Udvalget for Kultur & Fritid REFERAT

Transkript

1 REFERAT Sted: Mødelokale 4, Lejrevej 15, 4320, Allerslev Dato: Onsdag den 3. oktober 2018 Start kl.: 18:00 Slut kl.: 21:00 Medlemmer: Fraværende: Claus Jørgensen (F) (Formand) Marinus Bastian Meiner (F) (Medlem) Burak Ulrik Ulucan (A) (Medlem) Christian Fjeldsted Andersen (V) (Næstformand) Carsten Helles Rasmussen (V) (Medlem) Hanne Stensen Christensen (Sekretær) Carsten Helles Rasmussen (V)

2 Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden KF - Orientering - oktober KF - Temadrøftelse oktober - Futureland samt Børnekulturprogram KF - Ansøgning om tilskud fra Børne- og Kulturpuljen oktober KF - Reviderede kriterier for tildeling af midler fra Børne- og Kulturpuljen KF - Eventuelt...12

3 Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Åben sag Beslutning den Godkendt

4 Side 2 2. KF - Orientering - oktober G00 17/13603 Åben sag Resumé A. Status for projektet Lejre Kommune som visionskommune for Bevæg dig for Livet Der gives mundtlig orientering v. Claus Jørgensen og Christian F. Andersen i forhold til politikermødet med DGI/DIF den 11. september Der suppleres med status for arbejdet generelt v. Hanne Stensen Christensen og Thure Dan Petersen. B. Status for arrangementet Frivillig Fredag Arrangementet Frivillig Fredag afholdes den 28. september Der gives mundtlig status v. Thure Dan Petersen. C. Referat af møde i Kulturgruppen (Kulturregion Midt- og Vestsjælland) Der er modtaget referat af møde i Kulturgruppens møde den 3. september Se bilag. D. Ny tidsplan for genåbning af Lejre Bibliotek Lejre Bibliotek er fortsat under renovering som følge af skimmelsvamp. Renoveringen er imidlertid blevet forsinket i forhold til den oprindelige tidsplan. Det betyder, at biblioteket i Lejre først kan forventes genåbnet i foråret E. Svar på læserbrev fra Hvalsø Tennisklub Svar fra Claus Jørgensen på læserbrev fra Hvalsø Tennisklub vedrørende driftsaftaler med foreningerne med videre. Se bilag. G. Invitation til dialogmøde med Statens Kunstfond Statens Kunstfond inviterer til kommunedialogmøde fredag den 12. oktober 2018 i fængslet i Horsens. Statens Kunstfond inviterer kommunalpolitikere og andre nøglepersoner til en åben debat om nye tendenser og konkrete modeller for kunsten som drivkraft i lokalsamfundet. Bilag vedlagt. Bilag: 1 Åben Referat Kulturgruppen pdf 81847/18 2 Åben Svar på læserbrev til Claus Jørgensen 81939/18 3 Åben Præinvitation til Statens Kunstfonds kommunedialogmøde 85887/ pdf Beslutning den Taget til orientering.

5 Side 3 3. KF - Temadrøftelse oktober - Futureland samt Børnekulturprogram A50 18/11341 Åben sag Resumé A. Status for Futureland (kl ) Projektleder Mari Nygaard Schmidt deltager på mødet under dette punkt og giver status for projektet Futureland B. Kommunikationsplan for Børnekulturprogrammet (kl ) Sonja Mie Eliassen og Charlotte Vignæs fra Børnekulturprogrammet deltager på mødet under dette punkt. behandlede på sit møde den 10. april 2018 et udkast til kommunikationsplan for Børnekulturpakkerne. Der er til temadrøftelsen udarbejdet en status for denne kommunikationsplan. Se vedlagte bilag. Beslutning den Drøftet Bilag: 1 Åben Status kommunikation - Presseplan Børnekulturpakkerne 86369/18

6 Side 4 4. KF - Ansøgning om tilskud fra Børne- og Kulturpuljen oktober G01 17/14580 Åben sag Resumé Børne- og Kulturpuljen er en pulje, der normalt uddeles to gange årligt (januar og september), men i år er der truffet beslutning om, at anden del af puljen bliver uddelt både i september og oktober måned. skal i denne sag tage stilling til fordeling af de resterende puljemidler mellem de indkomne ansøgninger. Indstilling Direktionen indstiller følgende: 1. tildele Solwerket v. Henrik Bruun kr. 2. tildele KHIF s Idræts/Kultur og Børnedag kr. 3. tildele Frugtlunden vedr. fællessang v. Brit Winthere kr. 4. tildele GHUF vedr. fællesspisning v. Knud Bjerrum kr. 5. ikke at yde tilskud til GHUF s hjemmeside 6. ikke give tilskud til FDF vedr. indkøb af udstyr 7. ikke give tilskud til husleje til Kaffemik i Osted Beslutningskompetence. Beslutning den Indstillingerne godkendes. Sagsfremstilling Kultur- & Fritidsudvalget blev på møde den 5. september 2018 orienteret om, at der var taget en formandsbeslutning om at forlænge ansøgningsmulighederne til Børne- og Kulturpuljen med en måned. På trods af den manglende annoncering, var der indkommet to ansøgninger til puljen, som udvalget tog stilling til på mødet den 5. september og bevilgede for kr. Puljen udgør årligt kr. og der var kr. tilbage at fordele af efterårspuljen. Udvalget har prioriteret kr. (Netto: ) af puljen, hvilket betyder, at der er kr. tilbage at fordele til denne sidste runde af ansøgninger til Børne- og Kulturpuljen. Ansøgninger, oktober 2018: Modtagne ansøgninger til Børne- og Kulturpuljen: Nr. Ansøger Arrangement Ansøgt beløb 1 Billedkunstner Henrik Bruun Solwerket en nyttehave, en sansehave og gæstehaver, og arrangementer Nettoudgift KHIF V. Niels Behr Idræts/Kultur og Børnedag Frugtlunden V. Brit Ross Winthereik Fællessangskoncept i frugtlunden Option

7 Side 5 4 GHUF V. Knud Bjerrum 5. GHUF V. Knud Bjerrum 6. FDF Ny Tolstrup V. Astrid Mortensen 7. Inge Jørgensen og Sonni Thirsvang GevningeHalvøens UdviklingsForum Projekt Fællesspisning GevningeHalvøens UdviklingsForum Udarbejdelse af hjemmeside Indkøb af udstyr til friluftsliv og udendørsaktiviteter Kaffemik i kulturhuset i Osted tilskud til husleje, kaffe, kage, lys og blomster Uddybende beskrivelse af ansøgningerne: Nr. 1: Solwerket: Er et nyt projekt under planlægning og åbner til maj Solwerket udvikles af billedkunstneren Henrik Bruun. Solwerket er en have der indeholder 16 småhaver, en nyttehave, en sansehave og gæstehaver. Solwerket er åbent døgnet rundt fra maj til september. Der søges om penge til jordleje, webhotel, materialer til haverne samt til forskellige arrangementer; Åbning af haven, et høstarrangement, deltagelse i Åben havelåge og deltagelse i kunstrunden Projektet planlægges etableret på Lavringe jord, som ejes af Lejre Kommune og som er forpagtet af Johanne Schimming. Forhold vedrørende bevaring af betalingsrettigheder skal undersøges. Der søges om tilskud på Nr. 2: KHIF fodboldklub: søger om tilskud til at afholde et idræts/kultur/børnearrangement. Blandt andet men ikke alene på baggrund af tilgangen af flygtningebørn, vil klubben gerne afholde en fællesdag for alle borgere i byen og medlemmer af klubben. Der søges om tilskud på kr. Nr. 3: Frugtlunden: Afprøvning og gennemførelse af nyt fællessangskoncept i Lejre. Med fællessangkonceptet Musik i lunden, er det ønsket at skabe mere opmærksomhed på Lejre Økologiske Frugtlund. Der søges endvidere støtte til at færdiggøre mødestedet midt i frugtlunden og endelig søges der penge til en opslagstavle, hvor man kan informere om frugtlunden og med mulighed for at tilmelde sig. Der søges om støtte på (til opslagstavle) Nr. 4: GevningeHalvøens UdviklingsForum GHUF søger om støtte til et fællesspisningsarrangement mellem den nydannede forening og bylaugene i Gevninge, Herslev, Kattinge og Kornerup. De ønsker at samarbejde med Trællerupskolen, skolebestyrelsen, Center for Børn & Unge og andre foreninger. De planlægger Projekt Fælles spisning ud fra Folkeskolenlovens 3 stk 9 om lokale kulturcentre. Der søges om tilskud til værksteder, teater, musik og dans, samt penge til indkøb af tallerkner, bestik, glas, duge, opbevaringskasser mv. Fællesspisning skal foregå 3 gange i vinterhalvåret. Der søges om støtte på kr. Nr. 5: GevningeHalvøens UdviklingsForum GHUF søger om støtte til udarbejdelse af en hjemmeside med domæne. Med projekt fællesspisning (se ovenstående) er det ønsket at sætte fokus på, hvor maden kommer fra og de betingelser den bliver produceret under. Som nydannet forening har de brug for at udarbejde en hjemmeside og dette søges der om midler til. Der søges om støtte på 7000 kr. Nr. 6: FDF Ny Tolstrup søger om støtte til tilskud til indkøb af udstyr til at forbedre friluftslivet og udendørsaktiviteterne for medlemmerne (børn i alderen 5-17).

8 Side 6 De ønsker at få opgraderet deres udstyr, så de får mulighed for at lave flere aktiviteter for børn og unge. Udstyret skal gavne de overnatninger de har rundt i Bistrupskovene og i de sheltere der findes der. Der søges om støtte på kr. Nr. 7: Inge Jørgensen og Sonni Thorsvang søger om støtte til deres ugentlige kaffemik i kulturhuset i Osted. Åbent hus hver torsdag. Der ansøges om økonomisk hjælp til deres udgifter som er husleje, kaffe, kage, blomster og lys. Der ansøges om 6000 kr. Ansøgningerne ligger som bilag. Kriterierne for Børne- og kulturpuljen er: Arrangementet skal være lokalt forankret og have særlig relevans for Lejre Kommune Tilbuddet skal være åbent for alle Arrangementet skal ikke være kommercielt Der skal vedlægges et budget for arrangementet samt foreningens regnskab inkl. oplysning om egenkapital Der skal være budgetteret med egenfinansiering fx. i form af entré, sponsorater eller foreningens eget bidrag, og budgettet skal balancere. Egenfinansieringen er som udgangspunkt 25 % af arrangementets budget det første år, men vurderes af udvalget for den enkelte ansøgning Der skal indsendes et regnskab for arrangementet senest 2 måneder efter afholdelsen Arrangementet skal annonceres via Lejre Kommunes Kultunaut-kalender: Der er en begrænsning på, hvor mange år i træk det samme projekt kan modtage støtte fra puljen ud fra en betragtning om, at puljen ønsker at støtte udvikling snarere end drift. Samme projekt kan derfor som udgangspunkt højest forvente at opnå tilskud 3 gange eller i 3 år. Desuden kræves der en stigende medfinansiering for tilbagevendende projekter: o For år 1 på 25 % o For år 2 på 50 % o For år 3 på 75 % Hvad støtter Puljen normalt ikke: Projekter, der dækket af en anden lovgivning eller andre puljer Projekter der allerede er afholdt Anlæg, byggeri, renovering Anskaffelser/indkøb af blivende karakter Lønudgifter til administration Puljeansøgninger på 5000 og derunder bliver administrativt behandlet: Følgende ansøgninger er administrativt behandlet og bevilget: Lejre Kunstforening Svensk Matiné 4000 Kr. Lejre Kunstforening Videreudvikling af tegnekursus for børn 5000 kr. Komvest/ v. Timothy Baxter koncert med fløjte i en kirke i Lejre Kommune 5000 kr. Sangskriverforeningen 10 x åben scene 4990 kr. Lejre Kunstforening Kunstrunde i Lejre Kommune 5000 kr. Kulturel eventforening honorarer til unge musikere Hvalsø Kulturnat 5000 kr. Der var afsat kr. i den administrative pulje, hvoraf der i foråret er blevet bevilget for 9000 kr. (Netto: kr.) Med de seneste bevillinger fra den administrative pulje er der samlet anvendt Netto: kr. Der er således stadig tilbage i den administrative pulje.

9 Side 7 Bilag: 1 Åben Ansoegningsskema-Solwerket-HenrikBruun.doc 84938/18 2 Åben Ansøgning fra KHIF Fodboldklub.pdf 81124/18 3 Åben Ansøgning til Børne- og Kulturpuljen _ Fællessangkoncept.pdf 83084/18 4 Åben Ansøgning til Børne- og kulturpuljen fra GHUF.docx 84636/18 5 Åben Ansøgning til børne- og kulurpuljen - GHUF Fælles spisning.docx 84648/18 6 Åben Ansøgning til Børne- og Kulturpuljen FDF Ny Tolstrup.docx 84639/18 7 Åben Puljeansøgning _ Kaffemik Osted Kulturhus 84925/18 Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at nogle af ansøgningerne ligger i en gråzone i forhold til at opfylde kriterierne for at få støtte fra puljen. I nedenstående liste er administrationens bemærkninger til ansøgningerne samt administrationens forslag til støtte: Nr. Ansøger Arrangement Ansøgt beløb 1 Billedkunstner Henrik Bruun 2 KHIF V. Niels Behr 3 Frugtlun den V. Brit Ross Winther eik 4 GHUF V. Knud Bjerrum 5. GHUF V. Knud Bjerrum 6. FDF Ny Tolstrup Solwerket en nyttehave, en sansehave og gæstehaver Idræts/Kultur og Børnedag Fællessangskoncept i frugtlunden GevningeHalvø ens UdviklingsForu m Projekt Fællesspisning GevningeHalvø ens UdviklingsForu m Udarbejdelse af hjemmeside Indkøb af udstyr til Nettoudgift Administrationens bemærkninger Ansøger hovedsagligt om penge til anlæggelse af haver, hvilket puljen ikke støtter. Projektet kan delvist støttes. Ansøgningen sendes videre til Puljen til udvikling af nærområder. Adm. Forslag bevilling Ingen bemærkninger Option Ansøger blandt andet om tilskud til mobile bænke og træstubbe samt en opslagstavle, hvilket ikke kan dækkes af puljen. Projektet kan delvist støttes. Ansøgningen sendes videre til Puljen til udvikling af nærområder Der ansøges delvist om anskaffelser, hvilket puljen ikke støtter. Projektet kan delvist støttes i forhold til værkstederne. Ansøgningen sendes videre til Puljen til udvikling af nærområder Der ansøges om tilskud til billeder, plancher, hjemmeside mv. Projektet kan ikke få tilskud fra puljen Der søges om tilskud til udstyr, hvilket der ikke kan

10 Side 8 V. Astrid Mortens en 7. Inge Jørgense n og Sonni Thirsvan g friluftsliv og udendørsaktiviteter Kaffemik i kulturhuset i Osted tilskud til husleje, kaffe, kage, lys og blomster gives tilskud til Der ansøges om tilskud til husleje, hvilket der ikke kan gives tilskud til. 0 Ansøgning nr. 1,3 og 4 sendes videre til Lejre Kommunes pulje til udvikling af nærområder. Da det ansøgte passer bedre til formålet med denne pulje. Ansøgningerne vil indgå sammen med de øvrige ansøgninger når der forelægges sag til beslutning om tildeling af midler fra denne pulje Administrationen vil afslutningsvis bemærke, at der samtidig med denne sag også forelægges en sag til politisk drøftelse vedr. en revidering af kriterier for tildeling af puljemidler. Såfremt godkender sagen om at revidere kriterier, vil der ske en yderligere præcisering af, hvilke aktiviteter og indsatser puljen dækker og hvilke den ikke dækker. Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering Børne- og Kulturpuljen udgør i alt kr. til uddeling årligt. På udvalgets møde i januar 2018 blev der fordelt for kr., hvoraf én ansøger har trukket sin ansøgning og dermed mistet sin bevilling på kr. Til efterårspuljen er der således kr. tilbage at uddele. På udvalgsmødet den 5. september uddelte udvalget kr., og der er således kr. tilbage at fordele mellem de ansøgninger der er indkommet i forbindelse med den forlængede ansøgningsfrist oktober Der er ansøgt om i alt kr. Såfremt udvalget godkender administrationens anbefaling anvendes der kr. fra puljen

11 Side 9 5. KF - Reviderede kriterier for tildeling af midler fra Børne- og Kulturpuljen G01 17/14580 Åben sag Resumé Udvalget for Kultur- & Fritid besluttede den 5. september 2018, at kriterierne for tildeling af midler fra Børne- og Kulturpuljen skal præciseres. skal i denne sag tage stilling til: En præcisering af vilkårene for underskudsgaranti, drøftelse af størrelsen af egenfinansiering, drøftelse af hvilke elementer, der skal indgå i egenfinansieringen samt beslutning om, hvor mange gange udvalget ønsker at støtte den samme aktivitet Indstilling Direktionen indstiller: 1. at udvalget godkender forslaget om præciseringen af vilkårene for underskudsgaranti 2. at udvalget godkender model d) i forhold til egenfinansiering 3. at udvalget godkender model a) i forhold til antallet af gange, en aktivitet kan få støtte Beslutningskompetence. Beslutning den Indstillingerne godkendes med tilføjelsen af at udvalget vægter nye initiativer. Sagsfremstilling Udvalget for Kultur- & Fritid fremsatte på møde den 5. september 2018 ønske om at få præciseret, dels hvordan ansøgere kan få tildelt puljemidler, dels få drøftet niveauet for egenfinansiering. Udvalgt ønskede endvidere sagen belyst med eksempler fra andre kommuner. Tildelingen af puljemidler fungerer i dag på den måde, at ansøgeren enten får tildelt et tilskud eller får en underskudsgaranti. Problemstillingen er ikke de to tildelingsformer, men hvordan underskudsgarantien administreres. Der er flere eksempler på, at underskudsgarantien er blevet indarbejdet som en del af selve budgettet hos den enkelte ansøger. Ansøgeren er ikke blevet gjort opmærksom på, at en underskudsgaranti ikke skal indarbejdes som en del af budgettet, men er en garanti, der bevilges såfremt nogle forventede indtægter glipper (f.eks. færre betalende besøgende end forventet). Det vil derfor være hensigtsmæssigt at få præciseret i retningslinjerne for puljeansøgninger på hjemmesiden, at puljemidler kan gives i form af: Tilskud Underskudsgaranti bevilges ved en forventet risiko ved arrangementet, hvor regnskabet ellers balancerer uden støtte fra kommunen. Ansøgningen om underskudsgaranti skal således ikke fremgå af budgettet. Udbetalingen af underskudsgarantien sker, når ansøger har fremsendt det endelige regnskab, hvor den forventede, men manglende finansiering fremgår

12 Side 10 Af kriterierne for tildeling af støtte fra Børne- og Kulturpuljen fremgår det, at der er en begrænsning på, hvor mange år i træk, der kan fås tilskud til det samme projekt. Dette er et kriterium, som er opsat for at sikre støtte til udvikling frem for drift. Samme projekt kan derfor som udgangspunkt højest forvente at opnå tilskud 3 gange eller 3 år. Desuden er der opsat krav om medfinansiering for tilbagevendende projekter: For år 1 på 25% For år 2 på 50% For år 3 på 75% Af kriterierne er det ikke præciseret, hvad der må medregnes som egenfinansiering, hvilket betyder, at ansøgernes beskrivelse af egenfinansiering indbefatter poster som el, vand, varme, husleje, timepris på frivilligt arbejde mv. Udvalget bad i den forbindelse om at få information om, hvad andre kommuner gør i forhold til egenfinansiering ved puljetilskud. Administrationen har undersøgt en række kommuners regler og praksis i forhold til egenfinansiering af kulturpuljer. Der tegner sig et billede af, at der generelt ikke er krav om egenfinansiering. Enkelte af de undersøgte kommuner har dog krav om en form for medfinansiering. Det skal her bemærkes, at undersøgelsen kun omfatter 12 kommuner; Kommuner med ingen medfinansiering: Esbjerg, Halsnæs, Fåborg/Midtfyn, Skanderborg, Kerteminde, Faxe, Holbæk og Sorø Stevns Kommune har ikke opsat krav om en præcis egenfinansiering, men skrevet, at der kan fås tilskud til aktiviteter, som kun delvist kan gennemføres uden økonomisk støtte Ringsted Kommune har krav om en egenfinansiering på 10% Frederiksborg Kommune har krav om en egenfinansiering på 25% Middelfart Kommune har krav om en egenfinansiering på 40% I de undersøgte kommuner er der ikke en begrænsning på, hvor mange gange man kan få tilskud til en aktivitet. Opsummerende er der tale om følgende modeller for egenfinansiering i forbindelse med tildeling af puljemidler: a) Eskalerende trappemodel som den, der er i dag, der betyder, at egenfinansieringen øges med antallet af gange, der søges om tilskud til den samme aktivitet* b) Ingen egenfinansiering, der kan ansøges om det fulde beløb c) En fast procentandel alle ansøgere eller ansøgninger til tilbagevendende projekter har en fast procentandel egenfinansiering det kunne være 10%, 25% eller 40% d) Fleksibel model, med udgangspunkt i at der ikke er krav om medfinansiering, men at der politisk er mulighed for at opsætte krav om en egenfinansiering af et arrangement * Egnede elementer for egenfinansiering; entreindtægter, fondsmidler, private bidrag i øvrigt, vand og el. Uegnede elementer for egenfinansiering; husleje, omregning af arbejdskraft til timeløn. Ud over forskellige modeller til egenfinansiering, er der også spørgsmålet om, hvorvidt en tilbagevendende aktivitet kan få støtte, og i givet fald hvor mange gange man kan støtte en sådan aktivitet. Model A er en model, hvor der ikke er nogen begrænsning. Der ligger således ikke en fast bestemmelse om, hvor mange gange en begivenhed kan afholdes med støtte fra puljen. Model B er en model, hvor vilkårene for, hvor mange gange en specifik aktivitet kan få støtte er, som de er i dag i Lejre Kommune. Det betyder, at model B fastholder en begrænsning på 3 år, hvorefter der ikke kan søges om støtte til arrangementet mere. Administrationens vurdering Det er administrationens vurdering, at den nuværende praksis med egenfinansiering ikke altid giver lige betingelser for ansøgerne, da der kan være stor forskel på, hvordan

13 Side 11 egenfinansieringen opfattes hos de enkelte ansøgere. Derfor bør det føre til en præcisering af, hvad de kan medtage som udgifter. Desuden kan den gradvise eskalering af egenfinansieringen være medvirkende til, at gode kulturelle initiativer og aktiviteter i kommunen lukkes ned, når initiativtagerne ikke selv kan klare den fulde finansiering af arrangementet. Det er derfor administrationens vurdering, at en lempelse af kravene til egenfinansieringen dels kan have den effekt, at ansøgerne ikke skal opliste en hel række udgifter, som de selv står for som en del af egenfinansieringen. Dels kan det have den effekt, at tilbagevendende aktiviteter og begivenheder, der har en positiv effekt for borgere i Lejre Kommune, kan fortsætte. Derfor anbefaler administrationen model d) som er den fleksible model, hvor udgangspunktet er at der ingen egenfinansiering er, men at det dog er en politisk mulighed at stille krav herom. Endvidere anbefaler administrationen, at der ikke lægges begrænsninger på, hvor mange gange man kan ansøge om puljemidler til en aktivitet En lempelse af kravene til egenfinansiering kan have den effekt, at de afsatte midler på kr. årligt til Børne- Og Kulturpuljen rækker til færre aktiviteter og begivenheder Handicappolitik Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering Ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune.

14 Side KF - Eventuelt Åben sag