Referat. Økonomiudvalget. Møde nr.: 2/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-21:00

Transkript

1 Referat Økonomiudvalget Møde nr.: 2/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:00-21:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Henrik Hvidesten (hjhehv) V Per Nørhave (hjpen) O Klaus Hansen (hjkh) V Per Flor (pefl) A Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Torben Lollike (tlo) B Britta Nielsen (hjbrni) F Henrik Kjær (henkj) Ø Finn Andersen (hjfian) C Fraværende Bemærkninger

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 30. januar Orientering om Økonomiudvalgets opgaver Ansættelse af Borgerrådgiver Ansættelse af fundraiser Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Risikobaseret dimensionering af redningsberedskabet Indførelse af gebyr på underretning om udlægsforretning Udbud af affaldsordning (KMU) Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til delprojekter Genopretning 2018 (PBU) Anlægsbevilling, afsættelse af rådighedsbeløb og ændring af tidsplan for udskiftning af klinker i Ringsted svømmehal (PBU) Kommuneplantillæg nr. 14 og Lokalplan 295 for Kontor ved Godsbanen (PBU) Kommuneplantillæg nr. 15 og Lokalplan for etablering af et biogasanlæg på Mulstrup Møllevej (PBU) Sagsbehandlingsfrister på det sociale område 2018 (SAMU, ÆGU, BUU) Transportplanprojekt udbud af visiteret kørsel (SAMU, ÆGU, BUU, KMU) Medlemmer til Handicaprådet (SAMU) Medlemmer til Integrationsrådet (SAMU) Bevilling af midler til Pulje til Seniorvikarer (SAMU) Sociale akuttilbud (SAMU) Orientering fra borgmester og direktion - januar Kommunesamarbejde og placering af den Forberedende Grunduddannelse (FGU)...59

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 30. januar 2018 Åben sag Sagsid: 17/24254 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt.

4 Side 3 2. Orientering om Økonomiudvalgets opgaver Åben sag Sagsid: 18/1396 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Introduktion til Koncerncentret (8708/18) 2 Bilag 2 - Notat om erhverv og turisme i Ringsted Kommune (8714/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag orienteres om Økonomiudvalgets opgaver og administrationens arbejde med disse. Beskrivelse af sagen Som det eneste udvalg er Økonomiudvalgets opgaver beskrevet i Styrelsesloven. Styrelsesvedtægten for Ringsted Byråd følger bestemmelserne i Styrelsesloven. Det er primært Koncerncentret og Erhvervs-, Fritids-, og Kommunikationscentret (EFK-centret), som løser opgaver under Økonomiudvalget. I denne sag gives en generel orientering om arbejdet i de to centre med særlig vægt på personaleområdet og erhvervsområdet. Fra 1. februar 2018 refererer begge centre til kommunaldirektøren, som også er sekretær for Økonomiudvalget. Koncerncentret løser tværgående opgaver indenfor Økonomi, Løn, personale og HR med udgangspunkt på Rådhuset. På Amtsstue Alle ligger funktionerne IT og digitalisering, den fælles juristenhed samt udbuds- og indkøbsfunktionen. I budgetprocessen er det Økonomiudvalget, som er ansvarlig for, at der foreligger et såkaldt teknisk budget, der kan danne udgangspunkt for de egentlige budgetforhandlinger. Personalepolitikken udvikles løbende i samarbejde mellem HMU, koncernledelsen og HRfunktionen. På mødet gives en præsentation af dette arbejde og indholdet af politikken. EFK-centret løser opgaver under Økonomiudvalget og under Kultur- og Trivselsudvalget. Centret har til huse på Rønnedevej 9. Opgaverne under Økonomiudvalget er primært indenfor erhverv, markedsføring og kommunikation. På mødet gives en orientering om arbejdet indenfor erhvervsområdet. Endelig afgør Økonomiudvalget ansøgninger over kr. til helhedsplanpuljen, som understøtter arbejdet med landsbyernes helhedsplaner, ligesom udvalget afgør ansøgninger over kr. til temaudviklingspuljen for landområderne.

5 Side 4 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser af denne orienteringssag. Vurdering Ingen Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

6 Side 5 3. Ansættelse af Borgerrådgiver Åben sag Sagsid: 18/1474 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - vedtaegt - roskilde_kommune.pdf (9205/18) 2 Bilag 2 - Funktionsbeskrivelse-Faxe Kommune.pdf (9202/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Af budgetvedtagelsen 2018 fremgår det: Primo 2018 fremlægges en sag for Økonomiudvalget om ansættelse af en borgerrådgiver. Ordningen evalueres efter tre år. I denne sag skal der tages stilling til rammer og vilkår for ansættelse af borgerrådgiveren, med udgangspunkt i to forskellige modeller. Beskrivelse af sagen En uvildig borgerrådgiverfunktion etableres efter Styrelseslovens paragraf 65 E, og ansættes direkte under Byrådet. En række af landets kommuner har en uvildig borgerrådgiverfunktion, men rammer og vilkår for borgerrådgiverens virke kan variere lidt. Det overordnede formål med at ansætte en uvildig borgerrådgiver handler om at sikre borgernes retssikkerhed, styrke dialogen mellem borgerne og kommunen samt hjælpe borgerne gennem det kommunale system og sikre, at de bliver hørt. I nedenstående er beskrevet to forskellige set up (A og B) for borgerrådgiverens med udgangspunkt i henholdsvis Roskilde Kommune og Faxe Kommune Model A Model B Ansat af Byrådet Byrådet Organisatorisk ophæng Uafhængig Uafhængig, men refererer i administrativt henseende til Rammer for opgaver Opgaver Formuleret i en vedtægt udarbejdet af borgerrådgiveren og vedtaget politisk af Byrådet 1) at bistå borgere, der er utilfredse med Roskilde Kommunes handlinger og undladelser ved - a) at behandle klager over Roskilde Kommune, kommunaldirektøren Formuleret i en funktionsbeskrivelse 1) Hjælpe borgerne på vej, hvis de ikke ved, hvor de skal henvende sig i det kommunale system. 2) Løbende evaluere borgernes adgang til kommunen, via hjemmeside, selvbetjening, telefon, personligt

7 Side 6 - b) at yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Roskilde Kommune, - c) at yde hjælp til forståelse af afgørelser m.v. fra Roskilde Kommune, og - d) at tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem forvaltning og borger. 2) at gennemføre undersøgelser af egen drift vedrørende Roskilde Kommune ved - a) at gennemføre konkrete undersøgelser, jf. 10, stk. 1 - b) at gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder, jf. 10, stk. 2 - c) at foretage inspektioner i Roskilde Kommune, jf. 11. fremmøde, borgermøder m.m. 3) Bistå borgerne med at vise vej i klagesystemet og formulere klager. 4) Vejlede borgerne om deres rettigheder i forbindelse med sagsbehandlingen. 5) Behandle klager fra borgerne over kommunens sagsbehandling. 6) Tage sager op på eget initiativ, hvis borgerrådgiveren bliver opmærksom på forhold, der giver anledning til nærmere undersøgelse. 7) Være i løbende dialog med den kommunale organisation om god borgerbetjening, både i relation til den daglige sagsbehandling og i det mere langsigtede perspektiv. 8) Undervise kommunens medarbejdere i forvaltningsretlige emner og god borgerbetjening. 9) Profilere borgerrådgiverens funktion, såvel i forhold til borgerne som internt i kommunen. 10) Herunder også at levere og ajourføre oplysninger om borgerrådgiveren på Faxe Kommunes hjemmeside. Udarbejde årsberetning til Faxe Byråd. Borgerrådgiverfunktionen har i de fleste kommuner en feedback funktion til byrådet i form af en årsrapport. Omfanget og indholdet af årsrapporterne varierer fra kommune til kommune. Både Roskilde og Faxe Kommune prioriterer en mindre rapport af sider, mens Københavns Kommunes rapporter nærmer sig 80 sider. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at der ved ansættelsen af en borgerrådgiver i Ringsted Kommune skal være fokus på at få ansat en kyndig person, som kan rådgive, vejlede og understøtte kommunens borgere i forhold til hjælp med klager over kommunens sagsbehandling. Borgerrådgiveren skal samtidigt medvirke til en forbedring af kvaliteten i sagsbehandlingen og dermed en styrkelse af borgernes retssikkerhed. I forhold til de to modeller der er beskrevet ovenfor, er det vurderingen, at model B vil være den bedste løsning for Ringsted Kommune. De mere specifikke vilkår for stillingen bør defineres i en funktionsbeskrivelse, og ikke i en vedtægt, i forbindelse med ansættelsen af borgerrådgiveren. Administrationen vurderer afslutningsvist, at borgerrådgiveren skal ansættes af Byrådet og i administrativt henseende referere til Kommunaldirektøren, med henblik på at sikre at borgerrådgiveren i videst muligt omfang kan bevare sin uvildighed. Af 21. i vedtægten for Borgerrådgiverens virke i Roskilde Kommune (bilag 1) fremgår det, at Borgerrådgiveren udøver ledelsesretten inden for sit område og ansætter og afskediger selv sit personale. Denne mulighed har Borgerrådgiveren i Faxe ikke, og et administrativt ophæng

8 Side 7 under kommunaldirektøren vil derfor medvirke til at sikre, at vedkommende ikke bliver en helt isoleret funktion i arbejdsmæssig henseende. Indstilling Direktionen indstiller, at der ansættes en borgerrådgiver med udgangspunkt i model B. Beslutning i Økonomiudvalget den Der arbejdes videre med model B med henblik på at der formuleres en funktionsbeskrivelse og den fysiske placering af borgerrådgiveren.

9 Side 8 4. Ansættelse af fundraiser Åben sag Sagsid: 18/1481 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Af budgetvedtagelsen 2018 fremgår det: Primo 2018 fremlægges en sag for Økonomiudvalget om ansættelse af en fundraiser. Ordningen evalueres efter tre år. I denne sag skal der tages stilling til rammer og vilkår for ansættelsen af en fundraiser. Beskrivelse af sagen Fundraiserfunktionen har til formål at understøtte, at Ringsted Kommune får del i flere fondsmidler. Det kan gøres på flere måder; dels ved at fundraiseren selv finder og søger midler, og dels ved at undervise og motivere resten af organisationen til at søge midler eller kombinationer heraf. Der er mange forskellige fondsmidler at søge, og en væsentlig opgave for fundraiseren vil derfor være at have kendskab til og overblik over, hvilke muligheder der eksisterer. En stor del af en fundraisers arbejde bør derfor består i at undersøge, hvilke puljer der er og videreformidle dette. Den understøttende og motiverende del er derfor vigtig. Det er derfor afgørende at fundraiseren kommer rundt i organisationen, med henblik på at få kendskab til, hvilke projekter og processer der er undervejs, samt hvilke der potentielt kan søges midler tid. Det er vigtigt at understrege, at fundraiseren ikke skal opfinde eller identificere nye potentielle projekter, som der ikke allerede er et identificeret behov for i organisationen. Fundraiseren skal bidrage til at sikre en bedre finansiering på de projekter, hvor der allerede identificeret et behov. Det kan være tidskrævende at søge puljer, og at dokumentere og håndtere regnskab og effekter. En fundraiser vil derfor få til opgave at understøtte dette, men det er vigtigt at de forskellige projekter er forankret i organisationen, hvor fagligheden og projekterne ligger. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Det er administrationens vurdering, at det i første omgang vil være mest hensigtsmæssigt at ansætte en fundraiser, der selv identificerer projekter med et potentielt behov for medfinansiering fra en fond og i forlængelse heraf står for søgningen midler, afrapportering efter projektet mv. Efter et års ansættelse kan det vurderes, om kompetencen til at søge

10 Side 9 midler skal udbredes i kommunen. Det skulle i givet fald finde sted ved, at fundraiseren underviser og motiverer resten af organisationen til at søge midler til diverse udviklingsprojekter. Det er derudover administrationens vurdering, at der er behov for en kontinuerlig ledelsesmæssig drøftelse af, hvad det er behov for at søge midler til. Dette for at undgå at opfinde projekter, der ikke er behov for, eller lave projekter grundlæggende om, så de kan matche fondes puljekrav. Fondenes krav kan være så massive, at de kommer for langt væk fra den kommunale idé. Det er vigtigt, ved hver overvejelse om ansøgning, at holde sig for øje, om man som ansøger vil have udviklet sin oprindelige idé, eller om man blot søger et tilskud. Ligeledes kan krav fra fonde betyde ekstra behov for procesunderstøttelse og dokumentation. Der skal være ressourcer til dette i organisationen. Ligeledes kan det forlænge tidsplanerne for projektet. En væsentlig opgave for fundraiseren i denne sammenhæng er at afdække og redegøre overfor projektets styregruppe, hvad der præcist er vilkårene og konsekvenserne af medfinansiering fra en fond. Indstilling Direktionen indstiller, at der ansættes en fundraiser. Beslutning i Økonomiudvalget den Godkendt med bemærkningen om at Økonomiudvalget ønsker en årlig status.

11 Side Orientering om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen Åben sag Sagsid: 17/1854 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Idekatalog - krænkende adfærd_dok_ _v1.pdf (7810/18) 2 Arbejdsgrupper nedsat under HMU - august 2017.docx_Dok_ _v1.docx (7812/18) 3 Program for TRIO-dag den pdf (7816/18) 4 Program for arbejdsmiljøtemadagen.docx (7819/18) Fraværsdage pr årsværk.pdf (9971/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU x Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag orienteres Økonomiudvalget om iværksatte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. juli til 31. december Beskrivelse af sagen For at sikre, at Ringsted Kommune fortsat er en attraktiv arbejdsplads, er kendt som et godt sted at arbejde og som en fleksibel arbejdsgiver, modtager Økonomiudvalget opgørelse over AT påbud, sygefravær og andre indikatorer på trivslen på kommunens arbejdspladser. Endvidere redegøres for iværksatte tiltag til forbedring af trivslen. Dette er en orientering om de centralt gennemførte tiltag til forbedring af trivslen i perioden 1. juli til 31. december Der er blevet ansat en ny arbejdsmiljøkonsulent, der startede 1. december Trivselskoordinatoren har nu været ansat i knap 2 år. Erfaringerne viser, at der i gennemsnit henvises ca. 30 medarbejdere pr. kvartal til et forløb hos trivselskoordinatoren. Trivselskoordinatorens indsats består af: 1. Coaching af medarbejdere, der er i arbejde og som kan være i risiko for at blive syge på grund af forskellige belastninger og 2. Støtte til sygemeldte medarbejdere, der er ved at vende tilbage til arbejde efter en kortere eller længere sygemelding

12 Side 11 I den nævnte periode er der henvist 50 medarbejdere til coaching fra forskellige centre. De henviste medarbejdere fordeler sig således: Skolecenter: Børnecenter: Social- og Sundhedscenter: Arbejdsmarkedscenter: Teknik-og Miljøcenter: Vej-og Ejendomscenter: Koncerncenter: Erhvervs- Fritids- og Kommunikationscenter: 23 medarbejdere 10 medarbejdere 10 medarbejdere 1 medarbejder 1 medarbejder 2 medarbejdere 1 medarbejder 2 medarbejdere På det tidspunkt medarbejderne blev henvist til coaching, var ¾ i arbejde og de øvrige var sygemeldte. Mere end 50 % af de henviste medarbejdere blev henvist pga. stress og/eller udfordringer i arbejdet. De resterende blev henvist af forskellige andre grunde, fx fysisk lidelse, psykisk lidelse, afskedigelse, arbejdsulykke, livsudfordringer m.v. Der bliver gennemført arbejdspladsvurderinger (APV) hvert 2. år i Ringsted Kommune. Denne gang bestod APV-processen af 3 elementer: en mindre spørgeskemaundersøgelse, en dialog om trivslen på arbejdspladsen og en gennemgang af det fysiske arbejdsmiljø. Alle arbejdspladser har afholdt den dialogbaseret APV og arbejdet med den fysiske APV og er nu i gang med udarbejdelse og implementering af handleplaner. Spørgeskemaundersøgelsen afdækkede ledelse og krænkende adfærd (det vil sige mobning, seksuel chikane, trusler og fysisk vold). Resultatet af undersøgelsen viste, at der på mange arbejdspladser var udfordringer med en eller flere former for krænkende adfærd. HMU har udarbejdet et værktøj (et idekatalog) til arbejdspladserne, der giver inspiration til, hvordan arbejdspladserne kan arbejde med krænkende adfærd. Idekataloget ses i bilag 1. Idekataloget indeholder følgende emner: Mobning Seksuel chikane Trusler psykisk vold Fysisk vold Konflikthåndtering Sådan møder vi borgeren Inspirationskataloget bruges i hverdagen uanset om man på arbejdspladsen står med store eller små udfordringer indenfor de områder, idekataloget omfatter. Arbejdet med krænkende adfærd placeres i Trioerne (leder, tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentanten) eller LMU, der kan gøre brug af idekataloget evt. som afsæt for drøftelser på personalemøder Øvrige tiltag der anvendes i arbejdet med krænkende adfærd: Løbende kurser i konflikthåndtering Processer på arbejdspladser, hvor der er konflikter i teams eller medarbejdergrupper Processer på arbejdspladserne vedrørende social kapital

13 Side 12 Medarbejdercoaching Ledersparring Kompetenceudvikling af arbejdsmiljørepræsentanter via netværksmøder. Konflikthåndteringskurser gennemføres løbende i organisationen. Kurserne henvender sig til medarbejdere og ledere på arbejdspladser, og gennemføres på blandede hold eller på den enkelte arbejdsplads. Der arbejdes kontinuerligt i arbejdsgrupper nedsat under HMU med henblik på udvikling, implementering af indsatser og til forbedring af trivslen, for medarbejderne i kommunen. Bilag 2. Den 3. oktober blev der afholdt en Trio-dag med titlen På rejse i fremtiden megatrends og disses konsekvenser, bilag 3. Arrangementet satte fokus på digitalisering og konsekvenserne heraf. Der var en rød tråd fra Trio-dagen til den efterfølgende arbejdsmiljø-temadag den 5. december, der handlede om håndtering af forandringer, der blandt andet følger i kølvandet på digitaliseringen. Bilag 4 Der er kontinuerligt fokus på nedbringelse af sygefraværet, som er faldet til 12,6 dag pr. årsværk. Bilag 5 Der har været 4 besøg fra Arbejdstilsynet i 2. halvår 2017: 1. Byskovskolen, afd. Asgård havde tilsyn den 31. august: Dette tilsynsforløb er ikke afsluttet, næste tilsyn er 30. januar Ådalskolen havde tilsyn den 25. september og 30. oktober, som resulterede i en vejledning om at imødegå vold og trusler om vold. Fik derfor grøn smiley. 3. Tinsoldaten: Havde tilsyn den 13. september. Ingen bemærkninger og grøn smiley til følge. 4. Bengerds Børnehus: Havde tilsyn den 20. november og 12. december. Ingen bemærkninger og også grøn smiley til Børnehuset. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at der arbejdes med tiltag til forbedringer af trivslen i kommunen på mange niveauer, og at alle ledere, arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og øvrige medarbejdere gør en aktiv indsats for, at Ringsted Kommune er en arbejdsplads, hvor trivslen er i højsæde. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning.

14 Side Risikobaseret dimensionering af redningsberedskabet Åben sag Sagsid: 18/135 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 3.1 Udrykningssammensætninger - samlet.pdf (870/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På vegne af Beredskabskommissionen fremsendes hermed sag vedrørende plan for risikobaseret dimensionering af redningsberedskabet, som ønskes behandlet i de respektive byråd/kommunalbestyrelser med henblik på godkendelse. Beskrivelse af sagen Der er i den fremsendte plan ikke lagt op til væsentlige ændringer for serviceniveauet i Ringsted Kommune. Udrykningssammensætningerne tilpasses ud fra det nuværende serviceniveau, således at der anvendes reducerede udrykninger ved meldinger om mindre komplicerede hændelser ud fra vedhæftede bilag, og indsatslederen alarmeres ikke til reducerede udrykninger. Derudover tilpasses udrykningsområderne ud fra princippet om nærmeste relevante ressource til en hændelse, således at St. Haslev vil dække lidt af den østlige del af Ringsted Kommune, og St. Ringsted vil dække lidt af den nordlige del af Næstved Kommune. Efter behandling i Byrådet gives der en tilbagemelding. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Indstilling Direktionen indstiller, at dimensioneringen af redningsberedskabet godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

15 Side Indførelse af gebyr på underretning om udlægsforretning Åben sag Sagsid: 17/4732 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I forbindelse med kommunens håndtering af inddrivelse af ejendomsskatter, er der foretaget en lovændring, der fra 1. januar 2018 ligestiller kommunen med reglerne for SKAT, da de håndterede opgaven. Det drejer sig om mulighed for at lægge et gebyr på at underrette skyldner om udlægsforretning. Denne underretning sker efter endt rykkerprocedure (2 rykkerskrivelser). Ved en udlægsforretning tages udlæg i skyldners ejendom. Udlæg betyder, at debitor på et senere tidspunkt kan forlange, at de værdier (aktiver), der er foretaget udlæg i, skal sælges, så debitor kan få sine penge. I denne sag stilles forslag om indførelse af et sådant gebyr på 450 kr. pr. underretning om udlægsforretning. Beskrivelse af sagen Hidtil har kommunen ikke haft lovhjemmel til at lægge et gebyr på underretning om udlægsforretning. Proceduren er, at der udsendes 2 rykkere, efterfulgt af underretning om udlægsforretning, hvorefter kravet overgår til advokat til inddrivelse via tvangsauktion. Såfremt kravet betales inden underretningen, pålægges ikke et gebyr. Folketinget har med virkning fra 1. januar 2018 vedtaget ændring til gebyrloven. Ifølge Gebyrloven 2a kan kommunalbestyrelsen bestemme, at der skal betales gebyr til kommunen for underretninger om udlægsforretninger. Loven har til formål at give kommunalbestyrelsen mulighed for at bestemme, at der skal betales gebyr til kommunen for underretninger om udlægsforretninger vedrørende fordringer, som inddrives af kommunen. Ifølge loven kan kommunerne opkræve gebyrer på højst 450 kr. pr. underretning. Kommunalbestyrelsen kan indenfor det fastlagte maksimum frit bestemme gebyrets størrelse.

16 Side 15 Den nye lovhjemmel sikrer, at kommunerne kan løse inddrivelsesopgaven indenfor de samme rammer, som SKAT har løst opgaven frem til den 2. februar 2017, hvor inddrivelse af fortrinsberettigede fordringer overgik til kommunerne. Beløbet på 450 kr. svarer til de gebyrer, SKAT efter gældende ret kan og har opkrævet for tilsigelser til udlægsforretninger vedrørende fordringer, som inddrives af SKAT. Tidligere kostede det ikke noget at vente med at betale, og indførelsen af et gebyr kan derfor på sigt vise sig at have en præventiv effekt, og dermed bidrage til en endnu mere effektiv inddrivelse i form af færre gengangere. I efteråret 2017 blev sendt underretning om udlægsforretning på 124 ejendomme. Forventningen er på den baggrund, at der kan ventes ca. 100 underretninger for hver opkrævning af ejendomsskat i 2018 formodentlig faldende i de kommende år som følge af gebyrets præventive effekt. SKAT overtager formentlig opgaven igen i Opkrævning af et gebyr ventes at kunne håndteres indenfor opkrævningens øvrige opgavevaretagelse. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Såfremt gebyret fastsættes til 450 kr. pr. underretning om udlægsforretning, anslås der indtægter på ca kr. i 2018 faldende i de kommende år, indtil SKAT forventes at overtage opgaven igen i Der kan under opkrævningsområdet på den baggrund gives en indtægtsbevilling på kr. i årene der tilføres kommunens kassebeholdning. Vurdering Det vurderes at indførelse af et gebyr vil kunne medføre et sænket antal sager, der ender med underretning om udlægsforretning. Samtidig vurderes det muligt at opkræve gebyret uden merudgifter for kommunen. Gebyrets størrelse på 450 kr. er tilsvarende beløbet tidligere opkrævet af SKAT og vurderes af en rimelig størrelse. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der opkræves 450 kr. pr. underretningsskrivelse om udlægsforretning. Gebyret opkræves fra og med Byrådets beslutning om indførelse heraf. 2. at der gives indtægtsbevilling på området på kr. fra 2018 til 2020, der tilføres kommunens kassebeholdning. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt efter afstemning. V Henrik Hvidesten O Per Nørhave V Klaus Hansen A Per Flor A Mette Ahm- B Torben Lollike F Britta Nielsen Ø Henrik Kjær C Finn Andersen

17 Side 16 (hjhehv) V (hjpen) O (hjkh) V (pefl) A Petersen (hjmeta) A (tlo) B (hjbrni) F (henkj) Ø (hjfian) C For x x x x x x x Imod Undlod x x

18 Side Udbud af affaldsordning (KMU) Åben sag Sagsid: 17/670 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Denne sag forelægges med henblik på beslutning om en økonomisk bevilling til området, samt en orientering om resultatet af de to affaldsudbud og om størrelsen af renovationsgebyrerne for Beskrivelse af sagen På Byrådets møde den 8. maj 2017 blev der truffet beslutning om, at der skal indføres en ændring af affaldsordningerne i Ringsted Kommune i Ændringerne indføres for at sikre en bedre udnyttelse af ressourcerne i husholdningsaffaldet. I den ændrede ordning skal alle borgere i Ringsted Kommune, uanset boligform, sortere deres husholdningsaffald i følgende fraktioner: madaffald, papir/pap samt glas/metal/hårdt plast til genanvendelse, småt el-skrot og batterier til speciel behandling samt restaffald til forbrænding. Som konsekvens af ændringerne, er der gennemført et udbud af indsamling af affald fra den ændrede ordning samt et udbud af anskaffelse af materiel. Udbud af indsamling. Ringsted Kommune modtog 3 konditionsmæssige tilbud på indsamlingsudbuddet. Vognmandsfirmaet M. Larsen A/S afleverede det bedste tilbud, og Ringsted Kommune indgår aftale med denne renovatør. M. Larsen har base i Brøndby og er en stor aktør på renovationsområdet og indsamler affald i en lang række sjællandske kommuner. Indsamlingsopgaven i Ringsted Kommune vil blive driftet fra M. Larsens afdeling i Næstved. Aftalen er 5-årig med en indbygget option på i alt 24 måneder. Aftalen med M. Larsen træder i kraft den 15. oktober Udbud af anskaffelse af materiel. Udbuddet på anskaffelse var opdelt i 5 uafhængige kategorier, hhv. beholdere, to typer nedgravede containere, køkkenspande til madaffald samt hylder til stativer. Ringsted Kommune modtog 6 konditionsmæssige tilbud. Der vil blive indgået aftaler med 3 af tilbudsgiverne. Disse aftaler er opbygget som 4-årige rammeaftaler. Renovationsgebyrer 2019 Renovationsområdet er gebyrfinansieret. Det betyder, at samtlige udgifter på området indregnes i de renovationsgebyrer, som borgerne skal betale. På baggrund af de indkomne

19 Side 18 tilbudspriser er der således gennemført en beregning af renovationsgebyrerne for Disse gebyrer vil blive endeligt fastlagt i forbindelse med budgetprocessen i Gebyrerne er angivet i nedenstående oversigt. Til sammenligning er gebyrerne for 2017 og 2018 angivet, sammen med de estimerede gebyrer fra Byrådets beslutning i maj Den nederste linje i oversigten viser gebyret, incl. drift af den indsamlingsordning for haveaffald og storskrald, som Byrådet vedtog den 9. oktober 2017, og som er i offentlig høring indtil 2. januar Gebyrer incl. moms Gebyr 2019 Gebyr 2019, fra Byrådet s beslutni ng. Gebyr 2018 Gebyr 2017 Gebyr 2019, incl. storskrald og haveaff ald Enfamilie bolig, 14-dages tømning Enfamilie bolig, ugetømning. Sommer hus, 14- dages tømning Boliger med fællesre nov. Alminde lige containe re Boliger med fællesrenov. Seminedgr avede containere Boliger med fællesre nov. Helt nedgrav ede containe re Ej mulig Ej mulig Ej mulig Ej mulig Den ændrede affaldsordning sættes i drift i to tempi. Boliger med fællesrenovation i perioden medio maj til medio juni 2018 og enfamilieboliger i perioden medio august til medio oktober Inddragelse og høring Ingen høring Økonomi Den endelige anskaffelsessum udgør i alt 7,3 mio. kr., excl. moms. Der ansøges om en anlægsbevilling på denne størrelse. Jf. lånebekendtgørelsen kan Ringsted Kommune låne til anlægsudgifter, som afholdes i regi af renovationen. Ringsted Kommune anvender Kommunekredit til optagelse af lån. Der er givet en indikativ rentesats på 1,55 % p.a. ved lån med en løbetid på 25 år. Bevillingen kan også finansieres af Ringsted Kommunes kassebeholdning.

20 Side 19 Uanset om Ringsted Kommune låner penge eksternt eller der finansieres fra kassen, skal renovationen i de kommende år skulle betale gælden tilbage via det årlige driftsoverskud, som er estimeret til 2 mio. kr., og som tilfalder kommunen, indtil gælden er indfriet. For låneoptagelse taler, at betalingen deles over mange år, og på den måde ikke rammes hårdt på likviditeten i år 1. Modsat bindes afdrag mange år frem, hvilket kan have en effekt for kommunen, også efter at renovationen har afdraget sin gæld til kommunen. Anlægsbevillingen forventes afdraget i løbet af 4-5 år. Anlægsøkonomi Enfamilieboliger: Indkøb af hylde til eksisterende affaldsstativ Konkret information på affaldsstativer Indkøb af køkkenpande og køkkenposer Ændring/klargøring af eksisterende affaldsstativer Boliger med fællesrenovation: Indkøb af beholdere Konkret information på containere Indkøb af nedgravede containere *) Indkøb af køkkenspande og køkkenposer Klargøring, udbringning, udskiftning m.m. Øvrige omkostninger: Generel information Udskiftning af driftsstyringssystem m.m. Diverse omkostninger Samlet anlægsbevilling excl. moms *) Indkøbet af nedgravede containere er alene baseret på et estimat, idet administrationen ikke har et overblik over hvor mange boligselskaber, der vil benytte sig af denne nye ordning. Vurdering Det er administrationens vurdering, at resultatet af udbuddene ligger på det forventede niveau. I de senere år har tendensen været, at priserne på affaldsindsamling er steget mere end den normale prisstigning. Det skyldes bl.a., at de tidligere tilbudspriser har ligget forholdsvis lavt pga. den daværende store konkurrence. Denne konkurrence er ikke så markant længere. I langt de fleste aktuelle udbud på Sjælland er der modtaget tilbud fra de tre tilbudsgivere, som også har givet tilbud på Ringsted Kommunes udbud. En reduktion af tilbudsgivere har alt andet lige - en indflydelse på tilbudspriserne. Det skal imidlertid understreges, at det er til begge parters fordel, at driftsøkonomien er tilstrækkeligt balanceret. Alle erfaringer viser, at sådanne aftaler har det mest optimale drifts- og samarbejdsvilkår. Idet renovationen forholdsvis hurtigt forventes at have afregnet det mellemværende, der opstår ved ændring af affaldsordningen, vurderes det ikke nødvendigt at anvende lånemuligheden i denne forbindelse. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling på 7,3 mio. kr., som finansieres af kassebeholdningen, 2. at der træffes beslutning om den lånemulighed der er i sagen, skal udnyttes, 3. at orienteringen om resultatet af de to udbud tages til efterretning, 4. at orienteringen om renovationsgebyrerne for 2019 tages til efterretning.

21 Side 20 Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt idet udvalget ønsker en supplerende sagsfremstilling vedr. lånefinansiering som lånemulighed. Ej til stede: Jan Jakobsen Supplerende sagsfremstilling Lånefinansiering er kommunens mulighed for at dække kommunekassens udlån til renovationen i forbindelse med anlægsopgaver. Denne mulighed og anvendelsen heraf - påvirker ikke gebyrernes størrelse eller renovationens tilbagebetalingstid. De endelige gebyrer afhænger således bl.a. af aktivernes forventede levetid. Gebyrerne besluttes endeligt i forbindelse med budgetlægningen for 2019, og deri indgår den samlede afskrivning af renovationens aktiver. Direktionen indstiller, 1. at der afsættes rådighedsbeløb til udgifter i forbindelse med anlægsarbejdet på 7,3 mio. kr. finansieret ved låneoptagelse 2. at der afsættes rådighedsbeløb til indtægter på 7,3 mio. kr. i form af låneoptagelse (anvendelse af låneadgang) 3. at der gives anlægsbevilling på 7,3 mio. kr. til udgifter samt indtægter ved frigivelse af rådighedsbeløbene 4. at orienteringen om resultatet af de to udbud tages til efterretning 5. at orienteringen om renovationsgebyrerne for 2019 tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den Sagen sendes tilbage til fagudvalget med henblik på yderligere uddybning af sagen. Ej til stede: Per Nørhave Supplerende sagsfremstilling Renovationen er et brugerfinansieret område, som skal hvile i sig selv. Når der træffes beslutning om ændringer i affaldsordningerne, skaber det en ændring i aktivitetsniveauet og derved i udgiftsniveauet. Dette udgiftsniveau skal finansieres af renovationsgebyrerne. Når der foretages investeringer, betyder hvile i sig selv-princippet ligeledes, at brugerne skal finansiere udgifterne. I det konkrete tilfælde er der en udgift på 7,3 mio. kr. som skal indregnes i gebyrerne i de kommende år. For at undgå at finansiering af anlægsudgifterne skaber store spring i renovationsgebyrerne, er det vigtigt at sikre sig, at betalingen tilpasses til affaldsordningens forventede levetid. Ved udgangen af 2017 forventes det, at renovationen skylder ca. 5 mio. kr. på det lån, som blev optaget i forbindelse med indførelse af de nye affaldsstativer i Set i forhold til disse stativers levetid, er afdraget sat for højt, hvilket har afstedkommet at renovationsgebyrerne er blevet forholdsvis høje. For at sikre borgerne en forholdsvis rolig udvikling i renovationsgebyrerne, bør tilbagebetalingen tilpasses den samlede forventede minimumslevetid på ca. 10 år. Denne tilbagebetalingshorisont vil samtidig betyde en reduktion af renovationsgebyrerne på mellem 50 og 100 kr. i 2019, i forhold til oversigten i sagsbeskrivelsen. Gebyrerne besluttes endeligt i forbindelse med budgetlægningen i Det er kommunen som lægger pengene ud, og renovationen betaler tilbage i en periode, indtil gælden igen er nulstillet. Tilbagebetalingstiden afhænger af renovationens valg i forhold til taksterne som forklaret ovenfor. Kommunen har adgang til, jævnfør lånebekendtgørelsen, at låne de penge, som renovationen foretager anlægsinvesteringer for. Det er fuldstændig uafhængigt af, hvorledes renovationen vælger at indregne investeringen i taksterne.

22 Side 21 Hvis ikke anlægsinvesteringen lånefinansieres, vil kommunens likviditet afholde udgifterne, som løbende kommer ind igen via tilbagebetalingen fra renovationen. Hvis kommunen vurderer, at der kan blive behov for denne likviditet, inden tilbagebetalingen er afsluttet, er det en god idé at benytte sig af lånemuligheden. Lånebekendtgørelsen fastsætter den maksimale løbetid til 25 år. Men kommunen kan vælge at anvende en hvilken som helst løbetid, så længe den højest er 25 år. Hvis kommunen ønsker at have en nogenlunde jævn likviditetsprofil i forbindelse med renovationens anlægsinvesteringer, er det mest fornuftige at låne pengene, og lade lånet løbe i samme periode som renovationens afdrag. Hvis kommunen ønsker at have så stor frihed i de første år som muligt, skal der vælges maksimal løbetid, da kommunen derved ville få afdrag fra renovationen, der er højere end afdragene på lånet over 25 år og derved vil der kunne ske en likviditetsopbygning, indtil afdragene fra renovationen er afsluttet. I det konkrete tilfælde indstiller administrationen, at kommunen anvender låneadgangen. I praksis bliver låneydelsen mellem og kr. årligt for lån på 7,3 mio. kr. i hhv. 10 og 25 år. Direktionen indstiller, 1. at der afsættes rådighedsbeløb til udgifter i forbindelse med anlægsarbejdet på 7,3 mio. kr., finansieret ved låneoptagelse 2. at der afsættes rådighedsbeløb til indtægter på 7,3 mio. kr., i form af låneoptagelse (anvendelse af låneadgang) 3. at der gives anlægsbevilling på 7,3 mio. kr., til udgifter samt indtægter ved frigivelse af rådighedsbeløbene 4. at orienteringen om resultatet af de to udbud tages til efterretning 5. at orienteringen om renovationsgebyrerne for 2019 tages til efterretning Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt ud fra administrationens oplysning om, at der ikke vil være forskel på taksterne ved de to finansieringsformer (kassen eller låneoptagelse). Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med fagudvalgets bemærkning.

23 Side Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til delprojekter Genopretning 2018 (PBU) Åben sag Sagsid: 17/23668 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Delprojekter genopretning 2018 (3524/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til anlægsbevilling til udgifter til konkrete delprojekter i 2018 under anlægsrammen Genopretning bygninger ramme. Beskrivelse af sagen På Budget 2018 er der afsat et rådighedsbeløb på 8,0 mio. kr. til genopretning af bygninger. Af disse blev 4,029 mio. kr. i 2017 overført til anlægsprojektet vedr. bedre tilgængelighed på Benløsegårdens SFO. Med denne sag søges der om en anlægsbevilling på 3,971 mio. kr. til konkrete delprojekter. Administrationen foretager løbende opdatering af driftsplanerne i samarbejde med brugerne af kommunens ejendomme, herunder behovet for beløb til genopretning af ejendomme med udgangspunkt i kommunens ejendomspolitik. Som det fremgår af nedstående skema, er opgaverne prioriteret udført efter det behov, der ses ultimo Se Bilag for den fulde oversigt af delprojekter samt begrundelse for prioritering. Ved genopretning forstås som regel større vedligeholdelsesarbejder for at få ejendommen tilbage til den oprindelige standard. Som eksempler kan nævnes udskiftning af tag, vinduer, træbeklædning, faldstammer, vandrør og lignende. Ved almindelig vedligeholdelse forstås vedligeholdelsesarbejder, der kan holdes inden for de løbende driftsbudgetter, og som har til formål at opretholde ejendommens bygnings- og boligmæssige stand og sikre den mod forfald. Genopretningslisten er en dynamisk liste, som løbende udvikler sig. Genopretningsarbejderne vil blive udført henover året, hvor der tages hensyn til vejrlig og ferieperioder. Priser er overslagspiser ud fra prisbøger og erfaringstal, hvilket kan medføre, at nogle delprojekter kan bliver dyrere eller billigere. Administrationen ønsker derfor at havde mulighed for at ompostere mellem opgaverne, hvis det viser sig nødvendigt. Delprojekt Beskrivelse af opgaven Bevilling i mio. kr. Sneslev Landbørnehus Etablering af hegn 0,110 mio. kr.

24 Side 23 Campusskolen Strømpeforing af kloak - 0,070 mio. kr. Forundersøgelse Campusskolen Asfaltering af brandvej 0,250 mio. kr. Campusskolen Ny vandforsyning i jord (Bygning 1) 0,400 mio. kr. Børnehuset Fristedet Renovering af toilet 0,130 mio. kr. Vej og Park Dræning af p-plads 0,120 mio. kr. Nørregade 100 Forsatsrude etape 4 - maling af 0,300 mio. kr. varmgips Springbrættet Maling af vinduer 0,050 mio. kr. Opalen Tag 0,250 mio. kr. Ringsted Idræts Børnehave Vinduer 0,250 mio. kr. Ringsted vandrehjem Vinduer 0,100 mio. kr. Amtsstue Alle Vinduer 0,130 mio. kr. Dagmarskolen Etablering af baldakiner 0,500 mio. kr. Dagmarskolen Renovering af loft i tandklinik 0,165 mio. kr. Vigersted skole Algebehandling tag 0,100 mio. kr. Søholmskolen Renovering af bad 2. etape 0,250 mio. kr. Ungdomsskolen Eftergang træværk, vinduer, døre og 0,130 mio. kr. inddækninger Internt honorar 0,350 mio. kr. Akut genopretning 0,116 mio. kr. Samlet 3,971 mio. kr. Inddragelse og høring Der er taget udgangspunkt i Ringsted Kommunes Ejendomspolitik samt ønsker fra de daglige brugere af ejendommene i forbindelse med prioritering af de forskellige delprojekter. Den strategiske prioritering af delprojekterne er kvalificeret i ejendomsudvalget med deltagelse af relevante centerchefer for de berørte områder. De berørte brugere vil blive inddraget og informeret i forbindelse med, at administrationen udarbejder tidsplaner og gennemfører projekterne. Økonomi Der er afsat et restrådighedsbeløb på 3,971 mio. kr. i år 2018 til anlægsprojektet Genopretning bygninger ramme. Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 3,971 mio. kr. til genopretning af bygninger i Internt honorar dækker honorar til rådgivning, der som udgangspunkt er fastsat til 2% af beløbet, men kan være anderledes, hvis der er behov for ekstern rådgivning, som er dyrere, eller projektet kan klares i den almindelige drift. Vurdering Det er administrationens vurdering, at får at arbejderne kan fås udført inden årets udgang i 2018, er der behov for at kunne planlægge de forskellige projekter, hvorfor der søges om hele puljen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 3,971 mio. kr. til anlægsprojektet Genopretning af bygninger 2018, til de i sagen beskrevne delprojekter, 2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål.

25 Side 24 Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Add 1 Udvalget præciserer at genopretning ikke indeholder nyanlæg, hvorfor delprojekterne baldakiner på Dagmarsskolen og hegn ved Sneslev Landbørnehus ikke anbefales godkendt. I stedet anbefaler udvalget at beløbene fra disse anlægsønsker i stedet anvendes til akut genopretning. Add 2 anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt med fagudvalgets bemærkning.

26 Side Anlægsbevilling, afsættelse af rådighedsbeløb og ændring af tidsplan for udskiftning af klinker i Ringsted svømmehal (PBU) Åben sag Sagsid: 17/15967 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til en anlægsbevilling på 0,596 mio. kr. for udskiftning af klinker i tre omklædningsområder i Ringsted Svømmehal samt en ændring af tidsplanen fra årene til Beskrivelse af sagen I forbindelse med 5- årsgennemgangen blev der i 2014 givet en samlet anlægsbevilling på 1,420 mio. kr. til de nødvendige investeringer, og der blev efterfølgende ved vedtagelse af budgettet for 2015 afsat 0,471 mio. kr. pr. år i rådighedsbeløb, for 2015 og overslagsårene Derudover har Byrådet givet en yderligere anlægsbevilling på 0,130 mio. kr. i mødet den 7. april 2015 til en opgradering af saunaerne. Økonomien pr. dags dato: Anlægsbevillinger: 25. juni april december december Forbrug pr. dags dato Restbevilling (bevilling minus forbrug) Rådighedsbeløb Rådighedsbeløb Det nuværende budget kan alene bære en udskiftning af klinker i de tre omklædningsområder, men administrationen vurderer, at der ligeledes er behov for at klinker i depot ved

27 Side 26 familieomklædningen udskiftes, i det der ligeledes her er gennemsivning. Ligeledes bør faldopbygninger og afløbsforhold ændres for at forebygge, at der sker gennemsivning på sigt. Dette vil kræve en merbevilling på 0,596 mio. kr., og den samlede pris vil beløbe sig til mio. kr. Inden for det nuværende budget kan der alene udskiftes klinker der, hvor vedhæftningen ikke er i orden, og afløbsforhold og faldopbygning bevares. Den bedste tid for udskiftning af klinker er i perioden maj-juni, hvor der er lavsæson, og hvor svømmegæsterne kan fordeles på de to øvrige omklædningsområder. Svømmehallen behøver ikke i denne periode at nedlukke, og driftstabet er således minimalt. Skal arbejderne udføres uden for lavsæsonen maj-juni, vil dette medføre et driftstab på samlet minimum kr. eller ca kr. pr. uge, arbejderne pågår. Et sådant driftstab vil have store konsekvenser for svømmehallen, og man ønsker derfor, at udskiftningen af klinkerne i svømmehallen planlægges således, at udskiftningen af klinkerne i de tre områder skal ske i perioden maj-juni i årene 2018, 2019 og 2020 såfremt Byrådet godkender dette, idet den samlede udskiftning ikke kan nås indenfor de planlagte år, såfremt der kun skal udskiftes i lavsæsonen. Den ønskede tidsplan for udskiftning af klinkerne i svømmehallens tre omklædningsområder vil, såfremt ændringen godkendes, se således ud: Familie-/handicapomklædning maj-juni 2018 Dameomklædning maj-juni 2019 Herreomklædning maj-juni 2020 Inddragelse og høring Ingen Økonomi Der søges om en anlægsbevilling til udgifter på 1,538 mio. kr. til den løsning, hvor alle klinker udskiftes, og hvor faldopbygning og afløbsforhold forbedres. Der er kun afsat rådighedsbeløb på 0,471 mio. kr. i 2017 og 0,471 mio. kr. i 2018 til samme formål. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til restsummen på 0,596 mio.kr. Restsummen forslås i stedet finansieret ved at overføre uforbrugt og udisponeret rådighedsbeløb fra følgende projekter: 1. Sideudvidelser, fordelingsveje på landet - ramme (anlægs nr.203). Beløb 0,165 mio. kr. 2. Sideudvidelser, fordelingsveje 2015 (anlægs nr. 216). Beløb 0,080 mio.kr. 3. Kloakseparering, kommunale ejd. ramme (anlægs nr. 198). Beløb 0,351 mio. kr. Vurdering Det er administrationen vurdering, at den optimale løsning for udskiftning af klinker i svømmehallen ligeledes inkluderer ændring af faldopbygning og afløbsforhold således, at udskiftningen sikres på længere sigt. Det er ligeledes administrationens vurdering, at det er forbundet med store driftsomkostninger at udføre udskiftning af klinker i de tre omklædningsområder uden for lavsæsonen, og at ændring af tidsplanen til at udføre sidste etape i 2020 vil betyde et mindre driftstab for svømmehallen.

28 Side 27 Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling på 1,538 mio. kr. til ændringer af faldopbygning og afløbsforhold, samt udskiftning af klinker i depotrum, 2. at bevillingen finansieres dels via af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål, 3. at bevillingen finansieres dels ved at overføre uforbrugt rådighedsbeløb fra anlægsprojekterne Sideudvidelser, fordelingsveje på landet ramme, Sideudvidelser, fordelingsveje 2015 og Kloakseparering, kommunale ejd. ramme, som beskrevet i økonomiafsnittet, 4. at tidplanen for udskiftning af klinker i de tre omklædningsområder udføres hen over tre år i perioderne maj-juni 2018, maj-juni 2019 og maj-juni Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Anbefales godkendt.

29 Side Kommuneplantillæg nr. 14 og Lokalplan 295 for Kontor ved Godsbanen (PBU) Åben sag Sagsid: 17/10651 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Foreløbig tillæg nr 14 for Banedanmark.pdf (162567/17) 2 Bilag 2 - Foreløbig Lokalplan 295.pdf (162570/17) 3 Bilag 3 - Høringssvar samlet.pdf (162575/17) 4 Bilag 4 - Hvidbog for Kommuneplantillæg nr 14 og Lokalplan 295.pdf (162578/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 14 til Kommuneplan og Lokalplan 295 for Kontor ved Godsbanen. Beskrivelse af sagen Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 og forslag til Lokalplan 295 for Kontor ved Godsbanen blev besluttet udsendt i offentlig høring af Plan- og Boligudvalget den 26. september Planforslagene har været i offentlig høring den 2. oktober 2017 frem til den 27. november Lokalplanområdet ligger inden for kommuneplanens rammeområde 3F2 Blandet område ved Ringsted Station. Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 til Kommuneplan (Bilag 1) har til formål at muliggøre byggeri i fulde 6 etager i op til 30 meter. Det er en ændring i forhold til den nuværende ramme, hvor kun dele af bebyggelsen eller enkelte bygninger kunne opføres i denne højde. Tillægget ændrer ikke på bebyggelsesprocenten eller anvendelsen af området. Lokalplan 295 (Bilag 2) har til formål at sikre, at ejendommen fremover kan anvendes til kontorformål og tilhørende funktioner såsom parkering og friarealer. Herudover skal der anlægges en offentlig tilgængelig stiforbindelse fra Stationen til broen ved Næstvedvej, som på sigt kan forlænges ud til Odinsvejskvarteret. Der vil også være mulighed for tekniske anlæg, såsom master og tilhørende funktioner med relation til banedriften. Der findes i forvejen en sådan mast i området. Inddragelse og høring Planforslagene har været udsendt i offentlig høring i 8 uger i perioden 2. oktober 27. november Forslagene har været annonceret digitalt på kommunens hjemmeside. Naboer og andre med retslig interesse i lokalplanen har desuden været underrettet direkte.