Udvalg for Børn, Familie og Skole. Dagsorden

Transkript

1 Forside Dagsorden Fredag den 5. december 2014 kl. 12:00 MIA s mødelokale indgang ved siden af Nota-Bene Medlemmer Uju Petersen (IA) Charlotte Pike (IA) Monica Dorph (S) Erling Madsen (A) Afbud Andreas Uldum (D), formand Storm Ludvigsen (IA) suppl. for Andreas Uldum Fravær Fra forvaltningen Søren Valbak, direktør Forvaltningen for Børn, Familie og Skole Marie Fleischer, direktør Fællesservice Kirsten Johnsen, sekretær

2 Side 331 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser A Fra formanden B Fra forvaltningen Orienteringer A Orientering om budgetforbrug for 2014 for ressortområde for Udvalget for Børn, Familie og Skole B Tilsyn i daginstitutioner i Sermersooq C Orientering omkring arbejdet med restancer for daginstitutionsplads Forespørgsler Beslutninger A Beslutning om mødedatoer for Udvalget for Børn, Familie og Skole i Sager til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen A Fodboldbaner i Nuuk (FS) B Driftsaftale mellem KS og Sisorarfiit (FS) C Sektorplanen for skoleområdet i Kommuneqarfik Sermersooq sendes til Udvalget for Børn, Familie og Skoles 1. behandling Lukkede punkter A Meddelelser B Orientering C Forespørgsel D Årets idrætspriser 2015 i Kommuneqarfik Sermersooq (FS) Eventuelt Godkendelse af referat

3 Side Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser 02A Fra formanden 02B Fra forvaltningen 3. Orienteringer 03A Orientering om budgetforbrug for 2014 for ressortområde for Udvalget for Børn, Familie og Skole Til orientering J.nr.: Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak og navn / initialer Sagsresumé Forvaltningen for Børn, Familie og Skole har foretaget budgetkontrol for konto 4 og 5. Estimatet på nuværende budgetforbrug viser et samlet merforbrug på 1,5 mio. kr. for hele ressortområde for Udvalget for Børn, Familie og Skole. Indstilling Forvaltningen for Børn, Familie og Skole indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at orienteringen tages til efterretning. Sagsfremstilling Det sidste budget kontrol for konto 4 og 5 viser, at budgetforbruget for 2014 kan holdes indenfor de samlede ramme, hvis alle afdelinger følger udmeldingen om at der er stop for indkøb af større ting. Estimatet på nuværende forbrug konto 4 udviser et merforbrug på ca. 8,5 mio.kr., som kan kompenseres ved mindreforbrug for konto 50 daginstitutionsområdet og konto 51 skoleområdet tilsammen, der på dette tidspunkt udviser et mindreforbrug på ca. 7 mio. kr. Efter aftale med Økonomisk Sekretariat vil budgetomplaceringer ske til et ekstraordinært møde i januar Løsningsforslag faglig vurdering En fyldestgørende sagsfremstilling om budgetomplaceringer vil ske til udvalgets næste møde i januar Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen Lovgrundlag og rammesættende dokumenter

4 Side 333 Det videre forløb Budgetomplaceringer vil ske under et ekstraordinært møde den 05. januar 2015 i samarbejde med Økonomisk Sekretariat. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Bilag Ingen 03B Tilsyn i daginstitutioner i Sermersooq 2014 Tilsyn foretaget i oktober og november J.nr.: Forvaltning Børn, Familie og Skole direktør, Søren Valbak, sval Sagsresumé Ifølge gældende lovgivning på området har kommunen tilsynsforpligten af kommunens daginstitutioner. Tilsynet i Sermersooq er foretager i tiden oktober - november Formålet med tilsyn er fokuceret omkring det daglige pædagogiske arbejder og udvikling af dette, hygiejne, det fysiske rammer og sikkerhed. Derefter har de pædagogiske konsulenter foretaget evaluering af tilsynet. Evalueringen viser, at der er forskellige forhold, som Daginstitutionsafdelingen skal være opmærksom på og efter planlægning ydes en indsats for. Indstilling Forvaltning Børn, Familie og Skole vil for Udvalget for Børn, Familie og Skole anbefale - At orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Dagligt pædagogisk arbejde. Meeqqerivitsialak har været prøvekørt i perioden fra i Nuuk hvor det er blevet afprøvet i 5 forskellige daginstitutioner. Siden 2013 har udbredelsen af Meeqqerivitsialak været i gang og arbejdet har været i gang i nært samarbejde med Inerisaavik. Tilsynet viser, at børnene på daginstitutionerne ikke længere er så tilbageholdende, noget som personalet har lagt mærke til samt at de er blevet bedre til at sætte ord på tingene. Men det som personalet nu skal være bedre til er, at de skal kunne dokumentere det skriftligt. Desuden skal der fra forvaltningens side arbejdes med forskelligt måleudstyr såsom TRAS, RABU og SPU, sådan så man år for år kan se skævheden, grafisk, så institutionslederen har noget brugbart værktøj, sådan så man bliver i stand til at se skævheden og man bliver i stand til at se den pædagogiske udvikling, der sker samtidig med, at man kan se hvor børnene bevæger sig udviklingsmæssigt hen. Barnet i centrum. Det er tydeligt at alle er opmærksomme på at have barnet i centrum. Alt efter behov bliver forældre indkaldt. Men baggrunden for den skriftlige indkaldelse bliver ikke fremhævet og kan være medvirkende årsag til at et godt samarbejde ikke bliver gennemført. Men

5 Side 334 understregning af vigtigheden i handlingsplanen som kan aftales mellem parterne, forbliver det samme. Samarbejde med forældre. Selv om brugersammenkomster foregår og man indrømmer, at man ikke laver referatet færdigt til tiden, der skal viderebringes til forældre og forvaltning ikke bliver viderebragt, men det ville man fra forvaltningens side være mere opmærksom på og holde opsyn med at det sker. Under brugersamlingen bliver de afholdte møder ikke nogen succes, især når daginstitutionerne har sendt deres indkaldelser ud samtidigt, og det er mest tydeligt når forældrene har haft flere børn gående på daginstitutionerne. På meget få daginstitutioner kører Ad-hoc grupper som de skal. Fordi man er i tvivl om hvordan ad-hocgruppernes arbejdsgang skal være. Endvidere må vi nævne, at forældrene ikke vil deltage i ad-hocgrupper, men vil selv deltage enkeltvis i selvoprettede arbejdsgrupper. Alle deltager i arbejdet med enkeltvise samtaler med forældrene 2 gange om året, og der udfyldes formularer som viser barnets udviklingstrin. Den næste opgave bliver at RABU s udvikling fremmes. Alle deltager i at videregive opslyninger alt efter kompetencer og ansvar. Ift. barnets behov kan personalet indimellem mangle nogle værktøjer ift. at finde ud af hvad det egentlig er som barnet mangler / har behov for? Netværksmøderne mangles, ligeledes tværfagligt samarbejde efterlyses og det bør bruges noget mere. Vi må huske på at en gensidig orienteringspligt stadigvæk kan være bedre, især med hensyn til børn der anbringes udenfor hjemmet, da man på institutionerne først senere bliver bekendt med, at barnet ikke længere bor hos sine forældre. I overgangen fra børnehave til skole bør samarbejdet være mere fleksibelt. Pædagogiske mål. Der vises handling bag aktiviteter/mål, der findes dog stadig mange som ikke har fået klarlagt delmål, formålet med dem og fokusere på dem. For at kunne lave workshop om forskellige strategier fra institution til institution, er det oplagt at fremlægge det som forslag som dagordenspunkt til ledergruppemødet. Personalet. Det kan mærkes fra daginstitutionerne, at personalenormering er forskellig fra sted til sted. Sygdom blandt personalet eller på anden vis fravær gør, at man i sidste instans er nødsaget til at hente vikarer fra de øvrige daginstitutioner og det benytter man sig af i dag. De ufaglærte får fra faglærte løbende hjælp og vejledning i form af værktøjer i deres arbejde og er til gavn og udviklende for alle. Sikkerhed. Med hensyn til en repræsentant fra personalet samt sikkerhedsrepræsentanter, så bliver reglerne på området ikke fulgt til punkt og prikke. På grund af manglende mandater til disse poster. På baggrund af miljølovningen på arbejdspladsen er det vigtigt, at være opmærksom på at det er vigtigt at man udfylder APV-formularen, årligt. At der gennemføres en workshop om forskellige strategier fra daginstitution til daginstitution er vigtigt, for at opnå at alle får fordele af den viden man er i besiddelse af og at det er en god ide at tage det op som dagsordenspunkt hos ledelsen.

6 Side 335 En handlingsplan for akutte situationer, for en evt. nødsituation kan ske og noget som alle har forberedt sig på og har en plan for. Der er opstillet en plan for en kortere eller længere varende nødsituation alt efter situationen og der er evakueringsmulighed hvis det skulle blive nødvendigt. Løsningsforslag faglig vurdering I år har tilsyn vist, at lederne på daginstitutionerne og de integrerede institutioner er fuldt ud vidende om de arbejdsopgaver, de skal udføre ifølge lovgivningen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Personalesitutionen er som det skal være, bortset fra enkelte stillinger som endnu ikke er besatte. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartut lov nr. 16. af 3. december om Pædagogisk udviklende tilbud til forskolebørn Børn ug unge politik for Det videre forløb De rettelser der skal foretages som ovennævnt vil de pædagogiske konsulenter i Daginstitutionsafdelingen gå i gang med når året er omme. Daginstitutionsafdelingen foretager en evaluering af hver enkelte ønsker om kurser og der vil ske en prioritering på området. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der har ikke været indhentet bemærkninger fra Økonomisk sekretariat Andre bemærkninger Ingen. Bilag Ingen 03C Orientering omkring arbejdet med restancer for daginstitutionsplads I Ittoqqortoormiut, Tasiilaq, Paamiut, Nuuk Til orientering J.nr.: Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / sval Sagsresumé Daginstitutionsafdelingen har arbejdet med at nedbringe restancer for daginstitutionsplads i periode marts til primo oktober 2014, i alle 4 kommunens byer. Arbejdet har krævet et tæt samarbejde med kommunens debitor afdeling. Processen med inddrivelsesarbejde inkluderer fremsendelse af tre breve til forældre med restanter for daginstitutionsplads. De tre breve er: påmindelse, advarsel og meddelelse om udmeldelse. Indstilling Forvaltning for Børn, Familie og Skole indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at orienteringen tages til efterretning

7 Side 336 Sagsfremstilling Daginstitutionsafdelingen har arbejdet med at nedbringe restancer for daginstitutionsplads i periode marts til primo oktober 2014, i alle 4 kommunens byer. Arbejdet har krævet et tæt samarbejde med kommunens debitor afdeling. Processen med inddrivelsesarbejde inkluderer fremsendelse af tre breve til forældre med restanter for daginstitutionsplads. De tre breve er: påmindelse, advarsel og meddelelse om udmeldelse. Disse breve er udarbejdet og tilsendt fra Daginstitutionsafdelingen, hvor Debitorafdelingen har varetaget med at lave aftale med restanten om afdrag. I det 3 byer har man haft 1 kontaktpersoner i hver by som er under Debitorafdelingen. Der er pr. 31. oktober 2014 udmeldt i alt 25 børn fra alle 4 byer, følgende udmeldelser i det enkelte byer kan ses nedenfor: Nuuk: Afdelingen udsendte påmindelser om manglende betalinger, var der 301 restanter i alt, ved tilsendelse af varselsbrev var der 143 og da afdelingen nåede frem til tredje fase, udsendte man skrivelser om påtænkt udmeldelse af barnet til 44 restanter. Daginstitutionsafdelingen endte med at udmelde 14 børn 3 fra vuggestue, 7 fra børnehave og 4 fra fritidshjem. Ittoqqortoormiut: Afdelingen udsendte påmindelser om manglende betalinger, var der 20 restanter i alt, ved tilsendelse af varselsbrev var der 15 og da afdelingen nåede frem til tredje fase, udsendte man skrivelser om påtænkt udmeldelse af barnet til 4 restanter. Daginstitutionsafdelingen endte med at udmelde 4 børn 1 fra vuggestue, 3 fra børnehave. Tasiilaq: Afdelingen udsendte påmindelser om manglende betalinger, var der 56 restanter i alt, ved tilsendelse af varselsbrev var der 35 og da afdelingen nåede frem til tredje fase, udsendte man skrivelser om påtænkt udmeldelse af barnet til 5 restanter. Daginstitutionsafdelingen endte med at udmelde 3 børn fra børnehave. Paamiut: Afdelingen udsendte påmindelser om manglende betalinger, var der 46 restanter i alt, ved tilsendelse af varselsbrev var der 26 og da afdelingen nåede frem til tredje fase, udsendte man skrivelser om påtænkt udmeldelse af barnet til 9 restanter. Daginstitutionsafdelingen endte med at udmelde 4 børn fra børnehave. Inden en udmeldelse af et barn fra institutioner sker, har Daginstitutionsafdelingen meddele til de sociale myndigheder om forestående udmeldelser. Løsningsforslag faglig vurdering Ingen. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 16 af 3. december 2012 om pædagogisk udviklende dagtilbud til børn i førskolealderen.

8 Side 337 Selvstyrets bekendtgørelse nr. 3 af 4. februar 2011 om takstbetaling for pædagogisk udviklende kommunale dagtilbud til børn i førskolealderen Det videre forløb Daginstitutionsafdelingen vil forsætte arbejdet med at nedbringe restancer. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra økonomisk sekretariat. Andre bemærkninger Der er ikke indhentet andre bemærkninger. Bilag Ingen. 4. Forespørgsler 5. Beslutninger 05A Beslutning om mødedatoer for Udvalget for Børn, Familie og Skole i 2015 Til beslutning J.nr.: Forvaltningen for Børn, Familie og Skole - MIA direktør Søren Valbak / sval Sagsresumé De stående udvalg i Kommuneqarfik Sermersooq, herunder Udvalget for Børn, Familie og Skole skal fastsætte datoer for Udvalgsmøder i Når disse er fastlagt skal de indberettes til Borgmestersekretariatet, hvor de bliver påført årshjul for politiske møder for Indstilling Forvaltningen for Børn, Familie og Skole indstiller, - at Udvalget for Børn, Familie og Skole drøfter og fastlægger sin mødestruktur gældende for 2015 på baggrund af følgende forslag til mødedatoer og mødetidspunktet for alle møder fastholdes til kl på grund af administrative møder i forvaltningen: Forslag : Mandag den 05. januar 2015 kl Ekstraordinært møde Onsdag den 21. januar 2015 kl Onsdag den 18. februar 2015 kl Onsdag den 11. marts 2015 kl Onsdag den 22. april 2015 kl Onsdag den 20. maj 2015 kl Onsdag den 10. juni 2015 kl Onsdag den 29. juli 2015 kl

9 Side 338 Onsdag den 19. august 2015 kl Onsdag den 16. september 2015 kl Onsdag den 14. oktober 2015 kl Onsdag den 18. november 2015 kl Onsdag den 2. december 2015 kl Sagsfremstilling Borgmestersekretariatet har udarbejdet et udkast til årshjul 2015 for stående udvalg, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Udkastet til årshjulet har været drøftet af Kommunalbestyrelsen den 25. november Løsningsforslag faglig vurdering Kommunalbestyrelsesmøderne afholdes tirsdage, fra kl , og temadagene afholdes mandage forinden selve kommunalbestyrelsesmødet. Dette af hensyn til tilpasning af flyafgange fra Paamiut og Tasiilaq, så kommunalbestyrelsesmedlemmerne derfra skal være mindst muligt hjemmefra. Borgmestersekretariatet har udarbejdet forslag at møderne afholdes onsdage. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse. Det videre forløb Når Udvalget for Børn, Familie og Skole har fastsat sin mødekalender for 2015 indberettes datoerne til Borgmestersekretariatet med henblik på at de indføres i det politiske årshjul. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag 1. Forslag til mødedatoer i 2015 for Udvalget for Børn, Familie og Skole. 6. Sager til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen 06A Fodboldbaner i Nuuk (FS) Orientering om status Til orientering J.nr.:63.05 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE 06B Driftsaftale mellem KS og Sisorarfiit (FS) Driftsaftale om Skianlæg i Nuuk Til beslutning J.nr.: Fælles Service direktør Marie Fleischer / mfle

10 Side C Sektorplanen for skoleområdet i Kommuneqarfik Sermersooq sendes til Udvalget for Børn, Familie og Skoles 1. behandling. Sektorplan for skoleområdet i Kommuneqarfik Sermersooq. m.m. Til behandling J.nr.: Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / sval 7. Lukkede punkter 07A Meddelelser 07B Orientering 07C Forespørgsel 07D Årets idrætspriser 2015 i Kommuneqarfik Sermersooq (FS) Årets idrætsdag afholdes den 6. januar 2015 Til beslutning J.nr.: Fælles Service Direktør Marie Fleischer / mfle 8. Eventuelt 9. Godkendelse af referat