Indkaldelse og dagsorden til 5. møde i styregruppen for Med- Com10 den 3. marts 2017

Transkript

1 Sundheds- og Ældreministeriet Dagsorden 3. marts MedCom10 styregruppe Enhed: SUNDOK Sagsbeh.: DEPJEI Koordineret med: Sagsnr.: Dok. nr.: Dato: 27. februar 2017 Indkaldelse og dagsorden til 5. møde i styregruppen for Med- Com10 den 3. marts 2017 Der indkaldes hermed til 5. møde i styregruppen for MedCom10 fredag den 3. marts 2017 kl i Sundheds- og Ældreministeriet, Holbergsgade 6, 1057 København K i mødelokale s.25. Dagsorden 1. Velkomst Referat fra sidst (orientering) Meddelelser (beslutning) a. Ny regional næstformand i MedComs styregruppe v. Nanna Skovgaard b. Opfølgning på frigivelse af test-cpr nr. v. Lars Hulbæk c. Status på Columna Cura s implementering af MedCom standarder v. Dorthe Skov Lassen d. Andet? 4. Systemforvaltning v. Jens Rahbæk Nørgaard a. Status på SDN, VDX, KIH (beslutning) b. Status på overgang til ny SDN-kontrakt pr. 1. april 2017 (orientering) c. Status på indgåelse af databehandleraftaler for SDN (beslutning) d. Status på handlingsplan i svar på Rigsrevisionens kritik af styringen af IT-sikkerheden i SDN (beslutning) Drøftelse af MedCom11 proces, v. Lars Hulbæk (beslutning) Henvisning til kommunal forebyggelse: Drøftelse af tidsplan, v. Lars Hulbæk (beslutning) 7. FMK på det specialiserede socialområde og misbrugsområdet, v. Lars Hulbæk (orientering) 8. Status på implementering af Genoptræningsplan, v. Dorthe Skou Lassen (beslutning) Modernisering af MedCom-kommunikation v. Lars Hulbæk (orientering) Status på MedCom10, v. Lars Hulbæk (orientering) Regnskabsvurdering v. Jan Petersen (beslutning) Eventuelt

2 1. Velkomst 2. Referat fra sidst (orientering) 3. Meddelelser (beslutning) a. Ny regional næstformand i MedComs styregruppe v. Nanna Skovgaard b. Opfølgning på frigivelse af test-cpr nr. v. Lars Hulbæk c. Status på Columna Cura s implementering af MedCom standarder v. Dorthe Skov Lassen d. Andet? 4. Systemforvaltning v. Jens Rahbæk Nørgaard a. Status på SDN, VDX, KIH (beslutning) MedComs styregruppe forelægges som et fast punkt status på driftsrapportering, udvikling i systemspecifikke KPI er samt roadmap for de væsentligste ændringer for SDN, VDX og KIH Databasen. Desuden forelægges styregruppen den prioriteret liste over udviklingsønsker, der er udarbejdet med henblik på den videre udvikling af primært SDNaftalesystemet. Med henblik på den videre udvikling af primært SDN-aftalesystemet er udarbejdet en prioriteret liste over udviklingsønsker. MedComs styregruppe skal bl.a. følge drift, overholdelse af SLA og KPI er jf. governancemodellen for FSI. Driften af SDN, VDX og KIH-databasen har været stabil den sidste periode. De aftalte servicemål er indfriet, og der har ikke været major incidents. Oppetiden for SDN, VDX og KIHdatabasen har de sidste 3 måneder været 100 pct. Driftsrapportering inkl. udviklingen i de systemspecifikke KPI er fremgår af bilag 4.a.1, 4.a.2 og 4.a.3. FSI drifts- og SLA-aftaler for SDN, VDX og KIH-databasen bliver behandlet på møde i FSIstyregruppen den 4. maj 2017 (se bilag 4.a.5, 4.a.6 og 4.a.7). På FSI-styregruppemødet den 3. februar 2017 blev besluttet, at mål for KPI er for SDN, VDX og KIH-databasen er, at anvendelsen skal stige. Derfor skal fremadrettet rapporteres på, om der er mere trafik i indeværende periode i forhold til samme periode sidste år. For VDX og KIH-databasen stiger anvendelsen, jf. tabel 1. Trafikstatistikken for SDN er behæftet med usikkerhed. Valide tal vil først komme med ny SDN-kontrakt og forventes at medføre en stigning i trafikken. Side 2

3 Tabel 1. Opfølgning på SDN, VDX og KIH-databasen System KPI Jan-16 Jan-17 SDN Antal transaktioner målt som gigabite pr måned. VDX Antal videomøder > 5 minutters varighed pr. måned. KIH Databasen Antal CPR-forskellige patienter pr. måned Antal enkeltmålinger pr. måned Møder i relanceret SDN-brugergruppe og VDX-brugergruppe er afholdt henholdsvis den 2. og 6. februar Med henblik på den videre udvikling af primært SDN-aftalesystemet er udarbejdet en prioriteret liste over udviklingsønsker, som SDN-brugergruppen godkendte på mødet den 2. februar 2017, jf. bilag 4.a.4. Prioriteringen tager bl.a. afsæt i anbefalinger fra Rigsrevisionen. Det årlige udviklingsbudget for SDN i 2017 er kr. Ændringer med stor risiko, konsekvens og økonomi vil blive forelagt MedComs styregruppe til godkendelse. MedCom gennemførte den 8. december 2016 en skrivebordstest af beredskabsplanen for SDN som en del af årshjulet for informationssikkerhed. Testen bevirkede justeringer af beredskabsplanen, men ikke beredskabsstrategien. Ændringer godkendes af MedComs ledelse. Det indstilles, at MedComs styregruppe godkender driftsrapporter og KPI er for SDN, VDX og KIH-databasen, godkender prioriteret liste over udviklingsønsker med henblik på den videre planlægning og udvikling inden for de allerede godkendte budgetmæssige rammer. Bilag til punkt 4.a Bilag 4.a.1 Driftsrapportering SDN inkl. KPI er Bilag 4.a.2 Driftsrapportering VDX inkl. KPI er Bilag 4.a.3 Driftsrapportering KIH Databasen inkl. KPI er Bilag 4.a.4 Liste med prioriterede udviklingsønsker SDN Bilag 4.a.5 FSI driftsaftale SDN Bilag 5.a.6 FSI driftsaftale VDX Bilag 4.a.7 FSI driftsaftale KIH Database b. Status på overgang til ny SDN-kontrakt pr. 1. april 2017 (orientering) MedComs styregruppe orienteres om status på implementeringen af ny SDN-kontrakt frem mod driftsstart den 1. april Udbud for SDN blev gennemført i MedComs styregruppe godkendte valg af leverandør den 3. november Kontrakt med TDC blev underskrevet den 18. november 2016, hvorefter implementering af SDNv3 blev igangsat. Den overordnede tids- og implementeringsplan er: Afklaringsfasen (dec jan. 2017): netværket designes og godkendes, og udstyr bestilles Implementeringsfasen (feb. - mar. 2017): netværket bygges med bl.a. installation af udstyr i datacenter og installation af udstyr på 30 lokationer med SDN MPLS Side 3

4 Test- og overtagelsesfasen (mar. 2017): netværket afprøves, og idriftsættelse godkendes Driftsfasen (mar. 2017): forvaltning af netværket planlægges med bl.a. driftshåndbog, månedsrapporter, overvågning, revision af beredskabsplan Der er ikke indløbet klager med opsættende virkning for implementeringen af ny SDNdriftskontrakt. Implementeringen af SDNv3 forløber planmæssigt. Afklaringsfasen er afsluttet. Implementeringsfasen er igangsat med fokus på organisationer med SDN MPLS-forbindelser. Det er eksempelvis regionerne, Sundhedsplatformen og visse IT-leverandører, herunder KMD, der gennemstiller kommunerne til SDN. Der laves en pilotopsætning hos en enkelt lokation. Implementeringen af ny driftskontrakt har fokus på mindst mulig forstyrrelse af organisationerne via bl.a. præfiguration og gradvis skift og test af komponenterne. Forstyrrelsen vil være størst for organisationer med SDN MPLS. Her skal leverandøren ud på lokationerne og skifte og installere udstyr. Disse udgør således også den aktuelt største risiko for tidsplanen, da logistikken og installationen skal koordineres og aftales. Implementeringen af ny SDN-driftskontrakt er organiseret med en styregruppe og en projektgruppe. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager orienteringen vedr. implementeringen af ny SDN-kontrakt til efterretning. c. Status på indgåelse af databehandleraftaler for SDN (beslutning) MedComs styregruppe orienteres om status på indgåede databehandleraftaler og revision af aftalegrundlaget for SDN. MedComs styregruppe er på møde den 22. juni, 6. oktober og 28. november 2016 orienteret om status på databehandleraftaler. MedCom har efter styregruppemødet den 28. november 2016 igen kontaktet samt skærpet dialogen over for organisationer og itleverandører, der manglede at indgå aftaler med MedCom. MedComs styregruppe drøftede på møde den 28. november 2016 timing for revision af aftalekomplekset i relation til ny SDN-driftskontrakt. en var et behov for at se revisionen i forhold til et muligt fællesoffentligt arbejde om databehandleraftaler. På møde i den nationale bestyrelse for sundheds-it den 1. februar 2017 blev det besluttet at igangsætte udarbejdelsen af en fællesoffentlig skabelon for databehandleraftaler. Det var Sundhedsdatastyrelsen, som rejste sagen på baggrund af MedComs styregruppemøde. Målet er godkendelse af skabelonen i den nationale bestyrelse for sundheds-it den 27. september Dette betyder, at aftalekomplekset for brugen af MedComs fællesoffentlige løsninger (SDN, VDX og KIH) vil blive omfattet af denne generelle fællesoffentlige indsats med databehandleraftaler jf. beslutning på styregruppemøde. Side 4

5 Det betyder endvidere, at det nye aftalekompleks for SDN ikke vil være revideret pr. 1. april 2017, når den nye SDN-driftskontrakt træder i kraft. Derfor er der behov for at undersøge, hvilke ændringer der er nødvendige for også at gælde efter 1. april På nuværende tidspunkt er der indgået 89 af 97 aftaler, jf. bilag 4.c.1. De manglende aftaler fordeler sig på: 3 leverandører 3 regioner 1 udenlandsk forbindelse 1 statslig institution MedCom modtog henvendelse fra Region Sjælland, Region Hovedstaden, Region Midtjylland og Region Syddanmark den 9. februar Regionerne skriver, at de vil underskrive det foreliggende aftalegrundlag under forudsætning af, at MedCom forpligtiger sig til at genbesøge specifikke emner under revisionen af aftalegrundlaget. MedCom sendte svar retur den 10. februar I processen med organisationerne er indkommet ønsker til ændringer til aftalekomplekset. Aktuelt har disse primært kunnet håndteres mellem den enkelte tilsluttede part og Med- Com. Det største kritikpunkt er fremkommet til den version af aftalekomplekset og databehandleraftalen, som søger at håndtere kædeansvaret. Kædeansvaret består i, at en leverandør eksempelvis en lægesystemleverandør gennemstiller til SDN på vegne af sine kunder dvs. de alment praktiserende læger (de dataansvarlige) eller KMD, som gennemstiller til SDN på vegne af kommunerne. I denne version fordres leverandøren at underskrive på vegne af de dataansvarlige og bygger således på en forudsætning om, at leverandøren har en databehandleraftale med sine kunder med en instruks om, at de bl.a. må gennemstille til SDN. Det er dog MedComs opfattelse, at håndteringen af kædeansvaret er en generel problemstilling, som med fordel kan spilles ind i den fællesoffentlige indsats og ses i sammenhæng med, at PLO er ved at udvikle fælles retningslinjer for de praktiserende lægers databehandleraftaler med lægesystemleverandørerne og nationale services. Det er derfor MedComs samlede opfattelse, at en revision af aftalekomplekset for SDN med fordel kan afvente det fællesoffentlige arbejde om databehandleraftaler. I mellemtiden arbejder MedCom med de øvrige komponenter i det eksisterende aftalekompleks for SDN: revision af tilslutningsaftalen, som regulerer de kommercielle forhold med økonomi, ansvarsgrænser og support, afklaring i bl.a. SDN-brugergruppen af konsekvenserne af at udelade den eksisterende informationssikkerhedspolitik for SDN Det indstilles, at MedComs styregruppe tager status vedr. indgåelse af databehandleraftaler og revision af aftalekomplekset for SDN til efterretning, godkender, at MedCom fortsætter dialogen med de leverandører og organisationer, som mangler at indgå tilslutnings- og databehandleraftaler, godkender, at ny opdateret status forlægges MedComs styregruppe på møde den 21. juni 2017, Side 5

6 godkender, at næste revision af aftalekomplekset for SDN omfattes af en generel fællesoffentlig indsats om databehandleraftaler. Bilag til punkt 4.c Bilag 4.c.1 Liste over indgåede databehandleraftaler d. Status på handlingsplan i svar på Rigsrevisionens kritik af styringen af ITsikkerheden i SDN (beslutning) MedComs styregruppe forelægges som et fast punkt status på handleplanen, der er udarbejdet på baggrund af Rigsrevisionens kritiske it-revision af it-sikkerheden for SDN. Rigsrevisionen udarbejdede i okt.-nov en revision af MedComs systemforvaltning af SDN i et it-sikkerhedsperspektiv. På baggrund af Rigsrevisionens it-revision og anbefalinger blev udarbejdet et svar med handleplan med afsæt i ISO Handleplanen blev godkendt af MedComs styregruppe den 12. februar 2016, og status på handleplanen er behandlet løbende på styregruppemøder. Arbejdet med handlingsplanens gennemførelse skrider fortsat planmæssigt frem. Et udestående er udarbejdelse af alle relevante procedurer under de enkelte prioriterede politikområder, jf. bilag 4.d.1. Målet er, at disse udarbejdes i foråret 2017, mens efteråret 2017 vil have fokus på implementering. I bilag 4.d.2 kan ses sammenhæng mellem Rigsrevisionens anbefalinger og politikområder. Der er udarbejdet et nyt statusark, som følger op på etablering og implementering af relevante politikker ifm. ISO27001-arbejdet hos MedCom, jf. bilag 4.d.3. MedComs styregruppe skal godkende informationssikkerhedspolitikken, som udgør den overordnede ramme og målsætning for informationssikkerheden i MedCom. Øvrige politikområder godkendes af MedComs ledelse, jf. bilag 4.d.4. Formålet med informationssikkerhedspolitikken er at understøtte en sikker anvendelse af SDN, VDX og KIH-databasen efter en fastlagt styring af informationssikkerheden, så data beskyttes mod brud på fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden. Informationssikkerhedspolitikken dækker MedComs systemforvaltningsansvar for Sundhedsdatanettet (SDN), videoknudepunktet (VDX) og Klinisk Integreret Hjemmemonitorering databasen (KIH-databasen) samt de interne it-systemer, som anvendes i MedComs opgave som systemforvalter. Informationssikkerhedspolitikken har været udsendt med dagsorden i SDN- og VDXbrugergruppemøderne. Informationssikkerhedspolitikken er søgt alignet med RSIs informationssikkerhedspolitik. Det indstilles, at MedComs styregruppe godkender status på handleplanen for SDN, godkender opfølgningskoncept på implementering af politikker og procedurer via revideret statusark, godkender MedComs informationssikkerhedspolitik. Side 6

7 Bilag til punkt 4.d Bilag 4.d.1 Status på handleplan Bilag 4.d.2 Oversigt med sammenhæng mellem Rigsrevisionens anbefalinger og politikområder Bilag 4.d.3 Status for udarbejdelse af politikker Bilag 4.d.4 Udkast til informationssikkerhedspolitik 5. Drøftelse af MedCom11 proces, v. Lars Hulbæk (beslutning) MedCom10 projektperioden slutter ved udgangen af Styregruppen efterspurgte på styregruppemødet 28. november 2016 forslag til processen for fastlæggelse af arbejdsprogrammet for MedCom11, dækkende perioden I forbindelse med MedCom10-planlægningen besøgte MedCom: MedComs formandsskab Sundhedsdatastyrelsen RSI sekretariatet KL KKR digitaliseringsnetværket PLO/PL-Forum De 5 regioner med udvalgte samarbejdskommuner RLTN sekretariatet Sundhed.dk Danske Patienter MedCom10 koordineringsgruppen Det er MedComs forventning, at MedComs arbejdsprogram igen påvirkes af bestillinger fra flere sider, herunder: økonomiaftaler med regioner og kommuner sundhedsaftaler mellem regioner og kommuner RSI pejlemærker fælleskommunale IT handlingsplaner overenskomstaftaler på praksisområderne opfølgning på aktiviteterne i MedCom10 MedCom laver et overblik over, hvilke MedCom10-projektet og aktiviteter som rækker ind i MedCom11 og planlægger samtidig i lighed med tidligere år at gennemføre en besøgsrunde hos MedComs ejerkreds og samarbejdsparter, for at få status på samarbejdet med MedCom forslag til aktiviteter i MedCom11 arbejdsprogrammet input til den praktiske gennemførelse af allerede prioriterede MedCom11 aktiviteter fra nationale aftaler Det indstilles, at MedComs styregruppe godkender, at planlægningen af besøgsrunde med ovenstående parter efter sommerferien 2017 igangsættes, at der afholdes et prioriteringsseminar i MedComs styregruppe 6. november 2017, hvor styregruppen specifikt tager stilling til arbejdsprogrammet samt diskuterer governance i forhold til MedComs standarder, Side 7

8 at arbejdsprogrammet kommer på dagsordenen i den Nationale Bestyrelse for Sundheds-IT d. 29. november 2017 og endelig godkendes i MedComs styregruppe d. 13. december Henvisning til kommunal forebyggelse: Drøftelse af tidsplan, v. Lars Hulbæk (beslutning) Sundhedsstyrelsen (SST) har i samarbejde med Danske Regioner, Kommunernes Landsforening (KL), Praktiserende Lægers Organisation (PLO), Dansk Selskab for almen medicin (DSAM) revideret retningslinjer for henvisning til kommunal forebyggelse fra sygehuse og praktiserende læger. MedComs styregruppe er tillagt opgaven med at fastlægge tidsplanen for den digitale understøttelse via revideret standard for henvisning og afslutningsnotat. MedComs styregruppe skal tage stilling til parternes tilbagemeldinger vedr. tidshorisont for implementering med henblik på tilbagemelding til SST. MedCom er i forbindelse med de reviderede retningslinjer for henvisning til kommunal forebyggelse blevet bedt om at forenkle standard for henvisning til kommunal forebyggelse samt epikrise fra kommunal forebyggelse, jf. bilag 6.4. Der er dokumenteret ny henvisning til kommunal forebyggelse (XREF15) og afslutningsnotat fra kommunal forebyggelse (XDIS15), jf. bilag 6.2 og 6.3. Det rådgivende udvalg for standarder og arkitektur (RUSA) har tiltrådt begge standarder i oktober Sundhedsstyrelsen har oprindeligt udtrykt en forventning om, at den tekniske implementering af XREF15 og XDIS15 er godt i gang med udgangen af Parterne kan af praktiske hensyn ikke tilslutte sig denne tidshorisont. Der er udbud i gang på Henvisningshotellet, hvor Region Syddanmark er System- og Forvaltningsansvarlig. Alle henvisninger håndteres af Henvisningshotellet, hvorfor henvisningshotellet skal kunne XREF15 som den første leverandør. Projektet er afhængigt af, at XREF15 udvikles i både det nuværende og fremtidige henvisningshotel. Det vil eliminere en stor risiko for projektet, hvis udbuddet for henvisningshotellet skulle blive forsinket. Region Syddanmark oplyser, at den nuværende leverandør kan implementere XREF15 i Region Syddanmark indstiller dette til Forretningsstyregruppen for Henvisningshotellet, der mødes 2. marts Det er dog en udfordring, at bestilling på XREF15 i henvisningshotellet skal indarbejdes i eksisterende roadmap og budget for både aktuelle løsning og kommende løsning efter udbud. Det foreslås derfor, at omkostningen til udvikling af XREF15 i Henvisningshotellet dækkes af MedComs reservepulje indenfor en ramme på kr. Godt halvdelen af kommunerne er på vej i EOJ-udbud. KL har på denne baggrund meddelt, at de først er klar til den tekniske implementering medio PLO og PL-Forum har meddelt, at de følger kommunernes tidsplan. Danske Regioner har igangsat proces i IT5 om regionernes muligheder for at overgå til den nye henvisningsstandard i EPJ-systemerne med henblik på tilbagemelding til MedComs styregruppe. Udviklingen i sygehusenes EPJ kan foretages i den enkelte regions roadmap og behøver ikke nødvendigvis ske i en koordineret proces. Regionerne har således mulighed for at fortsætte den nuværende praksis i en aftalt overgangsperiode, jf. bilag 6.1. Side 8

9 Det foreslås, at den tekniske implementering sker successivt over en periode på fem måneder, dvs. fra 1. maj sep Kommunerne: Den realistiske tidshorisont for implementering er ifølge KL og EOJ leverandører medio PLO/PL-Forum: Praksissektoren vil ifølge PLO og PL-Forum implementere de nye standarder samtidigt med kommunerne medio Regionerne/EPJ: Danske Regioner har igangsat proces i IT5 om regionernes muligheder for at overgå til den nye henvisningsstandard med henblik på tilbagemelding til MedComs styregruppe. Udviklingen i sygehusenes EPJ kan foretages i den enkelte regions roadmap og behøver ikke nødvendigvis ske i en koordineret proces. Henvisningshotellet: Region Syddanmark oplyser, at den nuværende leverandør kan implementere XREF15 i Implementeringstid er af leverandøren estimeret til 8 uger fra bestillingstidspunkt. Det indstilles til MedComs styregruppe, at omkostningen til udvikling af XREF15 i Henvisningshotellet dækkes af Med- Coms reservepulje indenfor en ramme på kr., at tidsplanen for teknisk implementering i kommuner og almen lægepraksis sker successivt fra 1. maj 30. sep. 2018, at ovenstående tidsplan for regionernes udvikling af XREF15 og XDIS15 i EPJ godkendes. Bilag til punkt 6 Bilag 6.1 Eksisterende praksis i regioner Bilag 6.2 Dokumentation af XREF15 Bilag 6.3 Dokumentation af XDIS15 Bilag 6.4 Opgavebeskrivelse fra Sundhedsstyrelsen 7. FMK på det specialiserede socialområde og misbrugsområdet, v. Lars Hulbæk (orientering) Den Nationale Bestyrelse for Sundheds-it tiltrådte d. 2. februar 2017 en indstilling til KL om, at MedCom påtager sig opgaven med stimuleret udbredelse af FMK på social- og misbrugsområdet. Arbejdet skal finansieres af de 0,9 mio. kr., der i MedComs budget blev afsat af styregruppen på mødet den 22. juni 2016 til at styrke MedComs eksisterende FMK aktiviteter. Styregruppen orienteres om opgavens indhold og omfang. Regeringen, KL og Danske Regioner aftalte i økonomiaftalen for 2016 at afsætte 0,5 mio. kr. til en analyse af barriererne for at udbrede FMK på social- og misbrugsområdet. Analysens resultater blev forelagt den National Bestyrelse for Sundheds-it på møde den 30. november Samtidig blev det aftalt, at KL ville gå i dialog med parterne om den videre proces for udbredelse af FMK på de to områder. På baggrund af dialog mellem KL og MedCom forelagde Den Nationale Bestyrelse for Sundheds-it på møde den 2. februar 2017 et forslag til godkendelse om at igangsætte aktiviteter i regi af MedCom til at understøtte udbredelse af FMK på social- og misbrugsområdet. Side 9

10 Midlerne vil blive udmøntet til følgende aktiviteter: at der gennemføres aktiviteter med henblik på at opnå, at læger på misbrugsområdet registrerer udleveret medicin i FMK fra første kontakt med patient. Dette skal håndteres i FMK og handler alene om arbejdsgange og registreringspraksis. at den nuværende kommunikation og information om FMK evalueres med bosteder og misbrugsområdet for øje, og at der på denne baggrund igangsættes aktiviteter med henblik på at gøre information om FMK og erfaringer med FMK mere synlig og aktiv. at der faciliteres netværksaktiviteter med henblik på at dele erfaringer og læring imellem institutioner. at det vurderes, på hvilke områder, det kan give størst nytte at levere værktøjer og evt. sparring i form af fx implementeringsplaner, modeller for organisering af medicinopgaver, arbejdsgange, etc. således at institutionerne kan få mere direkte og aktiv hjælp og ikke skal starte forfra, når man skal implementere FMK. at der etableres et overblik over eksisterende relevante it-systemer og deres FMK parathed, således at institutioner, som ér eller skal i gang med en systemudskiftning, har et godt grundlag at vurdere deres systemanskaffelse på. Den Nationale Bestyrelse for Sundheds-it havde følgende opmærksomhedspunkter, der skal tages højde for i initiativet: De regionale sociale institutioner skal huskes i implementeringen MedCom har kontaktpersoner til alle institutioner både regionale og kommunale og alle vil blive inviteret til at deltagelse på de forventede netværksmøder Der skal løbende monitoreres på udbredelsesgrad I implementering af FMK på det traditionelle ældreområde kunne man måle på, hvor mange kort der var hentet ned fra FMK i den enkelte kommune. Det kan ikke måles i dette projekt, da man her vil have behov for at kunne identificere den enkelte institution og det er ikke muligt i dag. I projektet vil man kun kunne identificere den enkelte kommune. Der vil derimod kunne måles på, hvilke at de institutioner der findes, der har implementeret FMK, men ikke hvor mange kort den enkelte institution har hentet ned. Det ikke er et ØA-projekt med mål om fuld udbredelse MedCom er opmærksom på, at der ikke stilles krav om ibrugtagning af FMK, og at målet dermed ikke kan være fuld udbredelse på alle institutioner. MedCom er dog også opmærksomme på, at der alligevel skal være et mål at gå efter. Det forventes, at MedCom kan komme et realistisk mål, når de første netværksmøder er afholdt. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager orienteringen vedr. indhold og omfang af opgaven ifm. udbredelse af FMK på social- og misbrugsområdet til efterretning. 8. Status på implementering af Genoptræningsplan, v. Dorthe Skou Lassen (beslutning) MedComs styregruppe drøftede på mødet den 28. november 2016 tidshorisonten for afslutning af implementeringen af genoptræningsplaner. Endelig efterspurgte styregruppen en erfaringsopsamling på forløbet med henblik på læring i forhold til fremtidige projekter, der indebærer implementering af MedCom standarder efter fælles tidsplan. Side 10

11 Aktuel status forelægges og styregruppen bedes tage stilling til løsningsforslag til håndtering af udeståender efter implementeringen. På baggrund af regeringsudspillet Bedre kvalitet og samarbejde opfølgning på kommunalreformen, juni 2013 ønskede regeringen at øge fagligheden i genoptrænings- og rehabiliteringsindsatsen. Som følge af dette, blev bekendtgørelse om genoptræningsplaner og om patienters valg af genoptræningstilbud efter udskrivning fra sygehus samt vejledning om genoptræning og vedligeholdelsestræning revideret. Ikrafttrædelsesdato for bekendtgørelse og tilhørende vejledning blev fastsat til 1. januar Udveksling af genoptræningsplaner skal fortsat være digital. Ændringerne i bekendtgørelsen medførte et behov for en ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner. I perioden har kommuner, regioner og it-leverandørerne i samarbejde med MedCom, KL og Danske Regioner derfor dokumenteret og implementeret en ny version af MedComs standard for genoptræningsplaner. Den nye vejledning indeholdt ny aftale for, hvilke information der skal oplyses i en genoptræningsplan. Samtidig skulle regioner og kommuner arbejde med nye niveauer for genoptræning. SUM og SST ønskede digital understøttelse per 1. oktober Organisatorisk implementering blev varetaget af regioner og kommuner via deres sundhedsaftale samarbejde. 3. generation af sundhedsaftaler trådte i kraft samtidig. Digital understøttelse blev varetaget af MedComs G-GOP implementeringsgruppe, Med- Coms standardteam og en nationale koordinationsgruppe nedsat af SUM. Status og erfaringsopsamling Alle regioner og alle 98 kommuner er i drift med G-GOP. CSC har nu kun fem kommuner samt enheden for social omsorg i Københavns kommune, som anvender den midlertidige e-dico løsning. Flere af disse kommuner bliver opdateret de kommende uger. Aktuel status for implementeringen er, at de praktiserende lægers modtagelse af genoptræningsplaner er håndteret. MedCom har således på møde med PLO-forum d. 10. januar 2017 aftalt, at praksissystemerne opdaterer med G-GOP modtagelse i SOR-EDI. Endvidere kan lægesystemleverandørerne begynde at implementere G-GOP format i løbet af Som beskrevet i erfaringsopsamlingen (bilag 8.1) har det overordnet været en udfordring for kommuner, regioner og it-leverandørerne, at de med kort varsel skulle medtage ny opgaver i eksisterende roadmaps for deres it-systemer, da både budgetter og udviklingsplaner allerede var vedtaget i den enkelte organisation. Førend digital understøttelse kunne gennemføres skulle der foretages følgende processer: 1. Dataindhold på konkret niveau i standard fastlægges i endelig version i samarbejde med regioner, kommuner, interesseorganisationer, it-leverandører samt styrelse og ministerium. 2. Når endelig version foreligger, kan der aftales endelig version af udviklingsog implementeringsplaner. 3. Herefter gennemføres udvikling, test, certificering og implementering hos 5 regioner, 98 kommuner og 11 it-leverandører. Anbefaling - fælles tidsplaner fra et initiativs start Fælles tidsplaner fra et initiativs start vil give fælles indsigt og koordinering mellem organisatorisk og digital understøttelse. Tidsplanerne kan undervejs justeres via en national koordineringsgruppe. Når et projekt er afsluttet nedlægges den nationale koordineringsgruppe. Side 11

12 Udestående efter implementering a. Vedhæftede filer er et tilbagevendende emne. En del data kan kopieres ind i G- GOP men samtidig er der et indbygget paradoks i forhold til lovligheden ved at kopiere andre fagpersoners notater. Der er fortsat behov for at kunne vedhæfte testskemaer. b. Aktuelt gennemføres opfølgning på erfaringer med implementering og anvendelse af G-GOP. Der er udsendt lille spørgeskema til G-GOP implementeringsgruppen. Da flere parter ønsker at foretage grundigere opfølgning lokalt samtidig med dataindsamling til MedCom, er svarperioden forlænget fra 10. februar frem til d. 24. februar c. En GOP per forløb er af regioner og kommuner gennem flere år blevet rapporteret som svær at overholde i det kliniske workflow. Udfordringen kan ikke løses via kommunikationsstandarden, men da emnet fylder meget i den kliniske hverdag, har MedComs Implementeringsgruppe for G-GOP ifm. implementeringsarbejdet genrapporteret emnet til SST og SUM. Der afventes tilbagemelding fra SUM. sforslag til håndtering af udeståender efter implementeringen MedCom anbefaler, at der fra et initiativs start udarbejdes tidsplan, som omfatter samtlige processer. Dette arbejde kan koordineres af en ad hoc national gruppe, som medinddrager alle relevante processer indenfor lovgivning, sundhedsfaglige behov, organisatoriske processer og digitale processer. MedCom fortsætter kortlægning af behov og løsningsscenarier for data, der udveksles i forbindelse med GOP, og fremlægger løsningsforslag for styregruppen ultimo Interesseorganisationer og myndigheder overtager og fortsætter dialogen omkring en GOP per forløb. Det indstilles, at MedComs styregruppe tager status vedr. implementering af genoptræningsplaner til efterretning, godkender ovenstående løsningsforslag til håndtering af udeståender efter implementeringen. Bilag til punkt 8 Bilag 8.1 Notat Fra DGOP til G-GOP 9. Modernisering af MedCom-kommunikation v. Lars Hulbæk (orientering) MedComs styregruppe efterspurgte på mødet den 28. november 2017 et overblik over moderniseringsaktiviteter vedr. MedCom-kommunikation med afsæt i målsætningerne for MedCom10. Styregruppen orienteres om aktuel status og særlige opmærksomhedspunkter. MedCom kommunikationen bestod oprindeligt kun af EDIFACT-beskeder udvekslet via det kommercielle VANS-net. I takt med den teknologiske udvikling og fællesoffentlige beslutninger er der løbende gennemført moderniseringer. Den historiske udvikling er overordnet beskrevet i bilag 9.1. MedComs standarder anvendes således i den danske sundhedssektor på fire forskellige måder, der pt. sameksisterer parallelt: EDI/OIOXML beskeder sendes via VANS (fx epikriser og genoptræningsplaner) EDI sendes til central database, hvorfra der videresendes (fx henvisningshotellet) OIOXML udstilles via webservice på Sundhedsdatanet (SDN) (fx laboratoriesvarportalen) Side 12

13 OIOXML/HL7 uploades/downloades via central database (fx hjemmemonitoringsdata) Formålet med MedComs moderniseringstiltag i perioden er fastlagt i MedComs styregruppe og den Nationale Bestyrelse for Sundheds-it ultimo Formålet afspejler en afvejning mellem de strategiske infrastrukturvalg hos parterne og MedComs muligheder for at bidrage med praktisk input til de overordnede beslutninger. Fællesoffentlige referencearkitekturer og strategiske initiativer vedr. deling af sundhedsdata peger fremadrettet på nye internationale standarder, herunder ikke mindst HL7. For at sikre koordineret ibrugtagning og national udbredelse af de nye, fælles standarder, er det imidlertid nødvendigt også at fokusere på fælles beslutninger om de(n) fælles infrastruktur(er), der anvendes af parterne til deling af data. Målsætningen for modernisering af MedCom kommunikation i perioden omfatter derfor både standarder og infrastruktur og indebærer, at anvise og afprøve migreringsveje til online-dataudveksling for at give praktisk input til fællesoffentlige beslutninger om bedre at kunne understøtte et samarbejdende sundhedsvæsen med kortvarige sygehusforløb anvise og afprøve migreringsveje til overgang til nye standarder, der kan sikre hurtigere implementering, øget fleksibilitet, lettere versionsskifte, bedre overblik, forbedret bilagshåndtering og understøttelse af innovation, for at give praktisk input til fællesoffentlige beslutninger om ibrugtagning af moderne internationale standarder beskrive set up for automatisk brugerafhængig konvertering mellem EDI/XML/HL7 Herudover bidrager MedCom aktivt til det nationale arbejde med anvisning og afprøvning af IT arkitektur til understøttelse af komplekse patientforløb, forankret i Sundhedsdatastyrelsen. Konkret skal MedCom inden udgang af 2017 anvise og afprøve: Online Webservice upload af laboratorierekvisitioner til WebReq (Udestår) Online Webservice download af laboratoriesvar fra laboratoriedatabank (Pågår) Online Webservice upload/download af henvisninger på henvisningshotel (Afventer udbud af henvisningshotel) Sammenhæng mellem KOMBIT beskedfordeler og VANS på kommuneområdet (Udestår) Brobygning mellem OIOXML/Den gode webservice og HL7 CDA/XDS i KIHdatabasen (Gennemført) Beskrive set up for automatisk brugerafhængig konvertering mellem EDI/XML/HL7 (Udestår) Overordnet status på de enkelte delaktiviteter er angivet i parentes herover og er uddybet i bilag. MedComs HL7-standarder for opsamling og deling af hjemmemålinger og spørgeskemabesvarelser indgår aktuelt i den nationale infrastruktur for telemedicin, hvor data opsamlet lokalt fremadrettet kan deles via NSP og SDN og vises i parternes journalsystemer og for borgeren selv på Sundhed.dk. Deling af patientens aftaler med sundhedsvæsenet indgår i delprojekt under det nationale initiativ Digital understøttelse af patienter i komplekse tværgående forløb. Side 13

14 HL7 er således indtil videre alene taget i brug på nye områder, hvor der ikke i forvejen er etableret digital datadeling. Den traditionelle MedCom-kommunikation udveksles fortsat hovedsagligt via det kommercielle VANS-net, idet der dog i stigende omfang etableres online udveksling af MedCom-standarderne ved brug af webservices via SDN. Samlet set har MedComs standarder gennemgået en løbende modernisering i takt med internationale tendenser og nationale beslutninger. MedCom kan således anno 2017 levere standarder i formaterne EDIFACT, OIOXML, HL7/CDA og HL7/FHIR. Fremadrettede og fælles beslutninger om infrastruktur(er) til brug for udveksling af MedCom standarderne udestår imidlertid og skal træffes i lyset af en række igangværende initiativer: Generel fællesoffentlig infrastruktur til brug for digital post Fælleskommunal KOMBIT-infrastruktur Den fællesregionale vision om XDS-infrastruktur på sundhedsområdet Praksissektorens brug af fælles datahoteller med sundhedsdata Fælles nationale services på sundhedssektorens NSP De østdanske regioners implementering af Sundhedsplatformen Indstilling Det indstilles, at MedComs styregruppe tager orienteringen vedr. moderniseringsaktiviteter vedr. MedComkommunikation til efterretning. Bilag til punkt 9 Bilag 9.1 Notat om status på modernisering af MedCom kommunikationen 10. Status på MedCom10, v. Lars Hulbæk (orientering) I den samlede opfølgning på MedCom10 efterspurgte styregruppen på mødet den 28. november 2016 fremhævelse af de prioriterede projekters: vigtigste risici vigtigste opnåede milepæle siden sidste styregruppemøde vigtigste milepæle i nærmeste fremtid Til orientering for MedComs styregruppe gives overblik over status på MedCom10- projekterne og de af styregruppen prioriterede basisaktiviteter. Den overordnede status på MedComs 10-projekter er gengivet herunder, hvor væsentlige risici, opnåede milepæle samt fremtidig milepæle er angivet, jf. tabel 2. Detaljer samt status på basisaktiviteter findes i bilag Side 14

15 Tabel 2. Overordnede status på MedCom10-projekter Projekt Status Bemærkninger Telemedicinsk modning/pro (MaTIS) Opfølgning på prøvesvar i lægepraksis PRO i almen lægepraksis IT understøttelse af forløbsplaner Blanketter og journaludtræk i praksissektoren Genoptræningsplan Risiko: Landsdelsprogrammerne tager ikke MaTIS infrastruktur og komponenter i brug mens MaTIS holder åbent (indtil juni 2018). Opnåede milepæle: End-2-end test og teknisk/klinisk afprøvning er gennemført. Fremtidige milepæle: Overlevering af MaTIS infrastruktur til Landsdelsprogrammerne afholdelse af event 5. april Risiko: Regioner forsinkes. Opnåede milepæle: Alle lægesystemer er opdaterede med løsningen. Fremtidige milepæle: Alle laboratoriesystemer har implementeret løsningen. Risiko: Frivilligt om alment praktiserende læger ønsker at tage PRO og WebPatient i brug. Kun 19 pct. udbredelse i Opnåede milepæle: Indgået samarbejdsaftale med de regionale datakonsulenter (DKO) om udbredelsen af WebPatient i egen region. Fremtidige milepæle: Produktion af instruktionsfilm og vejledninger/informationsmateriale. Risiko: At den pressede tidsplan ikke kan overholdes og projektet dermed bliver vanskeligt at evaluere. Opnåede milepæle: At den tekniske løsning er implementeret og virker i XMO-lægesystem. Fremtidige milepæle: At de opkoblede læger og deres KOL-patienter tager for-løbsplanen i anvendelse. Risiko: Pilotafprøvning af FP-attester er igangsat samtidig med test og udrulning hos de deltagende lægesystemer. Opnåede milepæle: Pilotafprøvning af FP-attester igangsat. Fremtidige milepæle: Standarden for Den Dynamiske Blanket (DDB) version 1.1 klar i udkast. Risiko: Der er ikke fundet en endelig løsning på vedhæftede filer. Opnåede milepæle: Certificering af ny kommunal leverandør. Projektet overgået til drift. Kun opfølgningsopgaver tilbage. Fremtidige milepæle: Opsamling på overgang til drift. Side 15

16 Hjemmeplejesygehusstandarder a. Versionsopdatering b. Analyse af beskedbaseret kommunikation mellem kommuner og sygehuse på akut og ambulant området. Fælles Medicin Kort Fælles Sprog III Henvisning til kommunal forebyggelse Risiko: a) Forsinkelse i versionsopdatering hos regioner og kommuner, b) Manglende konsensus om resultat af analyse. Opnåede milepæle: a) Yderligere 15 af i alt 26 CSC kommuner opdateret til version 1.0.3, b) Analyse af beskedbaseret kommunikation på ambulant og akutområdet er gennemført. Fremtidige milepæle: a) De sidste 3 CSC kommuner kommer på version 1.0.3, b) Konkretisering af beslutningsgrundlag vedr. initiativer på baggrund af analysens konklusioner. Risiko: At vi ikke får viden om udfordringer og ukorrekt brug af FMK. Opnåede milepæle: At FMK-roadmap er godkendt. Fremtidige milepæle: Afholdelse af ny end-2-end test i Q2. Risiko: Forsinkelse i pilotkommuner + effekt af 48 kommuner i udbud, MedCom er afhængig af korrigerende handling hos øvrige parter. Opnåede milepæle: XML standard + testprotokoller leveret. 1.trin i organisatoriske mobilisering gennemført. Fremtidige milepæle: Gennemførsel af midtvejsevaluering og opfølgning på denne. Risiko: At henvisningshotellet ikke kan XREF15, som de første, hvilket er en forudsætning for, at henvisninger kan sendes. Opnåede milepæle: Tidsplanen er klar til beslutning. Fremtidige milepæle: Gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse på den dynamiske kommunehenvisning. Følger plan i forhold til hovedmilepælene Ved korrigerende handlinger muligt igen at følge planen i forhold til hovedmilepælene Selv ved korrigerende handlinger ikke muligt igen at følge plan i forhold til hovedmilepælene Det bemærkes, at projektet Hjemmepleje-sygehus standarder er tæt på at færdiggøre analyse af beskedbaseret kommunikation mellem kommuner og sygehuse på akut og ambulant området. Analysens konklusioner og anbefalinger foreligger til næste møde i MedComs styregruppe. Opmærksomheden henledes herudover på basisaktiviteten Standarder, test og certificering. Siden sidst er MedComs andel af Sundhedsdatastyrelsens katalog over gældende IT standarder på sundhedsomårdet opdateret og tiltrådt i RUSA. Endvidere bemærkes, at det nye kommunale system Columna Cura den 12. januar 2017 blev testet og MedCom certificeret den 23. januar 2017 i brugen af 12 MedCom standarder. Århus kommune implementer Cura marts og Københavns kommune implementerer Cura maj Test forløbet blev gennemført hurtigt og effektivt. Den praktiske del af testen kunne gennemføres for alle 12 standarder samme dag og opfølgning blev foretaget i løbet en uge. IT-leverandøren Systematic var velforberedt, havde stor indsigt i MedComs materiale og kom med konstruktiv feedback til MedCom for mindre rettelser og præciseringer i MedComs dokumentation. Side 16

17 Endelig er lægesystemet XMO og sygehus EPJ systemet Cosmic blevet MedCom certificeret i anvendelsen af MedComs HL7/CDA standarder til håndtering af hjemmemålinger og spørgeskemadata, til brug i forbindelse med den forestående nationale udbredelse af telemedicin til KOL patienter i eget hjem. Det forventes, at telemedicin udbredelsen vil medføre efterspørgsel fra regioner og kommuner om justeringer til MedComs standarder for henvisning og korrespondancemeddelelser. Det indstilles til MedComs styregruppe, at orienteringen vedr. status på MedCom10-projekter tages til efterretning. Bilag til punkt 10 Bilag 10.1 Monitorering pr. februar Regnskabsvurdering v. Jan Petersen (beslutning) MedComs styregruppe forelægges regnskabsvurdering for MedCom10 pr. 31. december Regnskabsvurderingen viser, at det overordnede forbrug i den forløbne MedCom10 periode udgør 41 pct., modsvarende at der er forløbet 50 pct. af perioden. Der er imidlertid stor variation i forbrugsprocenterne. Dette beror især på, at nogle underaktiviteter endnu ikke har haft finansielt afløb, fx Modernisering af MedCom kommunikationen, EDI kvalitetssikring, Fællessprog III implementering. Der er imidlertid netop på disse områder tilført nye personaleressourcer, hvorfor der er sikret afløb for disse budgetposter. Genoptræningsplan og hjemmepleje-sygehuskommunikation udviser store forbrugsprocenter som udtryk for at disse aktiviteter var planlagt til at afslutte allerede i Imidlertid er der fortsat væsentlig aktivitet i forhold til Hjemmepleje-sygehus. Dette relaterer til arbejdet med analysen af psykiatri/socialområdet i forhold til anvendelse af MedCom kommunikation. Justering af budgettet denne post afventer beslutning i MedComs styregruppe vedrørende eventuelt iværksættelse af aktiviteter relateret til analysen. Posten Husdrift og fællesudgifter udviser et forbrug på 31 pct. Imidlertid har nyansættelser betydet, at der har været behov for at leje ekstra lokaler i Forskerparken. Derfor vil forbruget på denne post vokse væsentligt i Det indstilles til MedComs styregruppe, at regnskabsvurderingen pr. 31. december 2016 godkendes. Bilag til punkt 11 Bilag 11.1 Regnskabsvurdering pr Eventuelt Side 17