Sagsnr. 13/11153 Udbudsmateriale - Offentligt udbud Udbud Vinduespolering UDBUDSBETINGELSER. Offentligt udbud. nr. 2013/S

Transkript

1 Udbud Vinduespolering UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud nr. 2013/S Vinduespolering ved Sydvestjysk Sygehus og Sygehus Lillebælt, Psykiatrisk Afdeling Middelfart og Regionshuset i Vejle

2 1 INDHOLDSFORTEGNELSE...1 UDBUDSBETINGELSER Indledning Ordregiver Kontaktafdeling og person Brugergruppe Udbudsmateriale Fortrolighed Tidsplan Informationsmøde/præsentation af udbuddet Besigtigelse Spørgsmål Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Afgivelse af tilbud og sprogkrav Aflevering af tilbud Prisoplysning Vedståelsesfrist Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Forbehold og alternative tilbud Udbuddets genstand og form Aftalens karakter Tildelingskriterium med underkriterier Orientering om resultatet af udbudsforretningen Ordregivers forbehold DISPOSITION FOR TILBUD Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud Generelle oplysninger Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Ubetalt forfalden gæld til det offentlige Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Konsortier Redegørelse for den tilbudte leverance Tilbudspris... 15

3 Udbudsbetingelser 2 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning inviterer herved interesserede tilbudsgivere til at byde på kontrakter om vinduespolering. Se Kontraktbilag 1 og 2 med underbilag for en nærmere beskrivelse af ydelsernes omfang og vilkår herfor. Udbuddet er opdelt i 12 separate delaftaler. Dette udbud gennemføres som et offentligt udbud vedrørende kontrakt om udførelse af tjenesteydelser i henhold til Udbudsdirektivet 1, bilag II A, kategori 14. Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2013/S af Ordregiver Ordregiver er enten: Sydvestjysk Sygehus Finsensgade Esbjerg CVR nr. og/eller Sygehus Lillebælt Skovvangen Kolding CVR nr: Regionshuset Damhaven Vejle CVR nr: og/eller og/eller Psykiatrien Psykiatri- og Socialstaben Damhaven Vejle og/eller 1 Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse til implementering af Udbudsdirektivet).

4 Udbudsbetingelser Kontaktafdeling og person Indkøbsafdelingen Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Stig Blicher Tlf.: (+45) Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af vinduespolering, Sagsnr. 13/11153" Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Brugergruppe Ordregivers brugergruppe er sammensat af repræsentanter fra de enheder, der er brugere af de produkter/ydelser, som er omfattet af dette udbud. Brugergruppen er bl.a. medansvarlig for udarbejdelse af kravspecifikation, fastsættelse af tildelingskriterium, jf. pkt. 1.21, side 12, samt evaluering af tilbud. 1.5 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: 1: Udbudsbetingelserne med følgende bilag: Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Udbudsbilag 4 Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 27 Udbudsbilag 5 Konsortieerklæring 2: Udkast til kontrakt med følgende bilag: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 1.01a Kontraktbilag 1.01b Kontraktbilag 1.02a Kontraktbilag 1.02b Kontraktbilag 1.03a Kontraktbilag 1.03b Kontraktbilag 1.04a Kontraktbilag 1.04b Kontraktbilag 1.05a Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse Delaftale 1. Opgavebeskrivelse Delaftale 2. Opgavebeskrivelse Delaftale 3. Opgavebeskrivelse Delaftale 4. Opgavebeskrivelse Delaftale 5. Opgavebeskrivelse

5 Udbudsbetingelser 4 Kontraktbilag 1.05b Kontraktbilag 1.06a Kontraktbilag 1.06b Kontraktbilag 1.07a Kontraktbilag 1.07b Kontraktbilag 1.08a Kontraktbilag 1.08b Kontraktbilag 1.09a Kontraktbilag 1.09b Kontraktbilag 1.10a Kontraktbilag 1.10b Kontraktbilag 1.11a Kontraktbilag 1.11b Kontraktbilag 1.12a Kontraktbilag 1.12b Delaftale 6. Opgavebeskrivelse Delaftale 7. Opgavebeskrivelse Delaftale 8. Opgavebeskrivelse Delaftale 9. Opgavebeskrivelse Delaftale 10. Opgavebeskrivelse Delaftale 11. Opgavebeskrivelse Delaftale 12. Opgavebeskrivelse Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 1 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 2 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 3 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 4 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 5 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 6 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 7 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 8 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 9 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 10 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 11 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 12 Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 4 Kontraktbilag 5 Kontraktbilag 6 Kontraktbilag 7 Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet. Besigtigelsesplan E-handel Evt. yderligere kontraktrelevante bilag fra Leverandørens tilbud Instruks for procedure for udlevering af ID kort til vinduespudsere på SLB 3. Udbudsbekendtgørelsen Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar, jf. Kontraktbilag 3, som løbende bliver offentliggjort på i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt. 1.7, side 5). Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på ordregivers hjemmeside forrang. 1.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.

6 Udbudsbetingelser 5 Tilbudsgivers opmærksomhed henledes derfor på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af regler om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Udbudsbilag 1, pkt Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af aktindsigtsreglerne. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 1.7 Tidsplan 19.september 2013 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-Tidende/TED og offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse på Det øvrige udbudsmateriale offentliggøres på når udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort i EU-Tidende, forventeligt inden for 5 dage efter den elektroniske afsendelse. 27.september 2013 Informationsmøde/præsentation af udbuddet, jf. pkt. 1.8 afholdes d mødelokale 3. Tilmeldingsfrist er d september 2013 kl Uge 40 (30.sept 4.okt) 22.oktober 2013 Tilmeldingsfrist til besigtigelse. Tilmelding fremsendes eller afleveres til, Damhaven 12, 7100 Vejle, Receptionen, Mrk: Tilmelding til besigtigelse i forbindelse med Udbud af Vinduespolering. Sagsnr: 13/11153 Tilmeldingen skal være modtaget på adressen senest d kl Mulighed for besigtigelse af områderne. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet, der fremsendes senest d.14. oktober kan påregnes besvaret. Alle spørgsmål, der fremsendes efter denne frist vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest d. 28. oktober. 29.oktober 2013 Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på november 2013 kl. 14:00 Frist for modtagelse af tilbud.

7 Udbudsbetingelser 6 Uge 45 og 46 Gennemgang af tilbud. Uge 47 Uge 49 Uge Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på standstillperioden) Forventet kontraktindgåelse. Implementeringsperiode/Indkøringsperiode. 1. januar 2014 Forventet driftsstart. 5. maj 2014 Vedståelsesfrist. 31. december 2015 Forventet kontraktudløb 1.8 Informationsmøde/præsentation af udbuddet Ordregiver afholder et informationsmøde den fra kl til kl i Regionshuset, Damhaven 12, 7100 Vejle i mødelokale 3, hvor ordregiver vil give en præsentation af udbudsforretningen, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Det skal understreges, at præsentationen vil fokusere på de formelle krav i udbudsforretningen. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på ydelsesspecifikke spørgsmål. Det skal endvidere understreges, at besvarelse af evt. spørgsmål til udbudsmaterialet under mødet, kun vil finde sted, for så vidt Ordregiver vurderer, at dette kan foretages indenfor mødets tidsmæssige rammer. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den til ordregivers kontaktperson. Der kan for hver tilbudsgiver deltage indtil 2 personer i informationsmødet. Referat af informationsmødet (evt. indeholdende spørgsmål og svar og andre generelt relevante informationer fra informationsmødet) vil i anonymiseret form blive offentliggjort på senest i uge Besigtigelse Besigtigelsen skal opfattes som supplement til Opgavebeskrivelse og, som er underbilag til Kontraktbilag 1. Leveringsstederne for ydelserne fremgår af Kontraktbilag 4 Besigtigelsesplan, oversigtstegninger og -beskrivelser Hvor det grundet ordregivers forhold ikke er muligt at besigtige lokaler, afdelinger, bygninger eller evt. adgangsforhold, skal tilbudsgiver basere sit tilbud på det evt. foreliggende tegningsmateriale over det enkelte udførelsessted og/eller informationer afgivet under besigtigelsen. I situationer hvor adgang til besigtigelse ikke er mulig, vil tilsvarende lokaler og/eller afdelinger forsøgt fremvist og/eller der vil på stedet bliver afgivet en orientering om forholdene de pågældende steder. Tid og sted for besigtigelse fremgår af tidsplanen.

8 Udbudsbetingelser 7 Det skal understreges, at der under besigtigelsen ikke vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, da spørgsmål skal fremsendes skriftligt jf. pkt Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem, hvad tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilbudsgiver opfordres dog til at gøre opmærksom på sådanne evt. uoverensstemmelser i form af spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilmelding til besigtigelsen skal være skriftlig og fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilmeldingen mærkes: Tilmelding til besigtigelse i forbindelse med. Sagsnr: 13/11153 Tilmeldingen med angivelse af firmanavn samt antal deltagere (maks. 2 deltager pr. firma), skal være modtaget senest den kl Da der ikke er fyldestgørende tegningsmateriale for opgaven, anses besigtigelse for at være et værdifuldt grundlag for tilbudsafgivelsen 1.10 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre ordregiver opmærksom herpå, og ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for udførelsen af opgaven. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til ordregiver pr. , jf. pkt. 1.3, side 3. Spørgsmål, der er ordregiver i hænde inden fristen angivet i tidsplanen, jf. pkt. 1.7, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende blive offentliggjort i anonymiseret form i overensstemmelse med tidsplanen, jf. pkt Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på

9 Udbudsbetingelser Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet (som også anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) fremsende de i pkt anførte oplysninger. Tilbudsgivere, der ikke vedlægger tilbuddet de i pkt anførte oplysninger, vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt.. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed angivet i udbudsbekendtgørelsen, eller at tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven. Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Tilsvarende gælder, hvor tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten Personlige forhold Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne kan afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2. Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som udbudsbilag 3. Ordregiver forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har økonomisk og finansiel kapacitet til at udføre opgaven: Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset. Ovenstående oplysninger/dokumentation vedlægges tilbuddet, jf. Udbudsbilag 2. Ordregiver forbeholder sig, at forlange serviceattest fra den vindende tilbudsgiver i forbindelse med kontraktindgåelsen Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven:

10 Udbudsbetingelser 9 Referenceliste for tilsvarende ydelser inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af omfang, leveringssted og kontaktperson. Ovenstående oplysninger/dokumentation vedlægges tilbuddet, jf. Udbudsbilag Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver skal fremsende: Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres jf. Art. 27. Erklæringen kan vedlægges som Udbudsbilag 4 i udfyldt og underskrevet stand Tilbudsgivere, der ikke fremsender erklæringen, vil ikke komme i betragtning. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud henvises til afsnit 2, Disposition for tilbud. Ordregiver ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét originaleksemplar. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. 2 CD-rom/USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie hver indeholdende det samlede tilbud. Bilagene nævnt i pkt. 1.5 ovenfor bedes vedlagt på CD-rom/USB i det samme fil-format som offentliggjort af ordregiver. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom/USB, vedlægges 2 kopier af dette i papirformat. Hver CD-rom/USB mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende vinduespolering - Sagsnr. 13/ CD-rom/USB må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Det samlede tilbud med underskrifter m.v. på CD-rom/USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie (til brug for ordregivers journalisering)

11 Udbudsbetingelser 10 Tilbudsgiver har ansvaret for, at indhold på CD-rom/USB er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være originaleksemplaret, der er gældende. Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom/USB m.m.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende Vinduespolering Sagsnr. 13/11153 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Kontaktperson: Stig Blicher Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 05. november 2013 kl jf. afsnit 1.7 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud Prisoplysning Tilbudspriser på de i Tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 2, anførte ydelser ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter. Alle med gult markerede felter i Tilbudsskemaet skal udfyldes. Hvis et sådant felt ikke er udfyldt, vil tilbuddet ikke komme i betragtning 1.16 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed som angivet i tidsplanen, jf. pkt Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbuddet er indleveret.

12 Udbudsbetingelser Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed og forhold vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen er det, i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 og i pkt samt i pkt ovenfor, anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, er ordregiver forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud Forbehold og alternative tilbud Der kan ikke tages forbehold for kontraktens bestemmelser ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Kravspecifikationen (Kontraktbilag 1). Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, herunder kontrakten eller mindstekrav. Såfremt ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evaluering af Tilbudspris/økonomi, jf. pkt Ordregiver fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgsog leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud Udbuddets genstand og form Optioner Udbuddet vedrører løbende udførelse af vinduespolering for følgende af regionens enheder: Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Lillebælt, Psykiatrien i Middelfart samt Regionshuset i Vejle. De udbudte tjenesteydelser fordeler sig på 12 delaftaler, jf. Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Den konkrete kravspecifikation, krav til kvalitet m.v. (den nærmere beskrivelse af opgaven) fremgår af kravspecifikationen, jf. Kontraktbilag 1 inkl. underbilag. De vilkår, som vil være gældende for leverancen, fremgår af Udkast til kontrakt. Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg skal i aftaleperioden med en måneds varsel kunne ændre antallet af poleringsadresser indenfor en radius af 5 km fra Finsensgade 35, 6700 Esbjerg uden at dette medfører ekstraomkostninger bortset fra omkostninger til den medgåede tid til selve vinduespoleringsopgaven. Udbuddet omfatter for hver delaftale optioner angivet i Kontraktbilag 2 Tilbudsliste.

13 Udbudsbetingelser 12 Kravspecifikation for optionerne fremgår af Kontraktbilag 1 For de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på, gælder, at tilbudsgiver samtidig skal afgive tilbud på de tilhørende optioner. Disse tilbud skal være gældende i hele kontraktperioden med eventuel forlængelse. Udbuddet omfatter endvidere option på kontraktforlængelse i op til 24 måneder Afgivelse af deltilbud Det er muligt at afgive tilbud på én, flere eller alle delaftaler, jf. pkt Der kan ikke afgives tilbud på dele af de nævnte delaftaler. Der skal derimod afgives tilbud på alle ydelser inden for de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på Aftalens karakter Aftalerne, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er offentlig kontrakter der agtes indgået med én leverandør. pr. delaftale. Ordregiver agter at indgå én eller flere kontrakter med den eller de leverandører, der for den enkelte delaftale afgiver den laveste pris i henhold til tildelingskriteriet anført i pkt Samme leverandør kan tildeles kontrakter for én delaftale, flere delaftaler eller alle delaftaler Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet den laveste pris Tilbudspris/økonomi Forstået som den i kontraktbilag 2 angivne pris svarende til det årlige vederlag for den tilbudte opgave. Optioner, jf. pkt , samt hovedopgaven vægtes i henhold til fordelingsnøgle, som for hver enkelt delaftale er angivet i Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Hvor en option dækker såvel inde- som udendørs opgaver, vægtes opgaven svarende til udendørs polering For optionen Timepris for rekvireret ekstraarbejde ligger følgende timetal til grund for beregningen: Delaftale Timetal 1 50 timer 2 10 timer 3 10 timer 4 30 timer 5 50 timer 6 25 timer timer 8 50 timer 9 75 timer timer timer timer

14 Udbudsbetingelser Tilbudssammenligning Med mindre en option tydelig er angivet til kun at skulle udnyttes én gang pr år, udregnes vederlaget for optionen svarende til 2 gange udførsel pr. år. Af Kontraktbilag 2 fremgår udregninger såvel som den endelige værdi, som tilbuddet indgår med ved evalueringen af de modtagne tilbud Orientering om resultatet af udbudsforretningen. Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver/hvilke tilbudsgivere ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. 2 Denne meddelelse sendes pr. til den af tilbudsgiver i Udbudsbilag 1, angivne e- mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den/de vindende tilbudsgiver(e) efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere dele af eller det samlede udbud og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en ikke usaglig grund hertil. 2 Jf. Lov nr. 492 af 12/05/2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v.

15 Udbudsbetingelser 14 2 DISPOSITION FOR TILBUD 2.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til i alt 47 bilag, benævnt Udbudsbilag 1 til 5 samt Kontraktbilag 1 til 7. Bemærk der under Kontraktbilag er flere underbilag, således at mængden af kontraktbilag i alt udgør 42 bilag. Bilagene er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver vurderingen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Ordregiver ser gerne, at disposition for tilbud følges. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge disposition for tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til Udbudsbetingelsernes pkt Grundlag for udelukkelse af tilbudsgivere og pkt Forbehold og alternative tilbud. 2.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Udbudsbilag Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Som dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold samt finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet skal tilbudsgiver fremsende de/den i Udbudsbetingelsernes pkt. 1.11, anførte oplysninger/dokumentation, der anbefales vedlagt som beskrevet i Udbudsbilag Ubetalt forfalden gæld til det offentlige Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c, kan vedlægges som Udbudsbilag Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Tro og love erklæring vedr. Udbudsdirektivets artikel 27 vedlægges som udbudsbilag Konsortier Udbudsbilag 5 skal benyttes for så vidt Tilbudsgiver i forbindelse med løsning af opgaven indgår i et konsortium eller anden form for sammenslutning. Bilaget skal kun udfyldes i de beskrevne tilfælde. 2.7 Redegørelse for den tilbudte leverance

16 Udbudsbetingelser 15 Uddybende beskrivelse af den tilbudte leverance (l kravspecifikation) indeholdende oplysninger om standarder, certificeringer m.m. samt oplysninger vedrørende mindstekrav og krav til det udbudte afgives ved at udfylde Kontraktbilag 1 Tilbudsgivere, der ikke har anført andet i Kontraktbilag 1 Kravspecifikation, anses for at opfylde samtlige mindstekrav i kravspecifikationen/kontraktbilag Tilbudspris Priser afgives ved at udfylde tilbudslisten i Kontraktbilag 2 bestående af i alt 12 bilag svarende til ét bilag pr. delaftale.