Referat fra GENERALFORSAMLING i Grundejerforeningen Hamlen Onsdag d. 13. april 2011 kl i Houlkærhallens festlokaler.

Transkript

1 April 2011 Jf. DAGSORDEN: Referat fra GENERALFORSAMLING i Grundejerforeningen Hamlen Onsdag d. 13. april 2011 kl i Houlkærhallens festlokaler. 1. Valg af dirigent Christian Møller Fløe valgt som dirigent Generalforsamlingen blev erklæret for rettidigt indkaldt 2. Formandens beretning Hanne gennemgik året der er gået (Se nedenstående) Formandens beretning Det har været et aktivt år for bestyrelsen, med mange forskellige spørgsmål og sager at forholde sig til. Spændende har det været, men også ressourcekrævende. Legepladsen Maj 2010 fik bestyrelsen en henvendelse fra en dagplejer i området vedr. legepladsens legetårn. Gulvet var defekt og årsagen til henvendelsen var, at der den 12. maj skulle komme 50 dagplejebørn fra Viborg Kommune og holde legepladsdag. Ingen i bestyrelsen var bekendt med denne hændelse på forhånd. Vi fik en legepladsinspektør, til at besigtige skaden, som blev udbedret med kort varsel. Efterfølgende blev legepladsen grundigt inspiceret og nogle af legeredskaberne var i så kritisk stand, at hele legepladsen skulle have en omgang vedligeholdelse. Det skal i den forbindelse nævnes, at der aldrig har været afsat midler til vedligeholdelse af legepladsen og dermed heller ikke har været mulighed for at gøre noget aktivt. Den 5. juli sendte bestyrelsen et brev til borgmester Søren Pape Poulsen og formand for Ungdomsudvalget Karin Gaardsted i et forsøg på at få kommunen til at hjælpe med at anskaffe et nyt gyngestativ eftersom nuværende gyngestativ var i fare for sammenstyrtning og det derfor måtte fjernes. Den 17. juli havde bestyrelsen inviteret til legepladsdag fordi vi skulle have gjort noget ved tilstanden på rekvisitterne. Gyngestativerne var forinden blevet fjernet af en grundejer i området efter aftale. Det var vi meget taknemmelige for. Tilmeldingerne var få, men vi havde alle en dejlig dag hvor vejret for en gangs skyld var med os. Den 29. september deltog Lene, Elsebeth og Hanne i møde med en områdeleder og en dagplejeleder fra Viborg Kommune. Der er fra kommunes side ikke afsat midler til legepladser i grundejerforeningerne i Viborg Kommune. Hvis kommunen åbner for den slags, vil andre grundejerforeninger sikkert stille tilsvarende krav og det ansvar kan og vil kommunen ikke påtage sig og har heller ikke økonomi til det. Bestyrelsen vil nu forsøge at søge om puljemidler, så vi kan få en fin legeplads igen med nogle gyngestativer til børnene. Det er grundejerforeningen der fuldt og helt har ansvaret for

2 legepladsen og hvis legepladsen skal sættes yderligere i stand, så skal der sætte midler af i budgettet. Vi har endnu en del maling fra sidste sommer, så det skulle være muligt at friske legepladsen yderligere op. Energi Midt Bestyrelsen har efter mange overvejelser endelig besluttet at afslutte sagen omkring Energi Midt. Det skete efter et bestyrelsesmøde efteråret 2010 hvor der var enighed om, at vi ikke kom videre med sagen. Vi kunne ikke længere se nogen grund til at udsætte betalingen af de allerede tilsluttede enheder og overkørslerne var blevet godkendt af kommunen april Det har været en langtrukken proces med trusler om incasso og RKI. Selv om det har været en prøvelse, så har det også været aldeles lærerigt, og tidskrævende. Vintervedligeholdelse Bestyrelsen har igen i år valgt Niels Lindgaard til at udføre arbejdet. Han havde det bedste og billigste tilbud af tre entreprenører og vi har et godt samarbejde med ham. Der har ikke været så meget sne i år, men så vidt bestyrelsen er orienteret, er der ryddet sne til alles tilfredsstillelse. Sidste år skete der en faldulykke hvor en ældre dame kom slemt til skade og måtte køres på hospitalet. Ambulancen kunne ikke holde stille på kørebanen fordi der var glat og der var rettet massiv kriktik mod grundejerforeningen og snerydningen. Efterfølgende har den pgl grundejer klaget over den manglende snerydning og sagen blev anmeldt til grundejerforeningens forsikring. Grundejerforeningen tabte sagen. Årsagen hertil skulle vise sig at findes i vores vedtægter, hvor det ikke klart og tydeligt fremgår, hvem der har ansvaret for snerydningen. Derfor tabte vi sagen. På generalforsamlingen i 2010 besluttede en enig generalforsamling, at snerydningen var grundejerforeningens ansvar. Men bestyrelsen har undersøgt sagen efterfølgende og der er sendt besked til alle grundejere om, at snerydning på egen matrikel og ansvar for faldulykker der, står grundejerens egen forsikring for. Snerydning udført af grundejer foreningen, anses som et supplement til egen snerydningspligt. Der blev sendt brev ud til alle grundejerne og der er foretaget opdatering på vores hjemmeside. Støjvold Der har ikke været kontakt med Viborg Kommune siden pinsen 2010 hvor en ingeniør ville have mig til at svare på, om vi var interesseret i mere jord, som kommunen på det tidspunkt havde i overskud. Han fik svar telefonisk samme dag hvor han og jeg aftalte, at kommunen meget måtte komme med mere jord på den nederste del af volden. Kommunen har ikke ønsket at give mere køb i den sag. Der er ikke fra kommunens side, økonomi til at smide mere jord på den nuværende vold og træerne vil ikke blive skåret mere ned end de er nu. Så slutbemærkningen fra kommunen var at vi ikke fik mere jord, at de nok skulle sørge for at vedligeholde volden, så græs og at vi måtte leve med, at vi ikke fik så meget sol som de andre grundejere. Siden har der ikke været etableret kontakt til kommunen. Vi vil fortsat gerne i kontakt med kommunen og det er besluttet, at jeg tager kontakt til kommunen og aftaler et møde hvor også Martin deltager. Vi har ikke til hensigt at lade sagen ligge. Der er foretaget støjmåling og trafiktælling og som det ser ud nu, så vil Houlkærvej sandsynligvis blive omfattet af en støjhandlingsplan i 2012 da der ved en trafiktælling november 2009 kørte mere end 7500 biler forbi på et døgn. Heraf ca 400 tunge køretøjer. For at kunne være omfattet af en støjhandlingsplan, skal der kunne påvises en døgntrafikmængde på 8000 biler. Det tror vi på, er realistisk i Støjhandlingsplanen kan evt. gå ud på at lægge støjreducerende asfalt, men det skal formentlig først ske, når der alligevel trænger til en asfaltering.

3 I forbindelse med opfølgning på sagen har jeg sendt en mail til chefen for trafik og miljø, og hans tilbagemelding lød, at ingeniøren ikke har hørt noget fra Grundejerforeningen og at kommunen ikke har til hensigt at foretage sig yderligere udover at lægge ekstra jord på den nederste del af volden og så ellers vedligeholde volden. Der er intet sket siden volden blev anlagt i Bestyrelsen arbejder videre med sagen. Grøn hjælp Det er gået planmæssigt med den grønne dame. Bestyrelsen har fundet ud af, at der kræves sikkerhedsudstyr, når en person er ansat på kontrakt. Ordningen tages op til vurdering. Kloak Der har været besøg af kloakfolk på Plejlen 47 hvor der den 23. august 2010 blev fjernet rødder, som var gået i kloakrøret. Det skete efter sommerens voldsomme regnvejr og netop den kloak, kunne ikke tage presset fra vandet. Det er ikke første gang der er fjernet rødder fra netop denne kloak. Bestyrelsen overvejer nu, at sætte andre rør ned, som rodnettet ikke kan trænge igennem. Der bliver indhentet tilbud før stillingtagen. Økonomisk set kan det ikke betale sig at koste på denne kloak hvis man for en rimelig pris, kan finde en anden løsning. Rodnettet kan ikke længere renses op, så der skal ske noget andet. Nyt fra bestyrelsen Nette stopper og træder ud af bestyrelsen. I stedet indtræder suppleant, Inga Jakobsen. Bemærkninger til formandens beretning: Energi Midt: Der var nogen diskussion om hvorvidt man fortsat kan blive tilsluttet. Grundejere som har modtaget brev fra Energi Midt, ville vide om de fortsat kunne stille krav til Energi Midt om tilslutning. Det må være Energi Midts afgørelse, da det er dem der har udsendt brevet. Grundejere kan, ved henvendelse til bestyrelsen, få oplyst om de fremgår af listen med tilsluttede grundejere. Udskiftning af vejbrønd: Der blev stillet spørgsmål om hvorvidt det er den enkelte grundejer, som er skyld i rodproblemer, som skal drages til ansvar, eller om det er grundejerforeningen. Dette undersøges nærmere i det nye år. Formandens beretning blev enstemmigt godkendt 3. Regnskabets aflæggelse (bilag vedlagt) Lene fremlagde regnskabet. Der var en enkelt bemærkning mht. manglende revisorunderskrifter på det udsendte regnskab. Det underskrevne eksemplar var med til generalforsamlingen. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 4. Indkomne forslag (skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen) Kun bestyrelsens forslag vedr. overkørsler og vejbrønde var indkommet. Baggrunden for forslaget blev gennemgået. Bestyrelsens baggrund for medtagelse af udskiftning af vejbrønd ved Plejlen 47 er for det første at kloakken er ødelagt af rødder, og ikke længere kan rodskæres, for det andet at der er bagfald i det pågældende rør og for det tredje at kommunen har anbefalet at der etableres yderligere vejbrønde, da de eksisterende ikke længere kan klare nutidens vandmasser. Bemærkninger til forslaget: Der blev spurgt til hvorfor pengene ikke tages fra

4 vejfonden. Bestyrelsen begrundede dette med at vejfonden i forvejen er i underskud ift. udgiften til en ny vejbelægning. Der blev en del diskussion om hvorvidt det var grundejerforeningen, som skulle afholde udgiften til reparationen af vejbrønden, eller grundejeren. Dette kunne ikke afgøres på generalforsamlingen, og skal derfor undersøges i det nye år. Som afslutning på denne diskussion blev der fremsat et forslag om at udelade vejbrønden af forslagne og kun reparere overkørslerne. Der blev afstemt om hvorvidt vejbrønden skulle udelades. 9 stemte imod. Forslagene blev derfor ændret til ikke at indeholde vejbrønden. Beløbene bliver rettet til, så de afspejler dette. Herefter blev der afholdt afstemning om de 4 forslag, med følgende resultat. Forslag 1: 1 stemme for forslaget Forslag 2: 0 stemmer for forslaget Forslag 3: 0 stemmer for forslaget Forslag 4: 19 stemmer for forslaget Dermed er forslag 4, om udskiftning af alle 8 overkørsler på én gang vedtaget. Det medfører en ekstraordinær engangsindbetaling fra alle grundejere på 1000 kr. 5. Valg a. Bestyrelsesmedlemmer - På valg er: i. Lene Møller Fløe (modtager genvalg) ii. Elsebeth Dybdal (modtager genvalg) Begge blev enstemmigt genvalgt b. Suppleanter i. Der skal indvælges 2 suppleanter med valg i hhv og 2013 Dette blev rettet til 1 suppleant iht. vedtægterne Efter en kort pause blev Any Simonsen foreslået Hun accepterede, og blev enstemmigt valgt. 6. Valg af revisor og revisorsuppleant På valg er: i. Revisor Jens Pedersen (modtager genvalg) ii. Revisorsuppleant Arne Pedersen Begge blev enstemmigt genvalgt

5 7. Økonomi a. Fastsættelse af udgifter til bestyrelses-weekend m.v. b. Vedtagelse af budget og fastsættelse af beløb til vejfonden. c. Fastsættelse af kontingent for det kommende år. Da pkt. 4 blev vedtaget er budgetforslaget med kontingentstigning overflødigt. Man kan derfor opretholde et kontingent på 1200 kr. for det næste år. Det blev besluttet at behandle ovenstående 3 underpunkter, som ét pkt.. Forslag til budget 2011 blev godkendt. 8. Eventuelt Her blev det foreslået at man skal overveje om den nuværende vejfondsindbetalingen er stor nok, set i forhold til udgiften til en ny vejbelægning. Der blev udtrykt ros til bestyrelsens arbejde i det forgangne år. Den blev vel modtaget Bestyrelsen har konstitueret sig som følger: Formand: Hanne Nonbo Kasserer og sekretær: Lene Møller Fløe Grønne områder, sommer: Elsebeth Dybdal Grønne områder, vinter: Martin Lauridsen Bestyrelsesmedlem, ad hoc opgaver: Inga Jakobsen