INTERNATIONALT BENCHMARK AF REGION HOVEDSTADENS TRAFIKALE INFRASTRUKTUR

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER VEDR. OFFENTLIGT UDBUD INTERNATIONALT BENCHMARK AF REGION HOVEDSTADENS TRAFIKALE INFRASTRUKTUR REGION HOVEDSTADEN JULI 2013

2 INDHOLDSFORTEGNELSE OVERSIGT OVER UDBUDSMATERIALET ORDREGIVER OPGAVENS OMFANG Opgave beskrivelse Kontrakttildeling og start Overordnet målsætning GENERELT Tilbuddets udformning Tjekliste for tilbuddet Sprog Tilbudsomkostninger Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Fortrolighed FRISTER OG TIDSPLAN FOR UDBUDDET Spørgsmål Tilbudsfrist Tilbudsafgivelse Adressat Åbning af tilbud Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) AFGIVELSE AF TILBUD Afgivelse af delbud AFTALEPERIODE FORBEHOLD Tilbudsgivers eventuelle forbehold KONTRAKTUDKAST PRIS Prisoplysning BETALINGSBETINGELSER AFTALENS KARAKTER UDBUDSPROCESSEN Udvælgelseskriterier (egnethed) TILDELINGSKRITERIER (TILBUDSVURDERING) Tildelingskriterium Pris (50 %) Kvalitet (50 %) Evalueringskarakterer Orientering om resultatet af udbudsforretningen

3 Oversigt over udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: 1) Nærværende udbudsbetingelser 2) Udkast til kontrakt om levering af benchmarkanalyse af Region Hovedstadens trafikale infrastruktur med følgende bilag: Kontraktbilag 1: Kravspecifikationer. Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Kontraktbilag 3: Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (skabelon herfor bedes benyttet se nedenfor), jf. punkt 13.1 samt dokumenter og information vedrørende egnethed. 3) Eksempel på Erklæring på tro og love om udbudsdirektivets Art. 27 4) Eksempel på Erklæring på tro og love om gæld til det offentlige m.m. 5) Skabelon til tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (indsættes som del af kontraktbilag 3 til kontrakten) Bilag 1: Region Hovedstadens Klimastrategi, 2012 Bilag 2: Den fælles trafikaftale mellem Region Hovedstaden og kommunerne, 2011 Bilag 3: Den regionale udviklingsplan,

4 Udbuddet gennemføres som offentligt udbud i henhold til reglerne om annonceringspligt, jf. afsnit II i tilbudsloven LBK nr af 07/12/2007 og er offentliggjort på den 7. juni ORDREGIVER Region Hovedstaden Koncern Regional Udvikling v/region Hovedstaden Koncernøkonomi - Indkøb Blok C, 1 sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød Kontaktperson: Strategisk indkøbskonsulent Thomas O. Holm Tlf.nr.: Direkte tlf.nr.: Fax.nr.: thomas.holm@regionh.dk 2. OPGAVENS OMFANG 2.1 Opgave beskrivelse Regionsrådet vedtog i forbindelse med mødet d.18. juni 2013 at afsætte 1 mio. kr. til en benchmarkundersøgelse af hovedstadsregionens trafikale infrastruktur. Formålet er at undersøge, på hvilke områder hovedstadsregionen har særlige styrker og ikke mindst på hvilke områder, regionen har forbedringspotentialer. Der afsættes i alt kr. til analysen. Analysen skal tage sit udgangspunkt i de forhold, som fremhæves i Region Hovedstadens regionale udviklingsplan og klimastrategien fra 2012 samt regionens trafikaftale med KKR Hovedstaden fra Her nævnes en række fokuspunkter som skal danne udgangspunkt for analysen samt de storbyregioner, som hovedstadsregionen skal sammenlignes med i benchmarkanalysen. Opgavens fulde omfang, herunder målgruppe, kvalitetskrav og øvrige krav til ydelserne og opgavens udførelse, output m.v., er beskrevet i de efterfølgende punkter samt i bilag 1 til kontrakten. De vilkår, som vil være gældende for leverancen fremgår af Udkast til kontrakt Kontrakttildeling og start Kontrakten forventes tildelt uge I øvrigt henvises til punkt 6. 4

5 2.2 Overordnet målsætning Regionsrådet vedtog på sit møde d. 18. juni 2013 at gennemføre en benchmarkanalyse af hovedstadsregionens trafikale infrastruktur. Analysen skal tage udgangspunkt i Region Hovedstadens fælles trafikaftale med KKR Hovedstaden fra 2011 samt den regionale udviklingsplan og Klimastrategien for Region Hovedstaden, begge fra Heraf fremgår blandt andet en række parametre og udvalgte storbyregioner, som er centrale i opgaveløsningen. Region Hovedstadens målsætning med arbejdet er at identificere styrkepositioner og forbedringspotentialer i infrastrukturen og den kollektive trafikbetjening i hele hovedstadsregionen. Derved sikres et robust grundlag for fremadrettet at kunne målrette indsatsen for at forbedre infrastrukturen i hovedstadsregionen i forhold til egne indsatser, men også i forhold til påvirkning af kommuners og statens dispositioner på området. De konkrete krav til ydelsen, herunder til målgrupper, analysens indhold og leverancekrav, fremgår af bilag 1 Kravspecifikationen. Samtlige krav nævnt i kontrakt inkl. bilag skal være opfyldte i hele kontraktens løbetid. Derudover indgår Leverandørens løsningsbeskrivelse jf. bilag 3, som en del af aftalen, idet Leverandøren er forpligtet til at gennemføre de forslag, der indgår i løsningsbeskrivelsen med mindre er aftalt med Ordregiver. 3. GENERELT Hele udbudsmaterialet er gjort tilgængeligt på Spørgsmål og svar offentliggøres ligeledes på Tilbudsgiver skal således selv holde sig løbende orienteret på Tilbuddets udformning Ordregiver gøres opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt Tilbud skal indeholde besvarelse af samtlige punkter, hvor besvarelser er udbedt i nærværende dokument, herunder udfyldelse af alle poster i Tilbudslisten - bilag 2 m.fl., jf. checkliste i punkt 3.2. Oplysningerne bedes fremsendt i samme rækkefølge som anført i udbudsmaterialet. Samtlige oplysninger vedrørende skal-krav/minimumskrav, jf. punkt 3.2, skal fremgå af tilbuddet, for at det kan komme i betragtning ved tilbudsvurderingen. Der bør kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt, mens eventuel yderligere dokumentation alene skal fremsendes på anmodning. 3.2 Tjekliste for tilbuddet Følgende dokumenter og oplysninger skal fremgå af tilbuddet: 1 underskrevet originaleksemplar af tilbuddet i papirform inkl. alle bilag, her: 5

6 Tilbudsliste, bilag 2, i udfyldt stand Løsningsbeskrivelse i henhold til punkt (tildelingskriterier) Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige m.m. jf. pkt Vedlagte paradigme bedes anvendt. Oplysninger som kræves angående egnethed, jf. punkt 12.1 Endvidere bør følgende dokumenter og oplysninger fremgå af tilbuddet. Tro og love-erklæring ang. arbejdsmiljø i henhold til pkt Vedlagte paradigme bedes anvendt. Tilbudsgiver forbeholder sig dog ret til under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet at stille supplerende og afklarende spørgsmål. Se endvidere punkt Sprog Tilbudsmaterialet skal være på dansk. Oplysninger vedrørende egnethed vil dog blive accepteret på norsk, svensk og engelsk. 3.4 Tilbudsomkostninger Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke. 3.5 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan vedlægge det af ordregiver vedlagte eksempel om erklæring på tro og love i udfyldt og underskrevet stand ved afgivelsen af erklæring på tro og love vedrørende gæld til det offentlige m.m. Ordregiver forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen, max. 3 mdr. gammel eller anden fuldgyldig dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f nævnte situationer. Ved afgivelse af tilbud bedes tilbudsgiver afgive en erklæring om at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbuddet har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. udbudsdirektivets art. 27. Det vedlagte eksempel på tro og love erklæringer kan anvendes til dette i udfyldt og underskrevet stand, jf. oversigt over udbudsmaterialet. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: 6

7 Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 4. FRISTER OG TIDSPLAN FOR UDBUDDET Senest den 15. november skal hovedresultaterne foreligge, mens den endelige afrapportering skal være færdig inden udgangen af Forsinkelse af de endelige rapporter anses som væsentlig og byrdefuld for Ordregiver. 4.1 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. så tidligt som muligt og senest d. 8. august Spørgsmålene vil blive besvaret senest den 12. august Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist. Spørgsmål stillet efter nævnte svarfrist vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar vil løbende i anonymiseret form blive offentligt tilgængelige på hvorfor tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret herigennem. 4.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde fredag den 16. august 2013 kl

8 For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. 4.3 Tilbudsafgivelse Tilbuddet bør mærkes Internationalt benchmark Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 underskrevet originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag. Endvidere bedes afleveret: 1 kopi af tilbuddet samt bilag. 1 CD-rom eller usb-stick indeholdende kopi af det samlede tilbud CD-rom er eller USB stikket må ikke være kopibeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf og skal være tydeligt markeret med tilbudsgiverens navn. Alle dokumenter bedes indleveret i samme format som fremsendt af ordregiver i nærværende udbudsmateriale. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med det originale tilbud. I tilfælde af modstrid imellem dokumenterne vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument/oplysninger ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid. Ordregiver forbeholder sig ret til med 3 dages varsel at udbede sig yderligere kopier af det underskrevne originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag til brug for eventuelle aktindsigtsbegæringer og/eller klagesagsbehandlinger. 4.4 Adressat Tilbuddet skal sendes til: Region Hovedstaden Koncernøkonomi - Indkøb Blok C, 1. sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød Kontaktpersoner: Thomas O. Holm Tlf. : thomas.holm@regionh.dk Hvis tilbuddet afleveres personligt, henvises til indgang via Receptionen (dvs. gennem Hovedindgangen). 8

9 4.5 Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for overværelse af åbningen af de modtagne tilbud. 4.6 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) Tilbuddet skal være gyldigt indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 5. AFGIVELSE AF TILBUD 5.1 Afgivelse af delbud Der kan ikke afgives tilbud på dele af aftalen. 6. AFTALEPERIODE Aftalen forventes at løbe fra den FORBEHOLD 7.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Eventuelle forbehold over for forhold i udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, og bedes begrundet. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. 8. KONTRAKTUDKAST Vedlagte kontraktudkast inkl. bilag udgør vilkårene for en eventuel samhandel. Udkastet suppleres ved kontraktindgåelse med relevante oplysninger og bilag fra tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor kontrakten suppleres. Da der ikke er tale om en standardkontrakt, opfordres tilbudsgiver til at gennemgå kontraktudkastet nøje og stille spørgsmål til evt. uklarheder, jf. punkt 4.1 i nærværende udbudsbetingelser. 9

10 De oplysninger og bilag, der skal supplere kontraktudkastet, er beskrevet i udbudsmaterialet. I det omfang det fremgår af udbudsmaterialet, indgår disse oplysninger mv. i evalueringen af tilbuddet. 9. PRIS 9.1 Prisoplysning Tilbudspriser på de på tilbudslisten - bilag 2 anførte ydelser anføres som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter (told m.v.), og skal dække alle de med ydelsens frembringelse og levering forbundne omkostninger, idet der ikke ydes yderligere honorar, med mindre dette fremgår eksplicit af udbudsmaterialet. Prisen er fast i hele aftaleperioden. 10. BETALINGSBETINGELSER 30 dage netto. Der kan faktureres a conto i henhold til kontraktens bestemmelser herom. 11. AFTALENS KARAKTER Aftalen, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en offentlig kontrakt. Ordregiver agter at indgå en kontrakt med den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriterier anført i punkt Udbudsprocessen Udbudsprocessen gennemføres som to delprocesser. Forud for den beskrevne tilbudsvurdering på baggrund af det offentliggjorte tildelingskriterium, jvf. punkt 13, vil der finde en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed sted som beskrevet i pkt Udvælgelseskriterier (egnethed) Såfremt tilbudsgiver ikke afgiver nedenstående oplysninger kan dette føre til afvisning af tilbuddet, jf. dog pkt. 3.2 vedr. Implementeringsbekendtgørelsen 12. Såfremt de afgivne oplysninger viser at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed som angivet i udbudsannoncen vil ordregiver ikke kunne tage tilbuddet i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. 10

11 Personlige forhold Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab samt kortfattet beskrivelse af virksomhedens organisation og ledelse (generel virksomhedsbeskrivelse). Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres jf. Udbudsdirektivets Art. 27. Tilbudsgiver kan vedlægge de af ordregiver vedlagte eksempler om erklæring på tro og love i udfyldt og underskrevet stand ved afgivelsen af erklæring på tro og love vedrørende gæld til det offentlige m.m. og Art. 27. Ordregiver forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen, max. 3 mdr. gammel eller anden fuldgyldig dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f nævnte situationer. Økonomisk og finansiel formåen Seneste 3 års reviderede og godkendte årsrapporter. Revisionskravet gælder kun tilbudsgivere, for hvem dette er et lovkrav Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset dog maksimalt to gange kontraktsummen i den ordinære løbetid. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste opgaver indenfor internationalt benchmark af trafikal infrastruktur. Listen skal omfatte opgaver indenfor de seneste 3 år med oplysning om omfang, opgavetype, arbejdsmetoder og kontaktpersoner. Der fremsendes en præcis beskrivelse af referenceopgaver dog forventes beskrivelserne ikke at fylde mere end ½ A4 side. Der kan maksimalt anføres 5 referencer. Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringsprogram på et overordnet niveau. Oplysning om, hvorvidt og i givet fald hvor stor en del af kontrakten ansøger eventuelt agter at give i underentreprise til underleverandører. Minimumskrav: Der skal kunne dokumenteres minimum 3 referencer indenfor international benchmark af trafik infrastruktur, hvor hver reference skal omfatte vej-, bane- og lufttrafik. I opgørelsen af minimumskravet kan tilbudsgivere støtte sig på en samarbejdspartners referencer, såfremt der med tilbuddet fremsendes underskrevet samarbejdserklæring fra den pågældende samarbejdspartner. Af samarbejdserklæringen skal fremgå, at samarbejdspartneren stiller sine ressourcer til rådighed for ansøgeren i tilfælde af at ansøgeren bliver tildelt den endelige kontrakt. 11

12 13. TILDELINGSKRITERIER (TILBUDSVURDERING) 13.1 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker efter følgende kriterium: Det/de for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra følgende underkriterier: Pris 50% Kvalitet 50% Pris (50 %) Prisparameteret vurderes på baggrund af den tilbudte pris, der anvendes som evalueringssum Kvalitet (50 %) Underkriteriet kvalitet belyses ved følgende tre delkriterier vedrørende den udbudte opgave Underkriteriet Kvalitet belyses ved følgende delelementer: Opgave- og metodebeskrivelse, herunder inddragelse af relevante organisationer og andre interessenter (20%). Der lægges vægt på, at der i løsningsbeskrivelsen i så høj grad som muligt sandsynliggøres, at analysen lever op til de fastlagte målsætninger jf. kontraktens punkt 5 samt kravspecifikationen punkt 1. Kompetencer og erfaring fra lignende opgaver (20%) CV for medarbejder (e) vurderet ud fra kvalifikationer og erfaringer i forhold til den udbudte opgave. Tids- og aktivitetsplan (10%). Der lægges vægt på, at planen sandsynliggør at regionen løbende holdes orienteret om analysens resultater og sandsynliggør rettidig aflevering i rette kvalitet. Ordregivers vedlagte skabelon bedes anvendt for besvarelsen af delkriterierne jf. bilag 3. Besvarelsen under punkt bullet) forventes ikke at overstige 5-7 sider. Besvarelsen under punkt bullet) forventes ikke at overstige 3-4 sider Evalueringskarakterer Ad pris 12

13 Evalueringen sker på baggrund af den samlede evalueringssum, jf. punkt Ad Kvalitet. Underkriteriet bedømmes ud fra ordregivers vurdering af tilbudsgivers besvarelse af a- c. Ordregiver anvender karakterskala, som anført i punkt og tildeles karakterer efter ordregivers vurdering af tilbudsgivers besvarelse ud fra følgende karakterskala. Karakteren 0 gives såfremt forholdet ikke er besvaret. Karakteren 1 gives til den netop acceptable besvarelse. Karakteren 4 gives til den besvarelse, der er mindre tilfredsstillende. Karakteren 7 gives til den besvarelse, der er tilfredsstillende Karakteren 9 gives til den besvarelse, der er meget tilfredsstillende. Karakteren 10 gives til den bedst mulige besvarelse (behøver ikke at foreligge). Flere tilbud kan tildeles samme karakter. Alle karakterer fra 0-10 kan anvendes, og der kan gives halve karakterer. Forhold, som ordregiver har udbedt beskrevet i løsningsbeskrivelsen jf. punkt , og som ikke er beskrevne, trækker ned i ordregivers vurdering af tilbuddet. Udeladelsen medfører således ikke at tilbuddet erklæres ukonditionsmæssigt Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. til den af tilbudsgiver angivne adresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 13