Samarbejdstrappen. Et redskab til godt samarbejde mellem pleje og borger/pårørende. Sorø Sundhed & Omsorg

Transkript

1 Samarbejdstrappen Et redskab til godt samarbejde mellem pleje og borger/pårørende Sorø Sundhed & Omsorg

2 Indhold: Baggrund.. 1 Hvordan og hvornår kan vi brug Trappen.. 2 Sådan gør I. 3 Dokumentation.. 4 Uddybende grundlæggende overvejelser 4 Uddybende stikord til samarbejdstrappen Har I husket?: Andre parter deres roller og opgaver... 9 Sorø Sundhed og Omsorg 2019

3 Baggrund Når en borger i Sorø Kommune begynder at få hjælp fra hjemmeplejen eller kommer på plejecenter, så ændrer borgerens hjem sig til også at være en arbejdsplads. Det giver ofte ændringer i hjemmet, når personale skal kunne udføre deres arbejde og når der skal være hjælp i hverdagen. Aftaler og samarbejde mellem borger/pårørende og plejen skal fungere optimalt til gavn for begge parter. Sådan et samarbejde fungerer oftest rigtig godt og uproblematisk, men enkelte gange bliver samarbejdet kompliceret og kommer til at fylde rigtig meget for personalets fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet henvendte sig i 2016 til Sorø Kommune om deltagelse i et pilotprojekt om samskabelse, og der blev indgået en partnerskabsaftale vedr. projekt Viden der virker samskabelse af det gode arbejdsmiljø. Selve pilotprojektet blev forankret i Sorø Sundhed og Omsorg, og med fokus på de arbejdsmiljøudfordringer, der kan være i samarbejdet med borgere og pårørende. I Sorø Sundhed og Omsorg var målet, at pilotprojektet både skal give handlinger til at forebygge samarbejdsproblemer, men også målrettet at arbejde med en beredskabsplan, som beskriver hvordan man håndterer situationer, hvor samarbejdet borger/pårørende er kørt i hårdknude. Sorø Sundhed og Omsorg har gennem årene haft flere vanskelige sager med samarbejde med borger/pårørende senest i sommeren 2017, hvor man oplevede at komme på forsiderne og i TV. Sådanne situationer er meget arbejdsmiljøbelastende og meget ressourcetunge for organisationen, så al forebyggelse og godt beredskab vil kunne mindske belastninger på personale og organisation. I processen med at få arbejde med både forebyggelse og beredskab, blev det synligt, at vi måtte koble begge dele sammen for at kunne synliggøre, hvad det er der sker, når samarbejdet begynder at give problemer. Derfor er Trappen blevet skabt som resultat af denne proces. Der skal ikke herske tvivl om, at det er til gavn for ALLE parter, at samarbejdet og dialogen mellem plejen og borger/pårørende er så god som muligt; Derved kan man løst de udfordringer og ændringer, der kan opstå i plejen af borger, på en enkel og forståelig måde, så respekten for, at det er borgerens liv og bolig samtidig med at det plejens arbejdsplads, er klar og tydelig for alle. Men når samarbejdet og dialogen ikke fungerer optimalt, begynder at gå skævt med borger og/eller pårørende, er det vigtigt at kunne handle så hurtigt, så klart og så målrettet som muligt for at mindske/fjerne konflikter og dermed igen optimere samarbejdet og dialogen. Her er det, at I skal bruge trappen til at få fokus på HVAD der sker og HVORDAN i kan handle. 1

4 Hvordan og hvornår kan vi bruge Trappen : Trappen er et enkelt redskab til brug for grupperne i Sorø Sundhed og Omsorg for at forebygge, løse og håndtere problemer i samarbejdet med borger/pårørende. Formålet med denne trappe er at sikre en tidlig indsats, og samtidig arbejde med en professionel tilgang til samarbejdet med borger/pårørende. Det er vigtigt at have fokus på det, som skaber det gode samarbejde. Derved kan vi forebygge de svære situationer og optrapning af konflikter. Trappen giver et bud på, hvordan man kan handle på det niveau i samarbejdet, man vurderer, man er på. Trappen fungerer på samme måde som en konflikttrappe; Målet er, at man hele tiden arbejder hen mod det grønne niveau på samarbejdstrappen. TRAPPEN kan bruges: Når snakken ved tavlemødet eller andet sted om samarbejdet med borger og/eller pårørende fylder mere end normalt Når de forskellige vagthold oplever, at borgeren/pårørende opdeler personalet i de gode og de mindre gode Når få misforståelser mellem gruppen/plejen og borger/pårørende bliver til flere og mere vedvarende Når samarbejdet med borger/pårørende ikke mere er ukompliceret som normalt. TRAPPEN kan bruges i gruppen/med personalet omkring borgeren, hvor man sammen får overvejet følgende omkring borgeren: 1. HVOR man er henne på trinene i forhold til hvad man oplever? 2. VURDERING om man har styr på handlinger, som kan gøre, at man går ned ad trappen og ikke op. 3. IGANGSÆTNING de handlinger, man evt. mangler. TRAPPE-mappen indeholder følgende: 1. En TRAPPE på forsiden og i A3-format på indersiden: Venstre side viser indikatorer: hvilke situationer, som kan opstå mellem plejen og borger/pårørende hvilke udsagn, som kan give anledning til undren 2. Dette hæfte: Se indholdsfortegnelsen 2 Højre side er handlinger på de enkelte trin: - hvilke tiltag, der skal/kan udføres afhængig af hvor henne, man er på trappen - hvilke tiltag, der skal/kan udføres i inden for forskellige områder i f.t. borger- /pårørende og/eller personale.

5 Sådan gør I: START med at samle de medarbejdere, som involveret i plejen hos pågældende borger. Varighed: ca. ½-1 time FØLG nedenstående rækkefølge: LÆG LÆG TEGNINGEN ud på bordet LÆS LÆS udsagnene på venstre side altså "Hvad ser vi hos borger-/pårørende?". DRØFT DISKUTÈR hvor I hver især mener, at I er henne på trappen: Er I i grøn/gult område eller er I i gult/rødt område? Lyt og respekter til hinandens forskellige holdninger og oplevelser FIND FIND FREM TIL hvor på trappen I kan blive enige om at være LÆS LÆS så på højre side af trappen - altså "Hvad gør vi så?": BRUG HÆFTET: Er der handlinger, som I ikke har i spil og kan drage nytte af? Er der handlinger, som i har, men som måske skal revideres? Se evt. på handlinger længere nede ad trappen for at sikre, at I har fornødne grundlag inden i laver handlinger på det niveau, I er på. AFTAL AFTAL så hvilke handlinger: som I skal udføre/revidere, hvem (ansvarlig) der skal udføre dem, og hvornår og hvem, der samler på aftalerne. skriv aftalerne i enten Nexus eller psykisk APV - se næste side "Dokumentation" 3

6 Dokumentation Sørg altid for at få skrevet aftalerne ned: 1. Vigtige aftaler omkring plejen: Udfyld/lav tilføjelser til døgnrytmeplanen 2. Særlige forhold vedr. pårørende: a. Udfyld Udvidet Psykisk APV gerne sammen med relevante medarbejdere. b. Overvej bemærkning i Nexus på kørelisten/i Adgangsforhold med henvisning til Døgnrytmeplan og/eller Psykisk udvidet APV Uddybende grundlæggende overvejelser Spørgsmål til hele gruppen: Brug figuren til grundlæggende og generelle overvejelser i gruppen. Formålet er at få set på og overvejet hvordan man grundlæggende håndterer samarbejdet. Prøv sammen at svare på de enkelte spørgsmål i cirklerne: Er vi professionelle i vores tilgang til borger/pårørende? Er vores overvejelser om samarbejdet med borger/pårørende faglige eller? Dialogmøder med borger/pårørende - er de forebyggende nok? Hvordan skaber I grundlæggende det gode samarbejde med borger/pårørende? Får vi informeret/inddraget borger/pårørende nok? Har medarbejderne de rette kompetencer? Kan vi løse konflikter med borger/pårørend e på en god måde? Hvilken adfærd ønsker vi fra os selv? 4

7 Forklaring til de fremhævede ord i figuren: Dialogmøder - forebyggende: Informeret/inddraget: Kompetencer: Adfærd: Konflikter: Overvejelser faglige: Professionelle: Er vi gode nok til at tale om borgerens fremtid på vores møder med borger/pårørende? Får vi fortalt borger og særlig pårørende, når der sker ændringer i hjemmet og får vi inddraget INDEN ændringerne? Bliver borger/pårørende inddraget i drøftelserne om plejen sådan på dagligdagssnak -niveau? Får vi hørt på, hvad de pårørende ser og hvad de tænker? Har vi den rette viden til at sikre et godt samarbejde? Hvordan vil vi gerne opføre os i samarbejdet med borger/pårørende? Når samarbejdet med borger/pårørende slår knuder Når vi taler om og planlægger samarbejdet med vores borgere/pårørende, taler vi så ud fra vores faglige viden eller taler vi ud fra oplevelser/følelser? Når vi møder borger/pårørende husker vi så, at vi er medarbejdere i Sundhed og Omsorg og har en faglig vinkel på arbejdet eller er vi bare gode venner? 5

8 Uddybende stikord til samarbejdstrappen: GRØNT OMRÅDE Borger- /pårørende: Ved indflytning Samtale - Hvem skal med?(visitation og?) o Indhold? o Forventningsafstemning hvordan? o Tydeliggørelse af ansvarsopgaver ift. pleje og behandling i Sundhed og Omsorg - Aftaler med pårørende o Aftale kontakt ved spørgsmål o Hvordan og hvem af de pårørende kontakter vi? Hovedkontaktperson? o Klar beskrivelse af kontakt af hinanden - Opfølgningssamtale hvornår? - Beskrivelse/drøftelse af serviceniveau Omsorg for pårørende - Inddragelse hvordan? - Aftale opgaver, som pårørende løser - Omsorg: o Høre hvordan de har det o Faglig omsorg - Interesse o Høre til deres liv og dagligdag Personale Dokumentation - Alle aftaler m.m. skrives ned - 6

9 GULT / ORANGE OMRÅDE Borger-/pårørende Dagligdag samspil - HANDL straks på det du ser, fornemmer, hører TAL med andre om det (leder) - Tilbyd borger/pårørende samtaler o Reager på uro Evt. faste samtaler Omsorg for borger og pårørende - Interesse spørg ind, hvis fornemmelse - Opsøgende dialog - Faglig oplysning til pårørende for forståelse: o Reaktioner o Medicin o Vurderinger og handlinger o Krise o Hvilke muligheder? lovgivning kan give begrænsninger for plejen Giv indsigt i den faglige pleje Personale Ad-hoc supervision Ad-hoc drøfte borgerforløb - Sætte fokus på hvad kerneopgaven er og hvad der ikke er opgaver Tværfaglig orientering og involvering varsling (lille eller stor) Jævnlige systematiske møder - Dagsorden - Afklaring og fastholdelse af aftaler - Ændringer og handlinger og ansvarlig Èn primærperson - + evt. lave et hold omkring borgeren - Ændringer af aftaler (både personale og familie) går kun via én person Dokumentation - Døgnrytmeplan o Detaljeres o Sikre at alle har kendskab og læser den - Forflytningsskema o Detaljeres o Instruktion udføres i alle vagtlag - Tydelig beskrivelse af pleje, handlinger og aftaler - Krænkende hændelser og/eller ulykker skal i SafetyNet. 7

10 RØDT OMRÅDE Borger-/pårørende - Beskrive kontaktform og måde med pårørende o Hyppighed o Hvem gør det o Hvad består kontakten af og hvad består den ikke af? - Besøgsrestriktioner hvordan, hvem og hvornår? - Korrespondance besvarelser af henvendelser: Hvilke henvendelser skal besvares og af hvem forestår dette? Skal jurist ind over? - Politianmeldelser: Ved hændelser: Hvem skal orienteres? Hvordan håndteres efterspil? - Ved vold fysisk/psykisk: Anmeldelser håndteres af amr. og leder. - VISO - Orientering og inddragelse af højere ledelseslag og politikere o Aftale form Personale - Supervision i planlagt forløb - Evt. enetimer med psykolog - Særlig gruppe nedsættes til at varetage pleje og behandling herunder tværfaglige samarbejdspartnere. - Plan for involvering af samarbejdspartnere o Hvem involveres? o Hvordan? o Hvor ofte? - OBS! kompetenceudvikling Dokumentation - Udvidet APV o Hvis, hvis hvis - Ændret dokumentation o Alt dokumenteres o Beslutning træffes om hvordan - Krænkende hændelser og/eller ulykker skal i SafetyNet. 8

11 Har I husket?: Andre parter - deres roller og opgaver: Her går det godt og samarbejdet er fint! Overvej om nedenstående aktører dækker behovet for forebyggende tiltag i gruppen Gruppen Gruppeleder Driftere Sygepleje Forflytningsvejleder Borger Pårørende MED-gruppen Her opstår der små/større uklarheder med borger/pårørende og små konflikter, Overvej hvilke af nedenstående aktører, som skal yderligere involveres, hvordan og hvornår + Leder af Sundhed og Omsorg Chef af Social Service Forebyggelseskonsulent Vikarservice Teamhjælpemidler Træningscenter Visitation VISO Eksterne konsulenter Her er dialogen svær det handler nu om at få udført kerneopgaven på for alle parter klar måde, have klare aftaler for kontakt til borger/pårørende og sikre medarbejdernes arbejdsmiljø Overvej hvilke af nedenstående aktører, som skal yderlige- + Kommunaldirektør Jurist Borgerrådgiver?Bisidder Eksterne konsulenter Eksterne interesseorganisationer Myndigheder Politi 9

12 Læse mere om de enkeltes mulige roller: Aktør Rolle og Tiltag Gruppen Gruppeleder Driftersplanlæggere Sygepleje Forflytningsvejleder Borger/pårørende Løbende opmærksomhed på samarbejdet med borger/pårørende og give ændringer og undren videre. Nysgerrig, informerende og spørgende overfor borger/pårørende. Dokumentere efter retningslinjer. Følge op på undren fra personale, Gennemføre gode forventningsafstemningsbesøg eller flere - med borger/pårørende Planlægge og varetage dialogbesøg, Sikre dokumentation er udført tilfredsstillende. Sikre god tværfaglig dialog og samarbejde Videregive relevante henvendelser fra borgere, som giver anledning til undren, Være obs! på hjælpernes tilbagemeldinger Hele tiden fokus på samarbejde og gode løsninger. Give relevant viden og undren videre til plejen, Deltage i tværfaglig dialog og samarbejde Tilbyde sig som ekstra øjne på borgerne/pårørende Være på forkant i forhold til evt. ændringer hos borger APV Imødekommende og dialog-ønskende MED-gruppen Løbende at overveje mulige kompetenceløft i forhold til samarbejde med borger/pårørende i gruppen APV 10

13 Aktør Rolle og Tiltag Chef af Social Service Forebyggelseskonsulent Vikarservice Teamhjælpemidler Træningscenter Visitation VISO Deltager i møder i forhold til situationen. Informerer opad i systemet Kommunikation med borger/pårørende efter aftale med leder af Sundhed og Omsorg og borgmester/kommunaldirektør Understøtte ledelse/forflytningsvejledere/med-gruppe i opgaver relateret til situation. Løbende at vurdere risiko fysisk og psykisk. Informeres tæt Instrueres tæt Giver tilbagemeldinger til gruppeleder Informeres og deltager løbende/efter behov på møder. Informerer tilbage til gruppeleder om aktuelt Informeres og deltager løbende/efter behov på møder. Informerer tilbage til gruppeleder om aktuelt Tæt dialog med gruppeleder og leder af Sundhed og Omsorg Informeres og deltager løbende/efter behov på møder. Informerer tilbage til gruppeleder om aktuelle ændringer. Kan bestilles til vurdering hvis aktuelt behov obs ventetid! Eksterne konsulenter Supervisor anvendes ved ekstern supervision, 11

14 Aktør Rolle og Tiltag Jurist Borgerrådgiver Inddrages som sparringspartner ift. kommunikation med borger/pårørende. Gennemlæser/vurderer evt. skriftligt materiale inden afsendelse til borger/pårørende Deltager evt. i relevante møder Kan tilbydes borger Bisidder Borger/pårørende kan anbefales sådan Eksterne konsulenter Supervisor anvendes ved ekstern supervision, individuelt eller gruppe eller anden proces. Eksterne interesseorganisationer Overvej evt. hvilke organisationer, der kan give klarhed eller problemløsning Myndigheder Politi Kan få vurderingsrolle enten tilkaldt af borger/pårørende eller Sorø Kommune eller på eget initiativ Ved overtrædelse af straffeloven Ved anmeldelse af overtrædelser Ved mistanke om ulovlig aflytning/overvågning 12