Anbefalinger til HSU om AU s samarbejdsudvalgsstruktur

Transkript

1 Anbefalinger til HSU om AU s samarbejdsudvalgsstruktur I maj 2014 besluttede HSU at iværksætte en evaluering af AU s samarbejdsudvalgsstruktur med det formål at afdække det tværgående samarbejde ml. SU-niveauerne, sammenhængen til arbejdsmiljøorganisationen samt behov for udvikling af strukturen. HSU nedsatte en arbejdsgruppe med både leder- og medarbejderrepræsentanter, som fik til opgave at udarbejde forslag til proces for evalueringen samt bearbejdning af de indkomne evalueringssvar og komme med anbefalinger til strukturen. I november 2014 godkendte HSU evalueringsprocessen, som herefter blev igangsat i SU-systemet (HSU, FSU/ASU og LSU) med mulighed for inddragelse af arbejdsmiljøorganisationen, institutfora og andre relevante fora. Som supplement hertil blev der afholdt 5 fokusgruppeinterviews (ét på hvert fakultet og ét i Enhedsadministrationen) mhp. at supplere de skriftlige evalueringssvar. Arbejdsgruppen har behandlet 37 indkomne skriftlige evalueringssvar og input fra fokusgruppeinterviews. På baggrund af det omfattende evalueringsmateriale kan arbejdsgruppen generelt konkludere, at der ikke er behov for justering af de formelle rammer for samarbejdsudvalgsstrukturen på AU. Arbejdsgruppen har vurderet, at de udfordringer, som belyses i de skriftlige evalueringssvar, hovedsageligt relaterer sig til implementering af den gældende SU-struktur og SU-regler. Arbejdsgruppens anbefalinger tager derfor udgangspunkt i at forbedre og optimere praksis med det formål at sikre indflydelse og rettidig medinddragelse. Arbejdsgruppen har identificeret følgende 3 områder med behov for forbedring. Anbefalingerne nedenfor knytter sig til disse områder: a. Struktur, opgavefordeling og samarbejde med andre udvalg/fora b. Kommunikation og information c. Arbejdstilrettelæggelse Struktur, opgavefordeling og samarbejde med andre udvalg/fora Strukturen Det helt overordnede billede i evalueringen er, at den grundlæggende struktur (med tre SU-niveauer) er fornuftig ift. den organisering, der er på AU. Dog peger evalueringen på, at der er et behov for at tydeliggøre den differentiering, der er i SU-niveauernes opgavefokus og drøftelse af emner ift. hinanden. Det har særligt vist sig nødvendigt for det midterste niveau (FSU/ASU), som kan være vanskeligt at få til at fungere meningsfuldt ift. de to øvrige SU-niveauer. Med det formål at sikre tydelighed i de tre SU-niveauers opgavefokus

2 at grundstrukturen med tre SU-niveauer fastholdes, idet den afspejler AU s organisationsstruktur at tydeliggørelse af de tre SU-niveauers opgavefokus indarbejdes i AU s Samarbejdsaftale se tekstforslag nedenfor. Evalueringen viste endvidere, at nogle af de udfordringer, der opleves i forbindelse med SU-arbejdet, skyldes manglende kendskab til regelgrundlaget og de allerede eksisterende muligheder. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at der fra ledelsessiden opfordres til, at alle nye samarbejdsudvalgsmedlemmer leder- såvel som medarbejderrepræsentanter tager imod den uddannelse/kursus, som tilbydes. Opgavefordeling mellem de tre niveauer i samarbejdsudvalgsstrukturen Med det formål at tydeliggøre de tre SU-niveauers opgavefokus, jf. ovenfor, (herunder særligt FSU/ASU), at den nuværende oplistning af opgaver for hvert niveau i Samarbejdsaftale for AU erstattes af en generel henvisning til samarbejdsudvalgenes opgaver, som de fremgår af det til enhver tid gældende Cirkulære om aftale om Samarbejde og samarbejdsudvalg i staten. at HSU i Samarbejdsaftale for AU præciserer, hvordan det enkelte SU-niveau bør forholde sig til og arbejde med Samarbejdscirkulærets opgaver. Forslag til tekstpræcisering af AU s Samarbejdsaftale: Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) er det øverste samarbejdsorgan på AU og skal derfor have fokus på emner, der berører hele universitetet. HSU kan være initiativtager i forbindelse med udformning af politikker og retningslinjer gældende for hele AU. I det arbejde bør HSU sikre inddragelse af lokale synspunkter, ligesom der i forbindelse med implementeringen bør gives rum for lokale tilpasninger. HSU bør i forbindelse med høringer, inddragende processer o.lign. have fokus på, hvornår og hvordan de to øvrige niveauer i samarbejdsudvalgsstrukturen (FSU/ASU og LSU) mest hensigtsmæssigt inddrages og i hver sag tage stilling til, om FSU/ASU skal være en del af selve høringsprocessen. Udgangspunktet for inddragelse bør være at komme så tæt som muligt på den enkelte medarbejder. Fakultetssamarbejdsudvalgene (FSU) og Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) er de øverste samarbejdsorganer for det enkelte fakultet og for Enhedsadministrationen. Fokus for dette niveau er på de tværgående forhold på fakultetet/i Enhedsadministrationen. Dvs. at drøftelse af emner fra Samarbejdscirkulæret sker ud fra et fakultets-/enhedsadministrativt perspektiv. FSU/ASU-niveauet kan være initiativtager i forbindelse med udformning af politikker og retningslinjer gældende for fakultetet/enhedsadministrationen. I det arbejde bør FSU/ASU sikre 2

3 inddragelse af lokale synspunkter, ligesom der i forbindelse med implementering bør gives rum for lokale tilpasninger. FSU/ASU bør i forbindelse med høringer, inddragende processer o.lign. have fokus på, hvornår og hvordan LSU-niveauet mest hensigtsmæssigt inddrages. FSU/ASU-niveauet har mulighed for at bringe emner op i HSU til generel drøftelse. De lokale samarbejdsudvalg (LSU) er det niveau i AU s samarbejdsstruktur, som er nærmest medarbejderne. Fokus for dette niveau er på det konkrete og operationelle. Dvs. at drøftelse af emner fra Samarbejdscirkulæret sker ud fra et lokalt perspektiv i pågældende institut/center og vicedirektørområde/administrationscenter. Det betyder eksempelvis konkret udmøntning og implementering af overordnede politikker og retningslinjer, lokale drøftelser af økonomi, mål o.lign. LSU-niveauet har mulighed for at bringe emner op i hhv.fsu/asu og HSU til generel drøftelse. Samarbejdet mellem Samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg samt øvrige indflydelsesfora Evalueringen har ikke entydigt vist, at det alle steder vil give mening at sammenlægge samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Derfor at samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg som udgangspunkt holdes som separate udvalg. Dog kan der, hvor det giver mening, og hvis der er enighed om det i udvalgene, indgås aftale om, at sammenlægge de to udvalg under iagttagelse af gældende regler herfor. Se evt. 8Vejledning_WEB.p df. Hvor de to udvalg fortsætter med at være adskilte, at der afholdes fællesmøder efter behov mellem de to udvalg. Evalueringen har endvidere vist, at der er et særligt behov for koordinering af opgaver, drøftelse af emner og mødeafholdelse på tværs af de mange indflydelsesfora på AU. Mhp. at skabe mere tydelighed om tidspunktet for de tre SU-niveauers drøftelse af emner ift. hinanden at HSU udarbejder et årshjul med angivelse af de tre SU-niveauers tilbagevendende årlige opgaver at formandskaberne på de enkelte niveauer i SU-strukturen i samarbejde med arbejdsmiljøudvalg samt øvrige fora på samme niveau, fx akademisk råd, institutfora mv., udarbejder et årshjul og en årsplan i overensstemmelse hermed, hvor opgaver, emner og møder koordineres for indeværende år/valgperiode. 3

4 Kommunikation og information Information om samarbejdsudvalgenes arbejde Ift. information om samarbejdsudvalgenes arbejde viser evalueringen en efterspørgsel på tilgængelighed, rettidighed og relevans. I den forbindelse er et ønske om etablering af et egentligt intranet fremsat mange gange. Fordelene ved et intranet i denne forbindelse antages at være øget tilgængelighed og feed backmulighed samt, at dagsordener og bilagsmateriale ikke ville kunne ses udefra, ligesom det antages at give mulighed for løbende og transparent debat i samarbejdsorganisationen såvel som andre fora på AU. Evalueringen har også afdækket et behov for tydeliggørelse af, hvilket ansvar og opgaver der knytter sig til de enkelte roller i samarbejdsudvalget i relation til information og kommunikation om udvalgsarbejdet både internt i udvalgene såvel som til kollegaer, der ikke er medlem af et udvalg, og andre indflydelsesfora på AU. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at der stilles et velfungerende intranet til rådighed at HSU i skabelon til forretningsorden tilføjer følgende: 1. Formandskaberne får ansvar for at tydeliggøre samarbejdsudvalgets opgaver ift. andre fora. 2. Formandskaberne får ansvar for at koordinere drøftelse af sager/punkter, som er sammenfaldende med tilsvarende drøftelser i andre fora. 3. Formandskabet såvel som de øvrige medlemmer af et samarbejdsudvalg får ansvar for at informere om udvalgets arbejde. 4. Formandskabet såvel som de øvrige medlemmer af et samarbejdsudvalg får ansvar for at bidrage med punkter til dagsorden og i den forbindelse få input til udvalgets arbejde fra kolleger. 5. Alle samarbejdsudvalgsmedlemmer har pligt til at sætte sig ind i det relevante regelgrundlag. Evalueringen har endvidere vist, at der er et særligt behov for mere transparens og tydelighed om HSU s arbejde. Det er ikke alle steder en selvfølge, at information om HSU s arbejde når helt ned på LSU-niveauet. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at HSU etablerer et HSU-nyhedsbrev, som alle medarbejdere kan abonnere på. Nyhedsbrevet skal i kort form på dansk og engelsk orientere om udvalgets årsplaner, drøftelser og beslutninger at FSU/ASU/LSU orienterer om udvalgenes arbejde i lokale nyhedsbreve, så der også er transparent kommunikation på disse niveauer i SU-strukturen. Arbejdstilrettelæggelse Evalueringen har tydeligt vist, at der er masser af gode erfaringer på AU om arbejdet i samarbejdsudvalg. Arbejdsgruppen har med afsæt i disse erfaringer udarbejdet en Guide til et godt SU-samarbejde med en række emner og spørgsmål, som de enkelte samarbejdsudvalg med fordel kan søge inspiration i mhp. at udvikle og forbedre samarbejdet i det enkelte udvalg. Det er arbejdsgruppens forslag, at guiden løbende tages op til drøftelse i udvalgene. Den kan med fordel anvendes ved konstituering af nye udvalg og/eller ved udvalgenes evalueringer af eget arbejde. 4

5 Med det formål at etablere, fortsætte og videreudvikle de gode samarbejder i samarbejdsudvalgene at HSU formidler vedhæftede Guide til et godt SU-samarbejde til alle AU s samarbejdsudvalg med opfordring til, at udvalgene anvender guiden mhp. at sikre relevant og rettidig information samt god involvering og mere indflydelse. Afslutningsvist at HSU om 1½-2 år tager initiativ til et temamøde med det formål at gøre status på, hvordan det går med kommunikations- og informationsdelen i samarbejdsudvalgsstrukturen samt inspirere til videre udvikling af dette område. 5