Behandlet i Hovedsamarbejdsudvalget 8. juni 2010 med revision i juni 2011.

Transkript

1 Dato 27. juni 2011 Initialer KIES politik Behandlet i Hovedsamarbejdsudvalget 8. juni 2010 med revision i juni Formål Professionshøjskolen Metropols politik har til formål at angive en række retningslinjer og tips til en fornuftig håndtering af s. Udgangspunktet for at udforme disse retningslinjer er primært et ønske om et bedre fælles referencegrundlag i den daglige brug af s og klarhed i forhold til situationer, hvor ledelsen har et særligt ansvar. Derudover sigter den mod at reducere potentielle misforståelser i vores kommunikation, som jo i sagens natur er en særlig kommunikationsform nemlig i feltet mellem et brev og en telefonsamtale. Politikken gælder alle ansatte på Metropol og betragtes dermed som en del af ansættelsesgrundlaget. 2.0 Generelle retningslinjer kommunikation benyttes internt i organisationen og til korrespondance med eksterne kontaktpersoner. Når en medarbejder afsender en fra Metropols mailsystem er medarbejderen dermed repræsentant for Metropol. Det betyder, at man har pligt til at formulere sig i en ordentlig tone og altid forsøge at formulere sig klart og præcist. Der bør altid indgå en særlig overvejelse ved komplekse forhold, som muligvis i stedet kræver et telefonopkald eller et personligt møde. Metropols særlige signatur skal anvendes af alle ansatte, og det er ikke muligt at få andet domæne end Metropols domæne (@phmetropol.dk) s benyttes primært i arbejdsrelateret kommunikation, og private s bør begrænses. s sendt/modtaget via Metropols mailsystem er underkastet de samme fortrolighedsregler som almindelig post, herunder brevhemmeligheden, og skal behandles som enhver anden skriftlig henvendelse. 3.0 Særlige retningslinjer 3.1 Læsning af s ved ferie og andet fravær Det forventes at medarbejderen på en almindelig arbejdsdag i videst mulig omfang tjekker sin mailboks for indkomne beskeder. Den enkelte medarbejder er 01

2 imidlertid ikke forpligtet til at læse s i weekends og ferier, medmindre dette er særligt aftalt med lederen. I perioder med stor arbejdsbelastning, som kan forhindre læsning af s, skal dette fremgå i et autosvar. Lederen er forpligtet til at sørge for, at en medarbejders mailboks kan tilgås af leder eller kollega ved længere tids fravær, jf. nærmere punkt Autosvar ved fravær I tilfælde af planlagt fravær af mindst én dags varighed skal medarbejderen sørge for, at der aktiveres et autosvar på vedkommendes mailboks, så afsendere af e- mails er informeret om, at deres ikke kan blive besvaret før en given dato. 3.3 Afsendelse af Som udgangspunkt må medarbejdere frit sende det antal s og det indhold via Metropols mailsystem, de finder nødvendigt. Indholdet skal formuleres på en måde, hvorpå det ikke kan virke stødende eller krænkende på personer eller institutionen. Kædebreve og andre s med karakter af spam må ikke videresendes. Alle medarbejdere skal anvende Metropols fælles signatur. 3.4 Mailboksen er som udgangspunkt personlig Mailboksen er som udgangspunkt personlig for medarbejderen, idet der sondres mellem følgende to kategorier af oplysninger: A s modtaget eller afsendt som led i medarbejderens udførelse af arbejdsopgaverne, og som vedrører medarbejderens arbejdsområde. B s af privat karakter. Det vil sige korrespondance, hvoraf det enten tydeligt fremgår, at der er tale om private s, eller hvor det implicit fremgår af omstændighederne. Medarbejderen er med denne politik på forhånd indforstået med, at Metropol har en stående adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af s omfattet af kategori A, såfremt Metropol måtte have berettiget interesse i at kunne bekendtgøre sig med indholdet af sådanne. Såfremt Metropol som led i en sådan proces måtte blive opmærksom på s omfattet af kategori B, er Metropol ikke berettiget til at bekendtgøre sig med indholdet af disse s. s omfattet af kategori B er omfattet af den såkaldte brevhemmelighed, hvorfor Metropol ikke uden medarbejderens skriftlige samtykke må gøre sig bekendt med indholdet af sådanne s. Journalisering af s kan ligeledes indgå i aktindsigt (jf. kommende retningslinjer i ESDH-politik). 02

3 3.5 Hovedmailbokse Der findes en række hovedmailbokse i Metropol, som er indgang til forskellige organisatoriske enheder. For alle hovedmailbokse gælder det, at der skal oprettes et autosvar, der informerer afsenderen af s til hovedmailboksen om, at en er modtaget i xxenhed. 3.6 Orlov Med hensyn til medarbejdere på orlov gælder punkt Fratrædelse Når en medarbejder fratræder, er det lederens ansvar at sørge for, at medarbejderen rydder op i mailboksen inden sidste arbejdsdag. Det indebærer at: Alle relevante mails videresendes til den kollega, som overtager arbejdsopgaverne. Et autosvar fortæller, at medarbejderen er fratrådt Metropol, og at afsenderen kan kontakte den person, der har fået ansvaret for arbejdsopgaverne (eller lederen). Autosvaret kan - hvis det vurderes relevant - indeholde nye kontaktinformationer for den ophørte. Koncern-it lukker for kontoen tre måneder efter ophør. 4.0 Begrænsninger og sikkerhed Når du modtager s fra ukendte afsendere, skal du altid bruge din sunde fornuft og vurdere, om indholdet er i orden. Afsenderen kan have et ærinde om at lokke informationer ud af dig, som i givet fald kan misbruges. Alle medarbejdere skal være særligt opmærksomme på s, som hævder at være fra banker, it-afdelingen eller andre lignende steder, og som vil have dig til at oplyse kontonumre, loginnavn og/eller kodeord. Hverken Koncern-it eller din bank vil nogensinde kommunikere på denne måde. 4.1 Begrænset brug af mailgruppen _alle For at undgå intern misbrug af _all gruppen til eksempelvis smædebreve, indsamlinger o.a. er brugen af mailgruppen _alle (dvs. udsendelse af s til alle ansatte) begrænset til følgende enheder: Rektor Direktionen Kommunikation og Presse Koncern-it Koncernbygninger Personaleforeningen 03

4 Hvis en medarbejder har brug for at kommunikere til alle ansatte kan vedkommende kontakte Kommunikation og Presse, som kan hjælpe med at vurdere hvilke kanaler beskeden kan blive formidlet igennem. 4.1 Spam- og virusfiltre Koncern-it har et omfattende system til at fange vira og spam. Der sker løbende en automatisk opdatering af disse systemer både på servere og på den enkelte pc. Medarbejdere må derfor ikke afinstallere eller slukke for antivirusprogrammet på din pc. Koncern-it har ansvaret for at sikre en hensigtsmæssig filtrering af indkomne e- mails. Programmet Proxmox vil sende besked til brugeren om s, som muligvis er spam. Her kan hver bruger godkende eller afvise s og dermed være med til at sikre en endnu højere korrekthed i sorteringen. Hvis forventet udebliver eller uønsket optræder i mailboksen skal It-support kontaktes. 5.0 Ti råd om kommunikation HUSK at s 1. ikke er den eneste mulighed for at kommunikere 2. skal være korte. Hvis du har meget at skrive, så link til et dokument eller vedhæft et dokument 3. skal skrives i en god tone, dvs. uden ironi og sarkasme. Hvis du er sur, så vent evt. med at trykke send, til du har sovet på det 4. ikke skal bruges til irettesættelser. Undgå at skælde ud eller råbe i dine s undgå derfor brugen af versaler (store bogstaver) og unødig brug af udråbstegn 5. ikke nødvendigvis er relevant for alle. Derfor bør du undgå unødig brug af cc (kun til orientering af relevante parter). BCC (blind kopi) bør undgås konsekvent (bryder med kommunikationsprincippet om åbenhed) 6. ikke nødvendigvis skal besvares med svar alle -funktionen. Vurder fra gang til gang hvorvidt det er nødvendigt at sende svar til alle modtagere af den oprindelige bør være fri for stavefejl slå stavekontrollen til i dit system og læs din igennem før afsendelse 8. skal have sigende overskrifter 04

5 9. altid skal have Metropols -signatur 10. altid skal skrives med respekt og omtanke for modtageren Metropols politik behandles i HSU og direktionen. Derefter kommunikeres den ud til alle medarbejdere med en præcisering af, at der er pligt til at sætte sig ind i politikkens indhold, og at indholdet fremover vil blive betragtet som en del af ansættelsesgrundlaget (indarbejdes i ansættelsesbrevet). Kommunikation og Presse udarbejder manual til de mest brugte funktioner i Outlook (herunder kalenderfunktionen). Kirsten Eskildsen Kommunikationschef kies@phmetropol.dk 05