istads Vejledning i udbud af aktiviteter samt oprettelse af tilmeldingsblanket.

Transkript

1 istads Vejledning i udbud af aktiviteter samt oprettelse af tilmeldingsblanket. Indhold Udbud af undervisningsaktiviteter... 2 Oprettelse af tilmeldingsblanket til undervisning... 9 Oversigt over undervisningstilmeldte Udarbejdet af STADS-kontoret Mail: jel@adm,.aau.dk Tlf.:

2 -2- Vejledning i udbud af aktiviteter samt oprettelse af tilmeldingsblanket. Efterfølgende beskrives den arbejdsproces, der skal finde sted ved det fakultet, der har ansvaret for udbud og tilmelding via STADS SB til Fælles Valgfag. Udbud af undervisningsaktiviteter For at kunne udbyde undervisningsaktiviteter skal de være oprettet i estads og have status endelig. Skal de tilhørende eksamensaktiviteter udbydes samtidig skal de ligeledes være oprettet i estads med status endelig og være knyttet til den relevante undervisningsaktivitet i skærmbillede US049 (næste blok). I det følgende beskrives hvordan undervisnings- og eksamensaktiviteter udbydes i istads. 1. Klik på Undervisning i hovedmenuen, og klik derefter på Undervisningsudbud i undermenuen 2. Udfyld feltet Administrativ enhed med koden for den relevante enhed. Koden kan skrives manuelt eller fremsøges ved hjælp af søgefunktionen til højre. Hierarkiet af administrative enheder består af fire niveauer: 1. Universitetet 2. Fakultetet 3. Instituttet 4. Studienævnet. Fremsøger man f.eks. på studienævnet, og aktiviteterne er oprettet under fakultetet, vil aktiviteterne ikke blive vist. Søger man derimod på fakultetet og aktiviteterne er oprettet under studienævnet, vil aktiviteterne blive vist. Udfyld derefter feltet Undervisningsperiode med den periode aktiviteterne skal udbydes i. Feltet kan udfyldes manuelt eller ved hjælp af drop-down listen. Klik derefter på Søg. Feltet Delperiode benyttes ikke på AAU. Feltet Undervisningsaktivitet benyttes f.eks. når man ønsker at vide om en bestemt aktivitet er udbudt i en bestemt periode, eller hvis man ønsker at vide hvornår en aktivitet senest har været udbudt. Dette felt bruges ikke når man skal oprette et udbud.

3 -3-3. I feltet Undervisningsaktivitet indtastes koderne for de undervisningsaktiviteter, der skal udbydes i den pågældende periode. Koderne kan tastes manuelt eller fremsøges ved hjælp af søgefunktionen til højre. Ønsker man at udbyde de tilknyttede eksamensaktiviteter markeres feltet ved siden af teksten Udbyd tilhørende eksamensaktiviteter. Når den relevante aktivitet er fundet via søgefunktionen til højre, eller koden for aktiviteten er tastet manuelt, tilføjes den udbuddet ved tryk på knappen Tilføj. Ved hjælp af brugerknapperne øverst i skærmbilledet er det endvidere muligt at: (a) Lave en Ny søgning på enten aktivitet, periode eller administrativ enhed (b) Kopiere udbuddet til en anden periode. Dette gøres ved at sætte hak i feltet ud for aktiviteten. (c) Slette udbudte aktiviteter. Dette kan kun gøres hvis der ikke er oprettet hold til aktiviteten, og hvis der ikke er tilmeldinger til aktiviteten (d) Oprette undervisningshold. Benyttes ikke ved AAU (e) Redigere flere undervisningsaktiviteter på én gang (f) At få vist statistik over de enkelte aktiviteter. Dette beskrives nærmere i afsnittet om statistik (ikke udarbejdet) (g) Og at få Vist alle udbudte aktiviteter for den anførte administrative enhed. 4. Ved tryk på ud for bjælken Afgrænsninger foldes afgrænsningerne for den relevante søgning ud. Hvis man trykker på + ud for den enkelte udbudte aktivitet vil undervisningsaktivitetens tilhørende eksamensaktivitet vises nedenunder. Hvis der ikke er udbudt en eksamensaktivitet for den pågældende undervisningsaktivitet, er det ikke muligt at trykke på plus-tegnet. Proceduren gentages for alle de undervisningsaktiviteter man ønsker, skal udbydes.

4 -4-5. Når de relevante aktiviteter er blevet tilføjet, er proceduren slut. Det er altid muligt at gå tilbage og tilføje nye aktiviteter. 6. Man kan se detaljer for den enkelte aktivitet ved at trykke på selve linjen. Skærmbillede TI169 Rediger undervisningsudbud åbner. Skærmbilledet gennemgås på de følgende sider. Det er i det skærmbillede du skal angive om der er automatisk eksamenstilmelding, om de studerende må ønske eller prioritere hold, og om de skal prioritere mellem de forskellige aktiviteter på blanketten. Derudover er det også muligt at knytte spørgsmål til den enkelte aktivitet som den studerende skal svare på ifm. tilmeldingen.

5 -5-7. Værdierne Delperiode og Lektionsgruppe benyttes ikke på AAU. 8. Felterne Min. antal pladser og Maks. antal pladser bruges i eftertilmeldingsperioden. Hvis antallet af tilmeldte studerende til aktiviteten med status plads og godkendt overstiger eller er lig med maks. antal pladser, vil aktiviteten ikke fremgå af tilmeldingsblanketten på selvbetjeningen i eftertilmeldingsperioden. 9. Ud for feltet Holdønske, skal du angive om det skal være muligt for den studerende at ønske eller prioritere imellem de tilknyttede hold. Værdierne er som følger: Holdplacering bruges ved direkte tilmelding, hvor den studerende selv placerer sig på et hold Ikke muligt bruges når den studerende blot skal tilmelde sig en aktivitet og bliver holdsat af administrationen Muligt giver den studerende mulighed for at ønske et bestemt hold Muligt at vælge flere giver den studerende mulighed for at prioritere mellem de forskellige hold. Hvis du ønsker at de studerende maks. Må angive én prioritet, vælges denne mulighed hvorefter du skriver 1 i Maksimum for holdprioriteter. Tvungent bruges ikke på AAU

6 Hvis man giver den studerende mulighed for at ønske eller prioritere imellem de forskellige hold, skal man angive den undervisningsform der er på de hold de må vælge imellem. Dette gøres i feltet ud for Undervisningsform til prioritering. Undervisningsformerne er knyttet til undervisningsaktiviteten i estads. Det er kun muligt at vælge fra værdilisten når du har valgt Holdplacering, Muligt eller Muligt at vælge flere som holdønskestatus. 11. Hvis man giver de studerende mulighed for at prioritere imellem de forskellige hold Mulighed for at vælge flere skal du i feltet Maksimum for holdprioriteter skrive hvor mange prioriteter de må angive. 12. Status fortæller om aktiviteten gennemføres, aflyses eller annulleres. Kun aktiviteter med status gennemføres fremgår på tilmeldingsblanketter. 13. Det er ligeledes muligt at angive en frist for seneste afmelding. Hvis man skriver noget i dette felt, overskrives den afmeldingsfrist der er angivet i Datoer til SB. Hvis der ikke skrives noget i dette felt, er det afmeldingsfristen i Datoer til SB der gælder.

7 I de følgende tre markeringsfelter kan du angive om: 1. Der skal ske automatisk eksamenstilmelding når den studerende får status plads. (dvs. når holdet er på mere end 15, så kan man direkte ændre status for hele gruppen fra under behandling til plads hvorefter alle er tilmeldt eksamen). 2. Automatisk regelcheck-feltet betyder at der regelcheckes hvis man tilmelder en studerende til undervisning via istads. 3. Ud for Åben for eftertilmelding skal du sætte hak hvis aktiviteten skal fremgå af tilmeldingsblanketten i en eventuel eftertilmeldingsperiode. Aktiviteten vil dog ikke fremgå hvis antallet af tilmeldte med status plads og godkendt overstiger antal maks. 15. I det næste felt kan du markere om det skal være muligt for den studerende at afmelde sig aktiviteten via selvbetjeningen. Hvis du markerer nej her, overskriver den en eventuel afmeldingsfrist i Datoer til SB. 16. Ud for Behandlingsstatus skal du vælge hvilken behandlingsstatus den studerendes tilmelding får når han eller hun tilmelder sig aktiviteten. Det anbefales at sætte behandlingsstatus til Under behandling. Denne behandlingsstatus gør, at administrationen i højere grad kan styre behandlingsprocessen, herunder tilmelding til eksamen.

8 Herefter er det muligt at angive om der er særlige grupper af studerende der ikke skal have mulighed for at afmelde sig den pågældende aktivitet. Det er muligt at begrænse muligheden for afmelding til en enkelt ramme eller til en gruppe af rammer. 18. Nederst i skærmbilledet er det muligt at knytte spørgsmål til den enkelte aktivitet, som den studerende skal svare på i forbindelse med sin tilmelding til aktiviteten. Der kan i alt knyttes 4 spørgsmål, og det er vigtigt at man husker at oversætte dem ved hjælp af globus-ikonet til højre for feltet. Svarene på spørgsmålene kan ses på den enkelte studerendes tilmelding. For at få et samlet overblik over alle svar til spørgsmålene på den enkelte aktivitet skal batchjobbet PLTIHOPR benyttes. (En nærmere beskrivelse af hvordan det job fungerer se procedurebeskrivelsen for efterbehandling af tilmeldinger. Ikke udarbejdet)

9 -9- Oprettelse af tilmeldingsblanket til undervisning I dette afsnit gennemgås arbejdsgangen i forbindelse med oprettelsen af en blanket til undervisningstilmelding. Inden blanketten oprettes skal de relevante undervisnings- og eksamensaktiviteter være udbudt. Derudover skal også datoer til selvbetjeningen være oprettet. 1. Klik på Undervisning i hovedmenuen, og klik derefter på Tilmeldingsblanket i 2. I skærmbillede TI201 Find tilmeldingsblanket, er det muligt at finde allerede oprettede tilmeldingsblanketter samt at oprette nye. Det sidste gøres ved at trykke på brugerknappen Opret.

10 Skærmbilledets felter gennemgås enkeltvis herunder. Blanketkode udfyldes med en kode der er meningsbærende for det enkelte fakultet. Koden skal dog starte med fakultetsbogstavet. Koden kan kun ses af administrationen. Blanketnavnet er det den studerende kan se i Selvbetjeningen når han/hun skal tilmelde sig til undervisning. Det er derfor vigtigt at lave et så rammende navn som muligt. I feltet ud for Administrativ enhed tastes koden for den enhed blanketten tilhører. Periode henviser til den periode undervisningen foregår i. Ud for Synlig i SB markeres det om blanketten skal være synlig for de studerende i Selvbetjeningen. Markeres der Nej overstyrer dette datoerne til Selvbetjeningen, og den studerende vil derfor ikke kunne se blanketten. Denne funktion kan f.eks. bruges hvis administrationen skal tilføje til eller rette i indholdet på blanketten mens de studerende har adgang til blanketten. Når rettelserne eller tilføjelserne er foretaget gøres blanketten synlig igen. I det næste felt tastes eller fremsøges det sæt Datoer til SB man tidligere har oprettet. Når det rette datosæt er tilføjet og der tabuleres videre, vil datoerne og navnet for den ordinære tilmeldingsperiode være synlig i felterne lige under. I de to felter Uddannelsesramme og Gruppe af udd. Rammer giver du tilladelse til hvem der må se blanketten. Det gør du ved at tilføje en enkelt ramme eller en gruppe af rammer. Kun de studieordninger der ligger under de tilføjede rammer vil have adgang til blanketten. For en nærmere beskrivelse og gennemgang af mulighederne for at give adgang til blanketten se da procesbeskrivelsen for undervisning (ej udarbejdet). Feltet Studiesemester benyttes ikke på AAU. I tekstfeltet ud for Generel bemærk. er det muligt at tilføje en fritekst der vil være synlig for den studerende øverst på blanketten i Selvbetjeningen. De følgende felter bruges til at bestemme hvilke muligheder de studerende har når de skal tilmelde sig undervisning. I feltet Tilm. bemærk. for stud. kan man angive om det skal være muligt for den studerende at skrive en bemærkning i forbindelse med tilmeldingen til den enkelte aktivitet. Derefter kan man angive om den studerende skal have mulighed for at prioritere imellem undervisningsaktiviteter. Dette gøres ud for Prioritering mulig. I feltet ud for Maximum pr. periode kan man angive hvor mange ECTS den studerende maksimalt må tilmelde sig i en given periode. Tilmelder den studerende sig flere end de tilladte ECTS,

11 -11- får den studerende en meddelelse om at han/hun er tilmeldt for meget. Dette gælder dog kun når den studerende bliver tilmeldt via selvbetjeningen. I feltet Belastningsenhed vælges ECTS fra drop-down listen eller det skrives manuelt. Hvis man har givet de studerende mulighed for at prioritere mellem undervisningsaktiviteter skal man i feltet ud for Højeste aktivitetsprioritet skrive hvor mange aktiviteter den studerende højest må prioriteres. Derefter skal man vælge om der skal regelcheckes straks. Hvis der markeres i ja vil tilmeldingen til undervisningen blive regelchecket straks efter tilmeldingen er blevet bekræftet af den studerende Endelig kan man skrive en ledetekst til det felt hvor den studerende kan skrive en bemærkning i forbindelse med tilmeldingen. Skriver man ikke noget her, men har givet den studerende mulighed for at skrive noget, vil der blot stå Bemærkning ud for feltet i Selvbetjeningen. Hvis man ikke ønsker at den studerende skal skrive en bemærkning skal man markere Nej ud for feltet Tilm. Bemærk. for stud. ovenover. Når alt dette er gjort trykkes der på brugerknappen Gem. Skærmbilledet vil herefter ændre sig en lille smule. 4. Nyt i dette skærmbillede er feltet Gælder for studieordning. Hvis der ikke er tilknyttet en studieordning til blanketten vil der stå Nej ud for teksten. Hvis man ønsker at give adgang til blanketten for studerende på en særlig studieordning trykker man på brugerknappen Gælder for stu. I øverste højre hjørne, og man vil blive ledt til skærmbilledet der vises på næste side. Det kan f.eks. være tilfældet at man giver adgang til blanketten for studerende på den seneste uddannelsesramme i dette tilfælde humanistisk bachelorramme fra 2004 og derudover også ønsker at give adgang til blanketten for studerende på retorik på en gammel studieordning under en ældre uddannelsesramme. I dette tilfælde tilføjes den ældre studieordning for sig. For at se hvilke studieordninger der er givet adgang for skal man trykke på brugerknappen Gælder for stu. i øverste højre hjørne

12 I dette skærmbillede indtastes eller fremsøges den eller de studieordninger blanketten skal gælde for. Når de er tilføjet trykker man på Ud. Ud for feltet Gælder for stu. i skærmbillede TI193 Rediger tilmeldingsblanket står der nu ja. 6. Inden proceduren oprettelse af tilmeldingsblanket er afsluttet skal der tilføjes aktiviteter til blanketten. Dette kan gøres på flere måder. 1. Klik på brugerknappen Tilføj enkelt element. I det fremkomne skærmbillede tilføjes de relevante aktiviteter eller grupper af aktiviteter enkeltvis, enten ved at taste dem manuelt i feltet Aktivitet/gruppe eller ved at finde dem ved hjælp af søgefunktionen til højre. Tryk på Tilføj. Bemærk: Hvis man tilføjer en gruppe af undervisningsaktiviteter vil de studerende kun kunne se koden for gruppen i selvbetjeningen. (Benyttes derfor ikke ved udbud af fælles valgfag, da den studerende skal kunne se og tilmeldee sig de enkelte aktiviteter). Gruppen skal oprettes i estads. Hvis man vil give de studerende mulighed for at tilmelde sig bare en enkelt af gruppens aktiviteter og ikke hele gruppen skal den enkelte aktivitet ligeledes tilføjes. Proceduren gentages indtil alle relevante aktiviteter er tilføjet. Aktiviteterne vil blive vist på blanketten som de står i dette skærmbillede. Ønsker man at ændre dette, bruges brugerknappen Rediger lbnr. øverst i midten. Det vil herefter være muligt at ændre på rækkefølgen af de forskellige aktiviteter ved at trække i dem.

13 -13- Derudover er det også muligt at samle forskellige aktiviteter under en overskrift. Disse tastes i feltet ud for Overskrift, og der trykkes på Tilføj. Tryk herefter på Rediger lbnr. og træk de relevante aktiviteter hen under overskriften. 2. Det er også muligt at tilføje flere aktiviteter af gangen. Dette kan enten gøres fra en studieordning eller fra en administrativ enhed. Brugerknapperne Tilføj fra stu. og Tilføj fra adm.enh. øverst i skærmbilledet på blankettens forside muliggør dette. I Tilføj fra adm. tastes den administrative enhed man ønsker at tilføje aktiviteter fra. Indtast derefter periode, for at angive hvilken periodes udbudte aktiviteter du ønsker at tilføje blanketten. Det er kun udbudte aktiviteter fra den angivne periode der tilføjes. I Tilføj fra stu.indtastes koden for den studieordning man ønsker at indhente aktiviteter fra. Både udbudte og ikke-udbudte aktiviteter fra studieordningen bliver herefter tilføjet. 7. I dette skærmbillede, samt i oversigtsbilledet over aktive blanketter, er det muligt at kopiere blanketten til en anden periode. 1. I selve blanketskærmbilledet kan kopiering af en hel blanket til en anden periode gøres ved at trykke på brugerknappen Kopiér. Herefter indtastes ny blanketkode og nyt blanketnavn, samt hvilken undervisningsperiode der skal kopieres til. 2. I oversigtsbilledet over tilmeldingsblanketter benyttes ligeledes brugerknappen Kopier. Herefter indtastes ny blanketkode og nyt blanketnavn, samt hvilken undervisningsperiode der skal kopieres til. 8. I dette skærmbillede er det ligeledes muligt at kopiere undervisningstilmeldingsblanketten til en eksamenstilmeldingsblanket. Det gøres ved at trykke på brugerknappen Dan eks. blanket. I det fremkomne skærmbillede indtaster man om man ønsker at kopiere blanketten til en ordinær eksamenstilmeldingsperiode eller til en reeksamensperiode. Man trykker derefter på Gem. Hvis der allerede findes en blanket med det navn i den periode får man en fejlmeddelelse nederst i venstre hjørne. Bemærk: Man får ingen bekræftelse på at kopieringen har fundet sted, og man bliver ikke ledt til et andet skærmbillede. Bemærk: Eksamenstilmeldingsblanketten får det samme navn og den samme kode som undervisningstilmeldingsblanketten Bemærk: Hvis man tilføjer nye UVAer til blanketten efter den er kopieret bliver den tilsvarende eksamenstilmeldingsblanket ikke automatisk opdateret. 9. Tilmeldingsblanketten er hermed blevet oprettet, og proceduren er afsluttet. Det er altid muligt at redigere i blanketten, f.eks. tilføje nye aktiviteter eller overskrifter, ændre maks antal ECTS, eller tilføje ledetekst til de studerendes bemærkninger. Hvis blanketten allerede er tilgængelig for den studerende på Selvbetjeningen vil ændringer automatisk blive synlige for den studerende næste gang han eller hun logger på.

14 -14- Oversigt over undervisningstilmeldte. 1. Oversigte over undervisningstilmeldte findes under fanebladene Undervisning Tilmelding Listetilmelding: 2. Periode og aktivitet angives. Der kan også søges mere bredt ved kun at angive den administrative enhed og undladde at angive aktiviteten. Derved fremkommer alle udbudte UVA under den pågældende administrative enhed. Denne metode er anvendt i efterfølgende eksempel Her er fremsøgt alle UVA er for en given periode 3. Der klikkes på UKS140006U for at fremsøge deltagere på UVA (Hvis denne UVA havde været angivet i skærmbillede TI180, var man også kommet direkte til TI182)

15 -15- Af listen fremgår antal tilmeldte, deres tjek- og behandlingsstatus. 4. Der kan sendes mails direkte fra skærmbilledet samt udskrives excel-fil over deltagere til behandling i andre systemer.