overskud til klubben. I november blev der afholdt et udvidet klubstævne med CUP for klubhold. I cuppen, der blev afholdt om søndagen, var der spænding til det sidste, men et hold fra VSRK løb med sejren. DSAH lejede igen i november vores faciliteter, men på grund af manglende tilmeldinger blev stævnet desværre aflyst. Den 3. december var der dressurkursus ved Claus Sørensen. Mange ryttere fra TBR havde meldt sig til og fik en rigtig god oplevelse. På grund af den gode opbakning har bestyrelsen besluttet at holde flere undervisningsgange med Claus Sørensen og alt efter opbakning vil vi på sigt aftale noget mere permanent med Claus. Den 9. og 10. december blev der afholdt julestævne i den julepyntede julehal. Igen i år var der en ekstra udfordring for rytterne, da der var pyntet med et juletræ i ridehallen. Efter stævnet blev der danset om juletræet, og vi fik også besøg af julemanden, som delte godteposer ud til alle artige børn. Ungdomsudvalg: I tillæg til ovenstående arrangementer har ungdomsudvalget også budt på forskellige arrangementer for vores medlemmer bl.a. markedsdag, hyggeaften og en arbejdsdag i stalden, og vi håber at der i den nye bestyrelse fortsat vil blive lagt vægt på at få inddraget de unge mennesker i foreningsarbejdet, så de på et tidspunkt kan hjælpe og måske tage over i stævneudvalg, cafeteriaudvalg og bestyrelse. Undervisning: Vi har i 2016 haft næsten samme antal ryttere som i 2015, hvilket har betydet, at den store hal har og er meget optaget på grund af undervisning. Så vi er meget glade for at klubben har 2 ridehaller, så det er muligt at træne indendørs hele året rundt, selvom den ene hal er optaget. De mange ryttere har også betydet, at vi i 2016 har været lidt udfordret på undervisere og hjælpere, men det er lykkedes os at få det hele til at gå op. Skulle der sidde nogen, der kunne tænke sig at være underviser eller være hjælper, er I meget velkomne til at kontakte mig. Vi har i 2016 igen kunnet tilbyde undervisning i ryttermærker og i februar og marts er der således prøve i ryttermærke 1 og ryttermærke 2. I forhold til eneundervisning har vi udover hos vores faste undervisere kunnet tilbyde eneundervisning hos Tina Petersen og Anita Skovmøller. Sidst på året fik vi en aftale i stand med Claus Sørensen, som også vil gæste klubben femover og tilbyde eneundervisning. I december indgik vi en aftale med Stinne Stenger som underviser i horsemanship og centered riding og der har været fin tilslutning til hendes undervisningstimer. 3/8

4 Elevponyer: Der har i 2016 været en del udskiftning i elevponyerne, men vi har gjort det i et forsøg på at finde de ponyer, der passer bedst til de mange nybegyndere og som de lidt mere øvede ryttere også kan få glæde af. Bestyrelsen har også i 2016 kigget nøje på hvor meget de forskellige ponyer er blevet brugt, da det er dyrt at have en pony i stalden som kun går undervisning en enkelt eller to gange om ugen. På den baggrund solgte vi i 2016 Rita, da hun ikke var så populær hos eleverne. Vi købte Margit i 2016 og senest har vi købt Nikki en lille shetlænder, som allerede nu ser ud til at blive en populær pony. Elevponyerne er også et fokusemne i 2017, da et par af dem er ved at være lidt slidte, så der skal holdes udkig efter en ny pony eller 2 i det kommende år. Faciliteter: I 2016 har vi haft gang i følgende større projekter: Vi fik i 2016 et tilskud fra kommunen, som sammen med den flotte donation fra SE s vækstpulje gjorde, at vi kunne etablere en ny, flot udendørs ridebane, som kan deles ind på forskellige måder alt efter hvad den skal bruges til. Vi er i bestyrelsen godt klar over at bunden ikke har været helt optimal, men der vil blive arbejdet videre på af løseproblemet i I forbindelse med anlæggelse af banen har vi rådført os med fagfolk indenfor området med hensyn til valg af materialer, men det har alligevel ikke ført til et helt optimalt resultat. Vi håber, at banen har sat sig noget mere i løbet af efteråret og vinteren, og at det er med til at gøre den knap så løs. Der er indkøbt en vandingsmaskine til den udendørs ridebane, som også skal optimeres i løbet af 2017, så det bliver muligt at vande med en timer sat på Vi kan kun håbe at bestyrelsen, der bliver valgt i aften vil arbejde videre med dette. Lidt statistik om TBR: Vi har det seneste år afholdt 10 bestyrelsesmøder og i tillæg dertil har der været møder i stævneudvalg, cafeteriaudvalg og ungdomsudvalg. I 2016 havde Tobøl Rideklub 125 medlemmer I vores Facebookgruppe, som bliver flittig brugt til at udveksle information vedrørende undervisning, stævner og arrangementer, havde vi i 2015 knap 240 medlemmer, men vi er nu oppe på 340 medlemmer Vores hjemmeside tbr.dk blev i 2016 besøgt mere end gange Afsluttende bemærkninger: Til sidst vil vi i bestyrelsen gerne rette en stor tak til alle vores uundværlige, frivillige hjælpere uden dem ville det ikke være muligt at gennemføre de forskellige stævner og aktiviteter i klubben. Vi håber også at mange vil hjælpe klubben i det kommende år især har vi brug for flere hjælpere i cafeteriet og stævneudvalget i forbindelse med stævner. Vi vil være rigtig kede af, ikke at kunne holde åbent i cafeteriet, men der har desværre ikke været mange, der har skrevet sig på til at hjælpe til de sidste par stævner, så derfor en lille opfordring til at skrive sig på til at hjælpe 1 time eller 2. 4/8

5 Generalforsamlingen godkendte beretningen og der var ingen spørgsmål eller kommentarer. 3. Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse Kristina Wollesen fremlagde det reviderede regnskab for perioden 1. januar til 31. december 2016 for Tobøl Rideklub. Årsrapporten blev aflagt i overensstemmelse med årsregnskabsloven og foreningens vedtægter. Den anvendte regnskabspraksis er hensigtsmæssig, således at årsregnskabet giver et retvisende billede af foreningens aktiver og passiver, finansielle stilling samt resultat. Regnskabet er revideret og fundet i orden d. 20. januar 2017 af den valgte regnskabskontrollør Shannon Viuf samt godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Regnskabet blev indstillet til generalforsamlingens godkendelse med følgende kommentarer fra Kristina: Indtægter: Der er kommet ca kr. mindre i kontingenter, hvilket bl.a. kan henføres til at skyldige beløb hos nogle medlemmer er blevet krediteret, da det ikke har været muligt at inddrive en del gammel gæld Indtægten på facilitetskort er steget med ca kr. da proceduren for fakturering af facilitetskort er blevet ændret og dermed forbedret Indtægten på undervisning er faldet en del og kan bl.a. kan henføres til at skyldige beløb hos nogle medlemmer er blevet krediteret, da det ikke har været muligt at inddrive en del gammel gæld samt at der har været lidt færre elever i 2016 Der har været større indtægter på både cafeteria, stævner og øvrige arrangementer i 2016 sammenlignet med 2015 I 2016 har der ligeledes været indtægt på salg af pony. Kristina orienterede om at der er en ny betalingsmulighed på vej med MobilePay, som gerne skulle gøre det endnu nemmere for vores medlemmer at betale undervisning, facilitetskort m.m. rettidigt. Udgifter: I 2016 har der været mindre udgifter på indkøb af ponyer end i 2015, hvilket hænger sammen med at klubben har kunnet låne ponyer og heste til undervisning Der har i 2016 været en del færre udgifter på dyrlægeregninger og smed Udgiften til opstaldning er til gengæld steget pga. stigning i opstaldningsprisen Der har i 2016 været større udgifter til stævner og cafeteria end i Der har været større udgifter til projekter på grund af etableringen af et udendørs ridebaneareal Udgifter til internet er steget, da en bedre forbindelse til DRF live er nødvendig Aktiver: Udendørsbanerne har kostet kr. som afskrives med ca kr. pr. år i 10 år Året resultat viste et overskud på 1.267,69 kr. hvilket er noget mindre end i 2015, men resultatet anses for tilfredsstillende på baggrund af det store ridebaneprojekt i /8

6 Regnskabet blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen og der var ingen spørgsmål eller kommentarer. 4. Fremlæggelse af budget for 2017 Kristina fremlagde budgettet for 2017 med følgende kommentarer: Budgettet er udarbejdet på bagrund af regnskabet for 2016 Indtægtssiden er budgetteret til kr. og de samlede udgifter er budgetteret til kr. med et forventet overskud på ca kr. Der er sat midler af til renovering af ridehusbund og barrierer, som trænger i begge haller Udgifter til DRF forventes at blive lavere end budgetteret pga. ny beregningsstruktur for klubbernes medlemsantal Der var ingen spørgsmål eller kommentarer til budgettet. 5. Fastsættelse af kontingent Bestyrelsen orienterede generalforsamlingen om, at der ikke er ønske om en ændring i kontingentsatsen, hvilket blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen. 6. Behandling af indkomne forslag Der var ingen indkomne forslag. 7. Valg af formand Karina Jensen var på valg som formand i Tobøl Rideklub og modtog genvalg. Karina blev enstemmigt genvalgt af generalforsamlingen. 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer Anne-Mette Schiller og Kathrine Bauditz var på valg til bestyrelsen, og begge modtog ikke genvalg. Der skulle derfor findes 2 nye bestyrelsesmedlemmer. Kathrine Kyhn, Sara Wolsgaard Jacobsen og Tina Lønborg Poulsen blev foreslået. Der var valg mellem de 3 forslag og Shannon Viuf og Søren Møgelvang blev derfor valgt som stemmetællere. Tina Lønborg Poulsen og Sara Wolsgaard Jacobsen blev valgt til bestyrelsen.af generalforsamlingen Stor tak til Anne-Mette Schiller og Kathrine Bauditz for deres indsats i bestyrelsen. 6/8

7 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen Kathrine Kyhn blev valgt som 1. suppleant og Vivi Blaabjerg blev valgt som 2. suppleant. 10. Valg af ungdomsrepræsentanter Sarah Knudsen og Cecilie Blaabjerg blev valgt som ungdomsrepræsentanter. Bestyrelsen foreslog, at ungdomsrepræsentanterne fremover deltager i nogle af bestyrelsesmøderne og får et indblik i bestyrelsesarbejdet, da det er dem som er fremtiden i rideklubben. Tidligere har ungdomsrepræsentanterne været tilknyttet stævneudvalg og ungdomsudvalg. 11. Valg af suppleant for ungdomsrepræsentanterne Maria Thomsen og Mette Wenzelsen blev valgt som suppleanter for ungdomsrepræsentanterne. 12. Valg af regnskabskontrollør Shannon Viuf var på valg som regnskabskontrollør og modtog genvalg. Shannon Viuf blev enstemmigt genvalgt som regnskabskontrollør. 13. Valg af suppleant for regnskabskontrollør Diana Klausen blev valgt som suppleant for regnskabskontrolløren. 14. Eventuelt Breddeaktiviteter og D9 mesterskab: Sara Wolsgaard Jacobsen orienterede om, at distriktet meget gerne vil have en repræsentant for klub for breddeaktiviteterne, for at brede budskabet og afholde et par arrangementer. Sara fortalte ligeledes at man i distriktet arbejder på at lave reglerne for afholdelse af distrik9 mesterskab om, hvilket der kommer mere information om senere. Stævneudvalg: Anne-Mette Schiller, som fortsætter i stævneudvalget, fortalte at udvalget p.t. består af Kathrine Kyhn, Sara Wolsgaard og Tina Lindhardt Klijnstra. Der er stadigvæk brug for skrivere og hjælp i sekretariatet til stævner. Cafeteriaudvalg: Irene Toft Højbjerg stopper i cafeteriaudvalget. Stor tak til Irene for hendes store indsats og hjælp i cafeteriet før, under og efter vores stævner. Der skal findes en afløser for Irene. Støtteudvalg: Bestyrelsen orienterede om at man vil arbejde på at lave et støtteudvalg, som skal slå et slag for vores passive medlemskab samt stå for at tage kontakt til nye sponsorer. 7/8

8 15. Overrækkelse af pokal Særlig indsats i Tobøl Rideklub fra Anne-Mette Schiller Anne-Mette overrakte pokalen for en særlig indsats i Tobøl Rideklub til Maria Thomsen og Mette Wenzelsen og roste dem for deres store arbejde i stævneudvalget, hvor de altid står klar til at være skrivere for vores dommere og sidde i sekretariatet. Anne-Mette understregede, at der er mange som yder en stor indsats i klubben, og at når hun kiggede ud over dem, som var tilstede på generalforsamlingen, ja så er det også dem som altid møder op til vores arbejdsdage og stævner og gør et flot stykke arbejde for klubben. 16. Afstemning om pokal Årets kammerat Til sidst blev der holdt afstemning om hvem der skulle have pokalen som Årets kammerat. Og Karina Jensen fik velfortjent overrakt pokalen. Knud takkede til sidst for god ro og orden under generalforsamlingen. Referatet godkendt / 2017 Karina Jensen Kristina Wollesen Pia Knudsen Formand Næstformand Sekretær Kathrine Bauditz Anne-Mette Schiller Knud Grønnebæk Medlem Medlem Ordstyrer 8/8